Komunikasi Bisnis PRAKTIK PENULISAN SURAT BISNIS [PDF]

Citation preview

MAKALAH KOMUNIKASI BISNIS PRAKTIK PENULISAN SURAT BISNIS Untuk memenuhi salah satu tugas Mata Kuliah Komunikasi Bisnis Dosen Pengampu: Supriono, S.Sos., M.AB



Disusun Oleh: Kelompok 5



Devica Nuranda S.



155030201111002



Ifadatul Khoiriyah



155030201111003



Tikahari Dianingtyas 155030201111004 Liana Parquinda



155030201111005



KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI DAN PENDIDIKAN TINGGI UNIVERSITAS BRAWIJAYA MALANG FAKULTAS ILMU ADMINISTRASI Ilmu Administrasi Bisnis Maret 2016



BAB I PENDAHULUAN



A. LATAR BELAKANG Surat merupakan media komunikasi tertulis yang berisi informasi, pesan, pernyataan, atau tanggapan sesuai keinginan penulis surat. Surat dipandang sebagai alat komunikasi tulis yang paling efesien, efektif, ekonomis, dan praktis dibandingkan dengan komunikasi lisan. Apa yang dikomunikasikan melalui surat akan sampai kepada alamat yang dituju sesuai dengan sumber aslinya. Peranan surat lebih penting lagi, terutama dalam surat resmi, seperti surat yang dikeluarkan oleh organisasi atau lembaga. Sebagai contoh pada saat sebuah perusahaan dagang mengirimkan surat kepada perusahaan lain yang bermaksud untuk menawarkan produk yang dijual oleh perusahaan dagang tersebut. Berdasarkan ilustrasi tersebut dapat dikatakan bahwa surat dapat berfungsi sebagai alat komunikasi atau penyampai informasi dari perusahaan dagang tersebut kepada perusahaan lain. Surat juga dapat berfungsi sebagai wakil penulis, dalam hal ini penulis tidak perlu langsung bertatap muka dengan orang yang dituju untuk menyampaikan informasi melainkan diwakili oleh surat. Namun terkadang seorang individu atau organisasi tidak mengerti bagaimana pengertian, fungsi, bentuk, jenis-jenis, dan bahasa surat yang baik dan benar. Untuk itu, dalam makalah ini akan dibahas mengenai pengertian, fungsi, bentuk, jenis-jenis, dan bahasa surat, khususnya pada organisasi yang bergerak di bidang niaga.



B. RUMUSAN MASALAH Berdasarkan latar belakang di atas, penulis mengangkat rumusan masalah sebagai berikut: 1. Apa pengertian dari surat bisnis? 2. Apakah fungsi dari surat bisnis?



3. Apa saja bagian-bagian surat bisnis? 4. Bagaimana penggunaan bahasa pada surat bisnis? 5. Apa saja bentuk surat bisnis? 6. Apa saja macam-macam surat bisnis? 7. Bagaimana praktik penulisan surat bisnis?



C. TUJUAN PENULISAN Penulisan ini dilakukan dengan tujuan sebagai berikut: 1. Untuk mengetahui pengertian dari surat bisnis. 2. Untuk mengetahui fungsi dari surat bisnis. 3. Untuk mengetahui bagian-bagian surat bisnis. 4. Untuk mengetahui penggunaan bahasa pada surat bisnis. 5. Untuk mengetahui bentuk surat bisnis. 6. Untuk mengetahui macam-macam surat bisnis. 7. Untuk mengetahui praktik penulisan surat bisnis yang baik dan benar.



D. MANFAAT PENULISAN Penulisan ini memberi manfaat antara lain: 1. Bagi penulis: a) Memberikan wawasan dan pengalaman dalam menyusun makalah. b) Mampu memahami dan mengaplikasikan praktik penulisan surat bisnis yang benar.



2. Bagi pembaca: a) Dapat dijadikan sebagai referensi yang berguna dalam mempelajari praktik penulisan surat bisnis.



BAB II PEMBAHASAN



A. PENGERTIAN SURAT BISNIS Surat bisnis yang disebut sebagai surat niaga, adalah surat yang digunakan orang atau badan yang menyelenggarakan kegiatan usaha bisnis, seperti bidang usaha produksi, perdagangan dan usaha jasa. Yang termasuk di dalam surat bisnis antara lain: surat pemberitahuan, surat pemesanan, surat permintaan informasi, surat penawaran produk, surat pengiriman produk, surat penagihan, surat pembayarn, surat penolakan kerja, surat penerimaan kerja, surat perintah kerja, surat perjanjian jual-beli, dan surat pengaduan. Surat bisnis memegang peranan penting dalam dunia bisnis karena hubungan dengan pihak ekstern organisasi perusahaan dilakukan melalui korespondensi atau surat menyurat. Oleh karena itu surat bisnis harus dibuat dengan sebaik-baiknya, jelas, dan menarik perhatian pembaca, menggunakan bahasa yang sederhana (mudah dipahami), serta perlu dikelola secara professional oleh pegawai yang memiliki keahlian dalam bidang korespondensi (Purwanto, 2006:144).



B. FUNGSI SURAT BISNIS Menurut Finoza (1991), fungsi utama surat adalah sebagai alat komunikasi tulis. Karena tertulis, surat dapat pula berfungsi sebagai: 1. Surat bisnis berfungsi sebagai wakil atau duta bagi pengirim surat Dalam kaitannya dengan dunia bisnis, surat bisnis berfungsi sebagai pembawa pesanpesan bisnis dari pengirim pesan kepada pihak lain. Karena surat bisnis dapat berfungsi sebagai wakil dari pengirim surat, maka pengirim surat biasanya perlu memperhatikan berbagai kaidah penting dalam penulisan surat, misalnya objektif, sistematis, sederhana, dan mudah dipahami serta jelas.



2. Alat untuk menyampaikan pemberitahuan, permintaan atau permohonan, buah pikiran atau gagasan yang berkaitan dengan masalah-masalah bisnis Misalnya surat permintaan informasi produk baru, surat penawaran produk baru, surat pemesanan produk, surat penagihan, surat penerimaan, surat penolakan, dan surat pengaduan (klaim). 3. Alat bukti tertulis Misalnya surat perjanjian jual-beli, surat perintah kerja, surat kerja sama, surat bukti tanda terima, dan faktur. Melalui surat-surat bisnis yang dapat dipakai sebagai alat bukti tertulis, seseorang dapat melakukan pengecekan atas berbagai kegiatan bisnis yang telah dilakukan pada masa lalu, sehingga dapat dipakai sebagai bahan untuk memprediksi kegiatan bisnis masa depan. 4. Alat untuk mengingat Misalnya surat-surat bisnis yang diarsipkan ketika dibutuhkan dapat dilihat atau dicek kembali untuk mengingat berbagai kegiatan yang telah dilakukan dimasa lalu atau sebelumnya. 5. Bukti sejarah (historis) Misalnya surat-surat izin pendirian usaha, surat kepailitan usaha, surat penggabungan usaha (merger). Surat-surat bisnis tersebut menjadi catatan yang sangat berharga sebagai bukti historis dalam dunia bisnis.



C. BAGIAN-BAGIAN SURAT 1. Kepala Surat (Kop Surat) Kepala surat merupakan cirri khas suatu lembaga, organisasi bisnis, badan, instansi yang mencakup antara lain: nama instansi, alamat lengkap, nomor telefon, nomer faximile, nomor kotak pos, alamat situs Web dan email, dan logo atau lambing instansi tersebut. 2. Tanggal Surat Berfungsi untuk memberitahukan kepada penerima surat kapan surat itu ditulis.



3. Nomor, Lampiran, dan Hal atau Perihal Surat Kata nomor, lampiran, dan hal atau perihal ditulis dengan diawali dengan huruf kapital dan diikuti dengan: yang ditulis secara berurutan ke bawah. Penulisan kata lampiran hanya diperlukan apabila ada bekas yang dilampirkan dalam surat tersebut. Namun, apabila memang tidak ada yang perlu dilampirkan, kata lampiran tidak perlu ditulis. 4. Nama dan Alamat Surat Tulislah nama dan alamat yang dituju serta kata sapaan dan gelar akademik maupun non akademik secara benar ejaannya. 5. Salam Pembuka Merupakan salam sapaan penghormatan yang dilakukan oleh pengirim pesan kepada pihak lain sebelum menyampaikan maksud atau tujuan penulisan surat. 6. Isi Surat Merupakan inti surat yang ingin disampaikan oleh pengirim kepada penerima surat. Secara umum, dalam menulis isi surat usahakan untuk tetap menggunakan kata-kata atau istilah yang mudah dipahami atau bertele-tele. Dalam isi surat mencakup 3 hal penting yaitu, paragraph pembuka, paragraph isi, dan paragraph penutup. 7. Salam Penutup Surat yang baik memerlukan salam penutup sebagai suatu ungkapan sikap hormat, sopan, atau etika berkirim surat. 8. Tanda tangan, Nama jelas, dan Jabatan Surat dinas dan surat bisnis dianggap sah jika ditanda tangani oleh pejabat yang berwenang, yaitu pimpinan suatu instansi, lembaga, atau organisasi. Nama pengirm surat ditulis di bawah salam penutup. Dengan penandatanganan surat berarti mengesahkan isi surat tersebut dan akibat yang akan ditimbulkan oleh isi surat tersebut. Setelah surat ditandatangani, nama pengirim dan jabatan perlu juga dicantumkan dalam surat tersebut.



9. Inisial Inisial adalah singkatan nama pengonsep dan pengetik surat dan lazim digunakan di dalam surat niaga, gunanya untuk mengetahui siapa konsepter dan pengetik surat tersebut. 10. Lampiran Lampiran adalah sesuatu yang melengkapi sebuah surat. Tetapi terkadang lampiran atau sesuatu yang melengkapi surat itu lebih penting dari surat itu sendiri misalnya dokumen dan lain-lain. Penempatan lampiran untuk surat resmi umumnya di kiri atas diantara nomor dan perihal, sedangkan pada surat bisnis ditempatkan di sebelah kiri di bawah tanda tangan. 11. Tembusan Sebuah surat mempunyai tembusan atau tindasan bila kopi surat dikirimkan kepada pihak ketiga yang ada sangkut pautnya atau keterkaitan dengan surat yang dikeluarkan. Bila obyek tembusan hanya satu, dituliskan sebaris atau sejajar dengan notasinya, dan bila lebih dari satu, dituliskan berderet ke bawah dengan memberi nomor urut atau huruf alphabet (Purwanto, 2007: 9-17).



D. BAHASA DAN KRITERIA SURAT BISNIS 1) Penggunaan Bahasa Indonesia dalam Surat Bisnis Penggunaan kata-kata yang belum dikaji kebenarannya tidak dibenarkan. Penggunaan kata-kata seperti gimana, ngapain, kenapa, entar, kasih, bikin, dan yang semacam itu adalah termasuk kata yang tidak baik. Karena kata-kata yang dianggap baik adalah seperti bagaimana. mengapa, nanti, memberi, membuat. 2) Kata yang Lazim Pilihlah kata-kata yang lazim atau memakai istilah dalam bahasa Indonesia. Seperti masukan bukan input, suku cadang bukan spare part, dan peringkat bukan ranking.



3) Kata yang Cermat Kata memohon,meminta , menganjurkan dan menyarankan merupakan kata-kata yang mempunyai arti yang sama. Penulis surat niaga hendaknya dapat memilih kata tersebut dengan tepat sesuai dengan pesan yang ingin disampaikan dalam surat. Penggunaan sapaan Bapak, Ibu, Saudara, dan Ananda hendaknya tepat pula sesuai dengan kedudukan orang yang dikirimi surat tersebut. Apakah penerima surat lebih tinggi pangkat atau kedudukannya, ataukah sederajat dengan pengirim surat. 4) Ungkapan Idiomatik Unsur-unsur dalam ungkapan idiomatik sudah tetap dan senyawa. Unsur-unsur itu tidak boleh ditambah, dikurangi, atau dipertukarkan. Yang termasuk ungkapan idiomatik antara lain: sesuai dengan, bertemu dengan, terbuat dari, dan luput dari. 5) Ungkapan yang Bersinonim Ungkapan-ungkapan yang bersinonim atau berarti sama sebaiknya tidak digunakan sekaligus. Contoh: sejak dan dari adalah dan merupakan butuh dan perlu  Kriteria Surat yang Baik 1. Menggunakan kertas surat yang tepat dari segi ukuran, jenis, dan warna sesuai dengan surat yang akan ditulis; 2. Menggunakan bentuk surat yang standar; 3. Menggunakan bahasa yang baku; 4. Menggunakan gaya bahasa yang lugas; 5. Menggunakan bahasa yang jelas; 6. Menggunakan bahasa yang sopan dan hormat; 7. Menyajikan fakta yang benar dan lengkap



8. Tidak menggunakan singkatan, kecuali yang lazim dipakai di dalam suratmenyurat; 9. Tidak menggunakan kata-kata sulit dan istilah yang belum memasyarakat. Disamping kesembilan aspek teknis di atas, agar menjadi penulis surat yang baik, para koresponden harus memenuhi sejumlah persyaratan lagi yaitu : 1. Mengetahui prosedur surat menyurat secara umum; 2. Menguasai pemakaian bahasa tulis dengan baik; 3. Mengetahui seluk-beluk permasalahan yang akan ditulis; 4. Mengetahui posisi hubungan antara pengirim dan penerima surat.



E. BENTUK SURAT BISNIS Adapun bentuk-bentuk surat niaga yaitu : 1. Surat Resmi a. Bentuk resmi Indonesia lama



b. Bentuk resmi Indonesia baru



2. Surat Bentuk Lurus a. Lurus



b. Lurus penuh



3. Surat Bentuk Bertekuk a. Bertekuk



b. Paragraf menggantung



F. MACAM-MACAM SURAT BISNIS 1. Surat Pemesanan Surat pemesanan merupakan salah satu surat bisnis yang lazim kita jumpai dalam bisnis,



baik



pada



perusahaan



yang



bergerak



dalam



proses



pengolahan



(manufacturing), perdagangan maupun jasa. Surat pemesanan adalah surat yang dibuat oleh seseorang, sekelompok orang atau organisasi untuk melakukan pemesanan barang atau jasa pada pihak lain guna memenuhi kebutuhan mereka. Dengan kata lain, surat pemesanan dapat dilakukan secara perseorangan maupun organisasi bisnis.



2. Surat Konfirmasi Surat konfirmasi adalah surat yang berisi penjelasan tertentu yang lebih berfungsi sebagai pemberitahuan, penegasan atau meyakinkan atas sesuatu. Misalnya, surat konfirmasi yang berkaitan dengan pemesanan barang, pengiriman barang, penawaran harga khusus, atau mengubah suatu prosedur dan kebijakan. 3. Surat Pengaduan Surat pengaduan adalah surat yang berisi pengaduan pelanggan kepada pihak lain (menegemen perusahaan) dengan cara-cara yang baik (sopan, ramah, dan tidak emosional) karena pelanggan merasa dirugikan atau dikecewakan, agar segera memperoleh solusi atau jawaban terbaik bagi kedua belah pihak. 4. Surat Permintaan Informasi Surat permintaan informasi adalah surat yang dikirimkan oleh seseorang, kelompok, atau lembaga untuk meminta berbagai informasi penting kepada pihak lain baik perseorangan maupun lembaga. 5. Surat Pemberitahuan Surat pemberitahuan adalah surat yang dibuat oleh perorangan atau organisasi yang berisi pemberitahuan kepada pihak lain baik perorangan maupun organisasi. 6. Surat Perintah Kerja Surat perintah kerja (SPK) adalah surat yang ditulis oleh pimpinan suatu perusahaan kepada pihak lain (seseorang atau organisasi), yang berisi perintah untuk mengerjakan suatu pekerjaan dalam kurun waktu tertentu sesuai dengan prosedur dan persyaratan yang telah disepakati. 7. Surat Pengumuman Surat pengumuman adalah surat yang digunakan oleh seseorang atau organisasi untuk mengumumkan sesuatu kepada pihak lain baik seseorang maupun organisasi, yang dilakukan dengan cara-cara tertentu, seperti: pengumuman dipasang di papan pengumuman atau media massa.



8. Surat Undangan RUPS RUPS merupakan salah satu forum tertinggi dalam suatu organisasi bisnis yang sangat strategis bagi pengambilan keputusan strategis, seperti keputusan yang berkaitan dengan bagaimana pengembangan bisnis kedepan, dan bagaimana menentukan para manajer puncak yang benar-benar professional di bidangnya. 9. Surat Kuasa Surat Kuasa adalah surat pelimpahan kekuasan yang dilakukan oleh kedua belah pihak, yaitu pihak pertama sebagai orang yang memberikan kuasa kepada pihak lain sehingga orang yang menerima kuasa untuk melakukan dan bertindak sesuatu atas nama pemberi kuasa. 10. Surat Perjanjian Surat Perjanjian adalah surat yang berisi suatu perjanjian yang dilakukan antara pihak yang satu dengan pihak yang lain tentang suatu hal. Yang digunakan untuk membuat surat perjanjian adalah surat bersegel ataupun surat yang dilengkapi dengan nilai materai tertentu.



BAB III KESIMPULAN



Secara umum tidak ada aturan baku tentang format dalam penulisan surat bisnis. Hanya saja kita perlu memperhatikan penulisan surat yang benar agar maksud yang ingin kita sampaikan dapat dipahami dengan baik oleh penerima surat. Ada beberapa hal yang tetap perlu diperhatikan dalam penulisan surat bisnis. Diantaranya harus disebutkan dengan jelas nomor surat, lampiran yang disertakan dalam surat,maupun menyangkut perihalnya. Yang perlu diperhatikan dalam pembuatan surat bisnis, penulisan isi surat sebaiknya tidak perlu didahului prolog atau keterangan yang bersifat basa-basi, seperti harapan atau doa kesehatan. Selain tidak penting, tak jarang ini malah mengesankan kurang profesionalnya kita. Apalagi kalau kita berkirim surat dengan pebisnis asing malah akan disepelekan. Oleh karena itu yang lebih penting bila surat ditulis lansung pada pokok persoalannya dan tidak bertele-tele. Kalau maksud atau tujuan kita bisa disampaikan dalam dua atau tiga kalimat, kita tidak perlu memperpanjangnya menjadi banyak kalimat. Yang penting, maksudnya sudah tersampaikan dengan jelas dan padat. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penulisan surat bisnis adalah pemakaian bahasa dan format yang tepat.



SARAN



Berdasarkan makalah ini, diharapkan dapat menjadi acuan dan penambahan ilmu pengetahuan tentang praktik penulisan surat bisnis. Serta diharapkan dapat bermanfaat bagi pembaca. Sehingga mempermudah dalam memahami tentang praktik penulisan surat bisnis.



DAFTAR PUSTAKA



Finoza, Lamuddin.1991. Aneka Surat Sekretaris dan Surat Bisnis. Jakarta: Usaha Mulia. Purwanto, Djoko. 2006. Komunikasi Bisnis Edisi 3. Jakarta: Erlangga. Purwanto, Djoko. 2007. Korespondensi Bisnis Modern. Jakarta: Erlangga.