Keterampilan Dasar Komunikasi [PDF]

Citation preview

BUKU INFORMASI MENGAPLIKASIKAN KETERAMPILAN DASAR KOMUNIKASI



N.821100.028.02



KEMENTERIAN KETENAGAKERJAAN R.I.



DIREKTORAT JENDERAL PEMBINAAN PELATIHAN DAN PRODUKTIVITAS DIREKTORAT BINA STANDARDISASI KOMPETENSI DAN PELATIHAN KERJA Jl. Jend. Gatot Subroto Kav. 51 Lt. 6.A Jakarta Selatan



Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub Bidang Metodologi Pelatihan Kerja



Kode Modul



N.82110.028.02



DAFTAR ISI DAFTAR ISI --------------------------------------------------------------------------------------- 2 BAB I



PENDAHULUAN ------------------------------------------------------------------------ 4 A. Tujuan Umum --------------------------------------------------------------------- 4 B. Tujuan Khusus --------------------------------------------------------------------- 4



BAB II MENGIDENTIFIKASI PROSES KOMUNIKASI -------------------------------------- 5 A. Pengetahuan



yang



dibutuhkan



untuk



mengidentifikasi



proses



komunikasi ------------------------------------------------------------------------ 5 1.



Persyaratan minimal berkomunikasi di tempat kerja diidentifikasi sesuai kebutuhan ----------------------------------------------------------- 5



2.



Sarana untuk berkomunikasi dengan penyelia dan rekan sekerja diidentifikasi sesuai standar organisasi ---------------------------------- 5



3.



Informasi yang diperoleh diidentifikasi untuk penyampaian secara efektif dan efisien ----------------------------------------------------------- 5



B. Keterampilan



yang



diperlukan



dalam



mengidentifikasi



proses



komunikasi ------------------------------------------------------------------------- 11 C. Sikap kerja dalam mengidentifikasi proses komunikasi -------------------- 12 BAB III MENERIMA DAN MENYAMPAIKAN INFORMASI ----------------------------------- 13 A. Pengetahuan yang dibutuhkan untuk menerima dan menyampaikan informasi -------------------------------------------------------------------------- 13 1.



Pengamatan secara efektif dan keterampilan mendengarkan secara aktif digunakan untuk mendapatkan dan menerjemahkan informasi baik verbal maupun non verbal -------------------------------- 13



2.



Dokumentasi rutin yang bersifat informasi sederhana ditempat kerja dilengkapi secara akurat dan mudah dibaca --------------------- 13



3.



Informasi dan ide dikomunikasikan secara jelas dan santun menggunakan teknik komunikasi yang tepat --------------------------- 13



B. Keterampilan yang diperlukan untuk menerima dan menyampaikan informasi ---------------------------------------------------------------------------- 14 C. Sikap Kerja yang diperlukan untuk menerima dan menyampaikan informasi --------------------------------------------------------------------------- 15 Judul Modul: Mengaplikasikan Keterampilan Dasar Komunikasi Buku Informasi Versi: 2016



Halaman: 2 dari 34



Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub Bidang Metodologi Pelatihan Kerja



Kode Modul



N.82110.028.02



BAB IV MEMBUAT KONSEP KOMUNIKASI TERTULIS SEBAGAI INFORMASI ------------ 16 A. Pengetahuan yang dibutuhkan dalam membuat konsep komunikasi tertulis sebagai informasi -------------------------------------------------------- 16 1.



Prosedur dan format penulisan konsep yang relevan diidentifikasi -- 16



2.



Konsep tulisan dibuat sesuai dengan batas waktu --------------------- 16



3.



bahasa verbal dan non verbal digunakan dengan tatabahasa yang baik sesuai kebutuhan ------------------------------------------------------ 16



B. Keterampilan yang diperlukan dalam membuat konsep komunikasi tertulis sebagai informasi ------------------------------------------------------- 18 C. Sikap Kerja yang Diperlukan dalam membuat konsep komunikasi tertulis sebagai informasi ------------------------------------------------------- 18 BAB V MENGGUNAKAN MEDIA KOMUNIKASI ----------------------------------------------- 19 A. Pengetahuan yang diperlukan untuk menggunakan media komunikasi -- 19 1.



Media komunikasi yang akan dipilih diidentifikasi sesuai SOP Organisasi --------------------------------------------------------------------- 19



2.



Penggunaan media ditentukan dengan berpedoman kepada SOP --- 19



B. Keterampilan yang diperlukan untuk menggunakan media komunikasi - 22 C. Sikap Kerja yang diperlukan untuk menggunakan media komunikasi --- 22 DAFTAR PUSTAKA ------------------------------------------------------------------------------- 23 A. Dasar Perundang-undangan ---------------------------------------------------- 23 B. Buku Referensi -------------------------------------------------------------------- 23 C. Majalah atau Buletin -------------------------------------------------------------- 23 D. Referensi Lainnya ----------------------------------------------------------------- 23 DAFTAR PERALATAN/MESIN DAN BAHAN---------------------------------------------------- 22 A. Daftar Peralatan/Mesin ----------------------------------------------------------- 24 B. Daftar Bahan ----------------------------------------------------------------------- 24 DAFTAR PENYUSUN -----------------------------------------------------------------------------



Judul Modul: Mengaplikasikan Keterampilan Dasar Komunikasi Buku Informasi Versi: 2016



Halaman: 3 dari 34



Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub Bidang Metodologi Pelatihan Kerja



Kode Modul



N.82110.028.02



BAB I PENDAHULUAN



A.



Tujuan Umum Setelah mempelajari modul ini peserta latih diharapkan mampu mengaplikasikan kemampuan



dasar



komunikasi



dengan



tepat



dan



benar



sesuai



kaidah



berkomunikasi. B.



Tujuan Khusus Adapun



tujuan



mempelajari



unit



kompetensi



melalui



buku



informasi



mengaplikasikan kemampuan dasar komunikasi ini guna memfasilitasi peserta latih sehingga pada akhir pelatihan diharapkan memiliki kemampuan sebagai berikut: 1. Mengidentifikasi



proses



komunikasi



dengan



kegiatan



yang



meliputi;



Persyaratan minimal berkomunikasi di tempat kerja diidentifikasi sesuai kebutuhan, sarana untuk berkomunikasi dengan penyelia dan rekan sekerja diidentifikasi sesuai standar organisasi, informasi yang diperoleh diidentifikasi untuk penyampaian secara efektif dan efisien. 2. Menerima dan menyampaikan informasi dengan kegiatan yang meliputi; pengamatan secara efektif dan keterampilan mendengarkan secara aktif digunakan untuk mendapatkan dan menerjemahkan informasi baik verbal maupun non verbal, dokumentasi rutin yang bersifat informasi sederhana ditempat kerja dilengkapi secara akurat dan mudah dibaca, informasi dan ide dikomunikasikan secara jelas dan santun menggunakan teknik komunikasi yang tepat. 3. Membuat konsep komunikasi tertulis sebagai informasi dengan kegiatan yang meliputi; prosedur dan format penulisan konsep yang relevan diidentifikasi , konsep tulisan dibuat sesuai dengan batas waktu. 4. Menggunakan media komunikasi dengan kegiatan yang meliputi; media komunikasi yang akan dipilih diidentifikasi sesuai SOP Organisasi, penggunaan media ditentukan dengan berpedoman kepada SOP.



Judul Modul: Mengaplikasikan Keterampilan Dasar Komunikasi Buku Informasi Versi: 2016



Halaman: 4 dari 34



Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub Bidang Metodologi Pelatihan Kerja



Kode Modul



N.82110.028.02



BAB II MENGIDENTIFIKASI PROSES KOMUNIKASI



A. Pengetahuan yang dibutuh dalam mengidentifikasi proses komunikasi 1. Identifikasi persyaratan minimal berkomunikasi di tempat kerja diidentifikasi sesuai kebutuhan. Tidak dapat disangkal akan pentingnya komunikasi di tempat kerja, mengingat bahwa dalam sebuah organisasi atau perusahaan terdapat banyak orang dari berbagai latar belakang sosial dan profesional yang berbeda dan bekerja untuk tujuan yang sama. Sering terlihat bahwa seseorang tidak menyadari pentingnya komunikasi di tempat kerja dan dengan demikian tidak menyampaikan ide-ide mereka, tujuan organisasi, visi dengan sangat jelas. Ketika seseorang tidak dapat menciptakan lingkungan yang terbuka dan komunikasi yang jelas, maka memiliki dampak negatif pada budaya kerja dan produktivitas karyawan. Komunikasi berasal dari bahasa Latin, yaitu Communicatio yang berarti



pemberitahuan atau pertukaran pikiran. Istilah communication bersumber dari kata communis yang artinya sama maknanya. Jadi sekelompok orang yang terlibat dalam komunikasi harus memiliki kesamaan makna, jika tidak maka komunikasi tidak dapat berlangsung. Bila seseorang menyampaikan pesan, pikiran dan perasaan kepada orang lain dan orang tersebut mengerti apa yang dimaksudkan oleh penyampai pesan, maka komunikasi berlangsung. Pengertian Komunikasi adalah suatu proses penyampaian pikiran dan perasaan oleh seseorang kepada orang lain dengan menggunakan lambanglambang yang mempunyai arti bagi kedua belah pihak. Proses penyampaian tersebut pada umumnya menggunakan bahasa, karena bahasa merupakan lambang yang dapat mewakili sesuatu, baik yang berwujud maupun tidak. Selain bahasa dapat juga digunakan gerak isyarat atau mimik dan pantomimik. Komunikasi juga tidak bisa dipisahkan dari informasi yaitu data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerima, yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian yang bersifat fakta yang digunakan untuk mengambil kesimpulan. Komunikasi data seperti halnya orang yang saling Judul Modul: Mengaplikasikan Keterampilan Dasar Komunikasi Buku Informasi Versi: 2016



Halaman: 5 dari 34



Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub Bidang Metodologi Pelatihan Kerja



Kode Modul



N.82110.028.02



berkomunikasi, yang melibatkan komponen : pesan, pengirim, media dan penerima.



Gambar 1. Komponen Komunikasi



Dalam komunikasi ada 5 (lima) persyaratan pokok yang penting, yaitu; a. Komunikator: seseorang yang menyampaikan pesan kepada orang lain. b. Pesan (message): maksud, informasi, pikiran dan perasaan yang disampaikan kepada orang lain. c. Komunikan: orang yang menerima pesan yang disampaikan oleh Komunikator (pemberi pesan). d. Sarana: yaitu alat/media atau orang yang menyampaikan pesan agar pesan yang disampaikan oleh Komunikator (pemberi pesan) sampai kepada komunikan. e. Umpan balik: yaitu tanggapan atas pesan yang disampaikan oleh Komunikator dari Komunikan. Komunikasi dimana pembicaraan dilakukan baik: a. Secara langsung (face to face) antara seorang komunikator dengan seorang komunikan. b. Atau komunikasi kelompok, dimana komunikasi terjadi antara seorang atau lebih dengan sekelompok orang secara tatap muka. c. Maupun komunikasi melalui telepon. Dapat mencerminkan kepribadian seseorang. Dengan kata lain, orang dapat menilai kepribadian dari apa yang dibicarakan dan bagaimana cara penyampaiannya. Dasar dari pembicaraan adalah penguasaan kosa kata (vocabulary). Dengan semakin meluas kosa kata yang dimiliki, semakin baik Judul Modul: Mengaplikasikan Keterampilan Dasar Komunikasi Buku Informasi Versi: 2016



Halaman: 6 dari 34



Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub Bidang Metodologi Pelatihan Kerja



Kode Modul



N.82110.028.02



pula pembicaraan yang dapat Anda langsungkan secara relevan berkaitan dengan lingkungan yang Anda geluti setiap hari.



Erwin



Bettingham



dalam



bukunya



Persuasive



Communication



mengatakan bahwa untuk berlangsung secara persuasif, situasi komunikasi harus melibatkan upaya seseorang yang dengan sadar mengubah perilaku seseorang atau sekelompok orang melalui pesan. Keuntungan komunikasi antar pribadi untuk melakukan persuasi adalah terjadinya kontak pribadi, sehingga komunikator memahami, mengetahui dan mengkaji sejauh mana pesan yang disampaikan dapat diterima baik oleh komunikan. Dengan mengetahui, memahami dan mengkaji hal-hal tersebut, komunikator dapat memperbaiki sikap antara lain: a. memperhatikan setiap kata dan kalimat yang diucapkan; b. mengulangi kata-kata yang mempunyai maksud penting disertai berbagai penjelasan secukupnya ; c. memberi kepastian pengertian apa yang telah diucapkan ; d. memberi penekanan kata terhadap informasi yang penting. 2. Sarana untuk berkomunikasi dengan penyelia dan rekan sekerja diidentifikasi sesuai standar organisasi. Perbedaan antara komunikasi antara orang dan komunikasi data adalah adanya komponen tambahan, yang dinamakan dengan protokol.



Gambar 2. Perbedaan Komunikasi antara orang dan data



Judul Modul: Mengaplikasikan Keterampilan Dasar Komunikasi Buku Informasi Versi: 2016



Halaman: 7 dari 34



Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub Bidang Metodologi Pelatihan Kerja



Kode Modul



N.82110.028.02



a. Fungsi komunikasi adalah: 1) Sebagai informasi Komunikasi membantu proses penyampaian informasi yang diperlukan individu dan atau kelompok untuk mengambil keputusan dengan meneruskan data dan menilai pilihan-pilihan alternative. 2) Sebagai kendali Komunikasi bertindak untuk mengendalikan perilaku anggota dalam beberapa cara, setiap organisasi mempunyai wewenang dan garis panduan formal yang harus dipatuhi oleh semua yang terlibat. 3) Sebagai motivasi Komunikasi membantu membangun



motivasi dengan



menjelaskan



apa yang harus dilakukan bagaimana mereka bekerja dengan baik dan apa yang dapat dikerjakan untuk memperbaiki kinerja jika itu di bawah standar. 4) Pengungkap emosional Bagi



sebagian



komunitas,



mereka



memerlukan



interaksi



sosial,



komunikasi yang terjadi di dalam komunitas itu merupakan cara anggota untuk menunjukkan kekecewaan dan rasa puas. Oleh karena itu, komunikasi menyiarkan ungkapan emosional dari perasaan dan sebagai alat untuk memenuhi kebutuhan sosial. b. Peran komunikasi ditempat kerja 1) Menciptakan kepuasan kerja Perusahaan wajib mendorong korespondensi terbuka dan mudah antara senior dan bawahan. Jika lingkungan kerja ramah dimana bawahan didorong untuk mengkomunikasikan ide-ide mereka kepada manajer mereka mengenai pekerjaan terkait, dan umpan balik mereka diberikan pertimbangan, akan memotivasi karyawan untuk bekerja lebih baik dan membuat mereka merasa dihargai dalam perusahaan. Dengan demikian, komunikasi yang efektif di tempat kerja membantu dalam membangun loyalitas dan kepercayaan yang akhirnya menghasilkan kepuasan kerja yang lebih besar. Judul Modul: Mengaplikasikan Keterampilan Dasar Komunikasi Buku Informasi Versi: 2016



Halaman: 8 dari 34



Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub Bidang Metodologi Pelatihan Kerja



Kode Modul



N.82110.028.02



2) Menyelesaikan konflik Komunikasi yang terbuka di tempat kerja dapat membantu mencegah dan menyelesaikan konflik. Misalnya, jika dua karyawan memiliki ketidaksetujuan



atas



beberapa



masalah,



maka



konflik



tersebut



diselesaikan melalui diskusi bersama. 3) Meningkatkan produktivitas Komunikasi yang efektif di tempat kerja adalah hal yang paling penting bagi keberhasilan dan kegagalan sebuah perusahaan. Setiap perusahaan memiliki seperangkat tujuan yang jelas, tujuan dan visi. Manajer harus dapat dengan jelas menjelaskan kepada karyawannya tujuan tersebut dan memastikan bahwa semua anggota timnya bekerja menuju tujuan yang sama. Dia juga perlu mengkomunikasikan kepada karyawannya akan pekerjaan, tanggung jawab dan tugas mereka. Jika manajer jelas dalam komunikasi, para bawahan akan tahu persis apa yang perusahaan ingin dan dengan demikian, akan mampu memberikan yang sama untuk yang terbaik dari kemampuan mereka. 4) Pembentukan hubungan Komunikasi terbuka mengarah pada pembentukan hubungan pribadi dan profesional yang lebih baik. Hal ini membuat, merasa peduli



benar-benar



dan dihargai. Hal ini menciptakan lingkungan yang ramah dan



mempromosikan hubungan kerja yang lebih baik, yang kondusif bagi karyawan. 3. Informasi yang diperoleh diidentifikasi untuk penyampaian secara efektif dan efisien. Komunikasi adalah keterampilan, hal ini dapat dipelajari. Perlu waktu untuk mempelajarinya, namun waktu yang dihabiskan dalam belajar keterampilan komunikasi, dapat memberikan kepada Anda fondasi untuk mengarah kepada keberhasilan dalam berkomunikasi. Komunikasi yang efektif dapat membuat perbedaan dari pencapaian yang sedang-sedang saja, sampai pencapaian puncak terkait profesi Anda. Orang juga kehilangan pekerjaan mereka, karena



Judul Modul: Mengaplikasikan Keterampilan Dasar Komunikasi Buku Informasi Versi: 2016



Halaman: 9 dari 34



Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub Bidang Metodologi Pelatihan Kerja



Kode Modul



N.82110.028.02



komunikasi, dan kemampuan bergaul dengan pihak-pihak lain, daripada untuk alasan lainnya. Komunikasi efektif memberikan hubungan positif dan kesamaan pemahaman timbal balik antara komunikator dan komunikan. Penekanan dari sesi ini adalah, memahami dan mempelajari lebih dari sekedar komunikasi tatap muka. Profesor Albert Mehrabian dari UCLA mengukur perbedaan keyakinan diantara unsur verbal, vokal dan visual dari pesan-pesan kita. Verbal/lisan berkenaan dengan pesan itu sendiri – yakni kata-kata yang Anda katakan; unsur Vokal adalah suara Anda (nada, proyeksi, resonansi) yang membawah kata-kata tersebut; dan unsur visual adalah orang lihat – yang pada dasarnya merupakan ekspresi, atau tubuh yang dipancarkan oleh wajah dan tubuh Anda. Apabila Anda memberikan suatu pesan yang tidak konsisten ketika Anda tengah berbicara kepada pihak lain, Profesor Mehrabian menemukan bahwa, aspek yang paling diyakini dari ketiga unsur pesan anda adalah: Verbal



7%



Vocal



38%



Visual



55%



TOTAL



100%



Penelitian ini didasarkan atas apa yang individu-individu yakini ketika terdapat suatu pesan yang tidak konsisten. Apabila pesan konsisten, maka semua tiga unsur ini bekerjasama. Dengan menyadari hal ini dapat membantu kita untuk memberikan konsistensi dalam pesan kita. Pesan-pesan ini juga dapat disalah pahami, karena orang berbeda dalam riwayat pribadi mereka dan pengalaman yang mereka miliki. Pengalaman ini bersamasama dengan tanggapan emosional akan membawa perbedaan-perbedaan dalam cara dimana komunikasi diuraikan, dialihkan, diterima, dan dipahami. Berbagai



Judul Modul: Mengaplikasikan Keterampilan Dasar Komunikasi Buku Informasi Versi: 2016



Halaman: 10 dari 34



Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub Bidang Metodologi Pelatihan Kerja



Kode Modul



N.82110.028.02



arti terlekat pada kata-kata, gambar, suara dan sikap yang akan digunakan selama komunikasi. Terdapat banyak faktor lainnya yang dapat juga berperan untuk menggangu komunikasi. Ada dua konteks yang dapat menggangu komunikasi: 



Noise fisik: umpamanya lingkungan panas atau dingin yang berlebihan, lingkungan yang bising.







Noise psikologis: umpamanya kosakata yang terbatas, konsep diri yang kurang, persepsi diri dan nilai pribadi diri yang kurang.



Perbendaharaan kosa kata yang luas akan mengarah pada pengetahuan dan tingkat pemahaman yang lebih tinggi. Secara tidak langsung hal ini akan mempengaruhi cara dan pola hidup serta mengarah pada peningkatan pribadi. Lebih jauh lagi, pengembangan profesionalisme dapat Anda capai melalui pembicaraan melalui komunikasi efektif. Anda dapat mempergunakan elemen utama komunikasi efektif yang terdiri atas pendekatan “WIN-WIN”, rasa hormat, keyakinan dan pengharapan, komitmen bersama, empathy, menjadi pendengar yang aktif dan fleksibilitas. Beberapa hal yang dapat membantu kita agar komunikasi dapat efektif antara lain: a. Maksud utama komunikasi harus jelas. b. Susunlah pesan yang akan disampaikan secara kronologis, sistematis, konsisten dan logis. c. Hindarilah kata-kata yang bermakna ganda. d. Berbicara secara ”natural”. Jangan dibuat-buat karena mencoba untuk meniru orang lain. Jadilah diri Anda sendiri B. Keterampilan yang diperlukan dalam mengidentifikasi proses komunikasi Hal-hal yang perlu diperhatikan waktu mengidentifikasi proses komunikasi, yaitu: 1. Mengidentifikasi persyaratan minimal berkomunikasi di tempat kerja sesuai kebutuhan. 2. Mengidentifikasi sarana untuk berkomunikasi dengan penyelia dan rekan sekerja sesuai standar organisasi. Judul Modul: Mengaplikasikan Keterampilan Dasar Komunikasi Buku Informasi Versi: 2016



Halaman: 11 dari 34



Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub Bidang Metodologi Pelatihan Kerja



Kode Modul



N.82110.028.02



3. Mengidentifikasi informasi yang diperoleh untuk penyampaian secara efektif dan efisien. C. Sikap yang diperlukan dalam mengidentifikasi proses komunikasi 1. Harus mengikuti kaidah berkomunikasi yang baik dan benar dalam mengidentifikasi persyaratan minimal komunikasi 2. Harus mengikuti sesuai standar organisasi yang ada dalam mengidentifikasi sarana untuk berkomunikasi 3. Harus memilih informasi yang benar dalam mengidentifikasi informasi yang diperoleh



Judul Modul: Mengaplikasikan Keterampilan Dasar Komunikasi Buku Informasi Versi: 2016



Halaman: 12 dari 34



Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub Bidang Metodologi Pelatihan Kerja



Kode Modul



N.82110.028.02



BAB III MENERIMA DAN MENYAMPAIKAN INFORMASI



A. Pengetahuan



yang



dibutuhkan dalam menerima



dan



menyiapkan



informasi Hal-hal yang perlu diperhatikan waktu menerima dan menyiapkan informasi, yaitu: 1. Cara pengamatan secara efektif dan keterampilan mendengarkan secara aktif digunakan untuk mendapatkan dan menerjemahkan informasi baik verbal maupun non verbal. Sama seperti ketika menerima tugas, memberi instruksi dan mencatat informasi tentang program pelatihan – ketika Anda menerima dan menyampaikan informasi tentang pelatihan, pastikan bahwa Anda memahami pesan yang harus disampaikan tersebut kepada orang yang akan membaca pesan tersebut, catat dan sampaikanlah segera. Beberapa



pesan



mungkin



berasal



dari



Atasan



Pimpinan



anda,



yang



menghubungi Pimpinan karena harus segera kekantornya untuk diskusi mendesak. Untuk alasan ini, hendaknya Anda selalu tahu dimana bisa menghubungi Pimpinan Anda. Pada saat lainnya, Anda mungkin harus menyampaikan pesan-pesan dari Pimpinan Anda untuk pejabat lainnya melalui Sekretarisnya, atau kepada pelanggan. Disini, kembali prosedur yang sama untuk mencatat pesan dan segera menyampaikannya berlaku. a. Keterampilan dasar komunikasi Sebagai orang yang berbicara (komunikator), kadang lebih terpusat pada informasi yang ingin disampaikan. Padahal orang yang diajak bicara sebagai pendengar (komunikan) mungkin langsung dapat memahami pesan Anda, mengerti hanya sebagian saja dari seluruh isi pesan Anda, atau sama sekali tidak paham maksud Anda–meskipun Anda sudah menyampaikan informasi tersebut secara akurat sesuai standar Anda sendiri. Tidaklah cukup hanya sekedar menyampaikan pesan. Isi pesan haruslah bisa diterima / dimengerti agar komunikasi bisa berhasil.



Judul Modul: Mengaplikasikan Keterampilan Dasar Komunikasi Buku Informasi Versi: 2016



Halaman: 13 dari 34



Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub Bidang Metodologi Pelatihan Kerja



Kode Modul



N.82110.028.02



“Perbedaan



paham biasanya terjadi apabila Komunikator tidak menyatakan dengan tepat hal-hal yang ingin disampaikannya, kadang ia tidak menemukan kata atau ungkapan yang sesuai untuk mengekspresikan maksudnya. Sedangkan Komunikan, tidak selalu menyimak penjelasan dan kadang salah menterjemahkan apa yang telah didengarnya.”



Model Komunikasi Send-Receive 1) Komunikator menyampaikan informasinya. 2) Komunikan menerima informasi tersebut dan menarik kesimpulan sendiri sesuai pemahamannya. 3) Komunikan, sebagai penerima, kemudian memberikan umpan balik dan sekaligus menjadi pengirim informasi (Komunikator) 4) Komunikator asli sekarang menjadi penerima / komunikan dan bereaksi kepada umpan balik yang disampaikan. Pada umumnya, sequence komunikasi kemudian mengalir.  Pada model ini, mendengarkan sama pentingnya dengan menyampaikan pesan informasi – karena tanpa mendengarkan, adalah tidak mungkin untuk menarik kesimpulan dari isi pesan dan menjawabnya. b. Keterampilan Mendengar Pendengar yang baik adalah kunci komunikasi efektif. Kita semua bisa mendengar, namun kita semua tidak mendengarkan secara aktif. Pendengar yang aktif atau efektif akan membuka pintu ke saling pengertian timbal balik. Judul Modul: Mengaplikasikan Keterampilan Dasar Komunikasi Buku Informasi Versi: 2016



Halaman: 14 dari 34



Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub Bidang Metodologi Pelatihan Kerja



Kode Modul



N.82110.028.02



Berapa banyak kesalahpahaman, konflik atau perang dapat dihindarkan, seandainya mereka yang terlibat telah mau menjadi pendengar yang baik secara aktif. Keterampilan mendengarkan yang buruk atau mendengarkan secara selektif, telah diakui sebagai sebab dari kecemasan, selama ratusan tahun, bahkan ribuan tahun. Wiliam Shakespeare (1564-1616) pernah berkata “Berikan setiap orang telinga anda, namun sedikit suara anda. Terima



kritik setiap orang, simpan penilaian anda”. Pendengar yang buruk



Pendengar yang baik



Interupsi



Sabar



Mengubah pokok pembicaraan



Menatap mata



Tergesa-gesa tanpa pikir panjang



Membuat anda nyaman



Tidak menyimak



Tepat waktu



Bahasa tubuh negative



Mempunyai empati



Mudah tersinggung



Memberi waktu untuk mendengarkan



Tidak sabar



Terlihat perhatian



Menghentikan pokok bahasan



Jangan memotong pembicaraan



Mengambil alih pembicaraan



Berkonsentrasi



Kurang santun



Menanyakan pertanyaan terbuka



Terlalu banyak bicara c. Komunikasi Verbal dan Non Verbal 1) Komunikasi Verbal Adalah salah satu cara berkomunikasi yang disampaikan kepada orang lain dalam bentuk tulisan dan lisan. Contoh: a) Mendengarkan: radio, televisi, orang berbicara langsung. b) Berbicara:



berdiskusi,



berbincang-bincang



dengan



orang



tua,



berpidato. c) Membaca: buku, majalah, surat kabar d) Menulis: surat niaga, cerpen, laporan, naskah drama 2) Komunikasi Non Verbal a) Kontak mata Judul Modul: Mengaplikasikan Keterampilan Dasar Komunikasi Buku Informasi Versi: 2016



Halaman: 15 dari 34



Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub Bidang Metodologi Pelatihan Kerja



Kode Modul



N.82110.028.02



Kita akan mendapat banyak dalam komunikasi melalui mata kita dan kita akan seringkali memeriksa mata pihak lainnya untuk melihat apakah dia tertarik dan memperhatikan apa yang tengah kita bicarakan. Suatu kecenderungan studi menunjukan bahwa orang akan melihat satu sama lain 50% - 60% dari waktu mereka, ketika mereka melakukan pembicaraan dengan pendengar yang menjaga kontak mata dengan suatu presentase lebih besar dari waktu yang dimiliki dibandingkan dengan yang sedang berbicara. Orang cenderung untuk menjaga kontak mata ketika mereka: 



Tertarik dengan pokok bahasan







Nyaman dengan pokok pembicaraan.







Mencoba untuk mempengaruhi pihak lainnya.



Orang cenderung untuk menghindarkan kontak mata ketika mereka: 



Tidak



nyaman



dengan



pembicaraan



atau



dengan



pokok



bahasannya. 



Malu







Mencoba untuk menyembunyikan sesuatu.



b) Gerakan-gerakan bahasa tubuh atau bahasa isyarat. c) Memakai sesuatu seperti seragam



3) Menerima Instruksi Bilamana Anda menerima instruksi, pertama-tama yakinkan bahwa Anda mengerti apa yang diminta untuk Anda lakukan dan kedua catatlah apa yang



harus



Anda



kerjakan



dan



bagaimana



cara



Anda



akan



mengerjakannya. Sangat penting untuk memahami informasi dengan benar; bila Anda ragu segera bertanya. Adalah lebih baik mengajukan Judul Modul: Mengaplikasikan Keterampilan Dasar Komunikasi Buku Informasi Versi: 2016



Halaman: 16 dari 34



Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub Bidang Metodologi Pelatihan Kerja



Kode Modul



N.82110.028.02



pertanyaan daripada menghabiskan waktu untuk mengerjakan sesuatu tetapi salah. Lalu tuliskan instruksi tersebut dalam catatan. Jangan bergantung pada ingatan saja, jangan pernah mencatat dengan sembarang kertas yang kemungkinan dapat mudah salah simpan/salah taruh. Usahakan untuk mencatat setiap instruksi yang Anda terima hari itu pada halaman yang sama (yang telah diberi tanggal tentu saja) dan tandai dengan ’bintang’ atau tinta merah bagi instruksi-instruksi prioritas (yang penting dan harus segera dilakukan). Beri komentar pada setiap tugas yang selesai dikerjakan, dan input baru ketika suatu tugas selesai ternyata mengharuskan tugas lainnya untuk dikerjakan (misalnya ketika Anda diminta untuk membagikan undangan rapat, kemudian Anda juga diminta memesan menu makan siang untuk rapat tersebut, atau diminta meng-copy dokumen risalah rapat sebelumnya, dsb). Kerjakan tugas Anda sesuai prioritas Pimpinan dan bilamana ada waktu luang, sempatkan untuk memeriksa daftar tugas Anda untuk memastikan bahwa Anda ’up-to-date’.



Bila ketika Anda menelpon seseorang ybs



sedang tidak ditempat, dengan melihat cek list, Anda tahu bahwa orang tersebut masih tetap perlu ditelpon. 4) Memberi Instruksi Bila Anda memberikan instruksi / informasi, penting diingat cara-cara berkomunikasi yang baik yang telah diberikan sebelumnya.



Bila



Anda harus menjelaskan pekerjaan atau tugas kepada rekan kerja / asisten, pastikan Anda tahu



apa



yang



harus



dikatakan



dan



bagaimana cara menyampaikannya. Pastikan ia mengerti maksud Anda. Mulai dengan mengatakan alasan penugasan tersebut, sehingga ia bisa segera mengerjakannya. Bila Anda harus memberikan instruksi, gunakan kalimat-kalimat yang jelas dan kata kata yang mudah dipahami oleh orang yang diberi tugas dengan santun. Permintaan tolong selalu lebih baik daripada perintah, Judul Modul: Mengaplikasikan Keterampilan Dasar Komunikasi Buku Informasi Versi: 2016



Halaman: 17 dari 34



Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub Bidang Metodologi Pelatihan Kerja



Kode Modul



N.82110.028.02



dan umumnya orang bereaksi lebih baik terhadap permintaan tolong yang sopan dan enak didengar. Bila yang diberi instruksi tampak tidak paham, atau seperti tidak mendengarkan, atau sedang tidak memperhatikan, jelaskan sekali lagi dengan sabar dan hati-hati. Pesan / Instruksi Anda akan dilakukan dengan benar, bila dimengerti sepenuhnya. Ada baiknya membuat intisari pesan / instruksi yang diberikan. Adakalanya orang mengatakan ”Ya, mengerti.” padahal sebenarnya ia tidak paham atau tidak menyadari bahwa ia belum mengerti maksudnya. Minta diulangi informasi / instruksi yang Anda berikan atau tanyakan kata kunci yang dapat mengindikasikan bahwa isi pesan telah sepenuhnya ’diterima dan dipahami’. 2. Cara melengkapi dokumentasi rutin yang bersifat informasi sederhana ditempat kerja dilengkapi secara akurat dan mudah dibaca. Istilah dokumentasi pertama kali diperkenalkan oleh Paul Otlet dan Henri la Fontaine pada tahun 1895 di Belgia. Waktu itu dokumentasi mempunyai makna sebagai pengawasan bibliografi, yaitu usaha pencatatan setiap buku yang diterbitkan. Definisi dokumentasi di Indonesia, adalah pekerjaan mengumpulkan, menyusun, mengelola dokumen-dokumen literer yang mencatat semua aktivitas manusia dan yang dianggap berguna untuk dijadikan bahan keterangan dan penerangan mengenai berbagai soal (Sulistyo Basuki, 1996:11). Informasi adalah data yang diolah menjadi suatu bentuk yang penting bagi penerima dan mempunyai nilai yang nyata atau yang dapat dirasakan dalam keputusan-keputusan yang sekarang atau keputusan-keputusan yang akan datang. Jenis-jenis pendistribusian informasi: a. Distribusi informasi secara tertulis. b. Distribusi informasi secara lisan. Macam-macam penyajian informasi a. Media distribusi informasi secara tertulis; 1) Memo. 2) Majalah atau buletin. Judul Modul: Mengaplikasikan Keterampilan Dasar Komunikasi Buku Informasi Versi: 2016



Halaman: 18 dari 34



Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub Bidang Metodologi Pelatihan Kerja



Kode Modul



N.82110.028.02



3) Brosur 4) Laporan tahunan. 5) Uraian tugas. 6) Buku pedoman. b. Media distribusi informasi secara lisan; 1) Telepon. 2) Rapat atau pertemuan. 3) Radio dan televisi. 3. Informasi dan ide dikomunikasikan secara jelas dan santun menggunakan teknik komunikasi yang tepat. Teknik komunikasi digunakan supaya komunikasi antar manusia terjalin secara efektif. Pengertian teknik adalah suatu cara yang digunakan untuk melakukan sesuatu hal. Sedangkan pengertian komunikasi adalah penyampaian informasi dari komunikator ke komunikan melalui media tertentu. Maka pengertian teknik komunikasi adalah suatu cara yang digunakan dalam menyampaikan informasi dari komunikator ke komunikan dengan media tertentu. Dengan adanya teknik ini diharapkan setiap orang dapat secara efektif melakukan komunikasi satu sama lain dan secara tepat menggunakannya. Beberapa teknik komunikasi: a. Ucapan yang jelas dan idenya tidak ada makna ganda, utuh. b. Berbicara dengan tegas, tidak berbelit-belit. c. Memahami betul siapa yang diajak bicara, hadapkan wajah dan badan, pahami pikiran lawan bicara. d. Sampaikan informasi dengan global dan tujuannya baru detailnya. e. Sampaikan informasi dengan bahasa penerima informasi. f. Kendalikan noise dan carilah umpan balik untuk menyakinkan informasi anda diterima. Dengan adanya beberapa teknik komunikasi ini diharapkan hambatan-hambatan dalam komunikasi dapat diminimalisasi. Bukan hanya komunikasi antar individu saja yang membutuhkan teknik komunikasi, dalam berkomunikasi dengan



Judul Modul: Mengaplikasikan Keterampilan Dasar Komunikasi Buku Informasi Versi: 2016



Halaman: 19 dari 34



Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub Bidang Metodologi Pelatihan Kerja



Kode Modul



N.82110.028.02



stakeholder atau antar karyawan juga perlu teknik komunikasi tersendiri. Beberapa teknik komunikasi dalam situasi semi formal – formal : a. Informative Communication (Komunikasi Informatif)



Informative communication adalah suatu pesan yang disampaikan kepada seseorang atau sejumlah orang tentang hal-hal baru yang diketahuinya. Teknik ini berdampak kognitif pasalnya komunikan hanya mengetahui saja. Seperti halnya dalam penyampaian berita dalam media cetak maupun elektronik, pada teknik informatif ini berlaku komunikasi satu arah, komunikatornya



melembaga,



pesannya



bersifat



umum,



medianya



menimbulkan keserempakan, serta komunikannya heterogen. Biasanya teknik informatif yang digunakan oleh media bersifat asosiasi, yaitu dengan cara menumpangkan penyajian pesan pada objek atau peristiwa yang sedang menarik perhatian khalayak. b. Persuasif Communication (Komunikasi Persuasif) Komunikasi persuasif bertujuan untuk mengubah sikap, pendapat, atau perilaku



komunikan



yang lebih menekan



sisi



psikologis



komunikan.



Penekanan ini dimaksudkan untuk mengubah sikap, pendapat, atau perilaku, tetapi persuasi dilakukan dengan halus, luwes, yang mengandung sifat-sifat manusiawi sehingga mengakibatkan kesadaran dan kerelaan yang disertai perasaan



senang.



Agar



komunikasi



persuasif



mencapai



tujuan



dan



sasarannya, maka perlu dilakukan perencanaan yang matang dengan mempergunakan komponen-komponen ilmu komunikasi yaitu komunikator, pesan, media, dan komunikan. Sehingga dapat terciptanya pikiran, perasaan, dan hasil penginderaannya terorganisasi secara mantap dan terpadu. biasanya teknik ini afektif, komunikan bukan hanya sekedar tahu, tapi tergerak hatinya dan menimbulkan perasaan tertentu. c. Coersive/ Instruktive Communication (Komunikasi Bersifat Perintah) Komunikasi instruktif atau koersi teknik komunikasi berupa perintah, ancaman, sangsi dan lain-lain yang bersifat paksaan, sehingga orang-orang yang dijadikan sasaran (komunikan) melakukannya secara terpaksa, biasanya teknik komunikasi seperti ini bersifat fear arousing, yang bersifat menakutnakuti atau menggambarkan resiko yang buruk. Serta tidak luput dari sifat Judul Modul: Mengaplikasikan Keterampilan Dasar Komunikasi Buku Informasi Versi: 2016



Halaman: 20 dari 34



Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub Bidang Metodologi Pelatihan Kerja



red-herring,



yaitu



interest



Kode Modul



N.82110.028.02



atau



muatan



kepentingan



untuk



meraih



kemenangan dalam suatu konflik, perdebatan dengan menepis argumentasi yang lemah kemudian dijadikan untuk menyerang lawan. Teknik ini bisa digunakan oleh atasan terhadap bawahannya yang menuntut adanya kedisiplinan kerja karyawannya. d. Human Relation (Hubungan Manusia) Hubungan manusiawi merupakan terjemahan dari human relation. Adapula yang mengartikan hubungan manusia dan hubungan antar manusia, namun dalam kaitannya hubungan manusia tidak hanya dalam hal berkomunikasi saja, namun didalam pelaksanaannya terkandung nilai nilai kemanusiaan serta unsur-unsur kejiwaan yang amat mendalam. Hubungan manusia pada umumnya dilakukan untuk menghilangkan hambatan-hambatan komunikasi, meniadakan salah pengertian dan mengembangkan tabiat manusia. Untuk melakukan pendekatan



hubungan yaitu



manusia



pendekatan



biasanya



digunakan



emosional



beberapa



(emotional



teknik



approach)



dan



pendekatan sosial budaya (socio-cultur approach). 1) Pendekatan emosional Dalam



hubungan



ini



komunikator



mempertaruhkan



kepercayaan



komunikan terhadap fakta pesan yang disampaikan, maka teknik ini berujung pay off atau reward, yaitu bujukan atau rayuan dengan cara “mengiming-imingi” komunikan dengan hal yang menguntungkan atau menjanjikan



harapan.



Pada



umumnya



emotional



approach



ini



menggunakan konseling sebagai senjata yang ampuh, baik secara langsung maupun tidak langsung, hal ini bertujuan agar pesan bisa secara langsung menyentuh perasaan komunikan. 2) Pendekatan sosial budaya Salah satu tujuan komunikasi adalah tersampaikannya pesan dari komunikator kepada komunikan, maka dianjurkan bagi komunikator terlebih dahulu memahami perilaku social serta budaya masyarakat setempat yang akan menjadi komunikan. hal ini bertujuan agar komunikan, lebih memahami serta tidak merasa tersinggung oleh pesan



Judul Modul: Mengaplikasikan Keterampilan Dasar Komunikasi Buku Informasi Versi: 2016



Halaman: 21 dari 34



Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub Bidang Metodologi Pelatihan Kerja



Kode Modul



N.82110.028.02



yang disampaikan oleh komunikator, selain hal tersebut masyarakat yang menjadi komunikan tidak dapat terlepas dari budaya. B. Keterampilan yang harus dilakukan dalam menerima dan menyiapkan informasi Hal-hal yang perlu diperhatikan waktu menerima dan menyiapkan informasi, yaitu: 1. Menggunakan pengamatan secara efektif dan keterampilan mendengarkan secara aktif untuk mendapatkan dan menterjemahkan informasi verbal maupun non verbal. 2. Melengkapi secara akurat dan mudah dibaca dokumen rutin yang bersifat informasi sederhana ditempat kerja. 3. Mengkomunikasikan informasi dan ide secara jelas dan santun menggunakan teknik komunikasi yang tepat. C. Sikap yang harus dilakukan dalam menerima dan menyiapkan informasi 1. Harus menerapkan keterampilan mendengarkan secara aktif. 2. Harus mengikuti SOP ditempat kerja 3. Harus santun dan jelas dalam menggunakan komunikasi yang tepat



Judul Modul: Mengaplikasikan Keterampilan Dasar Komunikasi Buku Informasi Versi: 2016



Halaman: 22 dari 34



Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub Bidang Metodologi Pelatihan Kerja



Kode Modul



N.82110.028.02



BAB IV MEMBUAT KONSEP KOMUNIKASI TERTULIS SEBAGAI INFORMASI



A. Pengetahuan yang dibutuhkan waktu membuat konsep komunikasi tertulis sebagai informasi 1. Prosedur dan format penulisan konsep yang relevan diidentifikasi



MEMORANDUM. Karyawan yang bekerja pada perusahaan atau organisasi yang sama, tidak terbatas pada mereka yang berkantor di gedung yang sama atau dikota yang berbeda atau di negara yang berlainan – menggunakan Memo (memorandum) untuk komunikasi internal secara tertulis. Tidak dibutuhkan kalimat pembuka dan kalimat penutup pada Memo, dan biasanya memo cukup di paraf saja, tidak perlu ditanda-tangani secara penuh. Memo tidak dimasukkan kedalam amplop, kecuali bila tertulis informasi yang bersifat rahasia.



Biasanya dikirim melalui kurir internal; bila memo tersebut



bersifat ’segera’ (urgent), akan diantarkan langsung ke kantor penerima bila bertempat digedung yang sama. Memo yang ditujukan kepada kantor-kantor Cabang di luar kota, biasanya dikumpulkan di Pusat Penerimaan Surat (Central Mail Room) dan dikirimkan setiap hari dalam amplop besar atau Tas. Memo hendaknya berkait hanya pada satu permasalahan saja, biasanya diungkapkan dalam 2 paragraph pendek atau bisa dengan dua kalimat saja: kalimat pertama berisi pernyataan atau penjelasan relevansi permasalahan ; kalimat kedua berisi pernyataan dasar dari memo – bisa berbentuk permintaan, instruksi, mengingatkan, perintah kerja (order), atau sekedar pesan. Memo yang ditujukan kepada lebih dari satu orang, dikenal dengan sebutan multiple Memo. Memo disampaikan kepada masing-masing orang yang dituju, atau satu Memo diedarkan kesemua individu terkait.



Dalam hal ini, Memo



biasanya diedarkan dengan Slip Sirkulasi (Circulation Slip) kepada pihak terkait. Banyak perusahaan mencetak form Memo pada kertas berukuran A5 atau separuh A4 tergantung pada kebutuhan Perusahaan dan bukan merupakan Kop surat / letterhead. Dibawah ini adalah beberapa contoh bentuk Memo: Judul Modul: Mengaplikasikan Keterampilan Dasar Komunikasi Buku Informasi Versi: 2016



Halaman: 23 dari 34



Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub Bidang Metodologi Pelatihan Kerja



Kode Modul



N.82110.028.02



2. Cara membuat konsep tulisan dibuat sesuai dengan batas waktu a. Tata cara penulisan memo Untuk bisa membuat dengan mudah maka kita harus megetahui berbagai bagian memo tersebut. Dengan mengetahui bagian-bagian memo maka kita dapat memahami bagaimana bentuk memo yang seharusnya. Lalu seperti apakah memo tersebut? Berbicara mengenai bentuk, memo memiliki tiga bagain yaitu: kepala memo, isi dan kaki memo. Penjelasan dari masingmasing bagian tersebut dapat kita lihat dibagian bawah ini. 1) Kepala Memo Pada bagian kepala atau bagian atas memo kita akan mendapati beberapa informasi yaitu mulai dari judul sampai pada paraf. Pada bagian ini terdiri dari beberapa hal sebagai berikut: 



Kata "MEMO"







Penerima







Pengirim







Tanggal pengiriman







Paraf dan nama terang pengirim



Untuk menulis memo maka bagian pertama sendiri yang harus ditulis adalah judulnya. Yang dimaksud judul disini adalah kata "memo" yang ditulis dengan huruf kapital rata tengah. Selanjutnya, masih pada bagian atas akan ada juga penerima, pengirim dan juga tanggal pembuatan atau pengiriman memo tersebut. Setelah bagian ini maka bagian selanjutnya adalah bagian isi memo. 2) Isi Memo Pada bagian isi pada memo kita sebagai penulis akan langsung menyampaikan pesan atau perintah dalam kalimat pendek dan lugas serta jelas dan mudah di mengerti. Tidak ada informasi lain kecuali informasi inti yang harus disampaikan. 3) Kaki Memo Pada bagian akhir yaitu kaki memo akan ada dua hal yang kita tulis. Pertama adalah tertanda dan yang kedua adalah nama pembuat memo



Judul Modul: Mengaplikasikan Keterampilan Dasar Komunikasi Buku Informasi Versi: 2016



Halaman: 24 dari 34



Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub Bidang Metodologi Pelatihan Kerja



Kode Modul



N.82110.028.02



tersebut. Pada bagian "tertanda" dapat berupa tanda tangan, paraf, cap jempol dan semacamnya. Itulah tadi berbagai bagian memo dan bagaimana cara membuatnya. Sekarang dengan mengetahui berbagai bagian tersebut tentunya kita sudah dapat membuat sendiri memo yang kita butuhkan. Sekarang kita kebagian selanjutnya agar lebih jelas. Contoh 1:



MEMORANDUM Kepada



:



Bag. Pemasaran Bag. Pembelian Bag. Keuangan



Perihal



: PENGATURAN POS



Dari



:



Manager Personalia



Tanggal : 11 Desember 2008



Terhitung mulai tanggal 5 Januari 2009 semua kiriman pos keluar dijadwalkan untuk diambil dua kali sehari yaitu pada jam 12:00 siang dan jam 16:45 sore. Paket yang akan dikirimkan, misalnya Printer, agar ditempatkan dalam box terbuka dengan label alamat tujuan yang sudah diketik. Pengepakan akan dilakukan oleh staf Bagian Pengiriman (Despatch). Surat masuk akan diantarkan kepada Bagian/Dept yang dituju dan diletakkan dalam baki Surat Masuk yang telah ditentukan. Pengambilannya menjadi tanggung jawab Bagian masing-masing. INS.MP.157. Dec.08



Contoh 2 :



INTERNAL MEMO From :



Chief Engineer



SUBJECT: MODIFICATION TO



FUEL PUMP No. RCV/218



To



: Chief Designer √ Head of R&D Head of Production Control



Date



: 10 December 2008



We are still reveiving complaints about the poor performance of our fuel pump, number RCV/218. Would you please attend a meeting at my office at 10:30 AM on Wednesday next, 17th December 2008, to discuss possible modifications. Judul Modul: Mengaplikasikan Keterampilan Dasar Komunikasi Buku Informasi Versi: 2016



Halaman: 25 dari 34



Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub Bidang Metodologi Pelatihan Kerja



Kode Modul



N.82110.028.02



Perhatikan nama penerima digaris bawahi atau diberi tanda √. 3. bahasa verbal dan non verbal digunakan dengan tatabahasa yang baik sesuai kebutuhan Ada beberapa metode dalam menuliskan daftar nama penerima Memo : a. Menurut Abjad / Alphabetic. b. Menurut Lokasi. c. Berdasarkan ranking jabatan. d. Berdasarkan prioritas tugas. e. Atau hanya sebagai informasi saja. Metode Abjad sederhana, tidak memperhatikan posisi jabatan, dan tidak ada yang merasa diabaikan. Penulisan menurut lokasi dapat menghemat waktu, tanpa memperhatikan prioritas tugas. Kelebihan dari penulisan distribusi menurut prioritas tugas adalah orang yang paling bertanggung-jawab terhadap tindak lanjut dari Memo tersebut dapat langsung membacanya lebih dahulu. Kadang memo yang di didistribusikan kepada pejabat tertentu yang tidak langsung terkait dengan isi Memo; bisa diklasifikasikan sebagai informasi, biasa ditulis dengan initials FYI (for your information).



Contoh Circulation Slip



Circulation Slip From :



Date:



Circulation Slip biasanya



dilampirkan pada informasi yang perlu diedarkan keseluruh Bagian, misalnya pengumuman, majalah, berita, clipping, dsb.



Perihal: Initials: Finance Director Marketing Director Public Relations Manager Administration Manager Sales Representative



Please Return to:



Judul Modul: Mengaplikasikan Keterampilan Dasar Komunikasi Buku Informasi Versi: 2016



File No.



Halaman: 26 dari 34



Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub Bidang Metodologi Pelatihan Kerja



Kode Modul



N.82110.028.02



B. Keterampilan yang harus dilakukan waktu membuat konsep komunikasi tertulis sebagai informasi Hal-hal yang perlu diperhatikan waktu membuat konsep komunikasi tertulis sebagai informasi, yaitu: 1. Mengidentifikasi prosedur dan format penulisan konsep yang relevan. 2. Membuat konsep tulisan sesuai dengan batas waktu. 3. Menggunakan bahasa verbal dan non verbal dengan tatabahasa yang baik sesuai kebutuhan. C. Sikap Kerja yang harus dilakukan waktu membuat konsep komunikasi tertulis sebagai informasi Harus bersikap secara: 1. Harus mengikuti prosedur dalam mengidentifikasi format penulisan konsep 2. Harus mengikuti prosedur dalam membuat konsep tulisan



Judul Modul: Mengaplikasikan Keterampilan Dasar Komunikasi Buku Informasi Versi: 2016



Halaman: 27 dari 34



Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub Bidang Metodologi Pelatihan Kerja



Kode Modul



N.82110.028.02



BAB IV MENGGUNAKAN MEDIA KOMUNIKASI



A. Pengetahuan Yang Dibutuhkan Dalam Menggunakan Media Komunikasi 1. Media komunikasi yang akan dipilih diidentfikasi sesuai SOP organisasi Jenis-jenis media komunikasi, berdasarkan fungsinya sebagaimana di bawah ini: a. Fungsi produksi – media komunikasi yang berguna untuk menghasilkan berbagai macam informasi, Misalnya: PC/Komputer pengolah kata (Word Processor). b. Fungsi reproduksi – media komunikasi yang berguna untuk memproduksi ulang dan menggandakan informasi, Misalnya: Audio tapes recorder serta Video tapes. c. Fungsi penyampaian informasi – media komunikasi yang berfungsi untuk komunikasi yang digunakan untuk menyebarluaskan serta menyampaikan pesan kepada komunikan yang menjadi sasarannya, Misalnya: Hand phone, Telephone, Faximile, dsb. Media komunikasi berdasarkan bentuknya, antara lain di bawah ini: a. Media cetak adalah berbagai macam barang yang di cetak, dimana dapat digunakan



sebagai



sarana



penyampaian



pesan



informasi,



seperti



contohnya: modul, program pelatihan, jurnal, paper, dsb. b. Media Audio adalah penerimaan informasi yang tersampaikan dengan menggunakan indra pendengaran, seperti contohnya: Radio, Microphone, Compact Disk, dsb. c. Media visual (media yang di pandang) adalah penerimaan pesan informasi yang tersampaikan menggunakan indra penglihatan, misalnya: Poster, Model, Mock Up, Benda Nyata, flipchart, papan tulis, OHP, dsb. d. Media audio visual adalah suatu media komunikasi yang dapat dilihat sekaligus



didengar,



jadi



untuk



mengakses



pesan



informasi



yang



disampaikan, digunakan indra penglihatan dan indra pendengaran, seperti contohnya : Televisi, Video, DVD, Komputer dsb



Judul Modul: Mengaplikasikan Keterampilan Dasar Komunikasi Buku Informasi Versi: 2016



Halaman: 28 dari 34



Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub Bidang Metodologi Pelatihan Kerja



Kode Modul



N.82110.028.02



2. Penggunaan media ditentukan dengan berpedoman kepada SOP Berdasarkan jangkauannya, diantaranya meliputi:



Media komunikasi eksternal adalah suatu media komunikasi yang digunakan untuk menjalin hubungan dan menyampaikan pesan informasi dengan pihakpihak luar. Seperti contohnya: a. Media komunikasi tercetak atau tertulis dimaksudkan untuk menjangkau publik eksternal seperti konsumen, pelanggan, mitra kerja, pemagang saham dan sebagainya. Misalnya seperti makalah perusahaan, brosur, bulletin. Media eksternal yang dicetak ini memiliki fungsi sebagai media penghubung, sebagai sarana menyampaikan keterangan, media pendidikan, sarana untuk membentuk opini masyarakat, sarana untuk membangun citra, dll. b. Radio yaitu alat elektronik yang dapat digunakan sebagai media komunikasi serta informasi yang termasuk media audio yang hanya dapat memberikan rangsangan pendengaran saja. Melalui alat ini orang bisa mendengarkan siaran tentang berbagai peristiwa tang terjadi, kejadian penting yang terbaru, masalah-masalah dalam kehidupan maupun acara hiburan. c. TV/Televisi adalah sebuah alat penangkap siaran bergambar. Kata televisi sendiri berasal dari kata tele dan kata vision, yang memiliki arti jauh (tele) serta tampak (vision). Jadi televisi dapat di artikan tampak atau dapat melihat dari jarak jauh. Untuk menyampaikan pesan informasi kepada masyarakat melalui siaran televisi dapat dipakai dengan memasang iklan, mengundang wartawan ataupun reporter televisi supaya memuat berita tentang kegiatan atau dapat pula mengajukan permohonan untuk mengisi suatu acara siaran di TV. d. Telepon yaitu sebagai media komunikasi, telepon sangatlah penting untuk menyampaikan serta menerima berbagai informasi lisan, secara cepat dengan pihak publik eksternal. e. Telephone



Seluler



(Handphone)



yaitu



merupakan



salah



satu



dari



perkembangan teknologi dengan kecanggihan teknologi zaman ini, fungsi handphone tidak hanya sebagai alat komunikasi saja tetapi juga dapat mengakses jaringan internet, sms, mms dan dapat saling mengirimkan Judul Modul: Mengaplikasikan Keterampilan Dasar Komunikasi Buku Informasi Versi: 2016



Halaman: 29 dari 34



Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub Bidang Metodologi Pelatihan Kerja



Kode Modul



N.82110.028.02



data. Dengan semakin berkembangnya teknologi handphone, maka akan semakin membantu publik dalam melakukan berbagai aktivitas, sebab sekarang handphone dapat dikatakan sebagai identitas seseorang. f. Surat adalah media penyampaian informasi secara tertulis, dapat berupa surat konvensional maupun elektronik. Surat-menyurat merupakan salah satu kegiatan yang sangat penting diperusahaan. Banyak sekali informasi yang keluar masuk perusahaan melalui media ini, sebab surat merupakan media komunikasi yang sangat efektif jika yang terkait tidak dapat berhubungan secara langsung atau secara lisan. g. Internet adalah Jaringan komputer yang terhubung secara luas dan tersebar di seluruh penjuru dunia. Jaringan ini meliputi jutaan komputer yang saling terhubung satu dengan yang lainnya dengan memanfaatkan jaringan telepon ( baik kabel maupun wirelles/tanpa kabel). Fungsi media ini diantaranya mudah, cepat dan juga murah dalammenyampaikan informasi dengan jangkauan dunia. Internet menyediakan beberapa aplikasi yang bisa dipakai oleh para peggunanya. Misal seperti: Chatting, Email, web, dll. h. Media komunikasi internal adalah semua sarana penyampaian dan juga penerimaan pesan informasi dikalangan publik internal, dan biasanya bersifat non-komersial. Penerima maupun pengirim informasi yaitu orangorang publik internal. Media yang dapat digunakan secara internal antara lain, seperti: Surat, telephone, papan pengumuman, house jurnal (Majalah Bulanan), printed Material ( Media komunikasi cetakan), media Pertemuan dan pembicaraan, dll. B. Keterampilan yang dilakukan waktu menggunakan media komunikasi perlu memperhatikan hal-hal apa yang harus dilakukan. Hal-hal yang perlu diperhatikan waktu menggunakan media komunikasi, yaitu: 1. Mengidentifikasi media komunikasi yang akan dipilih sesuai SOP organisasi. 2. Menentukan penggunaan media dengan berpedoman kepada SOP.



Judul Modul: Mengaplikasikan Keterampilan Dasar Komunikasi Buku Informasi Versi: 2016



Halaman: 30 dari 34



Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub Bidang Metodologi Pelatihan Kerja



C. Sikap



kerja



yang



harus



dilakukan



Kode Modul



N.82110.028.02



waktu



menggunakan



media



komunikasi 1. Harus mengikuti SOP organisasi dalam mengidentifiikasi media komunikasi 2. Harus mengikuti SOP dalam menentukan penggunaan media



Judul Modul: Mengaplikasikan Keterampilan Dasar Komunikasi Buku Informasi Versi: 2016



Halaman: 31 dari 34



Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub Bidang Metodologi Pelatihan Kerja



Kode Modul



N.82110.028.02



BAB VI DAFTAR PUSTAKA



A.



Dasar Perundang-undangan a. b.



Undang-undang Ketenagakerjaan Peraturan tentang hubungan industrial



B.



Buku Referensi a. Robert Bacal, Communication Channels are Important, 2008 b. Dr. A.B. Susanto, Sekretaris sebagai manajer, PT. ELEX MEDIA KOMPUTINDO, Jalarta 1997. c. Kementerian Ketenagakerjaan, Modul Mengaplikasikan Dasar Komunikasi, Jakarta 2009



C.



Majalah atau bulletin



D.



Referensi Lainnya a. http://commfaculty.fullerton.edu/jreinard/internet.htm#TOPBAN, Effective Communication, Agustus 2002 b. (http://www.wedaran.com/4804/pentingnya-komunikasi-yang-baik-di tempat-kerja/) c. https://srirumani.wordpress.com/2009/06/13/21/, dokumentasi informasi d. http://ayuafril.blogspot.co.id/2012/06/pengelolaan-datainformasi-ditempat.html e. http://format-contoh-surat.blogspot.co.id/2015/03/contoh-memo-danpenulisannya.html f. http://yesismynotes.blogspot.co.id/2012/09/teknik-teknik-komunikasi.html g. http://www.pengertianku.net/2014/09/mengetahui-pengertian-mediakomunikasi-dan-fungsinya-lengkap.html



Judul Modul: Mengaplikasikan Keterampilan Dasar Komunikasi Buku Informasi Versi: 2016



Halaman: 32 dari 34



Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub Bidang Metodologi Pelatihan Kerja



Kode Modul



N.82110.028.02



DAFTAR PERALATAN/MESIN DAN BAHAN A.



Daftar Peralatan/Mesin No.



B.



Nama Peralatan/Mesin



1.



Laptop



2.



Infocus



3.



Lesserpointer



4.



Printer



5.



Peralatan kantor



6.



Whiteboard



7.



Papan Flipchart



Keterangan



Daftar Bahan No.



Nama Bahan



Keterangan



1.



Modul Pelatihan ( buku informasi,buku kerja,buku penilaian)



Media belajar



2.



Program Pelatihan



Acuan belajar



3.



SKKNI komunikasi



Standar



4.



Kertas HVS A4



Tugas individu/kelompok



5.



Spidol Whiteboard



Bahan mengajar



6.



Spidol besar 500



Bahan mengajar



7.



Tinta printer/toner



Tugas



8.



Lem semprot



Role play praktik



9.



Lakban kertas



Role play praktik



10.



ATK peserta



Bahan pendukung peserta



Judul Modul: Mengaplikasikan Keterampilan Dasar Komunikasi Buku Informasi Versi: 2016



Halaman: 33 dari 34



Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub Bidang Metodologi Pelatihan Kerja



Kode Modul



N.82110.028.02



TIM PENYUSUN No.



Nama



Institusi



1.



Bambang Purwoprasetyo



2.



Robert B. Sitorus



3.



Rubito



4.



Ali Darokah



Asosiasi Instruktur Metodologi Pelatihan (AIMP) Asosiasi Instruktur Metodologi Pelatihan (AIMP) Asosiasi Instruktur Metodologi Pelatihan (AIMP) BBPLKDN Bandung



5.



Annoordin



BBPLKDN Bandung



6.



Herwadi



BBPLKDN Bandung



7.



Rahmat Sudjali



Badan Nasional Sertifikasi Profesi



8.



Darma Setiawan



Badan Nasional Sertifikasi Profesi



9.



Sjahruddin Kaliky



BBLKI Serang



10.



Bambang Trianto



BBLKI Serang



11.



Muh. Yasir



BBPLKLN Cevest Bekasi



12.



Karyaman



BBPLKLN Cevest Bekasi



13.



Subandi



Dit. Stankomproglat



14.



Bayu Priantoko



Dit. Stankomproglat



15.



Atiek Chrisnarini



Biro Hukum Depnakertrans



16.



Senggono



BLK Pasar Rebo



17.



Prasidha Aharsa



CEVEST



Judul Modul: Mengaplikasikan Keterampilan Dasar Komunikasi Buku Informasi Versi: 2016



Keterangan



Halaman: 34 dari 34