Soal Jawab Kesekretariatan [PDF]

Citation preview

1) Dari berbagai pendapat yang mengusulkan tentang pengertian sekretaris dan secretariat, Jelaskan menurut pendapatmu pengertian sekretaris dan secretariat ? Jawab : a) sekretaris adalah pembantu pimpinan untuk menerima dikte, mengkonsep surat atau korespondensi, menerima tamu, memeriksa dan mengingatkan pimpinannya tentang kewajiban resmi. b) Sekretariat adalah organisasi tempat/kantor sekretaris beserta pembantunya melakukan rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan administrasi. 2) Mengapa profesi sekretaris mempunyai prospek cerah dan menjadi tren berkarir masyarakat Indonesia ??? Jawab: **** Karena meski perkembangan teknologi tak bisa dibendung, alat-alat perkantoran canggih terus diperkenalkan, “sentuhan” tangan trampil dan buah pikiran seorang sekretaris tetap diperlukan. bahwa menjadi sekretaris bukanlah hal yang mudah. Peran sekretaris sangat menentukan keberhasilan suatu perusahaan dalam mengembangkan usahanya. ****Karena di Indonesia banyak berkembang/berdiri perusahaan2 asing dari pada local, otomatis suatu hal luar biasa dari segi gaji maupun kesejahteraannya. 3) Sebutkan perbedaan mendasar syarat syarat yang harus di miliki sekretaris ekssekutif dan sekretaris pribadi ???



****Sekretaris eksekutif: Sekretaris yang juga berfungsi sebagai manajer karena secara langsung atau nyata menjalankan fungsi manajer eksekutif yang memiliki bawahan. Sekretaris eksekutif ini pada umumnya merupakan sekretaris untuk satu unit organisasi, misalnya sekretaris dewan, sekretaris jenderal, sekretaris wilayah, sekretaris inspektorat jenderal, sekretaris yayasan, dan lain-lain. Sekretaris pribadi: Seorang yang mengerjakan kegiatan perkantoran untuk membantu orang tertentu dan bersifat pribadi. Sekretaris dalam pengertian ini bukan pegawai atau staf dari suatu organisasi atau perusahaan, melainkan orang yang diangkat dan digaji oleh perorangan. Seorang sekretaris pribadi harus selalu berusaha untuk mengenal sifat-sifat dan pribadi pimpinannya sendiri, baik itu adat kebiasaan, kegemaran atau hobi, mapun kelebihan dan kekurangan pimpinan. Sebagai sekretaris pribadi, tidak berarti bahwa ia tidak bertanggung jawab kepada unit kerjanya, tetapi ia tetap terikat kepada status kepegawaiannya. 4) Sebutkan tugas tugas yang membedakan sekretaris eksekutif dan pribadi ???



menjalankan fungsi manajer yang ruang lingkupnya meliputi semua aspek kegiatan. Mempunyai anak buah ****bukanlah manager, dan tidak mempunyai anak buah. Sekretaris pribadi berpusat harus bisa bereusaha mengenal sifat pribadi pimpinannya.



5) Apa saja peran pokok sekretaris ? **** Menjalankan Perintah Pimpinan



Sebagai bawahan pemimpin seorang sekretaris mempunyai kewajiban untuk menjalankan perintah pemimpin dalam rangka menjalankan organisasi. Seperti :   



mencari informasi mengumpulkan data membuatkan naskah pidato, dll.



 Membantu Pekerjaan Pimpinan Sekretaris juga memiliki kewajiban membantu pekerjaan pemimpin seperti menggantikan pemimpin apabila pemimpin berhalangan hadir, memantau dan  memastikan program kerja organisasi berjalan sesuai dengan rencana.  Penghubung Antara Pemimpin dan Anggota Seorang sekretaris berkewajiban menyampaikan kebijakan (yang perlu diketahui) kepada anggota baik melalui selebaran ataupun broadcast message. Ataupun sebaliknya, menyampaikan kritik, saran atau aspirasi dari anggota kepada pemimpin.  Penghubung Pemimpin dengan Orang di luar OrganisasiSeorang sekretaris memiliki sebagai pintu gerbang ketika ada orang atau organisasi lain hendak menghubungi atau bertemu pemimpin.  Melakukan korespondensi  Melakukan Korespondensi artinya seorang sekretaris bertugas mencatat dan menerima surat yang datang ke organisasi sebelum sampai atau didisposisikan kepada pemimpin/kebagian/divisi lain dalam organisasi untuk ditindaklanjuti, selain menerima surat, sekretaris juga harus bisa membuat surat ketika dibutuhkan.  Pengarsipan Sekretaris bertugas mengarsipkan dokumen-dokumen penting seperti proposal, surat masuk, surat keluar dan dokumen lain yang dianggap bernilai.  Mengatur Jadwal Seorang sekretaris bertugas menyusun jadwal pertemuan atau rapat pengurus secara periodik untuk membahas perkembangan program kerja pengurus. Sekretaris juga mengatur jadwal pertemuan pemimpin dengan organisasi lain.  Kreatif Tugas kreatif sekretaris ini berhubungan dengan aspek penunjang yang diminta pemimpin atau tuntutan keadaan dan biasanya unik. Seperti :   



Menyiapkan rencana kerja Menyusun poin-poin yang akan dibahas dalam rapat Hingga kebijakan-kebijakan yang bersifat darurat