FMEA Pendaftaran FIX [PDF]

Citation preview

FORM FAILURE MODE & EFFECT ANALYSIS



Unit Kerja



Pendaftaran Puskesmas Kepuh



Proses yang dianalisis



Pelaksanaan Pendaftaran



Tim FMEA



Nama



Peran



Ketua



dr. Siti Kodija



Mengkoordinir pelaksanaan FMEA



Anggota



Julaekha



Penanggungjawab Pendaftaran



Sri Rahayu



Pelaksana Pendaftaran



Endang Istiqomah



Pelaksana Pendaftaran



Eep Repiyanti



Koordinator Ruang pemeriksaan umum



Nani Juniarti



Koordinator KIA -KB



Supiah



Koordinator Usila



Neneng Susanah



Koordinator MTBS



Catur Wahyu



Koordinator Gigi



Petugas pencatat (notulis)



Iip Masripah



I. Tujuan a. Untuk mengetahui kesalahan-kesalahan yang mungkin terjadi di unit pendaftaran yang membuat pendaftaran menumpuk antrian. b. Untuk memperbaiki proses yang dapat menimbulkan kesalahan dan unit pendaftaran. c. Untuk mendapatkan proses yang baru yang datang meminimalkan resiko kesalahan di unit pendaftaran. II. Gambaranalur proses yang akandianalisis:



Pasien Datang Petugas pendaftaran memberikan nomor antrian Mempersilakan pasien duduk Petugas pendaftaran memanggil pasien sesuai nomor antrian Petugas menanyakan kepada pasien sudah pernah berobatataubelum -



Pasien baru diberikan kartu



-



Pasien lama ditanyakan kartu berobat



Petugas pendaftaran mencatat nama pasien di buku register umum atau BPJS



Petugas mengentri data BPJS ke e puskesmas dan pasien umum di karcis retribusi



Petugas menyerahkan kartu berobat dan meminta kepada pasien membawa kartu kembali apabila berobat



Petugas pendaftaran mempersilahkan pasien menunggu di ruang tunggu pelayanan yang dituju



Petgas pendaftaran mengantarkan rekam medis ke unit pelayanan



Petugas pendaftaran mengambil rekam medis kembali ke unit masing-masing setelah selesai pelayanan



Petugas pendaftaran menyimpan kembali rekam medis ke lemari arsip sesuai dengan nomor rekam medis yang berurutan



III. Identifikasifailure modes: No



Tahapan Proses



Failure Modes



1



Petugas pendaftaran memberikan nomor antrian kepada pasien



Identitas Pasien tidak lengkap



2



Petugas pendaftaran memanggil pasien esuai nomor antrian



Pasien yang datang tidak berurutan karena tidak diketahui diketahui oleh petugas pendaftaran



3



Petugas menanyakan sudah pernah berobat atau belum



a. Double kartu berobat pasien



a. Pasien baru bikin kartu



b. Tidak membawa kartu berobat



b. Pasien lama diminta kartu berobat 4



Petugas pendaftaran mencatat nomor rekam medis pasien di buku register umum



Penulisan di register tidak lengkap



dan bpjs 5



Petugas mengentri data pasien BPJS ke epuskesmas dan pasien umum di karcis



Petugas tidak dapat melakukan entri e puskesmas



retribusi 6



Petugas menyerahkan kartu berobat dan meminta kepada pasien membawa



Pasien kurang mengerti pentingnya kartu berobat



kembali apabila berobat 7



Petugas mempersilahkan pasien duduk di ruang tunggu pelayanan yang dituju



Pasien duduk di ruang tunggu yang tidak sesuai



8



Petugas pendaftaran mengantarkan rekam medis ke unit pelayanan



Petugas salah mendistribusikan rekam medis di ruangan



9



Petugas pendaftaran mengambil nomor rekam medis kembali ke unit masing-



Tidak didapatkan rekam medis yang lengkap dari ruangan



masing setelah selesai pelayanan 10



Petugas pendaftaran menyimpan kembali ke lemari arsip dengan nomor rekam medis yang berurutan



Salah rekam medis atau tidak sesuai dengan no urut rekam medis



IV. Identifikasi akibat jika terjadi failure mode untuk tiap-tiap failure mode: No



Tahapan Proses



1



Petugas pendaftaran memberikan nomor antrian kepada



Failure Modes



Akibat



Identitas Pasien tidak lengkap



Pasien acak-acakan dan tidak rapih



Petugas pendaftaran memanggil pasien esuai nomor



Pasien yang datang tidak berurutan karena tidak



Pasien menunggu lama dan kurang puas



antrian



diketahui diketahui oleh petugas pendaftaran



Petugas menanyakan sudah pernah berobat atau belum



a. Double kartu berobat pasien



a. Kemungkinan kesalahan diagnosis



a. Pasien baru bikin kartu



b. Tidak membawa kartu berobat



b. Nomor rekam medis tidak ketemu



Penulisan di register tidak lengkap



Salah data



Petugas mengentri data pasien BPJS ke epuskesmas



Petugas tidak dapat melakukan entri e



Pasien tidak terdaftar sebagai pengunjung



dan pasien umum di karcis retribusi



puskesmas



puskesmas



Petugas menyerahkan kartu berobat dan meminta



Pasien kurang mengerti pentingnya kartu berobat



Pasien tidak membawa kartu lagi jika datang



pasien 2 3



b. Pasien lama diminta kartu berobat 4



Petugas pendaftaran mencatat nomor rekam medis pasien di buku register umum dan bpjs



5 6



kepada pasien membawa kembali apabila berobat 7



Petugas mempersilahkan pasien duduk di ruang tunggu



berobat Pasien duduk di ruang tunggu yang tidak sesuai



Pasien dipanggil tidak terdengar



Petugas pendaftaran mengantarkan rekam medis ke unit



Petugas salah mendistribusikan rekam medis di



Pasien lama menunggu dan tidak dipanggil-



pelayanan



ruangan



panggil di ruangan



Petugas pendaftaran mengambil nomor rekam medis



Tidak didapatkan rekam medis yang lengkap dari



Rekam medis belum masuk ke tempat



kembali ke unit masing-masing setelah selesai



ruangan



penyimpanan rekam medis



pelayanan yang dituju 8 9



pelayanan



10



Petugas pendaftaran menyimpan kembali ke lemari



Salah rekam medis atau tidak sesuai dengan no



Pasien datang lagi tidak mendapatkan rekam



arsip dengan nomor rekam medis yang berurutan



urut rekam medis



medis



V. Identifikasi kemungkinan penyebab dari tiap failure mode, deskripsikan upaya-upaya yang sudah dilakukan (kalau ada) untuk mengatasi failure mode : No 1



Tahapan Proses Petugas pendaftaran memberikan



Failure Modes Identitas Pasien tidak lengkap



nomor antrian kepada pasien



Akibat



Penyebab



Pasien acak-acakan dan tidak



Petugas sembarangan



rapih



memberikan nomor antrian



Upaya yang telah dilakukan -



kepada pasien yang datang duluan dan datang belakangan 2



Petugas pendaftaran memanggil



Pasien yang datang tidak



Pasien menunggu lama dan



Nomor antrian yang



pasien sesuai nomor antrian



berurutan karena tidak



kurang puas



diberikan tidak sesuai



a. Kemungkinan kesalahan



a. rekam medis double,



-



diketahui diketahui oleh petugas pendaftaran 3



Petugas menanyakan sudah pernah



a. Double kartu berobat pasien



berobat atau belum



b. Tidak membawa kartu



a. Pasien baru bikin kartu



berobat



b. Pasien lama diminta kartu



diagnosis b. Nomor rekam medis tidak ketemu



berobat



-



petugas tidak melakukan identifikasi ulang b. petugas sudah mencari di buku bantu tetapi nomor rekam medis pasien tidak ditemukan



4



Petugas pendaftaran mencatat



Penulisan di register tidak



nomor rekam medis pasien di buku



lengkap



Salah data



Petugas mengentri data pasien



-



mencatat identitas pasien



register umum dan bpjs 5



Petugas kurang teliti dalam di register



Petugas tidak dapat melakukan



Pasien tidak terdaftar sebagai



Sistem komputerisasi yang



-



BPJS ke epuskesmas dan pasien



entri e puskesmas



pengunjung puskesmas



umum di karcis retribusi 6



gangguan



Petugas menyerahkan kartu berobat



Pasien kurang mengerti



Pasien tidak membawa kartu



Petugas kurang



dan meminta kepada pasien



pentingnya kartu berobat



lagi jika datang berobat



memberikan penjelasan



membawa kembali apabila berobat 7



sering mengalami -



pentingnya kartu berobat



Petugas mempersilahkan pasien



Pasien duduk di ruang tunggu



Pasien dipanggil tidak



duduk di ruang tunggu pelayanan



yang tidak sesuai



terdengar



yang dituju



a. kurangnya petunjuk



-



pelayanan di puskesmas b. tidak ada pengeras suara sehingga pasien tidak mendengar ketika dipanggil



8



Petugas pendaftaran mengantarkan



Petugas salah mendistribusikan



Pasien lama menunggu dan



Petugas kurang teliti



rekam medis ke unit pelayanan



rekam medis di ruangan



tidak dipanggil-panggil di



mengantarkan rekam



ruangan



medis ke ruangan yang



-



dituju 9



Petugas pendaftaran mengambil



Tidak didapatkan rekam medis



Rekam medis belum masuk ke



Petugas di ruangan belum



nomor rekam medis kembali ke unit



yang lengkap dari ruangan



tempat penyimpanan rekam



selesai menulis dan



medis



melengkapi rekam medis



masing-masing setelah selesai



-



pelayanan 10



Petugas pendaftaran menyimpan



Salah menyimpan rekam medis



Pasien datang lagi tidak



Petugas kurang teliti



kembali ke lemari arsip dengan



atau tidak sesuai dengan



mendapatkan rekam medis



menyusun rekam medis



nomor rekam medis yang berurutan



nomor urut rekam medis



kembali ke rak penyimpanan



-



VI. Lakukan penghitungan RPN (Risk Priority Number), dengan menggunakan matriks sebagai berikut: Analisa No 1



Unit Petugas pendaftaran memberikan



Failure Modes Nomor antrian tidak sesuai



nomor antrian kepada pasien 2



Petugas pendaftaran memanggil



Pasien datang tidak berurutan



pasien esuai nomor antrian 3



Petugas menanyakan sudah



RPN



Urutan prioritas



(OxSxD)



RPN



4



192



1



4



3



80



6



8



5



4



160



2



2



2



5



20



7



6



4



6



144



3



9



3



5



135



4



O



S



D



(Occurrence)



(Severity)



(Detection)



8



6



5



Double kartu berobat



pernah berobat atau belum a. Pasien baru bikin kartu b. Pasien lama diminta kartu berobat 4



Petugas pendaftaran mencatat



Penulisan di register tidak



nomor rekam medis pasien di buku



lengkap



register umum dan bpjs 5



6



Petugas mengentri data pasien



Petugas tidak dapat



BPJS ke epuskesmas dan pasien



melakukan entri data pasien ke



umum di karcis retribusi



e puskesmas



Petugas menyerahkan kartu



Pasien kurang mengerti



berobat dan meminta kepada



pentingnya kartu berobat



pasien membawa kembali apabila berobat



7



Petugas mempersilahkan pasien



Pasien duduk di ruang tunggu



duduk di ruang tunggu pelayanan



yang tidak sesuai



6



4



5



120



5



4



5



5



100



6



4



3



5



60



8



4



3



4



48



9



yang dituju 8



9



Petugas pendaftaran



Petugas salah



mengantarkan rekam medis ke unit



mendistribusikan rekam medis



pelayanan



di ruangan



Petugas pendaftaran mengambil



Tidak didapatkan rekam medis



nomor rekam medis kembali ke unit



yang lengkap dari ruangan



masing-masing setelah selesai pelayanan 10



Petugas pendaftaran menyimpan



Salah menyimpan rekam



kembali ke lemari arsip dengan



medis atau tidak sesuai



nomor rekam medis yang berurutan dengan nomor urut rekam medis



VII.



Tetapkan batasan untuk memilih failure mode yang akan diselesaikan dan tetapkan failure mode apa saja yang akan diselesaikan



NO



 FAILURE MODE



RPN



KUMULATIF



1.



Nomor antrian tidak sesuai



192



192



PRESENTASE KUMULATIF 18,13 %



2.



Double kartu berobat



160



352



33,23 %



3.



Petugas tidak dapat melakukan entri data pasien ke e puskesmas



144



496



46,83 %



4.



Pasien kurang mengerti pentingnya kartu berobat



135



631



59,58 %



5.



Pasien duduk di ruang tunggu yang tidak sesuai



120



751



70,91 %



6.



Petugas salah mendistribusikan rekam medis di ruangan



100



851



80,35 %



7.



Pasien yang datang tidak berurutan



80



931



87,91 %



8. 9.



10.



Tidak didapatkan rekam medis yang lengkap dari ruangan Salah menyimpan kembali rekam medis atau tidak sesuai dengan nomor urut rekam medis Penulisan di register tidak lengkap



60 48



20



991 1039



1059



93,57 % 98,11 %



100%



KETERANGAN           CUT OFF POINT



   



   



VIII. Diskusikan dan rencanakan kegiatan/tindakan yang perlu dilakukan untuk mengatasi failure modes tersebut, tetapkan penanggung jawab dan kapan akan dilakukan: NO 1



FAILURE MODE Nomor antrian tidak sesuai



RPN 192



Kegiatan yang direkomendasikan Petugas informasi mempersilahkan pasien yang datang untuk mengambil nomor antrian. Petugas mengindentifikasi kembali pasien secara teliti, menanyakan



2



Double kartu berobat



160



kembali sudah pernah berobat atau belum SOP identifikasi pasien



3



Petugas tidak dapat melakukan entri data pasien ke e puskesmas



144



4



Pasien kurang mengerti pentingnya kartu berobat



135



5



Pasien duduk di ruang tunggu yang tidak sesuai



120



6



Petugas salah mendistribusikan rekam medis di ruangan



100



Petugas mengentri data ke e puskesmas Petugas memberikan kartu berobat dan memberi penjelasan tentang pentingnya kartu berobat Petugas mempersilahkan pasien untuk duduk diruang tunggu dan menginformasikan dimana ruangan yang dituju Petugas melakukan pengecekan kembali sebelum rekam medis di distribusikan ke ruangan



IX.



Pelaksanaan kegiatan dan evaluasi: Laksanakan kegiatan dan lakukan evaluasi dengan menghitung ulang RPN



N O 1



FAILURE MODE Nomor antrian



RPN 192



tidak sesuai



Kegiatan yang direkomendasikan



Penanggungjawab



Keg yg dilakukan



Petugas informasi



Penanggung jawab



Petugas informasi



mempersilahkan pasien



pendaftaran



mempersilahkan



yang datang untuk



pasien untuk



mengambil nomor antrian.



mengambil nomor



O



S



D



RPN



2



2



4



16



2



1



2



4



2



2



1



8



3



3



2



18



antrian 2



Double kartu



160



berobat



Petugas mengindentifikasi



Penanggung jawab



Melaksanakan



kembali pasien secara



pendaftaran



identifikasi pasien



teliti, menanyakan kembali



sesuai dengan



sudah pernah berobat atau



S.O.P



belum SOP identifikasi pasien 3



Petugas tidak



144



dapat melakukan



4



Petugas mengentri data ke



Penanggung jawab



Petugas



e puskesmas



pendaftaran



mrelakukan e



entri data pasien



Puskesmas pasien



ke e puskesmas



dengan teliti



Pasien kurang



135



Petugas memberikan kartu



Penanggung jawab



Petugas



mengerti



berobat dan memberi



pendaftaran



menginformasikan



pentingnya kartu



penjelasan tentang



kepada pasien



berobat



pentingnya kartu berobat



pentingnya kartu



berobat 5



6



Pasien duduk di



Petugas mempersilahkan



Penanggung jawab



Petugas



ruang tunggu



pasien untuk duduk



pendaftaran



menginformasikan



yang tidak sesuai



diruang tunggu dan



kembali kepada



menginformasikan dimana



pasien ruangan



ruangan yang dituju



yang dituju



Petugas salah



120



100



Petugas melakukan



Penanggung jawab



Petugas mengecek



mendistribusikan



pengecekan kembali



pendaftaran



kembali rekam



rekam medis di



sebelum rekam medis di



medis yang mau di



ruangan



distribusikan ke ruangan



distribusikan ke ruangan



X. Menyusun SOP barusesuaidenganhasilanalisisdanpelaksanaan FMEA:



2



1



1



2



2



2



1



4



Mendesain ulang dengan cara melakukan curah pendapat untuk menentukan dan menetapkan disain baru. Petugas pendaftaran menyampaikan permasalahan yang terjadi dibagian pendaftaran dan mekam medis yang dihadiri oleh penanggung jawab UKP dan segenap karyawan yang bertugas di pendaftaran dan rekam medis. Hasil rapat tersebut akan dilaporkan sebagai berikut: 1. Materi penyampaian permasalahan di bagian pendaftaran dan rekam medis 2. Hasil rapat ketua Tim PMKP dan petugas pendaftaran 3. Redesain baru (sistem pendaftaran pasien baru dan sistem penataan berkas di Rekam Medis)



Susun SOP baru



1. Petugas informasi mempersilahkan pasien yang datang untuk mengambil nomor antrian. 2. Petugas informasi mempersilahkan pasien menunggu panggilan sesuai nomor antrian. 3. Petugas pendafaran memanggil pasien sesuai nomor antrian. 4. Petugas menanyakan apakah pernah berobat ke puskesmas atau belum. 5. Petugas mengidentifikasi pasien dan menanyakan kartu BPJS, KIS, atau JAMKESMAS bagi yang memiliki kemudian mengisi identitas di kartu berobat, untuk pasien lama petugas menanyakan kartu berobat dan kartu BPJS, KIS atau JAMKESMAS bagi yang memiliki. 6. Petugas menanyakan kepada pasien ruang mana yang akan dituju, kemudian mencatat di buku register serta meng entri data di e puskesmas. 7. Untuk pasien umum petugas meminta pasien untuk membayar tarif sesuai peraturan daerah. 8. Petugas menyerahkan kartu berobat dan menginformasikan kepada pasien untuk membawa kartu berobat apabila berobat kembali ke puskesmas Kepuh. 9. Petugas mempersilahkan pasien menunggu di ruang tunggu pemeriksaan. 10. Petugas pendaftaran memberikan nomor Rekam Medis kepada petugas Rekam Medis untuk mencari Rekam Medis pasien