Kendali Dokumen [PDF]

Citation preview

JUDUL



SOP



No. Dokumen



:



No. Revisi



:



Tanggal Terbit



:



Halaman



:1/ ELENA



PUSKESMAS



GWIJANGGE



JILEALE



NIP.19771106 200605 2 001



1. Pengertian



Dokumen yang dimaksud dalam prosedur ini adalah semua dokumen yang terkait dengan sistem manajemen



ukm yang



digunakan sebagai acuan dalam kegiatan pengendalian ukm 1.



Pengendalian Dokumen Adalah kegiatan pengelolaan dan pengendalian dokumendokumen



sistem



pembuatan,



manajemen



distribusi,



UKM



penggunaan,



yang



mencakup



perubahan



dengan



mengikuti ketentuan/metode yang diatur dalam prosedur ini. 2. Dokumen Dikendalikan Dokumen dengan status DIKENDALIKAN adalah bahwa dokumen acuan kerja tersebut di-up-date/diperbarui secara berkala sesuai



perubahan-perubahan yang terjadi selama



pemakaiannya. 3. Dokumen Tidak Dikendalikan Dokumen dengan status TIDAK DIKENDALIKAN adalah bahwa dokumen



tersebut sejak diterbitkan tidak di-up-



date/diperbarui dan karenanya tidak diperuntukan sebagai acuan kerja. 4. Dokumen Tidak Berlaku Dokumen dengan status KADALUARSA artinya adalah bahwa dokumen tersebut sudah tidak berlaku lagi dan selanjutnya diperlakukan sebagai arsip. 5. Prosedur Kerja Prosedur Kerja adalah dokumen sistem manajemen UKM yang mengatur/mengkoordinasikan kegiatan/proses secara



lintas fungsi agar dicapai sasaran dan persyaratan yang telah ditetapkan



6.



Program Pendukung



Program pendukung termasuk dokumen sistem mutu dalam bentuk jadwal kegiatan yang memuat rencana aktivitas untuk mendukung pelaksanaan sistem manajemen mutu. 2. Tujuan



Prosedur Pengendalian Dokumen ini dibuat untuk memastikan semua dokumen yang terkait dengan Sistem Manajemen UKM dapat dikelola dan dikendalikan secara efektif.



3. Kebijakan



SK Kepala Puskesmanas No. Tentang



4. Referensi



Tata Naskas Puskesmas Jileale yang berpedoman dari PMK no. 14 tahun 2017 Pedoman tata Naskah Dinas di lingkungan Kemenkes



5. Prosedur



ATK Formulir dan Dokumen



6. Langkah – langkah



1. MENETAPKAN JENIS DOKUMEN DAN REKAMAN Kepala Puskesmas / MR / Pemegang Program / Koordinator Unit / Menetapkan jenis dokumen dan rekaman terkendali, meliputi : Manual Mutu, Prosedur Kerja / SOP dan Formulir



2. MEMBUAT DOKUMEN DAN REKAMAN MR / Wakil Manajemen menetapkan sistematika pembuatan dokumen sebagai berikut : Prosedur Kerja dan Instruksi Kerja terdiri dari : Pengertian, Tujuan, Kebijakan, Prosedur, Diagram Alir (jika diperlukan), Unit Terkait, Referensi, Dokumen terkait, Catatan revisi/ Perubahan



3. MENGESAHAN ISI DOKUMEN & REKAMAN Setiap



dokumen



terkendali



harus



mendapat



persetujuan dan pengesahan dari Kepala Puskesmas



4. MEMBERIKAN IDENTITAS DOKUMEN



bukti



Setiap dokumen terkendali memiliki bagian header yang merupakan identitas dokumen



yang



berisi : Judul



dokumen, Nomor kode dokumen, Terbitan ( dua digit ), Revisi ( dua digit ), Tanggal mulai berlaku, Halaman, Penanggungjawab ( disiapkan, diperiksa, disahkan )



5. KETENTUAN NUMERISASI DOKUMEN adalah sebagai berikut: a. Kode klasifikasi Surat Keputusan (SK) 1) Kesehatan



: 440



2) Kepegawaian



: 800



3) Keuangan



: 900



4) Puskesmas



: 445



b. Pengkodean dokumen 1) Administrasi Manajemen dengan kode : A a) Bab I, (A/I) b) Bab II, (A/II) c) Bab III, (A/III) Contoh : SOP



: 445/SOP/A/I/001/01/2017



Keterangan



: A : Admen. I : bab I 001 : No urut penomoran, 01/2017: Bulan dan tahun mulai berlaku.



SK



: 445/SK/A/II/001/01/2017



Keterangan



: 445 kode puskesmas A: Kode admen,



II : Bab II, SK : Surat Keputusan 001: nomor urut SK, 01/2017 : Bulan dan tahun mulai berlaku. 2) Upaya Kode : B a. Bab IV, (B/IV) b. Bab V, (B/V) c. Bab VI, (B/VI) d. Apabila dari upaya Puskesmas dengan ditambahkan nama upayanya. e. Untuk urutan penomoran dokumen Upaya, dimulai dari Upaya Promkes dilanjutkan Upaya Kesling, Upaya KIA, Upaya Gizi dan Upaya P2P. Contoh : SOP Upaya KIA : 445/SOP/B/IV.KIA/011/01/2017 SK Upaya Gizi



:



445/SK/B/IV.Gizi/004/01/2017



3) Pelayanan Klinis kode : C a) Bab VII, (C/ VII) b) Bab VIII, (C/ VIII) c) Bab IX, (C/ IX) Contoh : SOP



:



445/SOP/C/VII/019/05/2017 SK



:



445/SK/C/VIII/37/04/2017



4) Standar Operasional Prosedur disingkat SOP 5) Daftar tilik di singkat DT Penomeran seperti SOP hanya diganti DT 6) Surat keputusan disingkat SK



c. Dokumen Eksternal, khusus buku-buku atau peraturan yang dijadikan referensi untuk melaksanakan kegiatan : 1. Undang-Undang : UU-[XX] XX : nomor urut dokumen 2. Keputusan Menteri Kesehatan RI : KMK-[XX] XX : nomor urut dokumen 3. Peraturan Menteri Kesehatan RI : PMK-[XX] XX : nomor urut dokumen 4. Pedoman atau panduan : Ped-[XX] XX : nomor urut dokumen 5. Dokumen jenis lain : X-[XX] X : nama dokumen XX : nomor urut dokumen d. Penomoran formulir Contoh : FORM /BPG/ 001/ 18 Form menunjukkan jenis dokumen dan rekaman Artinya : Jenis dokumen Formulir BPG : BP Gigi 001 nomor urut dokumen 18 tahun 2018



6.



MENERBITKAN DAN MENDISTRIBUSI DOKUMEN a.



Suatu dokumen dapat diterbitkan bila sudah mendapat persetujuan dan pengesahan dari Kepala Puskesmas



b.



Dokumen diperbanyak dan didistribusikan



oleh



Sekretariat ISO dan MR kepada semua pihak yang berkepentingan



dengan



Penerimaan Dokumen.



mengisi



Formulir



Bukti



c. Sekretariat bertanggung jawab menyimpan dokumen sah memelihara Daftar Induk Prosedur Kerja, Instruksi Kerja dan Formulir yang ada pada Bagian,Sub Bag, Bidang atau Seksi d. Untuk menunjukkan Salinan dokumen tersebut terkendali diberi cap “TERKENDALI” dengan persetujuan MR.



7.



MEREVISI DOKUMEN Suatu dokumen dapat direvisi dengan tata cara: a. Pemohon revisi mengisi formulir usulan revisi kepada Kepala Puskesmas b. Permintaan revisi disetujui pejabat yang berwenang c. Revisi dicatat dalam rekaman historis perubahan pada tiap dokumen



8. MENERBITKAN ULANG DOKUMEN Suatu dokumen dapat diterbitkan ulang jika: a. Terjadi perubahan sistem mutu b. Ada perubahan struktur organisasi yang mempengaruhi isi dokumen c. Instruksi kerja sudah tidak sesuai dengan urutan pelaksanaan tugas d. Bila terjadi penerbitan ulang, dokumen lama ditarik 9.



MELAKUKAN



PENARIKAN



DAN



PEMUSNAHAN



DOKUMEN EKSTERNAL a. MR menarik salinan dokumen yang sudah tidak berlaku dari peredaran dengan menggunakan formulir bukti penarikan dokumen b. Salinan dokumen yang sudah ditarik, dimusnahkan dengan cara dibakar dan dicatat dalam formulir berita acara pemusnahan dokumen c. Dokumen dan rekaman asli dari dokumen yang sudah ditarik diberi cap ‘ TAK TERKENDALI’ , dan disimpan MR sebagai arsip



d.



Formulir berita acara pemusnahan dokumen disimpan oleh MR.



10. MELAKUKAN PENINJAUAN ULANG DOKUMEN Setiap dokumen ditinjau ulang setiap satu tahun sekali



11. MELAKUKAN PENGENDALIAN DOKUMEN EKSTERNAL Koordinator Unit/Pemegang program mengidentifikasi dan mengendalikan distribusi dokumen eksternal dengan formulir daftar dokumen eksternal. Bila suatu dokumen eksternal sudah tidak digunakan, MR menarik dokumen eksternal tersebut dan dicatat dalam formulir daftar dokumen eksternal



7. Diagram Alir



Menetapkan Jenis Dokumen



Menerbitkan & Mendistribusi



Merevisi Dokumen



Membuat Dokumen



Memberikan Penomoran



Menerbitkan Ulang



Melakukan Pengendalian Dokumen eksternal



8. Hal – hal



Mengesahkan isi dokumen



Memberikan Identitas



Melakukan Penarikan & Pemusnahan



Melakukan Peninjauan Ulang



Catatan Revisi perubahan, Bukti Penerimaan dokumen, Usulan



yang perlu



revisi, Bukti penarikan dokumen, Berita acara pemusnahan



diperhatika



dokumen



n 9. Dokumen Terkait



Formulir Bukti Penerimaan dokumen Formulir Daftar Induk Dokumen



Formulir Daftar Induk Formulir



10. Unit Terkait TU, Pokja UKP,UKM, ADMEN 11. Rekaman historis perubahan



NO



Yang Diubah



No. Perubahan



Tanggal



Mulai



diberlakukan