Kak Ppid 2018 [PDF]

Citation preview

Kerangka Acuan PEJABAT PENGELOLA INFORMASI DAN DOKUMENTASI (PPID)



Kerangka Acuan Kegiatan



PPID Program Pengembangan Informasi Publik Tahun 2017 Pendahuluan Hak memperoleh informasi merupakan hak asasi manusia sebagaimana diatur dalam UUD 1945 Pasal 28 f, yang menyebutkan bahwa setiap orang berhak untuk berkomunikasi dan memperoleh informasi untuk mengembangkan pribadi dan lingkungan sosialnya, serta berhak untuk mencari, memperoleh, memiliki, dan menyimpan informasi dengan menggunakan segala jenis saluran yang tersedia. Undang-undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukan Informasi Publik (KIP) menjamin hak warga Negara untuk memperoleh informasi publik. Melalui UU KIP, publik dapat mengetahui, ikut mengawasi serta berperan aktif atas jalannya Pemerintahan apakah sudah berjalan sesuai dengan koridor yang ada. Menindaklanjuti hal tersebut, Pemerintah berkomitmen untuk menjalankannya dengan menerbitkan



Peraturan



Pemerinah



Nomor



61



Tahun



2010



tenang



Pelaksanaan



Undang-undang Nomor 14 Tahun 2008. Sejalan tuntuan reformasi yang mensyaratkan tata kelola Pemerintahan yang baik dan bertanggungjawab (good governance) dengan mengacu prinsip-prinsip akuntabilitas, meningkatkan transparansi, dan partisipasi asyarakat dalam setiap pross kebijakan publik. Pemerintah Kabupaten Kutai Barat turut berpartisipasi mewujudkan goog governance tersebut, salah satunya dengan mengimplementasikan UU KIP melalui Penetapan Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 3 Tahun 2017 tentang Pedoman Pengelolaan Pelayanan Informasi dan Dokumentasi Kementerian Dalam Negeri dan Pemerintahan Daerah. Implikasi selanjutnya dari UU KIP tersebut, Menteri Dalam Negeri melalui Surat Edaran Sekretaris Jenderal Kementerian Dalam Negeri Nomor: 061/3253/SJ tanggal 21 Juni 2013 perihal Penyampaian Panduan Pembentukan dan Operasional PPID Pemerintah Provinsi dan Kabupaten/Kota telah memerintahkan agar setiap Provinsi dan Kabupaten/Kota untuk mengangkat dan menunjuk Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) di Provinsi dan Kabupaten/Kota masing-masing.



Page | 1



Kerangka Acuan PEJABAT PENGELOLA INFORMASI DAN DOKUMENTASI (PPID) Landasan Hukum 1. Undang-undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2008 Nomor 61, tambahan Negara Nomor 4846) 2. Undang-undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 112, tambahan lembaran Negara Nomor 5038) 3. Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, tambahan lemabaran Negara Nomor 5071) 4. Permendagri Nomor 3 Tahun 2017 tentang Pedoman Pengelolaan Pelayanan Informasi dan Dokumentasi Kemeterian Dalam Negeri dan Pemerintahan Daerah. 5. Peraturan Komisi Informasi Nomor 1 Tahun 2010 entang Standar Layanan Informasi Publik 6. Peraturan Komisi Informasi Nomor 1 Tahun 2013 tentang Prosedur Penyelesaian Sengketa Informasi Publik Tujuan 1.



Meningkatkan Kinerja PPID dengan meningkatkan kualitas SDM, prasarana dan sarana, kebijakan dan manajemen, meningkatkan komunikasi dua arah yang efektif dan efisien dalam mewujudkan penyelenggaraan pemerintahan yang transparan dan akuntabel.



2.



Meningkatkan citra Pemerintah Kabupaten Kutai Barat dimata masyarakat sehingga akan meningkatkan kepercayaan kepada pemerintah dan mendorong partispasi aktif semua pihak.



3.



Meningkatkan



tertib



pelaksanaan



tugas



pimpinan



Pemerintahan



mendorong



pemanfaatan Teknologi Informasi untuk meningkatkan penyelenggaraan pemerintahan dan pembangunan yang lebih efektif dan efisien. Sasaran 1.



Terciptanya hubungan timbal balik yang harmonis antara Pemerintah dengan masyarakat.



2.



Tersampaikannya kebijakan, program, kegiatan dan hasil-hasil pembangunan kepada masyarakat sehingga lebih tepat sasaran.



3.



Terciptanya basis data dan pusat informasi kebijakan, program dan kegiatan pembangunan serta hasil-hasilnya di Kabupaten Kutai Barat.



Hakikat Pelayanan Informasi Publik Hakikat Pelayanan Informasi Publik adalah pemberian pelayanan kepada pemohon informasi publik secara cepat, tepat waktu, biaya ringan/proporsional, dan cara sederhana pengecualian informasi publik bersifat ketat dan terbatas, kewajiban Badan Publik untuk membenahi sistem dokumentasi dan pelayanan informasi. Page | 2



Kerangka Acuan PEJABAT PENGELOLA INFORMASI DAN DOKUMENTASI (PPID)



Asas Pelayanan Informasi Publik 1.



Transportasi Bersifat terbuka, mudah dan dapat diakses oleh semua pihak yang membutuhkan dan di sediakan secara memadai serta mudah dimengerti.



2.



Akuntabilitas Dapat dipertanggungjawabkan sesuai dengan ketentuan peraturan perundangundangan.



3.



Kondisional Sesuai dengan kondisi dan kemampuan pemberi dan penerima pelayanan dengan tepat berpegang pada prinsip efisiensi dan efektifitas.



4.



Partisifatif Mendorong peran serta masyarakat dalam penyelenggaraan pelayanan informasi publik dengan memperhatikan aspiasi, kebutuhan dan harapan masyarakat.



5.



Kesamaan Hak Tidak diskriminatif dalam arti tidak membedakan suku, ras, agama, golongan, gender, dan status ekonomi.



6.



Keseimbangan Hak dan Kewajiban Pemberi dan Penerima pelayanan publik harus memenuhi hak dan kewajiban masingmasing pihak.



Kelompok Pelayanan Informasi Publik Pelayanan Informasi Publik yang dilaksanakan oleh Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi Kabupaten Kutai Barat masuk dalam kelompok pelayanan jasa, yakni menyediakan berbagai hal yang berkaitan dengan informasi dan komunikasi yang dibutuhkan oleh masyarakat.



Standart Operasional Pelayanan Informasi Publik Setiap penyelenggara pelayanan publik sesuai dengan masing-masing tugas dan fungsinya harus memilki standar pelayanan yang berkaitan dengan prosedur dan waktu sebagai ukuran baku untuk penyelenggaraan pelayanan publik dan wajib ditaati oleh pemberi dan penerima pelayanan informasi, sebagai berikut: 1.



Operasional Pelayanan Informasi Publik Untuk melaksanakan pelayanan informasi perlu didukung oleh FronT Office dan Back Office yang baik: 1. Front Office meliputi: 1. DESK LAYANAN LANGSUNG 2. DESK LAYANAN VIA MEDIA



Page | 3



Kerangka Acuan PEJABAT PENGELOLA INFORMASI DAN DOKUMENTASI (PPID) 3. Back Office meliputi: 1. Bidang Pelayanan dan Dokumentasi Informasi 2. Bidang Pengolahan Data dan Klasifikasi informasi 3. Bidang Penyelesaian Sengketa Informasi



Desk Informasi Publik Untuk memenuhi dan melayani permintaan dan kebutuhan pemohon informasi publik, pejabat pengelola informasi dan Dokumentasi melalui desk layanan informasi publik melakukan layanan langsung dan layanan melalui media antara lain menggunakan telepon, email dan website.



Waktu Pelayanan Informasi Dalam memberikan layanan informasi kepada pemohon informasi PPID menetapkan waktu pmberian pelayanan informasi publik di Sekretariat PPID yang berada di Dinas Komunikasi dan Informatika Kabupaten Kutai Barat. Penyelenggaraan Pelayanan Informasi Publik dilaksanakan pada hari kerja senin sampai dengan jumat: Senin-Kamis



: 09.00 s/d 5.00 wita



Istirahat



: 12.00 s/d 13.00 wita



Jumat



: 09.00 s/d 15.00 wita



Istirahat



: 11.00 s/d 13.00 wita



Gambaran Umum Pelaksanaan 1. Sarana dan Prasarana Pelayanan Informasi Publik yang dimilki dan Kondisinya Pelaksanaan tugas PPID Kabupaten Kutai Barat dapat berjalan dengan baik jika didukung oleh sarana dan



prasarana yang



memadai. Namun demikian, memadai atau tidak fasilitasnya, pelayanan informasi harus tetap berlangsung mengingat akses informasi adalah hak setiap orang yang dijamin oleh Undang-undang. Secara



umum



kondisi



sarana



dan



prasarana



yang



dimiliki



PPID



Kabupaten Kutai Barat sejak terbentuk pada bulan Januari 2015, masih sangat minim sejalan dengan kondisi kantor Sekretariat PPID Kabupaten Kutai Barat yang belum representatif. Kantor Sekretariat PPID Kabupaten Kutai Barat sampai saat ini masih belum dimiliki dan Dinas Komunikasi dan Informatika baru terbentuk diakhir Tahun 2016 yang pada saat itu masih bergabung dengan Dinas Perhubungan.



Page | 4



Kerangka Acuan PEJABAT PENGELOLA INFORMASI DAN DOKUMENTASI (PPID) Adapun rincian kondisi/yang sudah dimiliki/ yang sudah dilakukan oleh PPID Kabupaten Kutai Barat adalah sebagai berikut: a.



PERATURAN Bupati Kutai Barat Nomor 14 tahun 2015 tentang “ PEDOMAN PELAYANAN INFORMASI DAN DOKUMENTASI DI LINGKUNGAN PEMERINTAH KABUPATEN KUTAI BARAT “



b.



Surat Keputusan Bupati Kutai Barat Nomor 800.05.040/k.047/2015 tentang “ PENUNJUKAN



PEJABAT



PENGELOLA



INFORMASI



DAN



DOKUMENTASI



KABUPATEN KUTAI BARAT “ c.



Surat Keputusan Bupati Kutai Barat Nomor 800.05.040/K.453/2016 tentang “ PENUNJUKAN



PEJABAT



PENGELOLA



INFORMASI



DAN



DOKUMENTASI



KABUPATEN KUTAI BARAT “ d.



Komputer 1 (satu) unit



e.



Printer 1 (satu) unit



f.



Kamera Digital



g.



Kamera Handycame



Biaya Tarif Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi menyediakan informasi publik secara gratis (tidak dipungut biaya) sedangkan untuk penggandaan dan perekaman, pemohon/pengguna informasi publik dapat melalukan penggandaan informasi sendiri di sekitar gedung Badan Publik (PPID) setempat



Yang telah dikerjakan oleh PPID Kabupaten Kutai Barat 1. Melakukan perubahan atas Surat Keputusan Bupati Kabupaten Kutai Barat Nomor 800.05.040/K453/2016 Tentang “ PENUNJUKAN PEJABAT PENGELOLA INFORMASI DAN DOKUMENTASI KABUPATEN KUTAI BARAT “ 2. Usulan Membuat Standar Operational Procedure (SOP) Pelayanan Informasi Publik PPID Kabupaten Kutai Barat Tahun 2018 3. Usulan Membuat Peraturan Bupati Tentang Pembentukan Organisasi Tata Kerja dan Pelayanan Informasi dan Dokumentasi Tahun 2018 4. Usulan Membuat Rancangan Peraturan Daerah Kabupaten Kutai Barat Tentang Pelayanan Publik Tahun 2018 5. Usulan Membuat Rancangan Peraturan Daerah Kabupaen Kutai Barat Tentang Keterbukaan Informasi Publik Tahun 2018



Page | 5



Kerangka Acuan PEJABAT PENGELOLA INFORMASI DAN DOKUMENTASI (PPID)



Permasalahan / Kendala 1. Masih rendahnya kualitas SDM PPID yang berakibat rendahnya produktivitas Pelayanan Informasi Publik; 2. Hambatan pengelolaan informasi publik antara lain seluruh Pejabat/Aparat belum semua memahami tentang pentingnya pelayanan informasi publik, penyediaan materi/informasi publik yang harus dipublikasikan, maupun yang masuk dalam kategori dikecualikan; 3. Sistem Jaringan belum terealisasi; 4. Anggaran yang sangat terbatas; 5. Tingginya tingkat sengeketa informasi publik yang diajukan pemohon informasi kepada Badan Publik 6. Belum terbentuknya Forum Koordinasi bagi PPID di Kabupaten Kutai Barat; 7. Belum adanya keseragaman; 8. Kendala dalam pengelolaan informasi publik di lingkungan Pemerintah Kabupaten Kutai Barat adalah staf dan Pejabat dari OPD sebagai penghasil informasi belum semua menganggap penting, termasuk kewajiban Badan Publik menyediakan dan memberikan pelayanan informasi publik. 9. Belum didukung tenaga Arsiparis, Pustakawan serta Pranata Humas; 10.Belum memiliki ruangan; 11.Website belum aktif; 12. Tidak ada layanan SMS Online dan Nomor Telepon khusus PPID; 13. Belum responnya semua PPID Pembantu; 14. Paradigma kecurigaan terhadap aktivitas permintaan informasi; 15. Pelaku pelayanan informasi masih mengganggu informasi bukan bagian dari bentuk pelayanan publik 16. Sosialisasi UU Keterbukaan Informasi Publik (KIP) belum maksimal; Solusi untuk mengatasi masalah pemahaman tentang pentingnya pengelolaan informasi publik, diperlukan sosialisasi secara terus menerus baik melalui pertemuan khusus, maupun dalam rapat pimpinan di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Kutai Barat.



Page | 6



Kerangka Acuan PEJABAT PENGELOLA INFORMASI DAN DOKUMENTASI (PPID) Sumber Daya Manusia (SDM) yang Menangani dan Kualifikasinya Idealnya, dalam melaksanakan tugasnya, PPID Pembantu oleh Arsiparis, Pustakawan, Pranata humas dan Pranata Komputer, Namun sampai saat in kondisi tersebut belum terwujud. Hal tersebut terjadi karena keterbatasan jumlah personel yang ada. Kendati demikian tugas-tugas ke PPID-an dapat dilaksanakan karena adanya kemauan untuk bekerja kera ditengah keterbatasan. Anggaran Pelayanan Informasi dan Laporan Penggunaannya Untuk saat ini telah tersedia anggaran untuk kegiatan pelayanan PPID. Namun jumlah tersebut masih belum memenuhi untuk operasional seluruh kegiatan PPID saat ini. Secara khusus belum ada anggaran untuk Peningkatan Kapasitas PPID. Padahal peningkatan Kapasitas PPID sangat diperlukan untuk menambah kemampuan seperti melakukan konsultasi dengan banyak pihak terkait di wilayah Provinsi Kalimantan Timur atapun keluar wilayah Provinsi Kalimantan Timur



Rincian Pelayanan Informasi Publik Sepanjang tahun 2017, PPID Kabupaten Kutai Barat baru satu menerima permohonan informasi publik melalui Sengketa Informasi Publik. Rekomendasi dan Rencana Tindak Lanjut. Berdasarkan uraian kondisi pelayanan informasi diatas, ,maka rekomendasi dan tindak lanjut yang diperlukan adalah: 1. Dukungan anggaran yang lebih memadai, terutama untuk peningkatan kapasitas PPID. Misalnya untuk melakukan konsultasi dan koordinasi ke luar Kabupaten, mengikuti bimbingan teknis, workshop dan semacamnya yang biasanya rutin diselenggarakan oleh Komisi Informasi dan Dinas Komunikasi dan Informatika Provinsi Kalimantan Timur maupun yang langsung diselenggarakan oleh Pemerintah Pusat di Jakarta; 2. Penambahan sarana dan prasarana berupa ruang tersendiri/Front office yang lebih representativ lengkap dengan Lemari arsip, meja, kursi, perangkat computer, papan informasi dan sarana pendukung lainnya; 3. Penambahan SDM Paranat Humas, Arsiparis, dan Pustakawan untuk membantu PPID; 4. Pembuatan website PPID Kabupaten Kutai Barat, SMS dan Telepon Online Layanan Informasi Publik;



Page | 7



Kerangka Acuan PEJABAT PENGELOLA INFORMASI DAN DOKUMENTASI (PPID) 5. Mengingat kegiatan PPID maupun pelayanan informasi adalah kegiatan yang penting dan kmpleks, maka perlu dibuat tupoksi tersendiri sehingga bukan hanya berupa kegiatan sampingan; 6. Masih sangat perlu dilakukan sosialisasi yang lebih insentif baik ke Badan Publik maupun masyarakat tentang keberadaan Undang-undang Keterbukaan Informasi Publik (KIP), Komisi Informasi dan PPID beserta semua peraturannya dan pendukungnya. 7. Perlu ditingkatkan koordinasi maupun pendampingan dari Komisi Informasi Provinsi Kalimantan Timur ke Badan Publik sehingga meningkatnya akselerasi kegiatan pelayanan informasi. 8. Komisi Informasi Provinsi Kalimanan timur perlu mengalokasikan program bantuan fasilitas, sarana da prasarana ke PPID tingkat Kabupaten/Kota.



Kepala Dinas



SILAN, SE.,MM Pembina Tk.I IV/b NIP.19650221 200003 1 002



Page | 8