Empat Langkah Dalam Siklus Pemrosesan Data [PDF]

Citation preview

SISTEM INFORMASI DAN PENGENDALIAN INTERNAL Peran Teknologi Informasi dalam Mendukung Sustem Informasi



Disusun oleh : Muhammad Fauzi Shofwan Muhammad Rizky Benando Rika Yunita



KEMENTRIAN RISET TEKNOLOGI DAN PENDIDIKAN TINGGI PROGRAM PROFESI AKUNTANSI UNIVERSITAS SRIWIJAYA 2020



PERAN TEKNOLOGI INFORMASI DALAM MENDUKUNG SISTEM INFORMASI I.



Empat Langkah Dalam Siklus Pemrosesan Data Empat langkah dalam siklus pengolahan data melibatkan 4 kegiatan, yaitu :



1.



Pemasukan data (data input)



2.



Penyimpanan data (data storage)



3.



Pengolahan data (data processing)



4.



Hasil informasi (information output)



Adapun penjabaran atas masing-masing siklus adalah sebagai berikut: 1. Pemasukan data (data input) Data transaksi direkam dan dikonversi menjadi bentuk yang dapat diproses oleh komputer (machine processable form). Untuk memudahkan pemrosesan selanjutnya, input data perlu disiapkan sebagai berikut : Klasifikasi, seperti klasifikasi dengan pemberian nomor kode(nomor rekening, kode departemen, dll). Klasifikasikan kode data berdasarkan sistem yang ada, misal : bagan rekening. Verifikasi untuk menjamin akurasi data. Hal ini perlu dilakukan, untuk mencegah terjadinya kesalahan pemasukan data lebih efisien dan lebih murah dibandingkan dengan mendeteksi dan membetulkan kesalahan yang terjadi. Pengiriman data (transmittal) dari satu lokasi ke lokasi lainnya. Salah satu cara untuk merekam data adalah dengan menggunakan dokumen sumber (source document), contohnya : surat pesanan penjualan, faktur penjualan, dll. Dokumen sumber ini sering disebut dengan bukti transaksi atau dokumen transaksi. Data juga dapat diinput dengan menggunakan turnaround document, yaitu dokumen yang dihasilkan oleh komputer perusahaan lalu dikirimkan kepada pihak luar, kemudian kembali lagi ke perusahaan dan difungsikan sebagai input. Dokumen ini biasanya dibuat dalam bentuk yang dapat di baca oleh komputer untuk memudahkan proses selanjutnya. Data dapat langsung dimasukkan ke dalam terminal atau komputer mikro. Contoh : karyawan bank memasukkan nomor rekening nasabah ketika nasabah menyetorkan atau mengambil uang. Salah satu cara untuk meningkatkan akurasi, kelengkapan, dan kecepatan pemasukan data adalah dengan menggunakan tampilan dilayar komputer yang sudah dibuat dalam bentuk formulir.



Alat lain yang dapat digunakan untuk menangkap data transaksi adalahsource data automation, yaitu alat yang menangkap data langsung dalam bentuk yang dapat dibaca oleh komputer. Contoh : mesin ATM dan scanners yang dipakai oleh supermarket. Dokumen – dokumen sumber seperti order pelanggan, slip – slip penjualan, faktur, order pembelian, dan kartu kerja karyawan adalah bukti fisik masukan ke dalam sistem pemrosesan transaksi. Tujuannya adalah : 



Menangkap data.







Membantu operasi pengkomunikasian data dan pengotorisasian operasi lainnya dalam proses.







Menstandartkan operasi dengan menunjukkan data apa yang membutuhkan pencatatan dan tindakan apa yang harus diambil







Menyediakan file permanen untuk analisis masa datang, jika dokumen - dokumen dipelihara dokumen – dokumen sumber umumnya berupa formulir yang dirancang secara hati – hati untuk memudahkankan penggunaan data yang dicatat secara akurat.



2. Penyimpanan data (data storage) Data yang dimiliki oleh sebuah perusahaan harus diorganisasi agar data tersebut dapat diakses secara mudah dan efisien.Secara rinci hierarki data dari data terkecil sampai data yang paling besar mencangkup : 



Field, yaitu kumpulan elemen data terkecil yang disimpan dalam sebuah spasi (ruang) fisik







Record, adalah sejumlah field yang dikelompokkan dan membentuk sebuah satuan data, yang sekaligus menguraikan atribut khusus dari sebuah entity.







File, adalah sekumpulan record yang sejenis ,contohnya adalah sebuah record piutang pelanggan dikumpulkan dalam satu tempat yang disebut file piutang dagang.







Database, adalah kumpulan file-file yang dibentuk satuan data yang besar. Dengan mengadopsi konsep database, maka perubahan kebutuhan informasi akan dilayani tanpa perlu menambah program dan file baru.



3. Pengolahan data (data processing) Aktivitas pengolahan data yang paling sering dilakukan adalah pemeliharaan data, yaitu pemrosesan transaksi periodik untuk memperbarui data yang tersimpan. Jenis-jenis pemeliharaan data yang biasanya dilakukan adalah: 



Penambahan (additions), yaitu memasukkan data (record) baru ke dalam file.







Penghapusan (deletions), yaitu menghapus data (record) dari dalam file.







Pembaruan (updates), yaitu merevisi saldo sekarang. Pembaruan data umumnya dilakukan dengan menambah atau mengurangi angka dari sebuah data transaksi







Pengubahan (changes), yaitu memodifikasi field yang memerlukan pembaruan secara berkala, seperti alamat, riwayat kredit, dan lain-lain. Pemrosesan data juga melibatkan aktivitas-aktivitas lainnya, yaitu:







Perhitungan (calculating), yaitu melakukan berbagai macam manipulasi (operasi) matematik.







Pembandingan (comparing), yaitu membandingkan dua atau lebih elemen data, seperti jumlah barang yang tersedia dan tingkat pemesanan kembali persediaan, untuk menentukan apakah keduanya sama, lebih besar, atau lebih kecil







Peringkasan (summarizing), yaitu menggabungkan data menjadi satu angka jumlah.







Pemilahan (filtration), yaitu memilah data untuk pemrosesan berikutnya







Pemanggilan (retrieval), yaitu mengambil data dari penyimpanan untuk pemrosesan atau pembuatan laporan. Terdapat dua metoda pemrosesan data, yaitu:







Pemrosesan secara kelompok (batch processing). Pemrosesan ini merupakan pemrosesan transaksi yang sama dalam sebuah kelompok. Pemrosesan dilakukan pada satuan waktu tertentu (misalnya setiap jam atau setiap hari) atau ketika jumlah transaksi mencapai angka tertentu (misalnya 50 atau 100 transaksi). Transaksi yang sudah terkumpul dalam sebuah batchdapat diproses secara urut atau dengan teknik pemrosesan langsung.







Pemrosesan seketika (On-line processing). Dengan cara ini, komputer menangkap data secara elektronik dan menyimpannya sehingga data tersebut dapat diproses lebih lanjut. Metoda ini dapat dirinci menjadi dua metoda,yaitu : o on-line real-time processing, komputer menangkap secara elektronik, mengedit akurasi dan kelengkapan, dan memprosesnya sesegera mungkin. o on-line batch processing, komputer menangkap data secara elektronik, mengedit akurasi dan kelengkapan, setelah itu menyimpannya untuk diproses lebih lanjut di masa mendatang setelah mencapai satu kelompok (batch).



4. Hasil informasi (information output) Langkah terakhir dari siklus pengolahan data adalah menghasilkan informasi. Tujuan dihasilkannya informasi pada dasarnya ada dua yaitu : 



Tujuan keluar (eksternal). Informasi untuk pemakai eksternal seperti laporan keuangan, dihasilkan untuk memenuhi pertanggungjawaban pengelolaan perusahaan.







Tujuan kedalam (internal). Informasi untuk pemakai internal ,ditunjukkan untuk memenuhi kebutuhan informasi untuk manajemen, guna membantu melaksanakan tugas-tugas manajerial, seperti perencanaan kegiatan (planning), pengarahan dan motivasi karyawan (directing & motivating),



pengendalian



(controlling),



dan



pembuatan



keputusan



(decision



making). Dalam sistem informasi yang berbasis komputer laporan dapat disajikan dengan cara-cara yang telah diuraikan sebelumnya, namun sebelum laporan disajikan komputer memprosesnya dengan bahasa pemrograman dan basis data (database)dengan menggunakan kode-kode program. Aktivitas dalam siklus pengolahan data adalah menghasilkan informasi bagi para pemakai baik baga pemakai intern (manajemen) maupun pemakai ekstern.Informasi disajikan dalam tiga alternatif yaitu: 



Dokumen, yang berisi transaksi atau data perusahaan lain. Misalnya, cek dan faktur penjualan yang dikirimkan ke perusahaan lain. Jenis yang lain yaitu laporan penerimaan barang, dan permintaan pembelian digunakan secara internal. Dokumen yang dihasilkan pada setiap akhir transaksi disebut dokumen operasional ( operational document ), untuk membedakannya dengan dokumen sumber yang digunakan pada awal proses.







Laporan, yang dibuat untuk keperluan intern dan ekstern . Laporan ini biasanya digunakan oleh karyawan perusahaan untuk mengawasi kegiatan operasional dan digunakan oleh manajer untuk membuat keputusan serta merancang setrategi untuk perusahaan. Laporan keuangan dan analisis penjualan dihasilkan secara reguler. Sedangkan jenis laporan lainnya dihasilkan pada saat informasi pada laporan tersebut dibutuhkan.







Query, merupakan informasi yang diberikan oleh system karena system merespon permintaan data secara spesifik,bentuk, isi,maupaun waktu dihasilkannya informasi tersebut. Dengan jenis laporan ini, maka berbagai macam persoalan dan pertanyaan yang memerlukan tindakan cepat dan jawaban yang konstan dapat segera diperoleh solusinya. Query berfungsi untuk membuat relasi atau penggabungan dari beberapa tabel, dari query tersebut akan menghasilkan Report yang



berfungsi untuk menampilkan bentuk laporan dari bentuk output yang sesuai dengan data yang di proses.



II. Prosedur dan Dokumen yang Digunakan untuk Pengumpulan dan Pemrosesan Data 1.



Standar Operating Procedure (SOP’s) SOP merupakan suatu pedoman atau acuan untuk melaksanakan tugas pekerjaan sesuai



dengan fungsi dan alat penilaian kinerja berdasarkan indikator-indikator teknis, administratif dan prosedural untuk menyelesaikan suatu proses kerja tertentu dan untuk mencapai tujuan organisasi. 2.



Teknologi Teknologi masa asekarang diperlukan untuk menghasilkan informasi yang cepat dan tepat,



adapun teknologi disini adalah komputer dengan perangkat-perangkat keras lain pembantunya, mulai dari perangkat lunak sampai ke perangkat keras maupun telekomunikasi untuk penyajian informasinya. 



Perangkat keras komputer adalah peralatan yang secara fisik digunakan untuk input (memasukan data ke dalam komputer), proses (memproses data yang masuk untuk diolah menjadi suatu bentuk yang lebih berharga, maupun output (hasil akhir yang dapat dijadikan informasi oleh pihak-pihak berkepentingan dengan informasi tersebut.







Perangkat lunak komputer: Detail instruksi-instruksi program yang mengontrol dan mengkoordinasi perangkat keras. Contohnya: o Operating system (OS) : windows, unix,linuq, dos o Program-program aplikasi : VB, clipper, foxpro,dsb. o Penanganan data : Ms. Words, Ms. Access, dsb. o Tempat penyimpanan: Media fisik yang digunakan untuk menyimpan data agar menghasilkan suatu informasi. o Telekomunikasi: Peralatan fisik dan perangkat lunak yang menghubungkan beberapa komputer dan mentransfer data dari satu lokasi ke lokasi yang lain. o Teknologi dibutuhkan sebagai alat bantu untuk mempermudah mendapatkan atau membuat atau menghasilkan informasi yang dibutuhkan orang-orang seperti manager dalam menentukan arah atau kebijakan yang harus diambil dalam perusahaan.



III. Tipe Informasi yang Disimpan dalam Sistem Informasi Berbasis Teknologi Informasi Data yang didalamnya mengandung informasi harus disusun secara teratur agar pengolahannya dapat dilakukan dengan baik dan efisien.Bila diurutkan, maka hierarki data dari data terkecil sampai data yang paling besar mencakup : 1. Bit adalah suatu sistem angka biner yang terdiri atas dua macam nilai saja, yaitu 0 dan 1. Sistem angka biner merupakan dasar dasar yang dapat digunakan untuk komunikasi antara manusia dan mesin (komputer) yang merupakan sekumpulan komponen elektronik dan hanya dapat membedakan dua keadaan saja (on dan off). Jadi bit adalah unit terkecil dari pembentuk data. 2. Byte adalah bagian terkecil yang dapat dialamatkan dalam memori. Byte merupakan sekumpulan bit yang



secara



konvensional



terdiri



atas



kombinasi



delapan



bit.



Satu bytedigunakan untuk mengkodekan satu buah karakter dalam memori. Contoh: Kode Ascii untuk J ialah 10101010. Jadi byte adalah kumpulan bit yang membentuk satu karakter (huruf, angka, atau tanda). Dengan kombinasi 8 bit, dapat diperoleh 256 karakter (= 2 pangkat 8). 3. Field atau



kolom



adalah



unit



terkecil



yang



disebut



data. Field merupakan



sekumpulan byteyang mempunyai makna. Contoh: Joni yang merupakan field nama. Jadi field ibarat kumpulan karakter yang membentuk suatu kata. 4. Record atau baris adalah kumpulan item yang secara logik saling berhubungan. Setiap record dapat dikenali oleh sesuatu yang mengenalinya, yaitu field kunci. 5. File atau tabel adalah kumpulan record yang sejenis dan secara logik berhubungan. Pembuatan dan pemeliharaan file adalah faktor yang sangat penting dalam sistem informasi manajemen yang memakai komputer. 6. Database merupakan kumpulan file-file yang berhubungan secara logis dan digunakan secara rutin pada operasi-operasi sistem informasi manajemen. Semua database umumnya berisi elemen-elemen data yang disusun ke dalam file-file yang diorganisasikan berdasarkan sebuah skema atau struktur tertentu, tersimpan di hardware komputer dan dengan software untuk melakukan manipulasi data untuk kegunaan tertentu. Jadi, suatu database adalah menunjukkan



suatu kumpulan tabel yang dipakai dalam suatu lingkup perusahaan atau instansi untuk tujuan tertentu. Terdapat beberapa tipe Informasi dan dokumen yang dihasilkan: 1.



Operasional Information System / Transaction Processing System (TPS) o Sistem informasi yang merekam dan membantu dalam mengatur suatu aktivitas pekerjaan atau kegiatan o Digunakan oleh operational manager yang bertanggung jawab dalam aktifitas sehari-hari perusahaan o TPS termasuk collecting data, information processing, validasi input, updating record, output generator. o Contoh dokumen output : daftar pesanan pelanggan, daftar inventory, general ledger.



2.



Management Information System (MIS) o



Menyediakan informasi kepada manager untuk digunakan dalam menyelesaikan masalah, pengontrolan, dan pengambilan keputusan.



o



Digunakan oleh tactical manager pada area aktifitas perusahaan.



o



Contoh dokumen output : dokumen progress penyempurnaan produk (bagian R&D), bukti cek dan budget list (bagian accounting dan finance), daftar progress penjualan produk (bagian marketing & sales).



3.



Decision Support System (DSS) o



Sistem informasi interaktif yang membantu pengguna (user) dalam menyelesaikan masalah manajemen semistruktur maupun tidak terstruktur.



o



DSS berisikan himpunan dari program-program yang berkaitan dan data untuk membantu menganalisa dan pembuatan keputusan dalam organisasi.



o 4.



Contoh : Spreadsheet



Executive Support System (ESS) atau Executive Information System (EIS) o



Bertanggung jawab untuk membuat rencana tujuan jangka panjang dan arah strategi organisasi untuk beberapa tahun kedepan.



o



Informasi ini memerlukan informasi pendukung seperti : managerial planning, monitoring, dan analysis yang dibutuhkan oleh executive.



5.



Office Information System (OIS)



o



OIS membantu pekerja dalam menangani dalam hal penyiapan, penyimpanan, penerimaan, dan berkomunikasi mengenai informasi antar entitas.



o



Teknologi komputer telah mengubah cara menyimpan, memproses serta mendapatkan datadata pekerjaan di kantor.



o



Komponen pada OIS menitik beratkan pada komunikasi informasi.



o



Contoh e-mail,



faximili,



telepon



dan



pesan



suara, electronic



teleconference dan



telecommuting.



IV. Perkembangan Teknologi Informasi dan Keuntungan Penggunaan Teknologi Informasi Teknologi informasi muncul sebagai akibat semakin merebaknya globalisasi dalam kehidupan organisasi, semakin kerasnya persaingan bisnis, semakinsingkatnya siklus hidup barang dan jasa yang ditawarkan, serta meningkatnyatuntutan selera konsumen terhadap produk dan jasa yang ditawarkan. Untuk mengantisipasi semua ini, perusahaan mencari terobosan baru dengan memanfaatkan teknologi. Semula teknologi informasi digunakan hanya terbatas pada pemrosesan data. Dengan semakin berkembangnya teknologi informasi tersebut, hampir semuaaktivitas organisasi saat ini telah dimasuki oleh aplikasi dan otomatisasi teknologi informasi. Teknologi informasi dapat didefinisikan sebagai perpaduan antara teknologi komputer dan telekomunikasi dengan teknologi lainnya seperti perangkat keras, perangkat lunak, database, teknologi jaringan, dan peralatan telekomunikasi lainnya. Selanjutnya, teknologi informasi dipakai dalam sistem informasi organisasi untuk menyediakan informasi bagi para pemakai dalam rangka pengambilan keputusan. Ada berbagai macam sistem informasi dengan menggunakan teknologiinformasi yang muncul, antara lain Electronic Data Processing Systems, Data Processing Systems (DPS), Decision Support System(DSS), Management InformationSystem (MIS), Executive Information Systems (EIS), Expert System (ES)dan Accounting Information System (AIS). Saluran komunikasi yangdapat digunakan untuk berkomunikasi adalah standard telephone lines, coaxial cable, fiber optics, microwave systems, communications satellites, cellular radio and telephone. Sedangkan konfigurasi jaringan yang dapat dipakai untuk berkomunikasi adalah Wide Area Network (WAN), Local Area Network (LAN), dan Client/Serve Configurations. Setiap perkembangan yang terjadi, tentunya akan berdampak positif dan juga negatif terhadap manusia. Tidak terkecuali teknologi informasi, berbagai sektor sangat terbantu dengan penemuan-



penemuan yang ada, namun kerugian-kerugian juga muncul dari hal ini. Kejadian ini sebenarnya tergantung dari user yang memanfaatkannya. Keuntungan dan kerugian tersebut antara lain : 



Keuntungan:



o Membantu mempercepat pekerjaan manusia. Dengan menggunakan teknologi informasi dan komunikasi, pekerjaan manusia akan menjadi lebih cepat dan mudah. o Mempermudah komunikasi jarak jauh. Sebelum adanya teknologi informasi seperti saat ini proses komunikasi masih bersifat analog. Untuk mengirimkan kabar menuju keluarga yang letaknya jauh, harus menggunkan surat dengan waktu tempuh lebih dari 2 hari, dan itupun terkadang tidak sampai pada tujuan. Dengan teknologi sekarang, bisa menggunakan sms, e-mail dan lain sebagainya yang merupakan produk teknologi informasi. Permasalahan jarak yang jauh bukan lagi menjadi hambatan dalam berkomunikasi. o Mempermudah sistem administrasi. Sistem administrasi tanpa menggunakan bantuan teknologi informasi akan menjadi lambat dan membutuhkan tempat yang besar. Dalam hal ini, misalnya saja untuk proses penghitungan suara oleh KPU. Dalam hitungan jam saja, sudah bisa terakumulasi total suara dalam satu negara. o Mempermudah proses transaksi keuangan. Sebelum berkembangnya teknologi informasi, proses transaksi keuangan dilakukan secara konvensional. Nasabah harus mendatangi Bank untuk bertransaksi, begitu pula apabila akan dilakukan trnasaksi jual beli, pihak pembeli harus bertemu dengan pihak penjual untuk kemudian bertransaksi secara langsung. Namun, sekarang ini, proses transaksi sudah bisa dilakukan melalui berbagai cara, yakni bisa melelui ATM, SMS Banking dan E-Banking. Dengan cara- cara ini, maka kedua belah pihak yang terlibat transaksi tidak harus bertemu. 



Kerugian:



o Penyalahgunaan untuk tindakan kriminal dan asusila. Maraknya penipuan dan penculikan belakangan ini melalui situs jejaring sosial, juga merupakan efek negatif dari berkembangnya dunia informasi o Penyalahgunaan untuk pencurian keuangan. Belakangan ini sering muncul berita mengenai pembobolan uang nasabah, dari hal ini jelas sekali bahwa kemampuan di bidang teknologi informasi yang tidak diimbangi dengan iman yang kuat, maka seseorang dapat terjerumus dalam tindakan pencurian melalui media internet.



o Munculnya perilaku individualisme,ketergantungan dan egois. Semakin tergantungnya manusia akan bidang ini, maka jiwa sosialnya akan berkurang.