Kabid Pengadaan Dan Informasi Kepegawaian [PDF]

Citation preview

INFORMASI JABATAN 1. 2. 3.



4.



Nama Jabatan : Kepala Bidang Pengadaan dan Informasi Kepegawaian Kode Jabatan : Unit Organisasi : - Eselon I :- Eselon II : Badan Kepegawaian, Pendidikan dan Pelatihan - Eselon III :- Eselon IV :Kedudukan Dalam Struktur Organisasi :



Kepala Badan



Sekretaris



Kabid Pengadaan dan Informasi Kepegawaian



Kabid Pengembangan dan Mutasi



Kabid Penilaian Kinerja dan Kesejahteraan ASN



Kasubbid Pengadaan dan Pemberhentian



Kasubbid Data dan Informasi Kepegawaian



5.



Ikhtisar Jabatan : Memimpin pelaksanaan urusan pengadaan, pemberhentian, pengelolaan data dan informasi kepegawaian sesuai dengan tugas dan fungsinya.



7.



Uraian Tugas : a. Merumuskan program pada Bidang sesuai dengan Rencana Strategis Badan sebagai bahan pedoman pelaksanaan kegiatan pada Bidang. Tahapan : 1) Mempelajari peraturan perundang-undangan yang berlaku sebagai rujukan penyusunan program; 2) Mempelajari target kinerja yang telah ditetapkan dan capaian target tahun sebelumnya; 3) Mendiskusikan rencana program Bidang dengan Pejabat di bawahnya; 4) Menyinkronkan dengan renstra kementerian/lembaga, renstra propinsi, RPJMD dan renstra Badan; 5) Menyusun rancangan program Bidang; 6) Mengkonsultasikan rancangan program Bidang dengan atasan; 7) Menyempurnakan dan menyampaikan rancangan program bidang sesuai saran atasan; 8) Menyampaikan rancangan program dan kegiatan Bidang kepada atasan;



Page 1 of 10



b. Mendistribusikan tugas, memberi petunjuk dan menyelia pelaksanaan kegiatan/tugas Pejabat di bawahnya pada Bidang sesuai dengan program Bidang agar pelaksanaan program dapat berjalan dengan baik. Tahapan : 1) Mengidentifikasi rencana kegiatan masing-masing Subbidang; 2) Mendistribusikan tugas dan kegiatan sesuai dengan tupoksi masing-masing Subbidang; 3) Memberi arahan terhadap pelaksanaan tugas/kegiatan yang akan dilaksanakan oleh Pejabat di bawahnya; 4) Menentukan target waktu penyelesaian; 5) Memeriksa laporan pelaksanaan kegiatan yang telah disusun oleh Pejabat di bawahnya; c. Merumuskan rancangan kebijakan pengadaan, pemberhentian dan informasi kepegawaian. Tahapan: 1) Mempelajari dan memahami peraturan perundang-undangan yang berlaku terkait dengan pengadaan, pemberhentian dan informasi kepegawaian; 2) Menganalisis bahan rancangan kebijakan pengadaan, pemberhentian dan informasi kepegawaian; 3) Mengoordinasikan perumusan rancangan kebijakan pengadaan, pemberhentian dan informasi kepegawaian; 4) Mengkonsultasikan rancangan kebijakan pengadaan, pemberhentian dan informasi kepegawaian kepada atasan; 5) Menyempurnakan rancangan kebijakan pengadaan, pemberhentian dan informasi kepegawaian sesuai arahan atasan; 6) Menyampaikan rancangan kebijakan pengadaan, pemberhentian dan informasi kepegawaian kepada atasan. d. Mengoordinasikan penyelenggaraan kegiatan pengadaan, penyelesaian administrasi pengangkatan ASN dan pengambilan sumpah janji. Tahapan : 1) Menganalisis inventarisasi kebutuhan, jenis dan jumlah jabatan untuk pelaksanaan pengadaan; 2) Menyusun rencana kebutuhan, jenis dan jumlah jabatan untuk pelaksanaan pengadaan; 3) Mengonsultasikan rencana kebutuhan, jenis dan jumlah jabatan untuk pelaksanaan pengadaan kepada atasan; 4) Mengoordinasikan rencana kebutuhan, jenis dan jumlah jabatan untuk pelaksanaan pengadaan kepada instansi terkait 5) Mendiskusikan pelaksanaan kegiatan dengan pihak terkait berdasarkan arahan dan persetujuan atasan; 6) Menyelenggarakan kegiatan pengadaan ASN, penyelesaian administrasi pengangkatan ASN dan pengambilan sumpah janji ASN; 7) Melaporkan pelaksanaan kegiatan pengadaan ASN kepada atasan. e. Mengoordinasikan pelaksanaan administrasi pemberhentian dengan hormat karena meninggal dunia/tewas/hilang, karena atas permintaan sendiri (APS), karena mencapai BUP, karena perampingan organisasi, dan karena tidak cakap jasmani/rohani. Tahapan : 1) Mempelajari peraturan perundang-undangan terkait administrasi pemberhentian; 2) Memverifikasi dokumen administrasi pemberhentian dan surat usul pemberhentian;



Page 2 of 10



3) 4)



Mengoordinasikan pelaksanaan administrasi pemberhentian dengan Presiden/BKN berdasarkan arahan atasan; Melaporkan penyelenggaraa administrasi pemberhentian kepada atasan.



f. Merumuskan pedoman pengelolaan dokumen dan informasi kepegawaian. Tahapan : 1) Mempelajari dan memahami peraturan perundang-undangan yang berlaku terkait dengan dokumen dan informasi kepegawaian; 2) Menganalisis rancangan pedoman pengelolaan dokumen dan informasi kepegawaian; 3) Mengoordinasikan perumusan pedoman pengelolaan dokumen dan informasi kepegawaian; 4) Mengkonsultasikan rancangan pedoman pengelolaan dokumen dan informasi kepegawaian kepada atasan; 5) Menyempurnakan rancangan pedoman pengelolaan dokumen dan informasi kepegawaian sesuai arahan atasan; 6) Menyampaikan rancangan pedoman pengelolaan dokumen dan informasi kepegawaian kepada atasan. g. Merumuskan pengembangan aplikasi kepegawaian. Tahapan : 1) Mempelajari dan memahami peraturan perundang-undangan yang berlaku terkait dengan pengembangan aplikasi kepegawaian; 2) Menganalisis rancangan pengembangan aplikasi kepegawaian; 3) Mengoordinasikan perumusan pengembangan aplikasi kepegawaian; 4) Mengkonsultasikan rancangan pengembangan aplikasi kepegawaian kepada atasan; 5) Menyempurnakan rancangan pengembangan aplikasi kepegawaian sesuai arahan atasan; 6) Menyampaikan rancangan pengembangan aplikasi kepegawaian kepada atasan. h. Mengoordinasikan penyelenggaraan kegiatan pengelolaan dokumen kepegawaian. Tahapan : 1) Mempelajari Standar Operasional Prosedur dan Kerangka Acuan Kegiatan sebagai pedoman pengendalian kegiatan; 2) Memverifikasi data dan dokumen terkait pelaksanaan kegiatan; 3) Mengonsultasikan pelaksanaan kegiatan kepada atasan; 4) Mendiskusikan pelaksanaan kegiatan dengan pihak terkait berdasarkan arahan dan persetujuan atasan; 5) Melaporkan pelaksanaan kegiatan pengelolaan dokumen kepegawaian. i. Mengoordinasikan penyelenggaraan kegiatan pengelolaan aplikasi dan pengembangan sistem informasi manajemen kepegawaian (SIMPEG) sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku dan kebijakan yang ditetapkan kepala badan. Tahapan : 1) Mempelajari Standar Operasional Prosedur dan Kerangka Acuan Kegiatan sebagai pedoman pengendalian kegiatan; 2) Mempelajari rancangan pengembangan sistem informasi manajemen kepegawaian; 3) Mengonsultasikan pelaksanaan kegiatan kepada Kepala Badan; 4) Mendiskusikan pelaksanaan kegiatan dengan pihak terkait berdasarkan arahan dan persetujuan Kepala Badan; 5) Melaporkan pelaksanaan kegiatan.



Page 3 of 10



j. Mengoordinasikan penyelenggaraan kegiatan rekonsiliasi data kepegawaian. Tahapan : 1) Mempelajari Standar Operasional Prosedur dan Kerangka Acuan Kegiatan sebagai pedoman pengendalian kegiatan; 2) Memverifikasi daftar nominatif PNS sebagai bahan rekonsiliasi data kepegawaian; 3) Mengonsultasikan pelaksanaan kegiatan kepada Kepala Badan; 4) Mendiskusikan pelaksanaan kegiatan dengan pihak terkait berdasarkan arahan dan persetujuan Kepala Badan; 5) Melaporkan pelaksanaan kegiatan. k. Mengoordinasikan penyelenggaraan kegiatan penerbitan kartu identitas pegawai, penerbitan/perbaikan kartu isteri, kartu suami, dan kartu pegawai Tahapan : 1) Menganalisis permasalahan penerbitan/perbaikan kartu; 2) Menyusun rekomendasi perbaikan terhadap permasalahan penyelenggaraan kegiatan; 3) Menyampaikan rekomendasi perbaikan ke atasan; 4) Menyusun laporan evaluasi penyelenggaraan kegiatan. l. Memberikan saran dan pertimbangan kepada Kepala Badan dalam rangka penyelesaian masalah atau pengembangan strategi pada Bidang. Tahapan : 1) Mempelajari peraturan perundang-undangan yang berlaku terkait dengan tugas dan fungsi; 2) Mengidentifikasi permasalahan atau isu-isu yang berkembang; 3) Mengumpulkan data dan informasi mengenai permasalahan atau isu-isu yang berkembang; 4) Menganalisa data dan informasi; 5) Menyusun saran dan pertimbangan ; 6) Menyampaikan saran dan pertimbangan kepada Kepala Badan. m. Mengawasi pencapaian target kinerja program Bidang sebagai pertanggungjawaban pelaksanaan tugas. Tahapan : 1) Melaksanakan monitoring terhadap pelaksanaan kegiatan yang dilakukan oleh masing-masing Subbidang; 2) Menelaah laporan pelaksanaan kegiatan yang telah disusun oleh Kepala Subbidang; 3) Mengidentifikasi permasalahan dan hambatan dalam pelaksanaan kegiatan serta memberikan masukan dan saran; 4) Mengevaluasi capaian kegiatan yang telah dilaksanakan oleh masing-masing Subbidang; 5) Menyusun laporan pengawasan kegiatan. n. Melaksanakan pembinaan dan penilaian kinerja kepada Pejabat di bawahnya pada sesuai dengan norma, standar dan prosedur yang telah ditetapkan oleh pemerintah agar tugas pokok dan fungsi Badan dapat terlaksana dengan optimal. Tahapan : 1) Memberikan arahan kepada Pejabat di bawahnya terkait hak dan kewajibannya sebagai PNS; 2) Mengevaluasi tingkat disiplin dan kinerja dari Pejabat di bawahnya; 3) Melakukan pembinaan kepada Pejabat di bawahnya dalam rangka meningkatkan kualitas kinerjanya; 4) Memotivasi Pejabat di bawahnya agar meningkatkan kinerjanya;



Page 4 of 10



5) 6) 7)



Menilai kinerja Pejabat di bawahnya; Menindak dan memberikan hukuman disiplin apabila terjadi pelanggaran sesuai dengan kewenangannya; Melaporkan kepada atasan apabila kewenangan penjatuhan hukuman disiplin merupakan kewenangan pejabat yang lebih tinggi.



o. Menyusun laporan pelaksanaan kegiatan pada Bidang. Tahapan : 1) Mengoordinasikan penghimpunan bahan/data kegiatan Bidang; 2) Menganalisa bahan/data kegiatan; 3) Menyusun rancangan laporan pelaksanaan kegiatan; 4) Mengkonsultasikan rancangan laporan kegiatan kepada atasan; 5) Menyempurnakan rancangan laporan sesuai arahan; 6) Menyampaikan rancangan laporan kepada atasan melalui Sekretaris. p. Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh atasan sesuai tugas dan fungsi. Tahapan : 1) Menerima perintah tugas dari atasan; 2) Mempelajari tugas yang diberikan; 3) Mengumpulkan bahan terkait tugas yang diberikan; 4) Melaksanakan tugas yang diberikan; 5) Menyusun laporan pelaksanaan tugas. 7.



Bahan Kerja : No. Bahan Kerja 1. Renstra kementerian/lembaga, renstra propinsi, RPJMD dan renstra Badan 2. Uraian tugas RKA, rencana operasional 3. Bahan rancangan kebijakan pengadaan, pemberhentian dan informasi kepegawaian 4. Rencana kebutuhan, jenis dan jumlah jabatan untuk pelaksanaan pengadaan 5. 6. 7. 8.



Daftar nominatif PNS yang mencapai BUP, surat permohonan pemberhentian Rancangan pedoman pengelolaan dokumen dan informasi kepegawaian Rancangan pengembangan aplikasi kepegawaian Dokumen kepegawaian



9.



Data pegawai yang akan diinput, dokumen pengembangan aplikasi kepegawaian 10. Daftar nominatif PNS 11. Formulir permohonan penerbitan kartu identitas 12. Laporan identifikasi masalah, media



Penggunaan Dalam Tugas Penyusunan rumusan program Bidang Pendistribusian tugas kepada bawahan Perumusan rancangan kebijakan pengadaan, pemberhentian dan informasi kepegawaian Pengoordinasian penyelenggaraan pengadaan, penyelesaian administrasi pengangkatan dan pengambilan sumpah janji ASN Pengoordinasian penyelenggaraan administrasi pemberhentian dengan hormat Perumusan pedoman pengelolaan dokumen dan informasi kepegawaian Perumusan pengembangan aplikasi kepegawaian Pengoordinasian penyelenggaraan pengelolaan dokumen kepegawaian Pengoordinasian penyelenggaraan pengelolaan aplikasi dan pengembangan sistem Pengoordinasian penyelenggaraan kegiatan rekonsiliasi data kepegawaian Pengoordinasian penyelenggaraan kegiatan pelayanan kartu identitas pegawai Pemberian saran, pertimbangan dan



Page 5 of 10



cetak, media elektronik 13. Rencana operasional pelaksanaan kegiatan bidang, RKA, laporan realisasi kegiatan Subbidang 14. Daftar hadir, SKP, target dan capaian kinerja 15. Laporan hasil pengendalian berkala 16. Undangan, disposisi 8.



Perangkat/Alat Kerja : No. Perangkat Kerja 1. Peraturan Perundang-undangan 2. Juknis, SOP 3. Peraturan perundang-undangan 4.



Peraturan perundang-undangan, SOP, juknis



5.



Peraturan perundang-undangan, SOP, juknis



6.



Peraturan perundang-undangan



7.



Peraturan perundang-undangan



8.



Peraturan perundang-undangan, SOP, juknis 9. Peraturan perundang-undangan, SOP, pedoman pengelolaan dokumen pegawai 10. Peraturan perundang-undangan, SOP, pedoman pengelolaan dokumen pegawai 11. Peraturan perundang-undangan, SOP, pedoman pengelolaan dokumen pegawai 12. Peraturan perundang-undangan 13. 14. 15. 16. 9.



pengembangan strategi Pengawasan pelaksanaan kegiatan Pembinaan disiplin dan penilaian kinerja bawahan Penyusunan laporan kegiatan Pelaksanaan tugas lainnya



Digunakan Untuk Tugas Menyusun rumusan program bidang Mendistribusian tugas kepada bawahan Merumuskan kebijakan pengadaan, pemberhentian dan informasi kepegawaian Mengoordinasikan penyelenggaraan pengadaan, penyelesaian administrasi pengangkatan dan pengambilan sumpah janji ASN Mengoordinasikan penyelenggaraan administrasi pemberhentian dengan hormat Merumuskan pedoman pengelolaan dokumen dan informasi kepegawaian Merumuskan pengembangan aplikasi kepegawaian Mengoordinasikan penyelenggaraan pengelolaan dokumen kepegawaian Mengoordinasikan penyelenggaraan pengelolaan aplikasi dan pengembangan sistem Mengoordinasikan penyelenggaraan kegiatan rekonsiliasi data kepegawaian



Mengoordinasikan penyelenggaraan kegiatan pelayanan kartu identitas pegawai Memberi saran, pertimbangan dan mengembangkan strategi SOP, KAK, Peraturan Perundang- Mengawasi pelaksanaan kegiatan undangan, juknis SOTK, SOP, peraturan perundang- Membina disiplin dan menilai kinerja undangan bawahan SOTK, SOP, peraturan perundang- Menyusun laporan kegiatan undangan SOTK, surat tugas Melaksanakan tugas kedinasan lainnya



Hasil Kerja : No. Hasil Kerja Satuan Hasil 1. Rancangan program bidang Dokumen 2. Rencana operasional kegiatan bidang, evaluasi kinerja bawahan Dokumen 3. Rancangan kebijakan pengadaan, pemberhentian dan informasi Dokumen



Page 6 of 10



4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16.



kepegawaian Laporan penyelenggaraan pengadaan, penyelesaian administrasi pengangkatan dan pengambilan sumpah janji ASN Laporan penyelenggaraan administrasi pemberhentian dengan hormat Rancangan pedoman pengelolaan dokumen dan informasi kepegawaian Rancangan pengembangan aplikasi kepegawaian Laporan penyelenggaraan pengelolaan dokumen kepegawaian Laporan penyelenggaraan pengelolaan aplikasi dan pengembangan sistem Laporan penyelenggaraan kegiatan kegiatan rekonsiliasi data kepegawaian Laporan penyelenggaraan kegiatan pelayanan kartu identitas pegawai Telaahan staf Laporan pengawasan kegiatan Surat keputusan hukuman disiplin, laporan hasil pemeriksaan pelanggaran disiplin, penilaian prestasi kerja Laporan realisasi kegiatan Laporan pelaksanaan tugas



Dokumen Dokumen Dokumen Dokumen Dokumen Dokumen Dokumen Dokumen Dokumen Dokumen Dokumen Dokumen Dokumen



10. Tanggung Jawab : a. Memimpin pelaksanaan seluruh kegiatan agar terlaksana dengan baik dan efisien sesuai dengan standar operasional prosedur; b. Terselenggaranya peningkatan kinerja secara berkesinambungan; c. Ketepatan tindakan pengawasan dan pengendalian pelaksanaan program sehingga dapat mencapai target dan tujuan yang diinginkan. d. Ketepatan tindakan pembinaan yang dilakukan dalam rangka meningkatkan kinerja pejabat pengawas dan pejabat pelaksana. e. Keakuratan data yang digunakan dalam merumuskan program f. Keakuratan laporan pelaksanaan program. g. Keefektifan penggunaan anggaran sesuai aturan yang berlaku. h. Keberhasilan dalam pelaksanaan program sesuai target yang ditetapkan. 11. Wewenang : a. Mengarahkan pelaksanaan tugas pejabat pengawas. b. Memastikan pencapaian target dan sasaran kegiatan. c. Menolak memberikan informasi yang bersifat rahasia. d. Memantau dan menilai kinerja pejabat pengawas dan pejabat pelaksana d. Menegur pejabat pengawas dan pejabat pelaksana sesuai kewenangan e. Menjatuhkan hukuman disiplin sesuai tingkat kewenangannya f. Menolak bahan rancangan yang tidak sesuai dengan ketentuan. 12. Korelasi Jabatan : No. Jabatan 1. 2. 2. 3. 4. 5. 6.



Kepala Badan Sekretaris Badan Kepala Bidang Kepala Subbidang Kepala Subbagian Kepala BKD Propinsi Kepala BKN



Unit Kerja / Instansi Sekretariat BKPP BKPP BKPP BKPP BKD Propinsi BKN



Dalam Hal Koordinasi dan konsultasi Koordinasi dan kerjasama Koordinasi dan kerjasama Koordinasi dan kerjasama Koordinasi dan kerjasama Konsultasi Konsultasi Page 7 of 10



7. 8.



Ketua Panselnas Direktur PT. Taspen



Panselnas Taspen



Konsultasi dan kerjasama Konsultasi dan kerjasama



13. Kondisi Lingkungan Kerja : No. Aspek 1. Tempat kerja 2. Suhu 3. Udara 4. Keadaan ruangan 5. Letak 6. Penerangan 7. Suara 8. Keadaan tempat kerja 9. Getaran



Faktor Di dalam ruangan Dingin dengan perubahan Sejuk Cukup Datar Terang Tenang Bersih Tidak ada



14. Resiko Bahaya : No. Fisik / Mental 1. 2. 3. -



-



15. Syarat Jabatan : a. Pangkat / Golongan Ruang



Penyebab



: Penata Tingkat I (III/d) atau minimal satu tingkat dibawahnya (Penata, III/c)



b. Pendidikan



: Minimal Strata 1 (S1) / Diploma IV (D-IV) jurusan Manajemen, Ilmu Administrasi atau jurusan lain yang relevan.



c.



: : Pelatihan Struktural Kepemimpinan Administrator (Tingkat III), Diklat Pimpemdagri Jabatan Administrator : Diklat pengembangan aplikasi, Diklat teknis pengadaan PNS, Diklat manajemen kearsipan dan diklat lain yang relevan dengan tugas jabatan.



Kursus/Diklat 1) Penjenjangan 2) Teknis



d. Pengalaman Kerja



: Memiliki pengalaman dalam Jabatan Pengawas paling singkat 3 (tiga) tahun atau JF yang setingkat dengan Jabatan Pengawas sesuai dengan bidang tugas Jabatan yang akan diduduki.



e. Pengetahuan Kerja



: Mengetahui dan memahami tentang peraturan perundang-undangan dibidang pengadaan, pemberhentian dan informasi kepegawaian



f.



: Memiliki kemampuan komunikasi, informasi, dan edukasi baik kepada bawahan, mitra kerja, atasan, maupun kepada masyarakat secara umum



Keterampilan Kerja



Page 8 of 10



g. Bakat Kerja 1) G (intelegensia) 2) V (verbal) 3) N (Numerik) 4) Q (ketelitian)



: : Kemampuan belajar secara umum. : Kemampuan untuk memahami arti kata-kata dan penggunaannya secara tepat dan efektif. : Kemampuan untuk melakukan operasi arithmatika secara tepat dan akurat. : Kemampuan menyerap perincian yang berkaitan dalam bahan verbal atau dalam tabel.



h. Temperamen Kerja



:



1) D (Kemampuan menyesuaikan diri menerima tanggung jawab untuk kegiatan memimpin, mengendalikan atau merencanakan) 2) M (Kemampuan menyesuaikan diri dengan kegiatan pengambilan kesimpulan, pembuatan pertimbangan atau pembuatan keputusan berdasar kriteria yang dapat diukur atau diuji) 3) R (Kemampuan menyesuaikan diri dengan kegiatan yang berulang atau secara terusmenerus melakukan kegiatan yang sama sesuai dengan perangkat prosedur, urutan atau kecepatan tertentu)



i.



Minat Kerja



:



1) 2) 3) 4)



j.



Upaya Fisik



:



1) Duduk 2) Berbicara 3) Berjalan



k.



Kondisi Fisik 1. Jenis Kelamin 2. Umur 3. Tinggi Badan 4. Berat Badan 5. Postur Badan 6. Penampilan



: : : : : : :



l.



Fungsi Jabatan



: 1) D1 = Mengoordinasikan data 2) O0 = Menasehati



16. Prestasi Kerja yang Diharapkan : No. Hasil Kerja 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.



Dokumen Dokumen Dokumen Dokumen Dokumen Dokumen Dokumen Dokumen



Realistik (R) Investigatif (I) Konvensional (K) Sosial (S)



Laki-laki/Perempuan -



Jumlah Satuan 8 2 1 1 1 1 6 12



Waktu Yang Diperlukan 7840 menit 1960 menit 4500 menit 1200 menit 1200 menit 1200 menit 18000 menit 4320 menit



Page 9 of 10



9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16.



Dokumen Dokumen Dokumen Dokumen Dokumen Dokumen Dokumen Dokumen



12 12 3 2 8 2 8 2



1440 11760 1350 900 7120 960 4800 900



menit menit menit menit menit menit menit menit



17. Butir Informasi Lainnya : ............................................................................................................................................. ............................................................................................................................................. Tana Paser, 6 Desember 2017 Kepala Badan Kepegawaian, Pendidikan dan Pelatihan,



Tim Analisis Jabatan,



Drs.H.UNTUNG Pembina Tingkat I NIP. 195908311982031009



TITIEK ARYTHA PRIHATHIN,SH Penata Muda Tingkat I NIP. 197804242010012011



Page 10 of 10