Juklak Minu Menwa [PDF]

Citation preview

DRAFT PETUNJUK PELAKSANAAN ADMINISTRASI UMUM RESIMEN MAHASISWA INDONESIA BAB I PENDAHULUAN 1.



Umum Kegiatan Administrasi merupakan kegiatan pokok yang bersifat non operasional sangat menentukan bagi jalannya suatu organisasi. Baik tidaknya organisasi dapat dilihat dari pelaksanaan kegiatan administrasi yang dilakukan oleh seluruh bagian dari organisasi tersebut, selain kegiatan operasionalnya. Administrasi diibaratkan darah dalam tubuh manusia, bila kegiatannya berhenti maka berhenti pulalah aktifitas organisasi tersebut, bila salurannya tidak lancar maka tersendat-sendatlah jalannya organisasi. Sesuai dengan lingkup tugas dan pembinaan organisasi Menwa yang lebih banyak berhubungan dengan TNI, maka kegiatan dan ketentuanketentuan yang menyangkut tentang Administrasi Umum Menwa (Minu Menwa) juga lebih banyak mengacu pada ketentuan-ketentuan yang tercantum dalam Minu TNI yang telah disesuaikan dengan situasi dan kondisi organisasi Resimen Mahasiswa. Dalam bagian lain tulisan ini akan diuraikan tentang ketentuan-ketentuan dan kegiatan administrasi yang dilaksanakan di lingkungan Resimen Mahasiswa.



2.



Dasar 1. Surat Keputusan Pangab Nomor : Skep/531/IX/1985 tanggal 10 September 1985 tentang Administrasi Umum ABRI. 2. Keputusan Bersama Menteri Pertahanan, Menteri Pendidikan Nasional dan dan Menteri Dalam Negeri dan OTDA Republik Indonesia, Nomor : KB/14/M/X/2000 Nomor : 6!U/KB/2000 Nomor : 39 A tahur. 2000 tanggal 11 Oktober 2000 tentang Pembinaan dan Pemberdayaan Resimen Mahasiswa.



3.



Maksud dan tujuan Tulisan ini disusun dimaksudkan untuk memberikan pedoman kepada para pejabat administrasi umum di lingkungan organisasi Resimen Mahasiswa, agar dalam melaksanakan tugasnya dapat dicapai kesamaar, pengertian dan cars pelaksanaan yang seragam, sehingga peranan administrasi umum Menwa dalam mendukung tugas pokok dapat terselenggara dengan balk.



4.



Ruang Lingkup Dalam bab ini disajikan dengan sistematika sebagai berikut : A. PENDAHULUAN 1. Umum 2. Dasar 3. Maksud dan Tujuan 4. Ruang Lingkup B. ADMINISTRASI UMUM 1. Pengertian 2. Peranan dan Ciri Administrasi Umum 3. Asas-asas Penyelenggaraan Administrasi Umum a) Nomor yang dibuat langsung setelah garis bawah. b) Kata "tentang" seluruhnya ditulis dengan huruf kecil. c) Rumusan materi kebijaksanaan sebagai kepala (judul) keputusan, seluruhnya ditulis dengan huruf besar. d) Garis pemisah di bawah kepala keputusan sepanjang kata "tentang". 2) Nama jabatan pejabat yang mengeluarkan keputusan ditulis dengan huruf besar. 3) Kelompok konsiderans terdiri dari : a) "Menimbang" yang memuat alasan/ tujuan/ kepentingan/ pertimbangan tentang perlunya dikeluarkan keputusan. b) "Mengingat" yang memuat peraturan perundang-undangan sebagai dasar pengeluaran keputusan.



1



c)



C.



D.



E.



Jika perlu dapat ditambahkan "Memperhatikan" yang memuat hal-hal lain yang perlu diperhatikan berkenaan dengan dikeluarkannya keputusan. 4) Kelompok diktum yang dimulai dengan kata "MEMUTUSKAN" seluruhnya ditulis ditengah dengan huruf besar dan diberi garis bawah, diikuti dengan kata "Menetapkan" di tepi kiri. 5) Kelompok penutup yang terdiri dari tempat dan tanggal ditetapkannya keputusan, serta tajuk tanda tangan. 6) Otentikasi, distribusi dan tembusan. Penomoran Penomoran Keputusan dilakukan secara berurutan dalam satu tahun takwim dengan urutan sebagai berikut : Nomor : Kep - Nomor urut / Menwa / bulan (romawi) / tahun. Contoh : Nomor : Kep-007/Menwa/IX/2003. Otentikasi Merupakan suatu pernyataan bahwa sebelum digandakan dan didistribusikan dengan sah, suatu keputusan telah dicatat dan diteliti sehingga dapat diumumkan oleh pejabat yang bertanggungjawab di bidang minu. Otentikasi dicantumkan di bawah tajuk tanaa tangan yang berwenang, terdiri dari kata "OTENTIKASI" ditulis dangan huruf besar dan tajuk tanda tangan keputusan dicantumkan "cap/ttd" sebagai ganti cap dan tanda tangan sebenarnya. Distribusi Distribusi Keputusan disampaikan kepada pejabat yang dipandang perlu.



2. Surat Keputusan a. Pengertian Surat Keputusan (Skep) adalah suatu bentuk tulisan dinas yang memuat kebijaksanaan pelaksanaan dari suatu kebijaksanaan pokok, digunakan untuk 1) Menetapkan atau mengubah status personil/material/keuangan. 2) Menetapkan/mencabut berlakunya suatu petunjuk TNI / Angkatan Polri/Menwa. 3) Menetapkan / mencabut berlakunya cap dinas/papan badan suatu tulisan dinas tertentu. 4) Menetapkan/mengubah/membubarkan badan kepanitiaan/tim. 5) Pendelegasian wewenang tertentu. b. Wewenang pembuatan dan penandatanganan pada dasarnya ada pada Menhankam dan Ka Staf Angkatan/Kapolri. Namun demikian pembuatan dan penandatanganan Surat Keputusan dapat dilimpahkan kepada pejabat lain, dengan ketentuan sebagai berikut : 1) Pelimpahan wewenang Surat Keputusan di tingkat Mabes TNI dan Kotama TNI, ditentukan oleh Menhankam. 2) Pelimpahan wewenang di lingkungan Angkatan/Polri ditentukan oleh Kas Angkatan/Kapolri masingmasing. 3) Untuk Resimen Mahasiswa Danmen, Dan Satmenwa. c. Susunan Susunan Surat Keputusan pada dasarnya sama dengan Keputusan, dengan catatan : 1) Pada kelompok kepala, kata "KEPUTUSAN" diganti dengan "SURATKEPUTUSAN" tanpa diikuti jabatan pejabat yang menandatangani. 2) Khusus Surat Keputusan tentang status personil pada akhir diktum ditambahkan : a) "Dengan Catatan" yang memungkinkan diadakannya perbaikan atas kekeliruan yang terjadi, terutama Surat Keputusan yang mengubah status personil. b) "SALINAN" untuk menuniukkan para pejabat yang berhak menerima salinan. c) "PETIKAN" diberikan kepada yang berkepentingan untuk diketahui dan diindahkan (khusus Surat Keputusan tentang status personil) 3) Jika dipandang terlalu panjang, materi yang akan dicantumkan di dalam diktum dapat disusun tersendiri sebagai lampiran Surat Keputusan. Dalam hal demikian Surat Keputusan berfungsi untuk mengesahkan kebijaksanaan yang dituangkan di dalam lampiran Surat Keputusan. d. Penomoran, Distribusi dan Tembusan Tata caranya sama dengan tata cara yang dipakai dalam keputusan, kecuali bahwa singkatan "Kep" diganti "Skep". e. Hal-hal yang perlu rii perhatikan 1) Perbedaan antara Keputusan dan Surat Keputusan : a) Keputusan memuat kebijaksanaan pokok, sedangkan Surat Keputusan memuat kebijaksanaan pelaksanaan, sehingga merupakan kelanjutan dari Keputusan. b) Pada kelompok kata "KEPUTUSAN" pada Keputusan diikuti dengan nama jabatan yang mengeluarkannya, sedangkan pada Surat Keputusan tidak. c) Distribusi Keputusan baru dapat dilakukan setelah diotentikasi pejabat administrasi umum, sedangkan Surat Keputusan tidak.



2



d) 2)



Wewenang pembuatan dan penandatanganan pada Keputusan tidak dapat dilimpahkan sedangkan pada Surat Keputusan dapat dilimpahkan. Salinan dan petikan harus dilegalisasi oleh Ka/Wakaset atau pejabat yang ditunjuk dan tidak boleh dilakukan dengan cap tanda tangan.



3. Instruksi (Ins) a. Pengertian Instruksi adalah suatu bentuk tulisan dinas yang memuat arahan pelaksanaan suatu kebijaksanaan pokok yang tertuang dalam keputusan. Suatu Instruksi selalu berinduk pada suatu keputusan tertentu sehingga instruksi tidak dapat dikeluarkan tanpa adanya keputusan yang mendahuluinya. Suatu Instruksi bila perlu dapat dijabarkan Iebih lanjut dengan Juklak. b. Wewenang 1) Menhankam, untuk Instruksi yang ditujukan kepada seluruh jajaran TNI. 2) Kas Angkatan/Kapolri untuk ditujukan kepada jajaran Angkatan/Polri masingmasing. 3) Untuk Resimen Mahasiswa adalah Danmen. c. Susunan Susunan Instruksi adalah sebagai berikut : 1) Kelompok kepala dengan susunan seperti keputusan kecuali kata dan singkatan keputusan diganti dengan "INSTRUKSI". 2) Kelompok konsiderans terdiri dari : a) "Menimbang", yang memuat uraian tentang perlunya dikeluarkan instruksi. b) "Mengingat", yang memuat keputusan sebagai dasar dikeluarkannya instruksi. 3) Kelompok isi, memuat materi instruksi sebagai arahan pelaksanaan keputusan tersebut pada dasar dalam susunan pasal-pasal. 4) Kelompok penutup seperti pada keputusan. d. Penomoran, distribsi dan tembusan. Tata cara penomoran distribusi dan tembusan pada dasarnya sama dengan keputusan. e. Hal-hal lain 1) Meskipun kata instruksi juga berarti perintah, tetapi instruksi yang dimaksud di sini bukanlah perintah melainkan petunjuk/arahan pelaksanaan suatu keputusan. 2) Kedudukan instruksi sebagai anak keputusan menunjukkan bahwa tulisan dinas ini merupakan bagian dari kebijaksanaan pokok, sehingga suatu instruksi harus berpangkal pada suatu keputusan dan tidak dapat berdiri sendiri. 3) Wewenang pembuatan dan penandatanganan instruksi tidak dapat diliri,pahkan kepada pejabat lain. 4.



Perintah Harian (Prinhar) a. Pengertian Perintah harian adalah suatu bentuk tulisan dinas yang dikeluarkan untuk memperingati suatu peristiwa penting, memuat suatu kebijaksanaan pokok, pesan pesan pribadi, serta pernyataan kehendak pimpinan yang harus ditaati. b. Wewenang pembuatan dan penandatanganan Perintah harian hanya dapat dikeluarkan oleh : 1) Menhankam, untuk Perintah harian yang ditujukan kepada seluruh jajaran TNI. 2) Kas Angkatan/Kapolri untuk ditujukan kepada jajaran Angkatan/Polri masingmasing. 3) Untuk Resimen Mahasiswa adalah Danmen. c. Susunan Perintah harian dibuat di atas kertas dengan kopstuk nama jabatan dengan susunan sebagai berikut : 1) Kelompok kepala Terdiri dari kopstuk nama jabatan, kata "PERINTAH HARIAN" dan tanggal pengeluarannya, seluruhnya ditulis dalam huruf besar dan diberi garis bawah. 2) Kelompok isi Terdiri dari pembuka, pernyataan kehendak/pesan, kalimat penutup yang memuat ucapan terima kasih, harapan serta penegasan. 3) Kelompok penutup Terdiri dari tempat dan tanggal pengeluaran Perintah Harian serta tajuk tanda tangan. d. Penomoran, Distribusi, Otentikasi dan Tembusan a) Perintah harian tidak memerlukan nomor, otentikasi dan tembusan. b) Perintah harian didistribusikan kepada seluruh jajaran.



5.



Petunjuk Pelaksanaan (Juklak) a) Pengertian Juklak adalah suatu bentuk tulisan dinas yang memuat petunjuk-petunjuk tentang cara pelaksanaan suatu kegiatan, termasuk pengaturan urut-urutan pelaksanaannya, berdasarkan suatu kebijaksanaan pelaksanaan. b) Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan.



3



Juklak dapat dibuat dan ditandatangani oleh Pang/Kas/Gub/Dan/Dir/Ka/Pimpinan badan menurut Iingkup tugas, wewenang dan tanggung jawab masing-masing dengan ketentuan sebagai berikut : 1) Juklak yang berlaku untuk jajaran TNI dikeluarkan oleh Menhankam yang dalam pelaksanaannya dapat dilimpahkan kepada Kasum / Kassospol TNI / Pejabat setingkat sesuai dengan bidang masing-masing. 2) Juklak yang berlaku untuk jajaran Angkatan/Polri dikeluarkan oleh Kas Angkatan/Kapoiri atau pejabat lain berdasarkan ketentuan yang berlaku sesuai dengan fungsi/bidangnya masing-masing. 3) Juklak yang berlaku di Resimen Mahasiswa dikeluarkan oleh tiga Menteri. c) Susunan Susunan Juklak sebagai berikut : 1) Kelompok kepala terdiri dari : a) Kopstuk nama badan dengan gambar lambang TNI atau Polri. b) Tulisan "PETUNJUK PELAKSANAAN" di bawah gambar lambang, seluruhnya ditulis dengan huruf besar dan diberi garis bawah serta nomor Juklak dibawahnya. c) Kata "tentang" yang ditulis dibawah "PETUNJUK PELAKSANAAN" seluruhnya di dalam huruf kecil. d) Rumusan kepala Juklak yang secara sistematis ditulis di bawah "tentang" seluruhnya dalam huruf besar dan diberi garis pemisah sepanjang kata "tentang". 2)



6.



Kelompok isi terdiri dari : a) "Pendahuluan" memuat penjelasan umum, maksud dan tujuan, ruang Iingkup, serta hal-hal lain yang dipandang perlu. b) "Dasar" memuat peraturan/ketentuan yang dijadikan dasar/landasan Juklak. c) Isi/materi Juklak yang dengan jelas menunjukkan urut-urutan tindakan, pengorganisasian, koordinasi, dan hal-hal lain yang dipandang perlu untuk melaksanakan, materi Juklak disusun dalam urut-urutan pasalpasal. d) Penomoran dan distribusi 1) Tata cara penomoran Juklak sama dengan yang digunakan untuk Kep kecuali bahwa singkatan Kep diganti Juklak. 2) Karena distribusi Juklak cukup luas, maka digunakan daftar distribusi yang berlaku.



Surat Perintah/Surat Tugas (Sprin/Sgas) a. Pengertian Sprin/Sgas adalah suatu bentuk tulisan dinas yang memuat pernyataan kehendak pimpinan untuk dipatuhi dan dilaksanakan oleh seorang/sekelompok personil dan mempunyai akibat pertanggungjawaban administrasi. b. Wewennang Pembuatan dan Penandatangan Sprin/Sgas dapat dibuat dan ditandatangani oleh pimpinan badan/satker berdasarkan lingkup tugas, wewenang dan tanggung jawab. Untuk Resimen Mahasiswa adalah Danmen dan Dansatmenwa. c. Susunan Susunan Sprin/Sgas adalah sebagai berikut : 1) Kelompok kepala, terdiri dari a). Kopstuk nama badan dengan gambar lambang TNI atau Angkatan/Polri. b). Kata-kata "SURAT-PERINTAH" atau "SURAT-TUGAS" seluruhnya ditulis dalam huruf besar dan diberi garis bawah. c). Nomor Sprin/Sgas langsung setelah garis bawah. 2) Kelompok isi yang memuat hal-hal yang dikehendaki harus ditaati dan diperhatikan ataupun tata cara yang berlaku dalam susunan pasal-pasalnya : a) Konsiderans meliputi "Pertimbangan" dan atau "Dasar". Pertimbangan memuat ketentuan-ketentuan/ hal-hal yang dijadikan landasan dikeluarkannya Sprin/Sgas. b) Diktum dimulai dengan kata "DIPERINTAHKAN" yang ditulis di tengah, seluruhnya dalam huruf besar dan diberi garis bawah diikuti "Kepada" di tepi kiri serta personil yang mendapat perntah/tugas. Di bawah kepada ditulis "Untuk" disertai tugas-tugas yang harus dilaksanakan. 3) Kelompok penutup, terdiri dari tempat dan tanggal dikeluarkannya serta tajuk tanda tangan. a) Penomoran, distribusi dan tembusan 1) Tata cara penomoran sama dengan yang digunakan Keputusan, kata "Kep" diganti dengan "Sprin/Sgas". 2) Sprin/Sgas disampaikan kepada yang mendapat perintah/tugas, dalam hal perintah kolektir maka yang disampaikan dapat berupa hasil penggandaan. 3) Tembusan disampaikan kepada para pejabat yang dipandang berhubungan dengan perintah / tugas yang diberikan. b) Hal-hal yang perlu diperhatikan : 1) Bagian konsiderans dapat memuat pertimbangan atau dasar saja.



4



2)



3) 4)



5)



Jika perintah merupakan perintah kolektif, maka daftar personil dimasukkan dalam lampiran yang terdiri dari kolom nomor urut, nama, pangkat/korps, NRP/NBP, jabatan, keterangan ditulis dengan huruf kecil. Surat Tugas digunakan untuk personil non organik dan atau anggota isteri TNI. Pada dasarnya Sprin/Sgas dikeluarkan oleh atasan yang mendapat perintah/tugas, kecuali karena pertimbangan tertentu pejabat/personil tersebut diberi wewenang tertulis untuk menandatangani Sprin untuk dirinya sendiri. Sprin/Sgas pada umumnya tidak berlaku lagi setelah perintah/tugas termuat di dalamnya selesai dilaksanakan.



d. Jenis Tulisan Dinas yang bersifat Naskah I. Laporan a. Pengertian Laporan adalah suatu bentuk tulisan dinas yang memuat pemberitahuan tentang pelaksanaan suatu kegiatan atau suatu kejadian secara kronologis. b. Pembuatan Laporan dibuat oleh setiap pejabat yang diserahi tugas jabatan, balk rutin maupun khusus, ataupun kegiatan lain yang berhubungan dengan kedinasan. c. Susunan Susunan laporan adalah sebagai berikut : 1) Kelompok kepala terdiri dari : a) Kopstuk nama badan b) Jika perlu klasifikasi dicantumkan ditengah atas, seluruhnya dalam huruf besar dan diberi garis bawah. c) Kata "Rujukan" dan "Lampiran" di bawah nama instansi, diikuti dengan nama daftar rujukan yang digunakan serta lampiran. d) Rumusan kepala "LAPORAN" yang seluruhnya ditulis dengan huruf besar, diberi garis dan secara sistematis diletakkan di tengah. 2) Kelompok isi yang terdiri dari pendahuluan, materi, laporan, kesimpulan dan saran serta penutup. a) Pendahuluan memuat penjelasan umum, maksud dan tujuan, ruang lingkup dan sistematika laporan. b) Materi laporan tergantung pada macamnya, antara lain terdiri dari kegiatan yang harus dilaksanakan, faktor-faktor yang mempengaruhi, hasil pelaksanaan kegiatan, hambatan yang dihadapi dan hal-hal lain yang perlu dilaporkan. c) Kesimpulan dan saran memuat rangkuman/kesimpulan tentang pelaksanaan tugas dan saran-saran yang perlu disampaikan sebagai bahan pertimbangan. d) Penutup merupakan akhir laporan yang memuat harapan dan ucapan terima kasih. 3) Kelompok penutup yang terdiri dari tempat dan tanggal pembuatan laporan, tajuk tanda tangan dan tembusan. Catatan : Susunan ini terutama digunakan untuk laporan berkala, laporan khusus dapat menggunakan susunan yang agak berbeda dengan ketentuan bahwa susunan tersebut dapat dengan jelas menunjukkan perkembangan keadaan secara kronologis. d. Macam laporan, dibedakan atas laporan berkala dan laporan khusus. e. Penomoran dan distribusi 1) Penomoran hendaknya disesuaikan dengan kebutuhan. Pada umumnya laporan disampaikan menggunakan surat pengantar sehingga nomor yang digunakan adalah nomor pengantar. 2) Selain kepada atasan langsung, laporan disampaikan pula kepada pejabat lain yang ada hubungannya dengan isi laporan tersebut. 2. Surat a. Pengertian Surat adalah bentuk tulisan dinas yang dibuat oieh seorang pejabat dalam melaksanakan tugas jabatannya guna menyampaikan pemberitahuan, penyataan ataupun permintaan kepada pejabat lain diluar instansi/satuannya sendiri. b. Pembuatan Surat dapat dibuat oleh Pang/Kas/Gub/Dan/Ka/Pimpinan Satker sesuai dengan lingkup tugas wewenang dan tanggung jawabnya. Di Iingkungan Menwa surat dapat dibuat oleh seluruh pimpinan kesatuan, yaitu Danmen/Kasmen untuk tingkat Resimen, serta Komandan Satmenwa untuk tingkat kesatuan. c. Susunan Susunan surat adalah sebagai berikut : 1) Kelompok kepada terdiri dari :



5



a)



d.



e. f.



Kopstuk nama badan atau nama jabatan, dengan ketentuan bahwa kopstuk nama jabatan hanya digunakan untuk surat-surat yang secara pribadi ditandatangani oleh pejabat yang bersangkutan. b) Tempat dan tanggai pembuatan surat di sebelah kanan atas tanpa diakhiri tanda titik. c) Nomor, klasifikasi, lampiran dan perihal di sebelah kiri di bawah nama badan atau jabatan. d) Alamat tujuan di sebelah kanan, kata "Kepada" dibuat sebaris dengan garis penutup pada perihal. e) Jika perlu, dapat ditambah dengan U.p. diikuti nama pejabat yang dituju, diberi garis bawah dan diletakkan sejajar dengan nomor pasal. 2) Kelompok isi yang terdiri dari kalimat pembukaan, isi surat yang sebenarnya dan kalimat-kalimat penutup. Kelompok isi tidak harus dibuat dalam susunan pasal-pasal. 3) Kelompok penutup yang terdiri dari tajuk tanda tangan disebelah kanan bawah dan tembusan disebelah kiri dimulai dengan "tembusan" yang dibuat sebaris dengan garis bawah pada penandatanganan, dan berturutturut nama jabatar, pejabat yang menerima tembusan. Penomoran Penomoran diatur sebagai berikut : 1) Nomor surat yang tidak diproses melalui tata naskah disusun sebagai berikut : a) Kode tingkat klasifikasi (SR, R, K, B) b) Nomor urut dalam satu tahun takwim c) Tulisan "Satmenwa" d) Bulan dalam angka Romawi e) Tahun Contoh : Nomor : B-142/Satmenwa/IX/2003 2) Nomor surat yang diproses melalui tata naskah disusun sebagai berikut : a) Kode tingkat klasifikasi b) Nomor urut dalam satu tahun takwim c) Nomor pokok persoalan d) Nomor anak persoalan e) Nomor urut perihal f) Tulisan "Satmenwa" Contoh : Nomor R-009/05/16/07/Satmenwa. Distribusi Surat disampaikan kepada alamat pengirim dan alamat tembusan. Hal-hal yang perlu diperhatikan : 1) Kopstuk nama jabatan ataupun nama badan hanya digunakan untuk halaman pertama. 2) Penandatanganan surat Atas Nana (A.n.) atau Untuk Beliau (U.b.) hanya dapat dilakukan menurut pelimpahan wewenang yang diberikan oleh pejabat yang berhak kepada pejabat yang bersangkutan ataupun prosedur staf yang ditetapkan, selanjutnya pejabat tersebut dicantumkan di dalam tembusan, sedangkan nama jabatan yang menandatangani surat dapat ditulis dalam singkatan. 3) Jika surat disertai lampiran, pada kolom "Lampiran" supaya disebutkan jumlahnya, penulisan jumlah larnoiran tidak boleh dengan angka dan huruf sekaligus. Contoh : Salah Lamp. : 2 (dua) lembar Benar Lamp. : Dua lembar atau Lamp. : 2 lembar atau Lamp. : 1 berkas proposal 4) Perihal memuat pokok persoalan surat, karena itu harus dirumuskan sesingkat mungkin tetapi masih dapat di mengerti oleh penerima surat. 5) Jika surat memerlukan penyelesaian segera, maka dibawah tanggal surat hendaknya dibubuhkan cap tingkat kecepatan/derajat yang dikehendaki. 6) Alamat penerima surat ditulis dengan jelas. 7) Untuk perhatian (U.p.) digunakan dalam hal-hal sebagai berikut : a) Jika penyelesaian surat diperkirakan cukup dilakukan oleh pejabat atau staf tertentu di lingkungan penerima surat. b) Untuk mempermudah penyampaian oleh sekretariat penerima surat kepada pejabat yang dituju dan untuk mampercepat penyelesaian sesuai dengan maksud surat c) Penyelesaian surat tidak memerlukan penentuan kebijaksanaan langsung dari pimpinan.



3. Nota Dinas (ND) a. Pengertian



6



b.



c.



e.



f.



Nota dinas adalah suatu bentuk tulisan dinas yang dibuat oleh seorang pejabat dalam melaksanakan tugas jabatannya guna menyampaikan pemberitahuan, pernyataan ataupun permintaan kepada pejabat lain di dalam lingkungan instansi/satuan sendiri. Pembuatan Nota dinas dibuat oleh para pejabat (Staf/non staf) di dalam satu lingkungan instansi/satuan sesuai dengan Iingkup wewenang dan ianggungjawabnya, dan ditujukan kepada pimpinan instansi/satuan (Komandan) Susunan Susunan nota dinas sebagai berikut : 1) Kelompok kepala terdiri dari : a) Nama instansi di sudut kiri atas yang seluruhnya ditulis dalam huruf besar dan diberi garis penutup. b) Kata "NOTA DINAS" yang secara simetris ditulis di tengah seluruhnya dengan huruf besar dan diberi garis bawah, nomor nota dinas dibuat setelah garis bawah. c) Pejabat penerima, dan perihal di bawah nota dinas diberi garis penutup. Penomoran dan distribusi 1) Cara penomoran pada dasarnya sama dengan cara yang digunakan untuk menomori surat yang diproses tanpa melalui tata naskah dengan catatan bahwa setelah kode klasifikasi ditambahkan singkatan "ND". 2) Nota dinas disampaikan kepada alamat penerima dan tembusan. Hal-hal yang perlu diperhatikan : 1) Nota dinas tidak dibubuhi cap dinas karena digunakan di dalam lingkungan instansi/satuan sendiri. 2) Tembusan nota dinas tidak boleh sampai keluar lingkungan instansi/satuan sendiri.



4. Surat Edaran (SE) a. Pengertian Surat edaran adalah suatu bentuk tulisan dinas yang memuat pemberitahuan tentang cara yang berlaku atau hal-hal lain yang perlu diperhatikan berdasarkan kebijaksanaan pelaksanaan. b. Wewenang pembuatan dan penandatanganan Surat Edaran dapat dikeluarkan oleh Pang/Dan/Dir/Ka/Pimp badan sesuai dengan bidang tugas wewenang dan tanggung jawabnya. Untuk Resimen Mahasiswa Danmen dan Dansat. c. Susunan 1) Kelompok kepala, terdiri dari : a) Kops untuk nama badan dengan lambang TNI atau Polri. b) Tulisan "SURAT EDARAN" di bawah gambar lambang seluruhnya dengan huruf besar serta nomor Surat Edaran di bawahnya. c) Kata "tentang" di bawah Surat Edaran seluruhnya ditulis dalam huruf kecil. d) Rumusan kepala Surat Edaran yang secara sistematis ditulis di bawah "tentang" seluruhnya dalam huruf besar diberi garis pemisah sepanjang kata "tentang". 2) Kelompok Isi, terdiri dari konsiderans dan diktum. 3) Kelompok Penutup, terdiri dari tempat dan tanggal dikeluarkannya Surat Edaran serta tajuk tanda tangan. d. Penomoran dan distribusi 1) Tata cara penomoran pada Surat Edaran sama dengan Keputusan, singkatan Kep diganti dengan SE. 2) Surat Edaran didistribusikan kepada semua pejabat yang terkait di dalamnya dengan tembusan. 5. Telegram (T) a. Pengertian Telegram adalah suatu bentuk tulisan dinas yang dibuat oleh seorang pejabat dalam melaksanakan tugasnya dan digunakan untuk menyampaikan pemberitahuan, pernyataan ataupun permintaan yang memerlukan penyelesaian segera, dan diterima/disampaikan melalui saluran kontek. b. Pembuatan Telegram dibuat oleh Pang/Kas/Dan/KA/Pimp satker sesuai dengan lingkup tugas, wewenang dan tanggung jawabnya. Di lingkungan Menwa surat dapat dibuat oleh seluruh pimpinan Kesatuan, yaitu Danmen/Kasmen untuk tingkat Resimen, serta Dan Sat untuk tingkat kesatuan. c. Susunan Telegram seluruhnya diblit dalam huruf besar dengan susunan sebagai berikut: 1) Kelompok kepala terdiri dari : a) Kopstuk nama badan tanpa gambar lambang TNI atau Polri di sudut kiri atas. b) Kata 'TELEGRAM" yang secara sistematis diketik di tengah dengan jarak (spasi) dan diberi garis bawah.



7



c)



Pejabat pengirim, penerima dan tembusan di tepi kiri masing-masing didahului dengan kata "DARI", "KEPADA" dan "TEMBUSAN". 2) Garis pemisah, nomor dan tanggal pembuatan yang dibuat di bawah garis pemisah. 3) Kelompok isi yang dibuat dalam susunan pasal-pasal dengan menggunakan abjad untuk sub-sub pasal. Pejabat pembuat radiogram, baik atas nama sendiri atau atas nama pimpinan dicantumkan dalam pasal terakhir. 4) Garis pemisah 6) Tajuk tanda tangan pembuat radiogram di sebelah kanan. d.



e. f.



6.



Penomoran Penomoran Telegram dibuat menurut urutan : 1) Kode TR untuk telegram yang diklasifikasikan rahasia dan T untuk Telegram biasa. 2) Nomor urut Telegram dalam satu tahun takwim. 3) Tulisan "Satmenwa" 4) Bulan dengan angka romawi 5) Tahun Contoh : TR-002/Satmenwa/IX/2003 T-002/Satmenwa/IX/ 2003 DistribusiTelegram disampaikan kepada alamat penerima dan alamat tembusan melalui saluran komlek. Hal-hal yang perlu diperhatikan : 1) Pejabat Sekretariat/TU tidak diharuskan membuat radiogram dalam formulir berita : Pemindahan radiogram ke dalam formulir berita dilakukan oleh petugas kantor berita. 2) Jumlah halaman radiogram hendaknya tidak melebihi empat halaman kertas A4. 3) Telegram tidak boleh diikuti lampiran. 4) Tata cara penandatanganan telegram : a) Pejabat pembuat telegram membubuhkan tandatangannya pada tajuk tanda tangan yang telah disediakan dan selanjutnya akan disimpan pejabat pengirim sebagai bukti pertanggung jawaban. b) Pejabat pengirim membubuhkan tandatangannya di tempat yang telah disediakan. 5) Pengiriman telegram dilakukan menurut prosedur komunikasi yang telah ditetapkan. 6) Pengiriman telegram ke luar negeri diatur tersendiri.



Surat Telegram (ST) a. Pengertian Surat Telegram adalah surat yang dibuat dengan gaya telegram dan dikirim/diterima tanpa melalui saluran komlek, tetapi melalui saluran pos militer, pos umum dan caraka. b. Pembuatan ST dibuat oleh Pang/Kas/Dan/Gub/Ka/Pimp Satuan Kerja sesuai dengan lingkup tugas, wewenang dan tanggungjawab. Di lingkungan Menwa Surat Telegram dapat dibuat oleh pimpinan satuan yaitu Danmen/Kasmen, untuk tingkat Resimen serta Dansat untuk tingkat Kesatuan. c. Susunan Sepeti halnya telegram, ST seluruhnya dibuat dengan huruf besar dengan susunan sebagai berikut : 1) Kelompok kepala terdiri dari : a) Kopstuk nama badan di sudut kiri atas. b) Kata "SURAT-TELEGRAM" yang secara simetris diketik ditengah dan diberi garis bawah. c) Pejabat pengirim, penerima, tembusan di tepi kiri, masing-masing didahului dengan kata "DARI", "KEPADA" dan 'TEMBUSAN". d) Derajad dan kiasifikasi surat telegram di sebelah kanan, masing- masing sebaris dengan "DARI" dan "KEPADA". 2) Garis pemisah, nomor dan tanggal pembuatan yang dibuat di bawah garis pemisah. 3) Kelompok isi dibuat seperti telegram, dengan catatan pasal terakhir merupakan penutup. 4) Tajuk tanda tangan. d. Penomoran Penomoran Surat Telegram dibuat menurut urutan sebagai berikut : 1) Kode STR untuk surat telegram yang diklasifikasikan rahasia dan ST untuk surat telegram biasa. 2) Nomor urut surat telegram dalam satu tahun takwim. 3) Tulisan "Satmenwa" 4) Bulan dengan angka romawi 5) Tahun Contoh : STR -002/Menwa/IX/2003 ST - 002/Menwa/IX/2003



8



e. f.



Distribusi disampaikan kepada alamat penerima dan alamat tembusan. Hal-hal yang perlu diperhatikan : 1) Pengiriman ST dapat dilakukan melalui caraks/pos militer/pos khusus. 2) Tanggal pembuatan ST seluruhnya ditulis dengan angka dan ditulis lengkap. 3) Pada ST hanya terdapat satu tanda tangan, yaitu tanda tangan pejabat yang menentukan isi/maksud ST. 4) Nama jabatan pejabat pengirim dicantumkan pada ruang "DARI" dan pada penutup isi ST dengan ketentuan bahwa penulisan pada penutup dibuat lengkap berupa tajuk tanda tangan disertai cap jabatan/dinas. 5) ST tidak boleh disertai lampiran. 6) Jika penandatanganan dilakukan Atas Narria, Atas Perintah, atau Untuk Beliau, maka nama jabatan pada ruang "DAR,"' tetap nama jabatan untuk siapa ST ditandatangani, sedangkan dibagian penutup dibuat seperti contoh : A.n. KOMANDAN RESIMEN JAYAKARTA WAKIL KOMANDAN HARYO SENGKUNI NBP. 9474100321 A.n. KOMANDAN RESIMEN JAYAKARTA WAKIL KOMANDAN U.b. KEPALA STAF LEMBU SORA NBP. 96751009468



7.



Pengumuman a. Pengertian Pengumuman adalah salah satu bentuk tulisan dinas yang memuat tentang pemberitahuan sebagai tindak lanjut dari kebijaksanaan yang diambil oleh Pimpinan, Komandan atau Pejabat. Pengumuman dapat ditujukan kepada anggota Kesatuan di Iingkungan Menwa atau dapat pula kepada masyarakat sekitar Kesatuan berada. Misalnya pengumuman tentang pelaksanaan Upacara Korps Satuan, pengumuman tentang Penerimaan Anggota Baru dan sebagainya. b. Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan Di Iingkungan organisasi Menwa, pengumuman dapat dikeluarkan oieh Komandan Resimen, Kornandan Satuan atau pejabat yang berwenang sesuai dengan tugas dart tanggung jawabnya. c. Susunan Susunan tata cara penulisan Pengumuman sama dengan Surat Edaran. (Lihat contoh d. Penomoran dan Distribusi ) 1) Tata cara penomoran Pengumuman menurut urutan sebagai berikut : a) Tulisan "Deng" b) Nomor urut c) Tulisan "Satmenwa" d) Bulan dengan angka romawi e) Tahun Contoh : Peng-007/Satmenwa /IX/ 2003 2) Pengumuman didistribusikan kepada sernua pejabat yang berkepentingan dengan isi pengumuman tersebut sesuai dengan alamat yang dituju dan tembusannya. Dapat pula ditempelkan di papan pengumuman.



8.



Surat Pengantar a. Pengertian Surat Pengantar adalah salah satu bentuk tulisan dinas yang digunakan antuk mengantarkan/menyampaikan barang cetakan atau tulisan dinas !ainnya. b. Pembuatan Surat pengantar dibuat oleh Kepala Sekretariat atau pejabat yang ditunjuk. c. Susunan Surat Pengantar dapat dibuat pada kertas berukuran A5 (210 x 140 mm). Susunannya terdiri dari bagian kepala, lajur-lajur dan bagian penutup. d. Penomoran Penomoran sama dengan cara yang digunakan untuk surat tanpa melalui proses tata naskah. e. Distribusi dilakukan sesuai dengan alamat penerima dan tembusan.



9



f.



9.



Hal lain yang harus diperhatikan : 1) Pengisian lajur-lajur harus sesuai dengan yang dikirimkan. 2) Klasifikasi Surat Pengantar sama dengan klasifikasi tulisan dinas yang diantar.



Naskah Dinas Lainnya Naskah dinas lain yang dimaksud di sini adalah tulisan dinas atau surat yang tidak termasuk ke dalam salah satu bentuk tulisan dinas yang telah diuraikan di atas, namun kegunaanya sangat penting dalam memperlancar jalannya kegiatan organisasi Menwa, khususnya kegiatan non operasional yang dilaksanakan oleh Urusan Administrasi dan Kesekretariatan ataupun untuk staf/bagian organiasasi Iainnya. Misalnya Undangan, Surat Ijin Jalan, Surat Bukti Peminjaman Barang, dan sebagainya. Di lingkungan Menwa naskah dinas lain yang dimaksudkan di atas dapat dibuat oleh Komandan, Kepala Staf, Staf atau Pejabat yang ditugaskan untuk itu. Contoh susunan surat atau naskah lain terdapat pada bagian berikutnya. Contoh - contoh dapat dilihat dalam lampiran contoh bentuk tulisan dinar. Di dalam penataan dan penyelenggaraan administrasi perlu sekali adanya bukubuku khusus yang tersendiri dan dibuat kolom-kolom yang diperlukan (jika perlu), guna pengarsipan serta data-data yang diperlukan tersebut. Ada beberapa buku standart yang diperlukan : 1) Buku Tamu 2) Baku Piket 3) Buku Expedisi 4) Buku Agenda Surat Masuk dan Keluar 5) Buku Kerja 6) Buku Inventaris 7) Buku Prestasi Kegiatan 8) Buku Kas 9) Buku Peminjaman Barang 10) Buku Rekapitulasi/Induk 11) Buku Riwayat Hidup 12) Buku Her Registrasi Anggota Selain buku-buku yang ada, perlu sekali dan berhubungan langsung dengan beberapa buku di atas, adanya ordner (tempat memisah-misahkan sekaligus pengarsipan berbagai surat). 1)



Tulisan Dinas a. Kop Surat Di dalam menyelenggarakan surat menyurat resmi harus menggunakan kop surat. Surat yang bernomor tetapi tidak berkop surat tidak dibenarkan, sehingga kop surat dan nomor surat harus merupakan satu kesatuan. Ada dua bentuk kop surat, yaitu : kop surat tengah dan kop surat tepi kii;. Dari dua bentuk kop surat tersebut, semuanya ditulis dengan huruf besar/balok, serta diberi garis pemisah antara kop surat dengan kelompok nomor surat. b. Isi surat a. Pemenggalan Kata Setiap kata pada tulisan dinas, ditulis secara utuh, baik tunggal maupun majemuk. Namun demikian untuk merapikan/meluruskan ruang kosong kertas pada tepi tulisan sebelah kanan maka kata-kata yang panjang harus dipenggal/diputus menjadi dua bagian sesuai aturan suku kata pada Ejaan Bahasa Indonesia Yang Disempurnakan sesuai Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Nomor : 0196/U/1975 tanggal 27 Agustus 1975. Contoh : Ber-i-si ; li-pat-an ; meng-i-kut-i dan sebagainya. b.



Kata Penyambung Halaman Pada naskah surat-surat dinas, pedoman-pedoman ataupun naskah lain di lingkungan organisasi Resimen Mahasiswa pada baris terakhir saat akan pindah halaman hendaknya diusahakan kalimat pada kanan kertas dengan satu kata penuh dan tanda titik. Untuk awal kata pada halaman berikutnya, ditulis pada kanan bawah di kait ketiga (jarak dua kait dari baris akhir halaman) dengan didahului tanda garis miring dengan jarak satu ketukan. Apabila kata pertama pada halaman berikutnya memakai nomor ataupun huruf paragraf, hal ini juga diberi jarak satu ketukan dari garis miring (ada), dan bila kata pertama dengan garis miring penulisannyapun tetap memakai garis miring (jadi garis miringnya dobel dengan jarak satu ketuk). Kata penyambung ini sering disebut CATCHWORD. Contoh : - Kata penyambung biasa



10



-



Penulisannya : / Organisasi ... Kata penyambung dengan huruf/nomor Penulisannya : / 3. Prosedur ... Kata penyambung aengan tat Ida garis miring Penulisannya : // diketik....



c.



Tanda baca Tanda baca sebetulnya hal yang sangat mutlak dalam mengartikan suatu kalimat, sehingga pemakaian tanda baca harus diperhatikan. Pada tulisan resmi, setelah penulisan tanda baca (termasuk garis miring) diberi jarak satu ketuk baru menulis kalimat berikutnya (kecuali tanda baca "titik"), setelah titik kalimat baru dengan huruf awal besar serta diberi jarak tiga ketukan dari tanda titik tersebut.



d.



Alamat dan Tanggal 1. Tempat dan tanggal surat diketik sebaris dengan garis penutup kop surat dan ditutup dengan " titik ". 2. Kata "Kepada" ditulis sebaris dengan garis penutup pada perihal. Contoh :



KOMANDO RESIMEN MAHASISWA JAYAKARTA SATUAN RESIMEN MAHASISWA “WIRA DHARMA” UIN JAKARTA sebaris Nomor Lamp :Hal



Jakarta, 22 Mei 2003



: B-007/Satmenwa/IX/2003 : Permohonan Irup



e.



c.



......sebaris Yth.



Kepada DANMENWA JAYAKARTA ) 1 kait di ) 1 kait Jakarta



Larangan Pada tulisan dinas atau resmi ada beberapa larangan yang perlu diperhatikan, antara lain : a. Pemenggalan nama orang, dan pemberian jarak ketukan pada nama orang, kecuali b. Pada kelompok tanda tangan, nama yang di-Sprin dan sebagainya. Contoh : a. Benar =......menurut Doktor Slamet........... Salah =......menurut Doktor S l a m e t...... b. Benar =.................................Hidayat Sebagai pemeran...... Salah =.................................HidaYat sebeagai pemeran....... Pemenggalan Pangkat, NRP, NBP, NIP dan sejenisnya yang menggunakan angkaangka Contoh : a. Benar = LETNAN KOLONEL INF. NRP. 26493 Salah = LETKOL INF. NRP. 26 493 b. Benar = NBP. 91721006219 Salah = NBP. 91 72 10 06219



Tajuk Tandatangan a. Tajuk tanda tangan ditempatkan di sebelah kanan bawah setelah kalimat terakhir. b. Tajuk tanda tangan sejauh mungkin dibuat dalam satu baris kecuali apabila tulisan dinas ditandatangani atas nama pejabat lain c. Tajuk tanda tangan terdiri dari nama jabatan (Panglima, Komandan, Kepala, Direktur, Asisten, dsb) diikuti dengan nama badan, nama dan pangkat yang bersangkutan. d. Nama jabatan pada baris pertama tidak boleh disingkat, kecuali dalam radiogram, telegram dan pada kertas formulir kecil (Tanda anggota, SIM dll.) e. Nama jabatan pada baris kedua dan ketiga (setelah A.n. dan U.b.) boleh disingkat. f. Baris terpanjang dalam tajuk tanda tangan adalah 41 ketukan. g. Dengan memperhatikan ketentuan dalam butir f, maka nama badan dalam tajuk tanda tangan dapat disingkat. h. Ruang tanda tangan tiga spasi. i. Pangkat, korps, NRP, atau NBP.



11



-



j.



Pangkat ditulis lengkap, tidak disingkat. Korps disingkat sesuai dengan singkatan yang berlaku dan lazim dipakai. - NRP., NBP, ditulis dengan bilangan ash. - Pemberian garis bawah antara nama dengan NRP. atau NBP. Pendelegasian wewenang dimungkinkan apabila Komandan atau Wakil Komandan betulbetul mendadak pergi semua karena tugas-tugas dinas (berlainan tempat), dan telah melimpahkan kepada eselon bawahan (Kaur) atau jika Kaur yang bersangkutan pergi tugas dinas, maka pendelegasian terakhir pada Wakaur/Kasubur. Contoh tajuk tanda tangan dan pendelegasian : 1)



KOMANDAN SATUAN MENWA “WIRA DHARMA” (satu baris )



PANDAWA NBP. 98781009468 2)



A.n. KOMANDAN SATUAN MENWA “WIRA DHARMA” (satu tingkat) WAKIL KOMANDAN



PUTRA SADEWA NBP. 00801010123



3) A.n. KOMANDAN SATUAN MENWA “WIRA DHARMA” (dua tingkat ) WAKIL KOMANDAN U.b KAUR DIKLAT DAMARWULAN NBP. 01821010555 4)



A.n. KOMANDAN SATUAN MENWA “WIRA DHARMA” KAUR MINLOG



KEN DEDES NBP. 01821010551



d.



Penomoran Surat Penomoran tulisan dinas/ surat dalam kegiatan administrasi di lingkungan organisasi Resimen Mahasiswa adalah sesuai urutan sebagai berikut : a. Janis tulisan dinas atau klasifikasi surat b. Nomor urut c. Tulisan "Satmenwa" sebagai kode instansi d. Bulan dengan angka romawi e. Tahun Masing-masing dibatasi dengan garis miring, kecuali antara jenis surat atau klasifikasi surat dan nomor urut dibatasi dengan garis penghubung. Contoh-contoh : - Keputusan - Instruksi - Surat Keputusan - Petunjuk Pelaksanaan - Surat Edaran - Surat Perintah - Surat Tugas - Surat Biasa - Surat Konfidensial - Surat Rahasia



Nomor : Kep-001/Menwa/ IX/2003 Nomor : Ins-002/Satmenwa/X/2003 Nomor : Skep-003/Satmenwa/X/2003 Nomor : Juklak-004/Satmenwa/X/2003 Nomor : SE-005/Satmenwa/X/2003 Nomor : Sprin-006/Satmenwa/X/2003 Nomor : Sgas-007/Satmenwa/X/2003 Nomor B-008/Satmenwa/X/2003 Nomor : K-009/Satmenwa/X/2003 Nomor : R-010/Satmenwa/X/2003



12



-



Surat Sangat Rahasia Nota Dinas Telegram Rahasia Telegram Biasa Surat Telegram Rahasia Surat Telegram Biasa Pengumuman Surat Undangan Surat Ijin Jalan



Nomor : SR-011/Satmenwa/X/2003 Nomor : ND-012/Satmenwa/X/2003 Nomor : TR-013/Satmenwa/X/2003 Nomor : T-014/Satmenwa/X/2003 Nomor : STR-015/Satmenwa/X/2003 Nomor : ST-016/Satmenwa/X/2003 Nomor : Peng-017/Satmenwa/X/2003 Nomor : Und-018/Satmenwa/X/2003 Nomor : SIJ-019/Satmenwa/X,/2003



Untuk semua tulisan dinas yang sifatnya mengatur (Sprin, Skep, Juklak dan sejenisnya), pada halaman kedua dan seterus-nya (isi surat sebelum tajuk tanda tangan ), maka di sudut kanan atas harus dibubuhkan jenis tulisan, nomor tulisan dinas dan tanggal dikeluarkannya, dengan diberi garis bawah semua. Contoh :



SURAT PERINTAH DANSAT MENWA “WIRA DHARMA” NOMOR : Sprin-007/Satmenwa/IX/2003 TANGGAL : 3 September 2003



Pada contoh tersebut di atas, hanya pada waktu redaksi surat yang dimaksud Iebih dari satu halaman, dan penulisannya pada haisman tersebut hingga pada / sampai kelompok tanda tangan surat yang dimaksud, dan terletak di sudut kanan atas, serta ditulis 2 s.d 5 kait dari tepi kertas, tanpa kop surat. e.



Lampiran Apabila di dalam surat yang sifatnya mengatur mempunyai lampiran, maka penulisannya seperti tersebut di atas, dengan diberi tambahan pada jenis surat di depannya, dengan bunyi "LAMPIRAN". Contoh : LAMPIRAN SURAT PERINTAH DANSATMENWA “WIRA DHARMA” NOMOR : TANGGAL :



E.



SURAT-MENYURAT DINAS 1. Pengertian Surat-menyurat dinas adalah kegiatan "pengendalian arus berita" balk tertulis maupun lisan yang timbul dari adanya pencatatan Iporan, perenc aaaan/ program dan keputusan yang memungkinkan adanya penjelasan, penambahan kekurangan atau perubahan. 2. Tujuan Surat-menyurat Tujuan surat-menyurat dinas adaiah : a. Agar segala tindakan yang dikehendaki tercapai dengan tepat dan cepat. b. Untuk menyampaikan pemberitahuan, kehendak, laporan dan perintah. c. Untuk mencatat diskusi dan menyusun keputusan. d. Untuk meyakinkan pihak lain dengan alasan jelas. e. Agar semua kegiatan yang telah dilakukan dalam tulisan dinas dapat dijadikan bahan untuk berbagai kepentingan administrasi. 3. Derajad Surat Yang dimaksud dengan derajad disini adalah tingkat kecepatan penyelesaian/penyampaian suatu tulisan dinas/berita.Tingkat kecepatan penyelesaian suatu tulisan dinas/berita dibedakan atas : a. Kilat (K) Berarti bahwa tulisan dinas/berita harus diselesaikan/dikirim/disampaikan seketika kepada pejabat yang berkepentingan. b. Sangat Segera (SS) Berarti bahwa tulisan dinas/berita harus diselesaikan/ dikirim/disampaikan pada hari itu juga atau pada waktu-waktu yang telah ditentukan pada hari itu kepada pejabat yang berkepentingan.



c.



d.



Segera (S) Berarti bahwa tulisan dinas/berita harus diselesaikan/ dikirim/disampaikan daiam waktu 24 jam kepada pejabat yang berkepentingan. Biasa (B)



13



Berarti bahwa tulisan dinas/berita harus diselesaikan/ dikirim/disampaikan menurut urutan yang diterima oleh bagian ekspedisi/kantor berita, sesuai dengan jadual perjalanan caraka, kepada pejabat yang berkepentingan. 4.



Klasifikasi Surat Yang dimaksud dengan kiasifikasi disini adaiah tingkat keamanan isi tulisan dinas/berita. Tingkat keamanan tulisan dinas/berita dibedakan atas : a. Sangat Rahasia (SR) Yaitu tingkat kiasifikasi tertinggi isi tulisan dinas/berita yang sangat erat hubungannya dengan keamanan dan keselamatan negara, yang jika disiarkan secara tidak sah atau jatuh ke tangan yang tidak berhak akan membahayakan dan menimbulkan kerugian besar pada keamanan serta keselamatan negara. b. Rahasia (R) Yaitu tingkat kiasifikasi isi tulisan dinas/berita yang erat hubungannya dengan keamanan dan keselamatan negara, yang jika disiarkan secara tidak sah atau jatuh ke tangan yang tidak berhak akan membahayakan dan menimbulkan kerugian besar pada keamanan serta keselamatan negara. c. Konfidensial (K) Yaitu tingkat klasifikasi isi tulisan dinas/berita yang berhubungan dengan keamanan dan keselamatan negara, yang jika disiarkan secara tidak sah atau jatuh ke tangan yang tidak berhak akan merugikan kepentingan negara. Termasuk juga dalam klasifikasi konfidensial adaiah "Rahasia Jabatan" dan 'Terbatas". d. Biasa (B) Yaitu tingkat kiasifikasi isi tulisan dinas/berita yang tidak termasuk ke dalam ketiga tingkat klasifikasi tersebut di atas, namun demikian ini tidak Berarti bahwa isi tulisan dinas/berita tersebut dapat disampaikan kepada yang tidak berhak mengetahuinya.



5.



Surat Masuk Surat masuk adalah untuk memudahkan pengawasan dan pengendaliannya, penerimaan surat masuk hendaknya dikeloia oleh bagian kesekretariatan di tap Satuan. Adapun penanganan surat masuk hendaknya metalui tahap-tahap sebagai berikut: a. Tahap Penerimaan Semua surat masuk yang diterima haruslah dikelompokkan sesuai dengan klasifikasi dan derajat surat/tulisan dinasnya. Surat yang memiliki derajat yang Iebih tinggi agar diproses Iebih dahulu, dan surat yang memiliki klasifikasi lebih tinggi agar Iebih dijaga kerahasiaannya. b. Tahap Pencatatan Setelah menerima surat dari kurir/petugas, penerima segera mengisi dan menandatangani lembar kontrol atau tanda penerimaan surat yang dibawa kurir/petugas pengantar tersebut, kemudian segera mencatatkan surat tersebut dalam agenda surat masuk. c.



d.



e.



Tahap Penilaian Tahap berikutnya adalah penilaian terhadap surat tersebut untuk menentukan apakah surat tersebut termasuk arsip atau non arsip. Bila termasuk non arsip maka surat tersebut perlu disampaikan kepada Komandan / Kepala Urusan / Pejabat yang dituju dengan lembar disposisi. Tahap Pengolahan/ Distribusi Kegiatan dalam tahap pengolahan ini adalah kegiatan yang dilakukan Komandan/Kepala Staf/Pejabat yang bersangkutan untuk memutuskan/ menentukan tindakan apa yang perlu diambil setelah menerima surat tersebut. Tahap Penyimpanan Penyimpanan atau pengarsipan surat masuk dapat dilaksanakan setelah nenerima surat menentukan tindakan yang harus dilaksanakan setelah menerima surat tersebut Penyimpanan / pengarsipan surat masuk dapat dilakukan dengan cara : 1) Seri Yaitu penyimpanan surat dalam satu jenis surat/tulisan dinas yang disusun secara kronologis. Misainya arsip khusus Surat Keputusan, Surat Perintah, Surat Keterangan dan sebagainya. 2) Rubrik Yaitu penyimpanan surat dalam satu macam masalah/pokok persoalan yang disusun secara kronologis. Misalnya arsip surat mengenai intelejen, operasional, personalia, logistik dan sebagainya. 3) Dosir Yaitu penyimpanan surat dalam satu macam masalah/pokok persoalan secara perorangan/satuan yang disusun menurut kronologis dad awat hingga akhir. Misalnya dosir mengenai anggota Menwa dengan nama "Uli" adalah kumpulan data mulai scat penerimaan anggota hingga berakhir keanggotaannya sebagai Menwa, dosir gedung posko Satmenwa "X"



14



adalah kumpulan dokumen yang menyangkut tentang gedung tersebut mulai saat perencanaan pembangunan hingga gedung itu diserahterimakan/dialihnamakan kepada yang berhak. 6.



F.



Surat Keluar Surat keluar adalah semua tulisan divas yang akan dikirimkan kepada instansi/ pihak lain. Untuk menjamin terselesaikannya surat tersebut, surat keluar hendaknya dikelola bagian Sekretariat di tiap Satuan. Adapun penanganan surat keluar hendaknya melalui tahap-tahap sebagai berikut : a. Tahap Pengolahan Pengolahan surat keluar adalah kegiatan mulai dari penyiapan suatu tulisan dinas hingga penandatanganannya. Agar diperoleh surat yang baik dan dapat dipertanggungjawabkan, dalam pengolahan surat keluar ini hendaknya melalui kegiatan-kegiatan sebagai berikut : 1) Penyusunan konsep surat oleh pejabat yang berkepen-tingan. 2) Konsep diteliti oleh Komandan/Kepala Staff Kepala Urusan. 3) Pengetikan konsep surat yang telah disetujui/diteliti menjadi bentuk surat/tulisan dinas. 4) Penandatanganan surat/tulisan dinas. b. Tahap Penggandaan Yang dimaksud dengan penggandaan surat/tulisan dinas adalah memperbanyak sesuai dengan banyaknya alamat yang dituju. c. Tahap Pengiriman Setelah digandakan, maka surat/tulisan dinas tersebut masing-masing distempel dan dimasukkan ke dalam amplop kemudian ditulisi alamat tujuan dan didistribusikan secepatnya sesuai dengan derajad surat/tulisan dinas tersebut. Semua surat/tulisan dinas yang akan dikirim dicatat dalam buku ekspedisi sebagai bukti pengiriman atau dibuatkan tanda bukti pengiriman tersendiri. d. Tahap Penyimpanan Semua pertinggal/arsip surat keluar harus disimpan dengan baik seperti tata cars penyimpanan surat masuk yang telah diutarakan di muka. Naskah asli Keputusan, Perintah Harlan, Surat Keputusan, Petunjuk Pelaksanaan dan Naskah/Tulisan Dinas yang lain yang telah diparaf harus disimpan dengan baik.



CAP DINAS 1. Pengertian dan Macam Cap Dinas a. Pengertian Cap Dinas adalah suatu benda yang berbentuk serta berukuran tertentu, dibuat dari Iogam, karat kertas dan kayu atau bahan lainnya yang memuat tulisan-tulisan dan lambang tentang tingkat jabatan serta instansi di lingkungan Resimen Mahasiswa dan digunakan sebagai tanda pengenal yang sah dan berlaku. b. Macam Cap Dinas Di lingkungan Resimen Mahasiswa cap dinas dapat dibedakan atas : 1) Cap jabatan, yaitu cap yang menunjukkan jabatan tertentu di lingkungan Resimen Mahasiswa. 2) Cap Staf, yaitu cap yang menunjukkan Staf Instansi/ Badan/Lembaga tertentu di lingkungan Resimen Mahasiswa. 2.



Wewenang Pemakaian Cap Dinas Pejabat serta instansi/badan/lembaga di lingkungan Resimen Mahasiswa yang berhak rnemakai dan memiliki Cap Dinas diatur sebagai berikut : a. Tingkat Resimen Mahasiswa (SKOMEN) 1) Komandan Resimen Mahasiswa 2) Komandan Detasemen Markas 3) Kepala Sekretariat 4) Instansi/badan/lembaga lainnya di lingkungan Resimen Mahasiswa yang di pandang perlu. b. Tingkat Satuan Menwa 1) Komandan Satuan Menwa 2) Kepala Sekretariat 3) Instansi/ Badan/ Lembaga lainnya di lingkungan Satuan Resimen Mahasiswa yang dipandang perlu (Kesatgasan, dan lain-lain).



3.



Bentuk Cap Dinas dan Ketentuan Pemakaiannya a. Bentuk Cap Dinas di lingkungan Resimen Mahasiswa dibedakan atas tiga macam bentuk, yaitu : 1) Bundar, untuk kesatgasan dan jabatan yang mempunyai wewenang komando. 2) Lonjong / bulat telur, untuk jabatan kepala, ketua dan sekretaris



15



3) b.



4.



Persegi empat, untuk kesatgasan lain.



Ketentuan Pemakaian Bentuk 1) Bentuk bundar digunakan untuk cap jabatan : a) Komandan Resimen b) Komandan Satuan Menwa c) Komandan Satuan Tugas / Latihan 2) Bentuk lonjong/bulat telur digunakan untuk jabatan Kepala, Ketua dan Sekretaris. 3) Bentuk persegi empat digunakan untuk cap dinas piket/pos Menwa/urusan pendaftaran dan hal-hal yang tidak termasuk dalam butir 1) dan 2) di atas.



Ukuran Cap Dinas Sesuai dengan asas pembakuan ukuran cap dinas yang digunakan di lingkungan Resimen Mahasiswa dibuat sama, terlepas dari tingkat jabatan dan organisasi. Yang membedakan tingkat jabatan dan organisasi adalah tulisan yang terdapat di dalam cap dinas. Untuk itu ditetapkan ukuran sebagai berikut : a. Bentuk Bundar Cap dinas bentuk bundar (seperti pada gambar) terd;ri dari tiga lingkaran besar dan dua lingkaran kecil. Jari-jari ketiga lingkaran besar bertitik pusat di A, dengan ukuran : 1) Ukuran Besar A—R1 = 22,5mm A-R2 = 21,5mm A-R3 = 15mm Tebal garis lingkaran R1 = ± 0,85 mm R2 = R3 = ± 0,2 mm a-r = 5mm 2)



Ukuran Kecil A - R1 = 11,5 mm A - R2 = 10,75 mm A - R3 = 7,5 mm Tulisan dipisahkan dengan lingkaran kecii yang memuat gambar bintang dan silang senjata bulu kalam. Di dalam lingkaran R3 terdapat 17 garis tegak dengan tebal garis 0,2 mm. Garis luar bersinggungan dengan lingkaran terbesar.



b.



Bentuk Lonjong/Bulat telur Cap dinas berbentuk lonjong/bulat telur adalah seperti pada gambar berikut ini : Ukuran : A - P1 = A - P2 = 30 mm P2 - R3 = P1 - R4 = 44 mm P2 - R2 = P1 - R1 = 38 mm a-r = 5 mm Garis tegak berjumlah 17 dengan tebal 0,8 mm



c.



Bentuk Persegi Empat Ukuran cap dinas yang berbentuk persegi empat disesuaikan dengan keperluannya. Contoh : 6 cm



MARKAS KOMANDO SATMENWA ……



3 cm



PERWIRA PIKET



5.



Isi Tulisan dan Gambar a. Isi Tulisan Tulisan pada cap dinas dibuat dengan huruf kapital/besar yang jelas dan dapat menunjukkan nama instansi/lembaga/badan dan/atau jabatan yang bersangkutan serta kedudukannya di dalam



16



struktur organisasi Resimen Mahasiswa. Isi tulisan cap jabatan/staf instansi/badan/lembaga Resimen Mahasiswa terdiri dari 1) 2) 3) 4)



b.



G.



Nama Instansi/ Badan/ Lembaga setingkat lebih tinggi. Nama jabatan (Komandan/ Kepala) untuk cap jabatan, dan tulisan "STAF" untuk staf. Nama instansi sendiri. Jika tulisan nama instansi terlalu panjang, rnaka dapat disingkat sesuai dengan singkatan resmi yang berlaku. 5) Ukuran huruf disesuaikan dengan ukuran cap serta banyaknya huruf yang digunakan. Gambar Cap dinas menggunakan gambar bintang dan silang senjata bulu kalam, ukuran gambar disesuaikan dengan ukuran cap.



6.



Tanda Pengaman Untuk mencegah terjadinya pemalsuan, maka semua cap dinas di lingkungan Resimen Mahasiswa harus memuat tanda pengaman. Tanda pengaman ditetapkan oleh Pimpinan Instansi/Badan/Lembaga yang bersangkutan atau pejabat yang ditunjuknya dan dikoordinasikan dengan unsur pengamanan di lingkungan masing-masing.



7.



Warna Tinta Demi keseragaman, warna tinta yang digunakan untuk cap dinas adalah biru atau ungu.



8.



Pengesahan Cap Dinas Pengesahan cap dinas untuk tingkat Satuan Menwa ke atas dilakukan oleh Komandan Resimen Mahasiswa ( Cap Danmen, Cap Kaset Skomen, Cap Dandenma, Cap Dansatmenwa). Sedangkan untuk cap di bawah Satuan dilakukan oleh Komandan Satuan.



PAPAN NAMA Papan nama badan adaiah papan yang mempunyai bentuk dan ukuran tertentu yang memuat tulisan-tulisan tentang badan/kesatuan/ instansi di Iingkungan Resimen Mahasiswa. 1. Macam Papan Nama Di Iingkungan Resimen Mahasiswa papan nama dibedakan atas : a. Papan nama badan, yaitu papan nama yang menunjukkan nama instansi/badan/lembaga tertentu di Iingkungan Resimen Mahasiswa. b. Papan nama jabatan, yaitu papan nama yang menunjukkan nama jabatan tertentu dilingkungan Resimen Mahasiswa. c. Papan nama pejabat, yaitu papan nama yang menunjukkan nama seorang pejabat Menwa tertentu. 2. Papan Nama Badan a. Papan nama badan berbentuk segi empat. b. Papan nama badan di Iingkungan Resimen Mahasiswa menggunakan empat macam ukuran, 1) 100 x 520 cm 2) 100 x 400 cm 3) l00 x 250 cm 4) 80x160 cm Tebal papan antara 2 sampai 2,5 cm. c. Papan nama badan menggunakan warna dasar putih dan warna huruf hitam. d. Papan nama badan dibuat dari bahan yang tahan lama dan sebaiknya dibuat dari kayu. e. Huruf yang digunakan untuk papan nama badan adalah huruf dengan ukuran tinggi sama, seluruhnya terdiri dari huruf kapital (besar) yang diatur sedemikian rupa sehingga mudah dibaca dari jauh. Besar huruf/ angka disesuaikan dengan ukuran papan dan banyaknya huruf/ angka yang digunakan jika nama badan terlalu panjang dapat disingkat dengan singkatan resmi yang berlaku. f. Isi tulisan



17



1)



2)



3)



4)



g.



h.



Isi tulisan papan nama harus dengan jelas dapat menunjukkan nama instansi/badan/ lembaga yang bersangkutan serta kedudukannya di dalam struktur organisasi Resimen Mahasiswa. Isi tulisan papan nama badan disusun sebanyak-banyaknya tiga baris terdiri dari dua nama instansi dan tidak boieh disingkat, kecuali apabita jumlah huruf dalam satu bads melebihi 4lhuruf. Nama instansi/badan/lembaga yang setingkat lebih tinggi diletakkan di atas nama instansi/badan/lembaga yang bersangkutan. Jika di dalam satu kompleks kantor terdapat beberapa instansi/badan/lembaga yang tidak setingkat, maka isi tulisan pada papan nama adalah nama instansi/badan/lembaga tertinggi yang terdapat di dalam kompleks. Jika di dalam satu kompleks kantor terdapat beberapa instansi/badan/lembaga yang setingkat, maka isi tutisan pada papan nama adalah nama-nama instansi/badan/lembaga yang bersangkutan, dengan catatan lebar papan nama dapat ditambah sebanyak-banyaknya 30 cm.



Pembatasan 1) Tidak dibenarkan untuk menambahkang gambar-gambar ataupun garis pada Papan nama selain nama instansi/badan/lembaga yang bersangkutan. 2) Huruf papan nama tidak boleh menggunakan huruf timbul. 3) Tidak dibenarkan memasang lampu hies pada dan di sekitar papan nama selain lampu penerangan. Pemasangan 1) Papan nama dipasang di tengah-tengah halaman depan kantor, diletakkan di atas tiang yang kuat sekurang-kurangnya setinggi 2 meter di atas permukaan tanah, sehingga mudah dilihat. 2) Papan nama beberapa instansi/badan/lembaga setingkat sebagaimana dimaksudkan pada butir f.4) di atas, dipasang di tengah-tengah halaman kantor sedemikian rupa, sehingga dapat menurijukkan bahwa di dalam kompleks terdapat beberapa Instansi/badan/lembaga, dengan tinggi sekurang-kurangnya 2 meter di atas permukaan tanah. Contoh papan nama badan : 1) Untuk Resimen Mahasiswa (SKOMEN)



KOMANDO DAERAH MILITER JAYAKARTA KOMANDO RESIMEN MAHASISWA JAYAKARTA



2)



Untuk Satuan Menwa



KOMANDO RESIMEN MAHASISWA JAYAKARTA SATUAN MENWA “WIRA DHARMA” UIN JAKARTA



3.



Papan Nama jabatan a. Bentuk Bentuk papan nama jabatan berbentuk empat persegi panjang. b. Ukuran Papan nama jabatan berukuran 30 x 13 cm dengan tebal 1,5 - 2 cm. c. Warna Warna dasar papas nama jabatan adalah coklat pelitur dan warna huruf putih. d. Bahan Papan nama jabatan dibuat dari kayu. e. Huruf Nama jabatan seluruhnya ditulis dengan singkatan resmi yang berlaku dalam huruf kapital (besar) seluruhnya dengan ukuran yang sama dan diatur sedemikian rupa sehingga mudah dibaca. Besarnya huruf disesuaikan dengan panjang/pendeknya nama jabatan. Penulisan dilakukan pada kedua sisi papan nama.



18



f.



4.



Pembatasan Pada papan nama jabatan tidak boleh ditambahkan gambar ataupun garis. g. Pemasangan 1) Papan nama jabatan dipasang di luar pintu masuk ruangan pejabat yang bersangkutan di sisi sebelah kanan/kiri atas sehingga mudah dilihat. 2) Jika suatu ruangan digunakan oleh beberapa orang pejabat dan masingmasing memerlukan papan nama jabatan, maka pemasangannya disusun ke bawah menurut urutan kepangkatan dan jabatan sedemikian rupa sehingga tidak mengganggu lalu lintas. Papan Nama Pejabat a. Bentuk Papan nama pejabat berbentuk empat persegi panjang. b. Ukuran Papan nama pejabat berukuran 30 x 7 cm dengan tebal 1,5-2cm. c. Warna Warna dasar papan nama pejabat adalah Coklat peilitur dan warna huruf putih. d. Bahan Papan nama pejabat dibuat dari kayu. e. Huruf Nama pejabat seluruhnya ditulis dengan huruf kapital (besar) seluruhnya dengan ukuran yang sama dan diatur sedemikian rupa sehingga rnudah dibaca. Besarnya huruf disesuaikan dengan panjang/pendeknya nama pejabat. Penulisan dilakukan pada kedua sisi papan nama. f. Pembatasan Pada papan nama pejabat tidak boleh ditambahkan gambar ataupun garis. g. Pemasangan Papan nama pejabat dipasang di bawah papan nama jabatan. h. Hak Pemakaian Pejabat yang berhak menggunakan papan nama pejabat adalah pejabat yang berhak menggunakan papan nama jabatan, sesuai dengan kebutuhan pimpinan satuan. Contoh papan nama jabatan dan pejabat :



KOMANDAN PANDAWA NBP. 98781009864



KAUR DIKLAT DAMARWULAN NBP. 01801010321



CONTOH SURAT KEPUTUSAN 2 s.d 5 kait KOMANDO XXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXX XXXXXXXXX ) ) 2 kait SURAT - KEPUTUSAN Nomor : Skep-XX/Satmenwa/X/20XX ) ) 2 kait tentang ) ) 2 kait XXXXX XXXXXXX XXXXXXXX XXXXXXXXX XXXXXXXXXX ) 2 kait KOMANDAN XXXXXXXX XXXXXXXXXXX ) ) 2 kait



19



Menimbang



Mengingat



Memperhatikan :



Menetapkan



: Bahwa XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXX XXXX XXXXXXXX XXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXX 2 kait : I. Program XXXXXXX XXXXXXX XXX XXXXXX XXXXXX XXXXXX XXXXXXXXXX XXXXXXXXXX XXXXXX XX X 1 kait 2. Program XXXXXXXX XXXXXXXXXX XXXXXXXX XXXXXX XXXXXXXX XXXXXX XXXXXXXX. ) ) 2 kait XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX. ) ) 2 kait MEMUTUSKAN ) ) 2 kait : XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX ) ) 2 kait Dengan Catatan : Bahwa XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXX XXXXXXXX XXXXXXX XXXX XX. ) l kait SALINAN Surat Keputusan ini disampaikan kepada : ) l kait 1. XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX )1 kait PETIKAN Surat XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX ) ) 2 kait Ditetapkan di : XXXXXXXX Pada tanggal : XXXXXX ) l kait KOMANDAN XXXXXXXXX ) ) 3 kait ) XXXXXXXXX NBP. XXXXXX ) ) minimal 3 kait



CONTOH SURAT KEPUTUSAN KOMANDO RESIMEN MAHASISWA JAYAKARTA SATUAN RESIMEN MAHASISWA UIN JAKARTA SURAT-KEPUTUSAN Nomor : Skep-05/Satmenwa/IX/2003 Tentang HASIL KURSUS DINAS STAF DAN GELADI POSKO I MENWA TINGKAT NASIONAL ANGKATAN XX TAHUN 2003



KOMANDAN SATMENWA “WIRA DHARMA” Menimbang



: 1. Bahwa untuk memberi gambaran kepada masing-masing peserta mengenai hasil yang dicapai setelah mengikuti Kursus Dinas Staf dan Geladi Posko I Menwa Indonesia Angkatan XX tahun 2003, maka perlu diberikan surat keterangan.



20



Mengingat



Memperhatikan



2. Bahwa pemberian Surat Keterangan yang dimaksudkan merupakan hak setelah peserta mengikuti kursus. : 1. Program Kerja Dikti Nomor 18 tentang Kursus Dinas Staf dan Geladi Posko I Menwa Indonesia Angkatan XX tahun 2003 yang diselenggarakan UIN JAKARTA. 2. Program Kerja Komando Resimen Mahasiswa Jayakarta Satmenwa “WIRA DHARMA” Tahun 2003 Nomor 36 tentang Kursus Dinas Staf dan Geladi Posko 1 Menwa Indonesia Angkatan XX tahun 2003. : Hasil pelaksanaan Kursus Dinas Staf dan Geladi Posko l Menwa Indonesia Angkatan XX tahun 2003. MEMUTUSKAN



Menetapkan



:



Para peserta Kursus Dinas Staf dan Celadi Posko 1 Menwa Indonesia Angkatan XX tahun 2003 yang diselenggarakan Satmenwa “WIRA DHARMA”, yang nomor urut, nama, NBP, Kesatuan dan Perguruan ringgiya tercantum dalam daftar lampiran Surat Keputusan ini, dengan basil balk sekaliibaik/cukup/gugur seperti tercantum nada lajur 5 di helakang masing-masing. Dcngan Catatan : Bahwa apabila dikemudian hari ternyata terdapat kekeliruan dalam Surat Keputusan ini, maka akan diadakan pcmbetulan seperlunya. SALINAN Surat Keputusan ini disampaikan kepada : 1. Rektor UIN JAKARTA 2. Komandan Resimen Mahakarta DIY. 3. Komandan Satuan Menwa peserta KDS dan GP 1 Menwa Tingkat Nasional Angkatan XX tahun 2003 PETIKAN Surat Keputusan ini diberikan kepada yang bersangkutan untuk diketahui dan diindahkan seperlunya. Ditetapkan di Pada tanggal



: :



Jakarta 28 September 2003



KOMANDAN SATUAN MENWA “WIRA DHARMA”



PANDAWA NBP. 98781009468



21



CONTOH LAMPIRAN SURAT KEPUTUSAN LAMPIRAN SKEP DANSATMENWA “WIRA DHARMA” NOMOR : Skep-01/Satmenwa/IX/2003 TANGGAL : 28 September 2003 HASIL KURSUS DINAS STAF DAN GELADI POSKO 1 MENWA TINGKAT NASIONAL ANGKATAN XX TAHUN 2003 NO 1



NAMA



NBP



2



3



KESATUAN



HASIL



4



5



01 ABIMANYU 02 DEDE TISTA 03. NAWANG WULAN 04. BASKARA



03831010750 03841010822 03841010946



SATMENWA A SATMENWA B SATMENWA C



BAIK BAIK CUKUP



03841010780



SATMENWA D



BALK



05. PRABANGKARA 06. PURWASENA



03831010666



SATMENWA E



GUGUR



03841010557



SATMENWA F



BAIK



07



BIMASAKTI



03831010648



SATMENWA G



BAIK



08



SITARESIMI



03821010775



SATMENWA H



BAIK



VERONIKA 09 10. DAN SETERUSNYA



03831010400



SATMENWA I



BAIK



DST



DST



DST



KOMANDAN SATUAN MENWA “WIRA DHARMA”



PANDAWA NBP. 98781009468



CONTOH SURAT EDARAN ....................................................tepi kertas.............................................................. ) 2 s/d 5 kait XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXX ) 2 kait ) SURAT-EDARAN Nomor : SE-XX/Satmenwa/XXI2OXX ) ) 2 kait tentang ) ) 2 kait XXXXXX XXXXXXXXXX XXXXXXXXXXX XXXXXXXXX XXXXXXXX ) 2 kait ) 1. Dasar : ) 1 kait a. Program XXXXXXXXXXX XXXXXXXX XXXX XXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX ) 1 kait b. XXXXXXXXX XXXXXXXXX XXXXXX XXXXXX XXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXX ) I kait c. XXXXXXXXX XXXXXXXXXXX. ) 1 kait 2. DalamXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXX XX X XXX XXX XX XXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXX



22



) 1 kait 3.



4. ) 1 kait 5. ) 2 kait )



XXXXXXXXXXXX XXXXXXXXX XXXXXXXXXXX : a. XXXXXX XXXXXXXX XXXXXXX XXXXX XXXX XXXXX XXXXX XXXXXX XXXXXXX b. XXXXXXXX XXXXX XXXXX XXXXXX XXXXXXXXX XXXXX ) 1 kait XXXXXXXXXXX XXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXX XXXXXX XXXXXX XXXXXXXXXXX XXX XXXXX XXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXX XXXXXXX XXXXXXX XXXXXX XXXX XXXXXX.



Dikeluarkan di Pada Tanggal



: XXXXXXXXXXXXXXX : XXXXXXXXXXXXXXX ) 1 kait KOMANDAN XXXXXXXX XXXXXXXXXX ) ) 3 kait ) XXX XXX XXXXXX NBP. XXXXXXXXXXX ) minimal 3 kait .................................................tepi kertas.........................................................................



CONTOH SURAT EDARAN KOMANDO RESIMEN MAHASISWA JAYAKARTA SATUAN RESIMEN MAHASISWA UIN JAKARTA SURAT - EDARAN Nomor : SE-07/Satmenwa/IX/2003 Tentang ) ) 2 kait PRA MUKER DAN MUKER XVIII SATUAN MENWA UIN JAKARTA 1.



Dasar : a. Program Kerja Komando Resimen Mahasiswa Jayakarta Satmenwa “WIRA DHARMA” periode 2002/2003, Nomor 12 tentang Musyawarah Kerja Satuan XVIII tahun 2003. b. Hasil Rapat Staf Komando Resimen Mahasiswa Jayakarta Satmenwa “WIRA DHARMA” tanggal 25 Agustus 2003, tentang Pra Muker dan Muker XVIII tahun 2003.



2. Dalarn rangka mempertanggungjawabkan seluruh pelaksanaan kegiatan Satmenwa “WIRA DHARMA” periode 2002/2003, maka akan dilaksanakan Musyawarah Kerja Satuan XVIII tahun 2003. Guna terlaksananya kegiatan tersebut, maka didahului dengan Pra Muker untuk menyusun laporan Satuan dan menyusun draft untuk dimusyawarahkan dalam Musyawarah Kerja Satuan XVIII tahun 2003. 3. Adapun pelaksanaannya pada : a. Pra Muker XVIII 1). Hari : Sabtu dan Minggu 2). Tanggal : 16 dan 17 November 2003 3). Tempat : Ruang Sidang Satmenwa “WIRA DHARMA” b. Musyawarah Kcrja Satuan XVIII 1) Hari : Sabtu dan Minggu 2). Tanggal : 23 dan 24 Desember 2003 3). Tempat : Wisma Sahida UIN Jakarta 4. Para unsur Stat, Pelayan Staf dan unsur Komando Satmenwa “WIRA DHARMA” agar membantu Komandan, baik dalam penyusunan laporan pada Pra Muker maupun pelaksanaan laporan pertanggungjawaban pada Mukersat XVI serta mempersiapkan laporan sesuai bidangnya masing-masing. 5.



Demikian Surat Edaran ini disampaikan untuk mendapat perhatian dan dilaksanakan. Dikeluarkan di



:



Jakarta



23



Pada tanggal



:



12 September 2003



KOMANDAN SATUAN MENWA UIN JAKARTA



PANDAWA NBP. 98781009468 CONTOH LAMPIRAN PETIKAN SURAT KEPUTUSAN KOMANDO RESIMEN MAHASISWA JAYAKARTA SATUAN RESIMEN MAHASISWA UIN JAKARTA PETIKAN LAMPIRAN SKEP DANMEN JAYAKARTA NOMOR : Skep-06/MenwaNIII/2003 TANGGAL : 3 Agustus 2003 NO



NAMA



NBP



KESATUAN



1 01.



2



3



4



d.s.l



50.



BARUNA



51.



s.d



DIBER1KAN ANUGERAH PENGHARGAAN DHARMA SATYA MENWA RMA



98781009468



HASTINA PURA



SATYA MEN 5WA DHARMA SATYA CATUR WARSA



100 .



UNTUK PETIKAN sesuai dengan aslinya KEPALA SEKRETARIAT



KOMANDAN RESIMEN MAHASISWA JAYAKARTA



cap/ttd SRIKANDI PUTRI NBP. 97701007245



H. SOEWARNO KOLONEL INF (PURN) NRP. 23408



Catatan : ( Tidak termasuk format lampiran PETIKAN ) Tanda cap/ttd = mewakili cap dan tanda tangan



CONTOH SURAT PERINTAH ) ) 2 s.d 5 kait ) XXXXXXXXX XXXXXXX XXXXXXX XXXXXX XXXXXX XXXXXXXXX XXXXXXXXXX XXXXXXXXXX ) ) 2 kait SURAT -PERINTAH Nomor : Sprin-XXX/XXXXX/XX/2OXX ) 2 kait )



24



Pertimbangan



: XXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXX XXXXXXX XXXXX XXXXX XXXXXX XXXXXXXXX XXXXXXXXXXXX XXXXXXXXX. ) 2 kait : 1. XXXXXXXXX XXXXXX XXXXXXXX XXXXXX XXXXXXXXX XXXXXX XXXXXX XXXXXXXX XXXXXXX XXXXXXX XXXXXXXXX XX XXXXXX. ) I kait 2. XXXXXXX XXXXXXX XXXXXXXXXX XXXXXXXX XXXXX XXXXXXXXXX ) 2 kait DIPERINTAHKAN ) ) 2 kait ) : XXXXXXX XXXXXXXX XXX ) 2 kait ) : 1. Melaksanakan XXXXXXXX XXXXXXXX XXXXXXX XXXXX XXXXXXXXXXX XXXXXXX XXXXXXXXXXXXX. a. XXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXX XXXXXXX b. XXXXXXXX XXXXXXXX XXXXXXXXX XXXXXXXXXXX. c. XXXXXXXXXXX XXXXXXXX XXXXXXXXX XXXXXX XXXXXXX XXXX, X. ) I kait 2. XXXXXXX XXXXXXXXX XXXXXXXXXXXX XXXXXX XX XXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXX. ) 2 kait )



Dasar



Kepada



Untuk



Selcsai. Dikcluarkan di : XXXXXXXXXX Pada tanggal : XXXXXX XXXX ) 1 kait KOMANDAN XXXXXXXX XXXXXXXXXX ) ) 3 kait ) XXXXXXXXXXXX NBP. XXXXXXXXXXX Tembusan ) I kait 1. XXXXXXX XXXXXXXX XXXXX ) ) ) minimal 3 kait



CONTOH SURAT PERINTAH KOMANDO RESIMEN MAHASISWA JAYAKARTA SATUAN RESIMEN MAHASISWA “WIRA DHARMA” UIN JAKARTA SURAT-PERINTAH Nomor : Sprtn-007/Satmenwa/III/2003



Pertimbangan



: Perlu segera dikeluarkan Surat Perintah kepada Staf dan anggota Satuan Menwa “WIRA DHARMA” untuk melaksanakan tugas dalam rangka Kursus Dinas Staf dan Geladi Posko I Menwa Indonesia Angkatan XX tahun 2003.



Dasar



: I. Program Kerja Dikti Nomor 18 tentang Kursus Dinas Staf dan Geladi Posko Menwa Indonesia Angkatan XX tahun 2003 yang diselenggarakan UIN JAKARTA. 2. Program Kerja Komando Resimen Mahasiswa Jayakarta Satuan Menwa “WIRA DHARMA” Universitas Indrakiia Tahun 2003 Nomor 26 tentang Kursus Dinas Staf dan Geladi Posko I Menwa Indonesia Angkatan XX tahun 2003.



25



DIPERINTAHKAN



Kepada Untuk



: : 1.



Nama, NBP dan jabatan terlampir Melaksanakan perintah sesuai dengan jabatan yang diberikan. a. Mempersiapkan dan melaksanakan tugas sesuai perintah yang diberikan b. Konsultasi dengan Komandan tentang tugas yang diberikan. c. Melaporkan peiaksanaan tugas kepada Komandan.



2.



Melaksanakan perintah ini dengan seksama dan penuh rasa tanggung jawab.



Selesai. Dikeluarkan di Pada tanggal :



: Jakarta 17 Maret 2003



KOMANDAN SATUAN MENWA “WIRA DHARMA”



PANDAWA NBP. 98781009468



Tembusan : 1.Rektor Univ. Indrakila



CONTOH LAMPIRAN SURAT PERINTAH LAMPIRAN SPRIN DANSATMENWA “WIRA DHARMA” NOMOR _____________ : Sprin-007/Satmenwa/III/2003 TANGGAL ____________ : 17 Maret 2003



SATUAN TUGASKURSUS DINAS STAF DAN GELADI POSKO MENWA INDONESIA ANGKATAN XX TAHUN 2003



NO



NAMA



NBP



JABATAN ORGANIK



JABATAN KESATGASAN



01



DAMARWULAN



99791008000



KAUR DIKLAT



DANSATGAS



02



KEN DEDES



99791008005



KAUR MINLOG



WADANSATGAS



03



LOH JINGGAN



00801010905



KASUBUR LOG



BENDAHARA I



04



SEMBODRO



00811010909



KASUBUR PERS



BENDAHARA II



05



POPPY TISTA HERIANI



99801010822



KEPALA SET



KOORD. SET



06



ARIMBI



99781008015



ANGGOTA SET



WAKOORD. SET



07



ABIMANYU



00811010920



ANGGOTA SET



ANGGOTA SET



08



RONGGOLAWE



97781008468



ANGG.SENIOR



KOOR.MATERI



09 10 11



BIRAWA TOHJOYO DAN SETERUSNYA



00811010925 00811010934



KASUBUR DIKLAT ANGGOTA



ANGG. MATERI ANGG. MATERI



26



KOMANDAN SATUAN MENWA “WIRA DHARMA”



PANDAWA NBP. 98781009468



CONTOH SURAT TUGAS ..................................................................... tepikertas.................................................................... ) ) 2 s.d 5 kait XXXXXXXXXXXXXX XXXXXXX XXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXX ) ) 2 kait SURAT-TUGAS Nomor : Sgas-XX/Satmenwa/XX/XXX ) 2 kait Pertimbangan : Bahwa XXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXX XXXXXXXXX XXXXXXXX XXXXXX XXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXX XXXXXXX XXXXXXXX XXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXX. ) ) 2 kait DITUGASKAN ) ) 2 kait Kepada :1. Nama : XXXXXX XXXXXXXXX NBP. : XXXXXXXXXXX Jabatan : XXXXXX XXXXXXX XXXXXXXXX ) I kait Nama : XXXXXXXXXXXXXX NBP. : XXXXXXXXXXX Jabatan : XXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXX ) ) 2 kait Untuk : I. XXXXX XXXXXXXX XXXX X XXXXX XXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXX XXXXXX XXXXXXXXX XXXXXXXXX X XXXXXXXXXXX XXXXXXX XXXXX XXXX. ) 1 kait 2. XXXX XXXXXXX XXXX XXXXX X XXXXXXX XXXXX XXXXXXXXX XXXXXX XXX XXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX. ) I kait 3. XXXXXXXXXXXX XXXXXXXXX XXXXXXXXXXXX XXXXXXXX XXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXX. ) ) 2 kait Dikeluarkan di : XXXXXXXXXX Pada tanggal : XXXXXXXXXXXX ) I kait KOMANDAN XXXXXXXX XXXXXXXXXX ) ) 3 kait ) XXXXXXXXXXXXXXXX NBP. XXXXXXXXXXX Tembusan : ) 1. 2. XXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX



27



) ) ) minimal 3 kait --------------------------------------------------------------------- tepi kertas -----------------------------------------------------------------



CONTOH SURAT TUGAS KOMANDO RESIMEN MAHASISWA JAYAKARTA SATUAN RESIMEN MAHASISWA UIN JAKARTA



SURAT-TUGAS Nomor : Sgas-22/SatmenwaNIII/2003



Pertimbangan



: Bahwa untuk membantu pelaksanaan kegiatan Kursus Dinas Staf dan Geladi Posko I Menwa Indonesia angkatan XX tahun 2003, perlu bantuan Tim Pemandu.



DITUGASKAN Kepada



Untuk



:1.



Nama



: Haryo Penangsang NBP. : 95701006729 Jabatan : Alumni Resimen Mahasiswa



2.



Nama : Bratasema NBP. : 96711007244 Jabatan : Alumni Resimen Mahasiswa



: 1. Menjadi Pemandu dalam pelaksanaan Kursusu Dinas Staf dan Geladi Posko 1 Menwa Indonesia XX tahun 2003 yang dilaksanakan pada tanggal 22 September s.d. 28 September 2003.



2. Mempertanggungjawabkan pelaksanaan tugasnya kepada Kursus Dinas Staf dan Geladi Posko I Menwa Indonesia XX tahun 2003. 3.



KetuanTim



Pcmandu



Melaksanakan tugas ini dengan sebaik-baiknya dan dengan penuh rasa tanggung jawab.



Dikeluarkan di Pada tanggal :



: Jakarta 5 Agustus 2003



KOMANDAN SATUAN MENWA “WIRA DHARMA”



PANDAWA NBP. 98781009468 Tembusan : 1. Komandan Resimen Jayakarta DIY 2. Komandan Satgas KDS dan GP 1 Keterangan : Surat Tugas mempunyai fungsi dan akibat administrasi sama dengan Surat Perintah. Surat Tugas ditujukan kepada personil non organik yang melaksanakan tugas dengan biaya dinas.



28



CONTOH LAPORAN KOMANDO RESIMEN MAHASISWA JAYAKARTA SATUAN RESIMEN MAHASISWA UIN JAKARTA RUJUKAN : I. .............................................................. 2. .............................................................. LAPORAN PELAKSANAAN KURSUS DINAS STAF DAN GELADI POSKO MENWA TINGKAT NASIONAL ANGKATAN XX TAHUN 2003 PENDAHULUAN 1. Umum Pasal ini memuat gambaran umum tentang hal-hal yang akan dilaporkan. 3. Maksud dan Tujuan Pasal ini memuat maksud dan tujuan laporan. 4. Ruang lingkup Jika dipandang perlu dalam pendahuluan dapat ditambahkan ruang lingkup dan sistematika. DASAR 1. Pasal ini memuat peraturan-peraturan yang dijadikan dasar laporan. TUGAS YANG DILAKSANAKAN 1. Di bawah judul ini berturut-turut dicantumkan tugas-tugas yang hams dilaksanakan HASIL YANG DICAPAI. 1. Berturut-turut kcm',dian diuraikaa hasil-hasil yang dicapai, secara sistematis dan berurutan. 2. Jika perlu pasal-pasal dapat diberi judul sesuai dengan isinya. 3. Jika ada hal-hal lain yang dilaporkan, tetapi tidak langsung berhubungan dengan tugas yang dicapai, seyogyaknya dimuat di bawah judul tersendiri, misalnya faktor-faktor yang mempengaruhi. KESIMPULAN DAN SARAN I. Kesimpulan Di dalam pasal ini pelapor menyimpulkan hasil pelaksanaan tugas. 2. SaranSaran-saran apa Baja yang patut diajukan berkenaan dengan hasil yang dicapai. PENUTUP 1. Pasal ini memuat ucapan penutup dari pelapor. Jakarta,12 Oktober 2003 KOMANDAN SATUAN TUGAS



DAMARWULAN NBP. 01811010431



CONTOH SURAT BIASA ...........................................................................tepi kertas.............................................................. ) 2 s.d 5 kait XXXXXXX XXXXXXX XXXXXXXXX XXXXXXXX XXXXX XXXXXXXX XXXXXX XXXXXXXXXXX  sebaris XXXXXXX. XX XXXX 20XX ) 2 kait Nomor : B-XX/Satmenwa/XX/XXXX Klas : XXXXX Lamp :Hal : XXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXX Kepada ) I kait Yth. XXXXXXXXXXXXXXXX ) 1 kait



29



di ) I kait XXXXXXXXXX ) ) 2 kait WIDYA CASTRENA DHARMA SIDDHA ) I kait 1. Menunjuk : a. Program XXXX XXXX XXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXX XXXXXXXXXX XXXXXXXX ) I kait b. Program XXXXXXXX XXXXXXXX XXXXXXX XXXXXXX XXXXXXXX XXXXX XXXXXXXXX XXXXXXXXXX XXXXXXXXXX XXXXXX. ) I kait 2. Sehubungatt XXXXX XXXXXX XXXXX XXXXXX XXXX XXXXX XXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXX XXXXXXXXXXX XXXXXXXX XXXXXXXXXXX )1 kait XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXX XXXXXXXXXX X. a. XXXXXXXXXXXXXXXXX b. XXXXXXXXXXX XX XXXXXXX XXXX c. XXXXXXXXXX XXXXXXXXXXX XXXX ) I kait 3. DemikianXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX.XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX. ) ) 2 kait KOMANDANXXXX XXXXXXXXXX ) ) 3 kait ) Tembusan : < -------------- > XXXXXXXXXXXX ) I kait NBP. XXXXXXXXX I. XXXXXXXXX XXXXXXXXXXX 2. XXXXXXXXXX XXXXXXXXXXX ............ ...........> perhatikan garis penutup ) 1 kait minimal 3 kait ------------------------------------------------------------------- tepi kertas -----------------------------------------------------------------CONTOH SURAT BIASA KOMANDO RESIMEN MAHASISWA JAYAKARTA SATUAN RESIMEN MAHASISWA UIN JAKARTA Jakarta, 1 September 2003 Nomcr Klas Lamp Hal



: B-96/Satmenwa/IX/2003 : Biasa :: Permohonan Peminjaman Auditorium



Kepada Yth. REKTOR UIN JAKARTA di Jakarta.



WIDYA CASTRENA DHARMA SIDDHA 1.



Menunjuk : a. Program Dikti Nomor 18 tentang Kursus Dinas Staf dan Geladi Posko I Menwa Tingkat Nasional Angkatan XX tahun 2003 yang diselenggarakan Universitas Indrakila. b. Program Kerja Komando Resimen Mahasiswa Jayakarta Satmenwa “WIRA DHARMA” periode 2003 Nomor 27 tentang Kursus Dinas Staf dan Geladi Posko I Menwa Tingkat Nasional Angkatan XX tahun 2003. c. Hasil Rapid Staf Komando Resimen Mahasiswa Jayakarta Satmenwa “WIRA DHARMA” tanggal 05 Maret 2003, tentang hal yang sama. 2. Sehubungan dengan hal tersebut di atas, kami mengajukan permohonan peminjaman Auditorium lJuiversitas Indrakila, Sound system man OHP sebanyak satu set yang akan dipergunakan untuk mendukung pelaksanean Kursus Dinas Staf dan Geladi Posko I Menwa Tingkat Nasional.



30



Adapun penggunaannya pada : a. Hari : Senin b. Tanggal : 22 September 2003 c. Waktu : Pkl. 07.00 s.d 21.00 WIB 3. kasih.



Demikian surat ini kami ajukan. Atas perhatian dan terkabulnya permohonan ini diucapkan terima



KOMANDAN SATUAN MENWA UIN JAKARTA



PANDAWA NBP. 98781009468 Tembusan : 1. Pembantu Rektor II Univ. Indrakila 2. Pembantu Rektor III Univ. Indrakila 3. Kabag. Umum dan Perlengkapan Univ. Indrakila 4. Kabag. Kemahasiswaan Univ. Indrakila CONTOH NOTA DINAS ------------------------------------------------------------- tepi kertas ----------------------------------------------------------) ) 2 s.d 5 kait ) XXXXXX XXXXX XXXXXX XXXXXXX XXXXXXX XXXXX XXXXXXXXXXX XXXXXX ) 2 kait ) NOTA -DINAS Nomor : ND – XX / Satmenwa / XX/ XXXX ) 2 kait ) Kepada : Yth. XXXXXXX XXX XXX XXXXX ) 1 kait Dari : XXXXXXXXXXXX ) 1 kait Perihal : XXXXXX XXXXXXXX ) 2 kait ) 1. XXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXX. ) 1 kait 2. XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX ) 1 kait 3. XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX. ) 2 kait ) XXXXXXXXX , XXXXX 20XX ) 1 kait XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX ) ) 3 kait ) Tembusan : XXXXXXXXXXXX NBP. XXXXXXXXX



31



1. XXXXXXXXXXXX ) ) minimal 3 kait ) ------------------------------------------------------------------ Tepi kertas ------------------------------------------------------------CONTOH NOTA D1NAS KOMANDO RESIMEN MAHASISWA JAYAKARTA SATUAN RESIMEN MAHASISWA UIN JAKARTA NOTA-DINAS Nomor : ND-08/Menwa/X/2002



Kepada



: Yth. Kepala Urusan Administrasi



Dari



: Kepala Sekretariat



Perihal



: Pendistribusian Buku Sejarah Satuan



1. Menunjuk Nota Dinas Ka Urmin Nomor : ND-04/Satmenwa/V/2003 tanggal 21 Mei 2003 tentang Pendistribusia Buku Sejarah Satuan, dilaporkan bahwa berdasarkan Surat Kepala Sub Urusan Humas Nomor : B-03/Satmenwa/X/2003 tanggal 27 Mei 2003. Sekretariat Satuan telah melaksanakan Pendistribusia Buku yang dimaksud. 2. Perlu dijelaskan bahwa mengingat buku yang dikirim dari Perpustakaan Satuan baru setengah dari yang direncanakan, maka pendistribusian baru terlaksana di Staf Satuan. Untuk setengah yang belum dikirim ke Sekretariat Satuan rnenurut Kasuhur Humas masih ada perubahan/penambahan isi buku dan telah slap akan dikirim seluruhnya ke Sekretariat Satuan. 3. Dilaporkan pula bahwa untuk mendistribusikan ke Skomen Jayakarta belum tercantum dalam rincian Sekretariat Satuan, akan didukung dari cadangan buku yang ada.



Jakarta, 30 Mei 2003 KEPALA SEKRETARIAT



POPPY TISTA HERIANI NBP. 99801010822



Tembusan : 1. Komandan Satmenwa UIN Jakarta



CONTOH SURAT TELEGRAM ) 2 s.d 5 kait ) XXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXX: XXX XXXXXXX XXXXXXXXX XXXXXXXXX XXXXXX XXXXXXXX XXXXXXXXXX ) 2 kait SURAT TELEGRAM ) ) 2 kait DARI



: XXXXXX XXXXXXXXXXXX ) 1 kait



32



KEPADA : 1. XXXXX XXXXXXXXXXXX 2. XXXXXXX XXXXXX 3. XXXXXXXX XXXXXXXXXXXX ) 1 s.d 3 kait ) 1 kait NOMOR : ST/XX/MENWA/XX/20XX



TANGGAL, XX XXXXX 20XX ) 1 s.d 3 kait ) AAA TTK REF XX XXXXXX XXXXXXXXX XXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXX ) I kait BBB T1K SEHUB DGN XXXXXXXXXX XXXXXXX XXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXX ) 1 kait SATU TTK CALON XXXXXXX XXXXXXXX XXXXXXXX XXXXXXXXXXX XXXX ) 1 kait DUA TTK MENWA XXXXX XXXXXX XXXXXXX XXXXXX X XXXXX XXXXXXXX ) 1 kait CCC TTK XXXXXXXXX XXXXXXXX XXXXXXXXXX XXXXXX XXXXXXXXXXXXXX XXXXXX ) I kait SATU TTK XXXXXXXXXX XXXXXXXXX XXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX ) 1kait DDD TTK XXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXX XXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX ) I kait EEE TTK UMP TTK HBS ) 2 kait KOMANDAN XXXXXXXXXX XXXXXXXXX ) ) 3 kait ) _______ XXXXX XXXXXXXXXX __________ KOLONEL INF (PURN). NRP. XXXXXX ) ) minimal 3 kait .....................................................................tepi kertas........................................................................................



CONTOH SURAT TELEGRAM KOMANDO RESIMEN MAHASISWA JAYAKARTA SATUAN RESIMEN MAHASISWA UIN JAKARTA SURAT - TELEGRAM



DARI : DANMEN JAYAKARTA KEPADA : REKTOR/KETUA/DIREKTUR SELAKU KAMATRIK KESATUAN



KLASIFIKASI



DERAJAT : SEGERA : BIASA



TEMBUSAN : 1. GUBERNUR KDH TK I JAKARTA 2. DANREM 072/PMK 3. KABAKES LINMAS JAKARTA 4. KOORD. KOPERTIS WIL I JAKARTA 5. PARA DANSAT SE-JAYAKARTA NOMOR : ST/02/MENWA/IV20003



TANGGAL : 25 JUNI 2003



AAA



TTK



REF ST DIRJEN PERSMANVET DEPHANKAM NO : ST/9/2003 TGL 2 JUNI 2003 TTG SUSKAPIN MENWA ANGKATAN XXVIII TA. 2002/2003 TTK



BBB



TIK



SEHUB DGN REF TSB DI ATAS KMA DIBERITAHUKAN BHW DEPHAN AKAN MENGADAKAN SUSKAPIN MENWA ANGKATAN XXVIII TA. 2002/2003 DGN KETENTUAN SBG BERIKUT TTK DUA



33



SATU



TTK



CALON PESERTA DAR1 MENWA JAYAKARTA SEBANYAK SEMBILAN ORG PRIA DAN EMPAT ORG WANITA TTK



DUA



TTK



MENWA TERDAFTAR GRS MRG BERSTATUS SBG MAHASISWA PD PERTI YBS DGN MELAMPIRKAN FOTOKOPY KARTU MHS YG MSH BERLAKU TTK



TIGA



TTK



SDH MENGIKUTI SUSKALAK TTK EMPAT TTK MEMPUNYAI REPUTASI BAIK DAN AKTIF DLM BERBAGAI GIAT BAIK INTRA MAUPUN EXTRA KURIKULER DLM RANGKA MENUNJANG GIAT PER11 UK



LIMA



TTK



SEHAT JASMANI ROKHANI BERDASARKAN SRT KET DOKTER MIL TTK



ENAM



TTK



MENDPT PERSETUJUAN GRS MRG REK.OMENDASI DR PIMPINAN PERT! TTK



TUJUH



TTK



BERKELAKUAN BAIK YG DINYATAKAN OLEH PEJABAT YG BERWENANG GRS MRG KEPOLISIAN TTK



DELAPAN TTK SLAP DIARAHKAN SBG KADER PI MPINAN DI LINGKUNGAN MENWA TTK SEMBILAN TTK BERSIFAT SUKA RELA SEPULUH TTK BERSEDIA MEMATUHI KETENTUAN YG BERLAKU DAN PERATURAN DISIPLIN MENWA INDONESIA TTK CCC



TTK



PERLENGKAPAN PERORANGAN TTK DUA SATU TTK PDL DAN PDH MEN WA SESUAI DGN KETENTUAN TTK DUA



TTK



PAKAIAN OLAHRAGA DAN PERLENGKAPAN SEHARI-HARI TTK



TIGA



TTK



PAS PHOTO HITAM PUT1H UKURAN 3 X 4 SEBANYAK 3 LBR BER-PAKAIAN PDH TTK



DDD



TTK



KETENTUAN UTK RIKKES DAN TES WAWANCARA SESUAI DGN KETENTUAN UTK CALON PESERTA DHARMA BHAKTI MENWA TIM-TIM TTK



EEE



TTK



SUSKAPIN ANGKATAN XXVIII TA 2002/2003 KMA DILAKSANAKAN DI PUSDIK ART DI CIMAHI BANDUNG TTK



FFF



TTK



KEPASTIAN PELAKSANAAN AKAN DIBERITAHUKAN KMD TTK GGG TTK ST INI BERSIFAT PEMBERITAHUAN TTK



HHH



TTK



UMP TTK HBS



KOMANDAN RESIMEN JAYAKARTA



H. SOEWARNO KOLONEL INF (PURN) NRP. 23408



CONTOH PENGUMUMAN ------------------------------------------------------------------ tepi kertas --------------------------------------------------------------------------------) 2 s.d 5 kait ) XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXX ) 2 kait PENGUMUMAN Nomor : Peng – XXX / XXXXX / XX/ XXXX ) 2 kait )



34



tentang ) 2 kait ) 1.



Dasar : a. XXXXXXXXXXXXXXXX XXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX ) 1 kait b. XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX ) 1 kait 2. XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX. a. XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX ) 1 kait. b. XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX ) 1 kait. 3. XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX ) 1 kait. 4. XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX. ) 2 kait ) Dikeluarkan di : XXXXXXXXXXXXX Pada tanggal : XX XXXX XXXXXX ) 1 kait XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX ) ) 3 kait ) Kepada Yth : XXXXXXXXXXXXXX ) 1 kait NBP. XXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXX ) 1 kait Tembusan : ) 1 kait 1. XXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXX 2. XXXXXXXXXX XXXXXXXXXXX ) ) minimal 3 kait ) ........................................................................tepi kertas .....................................................................................



CONTOH PENGUMUMAN KOMANDO RESIMEN MAHASISWA JAYAKARTA SATUAN RESIMEN MAHASISWA UIN JAKARTA



PENGUMUMAN Nomor : Peng-009/Satmenwalll/2003 Tentang PEMBAGIAN JATAH KAPORLAP TA HUN 2003/2004



1.



Dasar : a. Bukti Surat Angkutan Nomor : SA-56/Satmenwa/ll/2003 tanggal 5 Pebruari 2003 dari Gudang Kaporlap Kelompok Markas Satmenwa “WIRA DHARMA”.



35



b. Bukti Penerimaan Nomor : 13/KM/KAP/II/2003 tanggal 10 Pebruari 2003 dari Kepala Sub Urusan Logistik Satmenwa “WIRA DHARMA”. 2. Diumumkan kepada seluruh anggota Satmenwa “WIRA DHARMA” yang perawatannya sesuai daftar komputer bulan Pebruari 2003 dilayani oleh Kepala Sub Urusan Administrasi Personil. dapat mengambil perlengkapan perorangan jatah tahun anggaran 2003/2004. a. Pakaian Dinas Lapangan : 1 stel perorang b. Kaos Satuan : 1 potong perorang c. Kaos kaki harian : I pasang perorang 3.



Untuk ketertiban dalam pergambilan maka tempat dan waktu diatur sebagai bcrikut : a. Hari : Hari Senin s.d Kamis b. Tanggal : 25 s.d 29 Pebruari 2003 c. Waktu : Pkl. 08.00 s.d 12.00 WIB d. Tempat : Markas Satmenwa “WIRA DHARMA”



4. Demikian untuk menjadikan periksa.



Dikeluarkan di : Jakarta Pada tanggal : 20 Pebruari 2003 KOMANDAN KELOMPOK MARKAS.



Kepada Yth



R.HANGGAREKSO NBP. 99781006230



Para Kaur di lingkungan Satmenwa UIN Jakarta Tembusan : 1. Komandan Satmenwa UIN Jakarta 2. Kamatrik UIN JAKARTA



CONTOH SURAT PENGANTAR ) 2 s.d 5 kait ) XXXXXXX XXXXXXX XXXXXXXXX XXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXX XXXXXXXXX XXXXXXXXXXX ) ) 2 kait Nomor : SP-XX/Menwa/XX/XXXX



Jakarta, XX, XX XXXX, XXXX Klasifikasi : XXXXX ) ) 2 s.d 3 kait Kepada Yth. XXXXXXXX XXXXXXXXXXXX ) 1 kait ) I kait di ) 1 kait XXXXXXXX ) ) 2 kait SURAT-PENGANTAR ) ) 2 kait



No I



MACAM/ISI 2



JUMLAH 3



KETERANGAN 4



36



XX



XXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXX



1 Buah



Dikirim dengan hormat untuk



XX



XXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXX.



I Buah



menjadikan periksa



) ) 2 kait KEPALA SEKRETARIAT ) ) 3 kait ) Tembusan :



XXXXXXXX XXXXXX NBP. XXXXXXXXXX



I. XXXXXXXXXXXXXXXXX ) ) minimal 3 kait ) -------------------------------------------------------------------- tepi kertas -----------------------------------------------------------------



CONTOH SURAT PENGANTAR KOMANDO RESIMEN MAHASISWA JAYAKARTA SATUAN RESIMEN MAHASISWA UIN JAKARTA Nornor : SP-03/Satmenwa/IX/2003 Klasifkasi ___ : Biasa



Jakarta, 10 September 2003 Kepada Yth. KOMANDAN SAT MENWA UNIV. BAYANGKARA di Jakarta



SURAT-PENGANTAR



No 1



MACAM/ISI 2



JUMLAH 3



01



Buku Kursus Dinas Staf edisi XIX tahun 2003



1 Buah



02



Buku Panduan Peserta KDS & GP 1 Angkatan XXtahun 2003



1 Buah



KETERANGAN 4 Dikirim dengan hormat untuk menjadikan periksa



KEPALA SEKRETARIAT



POPPY TISTA HERIANI NBP. 9980100822 Tembusan : 1. Rektor Univ. Bayangkara



37



CONTOH SURAT KETERANGAN ...................................................................... tepi surat ......................................................................... ) ) 2 s.d 5 kait XXXXXXX XXXXXXX XXXXXXXXX XXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXX XXXXXXXXX XXXXXXXXXXX ) ) 2 kait SURAT - KETERANGAN Nomor Sket-XX/Satmenwa/XXXX ) ) 2 kait WIDYA CASTRENA DHARMA SIDDHA ) 1 kait Yang XXXXXXXX XXXXXXXXX XXXXXXXXX XXXXXXXXX XXXXXXXXXX XXXXXXXXXXX XXXXXXXXXX XXXXXXXXX: ) 1 Kait Na ma : XXXXXXXXXXXXXXXX Umur : XX tahun Agama : XXXXX No. Mhs/Fak/Jur : XXXXXXX / XXXXXXX / XXXXXX Nomor Buku Pokok : XXXXXXX Kesatuan/Perti : XXXXXXX Jabatan : XXXXXXX ) 1 kait adalah XXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXX XXXXXXXXX XXXXXXXXXX XXX XXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXX XXXXXXX XXXXX XXXXXXXXXX XXXXXXXXXXX XXX XXXXXXXX. I kait Keterangan lain. : XXXXXXXXX XXXXXXXXX XXX XXXXXXXX XXXXXXXX XXXXXXXXX XXXXXXXX XX XXXXXXXXXX XXXXXXXXXX XXXXXXXXXX XX XXXXXXXXXX XX XXXX XXXXXXXXXX.XXXXXXXXXXX XXXXXXXXX. I kait Dernikian XXXXXXXXXX?' XXXXXXXXXX XXXXXXXXX XXXXXXXXX XXXXXXXXXX XXXXX XXXXXXXXX XXXXXXXXXXX XXXXXXXX XXXXXXXX. ) ) 2 kait Dikeluarkan di : XXXXXXXXXX Pada tanggal_ _: _XXXXXXX XXXX ) I kait KOMANDAN XXXXXXXX XXXXXXXXXXXXX ) ) 3 kait ) XXXXXX XXXXXXX NBP. XXXXXXXXXXX ) ) minimal 3 kait ....................................................................... tepi kertas ........................................................................................



CONTOH SURAT KETERANGAN KOMANDO RESIMEN MAHASISWA JAYAKARTA SATUAN RESIMEN MAHASISWA UIN JAKARTA



SURAT-KETERANGAN Nomor : Sket-007/Satmenwa/IX/2003



WIDYA CASTRENA DHARMA SIDDHA Yang bertanda tangan di bawah ini, Komandan Satmenwa “WIRA DHARMA” UIN JAKARTA menerangkan bahwa :



38



Nama : Semar Bodro Noyo Umur : 23 tahun Agama : Islam No. Mhs/Fak/Jur : 01164032/FT/ELKO Nornor Buku Pckok : 02831010955 Kasatuan/Perti : Satmenwa “WIRA DHARMA” / UIN JAKARTA Jabatan : Dan Sub Pok X Bahwa yang bersangkutan benar-benar masih tercatat sebagai anggota Satmenwa “WIRA DHARMA” dengan jabatan Kepala Sekretariat dan mempunyai dedikasi balk. Keterangan lain : Surat Keterangan ini dibuat sebagai syarat untuk mengajukan pennohonan bea siswa dari Bapak Probosutejo, guna menunjang keberhasilan studinya. Demikian Surat Keterangan ini diberikan kepada yang bersangkutan untuk digunakan sebagaimana mestinya. Dikeluarkan di : Pada tanggal



Jakarta :



10 Agustus 2003



KOMANDAN SATUAN MENWA “WIRA DHARMA”



PANDAWA NBP. 98781009468



CONTOH SURAT IZIN ................................................................... tepi kertas ............................................................................. ) ) 2 s.d 5 kait XXXXXXX XXX XXXX XXXXXXXXX XXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXX XXXXXXXXX XXXXXXXXXXX ) 2 kait SURAT-IZIN Nomor : SI-XX/Satnenwa/XXX/XXXX ) 2 kait Dasar : 1. Surat XXXXXXXXXXX XXXXXXXXXX XXXXXXXX XXXXXX XX XXXX XXXXXXXXXX XXXXXXXXXXX XXXXXXX. ) I kait 2. Surat XXXXXXXXXXX XXXXXXXXXX XXXXXXXXX XXXXXX XXXXXXXX XXXXXXXXXXX ) ) 2 kait Pertimbangan : XXXXXXXX XXXXXXXXXX XXXXXXXXX XXXXXXXX XXX ) ) 2 kait DIIZINKAN ) 2 kait Kepada : N a m a : XXXXXXXXXXXXXXXXX NBP : XXXXXXXXXXX Jabatan : XXXXXXXX XXXXXXXXXX Kesatuan : XXXXXXXX XXXXXXXXXX ) ) 2 kait Untuk : XXX XXXXXX XXXX XXXXXXX XXXXXXXXXXXXXX XXXXXXX XXXXXX XXXXXXXXX XXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXX 1. XX)cXXXX XXXXXXXX XXXXXXXX XXXXXXXXXXX ) 1 kait



39



Untuk



2. XXXXXXXXXXX XXXXXXXX XXXXXXXX ) ) 2 kait : XXXXXXXXXXXX XXXXXXXX XXXXXXXXXXXX ) 2 kait Dikeluarkan di : XXXXXXXXXX Pada tanggal : X ) 1 kait KOMANDAN XXX XXXXXXXXXX ) ) 3 kait ) XXXXXXX XXXXXX NBP. XXXXXXXXXXX



Tembusan :



XXXXX



XXXX



1. XXXXXXX XXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXX XXX ) minimal 3 kait -------------------------------------------------------------------- tepi kertas ----------------------------------------------------------------



SURAT-121N Nomor : SI-04/Satmenwa/IX/2003



Dasar



: 1. Surat Keputusan Rektor UIN JAKARTA Nomor : 081PT/A/X/2003 tanggal 12 Juni 2003, tentang Pergantian Pengurus Senat Mahasiswa Perguruan Tinggi UIN JAKARTA. 2.Surat Permohonan Pengajuan Calon Pengurus Senat Mahasiswa Perguruan Tinggi Universitas lndrakila.



Pertimbangan



:



Bahwa tidak ada keberatan untuk menyetujui permohonan tersebut.



DIIZINKAN



Kepada



:



N a m a : Poppy Tista Heriani N B P. : 99801010822 Jabatan : Kepala Sekretariat Kesatuan : Satmenwa UIN JAKARTA



Untuk



: Duduk sebagai pengurus Senat Mahasiswa Perguruan Tinggi UIN JAKARTA dengan ketentuan sebagai berikut : 1. Tidak mengganggu pelaksanaan tugas pokok sebagai Staf Satmenwa X/ Bayajaya. 2. Tidak menyalahgunakan kedudukannya sebagai anggota Resimen Mahasiswa 3. lzin ini berlaku untuk jangka waktu sate tahun sesuai dengan mass berlaku pengurus Senat Mahasiswa 2003/2004



Untuk diindahkan dan dilaksanakan.



Dikeluarkan di Pada tanggal



: :



Jakarta 3 Oktober 2003



KOMANDAN SATUAN MENWA X\BAYAJAYA



PANDAWA NBP. 98781009468 Tembusan : 1. Rektor UIN JAKARTA



40



CONTOH SURAT IZIN JALAN --------------------------------------------------------------------- tepi kertas ........................................................................ ) ) 2 s.d 5 kait XXXXXXX XXXXXXX XXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXX XXXXXXXXXXX ) ) 2kait SURAT IZIN JALAN Nomor : SIJ-XXX/Satmenwa/XX/XXXX ) ) 2 kait WIDYA CASTRENA DHARMA SIDDHA ) I kait 1. Diberikan kepada : ) I kait Nama : XXXXX XXXXXXXXXXXXX Umur : XX tahun Agama : XXXXXXX No. Mhs/Fak/Jur : XXXXXXXX/XXXXXXX/XXXXXXX Nomor Buku Pokok : XXXXXXXXXXXX Kesatuan/ Perti : XXXXXXXXX XXXXXXXXX / XXXXXXXXXXXXX Jabatan : XXXXXXX XXXXXXXXXX ) ) 2kait 2. Keterangan Perjalanan : ) 1kait Tujuan : XXXXXXXX Keperluan : XXXXXXXXX XXXXXXXX XXXXXXX XXXXXXXXX Berangkat : XX XXXXXX XXXX Kembali : XX XXXXXX XXXX Pengikut : 1 orang Nama : XXXXXXXXXXXXXX NBP/Jabatan : XXXXXXXXXXX / XXXXXXXXXLain-lain : - Menggunakan XXXXXXXXXXX XXXXXXX - Membawa XXXXXXXXXX XXXXXXXXX ) ) 2 kait 3. Demikian XXXXXXXXX XXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXX XXXXXXXXXX XXX ) ) 2 kait Dikeluarkan di : XXXXXXXXXX Pada tanggal : XX XXXXXXXX ) I kait KOMANDAN XXXXXXXX XXXXXXXXX ) ) 3 kait ) Tembusan : XXXXXX _____ XXXXXX NBP. XXXXXXXXXXX 1. XXXXXXXXXXXXXXXX ) minimal 3 kait --------------------------------------------------------------------- tepi kertas ------------------------------------------------------------------



41



CONTOH SURAT IZIN JALAN KOMANDO RESIMEN MAHASISWA JAYAKARTA SATUAN RESIMEN MAHASISWA UIN JAKARTA



SURAT IZIN JALAN Nomor : SIJ-024/Menwa/IX/2003



WIDYA CASTRENA DHARMA SIDDHA 1. Diberikan kepada Nama : DAMARWULAN Umur : 22 tahun Agama : Islam No. Mhs/Fak/Jur : 00164046/FT/Teknik Mesin Nomor Buku Pokok : 01801010431 Kasatuan/Perti : Satmenwa “WIRA DHARMA” / Universitas lndrakila Jabatan : Kepala Urusan Pendidikan dan Latihan 2. Keterangan Perjalanan : Tujuan : Bandung Keperluan : Menghubungi Pembicara dan Mencari Dana dalam rangka Kursus Dinas Staf dan Geladi Posko I Menwa Tingkat Nasional Angkatan XX tahun 2003. Berangkat : 1 September 2003 Kembali : 5 September 2003 Pengikut : 1 orang Nama : SABDO PALON NBP/Jabatan : 01821007225 / Anggota Lain-lain : - Menggunakan kendaraan umum - Membawa keperluan pribadi. 3. Demikian Surat Izin Jalan ini diberikan kepada yang bersang-kutan untuk diperlukan sebagaimana inestinya, serta menjadi periksa bagi pihak yang uerwenang. Dikeluarkan di Jakarta Pada tanggal ________________________ 1 Oktober 2003 KOMANDAN SATUAN RESIMEN MAHASISWA



PANDAWA NBP. 9878009468 CONTOH BUKTI PEMINJAMAN KOMANDO RESIMEN MAHASISWA JAYAKARTA SATUAN RESIMEN MAHASISWA UIN JAKARTA BUKTI PEMINJAMAN BARANG Nomor : PB-022/Satmenwa/IX/2003 1.



Yang bertanda tangan di bawah ini : Nama : .......................................................... No. Mhs/NBP/NIP : .......................................................... Kesatuan/Unit : .......................................................... Jabatan : .......................................................... Perti/Sekolah : ..........................................................



2. Adalah benar-benar telah meminjam barang dari Markas Komando Resirnen Mahasiswa Satmenwa “WIRA DHARMA” berupa : a. ......................... sebanyak ......................... buah b. ......................... sebanyak ......................... buah c. ......................... sebanyak ......................... buah



42



d. ......................... sebanyak ......................... buah 3. Demikian untuk menjadikan periksa, dan barang tersebut di atas diambil pada tanggal dan berjanjiakan dikembalikan pada tanggal dan barang yang hilang dan rusak menjadi tanggung jawab peminjam.



Jakarta, XXXXXXX, XXXX Mengetahui/Mengizinkan



Peminjam



NAP/NIP/IDT. LAIN



NBP/NIP/IDT. LAIN



BUKTI PENGEMBALIAN BARANG Nomor : PB-022/Satmenwa/IX/2003 Telah kami kembalikan barang-barang yang kami pinjam dari Markas Komando Mahasiswa Satmenwa “WIRA DHARMA” pada tanggal dalam keadaan balk, berupa : a.................. sebanyak .............. buah b ................ sebanyak .............. buah c .................. sebanyak .............. buah d ................ sebanyak .............. buah Jakarta , .......................... Penerima



Peminjam



NBP/NIP/IDT. LAIN



NBP/NIP/IDT. LAIN CONTOH LEMBAR DISPOSISI



KOMANDO RESIMEN MAHASISWA JAYAKARTA SATUAN RESIMEN MAHASISWA UIN JAKARTA LEMBAR DISPOSISI No. Surat : ............................... TANGGAL : ............................... D A R I : ...............................



No. AGENDA : ............................... TERIMA TANGGAL : ............................... AJUKAN TANGGAL: ...............................



AJUKAN KEPADA : YTH. DAN/WADAN/KAUR ............................... BAGIAN STAF



PARAF



DISPOSISI



MASUK ARSIP TANGGAL :



CONTOH- CONTOH KOLOM BERBAGAI MACAM BUKU : KOLOM-KOLOM DIBAWAH INI TIDAK MUTLAK, TETAPI DAPAT DIKEMBANGKAN MENURUT KEBUTUHAN DAN KONDISI. 1. BUKU TAMU HARI/ NO WAKTU TGL



NAMA



JABATAN



ALAMAT/ INSTANSI



KEPER LUAN



PARAF



KET



43



TAMU



PIKET



2. BUKU PIKET NO



HARI/ TGL



WAKTU



NAMA



JABATAN



KEGIATAN/ KEJADIAN



TANDA TANGAN



KET



3. BUKU EKPEDISI NO



ALAMAT TUJUAN



NO. SURAT



PERIHAL



TGL KIRIM



TTD



PENERIMA NAMA



4. BUKU AGENDA SURAT NO



NO. AGENDA



NO. SURAT



TGL MASUK



TGL SURAT



DARI



ISI SURAT



UNTUK



AJUKAN TGL



5. BUKU AGENDA SURAT KELUAR NO



NO. AGENDA



NO. SURAT



TGL SURAT



TUJUAN



ISI SURAT



TGL KIRIM



KET



6. BUKU KERJA NO



KEGIATAN



HARI TGL



URAIAN KEGIATAN



PENANGGUNG JAWAB



NO. INV BARANG



JUMLAH



TEMPAT



PESERTA



KET



7. BUKU INVENTARIS NO



NAMA BARANG



KEADAAN



KET



44



8. BUKU PRESTASI KEGIATAN NO



KEGIATAN



HARI/TGL



TEMPAT



URAIAN KEGIATAN



KET



TANGGAL



URAIAN



MASUK



KELUAR



SALDO



9. BUKU KAS NO



10. BUKU PEMINJAMAN BARANG



NO



NAMA BARANG



JML



KELUAR



PEMINJAM



TGL



TTD



KEMBALI TGL



KET TTD



11. BUKU INDUK NO



NAMA (FOTO)



TGL LAHIR



NIM/ NBP



JUR/ FAK



ALAMAT



ORTU



PENDIDIKAN KUALIFIKASI



KET



12. BUKU HER REGISTRASI NO



NO. HER SATUAN)



NAMA



NIM/ NBP



JBTN



ALAMAT



PENDIDIKAN KUALIFIKASI



TGL HER



NO. KTA



KET



45



BAB II PENUTUP Petunjuk Pelaksanaan Administrasi umum ini untuk dijadikan pedoman dasar bagi Organisasi Resimen Mahasiswa.



Ditetapkan di Pukul Pada tanggal



: Jakarta : _________WIB : _____________2010



PIMPINAN SIDANG KOMISI E RAKOMNAS II PEMBAHASAN MINU MENWA INDONESIA TAHUN 2010



Ketua



_________________________ NBP.



Sekretaris



________________________ NBP.



46