![Kementerian Dalam Negeri Republik Indonesia [PDF]](https://pdfs.asia/img/200x200/kementerian-dalam-negeri-republik-indonesia.jpg)
9 0 784 KB
KEMENTERIAN DALAM NEGERI REPUBLIK INDONESIA
RANCANGAN AKTUALISASI PELATIHAN DASAR CALON PEGAWAI NEGERI SIPIL GOLONGAN III OPTIMALISASI PENGARSIPAN LAPORAN HASIL PENGAWASAN (LHP) BERBASIS DIGITALISASI MENGGUNAKAN GOOGLE DRIVE PADA INSPEKTORAT KABUPATEN AGAM Disusun oleh : Nama NIP Jabatan Instansi Kelas/Kelompok No. Presensi Gelombang
: Amillia Risti, S.E. : 199511152022032003 : Ahli Pertama – Auditor : Inspektorat Kabupaten Agam :1 : A15.1.2 :3
PUSAT PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA REGIONAL BUKITTINGGI KEMENTERIAN DALAM NEGERI REPUBLIK INDONESIA TAHUN 2022
LEMBAR PERSETUJUAN RANCANGAN AKTUALISASI JUDUL
NAMA NIP JABATAN INSTANSI KELAS/KELOMPOK NO. PRESENSI
: Optimalisasi Pengarsipan Laporan Hasil Pengawasan (LHP) Berbasis Digitalisasi Menggunakan Google Drive Pada Inspektorat Kabupaten Agam : Amillia Risti, S.E. : 199511152022032003 : Ahli Pertama – Auditor : Inspektorat Kabupaten Agam : 1 : A15.1.2
Disetujui untuk diimplementasikan pada tahap Habituasi, dan selanjutnya diujikan pada Seminar Rancangan Aktualisasi Latsar CPNS Golongan III Angkatan 15/Gelombang 3 yang dilaksanakan pada tanggal 29 Juli 2022 secara daring pada zoom meeting.
Lubuk Basung, 27 Juli 2022
Coach,
Arfiga Wahyu, S.STP NIP 19900201 201010 1 001
Mentor,
Helsa Noveri,S.Sos, M.Si NIP 19700627 199303 2 004
i
BERITA ACARA SEMINAR RANCANGAN AKTUALISASI Pada Hari Tanggal Pukul Tempat
: Jumat : 29 Juli 2022 : 08.45-09.30 : Zoom Meeting
Telah Diseminarkan Rancangan Aktualisasi Latsar CPNS Angkatan 3 Tahun 2022. JUDUL
DISUSUN OLEH KELAS NO. PRESENSI INSTANSI JABATAN
: Optimalisasi Pengarsipan Laporan Hasil Pengawasan (LHP) Berbasis Digitalisasi Menggunakan Google Drive Pada Inspektorat Kabupaten Agam : Amillia Risti, S.E. : Angkatan 15 Kelompok 1 : A15.1.2 : Inspektorat Kabupaten Agam : Ahli Pertama – Auditor
Dan telah mendapat pengujian/komentar/masukan/saran dari Penguji, Mentor dan Coach/Moderator. COACH
PESERTA
Arfiga Wahyu, S.STP NIP 19900201 201010 1 001
Amillia Risti, S.E. NIP 19951115 202203 2 003
PENGUJI
MENTOR
Drs. Deswansyam, M.Si NIP 19761211 199511 1 001
Helsa Noveri, S.Sos, M.Si NIP 19700627 199303 2 004
iii
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur penulis ucapkan kepada Allah SWT yang telah memberikan rahmat, hidayah, serta karuniaNya sehingga penulis dapat menyelesaikan rancangan aktualisasi Pelatihan Dasar Calon Pegawai Negeri Sipil Golongan III dengan judul “Optimalisasi Pengarsipan Laporan Hasil Pengawasan (LHP) Berbasis Digitalisasi Menggunakan Google Drive pada Inspektorat Kabupaten Agam.” Atas dorongan, masukan, dan bantuan dari berbagai pihak, penulis dapat menyelesaikan rancangan aktualisasi ini dengan tepat waktu. Penulis mengucapkan terima kasih kepada seluruh pihak yang telah membantu dalam penyusunan rancangan aktualisasi ini. Penulis menyadari dalam rancangan aktualisasi ini masih terdapat banyak kekurangan. Oleh karena itu, penulis sangat mengharapkan kritik dan saran demi kesempurnaan rancangan aktualisasi ini. Semoga rancangan aktualisasi ini dapat bermanfaat bagi semua pihak terutama bagi organisasi kedepannya. Lubuk Basung, 25 Juli 2022 Penulis,
Amillia Risti, S.E. NIP 19951115 202203 2 003 iv
DAFTAR ISI LEMBAR PERSETUJUAN RANCANGAN AKTUALISASI
.............................
i
BERITA ACARA SEMINAR RANCANGAN AKTUALISASI
.............................
ii
KATA PENGANTAR
.................................................................................... iii
DAFTAR ISI
....................................................................................................
DAFTAR TABEL
.............................................................................................
v
.........................................................................................
vi
DAFTAR GAMBAR BAB I
iv
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang ......................................................................................... B. Tujuan ...................................................................................................... C. Ruang Lingkup ......................................................................................... BAB II PROFIL INSTANSI DAN PESERTA A. Profil Instansi ........................................................................................... B. Profil Peserta ........................................................................................... BAB III RANCANGAN AKTUALISASI A. Deskripsi Isu.............................................................................................. 1) Isu Ke-1 : ......................................................................................... 2) Isu Ke-2 : ......................................................................................... 3) Isu Ke-3 : ........................................................................................ B. Penetapan Core Isu .................................................................................. C. Analisis Core Isu
..................................................................................
D. Gagasan Kreatif Penyelesaian Core Isu
................................................
E. Matrik Rancangan Aktualisasi .................................................................. F. Matrik Rekapitulasi Rencana Habituasi NND PNS (BerAKHLAK) ............ BAB IV RENCANA JADWAL KEGIATAN AKTUALISASI ................................ DAFTAR PUSTAKA
......................................................................................
v
DAFTAR TABEL Halaman Tabel 2.1: Status Kepegawaian ………………………………………............... Tabel 2.2: Tingkat Pendidikan ……………………. ......................................... Tabel 2.3: Fungsional Auditor … … … … … … ............................................. Tabel 2.4: Fungsional P2UPD ……….. ......................................................... Tabel 2.5: Formasi Eselon …. ……….. ......................................................... Tabel 2.6: Jumlah Kendaraan Dinas . . ......................................................... Tabel 2.7: Jumlah Komputer ………. . . ......................................................... Tabel 3.1: Analisis Isu Menggunakan Teknik APKL ………........................... Tabel 3.2: Penapisan Isu dengan Metode USG …. ………........................... Tabel 3.3: Matrik Rekapitulasi Rencana Habituasi ………...........................
vi
DAFTAR GAMBAR Halaman Gambar 2.1: Gedung Bappeda dan Inspektorat ........................................................... Gambar 2.2: Struktur Organisasi Inspektorat Kabupaten Agam ………….... Gambar 2.3: Foto Peserta ……………………………………………………...
vii
BAB I PENDAHULUAN A. LATAR BELAKANG Berdasarkan Undang-Undang Republik Indonesia No. 5 Tahun 2014 tentang Aparatur Sipil Negara (ASN) terutama di pasal 63, 64, dan 65 dijelaskan bahwa sebelum mejadi Pegawai Negeri Sipil (PNS),
Calon
Aparatur Sipil Negara (CASN) diwajibkan mengikuti masa percobaan selama satu tahun dan diisi dengan proses pendidikan dan pelatihan yang terintegrasi. Pendidikan dan pelatihan tersebut bertujuan untuk membentuk ASN yang professional dan berkarakter sehingga diharapkan CPNS mampu melaksanakan tugas dan perannya secara profesional sebagai pelayan masyarakat dengan cara meningkatkan profesionalisme
dalam bekerja
serta dapat berkompetensi dalam segala bidang, membangun integritas moral, semangat, meningkatkan jiwa nasionalisme dan kebangsaan, serta dapat menciptakan karakter kepribadian yang unggul dan bertanggung jawab. Dalam mencapai tujuan tersebut, CASN/CPNS dilakukan pembinaan melalui jalur pelatihan yang dikenal dengan Pelatihan Dasar (Latsar) dengan mempelajari
nilai-nilai
dasar
yang
dapat
digunakan
CPNS
untuk
menjalankan tugas jabatan profesi CPNS secara professional kedepannya yang dikenal dengan istilah BerAKHLAK yaitu; Berorientasi Pelayanan, Akuntabel, Kompeten, Harmonis, Loyal, Adaptif, dan Kolaboratif. Oleh karena itu, setelah melakukan Latsar ini diharapkan CPNS mampu bekerja secara professional dengan mengaktualisasikan nilai BerAKHLAK dalam 1
setiap pekerjaannya dan mengkolaborasikannya dengan Manajemen ASN dan Smart ASN. Tidak terkecuali untuk CPNS yang ada di Inspektorat Kabupaten Agam. Berdasarkan Peraturan Bupati Agam No. 48 Tahun 2016 Inspektorat Daerah merupakan Perangkat Daerah unsur Pengawasan penyelenggaraan Pemerintahan Daerah yang bertanggung jawab kepada Bupati melalui Sekretaris Daerah dalam rangka membina dan mengawasi pelaksanaan Urusan Pemerintahan yang menjadi kewenangan daerah dan Tugas Pembantuan oleh Perangkat Daerah. Pelaksanaan pengawasan internal yang dilakukan Inspektorat Kabupaten Agam adalah pengawasan internal terhadap kinerja dan keuangan melalui audit, reviu, monitoring dan/atau evaluasi, pemantauan, dan kegiatan pengawasan lainnya dalam rangka memberikan keyakinan yang memadai bahwa kegiatan yang dilaksanakan telah sesuai dengan tolak ukur yang telah ditetapkan secara efektif dan efisien. Banyaknya kegiatan pengawasan yang dilakukan Inspektorat Kabupaten Agam berbanding lurus dengan dokumen Laporan Hasil Pengawasan (LHP) yang diterbitkan, sehingga semakin banyak kegiatan pengawasan yang dilakukan, semakin banyak pula LHP yang akan diarsipkan. Pengelolaan Laporan Hasil Pengawasan (LHP) yang ada di Inspektorat Kabupaten Agam sudah melalui sistem pemindaian, sehingga semua file terkait LHP sudah terbackup dalam format pdf. Namun pengelolaan dan penataan arsip LHP dalam bentuk soft copy maupun
hard copy masih
dilakukan secara konvensional yaitu secara manual, sehingga sering terjadi ketidaksesuaian data Laporan Hasil Pengawasan (LHP) yang ada di buku 2
Penomoran Laporan Hasil Pengawasan (LHP) dengan fisik yang ada di lemari arsip dan dokumen LHP di lemari arsip yang tidak tertata. Hal ini menyebabkan munculnya berbagai dampak seperti kesulitan dalam mencari dokumen ketika dibutuhkan, kerahasiaan dan keamanan dokumen tidak terjamin, dokumen mudah hilang dan rusak. Oleh karena itu, dibutuhkanlah adanya digitalisasi untuk mempermudah pengelolaan arsip LHP. Dengan adanya digitalisasi, diharapkan mampu memberikan kemudahan dalam pengarsipan dan pengelolaan waktu menjadi lebih efektif dan efisien. Berdasarkan kondisi tersebut, penulis tertarik untuk membahas lebih lanjut terkait (LHP)
“Optimalisasi Pengarsipan Laporan Hasil Pengawasan
Berbasis
Digitalisasi
Menggunakan
Google
Drive
pada
Inspektorat Kabupaten Agam". B. Tujuan 1. Tujuan Umum Adapun tujuan umum dari aktualisasi ini adalah teraktualisasinya nilainilai dasar BerAKHLAK dalam sikap dan prilaku CPNS yaitu Berorientasi Pelayanan, Akuntabel, Kompeten, Harmonis, Loyal, Adaptif, dan Kolaboratif yang disertai dengan Manajemen ASN dan Smart ASN. 2. Tujuan Khusus Tujuan Khusus laporan aktualisasi ini adalah : a. Tersusunnya Laporah Hasil Pengawasan (LHP) sesuai dengan regulasi yang ada; b. Tersedianya
terwujudnya digitalisasi dokumen Laporan Hasil
Pengawasan (LHP) Pada Inspektorat Kabupaten Agam sehingga 3
terdapat backup dokumen sehingga tercipta kemudahan dalam mencari dokumen ketika diperlukan C. Ruang Lingkup Banyaknya jenis pengawasan yang dilakukan di Inspektorat Kabupaten Agam sehingga mengakibatkan banyak pula dokumen Laporan Hasil Pengawasan (LHP) yang diterbitkan. Oleh karena itu, penulis membatasi digitalisasi pengarsipan LHP dari tahun 2021 sampai dengan 2022 semester I.
4
BAB II PROFIL INSTANSI DAN PESERTA A. Profil Instansi 1. Gambaran Umum Inspektorat Agam
Gambar 2.1 : Gedung Bappeda dan Inspektorat Kab. Agam Inspektorat Kabupaten Agam sebagai Lembaga pengawas pemerintah daerah, Inspektorat mempunyai peranan penting dalam mengawal tercapainya akuntabilitas sebagai perwujudan implementasi manajemen pemerintahan Kabupaten
Agam
dalam menuju good
governance dan clean governance. Untuk memaksimalkan fungsi pengawasan Inspektorat
serta
memenuhi
Kabupaten
Agam
tuntutan secara
dan terus
harapan
masyarakat,
menerus
berupaya
melakukan perbaikan kinerja yang disusun dalam tahapan yang terencana, konsistensi, terpadu dan berkelanjutan melalui penetapan tujuan dan sasaran yang terukur dirangkum dalam sebuah perencanaan strategis, dengan menetapkan kegiatan yang dapat diandalkan. 5
2. Visi dan Misi a. Visi “Terwujudnya kabupaten Agam yang berkeadilan, inovatif, sejahtera, agamais, dan beradat menuju agam mandiri, berprestasi yang madani” b. Misi “Mewujudkan tata pemerintahan yang baik, bersih (good and clean government) dan professional”. 3. Struktur Organisasi Susunan organisasi Inspektorat Kabupaten Agam berdasarkan Peraturan Daerah Agam Nomor: 11 Tahun 2016 tentang Pembentukan dan Susunan Perangkat Daerah Pemerintah Kabupaten Agam, dan Peraturan Bupati Agam Nomor: 48 Tahun 2016 tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas dan Fungsi Serta Tata Kerja Inspektorat Kabupaten, Inspektorat Kabupaten Agam mempunyai tugas membantu Bupati melakukan pembinaan dan pengawasan pelaksanaan urusan pemerintahan dan tugas pembantuan perangkat daerah. Dalam menyelenggarakan tugas sebagaimana dimaksud di atas Inspektorat Kabupaten Agam memiliki fungsi: a. Perumusan
kebijakan
teknis
bidang
pengawasan
dan
fasilitasi pengawasan; b. Pelaksanaan pengawasan internal melalui audit, reviu, evaluasi, pemantauan, asistensi dan kegiatan pengawasan lainnya.
6
c. Pelaksanaan pengawasan untuk tujuan tertentu atas penugasan Bupati; d. Penyusunan laporan hasil pengawasan; e. Pelaksanaan kesekretariatan Inspektorat; dan f. Pelaksanaan
tugas
lain
yang
diberikan
oleh
Bupati
terkait
dengan tugas dan fungsinya dan atau sesuai ketentuan peraturan perundang- undangan. Adapun
susunan
organisasi
Inspektorat
Kabupaten
Agam
adalah sebagai berikut: 1. Inspektur 2. Sekretariat a. Subbagian umum, keuangan dan kepegawaian b. Subbagian perencanaan, evaluasi dan pelaporan 3. Inspektur pembantu wilayah I 4. Inspektur pembantu wilayah II 5. Inspektur pembantu wilayah III 6. Kelompok jabatan fungsional a. Auditor b. P2UPD
7
Sumber : Laporan Kinerja Inspektorat Kabupaten Agam tahun 2021
Gambar 2.2: Struktur Organisasi Inspektorat Kabupaten Agam 4. Tugas Dan Fungsi Inspektorat Kabupaten Agam merupakan unsur pengawas pemerintah daerah (SPIP), secara garis besar pelayanan yang diberikan yaitu melaksanakan pengawasan terhadap jalannya pemerintahan daerah dan desa untuk mewujudkan pemerintahan yang good governance. SPIP bertujuan untuk memberikan keyakinan yang memadai terhadap empat hal yaitu:
Tercapainya
efektivitas
dan
efisiensi
pencapaian
tujuan
penyelenggaraan pemerintah Negara
Keandalan pelaporan keuangan
Pengamanan asset Negara 8
Ketaatan terhadap peraturan perundang-undangan
a. Tugas dan Fungsi Inspektur Inspektur mempunyai tugas memimpin dan menyelenggarakan perumusan kebijakan, pelaksanaan, pemantuan, evaluasi, pelaporan, dan pembinaan serta mengawasi pelaksanaan urusan pemerintah yang menjadi kewenangan Daerah dan tugas pembantuan oleh perangkat daerah. b. Tugas dan Fungsi Sekretariat Sekretariat mempunyai tugas menyiapkan bahan koordinasi pengawasan dan memberikan pelayanan administratif dan fungsional kepada semua unsur di lingkungan Inspektorat. Sekretariat mempunyai fungsi:
Pelaksanaan penyusunan rencana kegiatan kesekretariatan;
Penyiapan
bahan
koordinasi
dan
pengendalian
rencana
dan program kerja kesekretariatan; Pelaksanakan dan
penghimpunan,
penyimpanan
laporan
pengelolaan, hasil
penilaian
pengawasan
aparat
pengawasan fungsional; Pelaksanaan
penyusunan
bahan/data
pembinaan
teknis fungsional; Pelaksanaan
penginvertarisasian,
penyusunan
dan pengoordinasian penatausahaan proses pengaduan; Pelaksanaan
kesekretariatan
meliputi
administrasi
umum, kepegawaian dan keuangan;
9
Pelaksanaan
konsultasi,
koordinasi
dan
kerja
sama
dengan instansi terkait untuk penyusunan perencanaan program pengawasan, evaluasi dan pelaporan serta tindak lanjut hasil pengawasan; dan
Pelaksanaan
monitoring,
evaluasi
dan
laporan
kegiatan kesekretariatan; c. Tugas
dan
fungsi
Sub
Bagian
Umum,
Keuangan,
dan
Kepegawaian Sub Bagian Umum, Keuangan, dan kepegawaian mempunyai tugas melakukan urusan penatausahaan surat menyurat, rumah tangga, kelengkapan, protokoler, keuangan dan kepegawaian. Uraian tugas Sub Bagian Umum, Keuangan dan Kepegawaian adalah:
Menyusun rencana kerja Sub Bagian Umum, Keuangan dan Kegiatan sesuai dengan rencana kerja Inspektorat;
Melakukan pengelolaan urusan tata usaha surat menyurat dan kearsipan;
Melakukan pengelolaan urusan perlengkapan dan rumah tangga;
Menghimpun,
mengkaji
dan
mempelajari
peraturan
perundang- undangan yang berkaitan dengan bidang tugas;
Melakukan
pengelolaan urusan keuangan;
10
Menyiapkan
dan
memproses
urusan
kenaikan
pangkat,
kenaikan gaji berkala, pension, pemberian sanksi disiplin dan pemberian tanda penghargaan . tanda jasa;
Menyiapkan dan memproses permohonan izin
dan
cuti,
tugas belajar, mutasi, perkawinan dan perceraian;
Mengusulkan penerbitan kartu
pegawai, kartu
istri/suami,
kartu TASPEN dan kartu BPJS;
Mengoordinasikan bawahan agar terjalin kerja sama yang baik dan saling mendukung;
Menilai hasil kerja bawahan untuk bahan pengembangan karir;
Membimbing bawahan untuk meningkatkan motivasi, disiplin dan prestasi kerja; dan
Melaksanakan
tugas
lain
yang
diberikan
oleh
atasan
sesuai dengan tugas dan fungsinya. d. Tugas dan Fungsi Sub Perencanaan, Evaluasi dan Pelaporan Kelompok Jabatan Fungsional Sub substansi Perencanaan, Evaluasi Pelaporan mempunyai tugas menyiapkan bahan penyusunan dan pengendalian rencana kerja pengawasan, menghimpun dan menyiapkan rancangan peraturan perundang-undangan, dokumentasi dan pengolahan data pengawasan, menyiapkan bahan penyusunan, menghimpunan, mengolah dan menyimpan laporan hasil pengawasan dan menata usahakan pengaduan masyarakat serta menyusun laporan kegiatan pengawasan. e. Tugas dan Fungsi Inspektur Pembantu
11
Inspektur Pembantu mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas
Inspektur
lingkup
pengoordinasian
pelaksanaan
tugas
pengawasan urusan pemerintah daerah dan penanganan kasus pengaduan di unit kerja sesuai dengan wilayah kerjanya. Uraian tugas Inspektur Pembantu adalah:
Melaksanakan
penyusunan
program
kerja
lingkup
Inspektur Pembantu;
Menyelenggarakan
koordinasi
administrasi
dengan jabatan
fungsional auditor dan Pengawas Penyelenggaraan Urusan Pemerintah di Daerah (P2UPD);
Menyelenggarakan penyusunan pedoman teknis pengawasan;
Melaksanakan
monitoring
terhadap
proses pelaksanan
pengawasan sesuai wilayah kerjanya;
Menyelenggarakan telaahan staf sebagai bahan pertimbangan pengambilan kebijakan;
Menyelenggarakan
koordinasi
dengan
SKPD,
Pemerintah
Provinsi dan Pemerintah Pusat;
Menyelanggarakan
pelaporan
dan
evaluasi
kegiatan
pengawasan lingkup Inspektur Pembantu; dan Dalam melaksanakan tugas, Inspektur Pembantu mempunyai fungsi:
Pengusulan program pengawasan di wilayah kerjanya;
Pengoordinasian pelaksanaan pengawasan di wilayah kerja;
Pelaksanaan
koordinasi
tugas
pengawasan
meliputi
pemeriksa, pengusutan, pengujian dan penilaian;
12
Pelaksaan evaluasi hasil pengawasan;
Pelaporan pelaksanaan hasil pengawasan;
Pelaksanaan
tugas
lain
yang
diberikan
oleh
Inspektur
sesuai dengan tugas dan fungsinya. 5. Sumber Daya Aparatur Sumber daya manusia sebagai kekuatan internal pada Inspektorat Kabupaten Agam saat ini berjumlah sebanyak 43 orang dengan rincian sebagai berikut: a. Berdasarkan status kepegawaian/jenis kelamin : Status Kepegawaian
No
Jumlah
1
Pegawai Negeri Sipil
L k 2 0
P r 2 1
2
PTT/Pegawai Kontrak
2
-
JUMLAH 2 Tabel 2.1 : Status Kepegawaian 2
2 1
K e t 1. 1 orang Supir 2. 1 orang K3 Kantor
b. Berdasarkan tingkat pendidikan formal : No
Tingkat Pendidikan Formal
1 2 3 4
Pasca Sarjana (S2) Sarjana (S1) Sarjana Muda (D3) SLTA/STM/SMEA JUMLAH Tabel 2.2 : Tingkat Pendidikan
Jumlah (orang) 3 30 3 7 43
Ket Lulus / Berijazah
c. Tenaga fungsional: 1. Auditor
13
Jumlah (orang)
No
Jabatan Auditor Madya / Pengendali 1 Teknis 2 Auditor Ahli Muda / Ketua Tim 3 Auditor Penyelia / Anggota 4 Auditor Pertama 5 Auditor Pelaksana Tabel 2.3 : Fungsional Auditor
Ket
6 8 2 2
2. Pejabat Pengawas Penyelenggara Urusan Pemerintah Daerah (P2UPD) No 1 2
Jumlah (orang)
Jabatan Pengawas Madya Pengawas Muda
6 1
Ket
Tabel 2.4 : Fungsional P2UPD 3. Berdasarkan Formasi Jabatan/Eselon No
Jabatan
1 2
Inspektur Sekretaris Irban Pembantu Wilayah I,II & III 3 4 Kasubag 5 Staf Tabel 2.5 : Formasi Eselon
Eselon
Jumlah (orang)
II ba III
1 1
III a
3
IV a -
2 9
Ket
d. Sarana dan Prasarana Sarana dan prasarana merupakan salah satu indikator penentu untuk kelancaran kegiatan Operasional Pengawasan, adapun jenis dan kondisi sarana/prasarana yang ada pada Inspektorat Kabupaten Agam saat ini adalah sebagai berikut: 1. Kendaraan Dinas
14
Kendaraan yang ada di Kantor Inspektorat Kabupaten Agam, sebanyak 12 unit yang terdiri dari : 3 Unit kendaraan roda 4 dan 9 unit kendaraan roda 2 No
Nama Barang / Jenis Barang
1 Mobil Operasional 2 Kendaraan roda 2 Tabel 2.6 : Jumlah Kendaraan Dinas
Unit 3 0
Kondisi Baik dan Rusak B Berat RB 5 4 B
2. Komputer Alat pendukung kelancaran pelaksanaan tugas kantor terdiri dari: No
Nama Barang / Jenis Barang 1 Laptop 2 Komputer PC 3 Printer 4 Scanner Tabel 2.7 : Jumlah Komputer
Unit 21 5 11 3
Kondisi Baik dan Rusak Berat 16 B 5 RB 2B 3 RB 8B 3 RB 3B 0 RB
15
B.
Profil Peserta
Gambar 2.3 : Foto Peserta Nama Peserta
: Amillia Risti, S.E.
NIP
: 19951115 202203 2 003
Pangkat/Golongan
: Penata Muda/III.a
Angkatan/Kelompok
: Angkatan 15/Kelompok 1
Tempat Tanggal Lahir
: Agam, 15 November 1995
Pendidikan Terakhir
: S-1
Program Studi
: Akuntansi
Perguruan Tinggi
: Universitas Andalas
Instansi
: Inspektorat Kabupaten Agam
Jabatan
: Ahli Pertama – Auditor
Alamat
: Jl. Anak Air, RT 002 RW 002 Kel. Pulai Anak Air, Kec. Mandiangin Koto Selayan, Kota Bukittinggi
16
BAB III RANCANGAN AKTUALISASI A. Deskripsi Isu 1) Isu Ke-1 : Belum optimalnya pengarsipan Laporan Hasil Pengawasan (LHP) di Inspektorat Kabupaten Agam. Laporan Hasil Pengawasan (LHP) yang ada di Inspektorat Kabupaten Agam sudah melalui sistem pemindaian, sehingga semua file terkait Laporan Hasil Pengawasan sudah terbackup dalam format pdf. Namun pengelolaan dan penataan arsip LHP dalam bentuk soft copy maupun hard copy belum dilakukan secara maksimal. Hal ini disebabkan karena jumlah LHP yang banyak dan terus bertambah, pengelolaan arsip LHP yang dilakukan dengan cara konvensional atau masih manual, serta kurangnya pemahaman SDM pengelola arsip LHP terkait aturan dalam pengelolaan arsip LHP yang benar karena instansi tidak menerapkan sistem merit dalam penetapan petugas pengarsipan. Selama pengamatan yang penulis lakukan, ada beberapa fakta yang ditemukan dalam pengelolaan dan penataan arsip diantaranya: a. ketidaksesuaian data Laporan Hasil Pengawasan (LHP) yang ada di buku Penomoran Laporan Hasil Pengawasan (LHP) dengan fisik yang ada di lemari arsip; b. dokumen LHP di lemari arsip yang tidak tertata; Arsip yang tidak tertata dan terkelola dengan maksimal apabila tidak diselesaikan akan segera maka akan menimbulkan dampak bagi instansi. Dampak yang timbul diantaranya : a. Kesulitan dalam mencari dokumen ketika dibutuhkan; 17
b. Pencarian dokumen membutuhkan waktu yang lama. c. Terdapat dokumen yang tidak terarsipkan; d. Kerahasiaan dan keamanan dokumen tidak terjamin; e. Dokumen mudah hilang dan rusak. Dari analisis isu diatas, isu ini berkaitan dengan substansi Managemen ASN dan Smart ASN yang mana diperlukan tata kelola Sumber Daya Manusia (SDM) yang baik dalam mencapai tujuan. Maka dari itu, penulis sebagai ASN harus melakukan
perencanaan
pengarsipan dokumen secara efektif dan efisien yang dilaksanakan dengan menggunakan digitalisasi. Menerapkan sistem merit dalam penugasan pengelolaan arsip LHP sehingga dalam pengelolaan arsip LHP, petugas tidak mengadapi kendala. Oleh karena itu dibutuhkan Managemen ASN agar isu dapat terselesaikan. Dengan menggunakan digitalisasi, penulis sudah menerapkan Smart ASN dalam pekerjaan sehingga aksesibilitas akan semakin mudah dan pelayanan terhadap pengaduan masyarakat akan semakin cepat. Melaksanakan nilai-nilai manajemen ASN dengan menerapkan Smart ASN akan menciptakan profesionalisme aparatur sipil Negara sehingga terwujudnya Good Governance. 2) Isu Ke- 2 : Belum optimalnya Penatausahaan Perjalanan Dinas pada bagian keuangan di Inspektorat Kabupaten Agam. Penataausahaan Perjalanan Dinas di Inspektorat Kabupaten Agam belum dilakukan secara optimal, hal ini disebabkan karena belum adanya data validasi untuk monitoring Perjalanan Dinas, pengelolaan data perjalanan dinas, dan verifikasi Surat Perintah Perjalanan Dinas 18
(SPPD) serta rinciannya masih dilakukan secara manual diinput satu per satu. Selain itu, banyaknya obyek terperiksa tidak sebanding dengan tenaga pemeriksa sehingga sering terjadi rangkap perjalanan dinas, banyaknya SPPD yang harus diverifikasi sehingga membutuhkan waktu yang lama dalam pengerjaan dan sering terjadi kesalahan penginputan. Penatausahaan Perjalanan Dinas yang belum dilakukan secara optimal jika tidak diselesaikan akan menimbulkan dampak bagi instansi. Dampak jangka pendek yang timbul diantaranya : a. terjadi Perjalanan Dinas Rangkap dalam waktu yang bersamaan. b. kerugian keuangan instansi, c. menimbulkan kemungkinan terjadinya kesalahan input yang dapat mempengaruhi
rincian
biaya
yang
dikeluarkan
untuk
setiap
perjalanan yang dilakukan. d. Selain itu dibutuhkan waktu yang lama dalam pengerjaannya sehingga pemanfaatan waktu dan tenaga menjadi tidak efisien. Dari analisis isu diatas, Isu ini berkaitan dengan substansi Managemen ASN serta Smart ASN dimana perlunya ASN yang kompeten dalam peningkatan kemampuan Penatausahaan Perjalanan Dinas
bebasis
aplikasi
terkomputerisasi
(digitalisasi)
agar
Penatausahaan Perjalanan Dinas menjadi lebih cepat, tepat dan efisien. 3) Isu Ke – 3 : Penatausahaan Surat Tugas yang belum optimal di Inspektorat Pemerintah Kabupaten Agam. Dalam
menjalankan
tugas
membantu
Bupati
melakukan
pengawasan, pembinaan terhadap pelaksanaan urusan pemerintahan di daerah
Kabupaten.
Inspektur
selaku
Kepala
Inspektorat
akan
mengeluarkan Surat Tugas sebagai dasar penugasan bagi para pegawai. 19
Banyaknya tugas pengawasan dan pembinaan yang dilaksanakan pegawai di inspektorat mengakibatkan banyak pula penerbitan Surat Tugas dengan anggota tim yang berbeda-beda, sehingga seringkali terdapat kesalahan dalam pemilihan anggota tim. Kesalahan yang sering terjadi adalah adanya penugasan ganda yang dilaksanakan dalam waktu yang bersamaan untuk orang yang sama. Hal ini disebabkan karena tidak adanya validasi data untuk memonitoring Surat Tugas yang telah diterbitkan. Selain itu, sistem manual yang pengarsipan
Surat
Tugas,
sehingga
akan
masih digunakan dalam menimbulkan
dampak
kedepannya. Sistem manual yang masih digunakan juga ikut menambah dampak yang ditimbulkan dalam penatausahaan surat tugas. Dampak jangka panjang yang akan terjadi seperti : a. pengawasan dan pembinaan tidak dilaksankan secara optimal, b. kerugian keuangan instansi, c. kesalahan dalam perhitungan angka kredit pegawai. Sedangkan dampak jangka pendek yang akan terjadi adalah jika Surat Tugas tersebut berhubungan dengan Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD), maka akan terjadi penerbitan SPPD ganda yang dapat menyebabkan kekeliruan dalam pencatatan keuangan dan pengelolaan waktu yang tidak efisien. Dari analisis isu diatas, Isu ini berkaitan dengan substansi Managemen ASN serta Smart ASN dimana perlunya ASN yang profesional dan berkompeten dalam hal pemanfaatan kemajuan teknologi dengan cara digitalisasi dalam hal penatausahaan Surat 20
Tugas agar pengelolaan Surat Tugas menjadi lebih cepat, tepat, efektif dan efisien. B. Penetapan Core Isu Sebelum menetapkan judul Laporan Aktualisasi, terlebih dahulu dilakukan penetapan isu berdasarkan pengamatan penulis di instansi terkait. Selanjutnya isu di selesksi dan dikaitkan dengan kondisi yang diharapkan saat ini. Dari hasil seleksi tersebut, maka ditemukanlah core isu yang layak diangkat untuk dijadikan rancangan aktualisasi dengan menggunakan teknik AKPL. Analisis AKPL menggunakan rentang nilai berupa matrik skor yaitu 1-5 yang menandakan bahwa semakin tinggi skor berarti isu tersebut bersifat mendesak untuk segera dicari penyelesaiannya. Teknik analisis ini menggunakan kriteria isu yang harus terpenuhi yakni : a. Aktual (A) artinya isu terkait pengarsipan Laporan Hasil Pengawasan (LHP) di Inspektorat Kabupaten Agam belum terselesaikan dan sedang hangat dibicarakan dalam masyarakat. 1. Pernah benar-benar terjadi 2. Benar-benar sering terjadi 3. Benar-benar terjadi dan bukan menjadi pembicaraan 4. Benar-benar terjadi terkadang menjadi bahan pembicaran 5. Benar-benar terjadi dan sedang hangat dibicarakan b. Kekhalayakan (K) artinya isu tersebut menyangkut hajat hidup orang banyak dan bukan hanya untuk kepentingan seseorang atau sekelompok kecil orang. 1. Tidak menyangkut hajat hidup orang banyak 2. Sedikit menyangkut hajat hidup orang banyak 3. Cukup menyangkut hajat hidup orang banyak 21
4. Menyangkut hajat hidup orang banyak 5. Sangat menyangkut hajat hidup orang banyak c. Problematik (P) artinya isu memiliki dimensi permasalahan yang kompleks
sehingga
perlu
dicarikan
segera
solusinya
secara
komprehensif 1. Masalah sederhana 2. Masalah kurang kompleks 3. Masalah cukup kompleks namun tidak perlu segera dicarikan solusinya 4. Masalah kompleks 5. Masalah sangat kompleks sehingga perlu dicarikan segera solusinya d. Layak (L) artinya isu yang masuk akal, realistis, relevan, dan dapat dibahas sesuai tugas dan tanggung jawab 1. Masuk akal 2. Realistis 3. Cukup masuk akal dan realistis 4. Masuk akal dan realistis 5. Masuk akal, realistis, dan relevan untuk dimunculkan inisiatif pemecahan masalahnya
22
Berikut ini adalah analisis AKPL untuk isu-isu aktual yang terjadi di Inspektorat Kabupaten Agam : No
Isu
Faktor
Total
Rangking
A
K
P
L
1. Belum optimalnya pengarsipan 5
4
4
5
18
I
3
2
5
14
III
3
3
5
15
II
Laporan
Hasil
Pengawasan
(LHP) di Inspektorat Pemerintah Kabupaten Agam. 2. Belum Penatausahaan
optimalnya 4 Perjalanan
Dinas pada bagian keuangan di Inspektorat
Pemerintah
3. Penatausahaan Surat Tugas 4 Kabupaten Agam. yang belum optimal di Inspektorat
Pemerintah
Kabupaten Agam. Tabel 3.1 Penetapan Core Isu dengan Metode AKPL Berdasarkan analisis penetapan core isu dengan metode APKL diatas, maka isu terpilih adalah isu yang pertama yaitu belum optimalnya pengarsipan Laporan Hasil Pengawasan (LHP) di Inspektorat Kabupaten Agam. C. Analisis Core Isu Core isu yang didapatkan adalah belum optimalnya pengarsipan Laporan Hasil Pengawasan (LHP) di Inspektorat Kabupaten Agam. Ada beberapa penyebab isu tersebut adalah sebagai berikut : a. jumlah LHP yang banyak dan terus bertambah
23
b. pengelolaan pengarsipan LHP dilakukan dengan cara konvensional yaitu secara manual c. petugas yang tidak disiplin dalam menata dan mengarsipkan LHP yang terbit. Dalam menganalisis penyebab core isu tersebut, teknik yang digunakan adalah Teknik USG ( Urgency, Seriousness, Growth). Teknik analisis USG adalah salah satu alat bantu yang digunakan untuk memilih faktor penyebab core isu yang dominan. Metode ini dilakukan dengan menentukan tingkat Urgensi
(Urgency),
Keseriusan (Seriousness)
dan Perkembangan
Isu
(Growth). Teknik USG menggunakan rentang nilai 1-5. Semakin tinggi tingkat urgensi, keseriusan dan perkembangan isu tersebut, maka semakin tinggi skor yang didapatkan untuk masing-masing unsur. Berikut adalah deskripsi dan interval nilai dari Teknik USG : a. Urgency : yaitu dilihat dari tersedianya waktu, mendesak atau tidaknya isu tersebut diselesaikan. Interval nilai : 5 : sangat mendesak 4 : mendesak 3 : cukup mendesak 2 : kurang mendesak 1 : tidak mendesak b. Seriuosness : yaitu melihat dampak masalah tersebut terhadap produktivitas kerja, pengaruh terhadap keberhasilan, serta membahayakan system atau tidak. Interval nilai : 5 : sangat serius 24
4 : serius 3 : cukup serius 2 : kurang serius 1 : tidak serius c. Growth : yaitu melihat apakah masalah tersebut berkembang sedemikian rupa sehingga menyebabkan dampak yang buruk atau sulit dicegah Interval nilai : 5 : sangat cepat memburuk 4 : cepat memburuk 3 : cukup cepat memburuk 2 : kurang cepat memburuk 1 : tidak cepat memburuk Berikut adalah table hasil Analisis USG untuk 3 penyebab isu seperti yang telah disebutkan diatas : No. 1.
Penyebab isu
Kriteria U S G 3 3 Jumlah LHP yang banyak dan 4
Total
Rangking
10
III
terus bertambah 2.
Pengelolaan pengarsipan LHP 5
5
4
14
I
4
4
13
II
dilakukan dengan konvensional yaitu secara manual 3.
Petugas yang tidak disiplin
5
dalam menata dan mengarsipkan LHP yang telah selesai diterbitkan Tabel 3.2 Penetapan penyebab isu prioritas dengan metode USG 25
Berdasarkan hasil analisis dengan metode USG diatas, maka penyebab isu yang dipilih adalah “Pengelolaan pengarsipan LHP dilakukan dengan cara konvensional yaitu secara manual”. D. Gagasan Kreatif Penyelesaian Core Isu Dengan
merujuk
pada
penyebab
utama
core isu
yang
dianalisis
menggunakan metode USG seperti yang sudah dijelaskan diatas, maka gagasan kreatif yang akan dilakukan untuk penyelesaian core isu tersebut adalah “Optimlisasi pengarsipan Laporan Hasil Pengawasan (LHP)
berbasis
digitalisasi untuk mempermudah dalam proses pengelolaan dan penataan pengarsipan”. Digitalisasi yang dilakukan dengan mengumpulkan arsip laporan yang berbentuk file kedalam Google Drive dan dilengkapi dengan Ms. Excel untuk memudahkan dalam mencari data laporan yang dibutuhkan. Adanya digitalisasi dalam pengarsipan LHP menjadikan akses menjadi semakin mudah, selain itu digitalisasi dapat meningkatkan efisiensi dan efektifitas dalam pengelolaan arsip, sehingga kualitas pengarsipan dokumen dapat ditingkatkan. Waktu yang dibutuhkan dalam mencari dokumen juga lebih singkat sehingga dapat memaksimalkan produktifitas dalam bekerja, sehingga pelayanan bisa lebih ditingkatkan. Oleh karena itu, Inspektorat Kabupaten Agam telah menerapkan Manajeman ASN yang berkualitas dengan adanya SMART ASN. Untuk mewujudkan gagasan kreatif tersebut, kegiatan-kegiatan yang akan dilakukan selama masa habituasi adalah sebagai berikut : 1) Melakukan kosultasi dengan atasan (Inspektur Pembantu Wilayah III) terkait rencana aktualisasi yang akan dilaksanakan; 2) Berkonsultasi terkait tatacara pengarsipan dokumen yang benar dengan Dinas Perpustakaan & Arsip Kabupatetn Agam 26
3) Mengumpulkan dokumen Laporan Hasil Pengawasan (LHP) 4) Melakukan digitalisasi dokumen Laporan Hasil Pengawasan (LHP) 5) Pengaplikasian pencarian dokumen secara digital 6) Membuat Laporan Aktualisasi
27
E. Matrik Rancangan Aktualisasi Unit Kerja
: Ahli Pertama – Auditor, Inspektorat Pembantu Wilayah III, Pemerintah Kabupaten Agam
Identifikasi Isu
: 1. Belum optimalnya pengarsipan Laporan Hasil Pengawasan (LHP) di Inspektorat Kabupaten Agam. 2. Belum optimalnya Penatausahaan Perjalanan Dinas
pada bagian keuangan di Inspektorat
Kabupaten Agam. 3. Penatausahaan Surat Tugas yang belum optimal di Inspektorat Kabupaten Agam. Isu yang Diangkat
: Belum Optimalnya P engarsipan Laporan Hasil Pengawasan (LHP) di Inspektorat Kabupaten Agam
Gagasan Pemecahan Isu : Optimlisasi pengarsipan LHP berbasis digitalisasi untuk mempermudah dalam Proses Pengelolaan Dan Penataan Arsip”. No
1 1
Kegiatan
2 Melakukan kosultasi
Tahapan Kegiatan
Output/Hasil
3 1.Mempersiapkan
4 1.Tersedianya
bahan konsultasi
Main
dengan
mentor
terkait tahapan
mempersiapkan
(Irban III) terkait
terkait
rancana
kegiatan
bahan
rancana
aktualisasi
aktualisasi yang
akan diangkat.
dengan
mentor
akan diangkat.
yang
Map
Keterkaitan Substansi Mata Pelatihan (BerAKHLAK) 5 1. Akuntabel
yang
Saya
Kontribusi terhadap Visi dan Misi Organisasi 6 Kontribusi
akan kegiatan persiapan
kegiatan dan
terkait konsultasi
akan dikerjakan
tahapan
(foto).
sebelum
terhadap
dilakukannya
organisasi
Penguatan Nilai BerAKHLAK di Organisasi 7 1.Memfasilitasi
kegiatan dengan mentor visi
habituasi pada
latsar
CPNS
2022
di
kantor
merupakan 28
konsultasi diskusi
dan terwujudnya dengan kabupaten
mentor;
Agam
2. Harmonis Saya berbicara selama
penerapan yang
berkeadilan, akan inovatif,
janji 1.Tersedianya
dengan mentor
sopan sejahtera,
menuju
1. Akuntabel
mandiri,
dan
Saya akan datang berprestasi
WhatApp terkait
tepat waktu saat yang
jadwal
bertemu
konsultasi
mentor
1. Tersedianya
rancangan
Catatan
aktualisasi
konsultasi
dan
adanya
pemikiran terkait
baru
inovasi
akan untuk perbaikan janji instansi
Inspektorat
n
kegiatan
mentoring bersama peserta Latsar CPNS
dengan
mentor kedepannya
tahun
melalui
aplikasi dibidang
merupakan
Saya
pengarsipan dan
1. Kompten
hasil
yang
madani, 2.Melaksanaka
dengan yaitu
chat WhatApp. 3. Mendiskusikan
agam
tangkapan layar
membuat
dan
diterapkan di
mentor.
Saya
Akuntabel, Kolaboratif
saya agamais,
2. Adaptif
nilai Loyal,
konsultasi dengan beradat 2. Membuat
bentuk
bentuk misi
akan inspektorat yaitu
menggunakan
2022
mewujudkan
organisasi telah menerapkan 29
foto 2. Dokumentasi
digitalisasi sebagai tata
nilai
ide kreatif terkait pemerintahan
Akuntabel,
penyelesaian
yang
Loyal,
rancangan
bersih
aktualisasi
baik, (good
yang and
Kolaboratif.
clean
akan
government)
dilaksanakan.
dan
2. Harmonis
dan
professional
Saya
akan yaitu,
mencatat
dengan
adanya
masukan
dan digitalisasi pada
saran dari mentor pengelolaan terkait rancangan arsip aktualisasi
yang maka
saya buat.
akses
menjadi
3. Kolaboratif Saya
LHP, lebih
mudah, akan penggunaan
mendengarkan
waktu
yang
dan melaksanakan efektif,
dan
semua
masukan kemudahan
yang
diberikan dalam
mencari
sebagai data
sehingga
mentor pelengkap
akan 30
rancangan
4. Meminta
1. Tersediaya
memaksimalka
aktualisasi
yang produktifitas
telah ada.
dalam dan
1. Akuntabel
bekerja terciptalah
akan tata
persetujuan
Surat
Saya
untuk
Persetujuan
menjalankan
pelaksanaan
pelaksanaan
habituasi
aktualisasi
aktualisasi yang
mentaati
telah
peraturan
ditandatangani
ada sampai masa
Irban III (foto)
Latsar tahun 2022
pemerintahan
dengan yang baik (good semua government) yang
selesai dilaksanakan 2. Adaptif Saya
akan
menscan
Surat
Persetujuan Mentor dijadikan data
untuk backup jika
diperlukan. 2
Berkonsultasi terkait
tatacara
1.Meminta kepada
izin 1.Tersedianya atasan
Surat
Tugas
1. Akuntabel Saya
Kontribusi akan kegiatan
1.Penerbitan Surat Tugas 31
pengarsipan
terkait
dokumen
konsultasi
benar
yang
ke
(foto
mengurus Tugas
Surat koordinasi
dan
sebelum konsultasi
Dinas
melakukan
Dinas
Perpustakaan &
konsultasi
Perpustakaan &
Kearsipan
Dinas
Kearsipan
Daerah
Perpustakaan
Daerah
Kabupaten
Kearsipan Daerah terhadap
Kabupaten
Agam;
Kabupaten Agam.
Agam
dengan
rencana
dengan
penerapan Dinas
ke Perpustakaan dan
Saya
Arsip
& Daerah
2. Harmonis
bentuk nilai Berorietasi Pelayanan dan
visi
Akuntabel,
organisasi
dalam
terwujudnya
organisasi.
akan kabupaten
meminta
izin Agam
kepada
yang 2.Adanya
atasan berkeadilan,
kunjungan ke
(Irban Wilayah III) inovatif,
Dinas
untuk
Perpustakaa
melakukan sejahtera,
kunjungan
agamais,
dan
konsultasi ke Dinas beradat Perpustakaan
n Kearsipan
& menuju
agam
Daerah
Kearsipan Daerah mandiri,
Kabupatetn
Kabupaten Agam.
berprestasi
Agam
yang
madani,
merupakan
Saya akan melapor yaitu
adanya
3. Kolaboratif
ke bagian umum pemikiran dan
kepegawaian terkait
&
baru
inovasi
bentuk penerapan nilai 32
terkait izin Irban III untuk perbaikan
Kompeten
untuk
dan
melakukan instansi
kunjungan konsultasi dibuatkan
kedepannya agar dibidang
daftar 1. Tersedianya
Saya
akan
pertanyaan
membuat
(foto)
pertanyaan
Dinas
cara
kolaborasi akan dengan
Daftar
dengan
dengan
1. Akuntabel
pertanyaan yang dibahas
antara
Surat pengarsipan
Tugasnya. 2.Membuat
Kolaboratif
Dinas Arsip
cermat Daerah
Perpustakaan &
dengan
Kearsipan
dan
Daerah
bertanggungjawab
Kabupaten Agam
untuk
Perpustakaa n
&
Kearsipan Daerah
dan sedangkan misi
teliti
dengan Dinas
daftar Perpustakaan dan
Inspektorat
inspektorat yaitu
Kabupatetn Agam
mencapai mewujudkan
hasil yang terbaik.
akan yang
berkonsultaasi dengan
3.Setelah
pemerintahan
2. Kolaboratif Saya
tata
bersih
mentor and
baik,
membuat Laporan
(good
Hasil
clean
Konsultasi,
terkait pertanyaan government)
saya
yang akan saya dan
mencetak
ajukan kunjungan
saat professional yaitu,
dengan
Laporan Hasil 33
konsultasi
ke adanya
Dinas
Konsultasi
digitalisasi pada
Perpustakaan
& pengelolaan
Kearsipan Daerah arsip Kabupaten Agam 3. Kompeten
kantor
lebih
mesin
akan mudah,
konsultasi
penggunaan
kantor.
penggunaan
waktu
Dalam hal ini
yang
sudah
dalam
daftar dalam
menerapkan
Saya
Dinas
pengarsipan
melakukan
Perpustakaan &
dokumen yang
kunjungan
Kearsipan
baik
Dinas
Daerah
benar(foto)
Agam
3. Tersedianya file
organisasi
dibuat kemudahan data
mencari sehingga
akan
1. Akuntabel
dan
dan
untuk
catatan tatacara
Kabupatetn
ke
dan
memilih
pertanyaan 2. Tersedianya
printer
scanner
kalimat yang jelas efektif,
3. Melakukan
n
akses
menjadi
Saya
menggunaka
LHP,
maka
dengan
nilai Kolaboratif
akan memaksimalka produktifitas ke dalam dan
Perpustakaan
bekerja terciptalah
& tata
Kearsipan Daerah pemerintahan Agam yang baik (good
regulasi
Kabupaten
tatacara
sesuai
pengarsipan
waktu yang telah
dengan government)
34
(foto)
disepakati. 2. Kompeten Saya
akan
melakukan
Tanya
jawab
saat
kunjungan
ke
Dinas Perpustakaan Kearsipan
& untuk
menambah pengetahuan terkait
cara
pengarsipan. 3. Harmonis Saya
akan
membaca saat
salam
memasuki
ruangan narasumber
dan
memperkenalkan diri dengan sopan 4. Adaptif Saya
akan 35
menyediakan flasdisk, untuk
hardisk
menyimpan
data
yang
diberikan narasumber. 5. Kolaboratif Saya
akan
meminta
tolong
kepada staf dinas Perpustakaan dan Arsip
untuk
mengambilkan dokumentasi yang saya butuhkan. 4. Membuat Laporan Konsultasi
1. Tersedianya file 1. Akuntabel Hasil
Laporan
Hasil
Konsultasi (foto)
dan
Kompeten Saya membuat hasil dengan
akan laporan konsultasi sebaik-
baiknya agar dapat dijadikan
acuan 36
untuk
perbaikan
pelayanan kedepannya 3
Mengumpulkan
1. Melakukan
1. Diperolehnya
1. Akuntabel
Kontribusi
1. Adanya
dokumen
konfirmasi
Informasi terkait
Saya
Laporan Hasil
kepada Irban III,
pihak
melakukan
Pengawasan
terkait
bertanggung
konfirmasi
(LHP)
yang
jawab
Bidang
bertanggung
pengarsipan
dan
Pelaporan organisasi
buku
jawab
dan letak
melalui
staf
yang terwujudnya
penomoran
sana kabupaten
LHP
pihak
dalam
pengarsipan
dokumen
dokumen LHP
(foto)
yang dalam
LHP
bertugas
kecocokan
mengumpulkan ke dokumen
LHP
Evaluasi terhadap
visi
di
terkait keberadaan Agam
2. Tersedianya foto
akan kegiatan
dokumen LHP
Lemari 2. Kompeten
Arsip dokumen
Saya
LHP
menanyakan
yang
data
fisik
dokumen LHP dengan
berarti
organisasi
berkeadilan,
sudah
inovatif,
menerapkan
akan sejahtera,
nilai
agamais,
informasi
terkait beradat
dokumen
LHP menuju
dan
Akuntabel dan
agam
Kompeten
seperti tahun terbit, mandiri,
dalam
jenis,
buku berprestasi
pengarsipan
penomoran,
buku yang
madani,
dokumen
dll yaitu
adanya
peminjaman,
hal
LHP
yang ada di Bidang kemandirian 37
Evaluasi
dan instansi
Pelaporan
terhadap
3. Harmonis
pengelolaan
Saya
akan pengarsipan
membaca saat
salam untuk perbaikan
memassuki instansi
ruangan
Bidang kedepannya
Evaluasi
dan dengan adanya
Pelaporan
dan backup data di
menjalin
computer,
komunikasi dengan sedangkan misi ramah dan sopan. 2. Mengelompokka 1. Tersusunnya
mewujudkan
1. Akuntabel
akan tata
n semua fisik dan
Dokumen
fisik
Saya
file
dan
LHP
melaksanakan
LHP
per
file
pemerintahan
tahapan yang
sesuai
dan
tahun
kegiatan
laporan yang ada
penerbitan dan
mengelompokkan
and
di lemari arsip
jenis
laporan
dokumen,
government)
(foto
dokumen
fisik) 2. Tersedianya tangkapanlayar
setiap
baik,
tahun penerbitan perjenis
dengan
inspektorat yaitu
seperti bersih
pemindahan
(good clean
data dan
arsip dengan benar, professional teliti, cermat
hari-hati, yaitu,
dengan
tanpa ada adanya 38
folder file LHP
dokumen
yang pengumpulan
rusak atau tercecer. 2. Kompeten Saya
dokumen
LHP,
maka dokumen akan telah
mengelompokkan
lengkap
dan
dapat
dokumen fisik LHP digunakan sesuai dengan jenis pemakai laporan
dengan informasi untuk
benar.
kepentingan
menjalin
pekerjaannya
komunikasi dengan sehingga ramah dan sopan. 3. Kolaboratif
akan
memaksimalka produktifitas
Saya akan meminta dalam file LHP yang ada dan
bekerja terciptalah
dikomputer petugas tata pengarsipan
pemerintahan
4. Loyal Saya mengunci
yang baik (good akan government) folder
LHP yang ada di computer
untuk
menjaga keamanan 39
dan
kerahasiaan
LHP 5. Adaptif Saya
akan
mengelompokkan dokumen LHP (fisik dan
file)
sesuai
dengan aturan yang berlaku. 3.Mencocokkan dokumen
fisik
1. Tersedianya
1. Berorientasi
Daftar
LHP
Pelayanan
LHP yang ada di
yang
tidak
Saya
lemari
arsip
ditemukan atau
menempelkan
dengan
data
tidak
Daftar
cocok Buku
akan dokumen
yang ada di Buku
antara
Penomoran LHP
Penomoran
ditemukan
LHP
dengan
pintu Lemari arsip
fisik
dokumen
agar setiap pegawai
LHP (foto)
fisik LHP yang tidak pada
yang membutuhkan informasi dengan
dapat mudah
menemukan informasi
terkit 40
dokumen
yang
dibutuhkan 2. Akuntabel Saya
akan
membuat LHP
Daftar
yang
ditemukan
tidak untuk
menunjukan keterbukaan informasi
dalam
mendorong tercapainya akuntabilitas. 3. Kolaboratif Saya
akan
berkoordinasi dengan
petugas
pengarsipan apabila
terjadi
keraguan
dalam
membaca
Buku
Penomoran LHP
41
4
1. Menginputkan
Melakukan digitalisasi
data
dokumen
Kontribusi
1. Adanya izin
Saya
kedalam
data arsip LHP
menginputkan data digitalisasi
Ms.Excel
di Ms. Excel
LHP dengan cermat dokumen
LHP
kedalam
Pengawasan
dan hati-hati agar terhadap
visi
Google
(LHP)
tidak
Hasil
LHP
1. Akuntabel
tangkapan layar
Laporan
fisik
1.Tersedianya
akan kegiatan
an
terjadi organisasi
kesalahan input
terwujudnya dan kabupaten
Adaptif
Agam
yang
organisasi mampu berkolabor
cepat
pada sejahtera,
asi dengan
keyboard
untuk agamais,
dan
beradat
1. Akuntabel
agam
kedepan,
berprestasi
selain
Saya akan menjaga yang
madani,
kedalam Google
folder
kerahasiaan
akun yaitu
adanya
Drive
Google Drive
2. Kompeten Saya
perbaikan
mandiri,
tangkapan layar
google drive kantor
penulis demi
data menuju
arsip LHP
didalam
bahwa
menggunakan cara inovatif,
penginputan
LHP
menunjukk an
akan berkeadilan,
mempercepat
dokumen
data
Drive
2. Kompeten Saya
2. Mengunggah file 1. Tersedianya
memasukk
pemikiran terkait
baru
inovasi
akan berbasis digital
itu,
izin tersebut juga membuktik an
bahwa 42
mengunggah
file untuk
organisasi
dokumen LHP ke mempermudah
telah
Google
adaptif
Drive dibidang
dengan membuat
tujuan pengelolaan
dengan
backup pengarsipan
perkemban
data yang sangat untuk perbaikan
gan zaman
berguna jika terjadi instansi kehilangan
data kedepannya
dimasa mendatang. 3. Adaptif
dengan membuat
Saya akan memilih Google penyimpanan online dan Google karena
cara
Drive bantuan
Drive dengan MS.
Excel
keamanannya lebih sedangkan misi terjamin. 3. Menyalin Folder
link 1. Tersedianya kedalam
1. Berorientasi
tangkapan layar
Pelayanan
Ms. excel yang
link
Saya
telah dibuat
Google
didalam Drive
dan Ms. Excel
inspektorat yaitu mewujudkan tata akan pemerintahan
menyalin link folder yang
baik,
di google drive ke bersih
(good
format excel untuk and
clean
mempercepat
government) 43
operator proses
dalam dan pencarian professional
file yang dibutuhkan 2. Kompeten
yaitu,
dengan
dan adanya
Adaptif
digitalisasi pada
Saya
akan pengelolaan
melakukan uji coba arsip cara
kerja
apakah berfungsi
LHP,
link maka
akses
sudah menjadi
lebih
dengan mudah,
baik atau tidak dan penggunaan menyalinnya kedalam excel dibuat.
yang
waktu
yang
format efektif,
dan
telah kemudahan dalam data
mencari sehingga
akan memaksimalka produktifitas dalam dan
bekerja terciptalah
tata pemerintahan 44
yang baik (good government) 5
Pengaplikasian
1. Sosialisasi
pencarian
petugas
dokumen secara digital
ke 1. Petugas bagian
1. Akuntabel
bagian
Saya
pengarsipan
pengarsipan
melakukan
terkait pencarian
mengetahui
sosialisasi
pada
dokumen
cara pencarian
waktu
telah
dokumen LHP
ditetapkan
LHP
secara digital.
secara
akan
yang
digital 2. Adaptif
(dokumentasi
Saya
akan
kegiatan)
melakukan sosialisasi
dengan
menggunakan laptop dan infocus. 3. Harmonis Saya
akan
menggunakan Bahasa yang
Indonesia baik
sosialisasi mudah
saat agar
dimengerti
pendengar. 2. Melakukan
uji 1. Petugas bagian 1. Akuntabel
dan
Kegiatan ini 1. Adanya memberikan ruangan kontribusi yang terhadap visi disediakan organisasi yaitu terwujudnya saat kabupaten sosialisasi Agam yang bentuk berkeadilan, inovatif, organisasi sejahtera, telah agamais, dan menerapka beradat menuju agam nilai mandiri, Akuntabel, berprestasi Harmonis, yang madani, dan yaitu dan misi inspektorat yaitu Kolaboratif dengan adanya pengaplikasian 2. Adanya pencarian dokumen pegawai berbasis yang mau digitalisasi maka mengikuti akan mewujudkan sosialisasi 45
coba
pencarian
dokumen
LHP
secara digital
pengarsipan
Kompeten
bisa melakukan
Saya akan mencari
pencarian
salah satu dokumen
dokumen secara
LHP digital
LHP
dengan
menggunakan
(dokumentasi
Excel
kegiatan)
dibuat .
yang
Ms. telah
2. Kolaboratif Saya akan meminta perwakilan petugas pengarsipan
untuk
mencoba melakukan pecarian dokumen
LHP
secara digital 3. Melakukan evaluasi
1. Adanya terkait
pencarian dokumen
LHP
secara digital
1. Akuntabel,
perbaikan
Kompeten
terkait
Kolaboratif
pencarian
Saya
dokumen secara
LHP digital
akan
membuat terkait
dan
catatan
kelemahan
(dokumentasi
dan
kegiatan)
sistem pengarsipan
Kabupaten merupakan Agam yang bentuk inovatif, berAKHLAK sedangkan organisasi mewujudkan tata dalam hal pemerintahan Kompeten yang baik, dan Loyal bersih (good and clean government) 3. Tersedianya dan sarana dan professional dengan prasarana terwujudnya seperti Kabupaten Laptop dan Agam yang Infocus inovatif, maka tata merupakan pemerintahan bentuk yang baik, penerapan bersih akan terwujud. nilai BerAKHLAK Adaptif organisasi
kekurangan
46
yang telah selesai dibuat. 6
Membuat
1. Melakukan
Laporan
konsultasi
Aktualisasi
dengan
1. Tersedianya catatan
mentor
1. Harmonis
hasil
Kegiatan
Saya
ini Melakukan
akan memberikan
konsultasi
mendengarkan dan kontribusi
pembuatan
terkait
hasi
dengan mentor
mencatat
aktualisasi
dan
berupa
dari mentor terkait Kabupaten
meminta
saran
dan masukan
daftar
perbaikan
arahan terhadap
dan
dokumentasi
bentuk
kedepannnya
kabupaten
penerapan
Agam inovatif,
konsultasi
dari
dokumen
kegiatan
foto
aktualisasi
dibutuhkan
penyusunan
agamais,
Laporan Aktualisasi
beradat
yang
Kompeten, dan Akuntabel, Harmonis,
menuju
agam Kolaboratif, di
mandiri,
Harmonis
inspektorat
akan berprestasi
Saya menjelaskan hasil/output
yang yang yaitu
Berorientasi Pelayanan,
terkait sejahtera,
1. Kompeten, dan
yang nilai
akan berkeadilan,
melakukan
output/hasil
yaitu merupakan
terwujudnya
Saya
1. Tersedianya
Aktualisasi,
Aktualiasi 2. Kolaboratif
2.Merekap
visi Laporan
perbaikan Laporan Agam
laporan
kegiatan
Kabupaten
madani, agam. melalui
saya
dapatkan perbaikan
selama
habituasi pengarsipan 47
kepada
mentor dengan bantuan
dengan
bahasa digitalisasi agar
yang jelas.
tercipta
2. Kolaboratif Saya
yang
agam mandiri
akan dan berprestasi
bekerjasama
sedangkan
dengan rekan kerja kaitannya
misi
terkait pengambilan mewujudkan dokumentasi
3. Melakukan
1. Tersedianya
saat tata
habituasi
pemerintahan
dilaksanakan.
yang
1. Akuntabel
baik,
bersih
(good clean
perbaikan
tangkapan layar
Saya akan
and
Laporan
proses
mengerjakan setiap
government)
Aktualisasi
perbaikan
perbaikan yang
dan
laporan
disarankan mentor
professional
aktualisasi
dengan sungguh-
dengan
sungguh
terwujudnya
2. Kompeten
Kabupaten
Saya akan
Agam
yang
melakukan
inovatif,
maka
perbaikan ssesuai
tata
dengan data yang
pemerintahan 48
ada. 4. Menyusun
1. Terselesaikann 1. Berorientasi
Laporan
ya
Laporan
Aktualisasi
Aktualisasi
yang
baik,
bersih
akan
terwujud.
Pelayanan saya
akan
membuat
Laporan
Kegiatan
sebaik-
baiknya agar dapat digunakan
untuk
perbaikan pengarsipan Inspektorat kedepannya 2. Kompeten saya membuat Aktualisasi
akan Laporan untuk
mempermudah petugas pengarsipan dalam mengaplikasikan program yang saya buat.
49
F. Matrik Rekapitulasi Rencana Habituasi NND PNS (BerAKHLAK) Tabel 3.3 : Matrik Rekapitulasi Rencana Habituasi No
Mata Pelatihan
Kegiatan
Jumlah Aktualisasi per MP
Ke-1 0
Ke-2 0
Ke-3 1
Ke-4 0
Akuntabel
3
3
6
2
14
3.
Kompeten
2
2
7
2
13
4.
Harmonis
3
3
1
0
7
5.
Loyal
2
3
3
0
8
6.
Adaptif
3
2
5
1
11
7.
Kolaboratif
3
2
3
1
9
16
15
26
6
1.
Berorientasi Pelayanan
2.
Jumlah MP yang Diaktualisasikan per Kegiatan
1
50
BAB IV RENCANA JADWAL KEGIATAN AKTUALISASI Rencana
kegiatan
aktualisasi
di
Inspektorat
Kabupaten
Agam
dijadwalkan sebagai berikut:
No
Kegiatan
I
Agustus II III IV
V
September I II
1 Melakukan persiapan dan kosultasi dengan atasan (Inspektur Pembantu Wilayah III) terkait izin, rencana isu yang akan diangkat, dan main map yang akan dilaksanakan (1 Agustus - 4 Agustus 2 2022) Berkoordinasi dan berkonsultasi terkait tatacara pengarsipan dokumen yang benar dengan Dinas Perpustakaan & Arsip Kabupaten Agam (5 Agustus ) 3 Mengumpulkan dokumen arsip Laporan Hasil Pengawasan (LHP) dan Melakukan digitalisasi LHP (6 Agustus - 26 Agustus 2022) 4 Melakukan sosialisasi terkait pengarsipan berbasis digital kepada pegawai Inspektorat (26 Agustus - 02 September 2022) 5 Melaporkan hasil aktualisasi kepada mentor (5 September – 15 September 2022)
51
DAFTAR PUSTAKA
52
