SOP Pengumpulan, Penyimpanan Dan Retrieving Data [PDF]

Citation preview

Pengumpulan, Penyimpanan dan Retrieving Data No. Dokumen : 440/137/SOP/ADMEN/2017 : SOP No. Revisi Tanggal Terbit : 09 Maret 2017 Halaman : 1 s/d 2 UPTD PUSKESMAS SIMPENAN 1. Pengertian



2. Tujuan



3. Kebijakan



4. Referensi



5. Prosedur/ Langkah–langkah



Ade Kartini Tresnawati, SKM NIP. 196803201989022 002



o Pengumpulan, penyimpanan dan retrieving (pencarian kembali) data adalah kegiatan pengumpulan, penyimpanan dan pencarian data yang dilakukan di Puskesmas baik secara aktif maupun secara pasif. o Pengumpulan data merupakan kegiatan pengumpulan data yang diperoleh secara aktif maupun pasif dari PKD, Puskesmas maupun Masyarakat. o Penyimpanan data merupakan kegiatan penyimpanan data dan informasi yang ada di Puskesmas baik secara manual maupun elektronik. o Pencarian kembali data merupakan kegiatan proses pencarian data agar lebih mudah ditemukan. o Sebagai acuan petugas dalam melakukan pengumpulan, penyimpanan dan retrieving (pencarian kembali) data. o Sebagai pedoman dalam pengumpulan, penyimpanan dan retrieving (pencarian kembali) data. Surat Keputusan Kepala UPTD Puskesmas Simpenan Nomor 440/97/SK/ADMEN/2017 tentang Ketersediaan Data dan Informasi. o Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. o Permenkes Nomor 75 Tahun 2014 tentang Pusat Kesehatan Masyarakat (PUSKESMAS). 1. Kepala Puskesmas memanggil penanggung jawab program dan pelaksana kegiatan program untuk merencanakan sistem pengumpulan, penyimpanan dan retrieving (pencarian kembali) data; 2. Penanggung jawab program menerima panggilan Kepala Puskesmas; 3. Kepala Puskesmas menerima penanggung jawab program dan pelaksana kegiatan program; 4. Kepala Puskesmas menyampaikan rencana pengumpulan, penyimpanan dan retrieving (pencarian kembali) data; 5. Kepala Puskesmas membentuk tim untuk pengumpulan, penyimpanan dan retrieving (pencarian kembali) data; 6. Notulen mencatat hasil pertemuan; 7. Kepala Puskesmas menutup pertemuan; 8. Tim yang ditunjuk mencari data secara aktif;



9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17.



Tim yang ditunjuk menerima secara pasif data–data yang dibutuhkan; Tim memilah/menyaring data yang terkumpul; Tim merekap data sesuai dengan jenisnya; Petugas menyimpan data dalam map sesuai dengan jenisnya; Petugas memberikan kode/nomor/catatan pada map sesuai dengan jenis datanya; Petugas meletakkan map penyimpan data pada tempat yang telah tersedia; Petugas memastikan bahwa data yang disimpan aman dan mudah untuk dicari kembali apabila dibutuhkan; Petugas pengelola data mengambil data yang diperlukan; Petugas meletakkan kembali data ditempat semula apabila sudah tidak digunakan lagi.



6. Bagan Alir 7. Hal-hal Yang Perlu Diperhatikan 1. 8. Unit Terkait 2. 3.



9. Dokumen Terkait 10.Rekaman Historis Perubahan



Tim ADMEN Tim UKM Tim UKP



Data hasil kegiatan, format laporan No



Yang Dirubah



Isi Perubahan



Tgl Mulai Diberlakukan



Pengumpulan, Penyimpanan dan Retrieving Data No. Dokumen : 440/138/ Daftar Tilik/ADMEN/2017 DAFTAR No. Revisi : TILIK Tanggal Terbit : 09 Maret 2017 Halaman : 1 s/d 2 UPTD PUSKESMAS SIMPENAN



Ade Kartini Tresnawati, SKM NIP. 196803201989022 002



No.



Uraian Kegiatan



1.



Apakah Kepala Puskesmas memanggil penanggung jawab program dan pelaksana kegiatan program untuk merencanakan sistem pengumpulan, penyimpanan dan retrieving (pencarian kembali) data? Apakah penanggung jawab program menerima panggilan Kepala Puskesmas? Apakah Kepala Puskesmas menerima penanggung jawab program dan pelaksana kegiatan program? Apakah Kepala Puskesmas menyampaikan rencana pengumpulan, penyimpanan dan retrieving (pencarian kembali) data Apakah Kepala Puskesmas membentuk tim untuk pengumpulan, penyimpanan dan retrieving (pencarian kembali) data? Apakah notulen mencatat hasil pertemuan? Apakah Kepala Puskesmas menutup pertemuan? Apakah tim yang ditunjuk mencari data secara aktif? Apakah tim yang ditunjuk menerima secara pasif data– data yang dibutuhkan? Apakah tim memilah/menyaring data yang terkumpul? Apakah tim merekap data sesuai dengan jenisnya? Apakah petugas menyimpan data dalam map sesuai dengan jenisnya? Apakah petugas memberikan kode/nomor/catatan pada map sesuai dengan jenis datanya? Apakah petugas meletakkan map penyimpan data pada tempat yang telah tersedia? Apakah petugas memastikan bahwa data yang disimpan aman dan mudah untuk dicari kembali apabila dibutuhkan? Apakah petugas pengelola data mengambil data yang diperlukan? Apakah petugas meletakkan kembali data ditempat semula apabila sudah tidak digunakan lagi? JUMLAH



2. 3. 4.



5.



6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15.



16. 17.



Ya



Tidak



Tidak Berlaku



Compliance rate (CR) : ……………………………% ………………………, …………………………….. Pelaksana/Auditor



(…………………………………)