Surat Komunikasi Bisnis [PDF]

Citation preview

1. Pengertian Korespondensi



Korespondensi adalah penyampaian maksud melalui surat dari satu pihak kepada pihak lain dapat atas nama jabatan dalam suatu perusahaan/organisasi dan dapat atas nama perseorangan (individu). Kegiatan saling berkirim surat oleh perseorangan atau oleh organisasi disebut surat menyurat atau korespondensi. Pihak yang terlibat disebut koresponden.



2. Pengertian Surat



Surat adalah alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan kepada pihak lain, yang memiliki persyaratan khusus yaitu penggunaan kode 2 notasi (lampiran dan perihal), penggunaan kertas, penggunaan model dan bentuk, pemakaian bahasa yang khas serta pencantuman tanda tangan.



3. Fungsi Surat:



2. 3. 4. 5. 6. 7.



1. Surat sebagai penyampai pesan. Surat sebagai wakil. Surat sebagai bukti tertulis. Surat sebagai pedoman/dasar bertindak. Alat untuk mengingat. Dokumen historis dari suatu kegiatan. Keterangan keamanan.



4. Ciri-ciri Surat:



2. 3. 4. 5. 6.



1. Surat adalah pesan tertulis. Isi pesan dalam surat merupakan informasi/persuasi. Surat memiliki bagian-bagian yang standar. Surat memiliki bentuk yang standar. Surat memiliki satu pesan inti. Gaya bahasa surat bisa formal ataupun informal. 5. Pembagian Surat:



1. Penggolongan surat menurut isinya a. Surat dinas pemerintahan Surat yang dibuat oleh badan pemerintah yang isinya berkaitan dengan pesan kedinasan. Contohnya Surat Keputusan, nota dinas, surat perintah dll. b. Surat bisnis Surat yang dibuat oleh organisasi yang mencari keuntungan dengan kegiatan transaksi bisnis. Contoh surat pesanan, surat tagihan, surat lamaran kerja, surat gugatan, dsb. c. Surat sosial Surat sosial adalah surat yang lahir dalam aktivitas bisnis maupun kedinasan yang isinya TIDAK BERKAITAN LANGSUNG dengan urusan bisnis. Surat sosial berfungsi membangun citra nama baik antar sesama partner. Contohnya Surat ucapan terima kasih, surat ucapan duka cita, surat undangan, surat dsb. d. Surat legal Surat legal adalah surat-surat yang memiliki kekuatan hukum. Surat ini bisa berkaitan dengan kegiatan bisnis, dinas, maupun pribadi. Contohnya s. perjanjian, s. kuasa, s. wasiat, s. tugas, dan berita acara. e. Surat pribadi Surat pribadi adalah surat yang ditulis oleh seseorang kepada orang lain yang isinya berupa pesan pribadi dan bukan untuk kepentingan organisasi atau urusan resmi 2. Penggolongan surat menurut tujuan secara garis besar surat dibagi menjadi 2 jenis tujuan yaitu s. informatif dan s. persuasif. 3. Penggolongan surat menurut wujudnya Dalam wujudnya kita mengenal s. bersampul, kartu pos, warkat, telegram, e-mail, dsb. 4. Penggolongan surat menurut besarnya audien (orang yang dituju) a. Satu orang Contohnya S. Panggilan Kerja, S. Tagihan, S. Peringatan b. Sekelompok orang Contohnya S. Edaran, memo c. Banyak orang Contohnya S. Pengumuman, S. Semberitahuan, 5. Penggolongan surat menurut urgensi penyelesaian Menurut urgensinya, surat bisa dibagi menjadi a. Sangat penting (harus segera ditindaklanjuti) b. Penting (perlu ditindaklanjuti) c. Biasa



6. Penggolongan surat menurut kerahasiannya Menurut kerahasiannya, surat bisa digolongkan menjadi a. sangat rahasia (hanya orang yang dituju yang boleh mengetahui adanya surat) b. Rahasia (hanya orang yang dituju yang boleh mengetahui isi suratt) c. Konfidensial (hanya kalangan tertentu yang boleh melihat isi surat d. Surat biasa



Bagian 2



Pengertian dan Jenis-jenis Surat Terbit 2 Mei 2012 Kategori Ketrampilan by LenteraK - dibaca 50.302 kali



Pengertian surat adalah salah satu sarana komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan dari satu pihak ke pihak lain baik itu secara perorangan atau organisasi (kelompok). Mendengar kata Surat maka yang muncul di benak kita adalah sehelai kertas yang di dalamnya tertulis pesan yang disajikan dalam format yang khas. Hampir semua orang mengenal dan pernah membuat maupun membaca surat. Sebagai salah satu bentuk komunikasi tertulis, surat mempunyai unsur yang terlibat di dalamnya, yaitu: 1. Pengirim, yaitu orang atau organisasi yang menyampaikan pesan. 2. Pesan, yaitu isi surat berupa informasi, instruksi, gagasan, atau perasaan pengirimnya. 3. Penerima, yaitu orang atau organisasi yang menerima pesan 4. Saluran, yaitu bagaimana pesan tersebut diformulasikan dalam ragam bahasa tulis dan disajikan dalam format yang sesuai dengan keperluan.



Jenis-jenis Surat Surat mempunyai banyak fungsi, maka dapat dikelompokkan atau digolongkan menurut jenisnya, yaitu: A. Menurut kepentingan dan pengirimnya o



Surat pribadi, yaitu dikirimkan seseorang kepada orang lain atau kepada organisasi/lembaga. Kalau surat ditujukan kepada teman atau keluarga, format penulisan dan bahasa relatif bebas. Akan tetapi bila ditujukan kepada organisasi atau lembaga maka bentuk dan bahasa yang digunakan harus resmi, misalkan surat lamaran kerja, pengaduan, pengajuan mutasi, kenaikan pangkat, dsb. o



Surat dinas, yaitu digunakan instansi pemerintah untuk kepentingan administrasi pemerintahan.



o



Surat niaga, yaitu dipergunakan oleh perusahaan atau badan usaha.



o



Surat sosial, yaitu digunakan oleh organisasi kemasyarakatan yang bersifat nonprofit.



B. Menurut isinya o



Surat dapat dikelompokkan menjadi pemberitahuan, keputusan, pemerintah, panggilan, perjanjian, laporan, pengantar, peringatan, penawaran, pesanan, undangan dan lamaran pekerjaan.



C. Menurut sifatnya o



Biasa yaitu isi dapat diketahui oleh orang lain selain yang dituju.



o



Terbatas (konfidensial) yaitu isi hanya boleh diketahui oleh kalangan tertentu yang terkait saja.



o



Rahasia yaitu isinya hanya boleh diketahui oleh orang yang dituju.



D. Berdasarkan banyaknya sasaran o



Surat dapat dikelompokkan menjadi biasa, edaran dan pengumuman.



E. Berdasarkan tingkat kepentingan penyelesaiannya o



Surat terbagi atas biasa, kilat dan kilat khusus.



F. Berdasarkan wujudnya o



Surat terbagi atas bersampul, kartu pos, warkat pos, telegram, teleks, faksimile, memo dan nota.



G. Berdasarkan ruang lingkup sasarannya o



Surat terbagi atas intern dan ekstern.



Kemajuan teknologi saat memberi alternatif dalam penyampaian pesan melalui internet seperti email maupun handphone lewat SMS. Namun surat konvensional tetap mempunyai arti penting sebagai bukti tertulis untuk berbagai keperluan. Sehingga jika terjadi sesuatu (misalnya kekeliruan), surat dapat dijadikan acuan. Misalnya pada surat-surat perjanjian, surat waris dan sebagainya. Segala jenis surat juga dapat menjadi arsip untuk kepentingan lain kelak di kemudian har



Pengertian Memo Memo adalah sebuah bentuk surat yang ditulis dengan ringkas, padat dan jelas yang ditujukan kepada seseorang. Biasanya isi Memo langsung menyatakan maksud dari si pengirim tanpa adanya bagian bagian isi surat lain seperti, salam pembuka, dan salam penutup.



Berdasarkan penggunaannya, Memo dibagi menjadi dua bentuk yaitu Memo resmi dan Memo tidak resmi. Memo resmi adalah Memo yang dikeluarkan oleh suatu instansi, lembaga, atau organisasi. Memo ini ditujukan untuk orang yang ada atau terlibat di lembaga, instansi, atau organisasi tersebut.



Struktur Memo Memo tertadi beberapa bagian (struktur) memo antara lain sebagai berikut:  Kepala Memo Kepala memo terdiri dari :Kop Memo (Memo Resmi), Nama Pengirim dan Nama Penerima. 



Badan Memo



Badan Memo teridiri dari Isi memo. 



Kaki Memo Kaki Memo terdiri dari : Tanda tangan dan Nama Jelas si Pembuat Memo.



Ciri-Ciri Memo Memo memiliki beberapa ciri, berikut adalah ciri ciri memo:  Maklumat yang disampaikan hendaklah jelas dan terus kepada maksud  Hendaklah lengkap dengan nombor rujukan, tarikh, perkara, tanda tangan dan dsb.  Secara umum, ciri yang ada dalam penulisan surat rasmi juga boleh di aplikasikan dalam



penulisan memo.  Ia berbeda dengan surat rasmi kerana berbentuk tidak terlalu formal, lebihringkas dan



mempunyai catatan salinan kepada  Memo juga tidak terikat dengan sesuatu bentuk seperti surat rasmi.  Memo boleh ditulis dalam bentuk borang dan boleh juga dalam bentuk surat.Bergantung pada institut/ jabatan tersebut menentukan format memo . Biasanya berupa perintah dari atasan kepada bawahannya



Tujuan Memo Tujuan Memo adalah untuk meminta atau memberikan informasi atau petunjuk kepada seseorang yang berkompeten.



Fungsi Memo Fungsi Memo adalah sebagai bentuk komunikasi yang berisi arahan, permintaan, atau keterangan tentang sesuatu yang harus dilakukan atau diselesaikan dengan segera.



Contoh Memo Berikut adalah contoh memo resmi dan tidak resmi, secara umum perbedaan antara memo resmi dan tidak resmi adalah bahasa yang digunakan dan pembuat memo itu sendiri.



Contoh Memo Tidak Resmi Contoh 1 Untuk : Papa Pa, Mama berangkat ke kantor lebih pagi hari ini karena ada jadwal piket. Mama sudah menyiapkan sarapan dan juga bekal makan siang. Semoga Papa suka dengan menunya. Sebelum berangkat ke kantor, jangan lupa untuk memaastikan bahwa kompor, mesin air, dan lampu sudah tidak menyala. Pasang kunci gembog di pagar dan aktifkan perekam CCTV. Terimakasih, Pa. Semoga hari ini menyenangkan. Tertanda Mama. Contoh 2 Hai Tasya, Terimakasih sudah meminjamkan buku ini padaku. Tugas analisis sastraku sudah selesai dan mendapatkan nilai A. Ini berkat bantuanmu meminjamkan buku novel yang menarik ini. Sebagai bentuk terimakasihku padamu, aku ingin mengajakmu makan siang besok di Pulau Emas Restaurant pukul 13.00. Kabari aku segera. Ini nomor teleponku, 081237473839. Tertanda, Bryan Contoh 3 Dari : Vanesha Untuk : Linda Linda, baju yang aku jahitkan di tempatmu kemarin aku kembalikan. Ada bagian yang tidak rapi dan sangat menggagu ketika digunakan. Bagian yang perlu diperbaiki sudah aku tandai and aku beri catatan. Aku sangat buru-buru hari ini sehingga tidak dapat menemuimu langsung. Aku menitipkan ini kepada ibumu. Aku minta tolong untuk segera diperbaiki karena baju itu akan aku pakai pada pesta pernikahan sepupuku lusa. Terimakasih, Linda. Maaf merepotkan. Tertanda, Vanesha. Contoh 4 Hai Sheila, Jangan lupa mengambil salah buah pesananmu di toko ku ya. Sudah aku siapkan yang spesial untukmu. Ada bonus satu porsi untuk anakmu. Tertanda, Vivi.



Contoh Memo Resmi Contoh 1 PEMERINTAH KOTA BANDAR LAMPUNG DINAS PENDIDIKAN NASIONAL SMP PELITA BARU MEMO 26 Februari 2016 Dari : Kepala Sekolah Kepada : Seluruh Dewan Guru dan Staff Tata Usaha Dimohon untuk segenap dewan guru dan staff tata usaha untuk turut serta mengingatkan anak-anak dalam gerakan cinta lingkungan sehingga anak-anak terlatih dan terbiasa untuk membuang sampah



pada tempatnya, membuang sampah sesuai dengan jenis sampahnya, dan tidak memetik tanaman atau bunga disekitar sekolah (hal-hal yang merusak keindahan dan kelestarian lingkungan sekitar sekolah). Terimakasih Kepala Sekolah Rumi Al Iman Contoh 2 DINAS PARIWISATA PEMERINTAH KOTA BANDAR LAMPUNG MEMO 25 Februari 2016 Dari : Kepala Dinas Kepada : Kepala Bagian Humas Mohon segera berkoordinasi dengan tim penyelenggara Tourism Fair untuk melakukan publikasi acara semaksimal mungkin mengingat bahwa waktu persiapan yang tersisa hanya 3 minggu. Saya menunggu progress report dari acara tersebut. Terimakasih. Kepala Dinas Satria Bumi Contoh 3 PT. MURAH MERIAH BERKAH Jalan Penduduk Ramai nomor 839A, Kota Antarberantah MEMO Kepada : Supervisor Bidang Produksi Dari : Manajer Cabang Antahberantah Diberitahukan bahwa tenggat waktu pemeriksaan dan pembuatan laporan pemeriksaan tersisa 7 hari lagi. Mohon dikerjakan dengan sebaik-baiknya agar launching produk terbaru tidak terhambat. Proses promosi dapat dilaksanakan lebih awal apabila proses produksi telah selesai. Terimakasih. Manager Cabang Antahberantah