Kesekretariatan K3 Formulirr [PDF]

Citation preview

MATERI PRESENTASI FORMULIR KANTOR Disusun Untuk Memenuhi Tugas Kelompok Mata Kuliah Kesekretariatan Dosen Pengampu : Netty Lisdiantini, S.Sos., M.AB



Disusun oleh : Kelompok 3 1. Yannar Lenggara Sekti/27



(203101052)



2. Natasya Oktavia Widodo/17



(203101114)



PROGRAM STUDI ADMINISTRASI BISNIS JURUSAN ADMINISTRASI BISNIS



POLITEKNIK NEGERI MADIUN 2021



Pengantar Formulir merupakan sarana yang paling tepat pada suatu kantor untuk membuktikan sesuatu yang dibutuhkan seperti formulir pendaftaran menjadi mahasiswa perguruan tinggi atau formulir-formulir yang lain, yang biasanya digunakan pada kantor. Cara yang tepat pengunaaan formulirnya serta fungsi-fungsinya, seperti cara pengisian dan akhirnya sampai pada pengawasan tentang formulir di kantor. Dalam kehidupan sehari-hari baik untuk perorangan maupun organisasi, kita tidak dapat terlepas dari suatu benda yang dinamakan formulir. Formulir akan dibutuhkan pada saat manusia lahir hingga meninggal. Misalnya, pada suatu hari ada seorang bayi dilahirkan di suatu rumah sakit. Tidak berapa lama setelah kelahiran sibayi, bidan atau dokter yang membantu proses kelahiran akan mengisi formulir surat keterangan kelahiran. Kemudian orang tua si bayi akan membawa formulir tersebut ke kantor kelurahan untuk mengurus surat tanda lahir dari kelurahan. Selanjutnya, setelah mendapat surat tersebut yang juga berbentuk formulir akan dibawa kekantor catatan sipil untuk mengurus akte kelahiran. Untuk mendapatkan akte kelahiran sebelumnya orang tua diberikan sebuah formulir oleh petugas dikantor catatan sipil, untuk diisi, dan akan dipakai sebagai dasar untuk mengisi formulir akte kelahiran oleh petugas kantor catatan sipil. Begitu juga bagi suatu organisasi, pada waktu pendiriannya akan melibatkkan berbagai macam formulir, sampai akhirnya memperoleh akte pendirian organisasi. Kemudian, pada waktu memulai kegiatannya, organisasi tersebut mulai membutuhkan formulir yang lain lagi



A. Pengertian formulir  Menurut B. Kronvall dalam buku “Approciate Forms: A Report on the Technique of Deginning Forms, and on the Use and Control of Forms” (1953:10). Pengertian formulir adalah “A form is a sheet of paper or card, cut to fixed format on which entries are to be made, and usually printed with lines, text, signs and other matter which is common or recurs frequently in the peculiar different cases for which it is used, while what is to be the case concerned is indicated by filling in, crossing out, marking or the like”. Yang artinya selembar kertas atau kartu yang dipotong menurut ukuran tertentu, di mana akan dibuat pencatatan-pencatatan yang biasanya dicetak dengan garisgaris, uraian tulisan tanda-tanda dan hal hal lain yang umum atau sering berulang kembali dalam peristiwa – peristiwa yang berlainan bagi yang memerlukannya, yang dinyatakan dengan cara mengisi, mencoret menandai atau lainnya semacam itu, yang dipergunakan dalam pekerjaan kantor.  Menurut Winardi dalam bukunya “Asas-asas Manajemen”(2000:69). Formulir adalah sehelai kertas yang tercetak yang menyediakan ruang untuk dimuat catatan-catatan, infromasi atau instruksi-instruksi yang akan diteruskan kepada individu-individu, departemen-departemen atau perusahaan-perusahaan. Jadi, dari kedua pendapat tersebut kita dapat menyimpulkan bahwa pengertian formulir adalah selembar kertas yang sangat penting bagi perusahaan dimana kertas tersebut memeiliki format dan ukuran tertentu yang berbeda-beda antara perusahaan yang satu dengan yang lainnya, dimana informasi yang berada



ddalam formulir tersebut nantinya kana diteruskan kepada individu atau departemen yang berada dalam suatu perusahaan. Isi formulir pada umumnya dapat dibedakan dalam dua bagian, yaitu bagian tercetak yang merupakan keterangan-keterangan yang telah tetap dan bagian yang berubah sesuai dengan keterangan-keterangan yang diisikan dalam ruangruang yang disediakan. Bagian tercetak yang merupakan keterangan-keterangan yang bersifat tetap itu dimaksudkan agar menghemat waktu dan tenaga sehingga pada waktu mengisi formulir tersebut tidak perlu selalu menulis uraian-uraian yang telah tetap tersebut, tetapi hanya mengisi keteranganketerangan yang diperlukan saja. B. Macam –Macam Formulir Kantor Formulir kantor dibuat selengkap mungkin karena formulir tersebut dipergunakan untuk menampung data dan informasi yang dibutuhan, baik di lingkungan internal perusahaan maupun dengan pihak eksternal perusahaan sebagai open system, (seperti: pelanggan, supplier, mitra bisnis, pemerintah dan lain-lain). Menurut Ida Nuraida, S.E. dalam bukunya “Manajemen Administrasi Perkantoran” (2008:110), formulir kantor dapat dibedakan menjadi dua macam, yaitu :  Formulir Intern Formulir intern adalah formulir yang dipergunakan di dalam lingkkunga perusahaan. Misalnya, order form yaitu formulir internal untuk permohonan pembelian/pengadaan bahan-bahan, alat-alat, dan persediaan. Ada pula formulir yang merangum data penjualan harian/mingguan/bulanan, keterangan mengenai pegawai, dan lain-lain.  Formulir Ekstern Formulir ekstern adalah formulir yang dipergunakan untuk menjalin hubungan dengan pihak-pihak ekstern perusahaan. Misalnya, surat pemesanan barang, faktur, nota kredit, kuitansi, formulir pengisian setoran atau penarikan tunai bagi nasabah bank, formulir pendaftaraan dan lain-lain.



C. Jenis – Jenis Formulir 1. Jenis formulir menurut sumbernya  Formulir yang dibuat dan disimpan dalam perusahaan. Contoh : Surat permintaan pembelian, memo, kartu jam kerja.  Formulir yang dibuat dan dikirimkan kepihak luar perusahaan. Contoh : Faktur penjualan surat order pembelian  Faktur yang diterima dari pihak luar. Contoh : Faktur pembelian, rekening koran bank, dll. 2. Jenis formulir menurut tujuan penggunaannya  Formulir yang bertujuan untuk mencatat suatu tindakan. Contoh : Faktur penjualan, faktur pembelian  Formulir yang bertujuan untuk meminta dilakukannya suatu tindakan.



Contoh : Bukti permintaan penawaran harga.



D. Tujuan dan Manfaat Formulir 1. Menurut Para Ahli Menurut Sedarmayanti dalam bukunya “Dasar-dasar Pengetahuan Tentang Manajemen Perkantoran” (2001:223), tujuan dan manfaat dipergunakannya formulir oleh setiap kantor adalah:  Mengurangi kesibukan mengutip atau menyalin kembali keterangan yang sama atau berulang-ulang. Hal ini penting guna menghemat waktu kerja dan menghindarkan kelelahan serta kebosanan kerja  Mengadakan keseragaman atau pembakuan kerja  Mempermudah dalam mengklarifikasi data  Mempermudah tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja  Sebagai alat pemberian instruksi  Sebagai alat perencaan karena di formulir terdapat data kuantitatif dan kualifikatif  Sebagai alat pengawasan dan evaluasi. Prof. C.L. Littlefield dan rekannya dalam buku “Office and Administrative Management” (1978:154)menegaskan kegunaan yang dapat diberikan oleh formulir, sebagai berikut :  Formulir-formulir membuat jelas keterangan apa yang harus dihimpun dan disampaikan.  Formulir-formulir menyediakan suatu letak tertentu bagi setiap butir keterangan yang diperlukan, dengan demikian memudahkan pencatatan, pengolahan, dan penunjukan data.  Formulir-formulir menghapuskan perlunya menyalin kembali informasi yang bersifat pengulangan atau baku.  Formulir-formulir memudahkan pemakaian lembaran-lembaran ganda, sebagai akibatnya secara luas menyederhanakan prosedur-prosedur.  Formulir-formulir memberi tanda pengenal kepada warkat -warkat dan memudahkan penyimpanan serta penunjukan di kemudian hari. 2. Tujuan dan Manfaat Formulir Secara Umum Tujuan Formulir  Mengurangi kesibukan mengutip atau menyalin kembali keterangan yang sama atau berulang-ulang  Mengadakan keseragaman atau pembakuan kerja  Mempermudah tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja  Sebagai alat pemberian intruksi  Sebagai alat perencanaan karena di formulir terdapat data kuantitatif dan kualitatif  Sebagai alat pengawasan dan evaluasi



Manfaat Formulir  Menetapkan tanggung jawab timbulnya transaksi bisnis.  Merekam data transaksi bisnis perusahaan.  Mengurangi kemungkinan kesalahan dengan cara menyatakan semua kejadian dalam bentuk tulisan.  Menyampaikan informasi pokok dari orang satu ke orang lain di dalam organisasi yang sama atau organisasi lain. E. Bagian bagian formulir 1. Pengenalan (introduction) Pengenalan disajikan pada bagian atas formulir dan harus memuat judul formulir dan nomor formulir. 2. Instruksi (Instruction) Instruksi terdiri dari dua jenis, yaitu bagaimana mengisi formulir dan apa yang harus dikerjakan terhadap formulir setelah selesai pengisian. 3. Isi Utama (main body) Informasi yang berhubung secara logis harus digolongkan bersama-sama pada formulir dengan memakai kolom dan tanda batas persegi (box)) 4. Kesimpulan (conclusion) Kesimpulan disajikan pada bagian bawah formulir.



F. Ciri formulir yang baik 1. Mempunyai identitas yang jelas 2. Kandungan inforasinya harus sesuai 3. Unsur pengisian informasi 4. Pengolahan informasi 5. Dapat membantu pemakai formulir 6. Biaya yang murah 7. Tindak lanjut yang mudah G. Desain Formulir 1. Prinsip dalam pembuatan formulir meliputi :  Identitas perusahaan, ada nama dan alamat perusahaan untuk formulir ke pihak luar perusahaan  Identitas formulir, ada nama dan id formulir  Memiliki tembusan/copy  Hindari duplikasi dalam menghimpun data  Diotorisasi oleh pejabat yang berwenang  Memiliki nomor urut tercetak



2. Desain dalam pembuatan formulir dapat dipertimbangkan dari sudut berikut :  Fungsional berhubungan dengan faktor-faktor seperti cara formulir digunakan,tujuan,keterangan yang diperiksa kepadanya, dan jumlah kopi yang diperlukan Pentingnya pertimbangan fungsional yaitu penghematan lebih besar melalui pertimbangan fungsional.  Pertimbangan fisik meliputi tindakan, jenis cetakan,kertas,ukuran,dan biaya cetak H.  Pedoman Pembuatan Formulir



Semakin modern suatu kantor, maka semakin banyak diperlukan penggunaan formulir dalam rangka pengoperasian operasi kegiatannya. Tetapi perlu diperhatikan adanya keseragaman dalam bidang formulir ini. perlu diperhatikan, bahwa efisiensi ketepatan tata kerja penggunaan formulir tergantung pula pada ketepatan cara pembuatan formulir termaksud. Dalam rangka merancang (membuat formulir), maka pedoman yang perlu diperhatikan antara lain adalah sebagai berikut: 1. Tugas pokok organisasi 2. Pekerjaan dan keterangan yang dibutuhkan untuk melakukan tugas termaksud 3. Pelaksanaan proses kerja secara menyeluruh sehingga dapat dibuat pengklasifikasian pekerjaan 4. Mengetahui oleh siapa, atau oleh unit mana dan kapan pekerjaan termaksud masing-masing harus dilakukan 5. Frekuensi pekerjaan termaksud dilakukan, dan bagaimana hubungan kerja antar unit dalam rangka pelaksanaan tugas. Hal tersebut penting untuk mengetahui: a. Jam kerja rata-rata untuk tiap jenis pekerjaan b. Nilai produktivitas pegawai c. Arah dan urus formulir yang akan dicapai d. Jumlah kolom dan pertanyaan serta instruksi yang harus dicantumkan dalam formulir e. Banyaknya tembusan yang harus dibuat 6. Dalam cara atau teknik pembuatannya harus memperhatikan hal-hal sebagai berikut: a. Gunakan kertas yang cukup kuat, tetapi tidak terlalu tebal. b. Sebaiknya menggunakan huruf cetak, dengan mempergunakan kertas yang berwarna putih, dan apabila menggunakan kertas berwarna, hendaklah dipilih warna yang muda sehingga tulisan atau huruf terbaca c. Gunakan lembaran yang cukup luasnya sehingga masih dapat memungkinkan dipakai untuk disposisi, intruksi, ataupun catatan lainnya. d. Pembuatan hendaknya menunjukkan suatu gambar yang sistematis tentang keterangan yang ingin diperoleh e. Ukuran harus disesuaiakan dengan kebutuhan pengisian dan penyimpanan



f. Apabila formulir nantinya akan dimasukkan ke dalam komputer atau mesin data processing, maka harus diperhatikan ukuran dan tebal tipisnya kertas serta hendaknya diusahakan pula bahwa antara kolom yang satu dengan kolom yang lain harus ada jarak yang cukup sehingga memudahkan proses berikutnya g. Hendaknya dibuat nomer seri dan kode tertentu yang sekaligus menunjukkan tentang jumlah berapa lembar dan oleh siapakah formulir itu dibuat I.



Pembuatan Formulir Formulir yang benar-benar sesuai akan menunjang efisiensi kerja. Untuk membuat formulir yang sesuai (dapat memenuhi kehendak) calon pengguna, maka pada prinsipnya proses pembuatan formulir dapat melakukan dengan cara berikut: 1. Pembuatan formulir mengadakan diskusi (Tanya jawab) dengan pejabat yang meminta formulir bersangkutan 2. Pembuatan formulir mencari/menggali informasi dari pihak terkait sehubungan dengan formulir yang akan dirancang. Misal : a. Memperhatikan pengalaman dan cara kerja merek b. Keterangan/data yang ingin diperoleh atau akan dimasukkan pada formulir c. Cara pemakaian dan penyimpanan formulir, dan sebagaimananya 3. Pembuat formulir membuat konsep rancangan formulir beberapa macam untuk diuji coba dan didiskusikan kembali dengan pihak terkait/calon pelanggan, agar jelas kekurangannya 4. Pembuat formulir mengadakan penyempurnaan seperlunya, dan meminta izin memberlakukannya kepada yang berwenang



J. Pertimbangan Fisik Formulir 1. Pertimbangan fisik meliputi tindakan, jenis cetakan, kertas ,ukuran dan biaya mencetak kertas Kertas yang digunakan lima macam sifat kertas yaitu Berat(weight)kertas,biasanyadijualmenurut beratnya A. Jenis (grade) kualitas kertas bahan-bahan yang digunakan dalam proses manufaktur B. Serat (grain) kertas mempunyai ciri serat (mendetermasi kekakuan kertas) C. Warna (color) perlu dipertimbangkan (putih, biru, kuning, merah) D. Ukuran (size) ukuran formulir kertas dideterminasi oleh jumlah keterangan, ukuran kertas yang ekonomis,ukuran dan jenis dan alat-alat perkantoran dan mesin-mesin dan syarat-syarat mekanis mesin 2.



Pertimbangan-pertimbangan fisik dalam desain E. Tinta yang dipilih harus memberikan kontras tepat pada kertas dan harus tercapai cetakan yang jelas, dan licin. F. Jenis cetakan harus primer dipilih atas dasar kemungkinan dapat dibaca.



G. Items yang sangat penting sebaiknya dicetak dengan type huruf sama pada seluruh formulir.



Banyak perusahaan yang menggunakan kertas continuous form untuk operasional kantor. Kertas continuous form sangat efektif dan efisien untuk digunakan karena tidak membuang waktu saat di print dan lebih irit tinta. Ukuran dari kertas continuous form sendiri pada umumnya adalah mempunyai ukuran standar yaitu 9.5” x 11” dan juga dapat beragam ukuran seperti 9.5” x 12” dan juga ukuran 13” sampai dengan ukuran 14 7/8” x 11”.  Setiap ukuran bisa dibagi 2 sampai dengan dapat dibagi 4 tiap sheetnya, bisa juga dalam sheet ada garis jadi seperti kertas folio tapi dalam bentuk kertas continuous form. Atau juga dapat dibuat dengan ukuran wartel sesuai dengan permintaan. Ukuran kertas continuous form dapat disesuaikan dengan setiap kebutuhan konsumen, ada yang ingin dengan ukuran 5.5” dan ada juga ingin dengan ukuran yang berbeda (tidak sesuai dengan standar yang ada). Dan juga di setiap ukuran tersebut pada kertas continuous form terdapat tiap ply dengan warna yang berbeda. Setiap ukuran mempunyai 1 ply sampai dengan 8 ply dengan warna standar yaitu Putih, Merah, Kuning, Hijau, Biru, Putih, Merah, Kuning. Operasional kantor yang digunakan ada yang kertas continuous form polos dan kertas continuous form cetakkan atau pre-printed. Jenis format yang digunakan dalam operasional kantor terdiri dari: 1. Surat Jalan 2. Invoice atau Faktur Penjualan 3. Tanda Terima Tagihan 4. Purchase Order 5. Faktur Pajak 6. Slip Gaji K. Hal –Hal yang Perlu Diperhatikan dalam Membuat Formulir Secara umum kesalahan yang sering terjadi dalam pengisian formulir adalah diakibatkan karena pemakai tidak mengetahui cara pengisiannya. Untuk itulah yang pertama kali dilakukan sebelum mengisi suatu formulir adalah memperhatikan terlebih dahulu petunjuk, pengisiannya. Biasanya petunjuk pengisiannya terletak di tempat yang mudah di lihat oleh pemakai. Kadang-kadang petunjuk pengisian berada pada halaman tersendiri. Namun, yang paling sering membuat pemakai salah mengisian adalah petunjuk pengisian yang letaknya di bagian akhir dari formulir. Setelah memahami petunjuk pengisian, pahamilah setiap keterangan konstan yang ada pada formulir. Dengan demikian kesalahan pengisian formulir akan dapat di hindarkan. Selain itu perlu juga di perhatikan bahwa ada formulir-formulir tertentu, yang harus di hindarkan benar-benar dari adanya kesalahan, termasuk misalnya coretan, atau tanda bekas berbagai alat penghapus kesalahan. contohnya formulir cek, formulir giro, kuitansi, ijazah dan sejenisnya. Oleh karenanya pada waktu mengisi



formulir ini, harus di lakukan dengan sangat hati-hati dan teliti. Unsur penting lain yang perlu diketahui berkaitan dengan pengisian formulir adalah prosedur yang terkait dengan formulir tersebut. Misalnya untuk mengisi formulir nota pembelian, tentunya harus diketahui prosedur penbelian, cara menghitung harga beli dan seterusnya. Menurut Sri Endang R. dalam bukunya “Memahami Prinsip-Prinsip Penyelenggaraan Administrasi Perkantoran” (2010:38), terdapat berbagai hal yang perlu diperhatikan dalam pembuatan formulir, diantaranya adalah :  Setiap formulir yang dibuat harus mempunyai kegunaan yang jelas  Perhatikan efektivitas dan efisiensi formulir  Perhatikan standarisasi dalam pembuatan formulir  Informasi dibuat secara tersusun dengan rapi, logis, dan praktis  Formulir harus dibuat secara sederhana dan mudah dimengerti  Untuk bagian yang akan di isi informasi, perlu disediakan ruang kosonh yang cukup  Harus ada judul nama formulir  Menggunakan font/ukuran tertentu sesuai dengan kebutuhan  Cantumkan nama organisasi untuk formulir ke luar kantor  Perancangan desain formulir harus dilakukan sebaik mungkin dan direncanakan secara matang. Jika pengisian formulir mempergunaka mesin ketik atau alat lain, perhatikanlah hal-hal sebagai berikut:  Kata-kata yang ada pada formulir sebagai pedoman untuk menentukan lurus (alignmen) atau tidak, bukan posisi kertasnya.  Jika formulirnya merupakan formulir ganda, hindarkanlah jangan sampai kotor karena karbon yang terjepit gandaran atau rol mesin ketik.  Bilamana perlu pergunakanlah ukuran huruf dan ukuran jarak pengetikan huruf (pitch) yang sesuai, bila mempergunakan mesin tik elektronik.  Pada waktu memasang formulir ke mesin tik, gunakanlah sebagai pedoman garis atau kata-kata yang ada pada formulir untuk menentukan lurus (alignment) atau tidak. L. Langkah –Langkah dalam Pengendalian Formulir Dalam pembuatan formulir, boleh dikatakan, tidak ada sesuatu kantor manapun yang pelaksanaan tata usahanya tidak memakai suatu formulir. Namun, jika dalam pembuatan formulir itu dilakukan secara serampangan dan pertumbuhannya tida dikendalikan, maka suatu instansi tersebut mudah dijangkiti oleh penyakit tata usaha yang dikenal juga sebagai “formitis”, yaitu penciptaan terus menerus formulir-formulir baru untuk setiap macam urusan yang dianggap perlu sambil terus mempertahankan berbagai formulir lama yang sudah sangat banyak jumlahnya. Untuk mencegah atau mengatasi hal itu maka perlu sekali dilakukan pengendalian terhadap lahirnya, hidupnya, dan berakhirnya setiap



macam formulir. Pengendalian ini harus dilakukan oleh seorang manajer perkantoran secara terpusatkan. Mengenai langkah –langkah dalam pengendalian formulir itu, John Neuner dan Benjami Haynes dalam bukunya “Manajemen Perkantoran: Prinsip dan Praktek” (1953:586) menyatakan sebagai berikut : Pengendalian terhadap formulir-formulir perkantoran mencakup 3 prosedur utama, yaitu: 1. Mengadakan penataan terhadap formulir-formulir secara terpusatkan 2. Penghapusan atau penggabungan formulir-formulir yang ini dipakai 3. Penetapan prosedur-prosedur untuk menelaah, menyetujui, dan mencetak formulir-formulir baru. Ini termasuk mendidik pegawai-pegawai perkantoran dan pejabat-pejabat administrasi dalam hal asas-asas dan seluk-beluk pembuatan formulir M. Pengawasan Formulir –Formulir Kantor Langkah permulaan dalam mengawasi formulir-formulir kantor adalah mendapatkan apa yang sedang dilakukan. Untuk tujuan ini doperlukan informasi baru mengenai bermacam-macam formulir yang sekarang dipergunakan, untuk tujuan-tujuan apa formulir - formulir itu dipergunakan, dan data-data khusus mengenai isinya. Menurut Drs. Moekijat dalam bukunya berjudul “Tata Laksana Kantor” (1989:166) untuk tujuan-tujuan ini disarankan langkah-langkah sebagai berikut : 1. Umumkan pada semua pegawai dan jelaskan adanya kesatuan (unit) pengawasan formulir, kegiatan-kegiatan dan kekuasaannya. 2. Umumkan bahwa setiap tambahan atau perubahan yang diadakan harus dilakukan oleh kesatuan pengawasan formulir. 3. Dapatkan paling sedikit 2 salinan dari tiap formulir kantor yang dipergunakan dalam perusahaan. Simpan satu salinan dalam suatu tempat penyimpanan pengawasan formulir yang dipusatkan. Pergunakan salinan lainnya untuk keperrluan analisis. 4. Simpan tiap formulir dalam tempat penyimpanan yang dipusatkan menurut fungsinya. Hal ini akan menyatukan setiap formulir yang sama dalam sifatnya, tidak pandang akan tujuan, nama, atau di mana dipergunakan. 5. Tentukan suatu daftar mengenai semua prosedur perkantoran dalam perusahaan. 6. Tandai semua formulir dalam tempat penyimpanan yang dipusatkan menurut prosedur di dalam mana formulir- formulir tersebut dipergunakan. N. Contoh Kasus Sehubungan dengan formulir kantor, sering timbul berbagai masalah. Salah satu di antaranya sering terjadi adalah pemborosan dalam penggunaan formulir. Ini dapat terjadi jika pemakaian formulir tidak diawasi secara khusus. Misalnya saja pengambilan formulir registrasi mahasiswa, jika tidak dilakukan pengawasan, biasanya pemakai cenderung kurang hati-hati dalam mengisikan data. Selain itu yang sering juga terjadi adalah pengulangan isian formulir berarti terjadi pemborosan



dalam hal biaya pencetakan formulir bukan? Guna menghindari berbagai permasalahan yang berkaitan dengan formulir kantor, perlu dilakukan pengawasan. Pengawasan formulir adalah menjadi tanggung jawab dari manager kantor. (Ignatius Wursanto (2006). Dalam pelaksanaannya manajer kantor dapat membentuk tim khusus, yang terdiri dari beberapa orang. Dalam tim ini paling tidak harus ada orang yang ahli dalam masalah formulir. Tim pengawasan formulir harus mempunyai semua contoh formulir yang dipergunakan oleh organisasinya. Hal ini tidak lain adalah untuk mempermudah dalam pelaksanaan tugas dari tim itu sendiri. Semua formulir yang ada harus didaftarkan atau diagendakan. Kemudian semua contoh formulir ini harus disimpan dengan baik, adapun dengan teknik penyimpanan yang dipergunakan biasanya adalah filling. Untuk keperluan ini dapat dilakukan berdasarkan nama dan nomor dari formulir, atau kedua-duanya. Jadi dengan kata lain tim pengawas formulir harus mempunyai file dari semua contoh formulir yang dipergunakan. Dari pendapaat tersebut diatas dapatlah disimpulkan bahwa formulir merupakan suatu sumber untuk mengetahui data orang lain yang ditulis/dicatat pada formulir, kemudian formulir itu tidak boleh salah mengisinya karena akan berpengaruh pada data yang dibutuhkan serta dapat menganalisa yang salah pula. Dipihak yang lain jika formulir itu salah pencatatan otomatis kertas itu akan dibuang dan digantikan yang baru, hal ini akan berpengaruh pada biaya kantor.



O. Rangkuman Penggunaan formulir dimaksudkan untuk peningkatan efisiensi kerja dari kantor yang bersangkutan. Oleh karena itu tepatlah apabila dalam setiap kantor, diusahakan adanya keseragaman dalam pembuatan, penggunaan, penyimpanan, dan pemeliharaan formulir, jadi untuk formulir yang dipergunakan guna maksud yang sama, hendaklah dibuat seragam, baik ukuran, warna, tebal-tipisnya kertas, kolomnya, dan lain-lain. Dalam rangka merancang (membuat formulir), maka pedoman yang perlu diperhatikan antara lain adalah sebagai berikut: Tugas pokok organisasi, Pekerjaan dan keterangan yang dibutuhkan untuk melakukan tugas termaksud, Pelaksanaan proses kerja secara menyeluruh sehingga dapat dibuat pengklasifikasian pekerjaan, Mengetahui oleh siapa, atau oleh unit mana dan kapan pekerjaan termaksud masingmasing harus dilakukan, Frekuensi pekerjaan termaksud dilakukan, dan bagaimana hubungan kerja antar unit dalam rangka pelaksanaan tugas. Hal tersebut penting untuk mengetahui:, Jam kerja rata-rata untuk tiap jenis pekerjaan, Nilai produktivitas pegawai, Arah dan urus formulir yang akan dicapai, Jumlah kolom dan pertanyaan serta instruksi yang harus dicantumkan dalam formulir, Banyaknya tembusan yang harus dibuat. Formulir yang benar-benar sesuai akan menunjang efisiensi kerja. Untuk membuat formulir yang sesuai (dapat memenuhi kehendak) calon pengguna, maka pada prinsipnya proses pembuatan formulir dapat melakukan dengan cara berikut: Pembuatan formulir mengadakan diskusi (Tanya jawab) dengan pejabat yang



meminta formulir bersangkutan, Pembuatan formulir mencari/menggali informasi dari pihak terkait sehubungan dengan formulir yang akan dirancang. Pengendalian formulir adalah kegiatan secara teratur dan terus-menerus untuk: Mencegah jangan sampai ada formulir yang digunakan tidak sebagaimana mestinya, Mencegah jangan sampai ada formulir yang dirubah tampa persetujuan sebelumnya, Mencegah jangan sampai ada formulir yang beredar tampa sepengetahuan/persetujuan yang berwenang, Agar pekerjaan rutin tidak dirubah tampa rencana, sehingga formulir tidak dirubah secara mendadak