SOP Laundry [PDF]

Citation preview

SOP BUNDA LAUNDRY PROSEDUR PENERIMAAN ORDER 1. Konsumen datang disambut dengan 3S (Senyum, Sapa, Salam) 2. Tanyakan kebutuhan konsumen: mengambil atau menaruh cucian 3. Untuk cucian kiloan, timbang dalam posisi stabil tidak goyang-goyang agar hasil penimbangan akurat. Jika tidak cukup sekali timbang, pakaian dibagi dalam bagian yang memungkinkan untuk ditimbang. 4. Sebutkan jumlah timbangan secara lisan ke konsumen sebagai konfirmasi. 5. Lakukan input transaksi ke computer dengan sebelumnya menanyakan nomor telepon dan nama konsumen. 6. Tanyakan pilihan pembayaran; dibayar sekarang, dibayar nanti saat pengambilan, atau DP 7. Berikan catatan pada nota jika ada pesan dari konsumen yang perlu ditindak lanjuti. 8. Print out nota kosumen, serahkan ke konsumen. Kirim juga nota via wa sebagai backup 9. Print out nota produksi, lekatkan pada nota rincian 10. Pastikan pakaian yang diterima tidak tercecer. Jika plastik dari konsumen terlalu kecil/terlalu penuh ganti kantong plastic. Jika terdiri dari beberapa kantong, satukan, dimasukkan ke dalam kantong yang lebih besar atau dengan diikat. 11. Untuk laundry jenis bedcover, selimut, sprei, horden, karpet dll, segera lakukan pelabelan/penandaan berisi nama dan nomer nota dengan tagging gun (tembakkan "tag gun" dua kali (2X) untuk menghindari putusnya "tag pin" selama proses pengerjaan



PROSEDUR PENCUCIAN: 1. Laundry diterima dari konsumen: A. Pakaian : -



Hitung dan catat jumlah pakaian secara rinci ke nota rincian laundry



-



Lakukan pencucian 1 mesin 1 konsumen



-



Perhatikan catatan di nota apakah ada jenis pakaian yang harus diperlakukan secara khusus (luntur, sangat kotor, dll). Segera pisahkan dan lakukan pencucian secara khusus.



-



Perhatikan bagian-bagian pakaian yg seringkali tingkat kekotorannya lebih, seperti bagian kerah, bagian belakang celana. Lakukan penanganan dengan menyikat bagian yg kotor sebelum dicuci dengan mesin cuci.



-



Jika pakaian tergolong dalam katagori kotor berat, bisa dilakukan perendaman terlebih dahulu . Sebab perendaman ini berfungsi untuk menghilangkan/merontokkan kotoran sebelum penyabunan. Perendaman dilakukan 5-10 menit



-



Pencucian dengan mesin cuci harus menyesuaikan kapasitas mesin cuci, karena akan mempengaruhi kebersihan cucian dan keawetan mesin.



-



Cucian dalam jumlah banyak, di atas 5 atau 6 kg dicuci dalam 2 mesin cuci dengan memilah pakaian warna terang dan gelap/rawan luntur



-



Gunakan deterjen dan softener sesuai takaran menyesuaikan jumlah kg dan kekotoran cucian



-



Untuk penggunaan mesin cuci manual, selalu perhatikan penggunaan air. Tidak terlalu sedikit sehingga pencucian tidak maksimal dan mesin menjadi berat, tidak terlalu banyak sehingga pemborosan/mubazir



-



Pakaian yg telah dicuci lanjut ke proses pengeringan.



-



Masukkan pakaian ke mesin pengering sesuai kapasitas mesin. Kapasitas pakaian tidak lebih dari 60% kapasitas maksimal mesin pengering. Atau dengan menyisakan 1/3 ruang kosong pada tabung.



-



Periksa secara berkala kekeringan pakaian dengan indikator kaca pintu mesin terasa hangat/panas. Lakukan pemeriksaan langsung dengan mempause mesin dan memeriksa kekeringan pakaian.



-



Pastikan waktu pengeringan efektif, tidak terlalu lama sehingga boros waktu, gas, listrik dan beresiko kerusakan pada pakaian.



-



Jika telah kering maksimal, keluarkan pakaian satu persatu dan letakkan ke dalam keranjang dengan setengah terlipat utk mengurangi kekusutan pakaian dan memudahkan bagian penyetrikaan.



-



Bersihkan saringan debu/serat kain pada mesin setiap kali menyelesaikan pengeringan.



B. Bedcover, sprei, horden -



Pastikan bedcover, sprei, horden telah diberi tanda/label nama dan nomor nota.



-



Hitung, rinci dan catat item yg diterima ke nota rincian



-



Periksa item yang diterima apakah ada kotoran yg mencolok. Segera lakukan penanganan sebelum masuk ke mesin cuci.



-



Untuk horden, lakukan pencucian sesuai dengan kondisi horden yang diterima. Apakah bisa dicuci dengan mesin atau harus dicuci secara manual.



-



Berikan catatan pada nota jika menemukan adanya kerusakan/cacat pada item laundry yg diterima. Hal ini penting untuk menghindari komplain sepihak dari konsumen.



-



Selanjutnya proses pencucian sama dengan uraian prosedur di atas.



-



Proses pengeringan bedcover dan sejenis diawali dengan penjemuran selama 1 hari untuk selanjutnya dimaksimalkan pengeringannya dengan menggunakan mesin.



-



Selebihnya proses sama dengan prosedur di atas



PROSEDUR PENYETERIKAAN : 1. Boks berisi cucian bersih, kemudian dimasukkan ke bagian penyetrikaan 2. Petugas setrika harus menyelesaikan tugas setrika satu (1) boks sampai selesai sebelum beralih pada boks lain untuk menghindari tertukarnya pakaian antar konsumen 3. Cara mensetrika yang baik adalah dengan memperhatikan jenis kain yang akan disetrika. Misalnya untuk bahan kain yang tipis atau sutra, cara mensetika tidak boleh terlalu panas. Sedang kan untuk pakaian berbahan jeans, setrika dengan



panas secukupnya. Oleh karena itu, pengetahuan jenis kain dan pakaian mutlak dimiliki oleh petugas setrika 4. Setrika pakaian dengan jenis yang sama terlebih dahulu, baru beralih ke jenis pakaian yang berbeda. Misalnya menyetrika seluruh yang berjenis kaos dulu, baru kemeja, celana dst. Hal ini akan mempercepat pengerjaan, memudahkan pengecekan dan pengepakan. 5. Pada saat menyetrika, jika menemui pakaian yang rusak pada saat diterima petugas segera mengkonfirmasi ke bagian pencucian dan melaporkan ke penanggung jawab serta membuat catatan yang dilekatkan pada nota



PROSEDUR PENGEMASAN/PACKING: 1. Pakaian yang sudah disetrika kemudian diperiksa, apakah jumlah pakaian lengkap sesuai dengan jumlah pakaian yang ada di nota rincian laundry konsumen 2. Semprotkan parfum secukupnya. 3. Pengemasan tidak boleh dipaksakan. Artinya pengemasan harus memperhatikan kerapian pakaian yang telah disetrika. Jika satu kemasan tidak cukup, gunakan 2 kemasan atau lebih. Misalnya baju-baju dikemas tersendiri, celana jeans juga dikemas tersendiri 4. Kemasan tersebut diselotip supaya rapi 5. Setelah dikemas, lakukan update antrian pada komputer dan kirimkan notifikasi ke konsumen bahwa laundry sudah selesai dan siap diambil. Pakaian yang sudah dikemas ditaruh di rak menyimpanan untuk memudahkan pengambilan.



PROSEDUR PENYERAHAN LAUNDRY KE KONSUMEN: 1. Konsumen yang akan mengambil laundry, diminta menyerahkan nota print out atau menunjukkan nota yang dikirimkan via whatsapp. Pengambilan harus dengan menujukkan nota.



2. Setelah itu petugas mengambil laundry yang selesai dikerjakan di tempat penyimpanan sesuai dengan nota yang tadi ditunjukkan dengan mencocokkan nomor nota, nama konsumen, jumlah kg, dan status pembayaran; LUNAS, DP, atau BELUM BAYAR , petugas mengingatkan konsumen agar segera menyelesaikan pembayaran jika status pembayaran DP atau BELUM BAYAR. 3. Apabila konsumen sudah melakukan pembayaran, nota dapat di stempel cap "Lunas". Laundry dapat diserahkan ke konsumen 4. Konsumen diminta memeriksa laundry yang sudah diterima 5. Laundry yang sudah diambil oleh konsumen, petugas memberi cap "Sudah Diambil" pada nota. Lakukan input transaksi ke komputer.



PROSEDUR PENANGANAN COMPLAIN/PROTES KONSUMEN 1. Bila konsumen datang secara langsung untuk menyampaikan keluhan, pihak yang betanggung jawab hendaknya menemui pelanggan tersebut untuk melakukan identifikasi terhadap konsumen kemudian mengklarifikasi dan menerima keluhan yang hendak disampaikan. Sampaikan permohonan maaf, dan dengarkan keluhan dengan simpatik. Janjikan/pastikan ke konsumen bahwa keluhannya akan segera ditindaklanjuti. Keluhan yang ada dicatat dengan rapi dalam Buku Komplain untuk memudahkan proses penyelesaian 2. Bila keluhan disampaikan melalui telepon, maka pihak yang dari layanan pelanggan hendaknya menanyakan identitas dari sang pelanggan kemudian menanyakan jenis keluhan yang ada. Keluhan tersebut juga hendaknya dicatat dengan rapi sebelum diserahkan kepada pihak yang berwenang untuk menyelesaikannya 3. Hal yang sama jika keluhan konsumen disampaikan secara tertulis melalui wa. Segera respon keluhan tersebut, dan catat dengan rapi dan sampaikan keluhan tersebut kepada pihak yang berwenang untuk menyelesaikannya 4. Keluhan yang diterima segera diteruskan ke bagian terkait untuk dicarikan solusinya.



5. Terima dengan baik setiap komplain/keluhan konsumen sebagai bahan perbaikan dan meningkatkan kualitas pelayanan. Tidak perlu baper. 6. Komplain kurang bersih, kurang wangi, atau kurang rapi ditindaklanjuti dengan menawarkan garansi cuci ulang atau seterika ulang 7. Komplain karena luntur atau rusak dipastikan hal tersebut karena proses pengerjaan atau kondisi pakaian telah rusak pada saat diterima, dengan mentracking melalui catatan dan mengkomunikan bagian/petugas yang bertanggung jawab. 8. Jika kerusakan tersebut karena proses pengerjaan, segera lakukan perbaikan. Jika tidak bisa diperbaiki, komunikasikan dengan konsumen, sampaikan permohonan maaf dan lakukan negosiasi untuk penyelesaian yang dapat diterima. 9. Komplain kehilangan; 1) sampaikan ke konsumen bahwa secara umum bahwa komplain kehilangan setelah meninggalkan outlet tidak dapat dilayani, 2) secara kondisional, tetap ditindaklanjuti dengan meminta waktu ke konsumen untuk menelusuri kehilangan tersebut, 3) minta konsumen untuk mendefinisikan pakaian yang hilang; warna, jenis, dan ciri lainnya, 4) lakukan penelusuran, 5) Infokan ke konsumen hasilnya.