Job Description Panitia Baksos [PDF]

Citation preview

JOB DESCRIPTION PANITIA BAKSOS ALUMNI FKUII KOMISARIAT KALIMANTAN BARAT 2019 DEWAN PENASIHAT a) Bertanggung jawab untuk: 1. Mengarahkan 2. Menyampaikan 3. Mengawasi kinerja kepanitiaan Agar sesuai dengan visi, misi, dan tema serta membantu panitia dalam pelaksanaan tugas. b) Tidak memiliki wewenang dalam pemberian dan pengambilan keputusan yang berkaitan dengan kepanitiaan. c) Sebagai media komunikasi (penghubung) antara panitia dengan pihak eksternal (bila diperlukan).



KETUA a) Membuat perencanaan dan konsep pengembangan. b) Bertanggung jawab penuh atas seluruh perencanaan, pelaksanaan, pengawasan dan evaluasi seluruh acara/kegiatan. c) Membuat pengurus inti dan uraian tugas bagi pengurus inti dan divisi. d) Menjalin komunikasi dan follow up yang baik ke semua divisi. e) Mengkoordinir perencanaan dan pelaksanaan semua divisi.



SEKERTARIS a) Membantu ketua dalam perencanaan, pelaksanaan, pengawasan dan evaluasi seluruh acara. b) Mengkoordinir lebih lanjut perencanaan dan pelaksanaan tugas sekretariat, lapangan, transportasi, dan dokumentasi. c) Bersama ketua umum membuat uraian tugas bagi pengurus inti dan divisi. d) Dalam melaksanakan tugasnya, baik secara teknis maupun administratif bertanggung jawab langsung kepada Ketua. e) Bekerjasama dengan kesekretariatan dalam pembuatan proposal, surat, LPJ, dan form yang dibutuhkan dalam acara/kegiatan.



BENDAHARA a) Menerima dan mencatat dana-dana yang masuk dalam koordinasi ketua (tgl masuk, dari mana, berapa) b) Mengeluarkan dan mencatat setiap pengeluaran disertai bukti-buktinya c) Meminta rencana anggaran dari tiap seksi. d) Membuat laporan dan pertanggungjawaban keuangan



e) Dalam melaksanakan tugasnya, baik secara teknis maupun administratif bertanggung jawab langsung kepada Ketua Umum.



DIVISI ACARA a) b) c) d)



Merencanakan dan mengkoordinir bentuk acara/kegiatan panitia sejak awal hingga akhir Membuat jadwal acara dan kegiatan panitia dalam koordinasi ketua Menyusun susunan dan kronologis acara dan segera dikoordinasikan dengan seluruh panitia. Menghubungi pihak-pihak yang terlibat langsung ataupun tidak langsung dalam acara/kegiatan panitia e) Bertanggung jawab atas perencanaan, dan pelaksanaan kegiatan f) Dalam melaksanakan tugasnya, baik secara teknis maupun administratif bertanggung jawab langsung kepada Ketua Umum. g) Membuat/mengkoordinir acara pra hari H untuk panitia.



DIVISI DANA-USAHA (DANUS) a) Menginventarisir sumber-sumber dana baik di dalam maupun di luar wilayah dalam koordinasi ketua b) Merencanakan dan mengkoordinir berbagai bentuk usaha mencari dan memperoleh dana c) Menyerahkan informasi tentang dana dan dana riil kepada bendahara disertai bukti-bukti d) Dalam melaksanakan tugasnya, baik secara teknis maupun administratif bertanggung jawab langsung kepada Ketua e) Meminta proposal sponsorship ke sekertaris sesuai dengan format yang divisi danus minta. f) Ketika proposal kegiatan sudah disetujui, segera meminta bantuan sekertaris untuk membuat proposal sponsorship dan proposal permohonan bantuan dana. g) Menentukan tempat-tempat yang akan diajukan proposal sponsorship dan permohonan bantuan dana. h) Sumber dana usaha kegiatan tidak hanya berasal dari sponsorship dan permohonan bantuan dana, divisi dana usaha juga dapat mencari peluang mendapatkan dana lewat uaha lain, misalnya, berjualan barang, pernak pernik kegiatan, dll yang keuntungannya digunakan untuk kegiatan yang bersangkutan. i) Jangan lupa untuk terus berhubungan dengan tempat-tempat pengajuan sponsorship dan permohonan dana. Usahakan semaksimal mungkin sampai mereka mau memberikan sponsor dan bantuan dana. j) Membuat deadline pencantuman logo sponsor di publikasi. Usahakan 3 minggu sebelum hari H sudah memegang logo semua sponsor. k) Pastikan pencatuman logo sponsor sesuai dengan kesepakatan dengan pihak yang memberi sponsor. l) Setelah hari H, segera membuat LPJ divisi danus, berikan kepada sekertaris. Jangan lupa juga untuk meminta sekertaris untuk membuat LPJ untuk diberikan kepada pihak-pihak yang telah memberikan sponsor dan bantuan dana. Berikan bukti pencantuman logo dalam media sponsor ke masing-masing sponsor yang logonya tercantum di masing-masing media sponsor.



DIVISI PERLENGKAPAN, TRANSPORTASI, DAN DOKUMENTASI a) Meliput atau merekam dan mendokumentasikan seluruh kegiatan panitia dari persiapan, pembukaan, sampai penutup. b) Memberikan informasi kepada publik tentang seluruh kegiatan panitia dalam koordinasi ketua



c) Dalam melaksanakan tugasnya, baik secara teknis maupun administratif bertanggung jawab langsung kepada Ketua Umum. d) Mendesain semua yang ditawarkan kepada pihak sponsorship sebagai bentuk kerjasama atau promosi, meliputi desain umbul-umbul, video, name tag, spanduk, poster, brosur, flyer, seminar kit (buku, handbag, pulpen), sticker, event backdrop, kupon, standing banner. e) Menyiapkan desain untuk sertifikat, cover proposal/LPJ, dan proposal sponsorship. f) Menyiapkan dekorasi ruangan sesuai tema acara. g) Mendokumentasikan mulai dari pra-acara, selama acara, dan saat evaluasi acara h) Menyiapkan sarana transportasi bagi peserta sesuai jadwal yang ditetapkan . i) Menyediakan transportasi yang dibutuhkan oleh setiap divisi (jika perlu).



DIVISI KONSUMSI a) Menyediakan akomodasi dan konsumsi bagi tamu atau undangan atau orang perorangan dan kelompok yang terlibat dalam seluruh rangkaian acara/kegiatan panitia b) Bertanggung jawab atas seluruh persiapan dan penyediaan akomodasi dan konsumsi dalam seluruh kegiatan panitia c) Dalam melaksanakan tugasnya, baik secara teknis maupun administratif bertanggung jawab langsung kepada Ketua Umum. d) Selalu berkoordinasi dengan divisi acara karena sangat penting hubungannya dengan pesanan divisi konsumsi (misal, waktu makan peserta/panitia kegiatan). e) Mempertimbangkan penggunaan catering serta snack. f) Memepertimbangkan catering cadangan, untuk penjagaan jika terjadi hal-hal yang tidak diinginkan. g) Pertimbangkan biaya dan waktu pemesanan. Usahakan jauh hari. Sebelumnya, untuk memudahkan koordinasi dengan pihak catering. h) Pastikan jumlah peserta /panitia/undangan yang akan diberi makan beberapa hari sebelumnya untuk memudahkan penghitungan konsumsi. i) Membuat anggaran dana semu berapa kira-kira dana yang dibutuhkan untuk divisi konsumsi.