t1 070720 Sistem Informasi Eksekutif [PDF]

Citation preview

SISTEM INFORMASI EKSEKUTIF Makalah ini Disusun sebagai Syarat Memenuhi Mata Kuliah Sistem Informasi dan Pengendalian Intern



Disusun oleh: BUDI WINARNO



(1951030005)



HERI MUSTAFA



(1951030007)



BETA CHRISTY APRILIANA PUTRI



(1951030008)



PROGRAM STUDI PENDIDIKAN PROFESI AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMIKA DAN BISNIS UNIVERSITAS STIKUBANK SEMARANG 2020



KATA PENGANTAR Puji syukur kami panjatkan kehadirat Tuhan yang telah memberikan rahmat serta karunia-Nya kepada kami, sehingga kami dapat menyelesaikan tugas kelompok makalah pada mata kuliah Sistem Informasi dan Pengendalian Intern dengan judul “SISTEM INFORMASI EKSEKUTIF” telah kami selesaikan dengan tepat waktu. Dengan harapan makalah ini dapat menambah informasi kepada kita semua dalam bidang Sistem Informasi. Kami menyadari bahwa makalah ini masih jauh dari kata sempurna, untuk itu itu kritik dan saran dari semua pihak yang tentunya dapat membangun selalu akan kami terima. Akhir kata, kami ucapkan terima kasih dan mohon maaf apabila masih banyak terdapat kekurangan. Semoga Allah SWT senantiasa meridhoi segala usaha kita, Amin YRA. Semarang,



Juli 2020.



2



DAFTAR ISI KATA PENGATAR.................................................................................................................



2



DAFTAR ISI............................................................................................................................



3



BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang..................................................................................................................



4



1.2 Rumusan Masalah.............................................................................................................



4



1.3 Tujuan Penulisan...............................................................................................................



5



BAB II PEMBAHASAN 2.1 Pengertian Sistem Informasi Eksekutif..............................................................................



6



2.2 Sejarah Sistem Informasi Eksekutif ..................................................................................



6



2.3 Komponen dalam Sistem Informasi Eksekutif ..................................................................



7



2.4 Konsep Dasar Sistem Informasi Eksekutif.........................................................................



8



2.5 Faktor-faktor Penentu Keberhasilan Sistem Informasi Eksekutif......................................



9



2.6 Langkah – langkah untuk meningkatkan Sistem Informasi...............................................



10



2.7 Kelebihan dan kekurangan Sistem Informasi Eksekutif....................................................



12



2.8 Contoh penerapan Sistem Informasi Eksekutif..................................................................



12



BAB III PENUTUP Kesimpulan ..............................................................................................................................



14



Daftar Pustaka .........................................................................................................................



15



3



BAB I PENDAHULUAN 1.1



Latar Belakang Berkembangnya teknologi sistem informasi, dapat mempermudah manusia dalam menyelesaikan pekerjaanya dalam berbagai aspek kehidupan. Pencarian informasi, proses pengambilan keputusan, membuat penilaian dan perkiraan untuk perencanaan dan pengendalian dapat dengan mudah dilakukan secara komputerisasi. Informasi adalah data yang diolah menjadi bahan yang lebih berguna dan berarti bagi penerimanya. Dengan adanya informasi, suatu organisasi dapat mengetahui tingkat produktivitas, kemajuan dan semua aktivitas yang terjadi pada organisasi tersebut. Oleh sebab itu dalam suatu organisasi diperlukan suatu sistem informasi yang dapat mengolah dan merangkum data. Sistem informasi inilah yang disebut dengan Sistem Informasi Eksekutif. Sistem Informasi Eksekutif berperan penting dalam suatu organisasi, hal ini dapat dilihat dari kelebihan Sistem Informasi Eksekutif yang ditawarkan dapat menunjang eksekutif dalam mengambil keputusan. Seiring dengan semakin pesatnya laju informasi melalui fasilitas internet, maka kekurangan akan informasi juga semakin terasa. Tanpa adanya Sistem Informasi Eksekutif yang memadai, maka laju perkembangan suatu organisasi akan terhambat dan tidak mampu bersaing organisasi lainnya.



1.2



Rumusan Masalah 1. Apa pengertian Sistem Informasi Eksekutif ? 2. Bagaimana Sejarah Sistem Informasi Eksekutif ? 3. Apa saja komponen dalam Sistem Informasi Eksekutif ? 4. Bagaimana konsep dasar dari Sistem Informasi Eksekutif ? 5. Faktor-faktor apa sajakah dalam penentu keberhasilan Sistem Informasi Eksekutif ? 6. Langkah-langkah apa saja yang digunakan untuk meningkatkan sistem informasi ? 7. Apa saja kelebihan dan kekurangan dari Sistem Informasi Eksekutif ? 8. Berikan contoh penerapan Sistem Informasi Eksekutif



4



1.3



Tujuan Penulisan 1. Untuk mengetahui pengertian Sistem Informasi Eksekutif. 2. Untuk mengetahui sejarah dari Sistem Informasi Eksekutif. 3. Untuk mengetahui komponen dalam Sistem Informasi Eksekutif. 4. Untuk mengetahui konsep dasar dari Sistem Informasi Eksekutif. 5. Untuk mengetahui faktor-faktor penentu keberhasilan dari Sistem Informasi Eksekutif. 6. Untuk mengetahui langkah-langkah yang digunakan untuk meningkatkan sistem informasi. 7. Untuk mengetahui kelebihan dan kekurangan dari Sistem Informasi Eksekutif. 8. Untuk memudahkan dan memahami contoh kasus penerapan Sistem Informasi Eksekutif.



5



BAB II PEMBAHASAN 2.1



Pengertian Sistem Informasi Eksekutif Sistem



Informasi



Eksekutif



(SIE)



adalah



suatu



bagian



yang



menyediakan informasi bagi eksekutif mengenai kinerja keseluruhan perusahaan. SIE juga dapat dimaknai sebagai sebuah sistem informasi yang interaktif, yang memungkinkan pihak eksekutif untuk mengakses data dan informasi. Penggunaan SIE dapat memudahkan dalam pengidentifikasian masalah, pengeksplorasian solusi, dan menjadi dasar dalam proses perencanaan yang sifatnya strategis. Sistem



Informasi



Eksekutif



(SIE)



merupakan



salah



satu



jenis sistem



informasi yang digunakan untuk memudahkan dan mensupport dalam pengambilan keputusan yang diperlukan oleh top eksekutif. SIE menyediakan kemudahan akses terhadap informasi baik dari dalam maupun dari luar yang relevan dengan tujuan organisasi.  SIE menekankan pada tampilan visual dan antar muka yang ramah dan mudah digunakan oleh pengguna. SIE menawarkan laporan yang kuat dan kemampuan menelusuri, dimana dengan penggunaan SIE ini dapat mengintegrasikan data yang berasal dari sumber data internal maupun eksternal, kemudian melakukan transformasi data ke dalam bentuk rangkuman laporan yang berguna. Laporan ini biasanya digunakan oleh manajer dan level eksekutif untuk mengakses secara cepat laporan yang berasal dari seluruh perusahaan dan departemen, sehingga dapat diperoleh pengetahuan yang berguna bagi pihak eksekutif. Laporan ini digunakan untuk menemukan alternatif solusi untuk menekan permasalahan manajerial dan membuat perencanaan keputusan untuk perusahaan. 2.2



Sejarah Sistem Informasi Eksekutif Dulu, sistem informasi eksekutif adalah program dasar dari komputer bingkai utama. Tujuannya untuk memaket data perusahaan dan menyediakan kinerja penjualan atau statistik riset pasar untuk pembuat keputusan, seperti direktur pemasaran, pejabat 6



eksektif,



yang



tidak



terlalu



mengenal



komputer.



Tujuannya



adalah



untuk



mengembangkan aplikasi komputer yang disorot informasi untuk memenuhi kebutuhan para eksekutif senior. Biasanya, SIE hanya menyediakan data yang mendukung tingkat keputusan eksekutif, tidak semua data perusahan. Sekarang, penerapan SIE tidak hanya dalam hierarki korporasi yang khas, tetapi juga di tingkat perusahaan yang lebih rendah. Seperti beberapa klien layanan perusahaan mengadopsi sistem informasi terbaru perusahaan, karyawan dapat menggunakan komputer pribadi mereka untuk mendapatkan akses ke data perusahaan dan mengidentifikasi informasi yang relevan dengan pengambilan keputusan mereka. Pengaturan ini menyediakan informasi yang relevan dan atas dan tingkat lebih rendah di perusahaan. 2.3



Komponen dalam Sistem Informasi Eksekutif Secara umum, komponen dalam Sistem Informasi Eksekutif (SIE) dapat digolongkan menjadi : a. Perangkat Keras Ketika membicarakan tentang perangkat keras komputer dalam lingkungan SIE, kita harus fokus pada perangkat keras yang dibutuhkan para eksekutif. Para eksekutif harus diutamakan dan kebutuhannya harus ditentukan sebelum perangkat keras dapat dipilih. Perangkat keras dasar yang dibutuhkan untuk suatu SIE ada empat komponen: 



Perangkat Input. Perangkat ini memungkinkan eksekutif untuk masuk, memverifikasi dan memperbarui data segera.







Unit Pemroses Sentral , penting karena akan mengontrol komponen sistem komputer lain.







File penyimpan data. Para eksekutif dapat menggunakan ini untuk menyimpan informasi bisnis yang berguna, dan bagian ini juga membantu eksekutif untuk mencari sejarah informasi bisnis dengan mudah.







Perangkat output, yang memberikan rekaman visual atau permanen bagi para eksekutif untuk menyimpan atau membaca. Perangkat ini mengacu pada perangkat keluaran gambar seperti monitor atau printer



7



Selain itu, dengan munculnya jaringan area lokal (LAN), beberapa produk SIE untuk jaringan workstation menjadi tersedia. Sistem ini memerlukan sedikit dukungan dan perangkat keras komputer yang kurang mahal. Mereka juga meningkatkan akses informasi SIE ke lebih banyak perusahaan pengguna. b. Perangkat Lunak Memilih perangkat lunak yang tepat sangat penting untuk EIS yang efektif. Oleh karena itu, komponen perangkat lunak dan bagaimana mereka mengintegrasikan data ke dalam satu sistem itu penting. Suatu EIS meliputi empat komponen perangkat lunak: 



Teks , dokumen ini biasanya berbasis teks.







Database, heterogen database pada berbagai platform komputer vendor khusus dan terbuka membantu para eksekutif dalam mengakses data baik internal maupun eksternal.







Berbasis grafis, grafis dapat mengubah volume teks dan statistik menjadi informasi visual untuk eksekutif. Jenis grafis yang khas: grafis seri waktu, diagram sebar, peta, grafis gerak, grafik urutan dan berorientasi perbandingan grafik (yaitu, grafik batang).







Basis model-model SIE mengandung statistik rutin dan khusus, keuangan, dan lain analisis kuantitatif.



2.4



Konsep dasar Sistem Informasi Eksekutif Para eksekutif membangun SIE atas dasar konsep-konsep manajemen. Ada 3 konsep yang perlu dibahas, yaitu: faktor-faktor penentu keberhasilan (critical success factors), management by exception, dan model mental. Adapun penjelasan sebagai berikut : a. Faktor Penentu Keberhasilan (Critical Success Factor) Adalah hal-hal (factor) yang menentukan keberhasilan atau kegagalan segala jenis kegiatan organisasi. Faktor-faktor ini dalam setiap perusahaaan berbeda-beda tergantung dari kegiatan yang dilakukan. Tahun 1961 D. Donald 8



Daniel dari McKinsey & Company menciptakan faktor-faktor keberhasilan. Faktor-faktor ini bervariasi dari satu perusahaan ke perusahaan lain. Untuk industri kendaraan bermotor, CSF (critical success factors) yang diyakini adalah model, jaringan dealer yang efisien, dan pengendalian biaya manufaktur yang efisien. Sebagai contoh misalnya sebagai berikut CSF dari industri asuransi jiwa adalah pengembangan personil manajemen agen, pengendalian personil administratif, dan inovasi menciptakan produk-produk asuransi. b. Management by Exception (MBE) Perbandingan antara kinerja yang direncanakan dengan kinerja actual. Sehingga



informasi



dapat



langsung



didapat



dan



digunakan



untuk



menyelesaikan setiap permasalahan seperti perangkat lunak EIS yang dapat mengidentifikasi perkecualian-perkecualian secara otomatis dan membuatnya diperhatikan oleh eksekutif. c. Model Mental Peran utama SIE adalah membuat sintesis, atau menyarikan data dan informasi bervolume besar untuk meningkatkan kegunaannya. Pengambilan sari ini disebut pemampatan informasi (information compression) dan menghasilkan suatu gambaran atau model mental dari operasi perusahaan. Tahun 1973, P.N. Johnson – Lavid menciptakan istilah model mental, yakni “memungkinkan perorangan untuk membuat penilaian dan perkiraan, untuk memahami fenomena, untuk memutuskan tindakan yang perlu diambil dan untuk mengendalikan pelaksanaannya dan di atas semuanya untuk mengalami kejadian melalui pengganti (proxy). 2.5



Faktor-faktor penentu keberhasilan Sistem Informasi Eksekutif Rockart dan Delong mengidentifikasi 8 faktor penentu keberhasilan SIE, yaitu: i.



Sponsor eksekutif yang mengerti dan berkomitmen, Eksekutif tingkat puncak, lebih baik CEO karena harus berfungsi sebagai sponsor eksekutif SIE dengan mendorong penerapannya.



ii.



Sponsor operasi, kalau sponsor eksekutif sibuk dapat diberikan kepada eksekutif lebih rendah, misal wakil presiden eksekutif. Sponsor operasi bekerjasama dengan 9



eksekutif pemakai dan spesialis informasi untuk memastikan pekerjaan itu terlaksana. iii.



Staff jasa informasi yang sesuai, tidak saja mengerti teknologi informasi tetapi juga mengerti cara eksekutif menggunakan sistem itu.



iv.



Teknologi informasi yang sesuai H/W dan S/W tidak lebih dan tidak kurang.



v.



Manajemen data, data harus selalu mutakhir dengan mengidentifikasi tanggal dan jam dimasukkan dalam sistem. Juga perlu analisis melalui drill-down dengan bertanya kepada manajer data atau keduanya.



vi.



Kaitan yang jelas dengan tujuan bisnis, SIE harus berhasil memecahkan masalahmasalah spesifik/untuk memenuhi kebutuhan yang dapat ditangani teknologi informasi.



vii.



Manajemen atas : Penolakan organisasi. Jika seorang eksekutif menolak SIE, perlu upaya untuk mendapatkan dukungan. Untuk itu perlu identifikasi masalah tersebut, kemudian menerapkan SIE dengan proto typing untuk mengatasi masalah tersebut.



viii.



Manajemen atas penyebaran dan evolusi sistem : Jika manajer tingkat atas mulai menerima informasi dari SIE, maka manajer tingkat bawah menginginkan informasi yang sama, karena mereka ingin mengantisipasi masalah dan memecahkannya sebelum manajer tingkat atas mengangap masalah tersebut tidak terkendali.



2.6



Langkah-langkah untuk meningkatkan Sistem Informasi Lima langkah untuk pencapaian pengembangan tersebut : 1) Menyimpan inventarisasi dari transakasi informasi yang masuk, yaitu memelihara record data dan menyimpan ke database, dan dapat dibuat laporan. Studi Jones dan McLeod mengemukakan bahwa eksekutif biasanya menganggap sumber dan media tertentu dapat memberikan kontribusi yang lebih banyak dari apa sebenarnya ia berikan. Dengan bukti sam , sumber dan media yang lain mungkin ia remehkan. Eksekutif. Dibantu oleh sekretarisnya. Dapat memelihara catatan data yang sama seperti yang ada pada studi jones dan McLeod. Data yang dicatat tersebut dimasukan kedalam DBMS. Kemudian meraka dapat membuat laporan yang dapat digunakan untuk mejawab tujuh pertanyaan yang dikemukakan oleh jones dan McLeod bila meraka berhubungan dengan system yang dimilikinya. 10



2) Merangsang terjadinya sumber yang bernilai tinggi. Dengan adanya sumber yang bernilai tinggi maka eksekutif mengkomunikasikan sumber tersebut ke setiap anggota dengan melakukan konferensi. eksekutif kemudian dapat melakukan cara yang lebih mudah untuk mengkomunikasikan sumber tersebut. CEO bank memberikan contoh yang baik mengenai cara melakukan hal ini. Mungkin sebagian besar informasi yang bernilai tinggi yang ia terima berasal dari komite manajemennya. Agar setiap anggota merasa mempunyai kesempatan yang sama untuk berpartisipasi, CEO memutuskan untuk menggunakan meja bundar untuk melakukan konferensi. 3) Mengambil manfaat dari peluang yang ada, ketika informasi datang, eksekutif harus dapat memperolehnya. Ketika secuil informasi datang, eksekutif harus menangkapnya. Wakil direktur bidang keuang menjalankan strategi ini dengan menempatkan meja kerjanya menghadap tembok, sehingga ia membelakangi pintu masuk. Nampaknya hal ini seperti untuk menghindari informasi, padahal sebenarnya maksudnya kebalikannya. Seperti yang ia jelaskan, ketika seseorang memasuki kantornya, ia tidak ingin melakukan percakapan dengan tamu tersebut sambil melihat tumpukan kertas kerja yang belum selesai dikerjakan. Dengan penempatan mejanya menghadap tembok. Ia dapat menghadapi tamunya dengan konsentrasi penuh tanpa gangguan kertas kerja yang belum ia selesaikan. 4) Menyesuaikan sistem dengan kebutuhan perorangan, eksekutif menggunakan gaya atau cara pengumpulan informasi yang berbeda. Dalam studi jones dan Mcleod, datanya menunjukan bahwa tiap eksekutif mempunyai gaya atau cara pengumpulan informasi yang berbeda-beda. Apa yang terbaik bagi eksekutif adalah bila ia tidak berkerja untuk orang lain. CEO dari perusahaan pengecer mengerjakan apa yg menjadi perkejaannya sendiri. 5) Memanfaatkan



teknologi,



memanfaatkan



staf



pelayan



informasi



untuk



mengembangkan sistem dalam perusahaan itu sendiri. Minat terhadapat EIS telah meningkat mulai akhir tahun 1980-an. Banyak perusahaan besar yang telah mempekerjakan staf pelayanan informasi untuk mengembangkan system dalam perusahaan itu sendiri. Sekarang ini ada lebih dari 30 perusahaan yang memasuk dan menawarkan software SIE, hardware, dan pelayanan konsultasi. Kita akan 11



mengakhiri pembahasan kita kali ini dengan menampilkan pilihan dan beberapa dasar untuk melakukan implementasi yang baik.



2.7



Kelebihan dan kekurangan Sistem Informasi Eksekutif Semua sistem memliki kekurangan dan kelebihan. Akan tetapi, itu semua tergantung dari penggunaan dan pengguna. SIE pun juga memiliki kekurangan dan kelebihan sendiri. Pada postingan kali ini, saya membahas tentang Kelebihan dan Kekurangan Sistem Informasi Eksekutif (SIE). Dimana penjelasan Sistem Informasi Eksekutif sendiri saya jelaskan pada postingan lain. Berikut Kelebihan Sistem Informasi Eksekutif (SIE) tersebut:  Mempermudah para eksekutif untuk menggunakan pengalamannya dalam dunia komputer.  Menyediakan pengiriman tepat waktu dari keterangan rangkuman perusahaan.  Keterangan yang disediakan semakin mudah dimengerti.  Biasanya menawarkan efisiensi untuk membuat keputusan.  Melakukan penyaringan data untuk manajemen.  Meningkatkan pemeriksaan keterangan.  Dapat Mengakses dan memadukan jangkauan data internal dan eksternal yang bersifat luas. Sedangkan Kekurangan Sistem Informasi Eksekutif (SIE), yaitu:  Memiliki fungsi yang terbatas, tidak dapat melakukan perhitungan kompleks.  Pada perusahaan kecil mungkin membutuhkan biaya lebih untuk membuat implementasi.  Karena sistemnya besar, sehingga sulit untuk mengaturnya.  Pembuatannya harus dapat memenuhi kebutuhan informasi bagi eksekutif senior. 12



 Eksekutif mungkin menghadapi beban terlalu berat untuk membuat keterangannya.  2.8



Contoh Penerapan Sistem Informasi Eksekutif Bidang Kepegawaian Salah satu contoh penerapan Sistem Informasi Eksekutif Bidang Kepegawaian adalah Sistem Informasi Eksekutif Bagian Kepegawaian di PT Pelindo II (Persero) Palembang. Di PT Pelindo II untuk proses pelaporan kepada manager masih menggunakan laporan langsung (lisan) sehingga belum terintegrasi dengan data yang lain, selain itu juga menyusahkan pada saat penyajian khusus atau pelaporan informasi pada manager. Metode pengembangan sistem yang digunakan yaitu SIE lifecycle (Lungu 2005). Metode Lifecycle sendiri terdiri dari : 1) Justifikasi 2) Perencanaan 3) Enterprise Infrastructure Evaluation 4) Project Planning 5) Bisnis Analisis Hasil dari sistem informasi eksekutif ini adalah halaman yang dapat ditampilkan dalam web browser, dengan beberapa sub menu antara lain Menu Halaman SDM (input data kepegawaian dan hasil laporan kegiatan). Pimpinan dapat melihat hasil laporan dari pegawai. Laporan yang ditampilkan berupa rangkuman laporan yang berbentuk grafik dan table. Grafik dan table tersebut berguna untuk manager sebagai bahan pertimbangan dalam mengambil keputusan. Dalam contoh kasus di atas, Sistem Informasi Eksekutif digunakan untuk menampilkan laporan para pegawai dan hanya berupa grafik dan table.



13



BAB III PENUTUP Kesimpulan Sistem Informasi Eksekutif (SIE) memiliki peranan yang sangat penting dalam perkembangan sistem informasi. Sistem Informasi Eksekutif (SIE)  merupakan  sistem terkomputerisasi yang memberi eksekutif akses yang mudah ke informasi internal dan eksternal yang relevan dengan faktor keberhasilan kebutuhannya. Tidak hanya itu, Sistem Informasi Eksekutif  (SIE) adalah sistem yang dibuat hanya untuk digunakan para Eksekutif atau Top Level Management dalam sebuah organisasi atau perusahaan. Dimana dalam sistem ini hanya menampilkan grafik dan laporan dari seluruh proses bisnis pada organisasi atau perusahaan tersebut.



14



DAFTAR PUSTAKA Anonim.



2009.



Makalah



Sistem



Informasi



eksekutif,



(Online),



(http://kusjunianto.wordpress.com/2013/12/17/makalah-sistem-informasi-eksekutif/, Di akses 6 Juli 2020) http://arhami.files.wordpress.com/2011/08/sistem-informasi-eksekutif.pdf, Di akses 6 Juli 2020 http://giriayoga.com/2011/10/20/perkembangan-sistem-informasi-eksekutif-dan-penerapannyadi-indonesia/, Di akses 6 Juli 2020 http://www.scribd.com/doc/52824394/Bab13-Sistem-Informasi-Eksekutif, Di akses 6 Juli 2020



15