Contoh Laporan Fmea Komplit [PDF]

Citation preview

PEMERINTAH KAB/KOTA BANDUNG DINAS KESEHATAN



UPT PUSKESMAS MAJALAYA Alamat : Jln. Stasion No. 3 Majalaya



FAILURE MODE AND EFFECT ANALYSIS (FMEA)



: BAGIAN INVENTARIS BARANG



UNIT KERJA TIM FMEA Pimpinan Tim



: dr. Dankye



Anggota



: Ira Trisnawati



Koordinator



: Sri Karyati



Petugas Notulen



: Hegi F



   



Pimpinan Tim adalah PMKP Puskesmas Anggota Tim adalah Ketua Pokja Admen Puskesmas Majalaya Koordinator bagian Inventaris Barang Puskesmas Majalaya Notulen adalah petugas Aset Barang Puskesmas Majalaya



Tujuan Pembentukan Tim FMEA Melakukan pencatatan, penyimpanan, pendistribusian dan pelaporan terhadap Inventaris Barang.



Tanggung Jawab Tim a. b. c. d.



Melakukan Pencatatan datang barang Melakukan Penyimpanan barang Melakukan pendistribusian barang sesuai dengan permintaan Melakukan pelaporan barang I.



ALUR PROSES YANG DIANALISA: Isi dengan sop yang akan diperbaiki 1. Barang datang



2 Pengecekan Barang sesuai dengan SBBK



5 Pendistribusian barang sesuai dengan permintaan



3 Pencatatan Barang



4 Penyimpanan Barang



1.Barang yang datang tidak sesuai dengan spesifikasi yang diminta



II.



IDENTIFIKASI FAILURE MODE



1. Barang langsung diberikan ke pemegang program 2. Tidak ada koordinasi antara KA TU UPT (yang membuat SP dan NotDin) dengan pemeriksa penerima hasil pekerjaan



1. Barang datang



2 Pengecekan Barang sesuai dengan SBBK



3 Pencatatan Barang 1. Barang dipindahkan tanpa sepengetahuan bendahara barang 2. Barang langsung diberikan langsung ke pemegang program



5 Pendistribusian barang sesuai dengan permintaan



4 Penyimpanan Barang



1. Pada saat pendistribusian ATK tidak ada SBBK



III. TUJUAN MELAKUKAN ANALISIS FMEA Analisis FMEA di bagian Inventarisasi Barang dilakukan untuk mengenali/mendeteksi kegagalan/kesalahan yang mungkin akan timbul serta akibatnya dan mengenali penyebab terjadinya sebelum menjadi masalah yang berbahaya di bagian Inventarisasi Barang. IV. IDENTIFIKASI AKIBAT JIKA TERJADI FAILURE MODE UNTUK TIAP-TIAP FAILURE MODE No.



Failure Mode



Efect/Akibat



1



Barang langsung diberikan ke pemegang program



Barang tidak tercatat dan beresiko hilang



2



Tidak ada koordinasi antara KA TU UPT (yang membuat SP dan NotDin) dengan pemeriksa penerima hasil pekerjaan



Barang datang tidak sesuai dengan pesanan



3



Barang yang datang tidak sesuai dengan spesifikasi yang diminta



Pelayanan terganggu



4



Barang dipindahkan tanpa sepengetahuan bendahara barang



Resiko hilang sangat besar



5



Barang diberikan langsung ke pemegang program



Barang tidak tercatat



6



Pada saat pendistribusian ATK tidak ada SBBK



Jumlah barang tidak sesuai dengan catatan bendahara asset barang



V. IDENTIFIKASI PENYEBAB DARI TIAP FAILURE MODE DAN UPAYA YANG TELAH DILAKUKAN UNTUK MENGATASI FAILURE MODE



No



Failure Mode



1



2



3



4



5



6



VI.



Penyebab



Upaya yang ada



Barang langsung diberikan ke pemegang program



Barang tidak tercatat dan beresiko hilang



Diadakan validasi data barang



Tidak ada koordinasi antara KA TU UPT (yang membuat SP dan NotDin) dengan pemeriksa penerima hasil pekerjaan



Barang datang tidak sesuai dengan pesanan



Harus adanya komunikasi antara KA TU UPT dengan pemeriksa penerima hasil pekerjaan



Barang yang datang tidak sesuai dengan spesifikasi yang diminta



Pelayanan terganggu



Pada saat penerimaan barang harus lebih teliti



Barang dipindahkan tanpa sepengetahuan bendahara barang



Resiko hilang sangat besar



Adanya koordinasi antara penanggungjawab ruangan dengan penyimpan barang



Barang diberikan langsung ke pemegang program



Barang tidak tercatat



Pemegang program lapor ke penyimpan barang apabila menerima barang dari dinkes atau instansi lain



Pada saat pendistribusian ATK tidak ada SBBK



Jumlah barang tidak sesuai dengan catatan bendahara asset barang



Pada saat mengeluarkan barang, penyimpan barang harus mengeluarkan SBBK (TONG POHO)/ OJO LALI



PERHITUNGAN RPN



Tahapan proses



Barang datang



Pengecekan Barang sesuai dengan SBBK



Pencatatan Barang



Failure mode



akibat



S (Severity)



O (kemungk inan terjadi)



D Kemudah an dideteksi



RPN (SxOxD )



Barang langsung diberikan ke pemegang program



Barang tidak tercatat dan beresiko hilang



10



4



8



360



Tidak ada koordinasi antara KA TU UPT (yang membuat SP dan NotDin) dengan pemeriksa penerima hasil pekerjaan



Barang datang tidak sesuai dengan pesanan



6



4



4



96



Pelayanan terganggu



10



6



1



60



8



1



1



8



Barang yang datang tidak sesuai dengan spesifikasi yang diminta Barang dipindahkan tanpa sepengetahuan bendahara barang



Resiko hilang sangat besar



Penyimpanan Barang Pendistribusian barang sesuai dengan permintaan



VII.



Barang diberikan langsung ke pemegang program



Barang tidak tercatat



6



2



7



84



Pada saat pendistribusian ATK tidak ada SBBK



Jumlah barang tidak sesuai dengan catatan bendahara asset barang



2



4



1



8



FAILURE MODE YANG AKAN DISELESAIKAN



Berdasarkan nilai RPN diambil cut off point yaitu point 1 sampai dengan 5



No.



Failure mode



akibat



S (Severi ty)



O (kemungkinan terjadi)



D Kemudahan dideteksi



RPN (SxOxD)



%



1



Barang langsung diberikan ke pemegang program



Barang tidak tercatat dan beresiko hilang



10



4



8



360



58.4%



2



Tidak ada koordinasi antara KA TU UPT (yang membuat SP dan NotDin) dengan pemeriksa penerima hasil pekerjaan



Barang datang tidak sesuai dengan pesanan



6



4



4



96



74%



3



Barang diberikan langsung ke pemegang program



Barang tidak tercatat



6



2



7



84



87.6%



4



Barang yang datang tidak sesuai dengan spesifikasi yang diminta



Pelayanan terganggu



10



6



1



60



97.4%



5



Barang dipindahkan tanpa sepengetahuan bendahara barang



Resiko hilang sangat besar



8



1



1



8



98.7%



6.



Pada saat pendistribusian ATK tidak ada SBBK



Jumlah barang tidak sesuai dengan catatan bendahara asset barang



2



4



1



8



100%



VIII. RENCANA TINDAK LANJUT UNTUK MENGATASI FAILURE MODE



Tahapan proses



Failure mode



S



O



D



RPN (SxOx D)



10



4



8



360



Diadakan validasi data barang



1. Kepala Puskesmas



1 Tahun 1 Kali



Barang datang tidak sesuai dengan pesanan



6



4



4



96



Harus adanya komunikasi antara KA TU UPT dengan pemeriksa penerima hasil pekerjaan



Kepala UPT



Setiap ada pemesanan barang



Pelayanan terganggu



10



6



1



60



Pada saat penerimaan barang harus lebih teliti



Kepala UPT



Seriap ada pemesanan barang



Barang dipindahkan tanpa sepengetahua n bendahara barang



Resiko hilang sangat besar



8



1



1



8



Adanya koordinasi antara penanggungjawab ruangan dengan penyimpan barang



Penyimpan Barang



Setiap ada pemindaha n ruangan



Barang diberikan langsung ke pemegang program



Barang tidak tercatat



6



2



7



84



Pemegang program lapor ke penyimpan barang apabila menerima barang dari dinkes atau instansi lain



Kepala Puskesmas



Setiap ada barang datang



Pada saat pendistribusia n ATK tidak ada SBBK



Jumlah barang tidak sesuai dengan catatan bendahara asset barang



2



4



1



8



Pada saat mengeluarkan barang, penyimpan barang harus mengeluarkan SBBK (TONG POHO)/ OJO LALI



Kepala Puskesmas



Setiap pendistribu sian



Barang langsung diberikan ke pemegang program Tidak ada koordinasi antara KA TU UPT (yang membuat SP dan NotDin) dengan pemeriksa penerima hasil pekerjaan



Barang datang



Pengecekan Barang sesuai dengan SBBK



Pencatatan Barang



Barang yang datang tidak sesuai dengan spesifikasi yang diminta



Penyimpanan Barang



Pendistribusian barang sesuai dengan permintaan



IX.



akibat



Barang tidak tercatat dan beresiko hilang



Kegiatan yang direkomendasikan



PELAKSANAAN KEGIATAN DAN EVALUASI



Dalam lembar terpisah……..NARASI



Penanggun g jawab



Waktu



X. Prosedur YANG BARU SEBAGAI HASIL DARI ANALISIS FMEA: Inventarisasi Barang 1.



Ka TU UPT Yankes Kec menyerahkan foto copy Surat



Pesanan dan foto copy nota dinas yang sudah diproses Ke Pejabat Penerima Hasil Pekerjaan UPT Yankes Kec. Majalaya 2. Pejabat penerima hasil pekerjaan UPT Yankes Kec. Majalaya menyerahkan barang asset kepada Penyimpan Barang UPT Yankes Kec.Majalaya disertai dengan bukti serah terima barang yang ditandatangani oleh kedua pihak. 3. Barang datang lalu di komunikasikan dengan KA TU UPT dan bendahara penyimpan barang kemudian dilakukan validasi barang 4. Pengecekan Barang sesuai dengan SBBK harus lebih teliti sesuai dengan Notdin dan SP 5. Pencatatan Barang dengan melakukan koordinasi antara penanggungjawab ruangan, pemegang program dengan penerima barang apabila menerima barang dari dinkes atau instansi lainnya. 6. Penyimpanan Barang 7. Pendistribusian barang sesuai dengan permintaan disertai adanya SBBK



Mengetahui Ka. UPT Puskesmas Majalaya



Majalaya, 07 April 2018 Wakil Manajemen Mutu/Ketua Tim Mutu UPT Puskesmas Majalaya



dr. Yanti Fadillah, MMRS NIP.197704142007012011



R. Pertiwi Damalestiawati, S.Farm., Apt NRP. 8730401030