E - Uraian Pendekatan, Metodologi Dan Program Kerja OK [PDF]

Citation preview

DOKUMEN PENAWARAN TEKNIS



E.



URAIAN PENDEKATAN, METODOLOGI DAN PROGRAM KERJA



E.1.



Pola Pikir Pendekatan



Pola pikir pendekatan merupakan salah satu upaya untuk menentukan metodologi yang tepat bagi pelaksanaan pekerjaan. Dengan mengacu pada Kerangka Acuan Kerja dan berpedoman pada metodologi yang tepat diharapkan pelaksanaan pekerjaan “Bantuan Teknis Balai” ini dapat dilaksanakan dan diselesaikan secara efektif dan efisien. Untuk dapat mencapai tujuan tersebut maka dalam melaksanakan pekerjaan ini konsultan akan menerapkan pola pikir pendekatan sebagai berikut :  Pemahaman terhadap KAK dan materi layanan yang diperlukan. 



Pemahaman terhadap isu permasalahan yang ada dalam pelaksanaan manajemen proyek, khususnya dalam pelaksanaan kegiatan Pekerjaan Jalan dan Jembatan di lingkungan Wilayah Kerja BBPJN XV yang mencakup :











sistem dan metode monitoring dan evaluasi pelaksanaan kegiatan/proyek, metode pemetaan permasalahan yang ada, sistem manajemen data dan informasi serta pelaporan, sistem database jalan dan jembatan, SDM pelaksana sistem manajemen proyek;







hubungan kelembagaan antar institusi terkait, antara tim Bantek Balai dengan institusi terkait maupun antara institusi dengan organisasi profesi yang terkait dalam pelaksanaan proyek dan pengendalian pelaksanaan proyek;







kebutuhan penanganan dan metode penanganan terhadap permasalahan yang ada;







norma/standar/pedoman/tatacara/spesifikasi teknik untuk pekerjaan jalan dan jembatan serta peraturan-peraturan/ketentuan-ketentuan yang berlaku yang terkait dengan pengadaan dan pelaksanaan jasa konstruksi dalam bidang prasarana jalan dan jembatan.



Kajian teknis secara umum guna menetapkan rencana kerja dan metode pelaksanaan pekerjaan yang tepat dan efektif.







Pengumpulan data mengenai proses dan hasil pelaksanaan kegiatan pekerjaan jalan dan jembatan secara rutin, terinci dan tepat waktu sebagai masukan untuk kegiatan monitoring dan evaluasi.







Monitoring dan evaluasi proses dan hasil pelaksanaan kegiatan Pekerjaan Jalan dan Jembatan;



Halaman E-1



DOKUMEN PENAWARAN TEKNIS 



Identifikasi permasalahan yang muncul dalam pelaksanaan kegiatan Pekerjaan Jalan dan Jembatan, pemetaan permasalahan dan pemberian saran/masukan/rekomendasi secara tepat waktu guna penyelesaian permasalahan.







Pengembangan pengolahan pelaporan data kedalam sistem database.







Pengembangan dan updating database jalan dan jembatan.







Penyiapan dan penyampaian laporan.



E.1.1.



Pendekatan Pelaksanaan Amanat KAK



Yang di amanatkan oleh Kerangka Acuan Kerja adalah sebagai berikut: E.1.1.1.



Lingkup Kegiatan



Luasan wilayah pekerjaan yang akan dilakukan meliputi Lingkup BBPJN XV, dalam pelaksanaan pekerjaan ini akan melibatkan pihak-pihak sebagai berikut : 1. Satker Fisik/PPK yang menangani paket-paket antara lain : 



Pemeliharaan rutin jalan dan jembatan;







Paket berkala/rehabilitasi jalan dan jembatan;







Paket rekonstruksi jalan dan jembatan;







Paket peningkatan kapasitas jalan;







Paket Pelegeran Jalan.



2. Satker BBPJN XV, yang menangani paket-paket antara lain : 



Paket perencanaan jalan dan jembatan;







Paket pengawasan jalan dan jembatan.



E.1.1.2.



Lingkup Pekerjaan



1. Pembinaan, pengendalian dan monitoring semua kegiatan tahun berjalan pada masing-



masing seksi, meliputi : 



Pra kontrak;







Executive summary report, meliputi data kontrak, pekerjaan utama, progress fisik dan keuangan, kegiatan yang sedang berlangsung serta permasalahan yang terjadi;







Perencanaan Konsultan;







Pengawasan Konsultan;







Pengelolaan Leger jalan; Halaman E-2



DOKUMEN PENAWARAN TEKNIS 



Audit keselamatan jalan/Laik Fungsi Jalan;







Proses Kelaikan AMP;







Penerapan sistem manajemen mutu, sistem manajemen keselamatan dan kesehatan kerja, sistem manajemen lingkungan;







Peta program/paket.



Inventarisasi data sekunder terhadap kontrak-kontrak yang sedang berjalan, kegiatan dalam proses pelelangan pada semua unit kerja di lingkungan BBPJN XV serta membantu memberi masukan permasalahan yang membutuhkan T3 (Tindak Turun Tangan). 2. Memetakan permasalahan yang ada meliputi permasalahan pra kontrak, permasalahan



teknis serta permasalahan administrasi dan kualitas. 3. Melakukan evaluasi secara komprehensif atas permasalahan-permasalahan yang terindikasi



dalam proses monitoring dan membuat suatu analisa atas evaluasi tersebut sebagai masukan kepada pengguna jasa, melalui laporan dan paparan kepada BBPJN XV termasuk evaluasi dan pengendalian analisa harga satuan, pelaksanaan penilikan jalan dan pengendalian pemanfaatan bagian-bagian jalan. 4. Membantu dalam penyelesaian jika terjadi masalah pada penyelenggaraan kontrak jasa



konstruksi yang terkait dengan klaim, perselisihan kontrak dan pemutusan hubungan kontrak. 5. Membantu memberikan rekomendasi terhadap usulan Review Design, perpanjangan waktu



di tingkat BBPJN XV. 6. Membantu dalam persiapan, penyusunan materi dan pelaksanaan bimbingan teknis/diskusi



di lingkup BBPJN XV. 7. Mengevaluasi hasil tes/uji coba terhadap jenis pekerjaan (material) sesuai kebutuhan dan



job mix formula pekerjaan utama jalan dan jembatan yang telah dibuat oleh pihak terkait. 8. Menyiapkan bahan dan mempresentasikan laporan kegiatan secara berkala disertai data



pendukungnya untuk BBPJN XV. E.1.2.



Pendekatan Langkah Kerja



Secara umum, pekerjaan Bantuan Teknis Balai ini dapat dikelompokkan menjadi 10 (sepuluh) kegiatan utama sebagai berikut : D1 Persiapan; D2



Monitoring semua Kegiatan Tahun Berjalan;



D3



Pemetaan Permasalahan;



D4



Evaluasi & Analisa Permasalahan; Halaman E-3



DOKUMEN PENAWARAN TEKNIS



D5



Masukan/Saran Atas Permasalahan Yang Ada;



D6



Pengembangan Pengolahan Pelaporan Data kedalam Database;



D7



Melakukan Manajemen Informasi;



D8



Bantuan dan Advis Teknis & Administratif;



D9



Alih Pengetahuan (bila diperlukan oleh Pengguna Jasa);



D10



Manajemen Pelaporan.



Masing-masing tahapan kegiatan utama tersebut di atas terdiri dari sub-sub kegiatan yang diperlukan dalam pelaksanaan pekerjaan seperti diuraikan di bawah ini : D1 Kegiatan Persiapan, mencakup : 1) Mobilisasi; 2) Koordinasi dan konfirmasi dengan Pengguna Jasa dan instansi-instansi/pihak-pihak



terkait; 3) Inventarisasi Undang-Undang dan/atau Peraturan Perundang-undangan yang



berlaku dan terkait dengan pengadaan barang dan jasa dan pelaksanaan jasa konstruksi khususnya dalam bidang prasarana jalan dan jembatan; 4) Inventarisasi Norma, Standar, Pedoman, Tatacara dan Spesifikasi Teknik yang



berlaku untuk pekerjaan prasarana jalan dan jembatan. 5) Inventarisasi



Pedoman/Petunjuk/Metode/Alat Bantu yang relevan untuk pelaksanaan manajemen proyek, terutama untuk pekerjaan prasarana jalan dan jembatan.



6) Inventarisasi laporan-laporan hasil pelaksanaan pekerjaan Bantuan Teknis Balai yang



pernah dilaksanakan, utamanya di lingkungan Wilayah Kerja BBPJN XV, serta laporan hasil kegiatan pengendalian pelaksanaan pekerjaan dan kualitas pekerjaan konstruksi (pekerjaan jalan dan/jembatan) yang pernah ada. 7) Inventarisasi data-data dan informasi lain yang terkait. 8) Penyusunan/penajaman Rencana Kerja Terinci.



D2



Monitoring Semua Kegiatan Tahun Berjalan, mencakup : 1) Penyiapan metode dan alat bantu monitoring pelaksanaan pekerjaan. 2) Inventarisasi data sekunder pelaksanaan kegiatan pekerjaan jalan dan jembatan



pada semua unit kerja di lingkungan Wilayah Kerja BBPJN XV. 3) Identifikasi dan Indikasi Permasalahan, mencakup : 



Identifikasi dan indikasi permasalahan dalam kegiatan/proses pelelangan/prakontrak.



Halaman E-4



DOKUMEN PENAWARAN TEKNIS 



Identifikasi permasalahan yang muncul dalam pelaksanaan kontrak yang sedang berjalan.



4) Membantu memberi masukan mengenai permasalahan yang membutuhkan Tindak



Turun Tangan (T3). D3



Pemetaan Permasalahan, mencakup :  Pembuatan peta permasalahan yang muncul dalam proses/pelaksanaan kegiatan pelelangan/pra-kontrak. 



D4



Evaluasi dan Analisa Permasalahan, mencakup :  Evaluasi secara komprehensif atas permasalahan-permasalahan yang telah diidentifikasi dan diindikasikan dalam proses Monitoring. 



D5



D6



Membuat analisa atas evalausi yang telah dilakukan.



Memberikan masukan/saran/rekomendasi atas Permasalahan yang ada, mencakup :  Memberikan masukan/saran penyelesaian atas permasalahan yang muncul dalam proses pelelangan/pra-kontrak, yang diidentifikasi dalam tahap kegiatan Monitoring. 



Memberikan masukan/saran penyelesaian atas permasalahan yang muncul dalam proses pelaksanaan kontrak, yang telah diidentifikasi dan diindikasikan pada tahap kegiatan Monitoring, termasuk permasalahan yang membutuhkan tindak turun tangan (T3) yang diperlukan.







Masukan/saran



Pengembangan Pengolahan Pelaporan Data Kedalam Sistem Database, mencakup :  Penyiapan format-format laporan data yang aplikatif dengan sistem database jalan dan jembatan yang telah ada. 



D7



Pembuatan peta permasalahan yang muncul dalam proses pelaksanaan kegiatan/kontrak yang sedang berjalan.



Penyajian data-data yang diperoleh dari hasil kegiatan monitoring kedalam formatformat laporan data yang telah disiapkan (yang aplikatif dengan sistem database).



Melakukan Manajemen Informasi, mencakup :  Konsultan menyiapkan sistem manajemen informasi dalam pengelolaan data (peta, kurva, foto, film, dokumen lainya) yang telah dikumpulkan. 



Menerbitkan informasi data yang sesuai dengan prosedur untuk menyampaikan semua informasi yang diperlukan tentang semua aspek dari perkembangan kegiatan kepada penyedia jasa untuk analisa dan pelaporan.







Mengembangkan/memperbaharui database harga satuan yang sudah ada dengan masukan berupa harga satuan dimasing-masing daerah.



Halaman E-5



DOKUMEN PENAWARAN TEKNIS 



D8



Membuat situs (website) yang menyangkut informasi tentang Pelaksanaan Jalan Nasional.



Bantuan dan Advis Teknis dan Administratif, mencakup :  Membantu memberikan advis atas usulan review desain dan/atau perpanjangan waktu kontrak Pelaksanaan Jalan Nasional; 



Proaktif dalam mengevaluasi prosedur variasi kontrak untuk CCO atau Addendum Kontrak.







Membantu dalam penyiapan data dan bahan/laporan untuk presentasi atau peresmian yang diperlukan.







Bantuan teknis dalam penyiapan peta jalur lebaran dan tahun baru, sehubungan dengan adanya blackspot pada lokasi-lokasi tertentu di ruas jalan nasional.



D9



Alih Pengetahuan Apabila dipandang perlu/diminta oleh Pengguna Jasa, maka tim Bantek Balai akan mengadakan pelatihan, kursus singkat, diskusi dan seminar terkait dengan substansi pelaksanaan pekerjaan dalam rangka alih pengetahuan kepada staf di lingkungan organisasi Pejabat Pembuat Komitmen.



D10



Manajemen Pelaporan, mencakup : Penyiapan laporan hasil kegiatan dalam bentuk Laporan Pendahuluan, Laporan Dua Mingguan, Laporan Bulanan, Laporan Teknis/Khusus, Konsep Laporan Akhir dan Laporan Akhir.



Halaman E-6



DOKUMEN PENAWARAN TEKNIS GAMBAR 2.1



BAGAN ALIR METODOLOGI PELAKSANAAN PEKERJAAN



Gambar E.1. Bagan Alir Pelaksanaan Pekerjaan KONSULTAN MANAJEMEN PROYEK (CORE TEAM) BPJN IX MALUKU DAN MALUKU UTARA D1



PERSIAPAN



D2



MONITORING DAN EVALUASI



Koordinasi Inventarisasi NSP, UU dan Peraturan Inventarisasi Data/Laporan Hasil Pekerjaan Serupa yang Pernah Ada



D2.3



D2.2



Mobilisasi D2.1



Penyiapan Metode dan Alat Bantu Monitoring Konsep Metode Monitoring yang Efektif



Format-format hasil Monitoring yang aplicable dengan Database



Identifikasi Permasalahan



Inventarisasi Data Skunder



Kegiatan/Proses Pra Kontrak



Data Kegiatan/Proses Pra Kontrak



Kegiatan Kontrak yang sedang berjalan



Data Kegiatan Kontrak yang sedang berjalan Peta Program/Paket



D2.4



Bantuan Saran atas Permasalahan yg membutukan Tindak Turun Tangan (T3)



Data lain yang terkait



Format Laporan Terkait



Penyusunan Rencana Kerja Terinci



D3 PEMETAAN PERMASALAHAN (Teknis, Administrasi, Kualitas) Kegiatan/Proses Pra Kontrak



D6



Kegiatan Kontrak yang sedang berjalan



D4



D7



PENGEMBANGAN PENGOLAHAN DATA KEDALAM DATABASE



D8



MEMBANGUN SISTEM INFORMASI



BANTUAN & ADVIS TEKNIS/ADMINSTRATIF Evaluasi atas Usulan Review



EVALUASI DAN ANALISA PERMASALAHAN SECARA KONPREHENSIF



Evaluasi Prosedur Variasi Kontrak untuk CCO/Addendum Kontrak Bahan/Laporan untuk Presentasi/Peresmian



D5



Advis terkait Masalah Klaim Perselisihan Kontrak/Pemutusan Hubungan Kontrak Jasa Konstruksi



MASUKAN/SARAN PENYELESAIAN ATAS PERMASALAHAN YANG ADA



D10



D9 ALIH PENGETAHUAN (bila diperlukan/Diminta Pengguna Jasa)



MANAJEMEN PELAPORAN Penyiapan dan Penyerahan Laporan-laporan : - Laporan Pendahuluan - Laporan Dua Mingguan - Laporan Bulanan - Laporan Teknis/Khusus - Laporan Akhir



Halaman E-7



DOKUMEN PENAWARAN TEKNIS



E.2.



Metodologi Pelaksanaan Pekerjaan



Berdasarkan kronologis tahapan pelaksanaan kegiatan tersebut di atas, konsultan menyusun metodologi pelaksanaan pekerjaan secara logis dan cermat dengan mempertimbangkan segala aspek yang terkait guna mencapai tujuan dan sasaran pelaksanaan pekerjaan secara optimal dan hasil pekerjaan dapat memenuhi persyaratan yang telah ditentukan di dalam Kerangka Acuan Kerja. Secara lebih jelas, alur metodologi pelaksanaan pekerjaan Bantuan Balai ini diilustrasikan dalam Gambar E.1 Bagan Alir Metodologi Pelaksanaan Pekerjaan. E.2.1.



D1-Kegiatan Persiapan



Kegiatan yang akan dilaksanakan oleh Bantuan Teknis Balai, pada tahap Persiapan ini meliputi : 1. Mobilisasi, yang akan mencakup kegiatan-kegiatan : 



Mobilisasi personil tim Bantek Balai;







Penyiapan kantor tim Bantek Balai dan fasilitasnya;







Penyiapan peralatan pendukung pelaksanaan pekerjaan.



2. Koordinasi awal, mencakup : a. Koordinasi internal tim Bantek Balai :



Agenda dari kegiatan koordinasi internal tim Bantek Balai ini mencakup : 



Aspek-aspek penting yang disebutkan di dalam Kerangka Acuan Kerja (antara lain : latar belakang, maksud, tujuan dan sasaran, lingkup kegiatan, lokasi kegiatan, out put&outcome dari kegiatan, sistem pelaporan, dll.);







Metode monitoring yang akan diterapkan;







Mekanisme koordinasi internal Tim;



b. Koordinasi dengan Pengguna Jasa dan instansi-instansi/pihak-pihak terkait, antara lain : 



Balai Besar/Balai Pelaksanaan Jalan Nasional;







SNVT beserta PPK terkait;







Dinas/Sub Dinas PU Propinsi dan Kabupaten/Kota terkait (khusus untuk kegiatan pekerjaan yang ada kaitan pendanaan dengan Pusat);







Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) terkait.



Kegiatan koordinasi awal dengan instansi-instasi/pihak-pihak terkait dimaksudkan untuk : 



Pemberitahuan kepada semua instansi/unsur terkait mengenai keberadaan tim Bantek Balai dan hal-hal yang terkait dengan kegiatan-kegiatan yang akan dilaksanakan tim



Halaman E-8



DOKUMEN PENAWARAN TEKNIS



Bantek Balai sehubungan dengan pelaksanaan tugas jasa konsultansi Bantuan Teknis Balai ini; 



Mendapatkan pemahaman dan pengertian yang sama mengenai misi dan visi dari pelaksanaan pekerjaan jasa konsultansi ini;







Konfirmasi dan pengumpulan data/informasi awal dan masukan-masukan yang terkait dengan proses dan hasil pelaksanaan kegiatan Pekerjaan Jalan dan Jembatan, baik yang pernah dilakukan pada waktu sebelumnya maupun harapan-harapan yang ingin diwujudkan di masa mendatang.



3. Inventarisasi Undang-Undang dan/atau Peraturan Perundangan yang berlaku dan terkait



dengan penyelenggaraan dan pelaksanaan pekerjaan prasarana jalan dan jembatan, antara lain : 



Undang-Undang No. 38 Tahun 2004 tentang Jalan;







Undang-Undang No.18 Tahun 2000 tentang Jasa Konstruksi;







Peraturan Pemerintah No. 34 Tahun 2006 tentang Jalan;







Keppres No. 80 Tahun 2008 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah;







Ketentuan-ketentuan hukum kontrak yang mengatur tentang Klaim maupun pemutusan hubungan Kontrak;







Peraturan/Perundangan lain yang terkait, seperti ketentuan mengenai keselamatan jalan (road safety), ketentuan mengenai pengendalian lingkungan, dll.



4. Inventarisasi Norma, Standar, Pedoman, Manual yang berlaku untuk pekerjaan prasarana



jalan dan jembatan, khususnya di lingkungan Direktorat Jenderal Bina Marga, antara lain : 



Tatacara/prosedur/standar teknis pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan jalan dan jembatan;







Tatacara/prosedur administrasi penyelenggaraan proyek;







Pedoman/panduan pelaksanaan manajemen proyek;







Pedoman/panduan sistem manajemen data dan pengelolaan database jalan dan jembatan di lingkungan Direktorat Jenderal Bina Marga;







Spesifikasi Teknik untuk pekerjaan jalan dan jembatan yang berlaku;







Gambar-gambar Standar untuk pekerjaan jalan dan jembatan;







Tatacara/prosedur pelaksanaan design review dan CCO;







Manual dan Modul Road Design System, Direktorat Jenderal Bina Marga;







Dan lain-lain.



Halaman E-9



DOKUMEN PENAWARAN TEKNIS 5. Inventarisasi alat bantu yang relevan untuk pelaksanaan Bantuan Teknis Balai, terutama



untuk pekerjaan pembangunan prasarana jalan dan jembatan, sebagai contoh : software MS Project sebagai alat bantu untuk monitoring dan pengendalian pelaksanaan pekerjaan. 6. Inventarisasi laporan-laporan hasil pelaksanaan pekerjaan Bantuan Teknis Balai yang pernah



dilaksanakan, utamanya di lingkungan Direktorat Jalan dan Jembatan Wilayah Timur, Direktorat Jenderal Bina Marga, serta laporan hasil kegiatan pengendalian pelaksanaan pekerjaan dan pengendailan mutu (pekerjaan jalan dan/jembatan) yang pernah di lakukan. 7. Inventarisasi data-data dan informasi-informasi lain yang terkait. 8. Pengarsipan secara terstruktur dokumen-dokumen yang telah dikumpulkan pada tahap



persiapan maupun yang diinventarisasi selama berlangsungnya kegiatan. 9. Penyusunan/penajaman Rencana Kerja Terinci.



E.2.2.



D2-Monitoring Semua Kegiatan Tahun Berjalan



Kegiatan monitoring ini dimaksudkan untuk menjamin tersedianya data dan informasi terkini mengenai proses dan hasil pelaksanaan kegitatan pekerjaan jalan dan jembatan pada tahun berjalan, termasuk terdeteksinya secara dini setiap kendala dan permasalahan yang muncul dalam pelaksanaan kegiatan tersebut, sebagai bahan dalam pengambilan keputusan atau tindak turun tangan yang diperlukan secara tepat waktu dan tepat sasaran terhadap setiap permasalahan yang ada. Selain itu data yang diperoleh dari kegiatan ini juga merupakan masukan untuk pemutakhiran database jalan dan jembatan secara rutin (minimal satu kali pada setiap bulan) selama berlangsungnya pelaksanaan kegiatan pekerjaan jalan dan jembatan. Kegiatan yang akan dilaksanakan oleh Bantuan Teknis Konsultansi Manajemen Teknis pada tahap ini meliputi : D2.1 Penyiapan metode dan alat bantu monitoring pelaksanaan pekerjaan, mencakup :  Penyiapan konsep metode monitoring kegiatan pelaksanaan Pekerjaan Jalan dan Jembatan yang lebih efektif, mencakup kegiatan-kegiatan :











Kajian terhadap metode monitoring yang pada saat ini diterapkan di lingkungan Wilayah Kerja BBPJN XV;







Kajian terhadap metode monitoring yang pernah diterapkan dalam kegiatan tim Bantek Balai pada tahun/periode sebelumnya.







Pengembangan metode monitoring sesuai tingkat kompleksitas dan/atau kuantitas kegiatan, lingkup kegiatan dan sumberdaya yang ada.



Penyiapan format-format laporan monitoring yang simpel, informatif dan aplicable dengan sistem database jalan dan jembatan yang telah ada dan diterapkan di lingkungan Wilayah Kerja BBPJN XV;



Halaman E-10



DOKUMEN PENAWARAN TEKNIS 



D2.2



Penyiapan format-format laporan data lain yang terkait dengan pelaksanaan pekerjaan jalan dan jembatan.



Inventarisasi data sekunder pelaksanaan kegiatan pekerjaan jalan dan jembatan yang sedang berjalan (baik paket-paket reguler TA. 2017 maupun paket-paket Multi Years Contract yang masih berlanjut) pada semua unit kerja di lingkungan Direktorat Jalan dan Jembatan Wilayah Timur, mencakup : 1) Data kegiatan pra-kontrak/dalam proses pelelangan, antara lain : 



Daftar nama satker dan paket pekerjaan;







Panjang penanganan;







Perkiraan nilai pekerjaan;







Pagu anggaran;







Informasi mengenai proses lelang;







Tanggal penandatanganan kontrak;







Data-data lain yang terkait.



2) Data Paket-paket pekerjaan yang sedang berjalan (Paket reguler/Single Year



Contract TA. 2017 maupun Multi Years Contract yang masih berlanjut), antara lain : 



Data kontrak paket-paket pekerjaan jalan dan/atau jembatan;







Jadwal Pelaksanaan (Rencana dan Realisasi) Pekerjaan, yang umumnya disajikan dalam bentuk grafik/Kurva-S;







Laporan Realisasi/Progres Fisik dan Keuangan, yang terangkum di dalam ringkasan Laporan Mingguan dan Laporan Bulanan Satker/PPK/Konsultan Supervisi;







Laporan kendali mutu pekerjaan struktur dan perkerasan :  Data/laporan yang disusun oleh Konsultan Supervisi, dan  Hasil uji petik secara random sampling terhadap ketepatan/perhitungan mix



design dan job mix formula untuk pekerjaan perkerasan jalan dan pekerjaan beton; 



Laporan manajemen mutu;







Data/informasi permasalahan yang muncul dalam pelaksanaan pekerjaan jalan dan jembatan, yang dapat dideteksi dari dan/atau terangkum di dalam ringkasan Laporan Bulanan/Laporan Mingguan Satker/PPK/Konsultan Supervisi.







Laporan mengenai saran yang sudah diberikan dan tindakan yang telah dilakukan atas permasalahan yang ada, yang terangkum di dalam Laporan Mingguan dan/atau Laporan Bulanan Satker/PPK /Konsultan Supervisi. Halaman E-11



DOKUMEN PENAWARAN TEKNIS 



Laporan/dokumen usulan review desain, CCO dan variasi kontrak (bila ada).







Data-data/Laporan-laporan pada tahun sebelumnya (untuk Paket-paket Multi Years Contract yang masih berlanjut).







Data-data lain yang terkait.



1. Peta program/paket : yang merupakan peta yang menginformasikan lokasi Paket-paket



pekerjaan jalan dan atau jembatan pada tahun berjalan, nama ruas jalan/jembatan, program penanganan, nilai kontrak, nama Kontraktor, nama konsultan supervisi, dan datadata khusus yang perlu ditampilkan, yang diplot pada peta jaringan jalan Nasional di setiap Provinsi; 2. Data dan informasi lain yang terkait (jika ada), antara lain : 



Data terbaru IRMS meliputi panjang dan kondisi jalan dan jembatan untuk dimasukkan kedalam database;







Data/peta jalur lebaran/tahun baru (bila ada);







Laporan/dokumen usulan review desain, variasi kontrak (bila ada);







dll.



Metode Pengumpulan Data : Untuk mendapatkan data-data sekunder tersebut di atas, tim Bantek Balai akan menerapkan cara-cara sebagai berikut : 



Mengakses melalui website PU pada www.pu.go.id.







Mengakses dan mengunduh (download) data-data yang ada di database Sistem Pemantauan Proyek (SiPP); SiPP merupakan alat bantu (software) resmi yang digunakan oleh pejabat Eselon I dan jajaran lain di bawahnya untuk mengetahui perkembangan seluruh kegiatan pekerjaan jalan dan jembatan di jajaran Direktorat Jenderal Bina Marga. 



Dalam men-download data SiPP, dimulai dengan menentukan Tahun Anggaran yang akan dimonitor, dilanjutkan dengan pemilihan provinsi dan Satker yang dituju. Pada lembar Satker yang dituju dapat diperoleh beberapa formulir yang dapat dipilih untuk memantau perkembangan proyek pada Satker tersebut.







Proses input dan upload data kedalam SiPP dilakukan oleh Satker berdasarkan data/laporan dari PPK. Uploading dilakukan setiap dua minggu, tepatnya di pertengahan bulan dan di akhir bulan. Selain untuk Eselon I, data SiPP juga dibutuhkan oleh jajaran Direktorat dan Balai Besar/Balai. Data pada SiPP berkelanjutan dari waktu ke waktu, artinya, ketika uploading tidak dilakukan pada waktu yang ditentukan maka data yang muncul pada SiPP adalah data yang telah diupload pada waktu sebelumnya. Halaman E-12



DOKUMEN PENAWARAN TEKNIS 



Melakukan koordinasi dengan instansi-instansi terkait sebagai berikut (dimana untuk hal ini pihak Pemberi Tugas, sebagaimana disebutkan di dalam Kerangka Acuan Kerja, akan menginformasikan kepada instansi-intansi terkait agar Penyedia Jasa Konsultansi mendapatkan data dan informasi yang diperlukan sehubungan dengan pelaksanaan pekerjaan Bantek Balai ini) : 



Tim Bantek Balai akan berkoordinasi terutama dengan pihak Wilayah Kerja BBPJN XV. Selain itu tim Bantek Balai juga akan berkoordinasi dengan instansiinstansi terkait sebagai berikut :  SNVT P2JJ, SNVT Pekerjaan Fisik beserta PPK terkait;  Dinas/Sub Dinas PU Provinsi dan Kabupaten/Kota (khusus masalah



pendanaan yang ada kaitannya dengan Pusat);  SKPD terkait;



Data-data dan informasi yang telah diinventarisasi dalam kegiatan monitoring ini akan disajikan dalam format-format laporan data yang informatif dan aplikatif dan aplicable dengan sistem database jalan. (sebagai contoh : seperti ditunjukan pada Gambar 2.2a s/d Gambar 2.2c). D2.3



Identifikasi dan Indikasi Permasalahan, mencakup :  Identifikasi dan indikasi permasalahan dalam kegiatan/proses pelelangan/prakontrak, baik permasalahan teknis maupun administrasi. Contoh : Paket-paket yang belum ditenderkan dan penyebabnya atau kendala dalam proses tender, dsb. 



Identifikasi permasalahan yang muncul dalam pelaksanaan kontrak yang sedang berjalan (mencakup permasalahan teknis, administrasi dan kualitas), termasuk yang diindikasikan dapat mengakibatkan keterlambatan pencapaian progres pekerjaan atau pemutusan hubungan kontrak.



Contoh Permasalahan :



D2.4







Material : kelangkaan material, keterbatasan dan variabilitas sifat-sifat material, keterlambatan pasokan material, ketergantungan pada suplai bahan;







Peralatan : kerusakan alat, keterbatasan peralatan;







Kondisi alam : cuaca/iklim, banjir, longsor;







Sumber daya manusia : keterbatasan jumlah dan/atau kapasitas SDM;







Indikasi Permasalahan : adanya satu atau beberapa permasalahan yang berpotensi menyebabkan keterlambatan penyelesaian pekerjaan secara keseluruhan.



Membantu memberikan masukan mengenai permasalahan yang membutuhkan Tindak Turun Tangan (T3), mencakup : Halaman E-13



DOKUMEN PENAWARAN TEKNIS 



Memberikan masukan/informasi/laporan mengenai adanya permasalahan yang membutuhkan tindak turun tangan; (contoh adanya permasalahan yang jika tidak segera diselesaikan akan dapat/berpotensi menyebabkan keterlambatan kemajuan pekerjaan secara keseluruhan atau bahkan pemutusan hubungan kontrak).







Memberikan masukan berupa saran/rekomendasi mengenai tindak turun tangan (T3) yang diperlukan.



Halaman E-14



BALAI PELAKSANAAN JALAN NASIONAL



DOKUMEN PENAWARAN TEKNIS



Halaman E-15



PROVINSI MALUKU



MALUKU



DOKUMEN PENAWARAN TEKNIS



Halaman E-16



DOKUMEN PENAWARAN TEKNIS



Halaman E-17



DOKUMEN PENAWARAN TEKNIS



E.2.3.



E3-Pemetaan Permasalahan



Kegiatan yang akan dilakukan oleh tim Bantek Balai pada tahap ini adalah sebagai berikut :  Pembuatan peta permasalahan yang muncul dalam proses/pelaksanaan kegiatan pelelangan/pra-kontrak di lingkungan Wilayah Kerja BBPJN XV (Sebagai contoh : seperti disajikan pada Gambar 2.2c). 



Pembuatan peta permasalahan yang muncul dalam proses pelaksanaan kontrak yang sedang berjalan di lingkungan Wilayah Kerja BBPJN XV, mencakup permasalahan teknis, administrasi dan kualitas pekerjaan. (Sebagai contoh : seperti disajikan pada Gambar 2.2d). Gambar 2.2c Contoh Peta Monitoring Pra-Kontrak PETA MONITORING PRA-KONTRAK PENANGANAN JALAN NASIONAL TA. 2017



Sudah Tanda Kontrak (25 Paket)



Tangan



Sedang Proses Lelang (50 Paket)



Belum Lelang (25 Paket) Gambar 2.2d Contoh Peta Permasalahan Pelaksanaan Kontrak PETA PERMASALAHAN PELAKSANAAN KONTRAK PENANGANAN JALAN NASIONAL TA. 2017 BINTEK JALAN



Kelangkaan / Keterlambatan Pasokan Material (2 Paket (10%)) Keterlambatan Rangka Jembatan / Tiang Pancang (2 Paket (10%)) Kerusakan / Kekurangan Alat (2 Paket (10%)) Lain-lain (13 Paket (65%))



Manajemen (1 Paket (5%))



Halaman E-18



DOKUMEN PENAWARAN TEKNIS



E.2.4.



E4-Evaluasi dan Analisa Permasalahan



Kegiatan yang diaksanakan tim Bantek Balai pada tahap ini mencakup :  Melakukan evaluasi secara komprehensif atas permasalahan-permasalahan (pra-kontrak maupun pelaksanaan kontrak) yang telah diidentifikasi; 



Membuat analisa atas evaluasi yang telah dilakukan guna memberikan masukan kepada Pengguna Jasa mengenai penyelesaian masalah.



Evaluasi dan analisa yang dilakukan mencakup hal-hal yang bersifat teknis dan admistratrif (untuk permasalahan pra-kontrak) serta hal-hal yang terkait dengan pengendalian mutu pekerjaan (untuk permasalahan pelaksanaan kontrak), antara lain :  Evaluasi atas permasalahan/kendala teknis/administratif dalam proses pelelangan; 



Evaluasi atas permasalahan yang menyebabkan keterlambatan progres/Realisasi pekerjaan terhadap Rencana, antara lain : 



Jumlah dan kapasitas peralatan utama (kesesuaian antara daftar peralatan utama yang tercantum di dalam Kontrak dengan kenyataan yang ada, sebagaimana dilaporkan di dalam Laporan Mingguan dan Laporan Bulanan Konsultan Supervisi);







Penilaian/assessment kelayakan Grafik Rencana Pelaksanaan Pekerjaan (kurva-S dan Bar-Chart) yang dibuat oleh Penyedia Jasa Konstruksi, yaitu kesesuaian/tingkat kelogisan antara Target pencapaian kemajuan pekerjaan dengan jumlah dan/atau kapasitas peralatan yang ada di dalam Kontrak ataupun kenyataan yang ada maupun dengan metode konstruksi yang diterapkan;







Metode konstruksi yang diterapkan;







Hal-hal yang menyebabkan keterlambatan pasokan material konstruksi jalan/konstruksi jembatan;







Hal-hal yang terkait dengan proses review desain dan/atau variasi kontrak;







Kinerja penyedia jasa konstruksi, sebagaimana disampaikan di dalam Laporan Mingguan/Laporan Bulanan Konsultan Supervisi;







Hal-hal lain yang terkait.







Evaluasi atas permasalahan kelambatan progres penyerapan keuangan;







Evaluasi atas permasalahan tidak tercapainya mutu dan performa hasil pelaksanaan pekerjaan, antara lain : 



Kondisi peralatan utama dan peralatan laboratorium lapangan;







Ketepatan/perhitungan mix design dan job mix formula untuk pekerjaan perkerasan jalan dan beton;



Halaman E-19



DOKUMEN PENAWARAN TEKNIS











Prosedur pelaksanaan pekerjaan;







Metode konstruksi;







Hal-hal lain yang terkait.



Evaluasi atas permasalahan manajemen pelaporan pelaksanaan kegiatan, antara lain : 



E.2.5.



Keterlambatan waktu penyerahan Laporan Mingguan dan/atau Laporan Bulanan dari Konsultan Supervisi kepada SNVT P2JJ/Satker/PPK terkait, atau dari Satker Fisik/PPK terkait kepada Balai Besar/Balai PJN; E5-Masukan / saran atas Permasalahan Yang Ada



Kegiatan yang akan dilaksanakan oleh tim Bantek Balai pada tahap ini antara lain :  Membantu memberikan masukan/saran kepada Pengguna Jasa atas permasalahan yang muncul dalam proses pelelangan/pra-kontrak. 



Masukan/saran/rekomendasi penyelesaian/tindak turun tangan yang diperlukan atas permasalahan yang muncul/terdeteksi dalam proses pelaksanaan kontrak.



E.2.6.



E6-Pengembangan Pengolahan Pelaporan Data Kedalam Database



Kegiatan yang akan dilaksanakan tim Bantek Balai pada tahap ini mancakup :  Koordinasi/diskusi dengan Pengguna Jasa dan staf pengelola sistem database mengenai kendala yang ada dalam pengoperasian sistem database dan hal-hal yang perlu dikembangkan/ditingkatkan. 



Penyiapan format-format laporan data yang lebih aplikatif (aplicable) dengan sistem database jalan dan jembatan yang telah ada.







Pengembangan pengolahan pelaporan data kedalam sistem database jalan dan jembatan yang telah ada dan terintegrasi pada setiap unit pelaksana kegiatan untuk diterapkan di Wilayah Kerja BBPJN XV. Kegiatan ini akan mencakup : 



Pengembangan proses perekaman dan penyimpanan data teknis dan data administrasi jalan dan jembatan (sesuai dengan kondisi terkini jalan dan jembatan yang bersangkutan) ke dalam database jalan dan jembatan (dalam bentuk software) yang telah ada di Wilayah Kerja PHLN dan terintegrasi pada setiap unit pelaksana kegiatan.







Pengembangan Sistem Informasi/Pelaporan Data, yaitu dalam hal koneksitas sistem database yang telah ada di Wilayah Kerja PHLN dengan sistem database pada setiap unit pelaksana kegiatan.



Halaman E-20



DOKUMEN PENAWARAN TEKNIS 



E.2.7.



Pencetakan laporan data jalan dan jembatan kedalam formulir standar pelaporan serta penyimpanannya di dalam sistem pengarsipan laporan (hard copy filling system). E7-Membangun Sistem Informasi



Kegiatan tim Bantek Balai mencakup :  Inventarisasi permasalahan dalam penerapan/pengoperasian program sistem informasi data yang telah ada dilakukan melalui koordinasi dan diskusi dengan Pengguna Jasa dan staf pengelola program di Wilayah Kerja PHLN mengenai permasalahan yang ada; 



Penyiapan konsep pengembangan program/sistem informasi data dan updating data GIS untuk menunjang kebutuhan Wilayah Kerja BBPJN XV;







Uji coba penerapan program/sistem informasi database berbasis Website hasil pengembangan dan melakukan input data untuk meng-update database dengan menggunakan data-data terbaru (dua mingguan/bulanan) sesuai data laporan dari para Satker dan/atau PPK terkait.







Menerbitkan informasi data yang sesuai dengan prosedur untuk menyampaikan semua informasi yang diperlukan tentang semua aspek dari perkembangan kegiatan kepada penyedia jasa untuk analisa dan pelaporan.







Mengembangkan/memperbaharui database harga satuan yang sudah ada dengan masukan berupa harga satuan dimasing-masing daerah.







Membuat situs (website) yang menyangkut informasi tentang Balai Besar Pelaksanaan Jalan Nasional XV.



E.2.8.



E8-Bantuan & Advis Teknis Teknis dan Administratif



Kegiatan tim Bantek Balai pada sub kegiatan ini mencakup :  Membantu memberikan masukan dalam penyelesaian masalah penyelenggaraan kontrak jasa konstruksi, yang terkait dengan klaim, perselisihan kontrak dan pemutusan hubungan kontrak; 



Membantu memberikan masukan atas usulan review desain dan/atau perpanjangan waktu kontrak di Wilayah Kerja BBPJN XV;







Membantu dalam penyiapan data dan bahan/laporan untuk presentasi atau peresmian yang diperlukan, baik di Wilayah Kerja PHLN maupun di Direktorat Jalan dan Jembatan Wilayah Timur.



Halaman E-21



DOKUMEN PENAWARAN TEKNIS 



Bantuan teknis dalam penyiapan peta jalur lebaran dan tahun baru, sehubungan dengan adanya blackspot pada lokasi-lokasi tertentu di ruas jalan nasional.







Proaktif dalam mengevaluasi prosedur variasi kontrak untuk CCO atau Addendum Kontrak.



E.2.9.



D9-Alih Pengetahuan



Apabila dipandang perlu/diminta oleh Pengguna Jasa, maka tim Bantek Balai akan mengadakan pelatihan, kursus singkat, diskusi dan seminar terkait dengan substansi pelaksanaan pekerjaan dalam rangka alih pengetahuan kepada staf di lingkungan organisasi Pejabat Pembuat Komitmen. Tim Bantek Balai akan melakukan kegiatan tersebut setelah melakukan koordinasi/konfirmasi dengan Pengguna Jasa dan para Pejabat Komitmen terkait mengenai hal-hal sebagai berikut :  Tema-tema yang esensial sesuai dengan kondisi dan kebutuhan yang ada untuk pelaksanaan program pelatihan. Dalam hal ini Konsultan beranggapan bahwa materi yang paling tepat adalah yang terkait dengan substansi pelaksanaan pekerjaan mencakup :











Permasalahan yang banyak terjadi dalam penerapan prosedur teknis pelaksanaan pekerjaan jalan dan jembatan;







Permasalahan yang banyak terjadi dalam penerapan prosedur administratif pelaksanaan pekerjaan jalan dan jembatan;







Manajemen konstruksi yang terkait dengan penyiapan dan evaluasi Grafik Rencana Pelaksanaan Pekerjaan (Kurva-S);







Permasalahan yang terkait dengan sistem pelaporan data, termasuk metode pengolahan data dan updating database;







Materi lain yang dianggap perlu.



Staf yang perlu mendapatkan pelatihan/menerima alih pengetahuan : dalam hal ini Konsultan beranggapan bahwa staf yang tepat untuk kegiatan ini adalah staf yang terlibat dalam pelaksanaan pekerjaan, dalam arti sudah memiliki pemahaman mengenai kegiatan pelaksanaan, pemantauan dan pengendalian pekerjaan jalan dan jembatan.







Jadwal waktu penyusunan materi pelatihan/kursus/seminar;







Jadwal waktu pelaksanaan dan tempat penyelenggaraan pelatihan/kursus/seminar;







Kebutuhan nara sumber yang kompeten;







Koordinasi internal tim Bantek Balai untuk pelaksanaan kegiatan tersebut;







Penyiapan semua materi yang diperlukan.



Halaman E-22



DOKUMEN PENAWARAN TEKNIS



E.2.10.



E10-Manajemen Pelaporan



Selama pelaksanaan layanan jasa konsultansi ini Bantuan Teknis Balai akan menyusun dan menyerahkan laporan-laporan hasil pelaksanaan kegiatan Bantuan Teknis, yang terdiri dari Laporan Pendahuluan, Laporan Dua Mingguan, Laporan Bulanan, Laporan Teknis / Laporan Khusus, Konsep Laporan Akhir dan Laporan Akhir. Laporan-laporan tersebut akan disusun dalam Bahasa Indonesia dengan format yang disetujui oleh Pengguna Jasa dan akan diserahkan kepada Pengguna Jasa dalam waktu, dalam jumlah dan sistem penyampaian sebagai berikut : 1. Manajemen Reporting/Laporan Manajemen. a. Inception Report/Laporan Awal;



Laporan awal yang telah dikoreksi oleh pemberi kerja harus diserahkan tidak lebih dari 30 (tiga puluh) hari setelah diterimanya SPMK (Surat Perintah Mulai Kerja). Laporan menguraikan metodologi kerja, struktur organisasi, jadwal pelaksanaan kerja serta software yang dipakai dalam analisis dan interpretasi, diserahkan sebanyak 5 (lima) rangkap, termasuk 1 (satu) asli. b. Monthly Report (Laporan Bulanan)



Laporan bulanan diserahkan oleh konsultan dalam 10 (sepuluh) hari setelah akhir tiaptiap bulan. Laporan akan termasuk ringkasan secara keseluruhan dan mencakup kegiatan dan membuat laporan selama 1 (satu) bulan, dan menggaris bawahi beberapa rekomendasi untuk tindakan yang akan diambil. c. Final Report (Laporan Akhir)



Satu bulan sebelum penyelesaian pekerjaan Konsultansi, sebaiknya mengajukan Draft Laporan Akhir yang merangkum metoda konstruksi pengawasan konstruksi yang telah dilakukan, rekomendasi dalam persyaratan pemeliharaan yang akan datang, semua persoalan teknis pembangunan selama pekerjaan konstruksi jalan, permasalahan yang potensial dalam pekerjaan konstruksi yang baru yang mungkin diharapkan, dan memberikan saran-saran, jika ada, untuk berbagai macam perbaikan yang dibutuhkan pada proyek di masa yang akan datang yang ditangani oleh Direktorat Jenderal Bina Marga. Laporan Akhir sebaiknya diajukan pada saat pekerjaan selesai, dan mencakup koreksi (perbaikan) atau penambahan reaksi terhadap komentar yang diterima dalam draft laporan akhir. Semua laporan manajemen dibuat rangkap 5 (lima), termasuk 1 (satu) asli. 2. Technical Report (Laporan Teknis)



Seperti laporan manajemen, di dalamnya terdapat persyaratan on going untuk Laporan Teknis (termasuk Design Report/Laporan Perencanaan) harus disiapkan untuk memenuhi



Halaman E-23



DOKUMEN PENAWARAN TEKNIS



hasil dari pekerjaan utama yang ditangani. Laporan Teknis dibuat untuk menjadi persiapan standar profesionalisme yang tinggi, rangkap 5 (lima), 1 (satu) asli. E.3.



Pengembangan Sistem Informasi Dan Membuat Website



Kegiatan ini mencakup :  Inventarisasi permasalahan dalam penerapan/pengoperasian program sistem informasi data yang telah ada dilakukan melalui koordinasi dan diskusi dengan Pengguna Jasa dan staf pengelola program di Wilayah Kerja PHLN mengenai permasalahan yang ada; 



Penyiapan konsep pengembangan program/sistem informasi data dan updating data GIS untuk menunjang kebutuhan Wilayah Kerja BBPJN XV;







Uji coba penerapan program/sistem informasi database berbasis Website hasil pengembangan dan melakukan input data untuk meng-update database dengan menggunakan data-data terbaru (dua mingguan/bulanan) sesuai data laporan dari para Satker dan/atau PPK terkait.







Menerbitkan informasi data yang sesuai dengan prosedur untuk menyampaikan semua informasi yang diperlukan tentang semua aspek dari perkembangan kegiatan kepada penyedia jasa untuk analisa dan pelaporan.







Mengembangkan/memperbaharui database harga satuan yang sudah ada dengan masukan berupa harga satuan dimasing-masing daerah.







Membuat situs (website) yang menyangkut informasi tentang Balai Besar Pelaksanaan Jalan Nasional XV.



E.3.1.



Pengembangan Pengolahan Data Ke Dalam Database



Guna mendukung pelaksanakan sebagian tugas dan kewajiban tim Bantek Balai sebagaimana tertuang dalam KAK, khususnya dalam hal penyusunan dan penyerahan pelaporan secara periodik (dua mingguan dan bulanan), diperlukan sebuah tools basisdata. Tools basis data tersebut bukan hanya dapat digunakan untuk menghasilkan laporanlaporan internal dan eksternal secara otomatis, namun juga dapat memberikan rangkuman informasi (executive summary) paket-paket pekerjaan jalan dan jembatan Wilayah Kerja BBPJN XV. Laporan data ini dapat dijadikan sebagai salah satu bahan pertimbangan dalam pengambilan di tingkat pimpinan (pengambil keputusan) terhadap setiap permasalahan yang ada. Tools sebagaimana dimaksud di atas, akan dibangun dengan memanfaatkan perangkat lunak berbasis Sistem Manajemen Database (Database Management System). Alternatif aplikasi yang dipilih adalah Microsoft Access, dengan pertimbangan :  Cukup handal untuk volume data dengan kuantitas sedang;



Halaman E-24



DOKUMEN PENAWARAN TEKNIS 



Sudah merupakan aplikasi database yang bersifat RDBMS (Relational Database Management System);







Kemudahan dan kecepatan dalam penyesuaian terhadap permintaan perubahan;







Merupakan aplikasi umum yang melekat bersama aplikasi populer Microsoft Office, sehingga diharapkan telah tersedia di setiap unit pelaksana kegiatan di Wilayah Kerja BBPJN XV.



Tools ini dibangun dengan pendekatan dan penyesuaian yang kuat terhadap struktur dan komponen data yang tersedia di dalam SiPP (Sistem Pemantauan Proyek), dimana SiPP merupakan alat bantu (software) resmi di Direktorat Jalan dan Jembatan Wilayah Timur yang telah digunakan dan terintegrasi pada semua unit pelaksana kegiatan di lingkungan Direktorat Jalan dan Jembatan Wilayah Timur. Data yang ada di dalam SiPP adalah data kondisi ‘terbaru’ terkait dengan proses dan hasil pelaksanaan kegiatan pekerjaan jalan dan jembatan yang di-input/di-update dan di-upload oleh setiap Satker terkait secara rutin/periodik ‘setiap satu minggu’. 1. Arsitektur Sistem Informasi Manajemen. Untuk menghimpun data paket yang dikelola oleh sekian banyak unit pelaksana kegiatan, maka perlu dibangun sebuah sistem yang dapat secara cepat mengintegrasikan semua data-data yang diperlukan dengan menggunakan teknologi dan manajemen informasi yang tepat. Oleh karena itu, pemahaman akan mekanisme sumber dan aliran data perlu mendapat penanganan tersendiri, baik secara teknis maupun secara prosedural. 2. Data-data yang ada di dalam SiPP.



Data-data yang ada di dalam SiPP adalah data-data yang di-input/di-update dan di-upload secara rutin/periodik oleh setiap Satker terkait. Data-data tersebut mencakup : 



Informasi tentang kondisi paket pekerjaan, mulai dari proses pengadaan hingga status kontraknya;







Status progress fisik dan keuangan setiap paket pekerjaan;







Paket-paket yang mengalami keterlambatan (deviasi negatif).



3. Beberapa kelemahan dalam SiPP yang perlu dibenahi : a. Data-data yang disajikan di dalam SiPP mengacu pada data-data yang ada di masing-



masing Satker terkait, sehingga SiPP tidak dapat menyajikan secara langsung status progress per Wilayah (baik wilayah Balai bahkan Provinsi). b. SiPP juga tidak bisa menyajikan ringkasan data (Data Summary) berdasarkan kategori



spesifik yang diinginkan (misalnya : paket-paket yang mengalami leterlambatan 10%, 15% atau 20%), karena data yang tersedia di SiPP sebenarnya merupakan data yang relatif masih mentah (hasil olahan spreadsheet excel). Halaman E-25



DOKUMEN PENAWARAN TEKNIS c. SiPP juga tidak menyajikan report visual berupa Grafik-grafik yang lebih informatif dan



komunikatif. Intinya : data/informasi yang tersaji di dalam SiPP merupakan data detil dan rinci dari setiap paket pekerjaan pada setiap unit pelaksana kegiatan, dan untuk dapat menyajikan Laporan Ringkasan Eksekutif (Executive Summary Report) masih perlu dilakukan pengolahan data lebih lanjut. Diagram Alir Data SIM Database Pelaporan



PPK



Bantek Pusat Bantek R



KETERANGAN : Data Hardcopy Data Softcopy Data Hardcopy diperoleh Bantek Regional langsung dari Satker (SNVT)



4. Konsep Pengembangan Aplikasi Manajemen Database Pelaporan a. Tampilan Awal Aplikasi Database



Konsep pengembangan aplikasi manajemen database akan memberikan tampilan awal sebagai berikut :



Halaman E-26



DOKUMEN PENAWARAN TEKNIS



PEMANTAUAN PERKEMBANGAN PELAKSANAAN PENGADAAN DAN PEKERJAAN PAKET JALAN DAN JEMBATAN BINTEK JALAN



KEMENTRIAN PEKERJAAN UMUM



DIREKTORAT JENDERAL BINA MARGA BINTEK JALAN MALUKU DAN MALUKU UTARA



Gambar E.4 Jendela Awal Aplikasi (disertai Menu Log In) 1) Menu-menu Utama Aplikasi Databse Setelah melewati proses Log In maka jendela menu berikutnya adalah papan menu aplikasi yang terdiri dari beberapa menu-menu utama serta sub-sub menu dengan fungsi dan kegunaan yang berbeda-beda, namun secara umum dimaksudkan untuk mengelola, memantau dan monitoring pelaksanaan kegiatan pekerjaan jalan dan jembatan pada setiap unit pelaksana kegiatan yang ada di lingkungan Direktorat Jalan dan Jembatan Wilayah Timur. Secara garis besar, menu-menu tersebut adalah sebagai berikut : a) Executive Summary Report (ESR); b) Basis Data & Monitoring; c) Rekam Jejak Masalah & Penyelesaian; d) Pencetakan Laporan & Dokumentasi; e) Hal Khusus; f) Exit. Gambar E.5 Tampilan Jendela Menu Utama APLIKASI MANAJEMEN DATABASE



Halaman E-27



DOKUMEN PENAWARAN TEKNIS



Menu-menu utama tersebut di atas masih memiliki Sub-sub Menu di bawahnya, yang akan segera tampil setelah di-click pada menu utamanya sebagai berikut. a) Executive Summary Report (ESR); Menu ini akan terdiri atas 3 (tiga) sub menu, yaitu : 01.



Progress Report : Dengan meng-klik pada sub menu ini maka akan tampil Jendela Grafik yang menggambarkan status progress/kemajuan pekerjaan jalan dan jembatan untuk semua Paket kegiatan di Wilayah Kerja BBPJN XV.



02.



Progress Report : Dengan mengklik pada sub menu ini maka akan tampil Jendela Grafik yang menggambarkan status Progress untuk seluruh Paket kegiatan di Wilayah Kerja BBPJN XV.



03.



Intensitas Masalah : Menampilkan Grafik Intensitas permasalahan yang muncul dalam pelaksanaan pekerjaan pada paket-paket kegiatan yang ada di lingkungan Wilayah Kerja BBPJN XV.



b) Basis Data & Monitoring Menu ini terdiri atas 3 (tiga) sub menu (lihat Gambar E.7), yaitu :  Pengadaan paket;  Entry Data & Monitoring Paket;  Data Sekunder. Gambar E.7 Jendela Menu dan Sub Menu Basis Data Monitoring



c) Pengadaan Paket : Sub Menu ini masih terbagi menjadi 2 (dua) bagian (Gambar E.8) yaitu :  Entry Data Pengadaan : digunakan untuk memasukkan data Pengadaan



Paket yang baru.



Halaman E-28



DOKUMEN PENAWARAN TEKNIS  Edit Data Pengadaan : digunakan untuk mengedit data Pengadaan yang



telah ada setelah terlebih dahulu memilih paket bersangkutan melalui jendela pilihan yang ada. Gambar E.8 Jendela Menu & Sub Menu Pengadaan Paket



Gambar E.9 Jendela Menu & Sub Menu Isi Data Pengadaan



Halaman E-29



DOKUMEN PENAWARAN TEKNIS



Gambar E.10 Menu Cari Data Untuk Edit Data Pengadaan



d) Entry Data & Monitoring Paket Sub Menu ini masih terbagi menjadi 3 (tiga) bagian yaitu :  Progress, Rencana & Realisasi (seluruh paket) : Jendela multiguna ini dapat



dipakai untuk mencari, mengisi, meng-update data Paket serta mencetak hasilnya.  Paket Kritis dan Paket LOAN : Digunakan untuk monitoring dan melacak



paket-paket yang kritis maupun berpotensi kritis serta paket-paket yang dananya bersumber dari dana LOAN. Hasilnya juga dapat dicetak sebagi keluaran. e) Data Sekunder Sub Menu ini masih terbagi menjadi 7 (tujuh) bagian yaitu :  Tambah Data SATKER/PPK Baru;  Tambah Data PPK Baru;  Cari & Edit Data Satker/PPK;  Data Ruas jalan;  Informasi Konsultan & Kontraktor;  Penambahan Kegiatan;  Penambahan Sub Kegiatan.



Halaman E-30



DOKUMEN PENAWARAN TEKNIS



Gambar E.11. Jendela Menu & Sub Menu Entry Data & Monitoring Paket



Gambar E.12 Jendela Menu & Sub Menu Data Sekunder



f) Rekam Jejak Masalah & Penyelesaian Menu ini dimaksudkan untuk mencatat dan memonitor semua permasalahan yang ada pada paket-paket pekerjaan yang sedang berlangsung pada setiap unit pelaksana kegiatan di lingkungan Direktorat Jalan dan Jembatan Wilayah Timur. Gambar E.13 Jendela Menu & Sub Menu Rekam Jejak Masalah



g) Pencetakan Laporan & Dokumentasi Menu ini fungsinya untuk mencetak bentuk-bentuk laporan terkait dengan paket-paket pekerjaan yang ada, baik berupa grafik maupun tabel-tabel. Gambar E.14 Jendela Menu Daftar Laporan dan Dokumentasi



Halaman E-31



DOKUMEN PENAWARAN TEKNIS



Gambar E.15 Jendela Menu & Sub Menu Laporan serta Dokumentasi



h) Hal Khusus dan Exit Seperti pada aplikasi yang lain, Aplikasi Manajemen Database Pelaporan juga disediakan menu untuk layanan khusus, yang isinya dapat dikembangkan pada masa-masa berikutnya, disesuaikan dengan layanan hal-hal khusus yang diperlukan. Sedangkan tombol menu Exit adalah untuk keluar dari sistem aplikasi. Gambar E.16 Jendela Menu Khusus danExit



E.3.2.



Membangun Website



Pembuatan Website harus memuat unsur PIECES (Performance, Information, Economy, Control, Efficiency, & Services), yaitu sebagai berikut : 1. Performance (Kinerja), peningkatan terhadap kinerja (hasil kerja) sistem yang baru sehingga menjadi efektif. Kinerja dapat diukur dari Throughput dan Response Time. Throughput adalah jumlah dari pekerjaan yang dapat dilakukan pada suatu saat tertentu. Response Time adalah rata-rata waktu yang tertunda diantara dua pekerjaan ditambah dengan waktu response untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut; Halaman E-32



DOKUMEN PENAWARAN TEKNIS 2. Information (Informasi), peningkatan terhadap kualitas informasi yang disajikan; 3. Economy



(ekonomis), peningkatan terhadap manfaat-manfaat atau keuntungankeuntungan dan penurunan-penurunan biaya yang terjadi;



4. Control (Pengendalian), peningkatan terhadap pengendalian untuk mendeteksi dan



memperbaiki kesalahan-kesalahan serta kekurangan-kekurangan yang akan terjadi; 5. Efficiency ( Efisien), peningkatan terhadap efisiensi operasional; 6. Services (Pelayanan), peningkatan terhadap pelayanan yang diberikan oleh sistem.



Sistem Website ini mengakomodir prinsip-prinsip yang terkandung dalam PIECES (Performance, Information, Economy, Control, Efficiency, & Services), BAGAN ALIR TERINCI PENYUSUNAN SISTEM INFORMASI WEBSITE TAHAP 1 : PERSIAPAN DAN KONFIRMASI ISSUE POKOK A1. Persiapan dan Konfirmasi Issue Pokok A2.Penyusunan Rencana Kerja Terinci



TAHAP 2. SURVEY EXISTING SYSTEM B1. Pengumpulan Informasi B2. Studi Literatur dan Kajian Terkait



C1. Analisa & Ev. Perencanaan Pembangunan C2. Analisa & Ev. Sistem Informasi Existing C3. Rekomendasi Umum



PEMBANGUNAN DATA APLIKASI - Physical Data Model - Meneliti Relasi Data - Input Data



TAHAP 4. DESAIN SISTEM DAN PERANCANGAN WEB D1. Desain System Secara Umum D2. Desain System Secara Terinci D3. Desain Model D4. Desain Input Output D5. Desain Basis Data D6. Desain Menu D7. Desain Hardware Dan Software



Verifikasi User



TAHAP 5. IMPLEMENTASI PEMROGRAMAN E1. Pemrograman Terstruktur E2. Testing Prog. & Inputing Data



Quality Assurance



TAHAP 6. INSTALASI SISTEM APLIKASI F1. Instalasi, setting dan Konfigurasi Sistem Aplikasi SISTEM INFORMASI WEBSITE TAHAP 7. UJI COBA DAN PELATIHAN G1. User Guide G2. Uji Coba G3. Pelatihan



Sistem Siap Digunakan



Halaman E-33