Pemrosesan Transaksi: Siklus Pengolahan Data [PDF]

Citation preview

RMK Bab2 Canta Nandiwardhana NPM : 19013010291



PENDAHULUAN Bab ini dibagi menjadi dua bagian besar. Bagian pertama membahas siklus pemrosesan data dan perannya dalam mengatur kegiatan bisnis dan memberikan informasi kepada pengguna. Ini menjelaskan bagaimana organisasi menangkap dan memasukkan data tentang aktivitas bisnis ke dalam sistem informasi akuntansi (AIS) mereka dan bagaimana perusahaan memproses data dan mengubahnya menjadi informasi yang berguna. Ini juga membahas konsep penyimpanan data dasar, menunjukkan bagaimana data disimpan untuk digunakan lebih lanjut. Akhirnya, keluaran informasi dibahas, termasuk berbagai cara informasi diberikan kepada pengguna. Bagian kedua membahas peran sistem informasi dalam organisasi modern dan memperkenalkan konsep sistem perencanaan sumber daya perusahaan (ERP). ERP dapat membantu mengintegrasikan semua aspek operasi perusahaan dengan AIS tradisionalnya. Bagian ini juga menjelaskan keuntungan signifikan dari ERP serta tantangan signifikan yang harus diatasi untuk menerapkan sistem ERP.



PEMROSESAN TRANSAKSI: SIKLUS PENGOLAHAN DATA Akuntan dan pengguna sistem lainnya memainkan peran penting dalam siklus pemrosesan data. Salah satu fungsi SIA yang penting adalah memproses transaksi perusahaan secara efisien dan efektif. Dalam sistem manual (non-komputer), data dimasukkan ke dalam jurnal dan buku besar yang dipelihara di atas kertas. Dalam sistem berbasis komputer, data dimasukkan ke komputer dan disimpan dalam file dan database. Operasi yang dilakukan pada data untuk menghasilkan informasi yang bermakna dan relevan disebut secara kolektif sebagai siklus pemrosesan data. Proses ini terdiri dari empat langkah: input data, penyimpanan data, pemrosesan data, dan output informasi. Input Data Langkah pertama dalam memproses input adalah menangkap data transaksi dan memasukkannya ke dalam sistem. Proses pengambilan data biasanya dipicu oleh aktivitas bisnis. Data harus dikumpulkan tentang tiga aspek dari setiap aktivitas bisnis: 1. Setiap aktivitas yang menarik 2. Sumber daya yang dipengaruhi oleh setiap aktivitas 3. Orang-orang yang berpartisipasi dalam setiap kegiatan.



Langkah kedua dalam memproses input adalah memastikan data yang diambil akurat dan lengkap. Salah satu cara untuk melakukannya adalah dengan menggunakan otomatisasi data sumber atau dokumen turnaround yang dirancang dengan baik dan layar entri data. Dokumen dan layar yang dirancang dengan baik meningkatkan akurasi dan kelengkapan dengan memberikan instruksi atau petunjuk tentang data apa yang harus dikumpulkan, mengelompokkan bagian informasi yang terkait secara logis berdekatan, menggunakan kotak centang atau menu tarik-turun untuk menyajikan opsi yang tersedia, dan menggunakan bayangan dan batas yang sesuai untuk memisahkan item data dengan jelas. Layar input data biasanya mencantumkan semua data yang harus dimasukkan pengguna. Terkadang layar ini menyerupai dokumen sumber, dan pengguna mengisi layar dengan cara yang sama seperti dokumen sumber kertas. Langkah ketiga dalam memproses input adalah memastikan kebijakan perusahaan dipatuhi, seperti menyetujui atau memverifikasi transaksi.



PENYIMPANAN DATA Data perusahaan adalah salah satu sumber daya yang paling penting. Relevansi data tidak menjamin bahwa data tersebut berguna. Agar data berfungsi sebagaimana mestinya, organisasi harus siap dan bisa mengakses data tersebut dengan mudah. Oleh karena itu, akuntan perhlu memahami bagaimana data diatur dan disimpan dalam SIA dan bagaimana data-data tersebut dapat diakses. Esensinya, akuntan harus tahu bagaimana mengelola data untuk penggunan perusahaan secara maksimum. Bayangkan, seberapa sulit membaca buku teks ini jika tidak diatur ke dalam bab, bagian paragraf, dan kalimat. Sekarang, bayangkan seberapa sulit bagi S&S untuk menemukan faktur semua dokumen dimasukkan ke dalam file cabinet secara acak. Untungnya, informasi dalam SIA diatur agar akses mudah dan efisien. Bab ini menjelaskan konsep dan definisi penyimpanan data dasar



BUKU BESAR Informasi akuntansi kumulatif disimpan dalam buku besar umum dan buku besar pembantu. Buku besar umum (general ledger) berisi ringkasan level data untuk setiap akun aktiva, kewajiban, ekuitas, pendapatan, dan beban organisasi. Buku besar pembantu (subsidiary ledger) berisi data mendetail untuk beberapa akun buku besar dengan banyak sub-akun terpisah. Contohnya, buku besar memiliki akun piutang yang meringkas total jumlah yang dipinjamkan perusahaan kepada semua pelanggannya. Buku besar pembantu piutang memiliki catatan terpisah untuk setiap pelanggan, yang masing-masing berisi informasi detail seperti nama, alamat, pembelian, pembayaran, saldo akun, dan batas kredit. buku besar pembantu sering digunakan untuk piutang, persediaan, aktiva tetap, dan utang.



Akun buku besar umum berhubungan dengan buku besar pembantu yang disebut akun kontrol (control account). Hubungan antara akun kontrol buku besar umum dan total saldo pada tiap-tiap akun buku besar pembantu membantu menjaga keakuratan data SIA. Khususnya jumlah dari semua saldo akun buku besar pembantu yang harus sama dengan jumlah akun control buku besar umum yang terkait



TERNIK PENGODEAN Data dalam buku besar disusun secara logis menggunakan teknik pengodean. Pengodean (coding) adalah penetapan sistematis dari angka atau huruf pada item untuk mengklasifkasi dan mengatur item-item tersebut. 







Dengan kode urutan (sequence code), item yang diberi nomor secara berurutan untuk akun semua item. Setiap item yang hilang menyebabkan perbedaan dalam urutan numerik. contohnya, cek yang dinomori sebelumnya, faktur, dan pesanan pembeliar Dengan kode blak (block code), blok angka dicadangkan antuk kategori data tertentu Contohnya, S&S menyimpan angka berikut ini untuk kategori produk utama.



Kode Produk 1000000-1999999 2000000-2999999 3000000-3999999 4000000-4999999



Jenis Produk Kompor Elektrik Kulkas Mesin Cuci Pengering



Pengguna dapat mengidentifikasi jenis dan model item yang menggunakan nomor kode. Contoh lain meliputi nomor akun buku besar (diblok berdasarkan jenis akun), nomor karyawan (diblok berdasarkan departemen), dan nomor pelanggan (diblok berdasarkan wilayah). 



Kode grup (group code), merupakan dua atau lebih subgrup dari digit yang digunakan untuk kode item, sering kali digunakan dalam kaitannya dengan kode blok. Jika S&S menggunakan angka kode produk tujuh digit, teknik pengodean grup mungkin diaplikasikan sebagai berikut. Posisi Digit



Arti



1-2



Lini Produk, Ukuran, dan corak



3



Warna



4-5



Tahun Pembuatan



6-7



Fitur Opsional



Ada empat subkode dalam kode produk, masing-masing dengan maksud yang berbeda. Pengguna dapat menyortir, meringkas, dan mengambil informasi menggunakan satu atau lebih subkode. Teknik ini sering kali diaplikasikan untuk nomor akun buku besar umum. 



Dengan kode mnemonik (mnemonic code), huruf dan angka yang diselingi untuk mengidentifikasi item. Kode mnemonik berasal dari deskripsi item dan biasanya mudah untuk dihafal. Contohnya, Dry300W05 dapat merepresentasikan low end (300), patih (W), pengering (Dry) yaing dibuat oleh Sears (05).



BAGAN AKUN Contoh yang sangat baik terkait pengodean ini adalah bagan akun (chart of account), yang merupakan daftar angka yang ditetapkan untuk setiap akun buku besar umum. Angkaangka akun ini memungkinkan data transaksi dikodekan, diklasifikasikan, dan dimasukkan ke dalam akun yang sesuai. Bagan akun juga mempermudah laporan persiapan dan laporan keuangan, karena data yang disimpan dalam tiap-tiap akun dapat dengan mudah diringkas untuk presentasi. Namun, data yang tersimpan dalam akun ringkasan tidak bisa dengan mudah dianalisis dan dilaporkan dengan lebih detail. Akibatnya, penting bahwa bagan akun berisi data yang detail untuk memenuhi kebutuhan informasi organisasi. Untuk mengilustrasikannya, pertimbangkan akibatnya jika S&S hanya menggunakan satu akun buku besar umum untuk semua transaksi penjualan. Itu akan mudah untuk menghasilkan Iaporan yang menunjukkan total jumlah penjualan untuk periode waktu tertentu, tetapi akan sangat sulit untuk mempersiapkan laporan terpisah antara penjualan tunai dan kredit. Memang, satu-satunya cara untuk menghasilkan laporan terakhir adalah kembali pada catatan penjualan asli untuk mengidentifikasi sifat dari setiap transaksi penjualan. Jika S&S menggunakan akun buku besar umum yang terpisah untuk penjualan tunai dan kredit, maka laporan yang menunjukkan kedua jenis penjualan tersebut akan dapat lebih mudah disusun. Total penjualan juga dapat dengan mudah dilaporkan berdasarkan setiap jenis penjualan. Tabel dibawah ini menunjukkan bagan akun Ashton yang dikembangkan untuk S&S. Setiap nomor akun panjangnya tiga digit. Digit pertama merepresentasikan kategori akun utama dan



KODE AKUN



NAMA AKUN



100-199



Aktiva Lancar



101



Giro



102



Tabungan



103



Kas Kecil



120



Piutang



130



Wesel Tagih



150



Persediaan



160



Perlengkapan



170



Sewa dibayar dimuka



180



Asuransi dibayar dimuka



200-299



Aktiva Tidak Lancar



200



Tanah



210



Gedung



215



Akumulasi depresiasi-Gedung



230



Peralatan



235



Akumulasi depresiasi-Peralatan



………



…….



mengindikasikan letak akun pada laporan keuangan S&S. Oleh karena itu, semua aktiva lancer nomor 100-an, dan semua aktiva tidak lancar diberi nomor 200-an, dan seterusnya. Digit kedua merepresentasikan sub akun keuangan utama dalam setiap kategori. akun diberikan angka untuk dicocokkan dengan urutan tampilannya pada laporan (untuk mengurangi likuiditas). Oleh karena itu, akun 120 merepresentasilan piutang, dan akun 150 merepresentasikan persediaan. Digit ketiga menunjukkan akun khusus tempat data transaksi akan dimasukkan. Contohnya, akun 501 merepresentasikan penjualan tunai, dan akun 502 merepresentasikan penjualan kredit. Sama halnya, akun 101 hingga 103 merepresentasikan berbagai akun kas yang digunakan oleh S&S. Bagan akun dibuat sesuai dengan sifat dan tujuan organisasi. Contohnya, bagan akun untuk S&S mengindikasikan bahwa perusahaan adalah korporasi. Sebaliknya, kemitraan akan memasukkan akun penarikan dan modal yang terpisah untuk setiap rekanan, beserta saham biasa dan laba ditahan. Demikian juga, karena S&S adalah perusahaan ritel, ia hanya memiliki satu jenis akun persediaan buku besar umum. Perusahaan manufaktur, sebaliknya, akan memiliki akun buku besar umum yang terpisah untuk bahan baku, barang dalam proses (work in process-WIP), dan persediaan barang jadi. Ashton membuat jarak pada bagan akun S&S yang memungkinkan penambahan akun. Contohnya, ketika S&S memiliki kelebihan kas untuk diinvestasikan dalam pasar saham yang diperdagangkan, akun buku besar umum yang baru dapat dibuat dan diberi nomor 110. Ketika



S&S membuka toko di masa yang akan datang, ia akan menambahkan tiga digit ke tabel akun untuk merepresentasikan setiap toko di dalam rantai, sehingga S&S dapat melacak item-item pada setiap toko. Akun buku besar pembantu sering kali memiliki kode akun yang lebih panjang dibandingkan akun buku besar umum. Pada S&S, setiap piutang akan memiliki kode tujuh digit. Tiga digit pertama adalah 120, kode untuk piutang. Empat digit selanjutnya mengidentifkasi hingga 10.000 pelanggan. JURNAL. Data transaksi sering kali dicatat dalam jurnal sebelum dientri ke dalam buku besar. Entri jurnal menunjukkan akun dan jumlah untuk didebit dan dikredit, Jurnal umum (general journal) digunakan untuk mencatat transaksi yang tidak sering atau tidak rutin seperti pembayaran pinjaman dan penyesuaian akhir periode dan jurnal penutup. Jurnal khusus (specialized journal) mencatat sejumlah besar transaksi yang berulang seperti penjualan, peneriman kas, dan pengeluaran kas. Semua informasi transaksi dicatat dalam satu baris, dengan setiap entri debit ke piutang dan kredit ke penjualan. Tidak perlu menulis penjelasan pada setiap entri, seperti kas pada entri jurnal umum. Untuk transaksi harian yang jumlahnya besar,waktu akan dapat dihemat dengan mencatat transaksi ini pada jurnal penjualan dibandingkan di jurnal umum. JEJAK AUDIT, Jejak audit (audit trail) adalah jalur transaksi yang dapat ditelusuri melalui sistem pengolahan data dari titik asal ke output final, atau mundur dari output final ke titik asal. Jejak audit ini digunakan untuk mengecek keakuratan dan validitas posting buku besar. KONSEP PENYIMPANAN BERBASIS KOMPUTER. Entitas (entity) adalah sesuatu yang disimpan informasinya, seperti karyawan, barang persediaan, dan pelanggan. setiap entitas memiliki atribut (attributes), atau karakteristik khusus yang disimpan, seperti tingkat pembayaran dan alamat. Setiap jenis entitas memiliki set atribut yang sama. contohnya, semua karyawan memiliki nomor karyawan, tingkat pembayaran, dan alamat rumah. Pemrosesan Transaksi: Blockchain Orang-orang telah terlibat dalam transaksi bisnis selama ribuan tahun. Awalnya, orang melacak, atau memperhitungkan, transaksi ini menggunakan sistem akuntansi entri tunggal. Kita akhirnya lulus ke sistem pembukuan entri ganda dengan jurnal dan buku besar dan laporan keuangan berbasis kertas yang telah digunakan selama ratusan tahun. Ketika komputer ditemukan, kami mendigitalkan jurnal dan buku besar dan membuat file transaksi dan master file yang melakukan pekerjaan jurnal dan buku besar berbasis kertas.



Ketika jumlah file master berkembang biak dengan redundansi data yang menyertainya dan ketidakakuratan, kami menggabungkan beberapa file ke dalam database, yang telah tumbuh lebih besar dan lebih banyak lagi kompleks dari waktu ke waktu. Setiap perusahaan yang terlibat dalam transaksi memiliki cara sendiri untuk menangkap data transaksi dan penyimpanan transaksi, seringkali dalam database terpusat yang menyediakan lebih baik kontrol dan keamanan. Pelanggan dan vendor harus secara berkala merekonsiliasi catatannya dengan pihak lain dalam transaksi. Munculnya Internet telah memiliki dampak yang luar biasa pada orang-orang dan bisnis. NS Internet memiliki banyak kegunaan, termasuk kemampuan untuk berbagi informasi dengan kelompok besar orang. Ada banyak interaksi orang-ke-orang seperti media sosial. Ada juga banyak aplikasi bisnis-ke-konsumen seperti belanja online. Transaksi bisnis-ke-bisnis juga difasilitasi oleh internet. Banyak transaksi Internet diproses dan disimpan oleh lama, sistem warisan tradisional. Organisasi dapat mengotomatiskan pelaksanaan kontrak cerdas berdasarkan pemicu eksternal. Misalnya, sensor di gudang dapat mengenali kapan barang pesanan dikirim dan sistem kemudian dapat memicu pembayaran jumlah transaksi yang disepakati. Ini transaksi juga bisa memiliki keuntungan yang dijelaskan dalam Bab 1 seperti transparansi, kekekalan, keamanan, kepercayaan, dan penghapusan verifikasi pihak ketiga.



Sistem Perencanaan Sumber Daya Perusahaan (ERP) Secara tradisional, AIS telah disebut sebagai sistem pemrosesan transaksi karena hanya perhatian adalah data keuangan dan transaksi akuntansi. Misalnya, ketika terjadi penjualan, AIS akan mencatat entri jurnal yang hanya menunjukkan tanggal penjualan, debit ke salah satu uang tunai atau piutang, dan kredit untuk penjualan. Informasi nonkeuangan lain yang berpotensi berguna tentang penjualan, seperti waktu terjadinya, secara tradisional akan dikumpulkan dan



diproses di luar AIS. Akibatnya, banyak organisasi mengembangkan sistem informasi tambahan untuk mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan melaporkan informasi yang tidak terdapat dalam SIA. Sayangnya, keberadaan beberapa sistem menciptakan banyak masalah dan inefisiensi. Seringkali data yang sama harus ditangkap dan disimpan oleh lebih dari satu sistem, yang tidak hanya menghasilkan redundansi di seluruh sistem tetapi juga dapat menyebabkan perbedaan jika data diubah dalam satu sistem tetapi tidak pada yang lain. Selain itu, sulit untuk mengintegrasikan data dari berbagai sistem. Sistem perencanaan sumber daya perusahaan (ERP) mengatasi masalah ini saat mereka mengintegrasikan semua aspek operasi perusahaan dengan SIA tradisional. Sebagian besar organisasi besar dan menengah menggunakan sistem ERP untuk mengoordinasikan dan mengelola data, proses bisnis, dan sumber daya. Sistem ERP mengumpulkan, memproses, dan menyimpan data dan menyediakan informasi yang dibutuhkan manajer dan pihak eksternal untuk menilai perusahaan.



Sistem ERP bersifat modular, dengan setiap modul menggunakan praktik bisnis terbaik untuk mengotomatisasi a proses bisnis standar. Desain modular ini memungkinkan bisnis untuk menambah atau menghapus modul sebagai diperlukan. Modul ERP yang umum meliputi: -



-



Keuangan (buku besar dan sistem pelaporan)—buku besar, piutang, hutang, aset tetap, penganggaran, manajemen kas, dan persiapan manajerial laporan dan laporan keuangan Sumber daya manusia dan penggajian—sumber daya manusia, penggajian, tunjangan karyawan, pelatihan, waktu dan kehadiran, tunjangan, dan pelaporan pemerintah. Order to cash (siklus pendapatan)—entri pesanan penjualan, pengiriman, persediaan, penerimaan kas, perhitungan komisi Pembelian untuk membayar (siklus pengeluaran)—pembelian, penerimaan dan pemeriksaan persediaan, manajemen persediaan dan gudang, dan pengeluaran kas. Manufaktur (siklus produksi)—engineering, penjadwalan produksi, bill of material, pekerjaan dalam proses, manajemen alur kerja, kontrol kualitas, manajemen biaya, dan proses dan proyek manufaktur. Manajemen proyek—penghitungan biaya, penagihan, waktu dan pengeluaran, unit kinerja, aktivitas pengelolaan.