Kartu Indeks [PDF]

Citation preview

KARTU INDEKS Kartu indeks adalah kartu yang berisi identitas suatu arsip/ warkat yang disimpan, gunanya sebagai alat bantu untuk menemukan arsip. Kartu indeks dapat dibuat dengan ukuran 12,5 x 7,5 cm. Kartu indeks hanya di gunakan dengan system penyimpanan subjek, tanggal, wilayah, dan nomor, karena kartu indeks ini berupa indeks nama suatu instansi atau nama perorangan. Maka, untuk sistem abjad tidak perlu menggunakan kartu indeks, karena dalam kode surat sudah di indeks. Secara umum, indeks memiliki tiga macam pengertian yaitu : 1. Secara umum, indeks diartikan sebagai alat bantu untuk menentukan suatu tempat 2. Dari segi perpustakaan, indeks diartikan sebagai katalogisasi, indeks film, buku deskripsi, judul film, subjek masalah atau nomor klasifikasi 3. Indeks dalam pengertian kearsipan, merupakan petunjuk atau tanda pengenal untuk memudahkan menentukan tempat menyimpan arsip, sehingga mudah ditemukan kembali. Kegunaan Indeks Kegunaan indeks dalam dunia administrasi adalah untuk mengelompokkan atau menyatukan arsip/dokumen yang memiliki kode dan kegiatan yang sama kemudian disatukan ke dalam satu berkas. Dan juga sebagai media penemuan kembali dokumen. Indeks berguna untuk mengelompokkan atau menyatukan arsip yang mempunyai kode dan kegiatan yang sama yang dimasukkan dalam satu berkas. Selain itu indeks berfungsi sebagai sarana untuk penemuan kembali arsip. Syarat-syarat dalam mengindeks adalah : 1. Singkat, jelas dan mudah dimengerti 2. Berorientasi pada kebutuhan pemakai 3. Merupakan kata yang mudah dimenger 4. Diambil atau ditentukan dari isi surat Kartu Indeks memuat informasi tentang:  Judul/nama surat 



Nomor surat







Hal surat







Tanggal surat







Kode surat







Kode kartu indeks



Contoh kartu indeks beserta isi informasinya