Job Analisis, Job Description, Job Evaluasi [PDF]

Citation preview

JOB ANALISIS, JOB DESCRIPTION, JOB EVALUASI FACILITATOR : Iman N Bajuasijadji, MM., CBSCP., CPHR., CPLP., CG., CCP., CHRM., CODP.



1



IMAN N. BAJUASIJADJI, SH., MM., CBSCP., CPHR., CPLP., CG., CODP.                



Komisaris PT. Mitra Karya Swadaya Surabaya, Komisaris PT. Human in Partner Surabaya, Direktur LSP (Lembaga Sertifikasi Profesi) MSDM Nusantara Management & Human Resource Management Consultant HR Club Indonesia Chairman; Dosen Luar Biasa Magister Profesi Psikologi Untag Surabaya, Pedidikan formal : Management Strategic, HR. (S2), & Law (S1) Asesor Kompetensi BNSP (Badan Nasional Sertifikasi Profesi) Asesor Lisensi BNSP (Badan Nasional Sertifikasi Profesi) Pelatihan Arbiter Ketenagakerjaan (Asosiasi Arbiter Ketenagakerjaan Indonesia/AAKI) Modular in Plant Training Designer (InWent Germany) CBSCP/Certified Balanced Scorecard Professional (Indonesia BSC School/APO Model) CPHR/Certifed Professional Human Resources (SDM - Indonesia/SHRM-Model) CPLP Master Trainer (ASTD Model) Certified Graphologist (Rumah Grafologi – Dr. Erika Karohs Model) Certified Oorganizational Development (HRCI – Univ. Airlangga – ITATS Surabaya)



JOB ANALYSIS



3



HUBUNGAN JOB ANALISIS – JOB DESC - JOB EVALUASI



4



Arti Job Analysis



(1)



Kegiatan meng”identifikasi” dan meng”gambar”kan (dengan kata-kata) mengenai apa yang sedang terjadi dalam sebuah pekerjaan dan jabatan dalam sebuah organisasi (AS Ruky);



5



Arti Job Analysis



(2)



• process of finding out what people are expected to achieve when carrying out their work and the competencies and skills they need to meet these expectations (Amstrong)



6



Arti Job Analysis



(3)



• The systematic study of the tasks, duties, and responsibilities of a job and the qualities needed to perform it (Riggio).



7



Arti Job Analysis



(4)



• Suatu proses untuk memperoleh informasi pekerjaan dengan meneliti aspek2 dari pekerjaan…sebagai dasar guna merumuskan pekerjaan dan menentukan spesifikasi serta persyaratan secara tepat yang kemudian dituangkan dalam bentuk suatu uraian pekerjaan (Panduan OD Texmaco)



8



Arti Job Analysis



(5)



 Analisis



Jabatan adalah proses pengumpulan, pencatatan, pengolahan dan penyusunan data jabatan menjadi informasi jabatan (PERKA BKN NO. 12 TAHUN 2011)



9



Perhatikan : • Semua fakta dan informasi yang dikumpulkan melalui proses Job Analysis hanyalah terkait dengan “Pekerjaan/Jabatan” dan tidak mengenai orang/karyawan yang mengerjakan.



10



ASPEK YANG DIANALISIS



HASIL ANALISIS JABATAN



HASIL AKHIR ANALISIS JABATAN



INFORMASI JABATAN



INFORMASI JABATAN 1 Nama Jabatan



10. Tanggung Jawab Jabatan



2. Kode Jabatan 3. Unit Kerja 4. Letak Jabatan



11. Wewenang Jabatan 12. Korelasi Jabatan 13. Kondisi Lingkungan Kerja



5. Ikhtisar Jabatan 6. Uraian Tugas 7. Hasil Kerja



14. Kemungkinan Resiko Bahaya 15. Syarat Jabatan 16 Fungsi Pekerja



8. Bahan Kerja 9. Peralatan Kerja



17. Butir Informasi Lain



4. KEDUDUKAN DALAM ORGANISASI KAPUSDIKLAT



KEPALA BAGIAN UMUM



KaSubbag Tata Usaha



KaSubbag Keuangan Operator Komputer



5. Ikhtisar Jabatan • Merupakan uraian singkat yang menggambarkan ruang lingkup tugas jabatan yang disusun dalam satu kalimat, jelas dan tuntas mengenai APA yang dikerjakan karyawan dalam jabatan tsb, BAGAIMANA dikerjakan dan TUJUAN/MAKSUD APA dilaksanakan • Ikhtisar jabatan biasa disebut dengan JOB SUMMARY atau ringkasan Uraian Tugas.



Contoh : Nama Jabatan : Kepala Subbag.TU



• Ikhtisar Jabatan : Melakukan tata usaha Biro/Dinas…(APA) dengan cara membuat rencana kegiatan, membagi tugas, memberi petunjuk, membimbing, menyelia dan mengkoordinasikan pelaksanaan surat-surat administrasi, kebutuhan ATK pada Biro/Dinas … (BAGAIMANA) agar pelaksanaan tugas dapat berjalan dengan lancar (TUJUAN).



13. KONDISI LINGKUNGAN KERJA NO



ASPEK



FAKTOR



1



Tempat Kerja



Dalam ruangan tertutup/Terbuka



2



Suhu



Dingin tanpa perubahan/panas



3



Udara



Kering



4



Keadaan ruangan Cukup



5



Penerangan



Terang



6



Keadaan Tempat Kerja



Bersih



DOKUMENTASI JABATAN



19



JOB DESC. (URAIAN PEKERJAAN) dan JOB SPEC. (spesifikasi pekerjaan) • JD Merupakan pernyataan yang berisi beberapa hal terkait dengan pekerjaan yang diturunkan melalui proses analisa pekerjaan (job analysis); • JS merupakan kriteria yang berisi persyaratanpersyaratan/kualifikasi agar dapat menjalankan pekerjaan dengan baik.



20



MANFAAT URAIAN PEKERJAAN



Training & Development



Rekrutmen & Seleksi



Penilaian Kinerja



Uraian Pekerjaan



Perencanaan Tenaga Kerja



Imbal Jasa



21



22



URAIAN PEKERJAAN • Informasi yang dibutuhkan dalam Uraian Jabatan/Job Desc, didapatkan dalam informasi yang digali dalam proses Analisa Jabatan. • Kriteria pada bidang yang di analisis ada dua : 1. Umum (terkait informasi umum jabatan seperti Judul Jabatan dan Lokasi Jabatan) 2. Khusus (terkait dengan kualifikasi, persyaratan, atau kondisi tertentu dari suatu jabatan yang mempunyai kemungkinan variansi dibanding jabatan lain)



23



URAIAN PEKERJAAN • Bidang yang dianalisis dan yang mempunyai kriteria khusus inilah yang nantinya disebut dengan COMPENSABLE FACTORS (CFs) dalam proses Job Evaluasi. • CFs adalah faktor faktor yang digunakan untuk membandingkan bobot jabatan yang digunakan dalam menentukan nilai jabatan.



24



SYARAT BIDANG ANALISIS sebagai CFs • Bidang atau Faktor tersebut harus ada pada setiap jabatan dalam perusahaan, mulai jabatan tertinggi sampai dengan jabatan terendah. • Bidang atau Faktor tersebut mempunyai tingkatan kualitas, mempunyai perbedaan persyaratan pada setiap jabatan.



25



Contoh Bidang/Faktor : Pendidikan • Apakah jabatan tertinggi sampai dengan jabatan terendah mempunyai persyaratan pendidikan ? • Apakah Bidang atau Faktor Pendidikan mempunyai tingkatan kualitas, mempunyai perbedaan persyaratan pada setiap jabatan ?



26



Contoh Bidang/Faktor : Pendidikan Pendidikan : Level 1 : SLTP Level 2 : SLTA Level 3 : Diploma Level 4 : S1 Level 5 : S2/S3



27



JOB EVALUATION



28



Job Evaluasi Suatu proses sistematis untuk menentukan nilai atau ukuran suatu pekerjaan dibanding pekerjaan lain dalam perusahaan dan menyiapkan dasar untuk mendesain sistem grading serta struktur/skala gaji.



29



PRINSIP-PRINSIP EVALUASI JABATAN 1.



2.



3.



4.



YANG DI-EVALUASI ADALAH JABATAN /PEKERJAAN – BUKAN ORANG YANG MENDUDUKI ATAU MELAKSANAKAN JABATAN/PEKERJAAN ITU YANG EVALUASI ADALAH SUBSTANSI DARI PEKERJAAN JABATAN, JANGAN DIKAITKAN DENGAN REMUNERASI PEMEGANGNYA JABATAN/ PEKERJAAN DI-EVALUASI SEPERTI APA ADANYA SAAT INI, BUKAN YANG AKAN TERJADI PADA MASA DEPAN OLEH KARENA ITU DIPERLUKAN INFORMASI DETIL DAN AKURAT TTG PEKERJAAN/JABATAN



30



Proses Job Evaluation/JE Objective of JE JOB ANALYSIS Job Description



Job Specification



JE Program



Jenis Job Evaluasi : • Analitikal; • Non Analitikal



32



Job Evaluasi (Analitikal) : Analisis berupa penentuan nilai dari sebuah jabatan berdasarkan penentuan faktor – faktor atau elemen yang sudah ditentukan dalam perusahaan.



33



Job Evaluasi (Non - Analitikal) : Tipe job analisis ini dilakukan dengan menggambarkan serta membandingkan keseluruhan pekerjaan untuk kemudian diranking atau di grading tanpa melakukan analisis pada element/faktor2 –nya.



34



Jenis JE Analitikal : • Point - Factor Rating (Point System); • Factor Comparison



35



POINT SYSTEM 1.



Bentuk komite atau panitia penilai job atau jabatan. Biasanya team terdiri dari senior manager dan didalamnya termasuk dept. sdm. Tugas awal komite terutama memilih dan merekomendasikan faktor2 yang dijadikan dasar pengukuran.



2.



Memilih dan menyetujui Faktor2;



3.



Membuat Definisi untuk setiap faktor yang dipilih;



4.



Membuat level untuk setiap faktor, Definisi, dan poin (skor) pada setiap level;



5.



Menentukan bobot yang merupakan derajat pentingnya setiap faktor terhadap faktor yang lain;



6.



Pengumpulan data jabatan (lewat analisa jabatan);



7.



Pelaksanaan evaluasi jabatan;



8.



Konversi poin (skor) menjadi golongan atau grade jabatan (job);



dari



36



TIPS PENYELARASAN : • Faktor faktor yang dipilih oleh Tim Job Evaluasi adalah faktor faktor yang tercantum di dalam Job description dan Job Specification saja saja. • Faktor faktor diluar job desc/job spec, tidak perlu dipertimbangkan untuk masuk dalam proses Job Evaluasi.



37



TUGAS TEAM EVALUASI • HANYA MENILAI JABATAN/ PEKERJAAN MENGGUNAKAN METODA YANG TELAH DITETAPKAN & DILATIHKAN! • OUTPUT TIAP TEAM ADALAH DAFTAR “SKOR/POINTS” SELURUH JABATAN/ PEKERJAAN YANG DINILAI • KEPUTUSAN FINAL MENGENAI PENGGU- NAAN HASIL EVALUASI JABATAN DIBUAT OLEH PIMPINAN PUNCAK ORGANISASI



38



Contoh 4 KELOMPOK “COMPENSABLE FACTORS DALAM METODA “POINTS RATING” •



SKILLS/KNOWHOW : pengetahuan & kemampuan



yang harus dimiliki untuk mempu melaksanakan pekerjaan : 1.Pendidikan, 2.Pengalaman, 3.Inisiatif & Inovasi



•



TANGGUNG JAWAB: akuntabilitas & kewajiban atas :1.Peralatan/Proses, 2.Material/ Produk, 3. Hasil kerja orang lain, 4. Keselamatan orang lain



•



UPAYA : besarnya energi mental dan fisik yang harus di tahan/dijalankan : 1.Tuntutan fisik, 2. Tuntutan mental dan visual (problem yg dihadaapi)



•



LINGKUNGAN KERJA: pengaruh lingkungan : 1.Kondisi lingkungan kerja fisik, 2. Resiko yang dihadapi 39



FAKTOR2 FES DASAR DAN ALOKASI BOBOTNYA 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.



Knowledge Supervisory Control Guidelines Complexity Scope & Effect Personal Contacts Purpose of Contacts Physical Demand Work Environment



9 1850 5 650 5 650 6 450 6 450 4 110 4 220 3 50 3 50 4480



41,3 % 14,5 % 14,5 % 10,0 % 10,0 % 02,5 % 04,9 % 01,1 % 01,1 %



Henderson, Richard I. (1994). Compensation Management: Rewarding Performance. Sixth Edition. New Jersey: Prentice Hall. 40



KONVERSI HASIL EVALUASI MENJADI PERINGKAT JABATAN 1. TETAPKAN JUMLAH “JOB GRADE/ JOB CLASS” YANG HARUS ADA DALAM STRUKTUR PERINGKAT JABATAN YANG AKAN DIBUAT! 2. HITUNG “PANJANG INTERVAL” (RANGE) YANG MENJADI “PATOKAN KONVERSI” DARI POINT-POINT (SCORES) MENJADI “JOB GRADE” 3. KONVERSIKAN SCORES MENJADI STRUKTUR PERINGKAT JABATAN 41



CONTOH MENGHITUNG PANJANG INTERVAL (POINTS RANGE) 1. JOB CLASS YANG DIINGINKAN : 9 2. POINT HASIL EVAUASI; TERBESAR: 1050, TERKECIL; 150 3. PANJANG INTERVAL (RENTANG ANTARA TIAP “JOB CLASS/ GRADE) : 1050 – 150 = 100 POINTS 9 4. BER-ARTI, JOB CLASS TERENDAH; 150 – 250 POINTS, DST….. 42



CONTOH “JOB GRADE” HASIL EVALUASI JABATAN GRADE/ CLASS 9



INTERVAL (RANGE) 951 – 1050



8



851 – 950



7



751 – 850



6



651 – 750



5



551 – 650



NAMA-NAMA JABATAN (JOB TITLES)



43



Praktek…



44



TERIMA KASIH [email protected] 081357997936



45