Tugas Lesson Learned MSDM 34 Fix [PDF]

Citation preview

TUGAS MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA LESSON LEARNED ## CH 3. Human Resource Management Strategy & Analysis ## ## CH 4. Job Analysis & the Talent Management Process ##



Disusun Oleh :



MUHAMMAD YUSUF



PROGRAM PASCA SARJANA MAGISTER MANAJEMEN SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN PPM JAKARTA 2019



Chapter 3 Human Resource Management Strategy and Analysis



The Strategic Management Process Strategic planning adalah sebuah kegiatan perusahaan untuk menjalankan suatu rencana yang kekuatan serta kelemahan internal organisasinya dapat dicocokan dengan kesempatan & ancaman dari luar sehingga menimbulkan competitive advantage. Strategic management process adalah proses mengidentifikasi dan mengeksekusi strategic plan organisasi dengan mencocokkan kemampuan organisasi dengan permintaan lingkungan sekitarnya. Langkah-langkah strategic management process adalah: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.



Definisikan bisnis secara keseluruhan Perform external & internal audit Susun langkah dan arah tujuan yang akan ditargetkan Translate the mission -> strategic goal Formulasikan strategi untuk mencapai goals Implementasikan Evaluasi



1



Tipe-tipe strategi 1. Corporate Strategy adalah strategi yang mengidentifikasikan portofolio bisnis. Contoh: di lingkup mana seharusnya pepsico berbisnis? Untuk menjawabnya pepsi memiliki 4 lingkup yaitu frito-lay amrik latin, pepsi co amrik latin, pepsi co internasional, dan quaker oats amrik latin. 4 main corporate strategy’s types: a. Concentration business / single business b. Diversifikasi c. Vertical integration d. Konsolidasi / mengurangi size perusahaan e. Geographic expansion 2. Competitive Strategy adalah strategi yang mengidentifikasi bagaimana membangun dan memperkuat bisnis dalam kompetisi jangka panjang dan memperkuat posisinya di pasar. Competitive advantage adalah factor yang membuat perusahaan mampu membedakan perusahaan/produknya dari kompetitor lain, antara lain; cost leadership, differentiation, focuser (memberikan produk/service yang konsumen tidak bisa memperolehnya di produk lain)



Functional strategy adalah strategi dalam cakupan luas antar departemen yang saling bekerja sama untuk berusaha mencapai tujuan perusahaan. Strategic Human Resource Management adalah memformulasikan dan menjalankan peraturan mengenai sumber daya manusia untuk memproduksi sumber daya manusia yang kompeten untuk mencapai tujuan perusahaan. Company’s competitive environment & internal strengths-weaknesses -> company’s strategic situation -> company strategic plan leads to all functions/departments in the company ‘s strategies -> organizational performances (linking company-wide & all functions strategies)



2



What are our strategic goals?



What employee behaviors & skills needed?



What HR policies & practices will enable us to produce the necessary skills & behaviors in employees?



(piramida strategi behavior practices)



3 Strategic Human Resource Management Tools (untuk mentranslate broad strategic goals -> policies & activities) 1. Strategy map adalah tool yang menggambarkan “the big picture” tentang bagaimana setiap departemen dapat memberikan kontribusi untuk mencapai strategic goals. 2. HR scorecard adalah suatu sistem pengukuran sumber daya manusia yang mengaitkan orang - strategi - kinerja untuk menghasilkan perusahaan yang unggul. Human Resources Scorecard menjabarkan misi, visi, strategi menjadi aksi human resources yang dapat diukur kontribusinya. 3. Digital Dashboard mepresentasikan grafik/charts di sebuah desktop untuk memvisualisasikan performance dari business enterprise dengan menggunakan Key Performance Indicator (indicator kesuksesan performa kerja)



Metrics berfungsi sebagai alat ukur sebuah standard of performances. Metrics dapat digunakan, antara lain, untuk mencari & merekrut talent/pegawai baru serta mendefinisikan performa kerja dalam organisasi. Benchmarking adalah membandingkan practices dari high-performing companies dengan perusahaan sendiri. Strategic-based metrics adalah metrics yang berfokus pada aktivitas yang berkontribusi untuk mencapai strategic aim perusahaan.



3



Data mining adalah aktivitas yang diteliti dan digunakan untuk menemukan set of hidden patterns di data yang tersedia. HR Audit adalah analis yang menilai kinerja organisasi dari segi HR dan memberi penilaian serta masukan mengenai kinerja HR tsb. High performance work system adalah kumpulan dari policies dan practices tentang sumber daya manusia yang dapat membantu organisasi menuju keefektifitasan. Human resource metrics adalah alat/tolakukur aktivitas human resource management untuk mengukur performa HR dalam perusahaan. Alat ukur tsb bisa berupa turnover, berapa lama waktu training, berapa banyak pelamar pekerja yang masuk. Strategic Human Resource Management : 







Menghubungkan manajemen sumberdaya manusia dengan tujuan strategis dan sasaran dalam rangka untuk meningkatkan kinerja bisnis dan mengembangkan budaya organisasi yang mendorong inovasi dan fleksibilitas Merumuskan dan melaksanakan sistem sumberdaya manusia (kebijakan dan aktivitasnya), untuk menciptakan kompetensi karyawan dan perilaku organisasi yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan strategis



4



Chapter 4 Job Analysis and The Talent Management Process Langkah-langkah tradisional untuk staffing, training, appraisal, development, dan compensation: 1. Pilih posisi yang akan diisi melalui job analysis, personnel planning, dan forecasting 2. Buat pool of job candidates 3. Kumpulkan berkas yang lengkap mengenai kandidat dan adakan interview/screening 4. Buat penyeleksian seperti tes/interview/dsb 5. Tentukan pada siapa tawaran akan diberikan 6. Lakukan orientasi, pelatihan, dan pengembangan pegawai baru 7. Appraise them 8. Lakukan system reward dan compensation



Talent Management adalah proses yang berorientasi pada tujuan perusahaan untuk mencari calon-calon pegawai dan membentuk mereka agar menjadi bagian dari organisasi yang dapat membantu mencapai tujuan perusahaan. Manager yang bertugas dalam talent management harus memahami tugasnya, menyadari tujuan dari talent management adalah goal-oriented, secara konsisten menerapkan ‘profile’ yang sama untuk merekrut pegawai baru, secara aktif mengelola pegawainya, dan mengkoordinasikan seluruh fungsi talent management secara bersama-sama antar manager SDM. Talent Management Manager harus memiliki pemahaman dalam planning, recruiting, developing, managing, dan compensating pegawainya. Manajemen talenta adalah proses perencanaan, perekrutan, pemilihan, pengembangan, pengelolaan, dan kompensasi karyawan yang holistik, terintegrasi, dan berorientasi pada tujuan, dan manajemen kompensasi. Talent management berarti mendapatkan orang yang tepat (dalam hal kompetensi) dalam pekerjaan yang tepat, pada waktu yang tepat , melakukan pekerjaan mereka dengan benar. Proses talent manajemen yang efektif harus mengintegrasikan kegiatan manajemen bakat yang mendasarinya seperti merekrut, mengembangkan, dan memberikan 5



kompensasi kepada karyawan. Misalnya, penilaian kinerja harus memicu pelatihan karyawan yang diperlukan. Para Manajer dalam membuat keputusan untuk para talen harus selalu mulai dengan bertanya, "Perekrutan, pengujian, atau tindakan lain apa yang harus saya ambil untuk menghasilkan kompetensi karyawan yang kita butuhkan untuk mencapai tujuan strategis kita (perusahan)?" Job analysis adalah sebuah prosedur yang menentukan tugas dan skill yang dibutuhkan dari suatu pekerjaan serta tipe orang yang akan dipekerjakan. Job analysis akan menghasilkan informasi untuk membuat job description (daftar tugastugas dari suatu pekerjaan, responsibilities, working conditions, reporting relationships, serta supervisory responsibilities) dan juga job specifications (daftar dari a job’s ‘human requirements’ yang bisa mencakup pendidikan minimal, skills, personality, etc) Analisis pekerjaan adalah proses menentukan tugas-tugas pekerjaan tertentu dan karakteristik orang-orang yang paling cocok untuk pekerjaan itu. Analisis pekerjaan menghasilkan informasi yang diperlukan untuk mengembangkan deskripsi pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan. Aktivitas kerja, perilaku manusia, standar kinerja, konteks pekerjaan, dan kebutuhan manusia adalah jenis informasi yang biasanya dikumpulkan melalui analisis pekerjaan. Informasi yang dikumpulkan melalui analisis pekerjaan digunakan untuk mengembangkan deskripsi pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan. Manajer menggunakan analisis pekerjaan untuk tujuan rekrutmen, kompensasi, pelatihan, dan penilaian kinerja tetapi tidak untuk menilai opsi manfaat karyawan. Kompensasi dalam bentuk gaji dan bonus sangat tergantung pada keterampilan yang dibutuhkan pekerjaan, tingkat pendidikan, bahaya keselamatan, dan tingkat tanggung jawab. Manajer menggunakan analisis pekerjaan untuk menentukan nilai relatif dari pekerjaan tertentu dan kompensasi yang paling tepat untuk seorang karyawan. Analisis pekerjaan dapat membantu mengungkapkan tugas-tugas yang perlu ditugaskan kepada karyawan tertentu. Kegiatan kerja, standar kinerja, dan konteks pekerjaan adalah jenis informasi yang disediakan melalui analisis pekerjaan. Deskripsi pekerjaan adalah daftar apa yang disyaratkan suatu pekerjaan, dan diturunkan dari analisis pekerjaan. Deskripsi pekerjaan adalah daftar tertulis tugas, tanggung jawab, hubungan pelaporan, kondisi kerja, dan tanggung jawab pengawasan pekerjaan, dan merupakan hasil analisis pekerjaan. 6



Dalam membuat job analysis, agar dapat mendefinisikan jenis pekerjaan yang akan ditawarkan dengan lebih jelas, manager dapat mengumpulkan informasi mengenai aktifitas pekerjaan tersebut serta human behaviors yang dibutuhkan pekerjaan tsb. Manager juga dapat mengumpulkan alat-alat yang pekerjaan butuhkan seperti tools/materials used, knowledge applied, dan service needed. Manager juga harus mempertimbangkan performance standards, isi pekerjaan (jam kerja, jadwal, insentif, dsb), dan human requirements seperti work experience, training, education, etc. Penggunaan job analysis, selain untuk menentukan job description dan job specification, adalah: 1. Recruiting and selection decisions -> berisi tentang karakteristik pekerjaan dan tipe calon pegawai yang akan direkrut 2. EEO (Equal Empowerment Opportunity) compliance -> EEO memastikan bahwa seluruh orang memiliki akses yang sama untuk available employment yang bebas dari diskriminasi/pelecehan dan menyediakan program untuk membantu semua orang mengatasi disadvantage. Dalam hal ini, perekrut harus mengetahui setiap bagian esensial dari pekerjaan yang ditawarkan, sehingga harus menyusun job analysis yang jelas mengenai apa yang dibutuhkan dan ditawarkan kepada seluruh orang yang memenuhi criteria untuk mengisi pekerjaan tersebut (merespon EEO ini). 3. Performance Appraisal digunakan untuk membandingkan hasil kerja seseorang dengan tugasnya yang sesungguhnya dan juga performance standards. Manager dapat menggunakan performance appraisal dan hasil perbandingannya untuk menyusun job analysis. 4. Compensation seperti gaji dan bonus tergantung pada tingkat job’s required skill, tingkat pendidikan, tingkat bahaya pekerjaan, dsb – hal-hal ini yang dikaji melalui job analysis. 5. Training -> sebuah posisi pekerjaan mengharuskan seseorang untuk beradaptasi dan memiliki skill tertentu, sehingga membutuhkan training, dimana jenis training dapat di-determine melalui job analysis.



6 langkah melakukan job analysis: 1. Tentukan bagaimana anda akan menggunakan informasi yang diperoleh 2. Review background information yang relevan mengenai pekerjaan tsb seperti dari organization charts, process charts, dan job description 3. Select representative positions 4. Analyze the job – berdasarkan data yang diperoleh dari job activities, working conditions, human traits, etc 7



5. Konfirmasikan informasi dan analisis yang diperoleh dengan seseorang yang memang bekerja dalam bidang itu atau atasannya 6. Buat job description dan job specification



Workflow analysis -> studi tentang urutan flow dari suatu pekerjaan dari satu work ke work (input -> output (menjadi input) -> output (final) lainnya. Business Process Reengineering -> mendesain ulang proses sebuah bisnis. Contoh: menggabungkan pekerjaan2 kecil ke dalam satu departemen. Job enlargement, job rotation, and job enrichment (more empowerment). Metode-metode mengumpulkan informasi job analysis -> interview, kuisioner, observasi, participant diary. Quantitative Job Analysis Techniques -> Position Analysis Questionnaire & Department of Labor Procedure. Job description sebaiknya mengkover: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.



Identitas pekerjaan Summary pekerjaan Relationships (dengan atasan/bawahan/dll) Tugas utama dan tanggung jawab Hak dan kewajiban pemegang pekerjaan Standards of performance Working conditions Job specification



Job specification dapat berdasarkan judgement dan common sense, contoh: 1. industrousness -> biasanya tetap bekerja disaat yang lain tidak. Berinisiatif melakukan kerja baru apabila sudah selesai 2. attendance -> tiba lebih tepat waktu 3. unruliness (tidak bisa taat atau disiplin) -> tidak bisa bekerja sama dengan karyawan lain, sering mengancam.



8



Job specification based on statistical analysis terdiri dari 5 langkah: 1. analisis pekerjaan tsb dan tentukan bagaimana mengukur job performancenya 2. tentukan kelebihan apa yang dapat membantu mengerjakan successful performance. 3. Tes candidates yang memiliki kelebihan ini 4. Ukur kemampuan bekerja para candidates (bisa dengan training dsb) 5. Statistically ukur dan analisis hubungan antara kelebihan tsb dengan job performance.



Analisis pekerjaan berbasis kompetensi mengacu pada menggambarkan pekerjaan dalam hal kompetensi perilaku yang dapat diukur, diamati, yang harus ditunjukkan oleh seorang karyawan yang melakukan pekerjaan itu dengan baik. Metode ini kontras dengan analisis pekerjaan tradisional yang menggambarkan pekerjaan dalam hal tugas dan tanggung jawab pekerjaan. Analisis berbasis kompetensi berfokus pada pekerja. Fokus dari analisis pekerjaan berbasis kompetensi adalah keterampilan pekerja daripada tugas, peralatan, atau kondisi kerja pekerjaan. Analisis pekerjaan tradisional lebih berfokus pada pekerjaan, sedangkan analisis berbasis kompetensi lebih berfokus pada pekerja. Deskripsi pekerjaan berbasis kompetensi lebih tepat daripada deskripsi pekerjaan tradisional ketika sistem kerja berkinerja tinggi adalah tujuannya. Dalam HPWS, pekerja didorong untuk melayani sebagai anggota tim dan berotasi secara bebas di antara pekerjaan, sehingga kompetensi harus menjadi fokus daripada daftar tugas pekerjaan tertentu yang mungkin menghambat fleksibilitas karyawan. Tugas khusus yang terkait dengan pekerjaan di lingkungan kerja saat ini berubah setiap hari, sehingga pemberi kerja dan analis pekerjaan berpikir bahwa menyusun daftar tugas pekerjaan adalah kontraproduktif. Akibatnya, lebih banyak perusahaan menciptakan deskripsi pekerjaan berdasarkan kompetensi karyawan daripada daftar tugas pekerjaan tertentu. Analisis berbasis kompetensi berfokus pada perilaku pekerja, sedangkan analisis pekerjaan tradisional berfokus pada tugas-tugas pekerjaan. Dengan analisis berbasis kompetensi, sebuah perusahaan bertanya, "Apa yang harus dilakukan oleh karyawan ini yang kompeten untuk melakukan pekerjaan multi-keterampilan ini? Analisis pekerjaan berbasis kompetensi berfokus pada pengetahuan, keterampilan, dan perilaku pekerja daripada tugas-tugas pekerjaan tertentu. Pekerja harus fleksibel dalam 9



lingkungan kerja modern, sehingga pengusaha lebih fokus pada kompetensi dan lebih sedikit pada tugas. Kompetensi kerja selalu dapat diamati dan diukur perilaku. Untuk menentukan kompetensi apa yang dibutuhkan suatu pekerjaan, Anda harus bertanya, "Untuk melakukan pekerjaan ini dengan kompeten, apa yang harus dapat dilakukan karyawan?" Kita dapat mengatakan bahwa analisis pekerjaan berbasis kompetensi berarti menggambarkan pekerjaan dalam hal kompetensi yang terukur, dapat diamati, perilaku (pengetahuan, keterampilan, dan / atau perilaku) bahwa seorang karyawan yang melakukan pekerjaan itu harus menunjukkan untuk melakukan pekerjaan dengan baik. Pekerjaan berbasis kompetensi deskripsi bermanfaat bagi perusahaan yang berupaya menjadi sistem kerja berkinerja tinggi. Di sini, dorongan utamanya adalah mendorong karyawan untuk bekerja dengan cara yang termotivasi oleh diri sendiri. Pengusaha melakukan ini dengan memberdayakan karyawan, mengorganisasikan pekerjaan di sekitar tim, mendorong anggota tim untuk berputar bebas di antara pekerjaan, dan mendorong lebih banyak tanggung jawab untuk hal- hal seperti pengawasan sehari-hari hingga ke pekerja. Competency-based job analysis adalah mendeskripsikan pekerjaan dengan memberikan penjelasan yang dapat diukur, dipahami, diteliti, mengenai behavioral competencies (pengetahuan, skills, dan behavior) yang setiap pegawai harus tunjukkan setiap mengerjakan pekerjaannya.



10