Sop Surat Masuk. [PDF]

Citation preview

SURAT MASUK No. Dokumen



STANDAR



Revisi



Halaman



0



1 dari 3



Ditetapkan Oleh, Tanggal Terbit



OPERASIONAL PROSEDUR



dr. Alexsia



NIP. 440/871/PSDK-SDMK/X/2019 1. Pengertian 2. Tujuan 3. Kebijakan 4. Referensi 5. Prosedur



6. Langkahlangkah



Menerima, Mencatat, Mengelompokan, Mengarahkan, Mengarsipkan, Memelihara, Menemukan Surat Masuk. Sebagai Laporan, Dokumen Arsip pada Dinas Kesehatan Kota Gunungsitoli - Peraturan Walikota Gunungsitoli Nomor 13 Tahun 2010 Tentang Naskah Dinas Di Lingkungan Pemerintah Kota Gunungsitoli; - Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 54 tahun 2009 Tentang Tata Naskah Dinas dilingkungan Pemerintah; Alat                     1. 2. 3. 4.



dan Bahan : Surat Edaran Surat Keterangan Surat Biasa Komputer Kertas HVS (Putih, Merah, Kuning dan Biru) Printer Staples Stempel Surat Izin Surat Perintah Tugas Surat Perintah Perjalanan Dinas Surat Undangan Lembar Disposisi Pengumuman Surat Pengantar Lembaran daerah Buku Ekspedisi Buku Agenda Keluar /masuk Lemari Arsip / File Kabinet Map / Map File Petugas menerima Surat masuk dan menandatangani ekspedisi Petugas Mengagendakan atau mencatat surat masuk dalam buku agenda sesuai dengan klasifikasi sifat surat Petugas menyampaikan/meneruskan surat masuk kepada atasan atau Sekdin serta melampirkan lembar disposisiuntuk proses selanjutnya Setelah di ketahui Sekdin, Proses selanjutnya



5. 6. 7. 8.



9. 7. Bagan Alir



disampaikan kepada kepala Dinas Proses selanjutnya sesuai petunjuk Kepala Dinas /disposisi Petugasmelihat membaca catatan lembar disposisi Kepala Dinas membuat file dalam komputer (scan) sebagai dokumen elektronik Petugas mengirim / meneruskan Surat masuksesuai petunjuk pada lembar disposisi dan mencatat pada buku ekspedisi untuk di paraf sebagai bukti bahwa surat telah terkirim dan diterima . Dokumen Surat masuk di susun kedalam map file untuk di simpan dalam lemari dokumen sebagai arsip PROSEDUR PENERIMAAN SURAT MULAI Menerima Surat dan Mengagendakan, mencatat nomor surat Menyerahkan Surat kepada Sekdinsertamelampirkan lembar disposisi Proses selanjutnya meminta petunjuk Kadis (disposisi) Membaca disposisi surat untuk diteruskan dan mengcopy sebagai dokumen



Menyerahkan Surat berdasarkan disposisi serta ekspedisi untuk di paraf/ ditandatangani Menyerahkan Surat berdasarkan disposisi serta mencatat pada ekspedisi untuk di paraf/ ditandatangani



Setelah diterima dan di tindaklanjut, dokumen atau surat asli di kembalikan kepada petugas Arsip untuk di Arsipkan.



8. Hal-hal yang perlu diperhatikan 9. Unit Terkait 10.DokumenTerk ait 11.Rekaman Historis Perubahan



Sebelum pulang kantor petugas memastikan bahwaSurat, Dokumen Arsip tidak tercecer atau sudah pada tempatnya. - Dinas Kesehatan Kota Gunungsitoli - Klinik - Rumah Sakit



No.



Yang dirubah



Isi Perubahan



Tanggal mulai diberlakukan