CONTOH Laporan FMEA Pendaftaran [PDF]

Citation preview

PEMERINTAH KABUPATEN BANDUNG DINAS KESEHATAN



UPF PUSKESMAS JELEKONG Alamat : Jl. Raya Laswi 705



FAILURE MODE AND EFFECT ANALYSIS (FMEA)



UNIT KERJA



: Pendaftran



TIM FMEA Pimpinan Tim



: dr. Era Sulastri



Anggota



: drg. Didah Holidah Tri Ervini



Petugas Notulen



: Siti Maesaroh



 Pimpinan Tim adalah Ketua Tim KP Puskesmas dr. Era Sulastri  Anggota Tim adalah Ketua Pokja UKP, PJ 2 Pelayanan,  Koordinator bagian Pendaftran Puskesmas Neneng Meli  Notulen adalah petugas Medrek



Tujuan Pembentukan Tim FMEA Melakukan penilaian, analisis dan menyusun rekomendasi perbaikan terhadap prosedur Pelayanan Medrek



Tanggung Jawab Tim a. Melakukan analisis b. Menyusun rekomendasi perbaikan c. Melaksanakan perbaikan prosedur (jika ada)



I.



ALUR PROSES YANG DIANALISA: Pelayanan Pendaftran



Pasien datang mengambil nomor antrian



Pasien di panggil sesuai nomor urut



Petugas menanyakan maksud kedatangan



Tidak Pernah berkunjung sebelumnya Membut RM baru



Membuat kartu pasien berobat YA



NO RM Baru



Meminta kartu berobat



Mencari no RM di aplikasi pendaftaran



Mencari RM



Masukan data ke komputer (Entry data )



YA



Tidak Bawa kartu berobat



Mencari RM



II.



Tujuan Poli 1. UMUM IDENTIFIKASI FAILURE MODE 2. GIGI 3. MTBS 4. KIA/KB 5. LANSIA



Pasien tidak mengambil no antrian Pasien Tidak sabar mengantri Nomor antrian hilang Salah masuk loket



Pasien datang mengambil nomor antrian



Pasien di panggil sesuai nomor urut



Petugas lama melayani Petugas salah memberikan informasi



Petugas menanyakan maksud kedatangan



8. Jawaban Pasien tidak akurat Kartu berobat hilang/tdk dibawa



Tidak Pernah berkunjung sebelumnya Membut RM baru



Membuat kartu pasien berobat YA Kartu berobat habis



NO RM Baru



Meminta kartu berobat



Mencari no RM di aplikasi pendaftaran



YA



Tidak Bawa kartu berobat



10. Nama dan Nomor Reg tidak Sinkron



Mencari RM



Mencari RM



Masukan data ke komputer (Entry data )



III.



TUJUAN MELAKUKAN Tujuan Poli ANALISIS FMEA 11. Salah memasukan kartu Analisis6. UMUM FMEA di Pendaftaran dilakukan untuk mengenali/mendeteksi kegagalan/kesalahan yang mungkin akan timbul serta akibatnya dan mengenali penyebab 7. GIGI 8. MTBS terjadinya sebelum menjadi masalah yang berbahaya di pendaftaran bagi pasien dan 9. KIA/KB karyawan.



IV.



IDENTIFIKASI AKIBAT JIKA TERJADI FAILURE MODE UNTUK TIAPTIAP FAILURE MODE No.



Failure Mode



Efect/Akibat



1



Pasien tidak mengambil nomor antrian



Tidak di panggil petugas pendaftaran



2



Pasien tidak sabar mengantri



Pasien tidak jadi berobat



3



Nomor antrian hilang



Waktu tumggu lebih lama



4



Salah masuk loket



Tidak di panggil



5



Petugas lama melayani



Pasien komplain dan antrian lebih lama



6



Petugas salah memberikan informasi



Pasien tidak dipanggil oleh poli yang di tuju



7



Jawaban pasien tdak akurat



No registrasi ganda



8



Kartu berobat hilang atau tidak dibawa



Memperlambat pelayanan



9



Kartu berobat habis



Pasien tidak dapat nomor rekam medis



10



Nama dan no reg tidak sinkron



Memperlambat pelayanan



11



Salah memasukan kartu medrek ke poli yang lain



Memperlambat pelayanan



V.



IDENTIFIKASI PENYEBAB DARI TIAP FAILURE MODE DAN UPAYA YANG TELAH DILAKUKAN UNTUK MENGATASI FAILURE MODE



No



Failure Mode



Penyebab



Upaya yang ada



1



Pasien tidak mengambil nomor antrian



Kurang informasi dari petugas



Petugas menginformasikan kepada pasien tata cara pendaftaran baik secara langsung maupun tidak langsung



2



Pasien tidak sabar mengantri



Pasien terburu buru, tempat mengantri di pendaftaran kurang nyaman



Menambah kursi tunggu



3



Nomor antrian hilang



Kelalaian pasien



Mengingatkan pasien menyimpan kartu



4



Salah masuk loket



Petugas tidak teliti



Petugas mematuhi SOP



5



Petugas lama melayani



Kurang SDM



Menambah petugas di pendaftara



6



Petugas salah memberikan informasi



Kurang konsentrasi



Memperbaiki komunikasi anatara petugas dan pasien



7



Jawaban pasien tdak akurat



Pasien lupa



Menggali informasi dari pasien



8



Kartu berobat hilang atau tidak dibawa



Pasien lalai



Petugas membuat kan kartu yang reg yang baru



9



Kartu berobat habis



Petuagas terlambat mengambil ke dinkes



Membuat kartu berobat sementara



10



Nama dan no reg tidak sinkron



Petugas Kurang teliti



Merubah nama sesuai no reg



11



Salah memasukan kartu medrek ke poli yang lain



Petugas kurang teliti



Petugas mematuhi SOP



VI.



PERHITUNGAN RPN Tahapan proses



Failure mode



akibat



Nomor antrian hilang Pasien tidak mengambil nomor antrian Pasien tidak sabar mengantri Salah masuk loket



Waktu tumggu lebih lama



S (Severity)



O (kemungki nan terjadi)



D Kemudaha n dideteksi



RPN (SxOxD)



5



6



6



180



Tidak di panggil petugas pendaftaran



6



8



3



144



Pasien tidak jadi berobat



6



5



4



120



Tidak di panggil



4



2



1



16



Resep diterima Pasien/keluarg a Pasien



Resep



 Resep lupa



Tidak mendapat obat



2



1



2



diserahkan



 Diletakkan



Tidak mendapat obat, mengantri lebih lama



2



10



2



40



Tidak mendapat obat, mengantri lebih lama, harus meminta resep dari ruang pelayanan kembali



2



5



2



20



Kesalahan telaah resep



Salah obat, dosis, dapat menimbulkan Efek Samping



10



5



3



150



Kesalahan meracik



Salah obat dan dosis



8



2



2



32



bukan pada tempatnya



 Resep jatuh/hilang dari wadahnya



Petugas Ruang Farmasi



Mempersiapka n obat



4



Membuat Etiket



Penulisan etiket salah



Salah dosis, frekwensI dan rute



8



4



2



64



Menyerahkan obat pada pasien/orang yang salah



Salah obat, Keracunan, KPC, KNC



10



3



3



90



Informasi obat yang tidak jelas



Salah cara mengkonsumsi obat, hasil tidak baik



2



3



2



12



Memeriksa kesesuaian resep, obat, etiket Pasien/keluarg a pasien menerima obat



VII.



FAILURE MODE YANG AKAN DISELESAIKAN



Berdasarkan nilai RPN diambil cut off point yaitu point 1 sampai dengan 5 No.



1



Failure mode



akibat



S (Severity)



O (kemungkinan terjadi)



D Kemudaha n dideteksi



RPN (SxOxD)



5



3



150



%



Kesalahan telaah resep



Salah obat, dosis, dapat menimbulkan Efek Samping



10



2



Tulisan tidak jelas di baca



Salah obat, dosis, frekwensi dan rute



10



6



2



120



18.5



3



Permintaan incomplete



Salah dosis, frekwensi dan rute



8



6



2



96



14.8



4



Menyerahkan obat pada pasien/orang yang salah



Salah obat, Keracunan, KPC, KNC



10



3



3



90



13.8



5



Penulisan etiket salah



Salah dosis, frekwensi dan rute



8



4



2



64



9.8



6



Diletakkan bukan pada tempatnya



Tidak mendapat obat, mengantri lebih lama



2



10



2



40



6.1



7



Kesalahan meracik



Salah obat dan dosis



8



2



2



32



4.9



8



Resep jatuh/hilang dari wadahnya



Tidak mendapat obat, mengantri lebih lama, harus meminta resep dari ruang pelayanan



2



5



2



20



3



23.1



kembali 9



Penggunaan singkatan yang tidak jelas



Salah obat, dosis



8



1



2



16



2.4



10



Informasi obat yang tidak jelas



Salah cara mengkonsumsi obat, hasil tidak baik



2



3



2



12



1.8



11



Resep lupa diserahkan



Tidak mendapat obat



2



1



2



4



0.6



12



Obat tidak sesuai formularium



Pasien membeli obat di luar



1



2



2



4



0.6



VIII. RENCANA TINDAK LANJUT UNTUK MENGATASI FAILURE MODE Tahapan proses Dokter menulis Resep



Failure mode



akibat



S



O



D



RPN (SxOxD)



Penangg ung jawab



Waktu



1 Tulisan tidak jelas di baca



Salah obat, dosis, frekwensi dan rute



10



6



2



120



2Petugas Farmasi mengecek resep dengan seksama 3Jika Petugas tidak bisa membaca maka konfirmasi ulang ke dokter 4Koreksi SOP Pelayanan Resep



Penangg ung Jawab Farmasi



s/d 30 Juni 2016



5 Permint aan incompl ete



Salah dosis, frekwensi dan rute



8



6



2



96



6Petugas Farmasi mengecek resep dengan seksama 7Petugas konfirmasi ulang ke dokter 8Koreksi SOP



Penangg ung Jawab Farmasi



s/d 30 Juni 2016



9 Obat tidak sesuai formula rium



Pasien membeli obat di luar



1



2



2



4



10 Penggu naan singkata n yang tidak jelas



Salah obat, dosis



8



1



2



16



 Resep



Tidak mendapat obat



2



1



2



Tidak mendapat



2



Resep diterima Pasien/ke luarga Pasien



Resep



Kegiatan yang direkomendasikan



lupa diserahk an



 Diletak kan



4



10



2



40



bukan pada tempatn ya



 Resep jatuh/hil ang dari wadahn ya



Petugas Ruang Farmasi



Kesalahan telaah resep



obat, mengantri lebih lama Tidak mendapat obat, mengantri lebih lama, harus meminta resep dari ruang pelayanan kembali



2



5



2



20



Salah obat, dosis, dapat menimbulk an Efek Samping



10



5



3



150



 







 Kesalahan meracik



Salah obat dan dosis



8



2



2



32



Penulisan etiket salah



Salah dosis, frekwensI dan rute



8



4



2



64



Jumlah petugas pada jam padat diusahakan cukup Memasang pengumuman agar pasien sabra mengantri Bertanya pada teman atau dokter jika ada yang tidak dimengerti Koreksi SOP



Penangg ung Jawab Farmasi



s/d 30 Juni 2016



Jumlah petugas pada jam padat diusahakan cukup Memasang pengumuman agar pasien sabra mengantri Bertanya pada teman atau dokter jika ada yang tidak dimengerti Koreksi SOP



Penangg ung Jawab Farmasi



s/d 30 Juni 2016



Menggunakan pengeras suara Menggunakan pengecekan identitas minimal dengan 2 identitas seperti nama, alamat, umur dll Koreksi SOP



Penangg ung Jawab Farmasi



s/d 30 Juni 2016



Mempers iapkan obat



Membuat Etiket



 







 Memerik sa kesesuaia n resep, obat, etiket Pasien/ke luarga pasien menerim a obat



Menyerah kan obat pada pasien/ora ng yang salah



Salah obat, Keracunan, KPC, KNC



10



3



3



90



 







Informasi obat yang tidak jelas



IX.



Salah cara mengkonsu msi obat, hasil tidak baik



2



3



2



12



PELAKSANAAN KEGIATAN DAN EVALUASI Dalam lembar terpisah……..NARASI



X.



Prosedur YANG BARU SEBAGAI HASIL DARI ANALISIS FMEA: Pelayanan Farmasi 1.



Dokter menuliskan resep



2.



Resep diserahkan pada pasien/keluarga pasien



3.



Resep diserahkan ke farmasi dengan meletakkan resep pada wadah yang telah disediakan oleh petugas



4.



Petugas farmasi melakukan telaah resep dan apabila ditemukan masalah maka petugas mengkonfirmasi ulang pada penulis resep



5.



Apabila ditemukan tulisan yang kurang jelas petugas mengkonfirmasi ulang pada penulis resep



6.



Petugas menyiapkan obat



7.



Petugas membuat etiket dengan berpedoman pada resep yang berisi :



8.



a.



Tanggal dibuat etiket (tanggal resep dilayani)



b.



Nomor resep



c.



Nama Pasien



d.



Aturan pemakaian obat (interfal pemakaian)



e.



Cara pakai



Petugas memeriksa kesesuaian antara resep, obat dan etiketnya sebelum diserahkan ke petugas loket obat



9.



Etiket obat yang diminum berwarna putih sedangkan yang berwarna biru untuk obat luar dan injeksi



10.



Petugas di loket obat memeriksa kembali kesesuaian resep, obat dan etiket



11.



Petugas memanggil pasien



12.



Petugas mengidentifikasi pasien dengan cara mengkonfirmasi minimal dengan dua identitas seperti nama, alamat (Rt/Rw), umur, nama kepala keluarga dan lainlain



13.



Apabila pasien telah teridentifikasi dengan baik maka petugas menyerahkan obat pada pasien/keluarga pasien.



14.



Obat diserahkan pada pasien dengan diberikan penjelasan yang cukup, minimal cara pakai obat.



15.



Untuk pasien tertentu dilakukan konseling oleh apoteker.



Mengetahui Ka. UPTD Puskesmas …………….



. …………………….. NIP……………………



Indramayu , 20 Juli 2017 Wakil Manajemen Mutu/Ketua Tim Mutu UPTD Puskesmas …………….



(. ………………………) Nip. …………………….