K7 - Penentuan Kebutuhan Diklat, Tujuan Diklat Dan Strategi Diklat [PDF]

Citation preview

PAPER “PERSIAPAN DIKLAT DARI SEGI EDUKATIF” (Penentuan Kebutuhan Diklat, Tujuan Diklat dan Strategi Diklat) (Paper ini Disusun Untuk Memenuhi Tugas Kelompok Mata Kuliah Manajemen Diklat yang Diampu oleh Dr. Erny Roesminingsih, M. Si. dan Windasari, S. Pd., M. Pd)



Disusun oleh : Leila Efrilla



NIM



18010714001



Chosyiafatul Agata Dwi Putri



NIM



18010714017



Lili Apriyanti



NIM



18010714026



UNIVERSITAS NEGERI SURABAYA FAKULTAS ILMU PENDIDIKAN JURUSAN MANAJEMEN PENDIDIKAN 2020



BAB I PENDAHULUAN



A. Latar Belakang Dewasa ini permasalahan sering muncul di lembaga pendidikan maupun perusahaan. Bentuk dari masalah tersebut tidak luput dari kesalahan/ kurangnya para anggota organisasi dalam melaksanakan tugas dan fungsinya. Untuk mengatasi hambatan tersebut, tentunya dibutuhkan pelatihan yang berguna menambah kemampuan/skill para anggota dalam menjalankan tugasnya. Pelatihan dapat diartikan sebagai proses belajar yang menekankan praktek daripada teori, dengan mengunakan berbagai macam pendekatan sesuai kebutuhan organisasi. Sebuah pelatihan diharapkan bisa menjawab permasalahan individu atau dapat menutupi kesenjangan kondisi organisasi dengan harapan organisasi. Dalam membuat program pelatihan, sebaiknya penyelenggara memahami betul kebutuhan apa saja yang diperlukan individu untuk mengatasi permasalahan tersebut dan jangan terpacu pada proyek tanpa melihat dampak dari hasil pelatihan diklat. Kegiatan pelatihan bertujuan untuk menambah pengetahuan, keterampilan, kemampuan kerja serta perilaku individu maupun kelompok organisasi. Untuk itu kegiatan pelatihan yang diselenggarakan organisasi harus di susun sedemikian rupa, supaya memberikan manfaat sesuai tujuan pelaksanaanya. Persiapan diklat dapat dilakukan dengan penentuan kebutuhan, kemudian menyusun program diklat sesuai metode pelaksanaanya. Sebelum melaksanakan kegiatan diklat, penyelenggara perlu mendesain program pelatihan mulai dari awal hingga akhir. Tujuan adanya desain tersebut, supaya hasil dari program bermutu dan bisa menjawab kebutuhan peserta dan organisasinya. Selain itu penyelenggara bisa menentukan strategi yang akan dilaksanakan guna menjawab permasalahan. B. Sub Pembahasan 1. Penentuan Kebutuhan Diklat 2. Penentuan Tujuan Diklat 3. Penentuan Strategi Diklat



BAB II PEMBAHASAN A. Penentuan Kebutuhan Diklat dari Segi Edukatif Diklat merupakan proses penambahan pengetahuan maupun keterampilan yang bertujuan menghasilkan perubahan secara signifikan. Menurut Simamora (1995) dalam (Ngindana & Hermawan, 2019) bahwa pelatihan diklat merupakan rangkaian kegiatan yang berfungsi meningkatakan keterampilan, keahlian,pengetahuan, pengalaman serta perubahan perilaku individu maupun organisasi. Tentunya untuk melaksanakan kegiatan diklat, penyelenggara harus menganalisis kebutuhan apa saja yang diperlukan supaya tepat sasaran sesuai kebutuhan perusahaan. Identifikasi dan analisis kebutuhan atau Training Need Assessment (TNA) merupakan langkah pertama yang dilakukan untuk melihat sejauh mana hambatan/ permasalahan yang muncul, sehingga kedepanya target sesuai dengan kebutuhan tujuan perusahaan. Secara umum analisis kebutuhan diklat merupakan proses pengumpulan data yang bertujuan mengidentifikasi bidang-bidang yang perlu diperbaiki guna mencapai efektifitas tujuan pelatihan. Menurut lembaga administrasi negara (2003: 8) analisis kebutuhan diklat merupakan upaya mengidentifikasi ketimpangan antara sasaran target dengan keadaan nyata. Mangkunegara (2003) menyatakan bahwa analisis kebutuhan diklat merupakan proses pengumpulan data dari berbagai macam sumber yang berfungsi sebagai referensi pemecah masalah. Bentuk informasi tersebut berfungsi membantu perusahaan dalam menganalisis anggaran, jadwal serta sumber daya pendukung tercapainya tujuan organisasi. Jadi dapat dikatakan bahwa analisis kebutuhan diklat merupakan unsur utama yang sangat penting, dimana berfungsi untuk merencanakan/ desain pelatihan seperti kondisi yang dibutuhkan perusahaan, seperti tema , tujuan, sasaran/target, kelompok sasaran, pendekatan, metode, teknik, serta evaluasi program diklat yang diselenggarakan. Langkah-langkah analisis kebutuhan diklat dapat dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut. 1.



Mengidentifikasi dan menggambarkan kesenjangan kebutuhan peserta diklat, mencakup tingkat kemampuan pengetahuan, keterampilan, sikap dibandingkan dengan standar.



2.



Menganalisis sebab-sebab kesenjangan,



3.



Mengidentifikasi kesenjangan pelaksanaan kerja yang didasarkan pada kurangnya pengetahuan, keterampilan dan sikap perilkau anggota organisasi,



4.



Menentukan solusi yang tepat guna menimalisir kesenjangan tersebut



5.



Menggambarkan pelaksanaan tugas.



Adapun penentuan kebutuhan diklat yang efektif menurut Barbazette dalam Vetty Ilona (2018) ialah 1. Mengumpulkan ragam informasi Merupakan unsur penting, karena dengan perolehan informasi maka penyelenggara diklat dapat menganalisis kebutuhan para peserta diklat. Sehingga kegiatan pelatihan tersebut tepat sasaran



menjawab



permasalahan anggota organisasi dalam mencapai efektifitas kinerjanya. 2. Analisis kebutuhan Pada tahap ini perlu adanya kolaborasi antara penyelenggara diklat dengan organisasi yang dinaungi, sehingga timbul kerjasama yang efesien dalam menjawab persoalan perserta diklat. Hal yang dilakukan pada proses ini ialah mengintrepretasikan informasi tersebut dan membuat kesimpulan 3. Membuat rencana pelatihan Setelah mengintrepretasikan informasi dan membuat kesimpulan, maka langkah selanjutnya ialah membuat rencana pelatihan. Rencana yang dibuat harus memperhatikan kebutuhan peserta diklat, sehingga capaianya bisa tepat sasaran. Tepat dalam arti bisa membawa perubahan kemampuan pengetahuan dan keterampilan anggota peserta diklat. B. Penentuan Tujuan Diklat Tujuan merupakan inti dari program diklat itu sendiri. Tujuan diklat dari segi edukatif berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 101 Tahun 2000 Tentang Pendidikan dan Pelatihan Jabatan Pegawai Pasal 2 dan 3 adalah sebagai berikut. 1. Peningkatan



pengetahuan,



keterampilan,



dan



sikap



untuk



dapat



melaksanakan tugas jabatan secara operasional dengan dilandasi kepribadian etika pegawai negeri sipil sesuai dengan kebutuhan instansi, 2. Menciptakan aparatur yang mampu berperan sebagai pembaharu dan perekat persatuan dan kesatuan bangsa,



3. Memantapkan sikap dan semangat kepribadian yang berorientasi pada pelayanan, pengayoman, pemberdayaan masyarakat, 4. Menciptakan kesamaan visi dan dinamika pola berpikir dalam melaksanakan tugas pemerintahan dan pembangunan demi terwujudnya pemerintahan yang baik. Penetapan tujuan diklat merupakan pedoman dan prosedur dalam upaya mencapai apa yang diharapkan. Yang diharapkan dalam pelaksanaan program diklat ialah perubahan dari peserta diklat sebagaimana yang diinginkan organisasi atau orang-orang tersebut. Tujuan merupakan hasil akhir dari suatu tindakan baik yang dikehendaki oleh peserta diklat atau yang dikehendaki oleh kegiatan tersebut. Dalam diklat ada penjabaran tujuan institusional, kurikulum dan tujuan instruksional. Tujuan institusional merupakan misi organisasi yang biasanya bersifat luas, abstrak, dan kualitatif berjangka panjang. Sedangkan tujuan instruksional adalah tujuan pembelajaran. Tujuan pembelajaran diklat merupakan pelaksanaan (perilaku) seseorang dalam melaksanakan tugasnya setelah selesai diklat yang diukur dari adanya perubahan pengetahuan, sikap dan keterampilan. Tujuan instruksional memiliki karakteristik yang bersifat khusus, terukur, dan dapat diamati. Langkah menentukan tujuan instruksional umum yaitu dengan menentukan kompetensi umum yang akan dikuasai oleh peserta setelah diklat berakhir. Langkah ini perlu memeriksa apa saja yang menjadi indikator keberhasilan peserta diklat dan apa saja kompetensi umum yang harus dikuasai peserta, kompetensi umum berupa hasil belajarnya, proses belajarnya dan penguasaan pengetahuannya. Langkah menentukan tujuan instruksional dengan cara sebagai berikut. 1. Menentukan sasaran peserta diklat, 2. Menentukan kompetensi atau perilaku yang diharapkan dapat dicapai oleh peserta setelah diklat, 3. Menentukan batasan atau alat yang diberikan kepada peserta saat ia tes, dan 4. Menentukan tingkat keberhasilan peserta diklat dalam mencapai perilaku yang diharapkan.



Dengan menentukan tujuan diklat, pelaksana diklat dapat memperoleh manfaat sebagai berikut. 1. Mempermudah dalam merancang program atau kegiatan pelatihan 2. Mempermudah menyusun tujuan pembelajaran 3. Mempermudah dalam mengembangkan instrumen tes 4. Dapat dijadikan alat atau tolok ukur untuk evaluasi program dan bahan pelatihan 5. Dapat dijadikan alat untuk menentukan strategi pembelajaran, isi garis besar dan urutan mata pelajaran serta metoda dan media pembelajaran 6. Dapat dijadikan alat bantu atau fokus bagi peserta untuk mengarahkan perhatiannya kepada hasil-hasil pelajaran dan perilaku yang diharapkan C. Penentuan Strategi Diklat Menurut Mitzberg (1995) strategi ialah sebuah pola atau rencana yang mengintegrasikan tujuan-tujuan utama organisasi, kebijakan, dan urutan kegiatan menjadi suatu kesatuan. Stretegi menurut Wright dalam Noe dkk (2011) merupakan salah satu alat atau tindakan yang digunakan oleh manajemen untuk mencapai kinerja yang konsisten dengan misi dan tujuan organisasi. Dari dua pengertian di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa strategi adalah pola/rencana atau alat dan tindakan oleh manajemen untuk mengintegrasikan tujuan organisasi sehingga dapat tercapainya kinerja yang konsisten dari organisasi. Strategi diklat adalah dasar penentuan selanjutnya bagi langkah-langkah yang akan dilaksanakan dalam proses penyelanggaraan diklat dari segi edukatif. Salah satu faktor yang ikut menentukan efektivitas pelaksanaan program pendidikan pelatihan adalah ketepatan penggunaan strategi atau teknik pelaksanaan pelatihan. Pemilihan strategi bukan pekerjaan yang mudah karena belum tentu ada strategi yang tepat untuk berbagai situasi. Penggunaan strategi pelatihan bergantung waktu, tempat, bahan, dan peserta pelatihan. Strategi diklat menurut Zaltman dalam Daryanto dan Bintoro (2014) ada empat, antara lain sebagai berikut. 1. Strategi Fasilitatif Strategi pelaksanaan diklat dengan mengutamakan penyediaan fasilitas dengan maksud agar program diklat akan berjalan dengan mudah dan lancar.



Strategi fasilitatif dapat dilaksanakan dengan tepat dengan memperhatikan beberapa hal sebagai berikut. a. Mengenal masalah atau kebutuhan diklat serta menyadari perlunya mencapai tujuan diklat. b. Merasa perlu adanya perubahan dan perbaikan. c. Bersedia menerima bantuan dari luar dirinya. d. Memiliki kemampuan untuk beradaptasi dalam usaha t atau memperbaiki dirinya. Strategi fasilitatif kurang efektif apabila digunakan pada kondisi sasaran perubahan yang sangat kurang untuk menentang adanya perubahan dan perbaikan. Oleh karena itu strategi fasilitatif sebaiknya diiringi dengan program atau upaya untuk membangkitakan kesadaran pada client (sasaran diklat) akan perlunya perubahan dan perbaikan serta memanfaatkannya semaksimal mungkin. 2. Strategi Re-edukatif Strategi re-edukatif diklat merupakan pemberian pelatihan sebagai upaya atau pemahaman kembali tentang halyang pernah dipelajari di waktu lalu agar tercipta individu atau kelompok yang lebih matang. Menggunakan strategi re-edukatif berarti mengadakan perubahan diri peserta dengan cara menyampaikan fakta dengan maksud agar peserta akan menggunakan fakta atau informasi itu untuk menentukan tindakan yang akan dilakukan. Strategi re-edukatif dapat dilaksanakan dengan tepat dengan memperhatikan beberapa hal sebagai berikut. a. Digunakan untuk menanamkan prinsip yang perlu dikuasai disertai dengan keterlibatan berbagai pihak. b. Digunakan untuk menjaga peserta agar tidak menolak perubahan dirinya atau justru malah kembali ke keadaan sebelumnya.. Strategi akan kurang efektif jika tidak tersedia sumber yang cukup untuk menunjang kegiatan diklat serta digunakan tanpa dilengkapi dengan strategi yang lain. 3. Strategi Bujukan Strategi bujukan program diklat artinya untuk mencapai tujuan diklat dengan cara membujuk (merayu), agar sasaran perubahan (peserta diklat) mau mengikuti perubahan untuk dirinya yang telah direncanakan. Sasaran diklat diajak untuk



mengikuti perubahan dengan cara memberikan alasan, mendorong, atau mengajak untuk mengikuti contoh yang diberikan. Strategi bujukan dapat berhasil berdasarkan alasan yang rasional, pemberian fakta yang akurat, tetapi mungkin juga justru dengan fakta yang salah sama sekali atau bisa dikatakan rayuan gombal. Tentu saja yang terakhir ini hasilnya tidak akan tahan lama bahkan untuk selanjutnya akan merugikan. Strategi bujukan tepat dilakukan apabila berada pada tahap evaluasi atau legitimasi dalam proses pengambilan keputusan untuk menerima atau menolak perubahan atas diri peserta. Selain itu strategi bujukan tepat jika masalah dianggap kurang penting atau jika cara pemecahan masalah kurang efektif serta pelaksana program perubahan tidak memiliki alat kontrol secara langsung terhadap klien. 4. Strategi Paksaan Strategi paksaan dalam diklat dengan cara memaksa sasaran diklat untuk mencapai tujuan perubahan. Hal yang dipaksa merupakan bentuk dari hasil target yang diharapkan. Strategi paksaan perlu mempertimbangkan beberapa hal, antara lain sebagai berikut. a. Strategi paksaan dapat digunakan apabila partisipasi perubahan diri peserta diklat rendah. b. Perserta tidak merasa perlu berubah atau tidak menyadari akan adanya perubahan karena makin bertambahnya tantangan. c. Strategi paksaan tidak efektif jika peserta diklat tidak memiliki sarana penunjang untuk mengusahakan perubahan dalam diri peserta diklat dan pelaksana diklat juga tidak mampu mengadakannya. d. Strategi paksaan tepat digunakan jika tujuan yang diharapkan harus terwujud dalam waktu yang singkat. Artinya tujuan perubahan harus segera tercapai. Dalam pelaksanaan diklat juga bisa melakukan kombinasi antara berbagai macam strategi, disesuaikan dengan tahap pelaksanaan diklat serta kondisi dan situasi peserta diklat pada berlangsungnya proses pengambilan keputusan untuk menerima atau menolak tujuan diklat. Para Profesional Pendidik dan Tenaga Kependidikan harus mengenal dan memahami berbagai macam strategi ini, hal



ini akan sangat berpengaruh pada pola atau metoda dalam melaksanakan tugasnya sehari-hari. Kebijaksanaan pempimpin dan pemilihan strategi diklat merupakan aspek yang akan mewarnai seluruh program diklat. Kemampuan mengatisipasi keadaan organisasi akan membawa pengaruh yang besar terhadap kemampuan menetapkan strategi diklat.



BAB III PENUTUP Diklat merupakan proses penambahan pengetahuan maupun keterampilan yang bertujuan menghasilkan perubahan secara signifikan untuk melaksanakan kegiatan diklat, penyelenggara harus menganalisis kebutuhan apa saja yang diperlukan supaya tepat sasaran sesuai kebutuhan perusahaan Secara umum analisis kebutuhan diklat merupakan proses pengumpulan data yang bertujuan mengidentifikasi bidang-bidang yang perlu diperbaiki guna mencapai efektifitas tujuan pelatihan adapun kebutuhan diklat menurut barbazette dalam Ilona (2018) mengumpulkan ragam informasi , analisis kebutuhan , dan membuat rencana pelatihan. Tujuan dari diklat dari segi edukatif peningkatan pengetahuan, menciptakan aparatur, memantapkan sikap dan semangat,, dan menciptakan visi yang sama adapun strategi dalam diklat merupakan pola/rencana atau alat dan tindakan oleh manajemen untuk mengintegrasikan tujuan organisasi sehingga dapat tercapainya kinerja yang konsisten dari organisasi. menurut Zaltman dalam Daryanto dan Bintoro (2014) ada empat strategi yaitu strategi fasilitatif, strategi re-edukatif, strategi bujukan, dan strategi paksaan



DAFTAR PUSTAKA Daryanto dan Bintoro. 2014. Manajemen Diklat. Yogyakarta: Gava Media Mintzberg, Henry, James Brian Quinn, dan John Voyer. 1995. The Strategy Process. Prentice-Hall, Inc. Ngindana, R., & Hermawan, R. (2019). Analisis Kebutuhan Diklat Pegawai Negeri Sipil Berbasis Kesenjangan Kerja Unit Kerja Di Lingkungan Pemerintah Kota Mojokerto. Jurnal Inovasi Ilmu Sosial Dan Politik (JISoP), 1(1), 1–11. Noe, Raymond A., John R. Hollenbeck., Barry Gerhart and Patrick M. Wright. 2011. Fundamentals of Human Resource Management. New York: McGraw Hill. Peraturan Pemerintah Nomor 101 Tahun 2000 Tentang Pendidikan dan Pelatihan Jabatan Pegawai Pasal 2 dan 3