Tugas 2 Dasar - Dasar Kesekretarisan [PDF]

Citation preview

AJ05-RK1d*)



NASKAH TUGAS MATA KULIAH UNIVERSITAS TERBUKA SEMESTER: 2020/21.1



Fakultas



: FHISIP



Program Studi



: D-4 Kearsipan



Kode/Nama MK



: ASIP4103/Dasar dasar Kesekretarisan



Tugas



:2



Penulis Soal/Institusi



: Santi Dewiki/ UT



Penelaah Soal//Institusi : Dewi Maharani R./UT No Wacana



Soal



Skor



Salah satu tugas sekretaris adalah mengatur pertemuan antara pimpinan dan tamu yang akan bertemu dengan pimpinan. Tugas ini dimulai dari membuat janji, konfirmasi hingga menerima kedatangan tamu di kantor. Seorang sekretaris harus menghormati dan melayani dengan sepenuh hati agar para tamu merasa senang dan mempunyai kesan yang baik terhadap perusahaan, karena seorang sekretaris membawa nama baik perusahaan dalam berhubungan dengan tamu perusahaan maupun klien. Jadi, seorang sekretaris harus mengetahui tata cara menerima tamu yang baik dan hal-hal apa saja yang harus di lakukan jika pimpinan tidak ada di tempat. Sumber: http://staffnew.uny.ac.id/upload/197912032015042001/pendidikan/PERTEMUAN%205MENGELOLA%20TAMU.pdf 1



15 a. Bagaimana cara melayani tamu yang telah membuat perjanjian sebelumnya tetapi datang lebih awal atau datang terlambat? Jawab : 



Jika tamu datang lebih awal dari waktu yang sudah direncanakan, maka bila pimpinan bersedia mempercepat waktu pertemuan, anda tinggal mengefektifkan waktu kerjanya. Tetapi bila



AJ05-RK1d*) No



Soal pimpinan tidak dapat memajukan waktu pertemuan, maka



Skor



sebaiknya tamu tersebut diberi bahan bacaan atau minuman untuk mengisi wakunya. 



Jika tamu datang terlambat, sedangkan jadwal kerja pimpinan sangat



padat,



maka



ketika



tamu



tiba



sekretaris



segera



memberitahukan pimpinan. Pada saat mengantar tamu ke pimpinan, sekertaris harus menyampaikan kepada  tamu itu bahwa jadwal pimpinan sangat padat, karena sesaat lagi pimpinan harus menemui tamu berikutnya. Dengan demikian ia akan memahami kesibukan pemimpin anda. Sumber : “ Ensikloblogia ( 2016 ), Tata Cara Menerima Tamu dan Melayani Tamu Bagi Sekretaris dan Resepsionis Kantor dan Hotel “



b. Bagaimana etika menerima tamu di kantor? Jawab : Menurut Sedarmayanti, etika sekretaris dalam menerima tamu, antara lain : a. Bersikap sopan dan ramah b. Berkepribadian menarik



15



c. Bijaksana d. Mempunyai cukup pengetahuan tentang struktur organisasi dan hal penting tentangorganisasi tempatnya bekerja, serta pengetahuan lainnya. a.       Sumber : “ Anjelytiara, ( 2019 ) Etika Menerima Tamu Kantor Dengan Baik “ Memang sulit menjadi orang sibuk. Tamu selalu saja datang silih berganti ke kantor. Padahal, pekerjaan juga masih menumpuk di sana sini. Yang menambah kesal, terkadang orang-orang yang berkunjung ke kantor itu adalah orang yang tidak kita harapkan atau tidak memiliki urusan yang penting. c.



Apa yang harus dilakukan untuk mengatasi masalah tamu yang tidak



10



AJ05-RK1d*) No



Soal diundang dan bagaimana cara menghadapinya? Jawab : a.   Titip Pesan Pada Orang Lain  Sebaiknya titip pesan pada asisten, sekretaris atau resepsionis bahwa Anda tidak pernah mau menerima tamu yang datang tanpa perjanjian sebelumnya. Lalu pastikan juga pada mereka bahwa setiap tamu yang datang harus didata dengan detail, misalnya siapa namanya, keperluannya apa, dan sebagainya.  b.   Selesaikan Via Telepon  Kalau memang suatu masalah bisa diselesaikan via telepon.Ya, selesaikan saja lewat alat komunikasi yang satu ini. Dengan demikian ia tidak perlu datang lagi ke kantor anda. Jadi waktu kerja pun tidak akan jadi terbuang.  c.   Keluarkan Lewat Bahasa Tubuh  Bahasa tubuh amat membantu untuk mengeluarkan pesan-pesan tertentu.Misalnya ketika Anda kedatangan tamu tak diundang, Anda bisa menunjukan keengganan itu dengan tidak menawarkannya duduk atau menawarkan segelas air minum.Melirik arloji atau mencoba menekan-nekan nomor ponsel juga bisa dilakukan untuk menandakan kalau Anda sedang dikejar waktu.  d.  Berbohong Demi Kebaikan  Jika tamu tersebut benar-benar sudah 'keras kepala' untuk tetap tinggal Katakan saja bahwa anda harus menghadiri suatu pertemuan dan harus segera mempersiapkan bahan-bahannya.Apa boleh buat, toh Anda juga sudah tidak merasa nyaman didekatnya bukan?  e.   Jangan Ajak ke Ruangan  Jika Anda terlanjur bertemu dengan 'tamu tak diundang itu di di lobby atau ruang resepsionist, maka mau tidak mau anda harus 'meladeninya'. Nah, cara meladeninya juga harus dengan sikap yang



Skor



AJ05-RK1d*) No



Soal tegas. Sebaiknya lakukan percakapan di ruang resepsionist atau



Skor



lobby dengan posisi berdiri, jangan biarkan ia memasuki ruang kerja Anda. Memang dalam etika menerima tamu melalukan hal ini tidak dibolehkan. Akan tetapi dalam hal lain cara ataupun sikap ini sangat penting untuk menangani tamu yang memang sudah tidak bisa ditolelir lagi dalam berkunjung atau bertamu ke kantor tersebut. menolak tamu bisa menjadi alternatif yang efektif asalkan penggunaan dan cara penyampaianya tidak melanggar etika kesopanan dan etika komunikasi. Wacana Sudah bukan rahasia lagi bahwa setiap meeting pasti memiliki permasalahannya sendiri, mulai dari yang ringan dan terkesan sepele sampai permasalahan yang fatal sekalipun bisa saja terjadi. Permasalahan pun juga tidak hanya terjadi dalam meeting yang kecil antarindividu, namun juga terjadi para rapat-rapat besar yang melibatkan berbagai pihak profesional dalam jumlah yang cukup besar. 2



a. Jika, Anda sebagai pemimpin rapat, biasanya muncul berbagai permasalahan yang sering terjadi saat rapat dan bagaimana cara menyelesaikannya! Jawab : Berikut ini beberapa permasalaha yang sering terjadi saat rapat dan cara mengatasinya : 1. Peserta rapat tidak mengetahui agenda rapat, cara mengatasinya adalah dengan cara mengirim e-mail blast satu jam sebelum rapat sebagai reminder dan juga mengirimkan kembali agenda rapat yang akan dibahas nanti. Selain itu, Anda juga bisa meminta para peserta untuk berkumpul 10-15 menit sebelum waktunya dan menunjukan agenda rapat di dalam presentasi sambil menunggu waktu rapat tiba. Jadi, meskipun mereka belum membaca agenda yang sudah dikiirmkan lewat email, paling tidak mereka bisa membacanya secara selintas di slide tersebut. 2. Peserta rapat datang terlambat, cara mengatasinya adalah dengan cara langsung mengunci pintu tepat pada waktunya. Namun,



15



AJ05-RK1d*) No



Soal untuk peraturan seperti ini, ada baiknya Anda beritahu terlebih



Skor



dahulu sebelum rapat agar setiap orang sudah melakukan tindakan preventif untuk tidak datang terlambat. Selain itu, Anda juga bisa memberlakukan peraturan bahwa orang yang terlambat harus bisa mengajukan ide, kritik atau bahkan saran terhadap materi yang disampaikan menjelang rapat selesai. 3. Peserta Tidak Hadir, cara mengetasinya adalah dengan cara membuka conference call untuk para peserta yang tidak bisa hadir agar tetap bisa mengikuti pembahasan tersebut. Tentunya, dengan penawaran conference call ini Anda harus stand by laptop dan juga video cam untuk memberikan kesempatan para peserta yang berhalangan hadir dan karena hal ini merupakan alternatif yang baik bagi mereka yang berhalangan hadir, pastikan para peserta lain tidak menggunakan kesempatan ini untuk menyepelekan kehadiran saat rapat. 4. Rapat Yang Pasif, cara mengatasinya adalah dengan cara membuatkan sebuah tim diskusi untuk membahas berbagai materi yang sedang berlangsung. Misalnya, setelah presentasi selesai, buatlah tim dari para peserta dan buatlah mereka membahas materi yang sudah ditentukan sebelumnya. Nah, selain membantu Anda untuk mengumpulkan ide dan masukan dari setiap orang, hal ini juga akan meminimalisir rapat yang pasif dengan tujuan untuk membuat setiap orang berbicara dan mengeluarkan pendapatnya. 5. Dan Lain Sebaginya. Sumber : Hertiyani Neschiya, ( 2017 ) Cara Mengatasi Berbagai Permasalahan dalam Meeting ( Rapat ) b. Berikan beberapa contoh budaya buruk dalam rapat yang pernah Anda hadiri! Jelaskan! Jawab :



15



AJ05-RK1d*) No



Soal 1. Memain-mainkan pena Anda sehingga mengeluarkan bunyi tik-toktik-



tok, atau menggoyang-goyangkan kursi ke kiri dan ke kanan.



Sikap lain misalnya Anda menggoyang-goyangkan kaki di bawah meja. Meskipun pada saat itu sebenarnya Anda sedang berpikir keras dan mencari ide untuk disampaikan dalam rapat, tapi sikap-sikap semacam itu hanya akan mengacaukan konsentrasi rapat. Anda juga akan dianggap kekanak-kanakan dan si pengganggu. Jika Anda ingin dihargai rekan-rekan Anda, perhatikan dan ikuti jalannya rapat dengan tertib dan duduklah yang tenang. Jangan Anda mengira bahwa orang lain tidak akan memperhatikan kelakuan Anda saat bermain-main pulpen. 2. Sibuk mengunyah santapan dan snack lezat sengaja terhidang di hadapan Anda. Kebetulan, Anda lapar berat. Tanpa sadar, tangan Anda bolak-balik mengambil makanan, dan mulut mengeluarkan bunyi makanan yang dikunyah. 3. Bisik-bisik ke teman sebelah. “Tadi ngomongin apa, sih?” Tanya Anda ke teman sebelah. Lalu, obrolan merembet ke hal lain dan keseruankeseruan yang terjadi hari itu. Tanpa sadar, Anda dan teman sebelah menahan tawa cekikikan, sementara yang lain sedang konsentrasi. 4. Sikap duduk yang melorot. Maksudnya, sih, biar tidak terlalu serius dan lebih rileks saat rapat. Kalau memang Anda merasa tegang tak ada salahnya sesekali beringsut, atau teguklah secangkir kopi yang memang disediakan untuk peserta rapat. Sikap duduk yang baik dan tegak menunjukkan sikap menghormati forum. Selain itu juga memperlihatkan karakter Anda adalah pribadi yang kuat dan meyakinkan. 5. Sibuk dengan gadget. Mula-mula, ada satu pesan singkat yang masuk, Anda baca lalu dibalas. Kemudian, eh, ada yang like di Facebook, ada notifikasi Instagram, Twitter, tahu-tahu, saat ada yang bertanya kepada



Skor



AJ05-RK1d*) No



Soal



Skor



Anda dalam rapat, Anda pun gelagapan karena tak mengikuti pembicaraan. Sumber : “Yusrini Fickry ( 2016 ) Kebiasaan Buruk Yang Perlu di Hindari Saat Rapat” Wacana Indonesia sebagai salah satu Negara dengan penduduk muslim terbesar di dunia memiliki potendi yang sangat besar bagi masuknya dana dari Timur Tengah yang memiliki likuiditas keuangan yang tinggi. Dengan jumlah penduduk lebih dari 200 juta orang dan proyek investasi jangka panjang, Indonesia merupakan Negara yang memiliki potensi bagi berkembangnya ekonomi Islam secara dinamis. Melihat potensi yang begitu besar, Malaysia berharap dapat menjadi pintu gerbang bagi aliran dana dari Timur Tengah yang menuju Indonesia. Hal ini dapat dilihat dari masuknya investor Malaysia ke dunia perbankan Indonesia. Oleh karena itu sebagai seorang CEO di bidang perbankan, ingin meluaskan pelayanan perbankan dengan menerbitkan sukuk. CEO tersebut menginstruksikan kepada sekretarisnya untuk bekerjasama dengan investor Malaysia tersebut. 3. a. Apa yang pertama kali harus dilakukan oleh seorang sekretaris organisasi terhadap instruksi CEO bank tersebut? Jawab : yang pertama kali dilakukan seorang sekretaris adalah dengan menerapkan



tata



kerja



yang



baik.Selain



untuk



15



menetapkan



kedisiplinan kerja, penerapan tata kerja juga berfungsi untuk memudahkan dalam pembagian tugas dan tanggung jawab dalam bekerja. 15 b. Untuk menjelaskan mengenai perhitungan sukuk kepada CEO, maka sekretaris harus mengetahui bagaimana cara menghitung sukuk? Jawab : Sukuk adalah istilah dalam bahasa arab yang digunakan untuk



AJ05-RK1d*) No



Soal obligasi yang berdasarkan prinsip syariah. Sukuk dapat pula diartikan sebagai efek syariah berupa setifikat atau bukti kepemilikan yang bernilai sama dan mewakili bagian penyertaan yang tidak terpisahkan atau tidak terbagi atas : 1. Kepemilikan aset berwujud tertentu 2. Nilai manfaat dan jasa atas aset proyek tertentu atau aktivitas investasi tertentu 3. Kempemilikan atas aset proyek tertentu atau aktivasi investasi tertentu. Maka cara menghitung sukuk adalah sebagai berikut : a. Sukuk Ritel



b. Sukuk Tabungann



Skor



AJ05-RK1d*) No



Soal



Skor



Sumber : Darmanto, ( BMP ASIP 4103 Modul 1-9/ Edisi 2 ) Dasar – Dasar Kesekretarisan https://sikapiuangmu.ojk.go.id/FrontEnd/CMS/Article/20635 *) coret yang tidak perlu Pondok Cabe, ... Juli 2020 Menyetujui Ketua Jurusan



Penelaah



Penulis



Dra. Arifah Bintarti, M.Si NIP. 196210111990022001



Dewi Maharani Rachminingsih, S.Hum., M.A. NIP. 196101241986032001



Santi Dewiki NIP. 196112221989032002