Enam Tahap Dalam Proses Pemberian Coaching and Counseling [PDF]

Citation preview

Enam tahap dalam proses pemberian coaching and counseling, yakni : Langkah 1 : Mengidentifikasi dan mendefinisikan masalah kinerja Langkah 2: Menjelaskan dampak masalah Langkah 3: Menganalisa penyebab masalah Langkah 4: Mendefenisikan standar kinerja yang diharapkan Langkah 5: Menggali gagasan untuk menetapkan solusi Langkah 6: Menyusun rencana perbaikan dan tindak lanjut. Tahap untuk mengidentifikasi masalah kinerja, yang secara umum dapat dibagi menjadi tiga, yakni : kehadiran, masalah kinerja atau hasil pekerjaan, dan masalah sikap atau perilaku kerja. Tahapan kedua, yakni menjelaskan dampak masalah. Dalam hal ini yang perlu dilakukan adalah : • Menyampaikan kepada karyawan dampak atau pengaruh dari kinerjanya yang bermasalah • Jelaskan bahwa dampak ini bisa beragam, yakni dampak terhadap: • Karyawan yang bersangkutan • Semangat kerja rekan-rekannya • Kinerja pelayanan atau produktivitas unit dimana ia bekerja Semua dampak ini tentu saja akan menyebabkan kinerja keseluruhan unit bisa turun dan memberikan teladan yang buruk bagi rekan kerja dari unit lainnya. Tahapan ketiga, yakni menganalisa penyebab masalah mengapa seorang karyawan memiliki kinerja yang tidak memuaskan. Dalam hal ini penyebabnya bisa dibagi menjadi dua, yakni : 1. Keterampilan dan Pengetahuan yang belum memadai 2. Sikap kerja, motivasi atau perilaku yang negatif Aspek yang pertama berkaitan dengan kurangnya ketrampilan dan pengetahun yang dimiliki oleh karyawan sehingga ia mengalami kesulitan dalam menyelesaikan tugasnya. Sebagai misal, teknisi transmisi mesti tahu banyak mengenai ilmu proteksi dan jaringan, sebab jika tidak ia pasti akan mengalami kesusahan dalam kinerjanya. Aspek yang kedua lebih berkaitan dengan sikap kerja atau motivasi karyawan. Jika seseorang sudah memiliki pengetahuan dan ketrampilan, namun sikap kerjanya tidak positif, maka ia juga pasti akan memunculkan masalah bagi unitnya. Bintang adalah karyawan yang memiliki pengatahuan/ketrampilan yang bagus yang didukung dengan motivasi yang tinggi. Sebaliknya bad apple (”apel busuk”) adalah karyawan yang rendah kompetensinya, dan sekaligus juga rendah motivasi kerjanya. Tahapan berikutnya yakni menentukan standar kinerja yang diharapkan. Dalam hal ini kita mesti menentukan dan mengkomunikasikan standard kinerja yang diharapkan, agar karyawan tahu apa



yang kita harapkan dari kinerja mereka. Dan selanjutnya mendorong mereka untuk mencapai harapan ini. Penentuan Standard kinerja mesti bersifat spesifik dan jika memungkinkan, dapat diukur. Misal : Memulai kerja tepat waktu; laporan sudah harus selesai tanggal 10 Januari; jumlah koreksi rekening dibawah 10 pelanggan; dll. Tahapan kelima, yakni bersama dengan karyawan menggali solusi untuk penyelasaian masalah. Dalam hal ini kita mesti melibatkan karyawan yang bermasalah untuk bersama-sama menggali gagasan untuk solusi perbaikan; agar ia juga merasa ikut memiliki solusi yang dirancang. Dengan demikian, ia akan lebih termotivasi untuk menjalankan solusi ini. Solusi yang disusun sebaiknya relevan dengan sumber penyebab. Artinya benar-benar sesuai dengan permasalahan yang tengah dihadapi. Tahapan yang terakhir, yakni menyusun rencana pengembangan. Rencana ini harus mencakup Bidang yang perlu diperbaiki • Tindakan langkah demi langkah untuk memperbaiki bidang tersebut • Waktu pelaksanaan • Hasil yang diharapkan



Manajemen Sumber Daya Manusia. Pengertian Kinerja : Kinerja seorang karyawan merupakan hal yang bersifat individual, karena setiap karyawan mempunyai tingkat kemampuan yang berbeda - beda dalam mengerjakan tugasnya. Pihak manajemen dapat mengukur karyawan atas unjuk kerjanya berdasarkan kinerja dari masing - masing karyawan. Kinerja adalah sebuah aksi, bukan kejadian. Aksi kinerja itu sendiri terdiri dari banyak komponen dan bukan merupakan hasil yang dapat dilihat pada saat itu juga. Pada dasarnya kinerja merupakan sesuatu hal yang bersifat individual, karena setiap karyawan memiliki tingkat kemampuan yang berbeda dalam mengerjakan tugasnya. Kinerja tergantung pada kombinasi antara kemampuan, usaha, dan kesempatan yang diperoleh. Hal ini berarti bahwa kinerja merupakan hasil kerja karyawan dalam bekerja untuk periode waktu tertentu dan penekanannya pada hasil kerja yang diselesaikan karyawan dalam periode waktu tertentu. (Timpe, 1993, p. 3). Performance is defined as the record of outcomes produced on a specified job function or activity during a specified time period. Performance on the job as a whole would be equal to the sum (or average) of performace on the critical or essential job functions. The functions have to do with the work which is performed and not with the characteristic of the person performing. (Williams, 1998, p. 75). Berdasarkan keterangan di atas dapat pula diartikan bahwa kinerja adalah sebagai seluruh hasil yang diproduksi pada fungsi pekerjaan atau aktivitas khusus selama periode khusus. Kinerja keseluruhan pada pekerjaan adalah sama dengan jumlah atau rata - rata kinerja pada fungsi pekerjaan yang penting. Fungsi yang berkaitan dengan pekerjaan tersebut akan dilakukan dan tidak dilakukan dengan karakteristik kinerja individu. Pendapat di atas didukung oleh pernyataan dari Sunarto (2003), yaitu : Kinerja yang tinggi dapat tercapai oleh karena kepercayaan (trust) timbal balik yang tinggi di



antara anggota - anggotanya artinya para anggota mempercayai integritas, karakteristik, dan kemampuan setiap anggota lain. Untuk mencapai kinerja yang tinggi memerlukan waktu lama untuk membangunnya, memerlukan kepercayaan, dan menuntut perhatian yang seksama dari pihak manajemen. Faktor - Faktor yang Mempengaruhi Kinerja Menurut Timpe (1993) faktor - faktor yang mempengaruhi kinerja, yaitu (p.33) : 1. Kinerja baik dipengaruhi oleh dua faktor : a. Internal (pribadi) -Kemampuan tinggi -Kerja keras b. Eksternal (lingkungan) -Pekerjaan mudah -Nasib baik -Bantuan dari rekan - rekan -Pemimpin yang baik 2. Kinerja jelek dipengaruhi dua faktor : a. Internal (pribadi) -Kemampuan rendah -Upaya sedikit b. Eksternal (lingkungan) -Pekerjaan sulit -Nasib buruk -Rekan - rekan kerja tidak produktif -Pemimpin yang tidak simpatik Cara - Cara untuk Meningkatkan Kinerja Berdasarkan pernyataan menurut Timpe (1993) cara - cara untuk meningkatkan kinerja, antara lain (p. 37) : 1. Diagnosis Suatu diagnosis yang berguna dapat dilakukan secara informal oleh setiap individu yang tertarik untuk meningkatkan kemampuannya dalam mengevaluasi dan memperbaiki kinerja. Teknik tekniknya : refleksi, mengobservasi kinerja, mendengarkan komentar - komentar orang lain tentang mengapa segala sesuatu terjadi, mengevaluasi kembali dasar - dasar keputusan masa lalu, dan mencatat atau menyimpan catatan harian kerja yang dapat membantu memperluas pencarian manajer penyebab - penyebab kinerja. 2. Pelatihan Setelah gaya atribusional dikenali dan dipahami, pelatihan dapat membantu manajemen bahwa pengetahuan ini digunakan dengan tepat. 3. Tindakan Tidak ada program dan pelatihan yang dapat mencapai hasil sepenuhnya tanpa dorongan untuk menggunakannya. Analisa atribusi kausal harus dilakukan secara rutin sebagai bagian dari tahap - tahap penilaian kinerja formal. Labels: Manajemen Sumber Daya Manusia