SOP Pemasaran Baru [PDF]

Citation preview

PROSEDURE OPERSIONAL STANDAR



DIVISI PENJUALAN DAN PEMASARAN (SALES, MARKETING & ADMIN)



PT SUMBER MAS JAYA ABADI



Tujuan SOP Kerja dalam Perusahaan Tujuan dari pembuatan SOP adalah untuk menjelaskan perincian atau standar yang telah ditetapkan mengenai aktivitas pekerjaan yang berulang-ulang yang dilaksanakan dalam sebuah organisasi atau perusahaan. SOP yang baik adalah SOP yang bisa menjadikan arus kerja yang lebih baik, menjadi pedoman untuk karyawan yang baru, penghematan biaya, memudahkan pengawasan, serta mengakibatkan koordinasi yang baik antara bagian-bagian yang berlainan dalam sebuah perusahaan. Tujuan Standasar Operasional Prosedur (SOP) adalah sebagai berikut : 1



PROSEDURE OPERSIONAL STANDAR 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.



8. 9.



Untuk menjaga konsistensi tingkat penampilan kerja atau kondisi tertentu dan petugas dan lingkungan dalam melaksanakan suatu tugas atau pekerjaan tertentu. Sebagai pedoman dalam melaksanakan kegiatan tertentu bagi sesama pekerja dan supervisor. Untuk menghindari kesalahan dan kegagalan. Dengan demikian akan mengurangi konflik, keraguan, pemborosan, duplikasi dalam proses melaksanakan pekerjaan. Merupakan paramater atau tolak ukur untuk menilai mutu pelayanan. Untuk lebih menjamin penggunaan tenaga dan sumber daya manusia secara efektif dan efisien. Untuk menjelaskan alur tugas, wewenang, dan tanggungjawab dari petugas yang bersangkutan. Sebagai dokumen yang menjelaskan dan menilai pelaksanaan proses kerja bilamana terjadi suatu kesalahan atau dugaan mal praktek dan kesalahan administrasi lainnya, sehingga bersifat melindungi rumah sakit dan petugas. Sebagai dokumen yang dipakai untuk pelatihan. Sebagai dokumen sejarah bilamana telah dibuat revisi SOP yang baru.



Fungsi SOP Sebagai Acuan Kerja Fungsi SOP adalah sebagai berikut : 1. Mempermudah pekerjaan perugas / pegawai atau tim / unit kerja. 2. Sebagai dasar hukum bilamana terjadi penyimpangan. 3. Untuk mengetahui dengan jelas hambatan-hambatan yang dialami. 4. Mengarahkan petugas atau pegawai untuk sama-sama lebih disiplin dalam bekerja. 5. Sebagai pedoman atau acuan dalam melaksanakan pekerjaan. Manfaat SOP Perusahaan Standar Operasional Prosedur adalah penetapan tertulis mengenai apa yang harus dikerjakan, kapan, dimana,oleh siapa, dan dibuat untuk emnghindari terjadinya variasi dalam proses pelaksanaan kegiatan yang dilakukan oleh pegawai yang akan mengganggu kinerja. Secara keseluruhan, SOP mempunyai beberapa manfaat untuk sebuah perusahaan yaitu : 1. Sebagai standarisasi cara yang dilakukan oleh pegawai dalam menyelesaikan pekerjaannya. Dengan tujuan untuk mengurangi terjadinya kesalahan atau kelalaian. 2. SOP membantu staff menjadi lebih mandiri dan tidak bergantung kepada intervensi manajemen, sehingga akan mengurangi keterlibatan pimpinan dalam pelaksanaan pekerjaan setiap harinya. 3. Meningkatkan akuntabilitas dengan mendokumentasikan tanggung jawab khusus dalam menjalankan tugas atau pekerjaan. 4. Menciptakan ukuran standar kerja kepada pegawai. cara konkret untuk memperbaiki kinerja dan lebih membantu mengevaluasi usaha yang telah dijalankan. 5. Menciptakan materi training yang bisa membantu pegawai baru untuk cepat beradaptasi dan biasa untuk melakukan pekerjaannya. 2



PROSEDURE OPERSIONAL STANDAR 6. 7.



Menunjukkan kinerja bahwa organisasi efisien dan dikelola dengan baik dan profesional. Menyediakan pedoman bagi setiap pegawai di unit pelayanan dalam melaksanakan pelayanan setiap harinya. 8. Menghindari terjadinya tumpang tindih pelaksanaan tugas dalam memberikan pelayanan. 9. Membantu penelusuran terhadap kesalahan-kesalahan prosedural dalam memberikan sebuah pelayanan. Menjamin proses pelayanan agar tetap berjalan dalam berbagai situasi dan kondisi. Prinsipi Prinsip SOP Dalam PERMENPAN PER/21/M-PAN/11/2008 disebutkan bahwa pembuatan SOP harus memenuhi prinsip-prinsip antara lain adalah kemudahan dan kejelasan, efisiensi dan efektivitas, keterukuran, keselarasan, berorientasi kepada pengguna, dinamis, kepatuhan terhadap hukum, dan kepastian hukum 1. Konsisten SOP harus dilakukan secara konsisten dari waktu ke waktu, oleh siapapun, dan dalam situasi apapun oleh seluruh jajaran organisasi pemerintahan. 2. Komitmen SOP harus dilakukan dengan komitmen penuh dari seluruh jajaran pegawai dari level yang paling rendah sampai yang tertinggi. 3. Perbaikan Berkelanjutan Pelaksanaan SOP harus terbuka terhadap penyempurnaan untuk memperoleh prosedur yang benar-benar efektif dan efisien. 4. Mengikat SOP sifatnya harus mengikat pelaksana dalam menjalankan tugasnya sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan. 5. Seluruh Unsur Memiliki Peran Penting Seluruh pegawai memiliki peran dalam setiap prosedur yang telah di standarkan. Jika pegawai tersebut tidak melaksanakan peranannya dengan baik, maka proses produktiviats dalam suatu organisasi atau sebuah perusahaan akan terganggu. 6. Terdokumentasikan dengan Baik Seluruh prosedur yang telah di standarkan harus di dokumentasikan dengan baik, sehingga dapat dijadikan sebagai referensi bagi setiap orang yang membutuhkan. Divisi Penjualan dan Pemasaran PT Sumber Mas Jaya Abadi terkait dengan : 1. Penjualan 2. Pemasaran 1. Penjualan Secara umum, penjualan dibagi atas:  Penjualan Melalui Distributor Pusat (Domestik) PT Sumber Mas Jaya Abadi melakukan penjualan melalui distributor pusat yang akan mendistribusikan produk Juslice ke hypermarket dan supermarket di seluruh Indonesia.  Penjualan Melalui Distributor Pusat (Ekspor) 3



PROSEDURE OPERSIONAL STANDAR PT Sumber Mas Jaya Abadi juga melakukan penjualan secara ekspor untuk memantapkan posisi sebagai produk global. Untuk penjualan secara ekspor, PT Sumber Mas Jaya Abadi bekerjasama dengan distributor besar di negara-negara tersebut. 2. Pemasaran Pemasaran dilakukan melalui media massa untuk menunjang promosi secara massal. Pemasaran ini dilakukan melalui media cetak, online, dan elektronik yaitu melalui surat kabar, majalah, website, radio, dan televisi. Selain itu, pemasaran juga dilakukan melalui pemasangan billboard dan pemberian hadiah mug untuk setiap pembelian 2 paket tertentu sesuai kperluan.



No Ruang Lingkup Departemen/Unit Dokumen Terkait Dibuat tanggal Pihak Terkait



: 001/POS/PP/IX/2017 : Proses Perencanaan Penjualan : Divisi Penjualan dan Pemasaran : Perencanaan penjualan : / 09 / 2017 : Manajer Penjualan dan Pemasaran, Direktur PT Sumber Mas Jaya Abadi



Tujuan: Membuat perencanaan penjualan produk Standar : 1. Manajer Penjualan dan Pemasaran membuat perencanaan penjualan produk. 2. Manajer Penjualan dan Pemasaran memberikan perencanaan penjualan kepada Direktur PT Sumber Mas Jaya Abadi untuk diotorisasi. Perencanaan penjualan yang telah diotorisasi dibuat menjadi 2 rangkap. 3. Perencanaan penjualan yang telah diotorisasi kemudian diarsipkan. Salinan Perencanaan penjualan yang telah diotorisasi oleh Direktur diberikan kepada Manajer Produksi untuk selanjutnya dilakukan proses produksi. 4



PROSEDURE OPERSIONAL STANDAR PROSES PERENCANAAN PENJUALAN Manajer Penjualan dan Pemasaran Mulai



Buat rencana penjualan Perencanaan Penjualan Sales Forecast



Disetujui oleh Direktur Perencanaan Penjualan Dokumentas i arsip



Perencanaan Penjualan



Telah di setujui (2)



Telah di setujui (1)



Manajer Produksi



5



PROSEDURE OPERSIONAL STANDAR No Ruang Lingkup Departemen/Unit Dokumen Terkait Dibuat tanggal Pihak Terkait



: 002/POS/PP/IX/2017 : Penjualan Melalui Distributor : Divisi Penjualan dan Pemasaran : Faktur Penjualan : / / 2017 : Manajer Penjualan dan Pemasaran



Tujuan: Melakukan dan memastikan prosedur penjualan berjalan dengan benar. Standar : 1. Staf Penjualan (Salesman/Supervisor) merima pesanan dari distributor. 2. Pesanan dari distributor diterima melalui telepon, fax atau secara langsung yang kemudian dicatat dalam pesanan penjualan. 3. Staf Penjualan (Salesman/Supervisor) melakukan verifikasi pesanan distributor mencakup data distributor secara lengkap termasuk nama pemesan, alamat penyerahan barang, kuantitas, nama produk, nomor surat pesanan, harga, tanggal pengiriman barang, dll. 4. Staf Penjualan (Salesman/Supervisor) mencatat pesanan distributor ke sistem komputer dan menerbitkan dokumen Pesanan Penjualan (SO). 5. Dokumen Pesanan Penjualan ini selanjutnya disalin menjadi 5 rangkap. Salinan pertama disimpan sebagai arsip. Salinan kedua diberikan pada staf produksi berfungsi sebagai Surat Permintaan Pengadaan Barang. Salinan ketiga diberikan ke staf utang dan piutang untuk mendapat persetujuan kredit (jika melakukan penjualan secara kredit). Salinan keempat diberikan kepada staf pencatatan dan penerimaan kas (jika melakukan penjualan secara tunai). Salinan kelima diberikan kepada staf pengiriman. 6. Bila barang yang dipesan tidak tersedia atau persediaan di gudang tidak mencukupi, maka akan direkam sebagai back pesanan (pesanan yang belum terpenuhi). 7. Divisi penjualan mengadakan kontak dengan distributor mengenai pemenuhan pesanan. 8. Penjualan secara tunai mempunyai ketentuan sebagai berikut : Penjualan secara tunai mengharuskan pelanggan membayar total pembelian pada saat pemesanan dan barang dikirimkan pada saat pemesanan.



6



PROSEDURE OPERSIONAL STANDAR



No Ruang Lingkup



: 003/POS/PP/IX/2017 : Sistem Kredit Manual 7



PROSEDURE OPERSIONAL STANDAR Departemen/Unit Dokumen Terkait Dibuat tanggal Pihak Terkait



: Divisi Penjualan dan Pemasaran : Faktur Penjualan : / / 2017 : Manajer Penjualan



Tujuan: Memastikan proses penjualan kredit kepada klien berjalan dengan lancar. Standar: 1. Staf Penjualan menerima dokumen pesanan penjualan. 2. Staf Penjualan memeriksa status langganan melalui Kantor pusat administrasi yang ada di staf utang dan piutang yang memberikan otorisasi kredit. 3. Berdasarkan informasi yang diperoleh dilayar komputer, kemudian memutuskan apakah pesanan ini dapat dipenuhi. 4. Staf penjualan menyerahkan kembali dokumen pesanan penjualan yang sudah di verifikasi dan ditandatangani, dan diteruskan ke bagian staf persediaan dan gudang serta staf pengiriman. 5. Staf penjualan menerbitkan 4 rangkap faktur penjualan. Faktur penjualan asli diberikan kepada kasir, salinan kedua diberikan kepada distributor, salinan ketiga untuk diarsipkan, dan salinan keempat diberikan kepada manajer pajak.



8



PROSEDURE OPERSIONAL STANDAR



No



: 004/POS/PP/IX/2017 9



PROSEDURE OPERSIONAL STANDAR Ruang Lingkup Departemen/Unit Dokumen Terkait Dibuat tanggal Pihak Terkait



: Penjualan Ekspor : Divisi Penjualan dan Pemasaran : Surat Kontrak Jual Beli Ekspor, Sales Order, Sales Invoice : / / 2017 : Manajer Penjualan, Direktur



Tujuan: Memastikan proses penjualan secara ekspor berjalan dengan baik. Standar: 1. Staf penjualan menerima permintaan (order) ekspor yang menunjukkan jenis dan jumlah pesanan yang diminta melalui online, telepon atau fax 2. Staf penjualan mengirimkan memo ke staf legal untuk mempersiapkan surat kontrak jual beli ekspor. 3. Staf Penjualan melakukan verifikasi pesanan distributor mencakup data distributor secara lengkap termasuk nama pemesan, alamat penyerahan barang, kuantitas, nama produk, nomor surat pesanan, harga, tanggal penyerahan barang, dll. 4. Staf Penjualan mencatat pesanan distributor ke sistem komputer dan menerbitkan dokumen Pesanan Penjualan (SO). 5. Dokumen Pesanan Penjualan ini selanjutnya disalin menjadi 4 rangkap. Salinan pertama disimpan sebagai arsip. Salinan kedua diberikan pada staf produksi berfungsi sebagai Surat Permintaan Pengadaan Barang. Salinan ketiga diberikan ke staf utang dan piutang untuk mendapat persetujuan kredit (jika melakukan penjualan secara kredit). Salinan keempat diberikan kepada staf pencatatan dan penerimaan kas (jika melakukan penjualan secara tunai). 6. Manager penjualan mendaftarkan Pemberitahuan Ekspor Barang ke Bank Devisa. 7. Faktur penjualan dibuat sebanyak 3 salinan dan dikirimkan kepada distributor melalui fax untuk ditandatangani. Setelah ditandatangani, 1 rangkap ditinggalkan untuk distributor, dan rangkap lainnya dikirimkan kembali kepada Staf penjualan. Kemudian 1 rangkap faktur penjualan diarsipkan di Staf penjualan, dan 1 rangkap faktur asli dikirimkan ke bagian kasir. 8. Jika barang sudah diterima, customer harus segera melakukan konfirmasi penerimaan barang via telepon ke Staf penjualan.



10



PROSEDURE OPERSIONAL STANDAR



No Ruang Lingkup



: 005/POS/PP/IX/2017 : Penjualan Online 11



PROSEDURE OPERSIONAL STANDAR Departemen/Unit Dokumen Terkait Dibuat tanggal Pihak Terkait



: Divisi Penjualan dan Pemasaran : Data komputerdi website, secara online : / / 2017 : Manajer Penjualan, Direktur



Tujuan: Memastikan proses penjualan secara online berjalan dengan baik. Standar: 1. Staf penjualan online menerima permintaan (order) dari hasil online yang menunjukkan jenis dan jumlah pesanan yang diminta melalui online, telepon atau fax 2. Staf penjualan mengirimkan memo ke ke bagian administarsi untuk mempersiapkan kepastian uang masuk secara online. Setiap pembelian online harus sudah membayar secara online terlebih dahulu baru proses. Bila yes maka bagian admin akan mempersiapkan surat bahwa sudah terjadi pembayaran ke staf penjualan untuk ditindak lanjuti. Bila belum maka diabaikan sampai ada bukti transfer. 3. Staf Penjualan melakukan verifikasi pesanan pelanggan online mencakup data pelanggan secara lengkap termasuk nama pemesan, alamat penyerahan barang, kuantitas, nama produk, nomor surat pesanan, harga, tanggal penyerahan barang, dll. 4. Staf Penjualan mencatat pesanan ke sistem komputer dan menerbitkan dokumen Pesanan Penjualan (SO). 5. Dokumen Pesanan Penjualan ini selanjutnya disalin menjadi 4 rangkap. Salinan pertama disimpan sebagai arsip. Salinan kedua diberikan pada staf produksi berfungsi sebagai Surat Permintaan Pengadaan Barang. Salinan ketiga diberikan ke staf utang dan piutang untuk mendapat persetujuan kredit (jika melakukan penjualan secara kredit). Salinan keempat diberikan kepada staf pencatatan dan penerimaan kas (jika melakukan penjualan secara tunai). 6. Staf penjualan melakukan pengiriman dengan paket kiriman. Dan memberitahunkan pelanggan bahwa produk sudah dikirm. 7. Faktur penjualan dibuat sebanyak 3 salinan dan dikirimkan kepada, 1 rangkap bersama pengiriman produk., dan rangkap lainnya dikirimkan kembali kepada Staf penjualan. Kemudian 1 rangkap faktur penjualan diarsipkan di Staf penjualan, dan 1 rangkap faktur asli dikirimkan ke bagian kasir. 8. Jika barang sudah diterima, Pelanggan segera melakukan konfirmasi penerimaan barang dari perushaan pengirman barang beruapa surat tanda terima.



No Ruang Lingkup Departemen/Unit Dokumen Terkait Dibuat tanggal



: 006/POS/PP/IX/2017 : Sistem Pengiriman Barang : Divisi Penjualan dan Pemasaran : Faktur Penjualan : / / 2017 12



PROSEDURE OPERSIONAL STANDAR Pihak Terkait



: Manajer Penjualan, Staf Persediaan dan gudang, Staf pengiriman



Tujuan: Memastikan proses pengiriman barang kepada klien berjalan dengan lancar. Standar: 1. Staf Penjualan mengirim Surat Perintah Pengeluaran Barang dan salinannya dari pesanan penjualan ke gudang lalu staf persediaan dan gudang melakukan pemeriksaan persediaan barang dagangan sebelum dijual sesuai dengan pesanan distributor. 2. Staf Penjualan juga mengirimkan Surat Perintah Pengiriman kepada staf pengiriman sebagai perintah pengiriman barang kepada distributor. 3. Staf pengiriman menerima barang dan Salinan Surat Perintah Pengeluaran Barang dari bagian gudang serta mencocokkan semuanya. 4. Staf pengiriman menempelkan Slip Pengepakan ke kotak barang, melengkapi dan mempersiapkan bukti pengiriman barang. Slip Pengepakan dibuat 2 rangkap untuk dikirimkan ke distributor dan sebagai arsip bagian pengiriman. Bukti pengiriman barang dibuat 4 rangkap untuk diberikan kepada staf penjualan, staf akuntansi, distributor, dan arsip staf pengiriman. 5. Setelah barang dikirimkan, kurir memberikan bukti pengiriman barang kepada staf pengiriman lalu bukti tersebut diarsipkan. Kemudian staf pengiriman memberitahu staf akuntansi dengan menggunakan salinan Bukti Pengiriman Barang dari kurir agar mengirimkan invoice kepada distributor saat itu juga. 6. Bagian Penjualan juga menerima salinan Bukti Pengiriman Barang untuk dijadikan arsip bagian penjualan.



13



PROSEDURE OPERSIONAL STANDAR



No Ruang Lingkup Departemen/Unit



: 007/POS/PP/IX/2017 : Retur Penjualan : Divisi Penjualan dan Pemasaran 14



PROSEDURE OPERSIONAL STANDAR Dokumen Terkait Dibuat tanggal Pihak Terkait



: Slip Retur, Memo Kredit : / / 2017 : Manajer Penjualan, Staf Retur, Staf Utang dan Piutang



Tujuan : Memastikan proses retur penjualan dari klien berjalan dengan benar. Standar: 1. Staf Retur menerima barang yang dikembalikan dari distributor, kemudian staf retur menghitung, memeriksa, dan menyiapkan Slip Retur Barang yang mendeskripsikan barang tersebut. 2. Saat menerima Slip Retur Barang, staf penjualan menyiapkan Memo Kredit lalu mengirimkan memo kredit ke Staf utang dan piutang. 3. Departemen keuangan, Staf utang dan piutang mengevaluasi kondisi pengembalian dan membuat keputusan untuk memberikan atau menolak pengembalian tersebut. Jika pengembalian itu diterima, staf utang dan piutang mencatat kredit tersebut sebagai pengurang tagihan. 4. Staf utang dan piutang mengirimkan Memo Kredit tersebut ke bagian pengendalian persediaan untuk dilakukan proses pembukuan. 5. Staf persediaan dan gudang menyesuaikan catatan persediaan dan meneruskan Memo Kredit ke departemen keuangan,Staf utang dan piutang. 6. Staf persediaan dan gudang serta staf utang dan piutang mengirimkan rangkuman informasi ke bagian akuntansi. 7. Staf akuntansi menerima Voucher Jurnal yang merangkum total nilai dari pengembalian persediaan dari staf persediaan dan gudang, dan rangkuman akun dari staf utang dan piutang. 8. Staf akuntansi membukukan Voucher Jurnal dan memperbaharui general ledger.



15



PROSEDURE OPERSIONAL STANDAR



No



: 008/POS/PP/IX/2017 16



PROSEDURE OPERSIONAL STANDAR Ruang Lingkup Departemen/Unit Dokumen Terkait Dibuat tanggal Pihak Terkait



: Pemasaran : Departemen Penjualan dan Pemasaran :: / / 2017 : Direktur, Manajer Pemasaran



Tujuan: Memastikan proses pemasaran produk kepada klien berjalan dengan lancar. Standar: 1. Staf Promosi membuat Proposal Pengajuan Promosi Produk kepada Manajer Pemasaran 2. Manajer Pemasaran mengambil keputusan YES/NO, jika YES Dilanjutkan Ke Direktur, jika YES maka dilanjutkan ke Rapat Manajeman, jika NO maka Proposal Promosi disimpan dalam file bagian promosi. 3. Rapat Manajeman mengambil keputusan YES/NO, jika YES Proposal Promosi akan dilanjutkan ke staf pengeluaran kas untuk mendapatkan dana , Jika NO Rapat Dewan Direksi akan membuat Pernyataan dihapus / Rejected Project Document kepada Bagian Promosi, Rejected Project Document di simpan oleh staf Promosi dalam File berdasarkan tanggal 4. Kemudian Manajer Pemasaran memproses proposal dan menyerahkan ke staf pengeluaran kas. 5. Manajer Pemasaran mengajukan pengeluaran kas melalui cek dengan prosedur pengeluaran kas dengan cek. Setelah mendapatkan persetujuan cek, staf promosi mulai membuat promosi produk. Cek promosi akan dibayarkan ke pihak yang bersangkutan oleh staf pengeluaran kas. 6. Staf Akuntansi mencatat kegiatan promosi ke dalam Journal Voucher dan menyimpan bukti journal voucher. 7. Setelah promosi produk dilakukan, bagian promosi menyiapkan Laporan Pertanggungjawaban untuk disimpan dalam file bedasarkan tanggal dan di serahkan kepada Divisi Penjualan dan Pemasaran.



17



PROSEDURE OPERSIONAL STANDAR



No



: 009/POS/PP/IX/2017 18



PROSEDURE OPERSIONAL STANDAR Ruang Lingkup Departemen/Unit Dokumen Terkait Dibuat tanggal Pihak Terkait



: Evaluasi Promosi : Divisi Penjualan dan Pemasaran :: / / 2017 : Direktur, Manajer Pemasaran



Tujuan: Mengevaluasi promosi yang telah dilakukan Standar: 1. Manager Pemasaran mengevaluasi program promosi yang dilakukan dengan melihat



dokumen rekapitulasi penjualan setelah program promosi dilakukan. 2. Manager Pemasaran memutuskan apakah program tersebut efektif dalam mencapai target penjualan. Jika YES maka program promosi dilanjutkan. Jika NO program promosi dihentikan. 3. Manager Pemasaran mensosialisasikan hasil evaluasi kepada staff promosi 4. Manager Pemasaran membuat dokumen hasil evaluasi promosi untuk dilaporkan kepada direktur yang kemudian disimpan.



19



PROSEDURE OPERSIONAL STANDAR



20



PROSEDURE OPERSIONAL STANDAR Tugas Manajer Pemasaran Dalam Perusahaan Tugas Perencanaan Manajer Pemasaran  Melakukan perencanaan strategi pemasaran dengan memperhatikan trend pasar dan sumber daya perusahaan.  Merencanakan marketing research yaitu dengan mengikuti perkembangan pasar, terutama terhadap produk yang sejenis dari perusahaan pesaing.  Melakukan perencanaan analisis peluang pasar.  Melakukan perencanaan tindakan antisipatif dalam menghadapi penurunan order.  Menyusun perencanaan arah kebijakan pemasaran  Melakukan identifikasi dan meramalkan peluang pasar.  Merencanakan pengembangan jaringan pemasaran. Tugas Pelaksanaan Manajer Pemasaran  Memimpin seluruh jajaran Divisi Marketing sehingga tercipta tingkat efisiensi, efektivitas, dan produktivitas setinggi mungkin.  Menciptakan, menumbuhkan, dan memelihara kerja sama yang baik dengan konsumen.  Merumuskan target penjualan.  Merumuskan standard harga jual dengan koordinasi bersama Direktur serta Divisi terkait.  Menanggapi permasalahan terkait keluhan pelanggan jika tidak mampu ditangani oleh bawahan.  Mengesahkan Prosedur dan Instruksi Kerja di Divisi Marketing.  Melakukan pengendalian terhadap rencana-rencana yang sudah disusun untuk menjamin bahwa sasaran yang ditetapkan dapat terwujud, misalnya : volume penjualan dan tingkat keuntungan.  Melakukan langkah antisipatif dalam menghadapi penurunan order.  Memberikan persetujuan kredit pelanggan dalam batas – batas yang wajar.  Melakukan demarketing jika terjadi overload produksi.  Melakukan analisa pelanggan yang mengalami kecenderungan kredit macet.  Melakukan analisa perilaku pasar / konsumen sebagai dasar dalam menentukan kebijakan pemasaran.  Melakukan analisa Peraturan Pemerintah berkenaan dengan tata niaga kertas sebagai dasar dalam menentukan kebijakan pemasaran.  Melakukan penilaian karya kepada staff marketing keseluruhan.  Memantau potensi bawahan staff marketing untuk dilakukan pembinaan sehingga menjadi lebih baik.  Melakukan tugas – tugas lain yang ditetapkan oleh atasan sehubungan dengan fungsi di Divisi Marketing. Tugas Pengawasan Manajer Pemasaran 1. Melakukan pengawasan efisiensi dan efektivitas (murah meriah dan mewah serta cepat ) strategi pemasaran yang telah ditetapkan dan kegiatan kerja di Divisi Marketing. 2. Melakukan pengawasan terhadap pesaing baik langsung maupun tidak langsung dengan segala bentuk cara mencari data. 3. Melakukan pengawasan terhadap kinerja staff marketing secara menyeluruh dan kemitraan dengan divisi lain. Serta dengan pelanggan. Tugas dan Kerja Marketing Marketing adalah satu bagian yang memiliki peran sangat penting sekali dalam suatu perusahaan, karena marketing memiliki fungsi untuk mencari, mendapatkan, mempertahankan dan memperbanyak konsumen serta menguasai pasar. Banyaknya konsumen yang dimiliki perusahaan menentukan banyaknya jumlah pemasukan bagi perusahaan. Semakin besar pemasukan yang berhasil didapatkan, maka perusahaan akan semakin berkembang, demikian pula sebaliknya. 21



PROSEDURE OPERSIONAL STANDAR Meskipun demikian penting perannya dalam suatu perusahaan, bidang marketing tidak dapat berdiri sendiri. Peran penting marketing ini tentu juga harus didukung dengan bagianbagian lainnya, seperti bagian produksi, sumber daya manusia, pembelian dan keuangan terutama. “proses penyusunan komunikasi terpadu yang bertujuan untuk memberikan informasi mengenai barang atau jasa dalam kaitannya dengan memuaskan kebutuhan dan keinginan manusia” Yang bertujuan untuk memberikan secara detail produk yang kita hasilkan dan perusahaan dapat menyediakan semua permintaan mereka atas produk yang dihasilkan dan Mengenal dan memahami konsumen sedemikian rupa sehingga produk cocok dengannya dan dapat terjual dengan sendirinya Sehingga seorang marketing memiliki tugas dan tanggung jawab seperti : Sales Supervisor Sales Supervisor adalah seseorang yang memimpin team sales atau tim penjualan dalam suatu bisnis atau perusahaan. Adapun, tugas dari Sales Supervisor adalah :  Mengkoordinir tim penjualan, agar dapat meningkatkan tingkat penjualan dan apakah penjualan sesuai dengan target.  Membantu tim sales dan memberikan pelatihan dalam mencari, melayani dan memaintain konsumen.  Membantu mengatasi permasalahan tim sales dan ikut melakukan atau mendampingi presentasi tim sales jika diperlukan.  Membuat strategi-strategi penjualan dan mensosialisasikan kepada tim sales.  Memberikan laporan penjualan tim sales baik itu mingguan, bulanan atau tahunan.  Memonitoring aktivitas tim sales.  Memonitoring penjualan dan pembayaran customer dari tim sales.  Menentukan pemberian diskon produk kepada tim sales dengan persetujuan dari Manajer Pemasaran atau Direktur Pemasaran terlebih dahulu. Mensosialisasikan dan memberitahu informasi mengenai penjualan yang baru kepada tim sales Salesman: Salesman dan yang sejajar adalah seseorang yang langsung melakukan penjualan di lapangan maupun lewat media yang lain. Secara tatap muka dan melayani sepenuh hati sebagai tanggungjawab kerja. Adapun, tugas dari Salesman adalah :  Menjaga dan meningkatkan volume penjualan  Menyiapkan prospek klien baru  Menganalisa data keuangan klien dengan tujuan penaksiran investasi klien  Merekomendasikan strategi investasi yang sesuai dan menguntungkan untuk klien  Menjalin komunikasi yang baik dengan pelanggan  Memiliki keterampilan secara kuantitatif yang baik  Mempertahankan pelanggan yang telah ada  Memastikan pencapaian target penjualan  Membuat laporan penjualan perusahaan  Melaporkan aktivitas penjualan perusahaan kepada atasan PENJELASAN SISTEM JAM KERJA Jam kerja secara struktural di perusahaan jelas dimulai dari jam 08.00 s/d 17.00. namun secara natural tidak berlaku. Dikarenakan tidak semua dikecualikan dari dasar sebagai berikut : 1. Pelanggan hanya ada waktu untuk pertemuan tatap muka, kontak telpon dan lain-lain terbatas oleh waktu. 22



PROSEDURE OPERSIONAL STANDAR 2. Pelanggan yang berjarak dan tempat tak semudah dijangkau oleh team marketing. Oleh karena itu sepanjang dengan keadaan siap mengatur pertemuan dengan bentuk menjadi nyata. 3. Pelanggan yang kadang membutuhkan bersifat ada kepentingan mendesak maka secara otomatis seorang marketing siap melakukannya dengan berbagai aspek yang akan diterima. 4. Adakalanya pelanggan yang tak bersahabat dalam penerimaan barang, penolakan, pembayaran yang terlunta. Seoarng marketing siap melakukan negosiasi dan pendekatan secara persuasif maupun dapat bersfat intimidasi atau secara hukum. 5. Secara umum seorang marketing bisa bekerja 24 jam tanpa ada hari libur sekalipun dan dimana tempat. Pada umumnya Tugas salesman ataupun staff pada Divisi Sales & Marketing sehari-hari adalah : 1. Sales Call Merupakan kegiatan sales dalam berhubungan dan menjalin kerjasama dengan pelanggan dalam hal ini adalah pemesannya. Sales call ini perlu dilakukan agar pelanggan tetap merasa diperlakukan istimewa walaupun pada saat ini harus menjadwalkan kegiatan lainnya. 2. Sales Blitz Merupakan kegiatan sales untuk mencari pelanggan yang baru yang belum menjadi pelanggan. Pada saat melakukan sales blitz bisa dengan perjanjian terlebih dahulu dengan pelanggan yang bersangkutan atau datang langsung ke perusahaan tersebut dengan memberikan sales kit dan melakukan presentasi kilat tentang produk dari PT Sumber Mas Jaya Abadi ke calon pelanggan. Standard Operating Procedures (S.O.P) – Sales Blitz / Visit - Sales harus sudah sampai di tempat tujuan 5 – 10 menit sebelum waktu yang sudah ditetapkan sesuai dengan perjanjian. - Penampilan harus rapih dan jangan lupa untuk tersenyum. - Percaya diri dengan tingkah laku yang baik. - Melakukan tata muka dan mendengarkan apa yang dibicarakan oleh pelanggan dengan baik. - Proaktif dengan mengantisipasi apa yang dibutuhkan oleh klien. - Menggunakan tehnik bertanya dengan sopan dan santun. - Mengetahui terlebih dahulu siapa klien kita. - Sapalah klien kita dengan namanya pada saat melakukan pembicaraan. - Tidak menggunakan istilah yang sulit dimengerti pada saat berbicara dengan klien - Menggunakan nada suara yang jelas. - Fleksibel dengan semua permintaan pelanggan, namun hindari memberikan janji yang sulit untuk dipenuhi. - Jangan berargumentasi dengan klien kita. - Lebih banyak mendengarkan daripada berbicara. - Membuat catatan untuk semua permintaan tamu dan mengecek kembali kebenarannya. - Informasikan kepada klien langkah selanjutnya yang akan diambil. - Jangan lupa kuasai Pengetahuan Produk sendiri dan produk pesaing. - Hindari pembicaraan menjelekan produk pesaing tetapi ceritakan saja unggulan produk sendiri. 3.



Telemarketing Kegiatan yang dilakukan setelah sales blitz apabila kita tidak dapat bertemu dengan calon klien kita adalah melakukan pembicaraan lewat telepon (telemarketing). Di sini sales akan melakukan presentasi dan menanyakan secara detail data-data mengenai calon pelanggan tersebut. 23



PROSEDURE OPERSIONAL STANDAR Standard Operating Procedures (S.O.P) – Telephone Enquiry / Telemarketing. - Tersenyum ketika memulai pembicaraan. Klien akan merasakannya lewat suara kita. - Perkenalkan diri anda dan nama perusahaan (PT Sumber Mas Jaya Abadi). - Berikan penjelasan mengenai tujuan dari telepon anda. - Sapalah klien kita dengan menggunakan namanya pada saat pembicaraan. - Buatlah catatan mengenai isi pembicaraan. - Menginformasikan mengenai langkah yang akan diambil. - Berterima kasih kepada pelanggan untuk waktu yang telah diberikannya. - Tidak menggunakan istilah yang sulit untuk diterjemahkan pada saat berbicara dengan pelanggan - Apabila pembicaraan belum selesai, tanyakan kepada pelanggan untuk datang ke kantor kita atau kita yang akan mengunjungi kantornya. - Mengumpulkan banyak informasi yang bisa di dapat dari klien kita, seperti apakah pernah menggunakan hotel sebelumnya, perusahaannya bergerak dalam bidang apa, tamunya berasal darimana dan sebagainya. 4.



Site Inspection. Apabila tamu berkeinginan untuk melihat lokasi Kantor atau pabrik, sales dapat menunjukkan dan mendampingi pelanggan tersebut. Biasanya salesai mengajak pelanggan berkeliling lingkungan pabrik atau kantor untuk menunjukkan kepada pelanggan seluruh fasilitas dan semua Produk yang ada di Pabrik. Standard Operating Procedures (S.O.P) – Client Visit To Office or Factory - Undang pelanggan untuk datang ke kantor atau pabrik dan melihat fasilitas apa yang ada. Fleksible dengan lokasi yang diinginkan pelanggan untuk bertemu. - Persiapkan sajian yang bersiaft umum saja dengan menugaskan salah seorang staf OB - Apabila memungkinkan, sales sudah harus berada di lobby untuk menyambut kedatangan tamu. - Sambut kedatangan tamu dengan ramah dan jangan membiarkan tamu menunggu. Berikan business card, ucapan “Selamat siang, Bapak Hadi, Selamat datang di Kantor/Pabrik PT Sumber Mas Jaya Abadi dengan produk OTTI alarm Infus, terimakasih untuk kedatangannya”. - Waktu menunggu untuk tamu tidak boleh lebih dari 10 menit pada saat dia sampai di kantor/pabrik. - Seandainya tamu datang tanpa perjanjian terlebih dahulu, temui tamu tersebut dan informasikan padanya mengenai waktu dan jadwal untuknya di hari lain. Tawarkan minuman kepadanya apabila tamu harus menunggu. - Pergunakan tehnik untuk mendengarkan. - Sapalah tamu dengan namanya pada saat pembicaraan berlangsung. - Bicarakan mengenai program, mendengarkan apa yang pelanggan butuhkan dan memberikan solusinya. Fleksibel pada saat membicarakan harga, budget,dan tanggal pengiriman. - Tawarkan pelanggan untuk melihat program dari pelanggan yang lain. - Persiapkan sales kit. - Sales kit harus berisi mengenai program dan fasilitas produk unggulan yang terbaru serta dalam kondisi yang bagus dan pasti. - Konfirmasikan dengan jelas semua yang sudah dibicarakan dan buatlah kesimpulan dari pembicaraan tersebut. - Merencanakan waktu untuk pertemuan selanjutnya. - Mengucapkan terima kasih kepada pelanggan untuk kedatangannya dan pastikan bahwa dia puas atas kedatangannya. 24



PROSEDURE OPERSIONAL STANDAR - Menindaklanjuti pertemuan dengan menelepon pelanggan sesudah 3 hari dari kedatangannya. - Mempersiapkan sample produk untuk diperlihatkan kepada tamu. Setelah pertemuan tersebut selesai dan dicapai kesepakatan mengenai harga dan kontrak yang diinginkan maka sales akan membuat laporan kepada Manager penjualan. Hasil dari pertemuan tersebut akan dituangkan dalam laporan, yaitu harga yang telah disepakati dan akan berlaku untuk seluruh pelanggan dari suatu perusahaan yang datang. Harga setiap ratarata pelanggan antara satu pelanggan dengan pelanggan lainnya tidaklah sama. Tergantung perjanjian yang slaing menguntungkan. Selain itu, perjanjian tersebut juga dibuatkan dalam suatu contract apabila pelanggan tersebut menjadi distributor tetap di wilayah atau area atau lainnya. Standard Operating Procedures (S.O.P) - Closing The Deal. - Profesional - Pergunakan teknik bertelepon yang baik. Berbicara dengan santun saat tatap muka saat ke kantor pelanggan atau pelanggan ke kantor kita. - Mempersiapkan diri untuk negosiasi. - Percaya diri dan berpikir positif. - Menyapa pelanggan dengan namanya. - Membuat kesimpulan dari semua permintaan pelanggan dan mengcek kebenarannya. - Beritahukan pelanggan mengenai langkah selanjutnya yang akan diambil. - Semua proposal termasuk prosedur pembayaran dan kebijakan pembatalan pesanan dikirim dalam waktu 24 jam dan sudah ditanda tangani oleh sales yang bersangkutan. - Setelah semua dokumen terkirim, sales harus menelepon pelanggan yang bersangkutan untuk menanyakan komentarnya. - Membuat perubahan yang menyangkut perjanjian kontrak. - Mengirimkan konfirmasi kontrak. - Menindaklanjuti untuk mengcek kontrak yang sudah dikirim. - Satu minggu sebelum pelanggan yang memesan, seluruh detail sudah harus dikonfirmasi meliputi : jumlah pesanan, jenis dan type yang diminta, tanggal pengiriman dan perkiraan samapai di tempat, taklupa pemberitahuan tentang teknik pembayaran bila diperlukan. Teknik Menyusun Sistem Pemberian Bonus Insentive/komisi penjualan kepada marketing Bagi Anda yang menjalankan suatu bisnis, cara menetapkan bonus karyawan team marketing selaku pemasar produk unggulan perusahaan. Ini menjadi salah satu agenda yang wajib Anda perhatikan dengan seksama. Hal ini karena pemberian bonus dapat menjadi salah satu indikator upaya untuk mendorong karyawan bekerja lebih giat untuk performa perusahaan yang lebih optimal. Pemberian bonus harus diperhitungkan dengan tepat pemberiannya agar jumlahnya sesuai, dalam artian cukup untuk memompa semangat kerja karyawan tanpa membuat mereka terlena dengan bonus yang diterima. Jenis-Jenis Bonus Untuk Karyawan Secara umum tidak ada peraturan dalam Undang-Undang Tenaga Kerja yang secara khusus mengatur mengenai pembagian bonus suatu perusahaan. Dengan demikian tidak ada patokan yang khusus mengenai jenis-jenis bonus yang seharusnya diberikan perusahaan untuk karyawan. Perusahaan bisa menerapkan kebijakan berbeda-beda mengenai bonus yang mereka berikan kepada karyawan mereka. Berikut merupakan beberapa jenis bonus yang bisa diberikan perusahaan kepada karyawannya: 1. Bonus Tunjangan Hari Raya (THR) Khusus untuk bonus yang satu ini ketentuannya diatur oleh Pasal 2 Peraturan Menteri Tenaga Kerja Republik Indonesia, tepatnya No. PER-04/MEN/1994. Isinya antara lain 25



PROSEDURE OPERSIONAL STANDAR 2.



3.



ialah kewajiban dari perusahaan untuk memberi THR pada karyawan yang setidaknya telah memenuhi masa kerja 3 bulan. Hal ini termasuk karyawan tetap, kontrak atau part-time. Meski telah diatur pemberiannya, namun tidak dijelaskan lebih spesifik mengani cara menetapkan bonus karyawan tersebut dari segi nominalnya. Bonus Retensi Bonus retensi diberikan perusahaan seperti bonus kontrak. Bonus ini khusus ditujukan pada karyawan yang di masa awal jabatannya menandatangani kontrak dengan perusahaan bahwa ia akan mendapat bonus tatkala ia bekerja dengan baik dan memenuhi target. Bonus ini bisa jadi salah satu upaya untuk mencegah pengunduran diri oleh karyawan Anda. Untuk besaran bonusnya merupakan kesepakatan perusahaan dan karyawan tanpa ada aturan yang detail mengenai hal tersebut. Bonus Tahunan, 6 bulanan, 3 bulanan, bulanan dll Bonus tahunan merupakan bonus yang diberikan oleh perusahaan untuk mengapresiasi kerja baik dari karyawannya, terutama apabila perusahaan berhasil memperoleh hasil melebihi target. Waktu pemberian bonus tahunan ini bisa sangat beragam. Terkadang bonus diberikan pada akhir tahun, ada pula bonus yang diberikan pada pertengahan Juni-Juli ketika bertepatan dengan masa-masa memasukkan anak ke sekolah pada tahun ajaran baru. Dalam hal ini tidak memungkiri pula apabila perusahaan memberikan bonus setiap enam bulanan atau bahkan tiga bulanan.



Berbagai Cara menetapkan bonus karyawan Cara menetapkan bonus karyawan biasanya sangat bergantung pada profit yang dapat dihasilkan oleh usaha Anda. Meski demikian, terdapat beberapa kaidah-kaidah etik normatif yang seharusnya bisa Anda jadikan panduan dalam gal menetapkan bonus karyawan. Sekarang kita fokus untuk pemberian bonus insentive /komisi bagi marketing di PT SMJA yang akan di laksanakan. Adapun ketentuannya adalah mendasar dari hasil target penjualan dan target hasil mengaktifkan pelanggan dalam melakukan transaksi pembelian serta pembayaran yang tuntas tanpa ada penundaan yang melawatu standar aturan yang berlaku. Dasar ini menjadi persayaratan utama sebagai berikut : 1. Insentive bulanan (nilai dan ketentuan ada lembar sistem penghasilan) 2. Insentive 4 bulanan (mengacu pada dasar data penjualan bulanan yang sudah berjalan 4 bulan sebelumnya) 3. Insentive tahunan (mengacu pada dasar data data penjualan bulanan yang sudah berjalan setahun sebelumnya) Sistem perhitungan dan persyaratan yang diberlaku sebegai berikut : 1. Insentive bulanan a. Persyaratan i. Target penjualan minimal tercapai 75 % ii. Target pelanggan aktif minimal 50 % secara data pelanggan (jumlah pelanggan yang yang baik baru dan lama, dan aktif membeli mininal 50 % membeli kembali) terkecuali pelanggan individu tak dihitung. iii. Lalu junlahkan prosentasi penjualan + prosentasi pelanggan, kemudian dibagi 2 sehingga rata2 prosentasi dihitung minimal adalah harus 65 % baru bisa dihitung insentivenya. iv. Tak ada nota atau invoice yang tertunda melewati perjanjian. v. Bila ada yang tertunda maka akan dihitung dibulan berikutnya yang tidak boleh melewati dari TOP + 2minggu dari perjanjian vi. Hitungnya adalah Nilai satuan perunit untuk bonus dikalikan jumnlah penjualan dikalikan rata-rata prosentasi target. Itulah hasilnya bonus insentivenya. vii. Insentive akan dberikan setiap tanggal 10 di bulan berikutnya. b. Perhitungan (ini Contoh) 26



PROSEDURE OPERSIONAL STANDAR i. Nilai satuan insentive per unit Rp 100) ii. Target penjualan 10000 unit dan hasilnya 9000 unit sehingga masuk target prosentasi 80 % iii. Target outlet/pelanggan yang beli 100 pelanggan tapi yang beli hanya 49 pelanggan sehingga prosentasi hasil 49 % iv. Rata hasil target 90 % + 40 % = 130 %. 130 % dibagi 2= 65 % v. Pendapatan bonus bulanan sebagai berikut : 9000 unit x Rp 100 = Rp 900.000. Rp900.000 x 65 % = Rp 585.000. vi. Jadi nilai bonus yang di dapat bulan tersebut Rp 585.000 2. Insentive 4 bulanan a. Persayaratan i. Sudah menjadi karyawan 4 bulan berjalan baru bisa dihitung ii. Selama 4 bulan berjalan sebelumnya minimal yang ikut dihitung dalam bonus 4 bulanan adalah yang rata-rata prosentasi minimal 65 % yang tidak masuk 65 % tidak akan dihitung dalam bonus.Lalu junlahkan prosentasi penjualan + prosentasi pelanggan, kemudian dibagi 2 sehingga rata2 prosentasi dihitung minimal adalah harus 65 % baru bisa dihitung insentivenya. iii. Tak ada nota atau invoice yang tertunda melewati perjanjian. iv. Bila ada yang tertunda maka akan tidak dihitung di 4 bulan berikutnya yang tidak boleh melewati dari TOP + 2minggu dari perjanjian) v. Hitungnya adalah Nilai satuan perunit yang masuk dalam prosentasi target penjualan untuk bonus dikalikan jumnlah penjualan dikalikan rata-rata prosentasi target. Itulah hasilnya bonus insentive 4 bulanan. vi. Insentive akan dberikan setiap tanggal 15 di bulan ke lima. vii. Dan bulan yang berlaku dimulai dari januari s/d Apri. Mei s/d Agustus, September s/d Desember. b. Perhitungan (ini Contoh) i. Nilai satuan insentive per unit Rp 25) ii. Penjualan bulan 1 sebanyak 9000 unit dengan rata prosentase target 70 % iii. Penjualan bulan 2 sebanyak 7000 unit dengan rata prosentase target 68 % iv. Penjualan bulan 3 sebanyak 8000 unit dengan rata prosentase target 72 % v. Penjualan bulan 4 sebanyak 6000 unit dengan rata prosentase target 60 % vi. Yang bisa dihitung insentivenya adalah bulan 1, bulan 2, bulan 3, total semua Rp 24000 unit. Sedangkan bulan 4 tidak bisa dihitung karena kurang dari 65 % vii. Pendapatan bonus 4 bulanan sebagai berikut : 9000 unit + 7000 unit + 8000 Unit = 24.000 unit. 24.000 unit dikalikan Rp 25/ unit = Rp 600.000 viii. Jadi nilai bonus 4 bulanan yang di dapat bulan tersebut Rp 600.000 3. Insentive tahunan a. Persayaratan i. Sudah menjadi karyawan selama 1 tahun berjalan ii. Selama setahun berjalan sebelumnya minimal yang ikut dihitung dalam bonus tahunan adalah yang rata-rata prosentasi minimal 65 % yang tidak masuk 65% tidak akan dihitung dalam bonus.Lalu junlahkan prosentasi penjualan + prosentasi pelanggan, kemudian dibagi 2 sehingga rata2 prosentasi dihitung minimal adalah harus 65 % baru bisa dihitung insentivenya. iii. Tak ada nota atau invoice yang tertunda melewati perjanjian. iv. Bila ada yang tertunda maka akan tidak dihitung ditahun berikutnya yang tidak boleh melewati dari TOP + 2minggu dari perjanjian)



27



PROSEDURE OPERSIONAL STANDAR v. Hitungnya adalah Nilai satuan perunit yang masuk dalam prosentasi target penjualan untuk bonus dikalikan jumnlah penjualan dikalikan rata-rata prosentasi target. Itulah hasilnya bonus insentive 4 bulanan. vi. Insentive akan dberikan setiap tanggal 20 di bulan Januari tahun berikutnya. vii. Dan bulan yang berlaku dimulai dari januari s/d Apri. Mei s/d Agustus, September s/d Desember. b. Perhitungan (ini Contoh) i. Nilai satuan insentive per unit Rp 5 ii. Total penjualan dalam setahun yang masuk target rata-rata prosentase minimal 65 % sebanyak 100.000 unit (misalnya. Untuk peragaan bisa di lanjut) iii. Maka Pendapatan bonus tahunan sebagai berikut : 100.000unit dikalikan Rp 5/ unit = Rp 500.000 iv. Jadi nilai bonus tahunan yang di dapat bulan tersebut Rp 500.000 Semua ini akan lebih baik dikaji dengan perhitungan matang khususnya untuk profit perusahaan, adapun adanya tahapan waktu untuk insentive ini akan membuat adanya perhatian perusahaan kepada karyawan. Sehingga karyawan akan sepenuh hati untuk bekerja dan mendapat suatu yang jelas. TUGAS & TANGGUNG JAWAB ADMINITRASI Tugas Adminitrasi Produksi, Administrator Produksi atau Admin Pabrik memainkan peran administratif utama dalam mendukung tim produksi dan memberikan hubungan penting antara pekerja dan vendor. Tugas admin sales penuh tantangan seperti melaporkan kepada eksekutif produksi, bekerja di lingkungan yang terbatas, memproses semua dokumen yang terkait dengan produksi dan Stok bahan baku dan stok produk jadi, mengatur janji ke tenaga produksi untuk stock bahan baku dan barang siap jual. Administrator Produksi perusahaan menangani tugas administratif yang penting, seperti pemrosesan pesanan bahan baku dan keperluan prosuksi lainnya. Administrator juga memberikan titik kontak untuk vendor dengan pertanyaan tentang pesanan atau pengiriman. Administrator pendukung membantu produksi bila dibutuhkan saat produk pesanan meningkat. 1. Mengungumpulkan data hasil produksi Pekerjaan pertama saat masuk kantor adalah menarik data manual dari operator produksi. Biasanya berkas laporan sudah di kumpulkan oleh supervisor bagian masing-masing. Anda tinggal merapikan saja supaya lebih mudah dalam proses input data ke komputer. Laporan kerja operator di namakan LPP (Lembar Proses Produksi) 2. Memproses data base Setelah semua berkas manual terkumpul dan rapi, selanjutnya Anda input data ke dalam komputer. Cara input data berbeda-beda sesuai dengan software yang di pakai oleh masing-masing perusahaan. Ada yang menggunakan Word dan .Excel, dan banyak juga yang menggunakan software khusus untuk olah data administrasi. Beberapa data yang di proses dari LPP adalah sebagai berikut,  Menghitung efektifitas kerja mesin Setiap mesin produksi sudah memiliki standar kecepatan masing-masing. Dan standar kecepatan inilah yang menjadi patokan target hasil produksi. 28



PROSEDURE OPERSIONAL STANDAR 







Biasanya, pihak perusahaan memiliki pedoman target hasil produksi untuk tiap-tiap mesin. Pahami standar kecepatan mesin dengan standar hasil produksi per satuan waktu tertentu. Misalnya, berapa unit hasil produksi perjam. Menghitung etos kerja SDM Tidak hanya target berdasarkan mesin, tapi juga target berdasarkam etos kerja operator produksi. Perhitungannya biasa dilakukan dengan perbandingan satu operator dengan operator lainnya. Contoh mudahnya jika Anda bekerja di pabrik dengan sistem kerja shift, maka akan perlu membandingkan hasil produksi pada shift 1, shift 2 dan (jika ada) shift 3. Menghitung konversi bahan baku terhadap hasil produksi dan scrap (sampah)



Menghitung data sisa dan stock bahan baku Setiap bahan baku keluar masuk dan setelah jadi didata kemana dan jadi berapa serta sisa serta yang tak layak pakai Dari formula yang sedemikian rupa di dalam database administrasi, Anda akan secara otomatis mengetahui konversi bahan baku dibanding hasil produkai dan scrap. Perlu di perhatikan bahwa total bahan baku yang di keluarkan harus sesuai dengan hasil produksi yang di dapat di tambah sampah produksi. Namun begitu, biasanya ada angka toleransi untuk total hasil produksi. Misalnya, hasil produksi ditambah sampah harus mencapai 97,5% dari total bahan baku yang di keluarkan. Disamping itu, jumlah sampah juga ada batasan maksimalnya, misalnya maksimal 2,5% dari hasil produksi. Note: Angka tersebut hanyalah ilustrasi. Setiap perusahaan memiliki kebijakan masingmasing dalam angka toleransi. 3. Mengontrol proses produksi serta kesesuaiannya dengan data tertulis Selain hanya memproses data, seorang staff administrasi juga harus aktif memantau proses produksi, terutama jika terjadi masalah yang tidak sesuai dengan poin nomor 2 di atas. Jika terdapat masalah sehingga target nomor 2 tidak tercapai, maka segera koordinasikan hal tersebut dengan operator dan supervisor yang terkait. 4. Membuat laporan harian Setelah selesai memproses data, selanjutnya Anda harus membuat laporan harian sesuai dengan poin nomor 2 di atas. Konsentrasi dari laporan harian itu sendiri adalah untuk evaluasi agar target bulanan dapat tercapai. Bentuk dari laporan harian biasanya berupa tabel dan grafik. Grafik yang disajikan adalah hasil produksi dari tanggal satu bulan berjalan hingga hari tersebut. Dengan adanya grafik, maka penerima laporan akan dengan mudah memantau dan mengevaluasi kenaikan dan penurunan hasil produksi perhari. 5. Menyusun jadwal (shift) kerja operator produksi Selain memproses data hasil produksi, Anda juga bertugas menyusun jadwal kerja operator produksi (jika perusahaan menerapkan sistem kerja shift). Penyusunan jadwal kerja dilakukan seminggu sekali, yaitu pada hari Sabtu. Selain penyusunan jadwal rutin, pada suatu kondisi tertentu Anda juga harus merubah jadwal yang sedang berjalan. Misalnya pada saat ada operator di salah satu shift yang tidak masuk kerja, maka diperlukan sistem long shift pada 2 operator yang lain. Hal itu di tujukan untuk memastikan proses produksi tetap berjalan dengan efektif. 6. Menghitung dan memastikan kebenaran over time (jam lembur) operator produksi Pada saat-saat tertentu, misalnya seperti pada kasus nomor 5, Anda harus memastikan bahwa tugas lembur berjalan dengan efektif. Selain itu, sering juga perusahaan memberi tugas kerja lembur pada saat ada produk urgent yang harus segera di selesaikan. Dan di situlah peran Anda sebagai mediator antara perintah perusahaan dan operator produksi. 7. Menerima permintaan (pesanan produk) dari PPIC 29



PROSEDURE OPERSIONAL STANDAR Pada saat perusahaan mendapat tender, berkas order produksi akan masuk melalui departemen PPIC (Product Planning and Inventory Control). Staff PPIC akan segera membuat berkas order produksi untuk kemudian di serahkan pada departement produksi. 8. Mengajukan permintaan bahan baku kepada Dept.Inventory serta melakukan retur sisa bahan baku Setelah Anda menerima berkas order dari Dept.PPIC, langkah selanjutnya Anda membuat permintaan bahan baku untuk diserahkan pada bagian Inventory. Buatlah permintaan bahan baku sesuai kebutuhan yang di dasarkan pada pedoman konversi hasil produksi. Selanjutnya, jika ada sisa bahan baku dari proses produksi, Anda harus mengembalikannya (retur) pada Dept.Inventory. Selain itu, retur juga diperlukan saat ada bahan baku yang tidak sesuai dengan spesifikasi yang dibutuhkan. Salah satu tujuan retur adalah untuk menghindari kemungkinan selisih perhitungan pada hasil produksi. Selain itu, melakukan retur juga untuk menjaga kapasitas gudang agar tidak di penuhi dengan barang-barang yang tidak terlalu penting. 9. Melakukan stock opname pada akhir bulan Stock opname adalah menghitung fisik barang untuk di sesuaikan dengan data tertulis. Fisik barang yang di hitung adalah hasil produksi, sampah produksi, sisa bahan bahan baku, dan produk yang sedang dalam proses produksi. Jika ada ketidak sesuaian antara fisik dengan data, maka tugas Andalah untuk melacaknya. 10. Membuat laporan bulanan serta melakukan evaluasi hasil produksi Laporan bulanan adalah laporan hasil produksi selama 1 bulan terakhir. Pada dasarnya laporan bulanan adalah sama dengan laporan harian. Isi dari laporan bulanan adalah tabel data harian dan grafik dalam tahun berjalan. 11. Membuat laporan akhir tahun serta melakukan evaluasi hasil produksi Sama seperti laporan harian dan laporan bulanan, laporan tahunan juga merupakan tabel hasil produksi dan grafik selama satu tahun terakhir. 12. Menyiapkan berkas serta membantu proses (verifikasi) ISO, SNI dan SPM ISO dalam pengertian sederhana saya adalah; standarisasi suatu perusahaan berdasarkan spesifikasi yang telah di tentukan. Standarisasi tersebut meliputi kesesuaian produk dengan data-data perusahaan, kerapian sistem administrasi dan sebagainya. ISO sendiri adalah organisasi non-pemerintah berskala internasional yang beranggotakan lebih dari 140 negara. Jadi, jika perusahaan Anda ingin “go internasional”, maka salah satu syarat mutlaknya adalah lulus standarisasi ISO. SNI merupakan standar nasional Indonesia bersakal nasional. Namun dasarnya dari ISO. Makanya untuk mengawasi dan menyesuaikan stabdar yang sama dan memeprsiapakan berkas bila sudah akan perpanjangan sertifikat SNI Sementara SPM (Sistem Pengawasan Mutu) adalah standarisasi produk sesuai dengan spesifikasi yang telah di tentukan. Standar SPM adalah ketentuan pemerintah atau pun kesepakatan dengan klien pemberi tender. Perusahaan-perusahaan besar pada umumnya sudah memiliki 2 standarisasi ini. Pelaksanaan standarisasi ISO dan SPM dilakukan setahun sekali. 13. Mengarsipkan data Setelah melaksanakan semua tugas, selanjutnya Anda harus mengarsipkan data-data produksi dengan rapi. Pengarsipan di lakukan pada data di dalam komputer dan data manual di atas kertas. Standar pengarsipan secara dasar adalah rapi. Kerapihan tersebut dimaksudkan agar Anda akan mudah melacaknya jika suatu hari data tersebut dibutuhkan. Selain itu, Anda sebagai staff juga wajib menjaga kerahasiaan data perusahaan. Karena itu maka Anda harus mengarsipkan data secara aman. 14. Tambahan tugas 30



PROSEDURE OPERSIONAL STANDAR Membantu selama belum menyukupi tenaga kerja yang bersifat mengisi waktu. Contohnya membuat karton dan pengepakan dll. Bersifat kondisional. Tugas Adminitrasi Penjualan, Administrator penjualan atau Admin Sales memainkan peran administratif utama dalam mendukung tim penjualan dan memberikan hubungan penting antara wiraniaga dan klien. Tugas admin sales penuh tantangan seperti melaporkan kepada eksekutif penjualan, bekerja di lingkungan yang penuh tantangan dan kompetitif, memproses semua dokumen yang terkait dengan penjualan dan mengatur janji bagi tenaga penjualan untuk mengunjungi pelanggan baru maupun pelanggan lama. Administrator Penjualan menghasilkan prospek klien, meningkatkan jumlah pelanggan, menjawab pertanyaan klien dan menyiapkan dokumentasi penjualan. Sebagian besar waktu mereka dihabiskan untuk mengkomunikasikan dan menangani informasi pelanggan. Administrator pendukung penjualan memberikan dukungan penting bagi tim penjualan perusahaan. Mereka menangani tugas administratif yang penting, seperti pemrosesan pesanan, dan bertindak sebagai perpanjangan tim penjualan saat perwakilan berada jauh dari kantor. Administrator juga memberikan titik kontak untuk pelanggan dengan pertanyaan tentang pesanan atau pengiriman. Administrator pendukung penjualan yang efisien memberikan kontribusi terhadap layanan pelanggan berkualitas dan membantu tim penjualan memenuhi targetnya. Tugas Umum Admin Sales (Admin Penjualan) Menangani permintaan pelanggan  Mengejar harga jual  Menekan target penjualan harian  Mempertahankan hubungan pelanggan yang baik  Menjawab permintaan pelanggan melalui telepon  Membuat laporan tertulis dan data lengkap  Menumbuhkan bisnis dengan melakukan kontak langsung dengan calon pelanggan dan pelanggan agar terjad transaksi pembelian.  Mempertahankan hubungan pelanggan  Mendukung perwakilan penjualan saat mereka berada di lapangan  Menangani panggilan masuk dan korespondensi,  Memperbarui repetisi status pesanan dan rincian pengiriman sehingga mereka dapat terus menginformasikan pelanggan  Mengatur janji temu untuk tim penjualan dan menyediakan informasi presentasi atau produk apa pun yang dibutuhkan oleh perwakilan untuk pertemuan. Tanggung jawab Administrator Sales (Admin Sales)  Menangani faktur penjualan  Melakukan penagihan pembayaran yang telah lewat  Memantau pesanan yang sedang berlangsung  Melayani pelanggan, yang mungkin memerlukan bantuan atas permintaan, permintaan, dan keluhan  Administrator bertanggung jawab untuk memproses pesanan melalui telepon, email atau surat  Memeriksa bahwa pesanan mencakup harga, diskon dan nomor produk yang benar dan memasukkannya ke dalam sistem komputer perusahaan  Administrator menyimpan catatan penjualan dan memperbarui catatan pelanggan  Menyediakan informasi penjualan berdasarkan lini produk atau wilayah yang digunakan manajer penjualan untuk menyiapkan laporan dan memantau kinerja  Proses pemesanan via email atau telepon 31



PROSEDURE OPERSIONAL STANDAR      



Memeriksa keakuratan data dalam pesanan dan faktur Berhubungan dengan departemen Logistik untuk memastikan pengiriman tepat waktu Mempertahankan dan perbarui catatan penjualan dan pelanggan Mengembangkan laporan penjualan harian, mingguan, bulanan dan tahunan Memastikan target penjualan terpenuhi dan laporkan penyimpangan apapun Up-to-date dengan produk dan fitur baru



Skill dan Pengalaman kerja Admin Sales  Kandidat ideal untuk peran tersebut adalah pekerja yang efisien dan mudah beradaptasi dengan kemampuan administratif  Memiliki pengetahuan tentang spreadsheet  Memiliki keterampilan layanan pelanggan yang sangat baik  Layanan pelanggan atau manajemen klien  Memahami data numerik  Menjadi proaktif dan fleksibel  Kemampuan Teknologi Informasi  Rapat tenggat waktu  Komunikasi yang baik dan bersikap sopan dan profesional  Percaya diri, teliti dan kolaboratif  Memiliki Perencanaan  Manajemen proyek  Memiliki kemampuan & kualifikasi di bidang ketrampilan, komputer dan tata bahasa  Administrator membutuhkan keahlian organisasi yang baik untuk mengkoordinasikan semua aspek administrasi penjualan  Bisa bekerja secara akurat dengan memperhatikan detail sehingga mereka memproses pesanan dengan cepat dan efisien  Komunikator yang baik, bekerja sama dengan departemen lain yang bertanggung jawab untuk memenuhi pesanan atau memberikan layanan kepada pelanggan.  Administrator membutuhkan keterampilan clerical yang baik, bersamaan dengan kemampuan komputasi dan data entry.  Pemahaman metrik kinerja penjualan  Keterampilan organisasi dan multitasking yang sangat baik  Seorang pemain tim dengan tingkat dedikasi tinggi  Mampu bekerja dibawah tenggat waktu yang ketat .



Standar Operasional Prosedure (SOP) Bukti Transaksi



Setiap jenis transaksi akan mempunyai SOP masing-masing yang dapat digambarkan sebagai berikut: 1. SOP Pembelian Tunai Adalah suatu kegiatan untuk memperoleh barang atau jasa dengan cara memberikan balas jasa berupa sejumlah uang yang nilainya sama dengan barang atau jasa yang diperolehnya. Standar Operasional Procedure (SOP) untuk menangani pembelian tunai adalah sebagai berikut: a. Bukti permintaan bagian penjualan atau produksi dibuktikan dengan surat permintaan b. Survey pasar dengan mengirimkan surat penawaran order kepada berbagai perusahaan untuk memperoleh harga dan kualitas barang yang terbaik c. Perusahaan yang menjadi supplier barang adalah yang mampu secara rutin menyediakan pasokan barang.



32



PROSEDURE OPERSIONAL STANDAR d. Untuk memutuskan supplier yang benar-benar memberikan keuntungan terbaik, makabagian pembelian harus benar-benar mempertimbangkan harga, kualitas dan pelayanan purna jual e. Surat pesanan ditandatangani oleh kepala bagian pembelian dan direktur utama perusahaan f. Buat perjanjian yang memberikan perlindungan terhadap barang yang dibeli seperti garansi, return barang dan sebagainya g. Pemeriksaan barang dilakukkan oleh ahlinya apakah sesuai dengan pesanan atau tidak ( baik kualitas maupun kuatitas). Bila ya, maka barang akan masuk ke gudang. Bila tidak, maka barang akan dikembalikan dengan memberikan nota hasil pemeriksaan kepada penjualan h. Membayar sejumlah transaksi sesuai dengan prosedur pengeluaran kas 2.



SOP Penjualan Tunai Penjualan tunai merupakan penjualan yang terbebas dari resiko kerugian akibat tak terbayarnya harga barang, Standar Operasional procedure (SOP) untuk menangani administrasi penjualan tunai sebagai berikut: a. Permintaan pelanggan dibuktikan dengan surat permintaan (Order) dari calon pembeli b. Negosiasi dibuktikan dengan bukti dengan bukti pertemuan berupa notulen (catatan kesepakatan sementara) c. Membuat dan menandatangani surat perjanjian dibuktikan dengan adanya surat perjanjian d. Faktur dibuat dengan benar dan teliti, sehingga tidak merugikan perusahaan dan konsume,.faktur dibuat beberapa rangkap untuk kepentingan administrasi. e. Barang dagangan sebelum dijual diperiksa apakah sesuai dengan pesanan pembeli, tidak cacat apakah sesuai dengan standar mutu, bila ya, maka barang dikirim kepada pembeli. Bila tidak, barang dikembalikan lagi kegudang. f. Cocokkan invoice asli dan rangkap, bila cocok terima pembayaran barang dan periksa uang tunai yang dibayarkan dengan teliti. g. Buat bukti penerimaan uang (kuitansi) sesuai dengan jumlah uang yang diterima. h. Kirimkan barang yang dijual dengan cepat kepada konsumen sebagai pelayan yang sempurna.



3.



SOP Penjualan Kredit Penjualan kredit adalah barang yang pembayarannya ditangguhkan sampai beberapa waktu sesuai dengan perjanjian penjualan. SOP untuk menangani administrasi penjualan kredit sebagai berikut: a. Permintaan pelanggan dibuktikan oleh surat permintaan (order)dari pembeli. b. Negosiasi dibuktikan dengan catatan (notulen) hasil pertemuan yang termuat dalam kesepakatan. c. Aplikasi kredit dibuat oleh calon pembeli d. Periksa formulir aplikasi kredit apakah sesuai dengan bukti-bukti yang diperlukan e. Survey kepada calon pelanggan dibuktikan dengan formulir bukti survey yang terisi lengkap beserta rekomendasi seperlunya. f. Persetujuan dari manajer dari bagin kredit dibuktikan dengan otorisasi (ditandatanganinya) formulir aplikasi kredit. g. Apabila ya, maka dilakukan proses penjualan. Apabila tidak, maka dikembalikan kepada calon pelanggan h. Surat perjanjian dibuat sesuai dengan standar perusahaan i. Buat invoice (faktur) 33



PROSEDURE OPERSIONAL STANDAR j. Kirimkan barang yang dijual dengan cepat kepada konsumen sebagai pelayanan yang sempurna. 4.



SOP Penerimaan Kas a. Penerimaan uang tunai dimulai dari terjadinya transaksi yang menyebabkan penerimaan kas seperti penjualan tunai, penerimaan, pembayaran piutang dan lain-lain. b. Perikas bukti transaksi yang dikeluarkan oleh bagian penjualan dengan teliti dan cocokkan dengan rangkapnya. c. Hitung transaksi dengan benar d. Periksa uang yang diterima dengan benar e. Buatkan bukti transaksi penerimaan uang kas seperti kuitansi.



5.



SOP Administrasi Uang Kas a. Pengeluaran uang dimulai dari transaksi pembelian tunai, pembayaran utang dan pembayaran biaya-biaya b. Cocokkan antara bukti pembelian yang dibawa supplier dengan rangkapnya, apabila cocok ambil bukti pengeluaran uang (bisa bank/tunai) kemudian supplier menandatangani bukti pengeluaran bank atau kuitansi c. Berikan cek atau uang tunai d. Terima bukti transaksi (bukti pengeluaran bank/kuitansi) yang telah ditandatangani oleh supplier.



34



PROSEDURE OPERSIONAL STANDAR POLEMIK PASAR ONLINE 1. Illustrasi yang ada a. Apa itu Pemasaran Langsung b. Manfaat dan Pertumbuhan Pemasaran Langsung c. Basis Data Pelanggan dan Pemasaran Langsung d. Bentuk Pemasaran Langsung e. Pemasaran Online dan Perdagangan Elektronik f. Pemasaran Langsung Terpadu g. Kebijakan Publik dan Isu Etis dalam Pemasaran Langsung 2. Intinya Pemasaran Langsung adalah komunikasi langsung dengan pelanggan individu yang dibidik secara seksama baik untuk memperoleh tanggapan segera maupun membina hubungan pelanggan yang berlangsung lama 3. Dasar keinginan pelanggan a. Harga wajar untuk kinerja tinggi (price for performance) b. Kostumisasi (Customization) c. Layanan dan dukungan (service and support) d. Teknologi Terkini (latest technology) e. Nilai yang unggul bagi pemegang saham (superior shareholders value) 4. Melihat dan berdiri dari sisi lain : a. Manfaat bagi Pembeli : i. Nyaman ◦ Mudah dan bersifat pribadi ii. Akses dan pilihan produk (product access and selection) iii. Interaktif dan segera b. Manfaat bagi Penjual : i. alat yg ampuh untuk pembentukan hubungan dengan konsumen ii. dapat ditentukan waktunya untuk menjangkau calon pelanggan iii. menurunkan biaya dan meningkatkan kecepatan dan efisiensi iv. fleksibilitas 5. Dasar Pelanggan a. Basis Data Pelanggan adalah kumpulan yang terorganisir atas data yang menyeluruh tentang pelanggan atau calon pelanggan individu, yg meliputi data geografis, demografis, pskiografis dan perilaku. b. Pemasaran berdasar basis data (database marketing) adalah proses membangun, memelihara dan menggunakan basis data pelanggan dan basis data lain (produk, pemasok, pedagang perantara) dengan tujuan melakukan kontak dan transaksi dengan pelanggan. 6. Pemasaran Massal Pemasaran Satu lawan satu Pelanggan pada umumnya Pelanggan individu Pelanggan tidak dikenali namanya Profil pelanggan ada Produk standar Tawaran pasar dirancang sesuai kebutuhan Produksi massal Produksi dirancang sesuai kebutuhan Distribusi massal Distribusi dibikin pribadi Pemasangan iklan massal Pesan pribadi Promosi massal Insentif yang dirancang untuk individu Pesan satu arah Pesan dua arah Skala ekonomi Lingkup ekonomi Pangsa pasar Pangsa pelanggan Semua pelanggan Pelanggan yang mendatangkan laba Menarik pelanggan Mempertahankan pelanggan Sumber : diadaptasi dari Don Peppers dan Martha Rogers, 1993 7. Perusahaan-perusahaan menggunakan basis data dalam empat cara : a. Mengidentifikasi calon pelanggan b. Memutuskan pelanggan mana yang akan menerima tawaran khusus 35



PROSEDURE OPERSIONAL STANDAR c. Memperdalam kesetiaan pelanggan d. Mengidentifikasikan kembali pembelian pelanggan 8. Contohnya teknik pemasaran : a. Pemasaran Tatap Muka (face to face selling) b. Pemasaran Jarak Jauh (Telemarketing) c. Pemasaran Melalui Surat Langsung d. Pemasaran melalui Katalog e. Pemasaran melalui Televisi yg menghasilkan tanggapan langsung f. Pemasaran melalui kios (Kiost Marketing) g. Pemasaran secara online 9. Pemasaran secara Online melalui sistem komputer online interaktif yg menghubungkan pelanggan dengan penjual secara elektronik. Jenis saluran pemasaran online : a. layanan online komersial b. internet 10. Selain itu jenisnya : a. Layanan Online Komersial Layanan yg menawarkan informasi dan layanan pemasaran online kepada pelanggan yg membayar biaya bulanan b. Internet Website global jaringan komputer yg luas dan berkembang pesat yg tidak mempunyai manajemen dan kepemilikan sentral 11. Perdagangan Elektronik (e-commerce) Adalah istilah umum untuk proses membeli dan menjual yg didukung oleh sarana-sarana elektronik Pasar Elektronik adalah Ruang Pasar (Marketspace) bukan tempat pasar (marketplace), di mana penjual menawarkan produkproduk dan jasa mereka secara elektronis, dan pembeli mencari informasi, mengidentifikasi apa yg mereka inginkan, dan memesan dengan menggunakan kartu kredit atau sarana pembayaran elektronik lain. 12. Perdagangan Elektronik (e-commerce) Adalah istilah umum untuk proses membeli dan menjual yg didukung oleh sarana-sarana elektronik Pasar Elektronik adalah Ruang Pasar (Marketspace) bukan tempat pasar (marketplace), di mana penjual menawarkan produkproduk dan jasa mereka secara elektronis, dan pembeli mencari informasi, mengidentifikasi apa yg mereka inginkan, dan memesan dengan menggunakan kartu kredit atau sarana pembayaran elektronik lain. 13. Terdiri : a. Konsumen Online Internet tidak lagi menjadi tempat bermain para jago komputer. Semua orang bisa masuk ke internet. b. Melakukan Pemasaran Online i. menciptakan kehadiran online elektronik ii. memasang iklan secara online iii. berpartisipasi dalam forum-forum internet iv. menggunakan surat elektronik online atau Webcasting 14. 1. Menciptakan Kehadiran Oline Elektronik : a. Membeli ruang di layanan online komersial : i. penyewaan ruang penyimpanan di komputer milik penyedia jasa online ii. penciptaan link komputer milik sendiri ke pusat belanja layanan online. b. Membuka situs internet sendiri i. Situs Internet Perusahan (corporate Web site) ii. Situs Internet Pemasaran (marketing Web site) 15. Situs Internet Perusahan (corporate Web site) Situs internet yg berusaha membangun nama baik pelanggan dan berusaha melengkapi saluran-saluran penjualan lain bukannya menjual produk perusahaan tsb secara langsung Isi dari Situs ini : a. umumnya memberikan informasi tentang sejarah perusahaan, misi dan filosofi, produk serta layanan yg ditawarkan. b. event yg sedang berlangsung, personalia perusahan, kinerja keuangan dan peluang kerja 36



PROSEDURE OPERSIONAL STANDAR c. fitur-fitur hiburan untuk menarik dan mempertahankan pengunjung d. memberikan peluang kpd pelanggan untuk mengajukan pertanyaan atau komentar melalui email sebelum meninggalkan situs tsb. 16. Situs Internet Pemasaran (marketing Web site) dirancang untuk melibatkan konsumen dalam interaksi yg akan menggerakkan mereka lebih dekat ke pembelian atau hasil pemasaran yg lain. Isi situs ini : a. Katalog b. Tip-tip belanja c. Fitur-fitur promosi : kupon, event penjualan atau kontes Perusahaan secara agresif mempromosikan situs internet pemasaran melalui pemasangan iklan cetak dan televisi serta melalui papan iklan di situs (banner to size ads) yg muncul di situs internet lain. 17. Bentuk promosi a. Menempatkan Iklan Online Iklan Online (online ads) adalah iklan yg muncul ketika para pelanggan menjelajahi layanan online atau situs internet, yg meliputi papan iklan, jendela timbul tenggelam (pop-up windows) dan roadblock b. Menggunakan E-mail dan Webcasting E-mail dipergunakan perusahaan untuk mendorong calon pelanggan dan pelanggan untuk mengirimkan pertanyaan, saran, dan bahkan keluhan tentang perusahaan. Dg cepat perwakilan layanan pelanggan akan menanggapi berbagai pesan itu. Webcasting adalah pen-download-an secara otomatis informasi yg diminati yg sudah dikustomisasi ke PC si penerima, yg membuat saluran yg menarik mampu mengirimkan pemasangan iklan internet atau isi informasi lain. Webcasting jg dikenal dg push programming, membuat saluran menarik yg digunakan pemasar online mampu mengirimkan pemasangan iklan internet atau isi informasi lain 18. Berpartisipasi dalam forum, kelompok berita dan masyarakat internet a. Kelompok Berita (newsgroup) Kelompok yg terbatas pd orang-orang yg memasang dan membaca pesan tentang topik khusus. b. Sistem Papan Buletin (Bulletin board system – BBS) adalah layanan online khusus yg memusatkan pada topik atau kelompok tertentu. c. Masyarakat internet (Web Communities) adalah tempat dimana semua orang dapat mengetahui alamat email anda. 19. Janji dan Tantangan Pemasaran Online Tantangan yg dihadapi pemasar online a. Keterpaparan dan pembelian konsumen yg terbatas b. Demografis dan psikografis pengguna menjadi menyimpang c. Kekacauan dan kesemrawutan d. Keamanan e. Kepedulian etis 20. Kaitannya : a. Pemasaran Langsung Terpadu (Integrated Direct Marketing) adalah kampanye pemasaran langsung yg menggunakan sarana dan tahap ganda untuk memperbaiki tingkat tanggapan dan laba. b. Gb Kampanye Pemasaran Langsung yg Terpadu Iklan yg dibayarkan beserta saluran tanggapannya Surat langsung Pemasaran Jarak jauh ke luar Kunjungan penjualan tatap muka Komunika si yg berkesinambungan 21. Isu-isu Pelanggaran Privasi : a. Gangguan, Ketidakjujuran, Penipuan dan Kecurangan o ekses-ekses pemasaran langsung kadang mengganggu dan menyinggung perasaaan konsumen. o Panggilan telepon larut malam atau saat orang sedang sibuk b. Penyerangan Privasi Data calon pelanggan dimasukkan ke dalam data base perusahaan, yg sewaktu-waktu dapat dipergunakan dan disalahgunakan sehingga dapat mengganggu privasi calon / konsumen ybs.



37



PROSEDURE OPERSIONAL STANDAR Bisnis online menjadi Primadona Peluang usaha ini banyak diminati oleh para pelaku bisnis. Sehingga berbagai kreativitas dituangkan untuk bisa meningkatkan penjualan. Salah satu teknik promosi yang dianggap efektif selama dua tahun belakangan adalah endorsement. Endorsement dipahami sebagai rekomendasi. Para wirausahawan biasanya melakukan upaya endorse dengan memberikan barang dagangan gratis kepada public figure, seperti artis, penyanyi, tokoh masyarakat, dan lain sebagainya. Melalui tawaran endorsement, public figure diharapkan untuk mengunggah foto produk tersebut dalam akun media sosial miliknya, seperti Instagram atau Twitter. Sehingga followernya bisa mengenal online store yang menjual produk tersebut dan meningkatkan penjualan. Berikut empat cara agar strategi endorsement berjalan efektif dan meningkatkan brand awareness di kalangan netizen: Selektif memilih public figure Agar awareness terhadap produk tercapai, pelaku usaha harus jeli dalam memilih image figur yang sesuai dengan barang dagangannya. Disamping itu, perhatikan pula profil follower-nya. Apakah sesuai dengan target marketproduk anda atau tidak? Apabila sistem endorsement hanya sekedar foto dengan produk, dikhawatirkan strategi ini kurang berpengaruh dalam promosi. Personal Branding Untuk ini, sistem endorsement dilakukan dengan konsep kerja sama. Sehingga dana yang dibutuhkan terbilang besar dan membutuhkan kontrak secara profesional. Bila memang dana terbatas, pemilik usaha dapat berperan sebagai tokoh yang mempromosikan produknya sendiri. Untuk personal branding, para pemilik usaha harus mampu menjadi interaksi dengan audiens, baik itu dalam dunia maya atau dunia nyata. Untuk menarik audiens, pemilik suaha harus memiliki konsep yang jelas dan memiliki daya tarik tersendiri. Salah satu caranya adalah dengan rajin memberikan informasi bermanfaat sehubungan dengan produk. Membangun jaringan Dengan bergabung dalam komunitas wirausaha, para pelaku bisnis bisa memanfaatkan jaringan yang dimilikinya. Salah satu konsep yang berkembang dalam dunia online shop adalah strategi shoutout for shoutout (SFS). Strategi ini memanfaatkan sistem barter promosi. Dimana anggota jaringan online shop saling bekerja sama untuk mempromosikan produk-produknya satu sama lain. Konsumen Yakni dengan memanfaatkan loyalitas konsumen. Misalnya, dengan memberikan promo khusus bila konsumen turut mempromosikan produk anda. Promosi ini hampir mirip pemasaran word of mouth dengan memanfaatkan media online. Untuk ini, para pelaku bisnis harus menjamin kualitas barang dagangannya. Sehingga, orang tidak merekomendasikan barang hanya karena menginginkan potongan harga, melainkan karena mereka memang menyukai produk tersebut.



Cara Meningkatkan Penjualan Online Penjualan merupakan inti dari tujuan perusahaan menjual produk atau jasa mereka. Penjualan tentu saja penting sebab dari sinilah perusahaan mengharapkan profit yang diharapkannya. Bila penjualan tinggi maka profit yang dihasilkan juga ikut tinggi pula. 38



PROSEDURE OPERSIONAL STANDAR Alasan Melakukan Penjualan Online Berkat kecanggihan teknologi kini berangsurangsur perusahaan mulai mengedepankan penjualan online dengan biaya operasional yang jauh lebih rendah ketimbang melakukan strategi penjualan offline. Berikut beberapa alasan kenapa penjualan online banyak dilirik oleh para pebisnis : 1. Profit Lebih Maksimal Salah satu alasan menggunakan lapak online lebih menguntungkan dibanding cara terdahulu ialah profit yang didapatkan jauh lebih besar. Hal ini karena anda tak perlu lagi membayar biaya sewa untuk toko anda. Anda tak perlu repot untuk membayar tagihan yang tidak diperlukan seperti biaya atas perabotan toko. Situs jual beli online dapat ditemukan oleh pelanggan anda dimanapun mereka berada. Jika dipandar dari sudut pandang konsumen mereka juga diuntungkan karena tak perlu mengeluarkan biaya transportasi. 2. Pangsa Pasar Lebih Luas Total dari penduduk Indonesia sendiri lebih dari 250 juta Jiwa dan sekitar 139 juta orang tercatat pada tahun 2015 lalu mampu menggunakan internet. Bukankah hal ini merupakan peluang bagi anda untuk mendapatkan pelanggan baru lebih banyak melalui jalur online. Menurut Asosiasi Penyedia Jasa Internet Indonesia (APJII) angka ini akan terus naik seiring berjalannya waktu. Pengguna internet tak hanya kaum muda saja namun juga anak-anak hingga manula. Melalui penjualan secara online pangsa pasar anda bisa meluas menembus propinsi bahkan negara. 3. Ladangnya Bisnis Dunia maya tak sama seperti dunia nyata sebab jangkauan pangsa pasarnya lebih luas maka konsumennya berasal dari beragam latar belakang dan selera. Apapun bisa dijual di dunia online sehingga tak heran jika kita bisa menyebut online sebagai ladangnya bisnis. Anda mungkin saja bisa mencoba berdagang lebih dari satu produk disini. Tak hanya barang-barang baru namun juga produk bekaspun sangat diminati pasar. 4. Praktis Plus Aman Penjualan online dinilai lebih praktis ketimbang penjualan offline. Dalam bisnis online konsumen mampu diberi kebebasan menentukan pilihan produk atau jasanya sendiri. Mereka tak butuh pramuniaga untuk membeli produk atau jasa yang diinginkan. Ini artinya anda terbebas dari biaya karyawan khususnya bagian pemasaran. Selain itu bagi anda yang memiliki karakter introvert juga bisa menjalankan bisnis seperti ini sebab tak perlu bertatap muka. Penjualan online juga aman dilakukan sebab marketplace menjadi pihak ketiga yang menjamin keamanan transaksi anda dan pembeli. Terdapat pula rekening bersama sehingga menghindarkan dari tindak penipuan. Apabila setelah pembayaran dilakukan barang tidak dikirim maka konsumen juga akan mendapatkan uangnya kembali. Disisi lain penjual akan mendapatkan review dari pembelinya untuk meningkatkan reputasinya. 5. Menjalin Relasi Penjualan secara online tidak hanya mampu merekrut pelanggan baru namun juga relasi bisnis anda. Ketika berjualan secara offline tentu anda akan sulit mendapatkan kotak pembeli anda namun melalui penjualan online hal ini bukanlah hal yang mustahil. Bertukar kontak baik melalui email, alamat atau nomor handphone merupakan suatu keharusan agar barang bisa diantarkan ke tempat yang tepat. Penjualan online juga tidak menuntut anda 24 jam berada di toko. Anda bisa menyelingi dengan aktivitas lainnya sehingga siapapun bisa melakukan bisnis di dunia online. Tak hanya anda yang masih lajang atau bekerja di sebuah kantor kini ibu rumah tangga juga mampu membuka toko sendiri di dunia maya. Kegiatan ini 39



PROSEDURE OPERSIONAL STANDAR juga bisa berjalan beriringan dengan kegiatan utama seorang ibu seperti mengurus anak dan rumah. Cara Meningkatkan Penjualan Online Dikarenakan online ini dapat diakses siapapun tentunya anda membutuhkan beberapa strategi agar mampu menjadi pemimpin pasar. Strategi penjualan online tentu bisa melalui beragam cara yang mungkin tak biasa anda coba. Berikut beberapa pilihan startegi penjualan online yang bisa anda jadikan bahan referensi anda : 1. Cara Meningkatkan Penjualan Online – Perkuat Media Sosial Langkah awal untuk meningkatkan penjualan online anda dimulai dengan memperkuat jejaring social toko online milik anda. Anda diharapkan lebih aktraktif, komunikatif dan sociable terhadap netizen. Media social bisa menjadi media untuk menjemput para calon komsumen anda untuk mampir berbelanja di toko online. Nah, bagaimana cara anda menjadi 3 hal penting diatas maka simak dulu penjelasan untuk masing-masing media social berikut ini :  Facebook Jejaring social satu ini memang menjadi primadona di kalangan masyarakat Indonesia. Pengguna facebook di Indonesia mencapai 88 juta jiwa dan tergolong negara ke empat dengan pengguna facebook teraktif. Artinya facebook merupakan salah satu jejaring social yang wajib anda miliki jika hendak meningkatkan penjualan. Anda bisa memperhatikan poin-poin berikut ini agar promosi melalui facebook anda bisa maksimal. a. Buatlah Facebook Page Langkah awal yang bisa anda lakukan ialah membuat facebook pages untuk produk anda agar pengguna facebook bisa dengan mudah menemukan toko anda. Buat page semanrik mungkin dari segi tampilan dan nama pages. Dalam menentukan nama pages cukup pakai maksimal 3 kata saja.







b. Pakai Gambar Beresolusi Tinggi Yang kedua gunakan gambar beresolusi tinggi khususnya untuk logo dan produk yang anda tawarkan. Gambar yang jelas akan membantu penilaian para pembeli dalam membuat keputusan. Lengkapi profile anda dengan kalimat yang singkat namun jelas. Isilah mendetail agar konsumen anda mendapatkan informasi yang benar dan tidak simpang siur. c. Gunakan Keyword Yang Tepat Untuk Audiens Yang Dituju Keyword sangat penting dalam membuat sebuah konten. Anda tentu harus memiliki target pasar yang jelas terlebih dahulu kemudian gunakan keyword yang sering dipakai oleh konsumen yang anda tuju tersebut. Sebagai contoh saja jika audien yang anda tuju anak muda maka gunakan keyword seperti kafe hits atau food lover. Gunakan bahasa gaul dan slang agar terasa lebih akrab. Instagram Tak cukup facebook saja anda juga disarankan memiliki instagram. Kini instagram menjadi salah satu primadona di tengah beragam media social yang berhamburan. Instagram mampu menampilkan gambaran produk anda lebih real melalui foto yang terposting. a. Jangan Lupakan Hashtag Dalam berpromosi menggunakan instagram anda tidak boleh melewatkan hashtag agar netizen mudah mengenali postingan akun anda. Fokuskan niche dengan rutin memposting konten. b. SFS dan Endorse Itu Penting SFS atau Shoutout For Shoutout merupakan kegiatan saling mempromosikan online shop di Instagram. Ada baiknya anda bekerja sama 40



PROSEDURE OPERSIONAL STANDAR dengan online shop yang masih ada kaitannya dengan produk yang ditawarkan namun tidak menjual produk yang sama. Endorse produk juga sangat diminati beberapa tahun belakangan sebab mampu mendongkrak penjualan. Dalam mengendorse anda tidak boleh asal sebab celebgram yang anda pilih juga mengesankan citra dari produk itu sendiri. c. Sertakan Bukti Untuk Follower Untuk meningkatkan reputasi anda taka da salahnya untuk mengupload review dari klien anda. Anda juga bisa mengupload bukti pengiriman barang maupun chat pemesanan dari pelanggan. Gunakan pula followers tertaget dan aktif dalam memberikan jawaban di instagram merupakan salah satu jalan menggambarkan bahwa anda komunikatif.  Twitter cukup hanya pada instagram maupun facebook anda juga bisa menggunakan twitter untuk mengoptimalkan promosi online anda. Jumlah kata pada twitter memang terbatas namun fakta ini bisa menguntungkan bagi anda. Kenapa demikian? Keterbatasan karakter jumlah karakter pada twitter menuntut anda untuk menghasilkan konten singkat namun tetap informatif. Penggunaan hashtag juga amat penting dalam twitter. 2. Cara Meningkatkan Penjualan Online – Pasang Aneka Diskon Penggunaan aneka diskon dari dulu memang mampu menarik perhatian. Tak hanya dalam berjualan online diskon menjadi pusat perhatian namun dalam belanja online potongan harga mampu menarik pembeli berkunjung ke toko anda. Untuk itu mari kenalan dulu dengan beragam diskon yang bisa anda gunakan dalam pemasaran online. • Diskon berupa voucher Diskon yang pertama berupa voucher belanja yang bisa digunakan konsumen untuk menghemat biaya belanja mereka. Pemberian diskon ini tentu tak boleh sembarangan. Anda bisa memberikan diskon kepada siapapun yang mau menjadi subcriber toko online anda. Keuntungan yang anda dapatkan dari subcriber ini ialah anda bisa memberikan berita terkait produk terbaru melalui email konsumen. • Buy one get one Untuk menghabiskan stok persediaan gudang anda juga bisa menggunakan strategi buy one get one. Anda juga bisa mempromosikan produk terbaru dengan cara ini agar lebih cepat dikenal. • Big sale Big sale menjadi agenda yang ditunggu para shopaholic untuk mendapatkan produk berkualitas dengan harga miring. Anda bisa memberikan potongan harga20%,50% bahkan 70 % pada hari tertentu seperti menjelang hari raya idul fitri. • Free ongkir Untuk perbelanjaan tertentu anda bisa memberikan potongan harga melalui free ongkir. Beberapa konsumen enggan belanja online dikarenakan tingginya biaya ongkir produk itu sendiri. Tak ada salahnya anda menerapkan biaya ongkir gratis demi mendapatkan pelanggan baru. • Giveaway Ingin menyenangkan hati para pelanggan setia anda bisa juga dengan memberikan giveaway. Walaupun namanya giveaway namun selalu ada timbal balik antara penjual dan pembeli walaupun tak sarat dengan uang. Untuk mmperluas pangsa pasar toko online anda demi peningkatan penjualan tak ada salahnya mengadakan event khusus. Contohnya saja event blog yang mengangkat pengalaman konsumen saat berbelanja di toko online anda. 3. Cara Meningkatkan Penjualan Online – Jangan Lupakan Untuk Menggunakan Jasa Marketplace 41



PROSEDURE OPERSIONAL STANDAR Mungkin beberapa dari anda telah memiliki toko online sendiri namun tak ada salahnya untuk berpromosi pada marketplace ternama. Toh, dalam penggunaan jasa marketplace ini anda tidak dikenakan biaya yang tinggi. Di Indonesia sendiri marketplace lokal saja sudah banyak dikenal apalagi yang berasal dari luar negeri. Berikut beberapa marketplace yang direkomendasikan untuk mempromosikan produk anda : • Bukalapak Marketplace satu ini memang akrab di telinga masyarakat Indonesia. Pendirinya merupakan Ahmad Zacky yang juga pernah muncul dalam beberapa iklan bukalapak di televisi. Bukalapak memiliki keunggulan berupa fitur tawar menawar yang bisa digunakan pembeli untuk menego harga barang yang ditaksirnya. Untuk mengupload produk pada bukalapak juga sangat mudah hanya berbekal deskripsi produk beserta fotonya.  Tokopedia Satu lagi marketplace yang tak boleh dipandang sebelah mata yakni tokopedia. Tampilan marketplace ini sangat user-friendly sehingga siapapun bisa mengaksesnya. Apapun bisa dijual di tokopedia mulai dari aksesoris, pakaian, kendaraan, obat, buku dan masih banyak lagi lainnya. Selain itu tokopedia juga melayani berbagai pembayaran mulai dari listrik, pulsa bahkan BPJS baik ketenagakerjaan maupun kesehatan.  Jualo Anda memiliki barang bekas namun masih layak pakai? Bagaimana jika dijual saja?. Jualo menjadi marketplace yang memimpin penjualan barang bekas di Indonesia. Jika dahulu barang bekas ini dipandang sebelah mata namun kini banyak juga lo yang mengincarnya. Pembeli biasa memakai istilah “preloved” untuk barang – barang secondhand ini.  Bibli Ingin berjualan secara kredit maka bibli jawabannya. Banyak orang telah memiliki kartu kredit untuk memudahkan dalam pembayaran tagihan mereka. Bibli menawarkan kredit barang yang bahkan bisa anda cicil hingga satu tahun lamanya. Barang yang dikreditkanpun beragam mulai dari barang elektronik hingga smartphone.  Lazada Terakhir, tentu anda sudah pernah dengar dengan marketplace yang memiliki dominan warna orange biru untuk tampilan situsnya. Lazada, menjadi salah satu marketplace yang patut untuk dipertimbangkan. Namanya tak hanya dikenal di dalam negeri namun juga di luar negeri. Untuk mengupload produk pada situs ini anda harus ekstra teliti dan background gambar harus berwarna putih dengan resolusi tinggi. 4. Cara Meningkatkan Penjualan Online – Terkadang Praktek Langsung Diperlukan Persaingan bisnis online bukan main-main ketatnya maka diperlukan cara yang super kreatif dan gigih untuk bertahan. Kini untuk beriklan anda juga bisa melalui youtube yang merupakan situs berbagi video gratis. Anda bisa mengundang youtuber untuk mereview produk anda dalam bentuk video. Review atas barang yang anda jual mampu memberikan gambaran yang lebih nyata kepada calon konsumen anda. Untuk event tertentu seperti annivesary toko bisa menyertakan foto proses pembuatan hingga review dari konsumen anda untuk meningkatkan kepercayaan konsumen. Menarik bukan untuk dicoba? 5. Cara Meningkatkan Penjualan Online – Pakai Google Adwords Google menjadi browser yang paling sering digunakan, tentunya beriklan disini sangat menguntungkan. Google adwords merupakan salah satu produk bisnis google yang mana iklan produk anda akan ditampilkan di setiap blog atau website. Google sendiri akan mendapatkan keuntungan dari view maupun per klik iklan tersebut dituju 42



PROSEDURE OPERSIONAL STANDAR netizen. Ada dua pilihan pemasangan iklan google ini yaitu pada pencarian google atau google display network. Google display network ialah pemasangan iklan bisa berupa text, image, flash maupun video pada blog yang memasang kode adsense. Anda juga bisa mengatur tempat pemasangan iklan serta mengelola iklan tersebut sesuai keinginan anda. Jika dibandingkan dengan biaya konvensional seperti pemasangan iklan di TV maka cara ini dinilai lebih hemat. Sistem pembayarannya ada yang mencakup 1000 view atau pay per click. Google adwords membantu anda dalam meningkatkan traffic situs sehingga muncul di halaman pertama pencaharian. Google adwords diyakini mampu menambah dampak positif terhadap penjualan anda. Apapun cara yang anda gunakan selalu ingat untuk memberikan pelayanan yang maksimal kepada pelanggan anda. Pelayanan maksimal ini bisa berupa menjawab pertanyaan konsumen sejelas-jelasnya dan menanggapi keluhan atas produk anda. Kritik yang membangun akan membantu anda menghasilkan produk yang lebih baik kedepannya. Meniru gaya promosi toko lain demi peningkatan penjualan itu sah-sah saja namun apabila tanpa inovasi yang berarti maka hasilnya akan sama saja.



43