Jobdesk Tiap Divisi Wisuda Oktober 2016 [PDF]

Citation preview

KETUA WISUDA Jobdes : 



Memimpin kepanitiaan Wisuda Oktober MTM ITB 2016 dengan baik dan bijaksana







Mengatur penempatan SDM tiap divisi kepanitiaan bersama panitia inti Wisuda Oktober MTM ITB 2016







Mengkoordinasi semua divisi yang ada di dalam kepanitiaan Wisuda Oktober MTM ITB 2016







Memimpin rapat koordinasi Wisuda Oktober MTM ITB 2016







Membuat dan memastikan keberjalanan timeline besar Wisuda Oktober MTM ITB 2016







Memberikan laporan pertanggungjawaban kegiatan Wisuda Oktober MTM ITB 2016



Evaluasi - Koordinasi antar divisi masih kurang - Menentukan arahan kerja ke tiap divisi kurang karena ada agenda MTM lainnya yaitu PSAB - Timeline besar ada yang melebihi waktu yang ditentukan - Dalam memimpin rakor masih kurang tegas - Rakor fullteam hanya 4 kali dan audiensi dengan wisudawan 3 kali - Ada kadiv yang tidak bisa menjalankan kerjanya dalam keberjalanan sehingga perlu digantikan



Saran - Harus lebih mengingatkan timeline tiap divisi



- Rakor harus berjalan lebih efektif dan minimal 1 minggu 1x - Setiap kadiv ikut membantu dan meramaikan kegiatan menyangkut wisuda seperti dekor dan danus - Sering Tanya-tanya kadiv sebelumnya



BENDAHARA Jobdes -



Menerima dan mengkalkulasikan RAB wisuda Oktober MTM ITB 2016 yang diberikan setiap divisi



-



Berkoordinasi dengan ketua acara perihal RAB



-



Membuat SOP dan di setujui oleh seluruh divisi yang ada



-



Menjadi tempat menyimpan dana untuk keperluan kerja divisi



-



Membuat dekomentasi cash-flow kepanitiaan



-



Mendata dan mengganti dana operasional divisi wisuda Oktober MTM ITB 2016



Dekorasi Jobdes -



Membuat RAB divisi dekorasi untuk keberlangsungan wisuda Oktober MTM ITB 2016 Bekerja sama dengan divisi acara dan perform dalam penentuan tema Wisnite dan parade wisuda Oktober MTM ITB 2016 Membuat SOP pengajuan property wisuda Oktober MTM ITB 2016 Mengkoordinasikan seluruh panitia untuk mengerjakan pembuatan property wisuda Oktober MTM ITB 2016 Menjadi penanggung jawab property wisuda oktober MTM ITB 2016 Membuat laporan pertanggujawaban di akhir kepanitiaan Membuat timeline besar yang di setujui bersama Bertanggung jawab atas barang spesifik yang di ketahui anggota dekorasi



Danus (Edison) Jobdesc - membuat RAB divisi danus 0



- membuat timeline kerja divisi per minggu dengan rincian kegiatan dan target pendapatan



0



berwenang penuh menentukan penanggung jawab kegiatan usaha perminggu



0



- mengoordinasikan seluruh panitia untuk mengikuti kegiatan usaha yang direncanakan



0



- membuat laporan pertanggungjawaban di akhir kepengurusan



0



- bertanggung jawab terhadap ketersediaan dana untuk rangkaian kegiatan acara wisuda Oktober MTM ITB 2016



PERFORM (HErdi) Jobdes -



Berkoordinasi dengan divisi dekorasi terkait tema acara parade wisuda. Menentukan konsep perform yang akan ditampilkan saat parade wisuda Memastikan properti yang telah dibuat oleh divisi dekorasi dipergunakan sesuai rencana Berkoordinasi dengan divisi lapangan dalam membuat teklap parade wisuda Membuat laporan pertanggungjawaban di akhir kepanitiaan. Membuat timeline persiapan perform dengan rincian kegiatan untuk pertunjukan parade wisuda Oktober MTM ITB 2016 Menampilkan perform pada acara parade wisuda. berkoordinasi dengan divisi lapangan dalam membuat teknis lapangan dalam wisuda dan mengarahkan massa dalam kebutuhan perform



ACARA (zaky) Jobdesc: 1. Berkoordinasi dengan divisi dekorasi dalam menentukan tema acara



syukuran wisuda 2. Membuat konten acara ‘wisnite’ yang disepakati oleh wisudawan/wisudawati 3. Menjamin rangkaian acara ‘wisnite’ berjalan sesuai rencana



4. Menjamin dan mengurus acara syukuran wisuda prodi Teknik Material 5. Mengurus pembuatan kenang-kenangan dan membagikannya kepada para



wisudawan/wisudawati 6. Membuat teklap wisnite 7. Membuat laporan pertanggungjawaban di akhir kepanitiaan



LOGISTIK &KONSUMSI (Rere) Jobdesc: 1. Menyediakan segala alat dan bahan kebutuhan divisi acara, divisi dekorasi, dan divisi lapangan 3. Memastikan barang-barang tersebut berfungsi dengan baik 4. Bertanggungjawab atas keamanan logistik yang digunakan selama keberlangsungan acara 5.Menyediakan konsumsi untuk acara wisnite dan syukuran wisuda prodi Teknik Material. 6. Membuat RAB divisi logistik. 7. Membuat SOP permintaan barang untuk divisi yang berkoordinasi. 8. Membuat laporan pertanggungjawaban di akhir kepanitiaan.



Pelaksanaan: 1. 2. 3. 4. 5. 6.



Membuat SOP mengenai penyediaan barang yang dibutuhkan divisi lain. Membuat RAB mengenai penyediaan barang yang dibutuhkan divisi lain. Menyediakan barang yang dibutuhkan oleh divisi acara,dekor, dan lapangan. Memastikan barang yang digunakan tersebut berfungsi dengan baik selama acara. Mengembalikan barang yang dipinjam dalam keadaan baik. Memastikantersedianya konsumsiuntukacarawisnitedansyukuranwisuda prodi Teknik Material.



Sekretaris & Perizinan (Hafiz) Jobdes : -



Menjadi notulen pada setiap rapat koordinasi dan mempublikasikan hasil notulensi tersebut kepada panitia Wisuda Oktober MTM 2016 Meminta dan membuat Laporan Pertanggungjawaban divisi wisuda april MTM ITB 2016 dan merapihkannya



-



Membuat perizinan terkait tempat Wisuda Oktober MTM 2016 Membuat proposal kegiatan Wisuda Oktober MTM 2016 Membuat presensi setiap rapat koordinasi



LO (Zulfy) Jobdesc : -



Membuat RAB divisi untuk keberlangsungan acara wisuda Oktober MTM ITB 2016 Mencari informasi terkait masa wisuda tahun akademik 2016/2017 Meneruskan informasi dari Panitia pusat dan panitia wisuda MTM kepada wisudawan dan wisudawati MTM Menetukan LO untuk wisudawan/wisudawati MTM Berkoordinasi dengan ketua acara dalam pembuatan SOP dan TOR kerja anggota divisi LO Menjamin kebutuhan wisudawan/wisudawati MTM dan keluarga terpenuhi selama kegiatan wisuda Oktober MTM ITB 2016 Membuat laporan pertanggungjawaban di akhir kepanitiaan mengoordinasikan LO untuk menyampaikan kenang kenangan terhadap wisudawan yang bersangkutan



PUBDOK (Yudha) Jobdesc: 



Membuat RAB divisi untuk keberlangsungan acara wisuda oktober MTM ITB 2016







Membuat pensuasanaan selama keberjalanaan persiapan wisuda oktober MTM ITB 2016







Membuat teaser wisuda Oktober MTM ITB 2016







Mendokumentasi rangkaian acara wisuda oktober MTM ITB 2016







Mempublikasikan pensuasanaan dan hasil dokumentasi terkait wisokto mtm itb 2016







Membuat laporan pertanggungjawaban di akhir kepanitiaan



LAPANGAN(Raka)



Jobdes -



Mendata dan mendatangkan massa MTM untuk berpartisipasi dalam rangkaian acara kegiatan wisuda OktoberMTM ITB 2016 Membuat teklap parade wisuda Berkoordinasi dengan div. Acara membuat teklap wisnite Menjamin teklap parade wisuda yang dibuat berjalan dengan lancar Memimpin keberjalanan parade wisuda Oktober MTM ITB 2016 Membuat laporan pertanggungjawaban di akhir kepanitiaan Membuat RAB divisi lapangan