![Lampiran I PDF [PDF]](https://pdfs.asia/img/200x200/lampiran-i-pdf.jpg)
20 0 921 KB
LAMPIRAN I KEPUTUSAN KEPALA ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA NOMOR 92 TAHUN 2021 TENTANG INSTRUMEN PENGAWASAN ATAS PELAKSANAAN PENYELENGGARAAN KEARSIPAN
BAB I INSTRUMEN PENGAWASAN ATAS PELAKSANAAN PENYELENGGARAAN KEARSIPAN
A. Umum Pengawasan atas pelaksanaan penyelenggaraan kearsipan meliputi jenis pengawasan kearsipan eksternal dan pengawasan kearsipan internal. Kegiatan pengawasan kearsipan pada Objek Pengawasan menggunakan instrumen
pengawasan
merupakan
alat
menggambarkan
yang
kearsipan. berisi
keseluruhan
Instrumen
daftar
aspek
Pengawasan
Kearsipan
pertanyaan/pernyataan
dan
subaspek
dan/atau
yang aspek
tertentu yang sangat penting dan strategis sebagai indicator mutu akuntabiltas penyelenggaran kearsipan dengan skema penilaian terdiri atas komponen
Pemenuhan
terhadap
kebijakan,
peraturan
perundang-
undangan, dan komponen Reform. Instrumen Pengawasan Kearsipan digunakan oleh Tim Pengawas Kearsipan untuk mengumpulkan bahan, data, penyelenggaraan kearsipan sebagai dasar untuk melakukan penilaian akuntabilitas penyelenggaraan kearsipan pada objek pengawasan dengan menganalisis antara kondisi factual dengan kriteria dan aktivitas obyek pengawasan dalam menyelenggarakan kearsipan. Instrumen Pengawasan atas Pelaksanaan Penyelenggaraan Kearsipan disusun dalam bentuk formulir dan dibedakan berdasarkan jenis pengawasan kearsipan eksternal dan pengawasan kearsipan internal serta fokus pengawasan kearsipan yang meliputi Pengawasan Sistem Kearsipan, Pengawasan Penyelamatan Arsip Statis, Pengawasan Pengelolaan Arsip Aktif. Metode
yang
digunakan
dalam
pengawasan
atas
Pelaksanaan
Penyelenggaraan Kearsipan adalah Audit Kearsipan, sehingga instrumen yang digunakan terbagi menjadi beberapa formulir Audit Kearsipan. Komponen penting dalam Instrumen Audit Kearsipan meliputi Aspek Pengawasan,
Kriteria
berdasarkan
peraturan
perundang-undangan
kearsipan, Indikator dan Pemberian level, Pembobotan, dan Definisi Operasional (DO), serta jenis-jenis instrument audit kearsipan. Sebagai
Dokumen ini telah ditandatangani secara elektronik yang diterbitkan oleh Balai Sertifikasi Elektronik (BSrE), BSSN
2 acuan dalam melaksanakan penilaian pengawasan kearsipan untuk mendapatkan hasil yang akuntabel maka perlu dijabarkan komponenkomponen tersebut. B. Aspek, Komponen, dan Indikator Pengawasan atas pelaksanaan penyelenggaraan kearsipan pada RPJMN 2020-2024 difokuskan untuk mewujudkan akuntabilitas penyelenggaraan kearsipan yaitu ketersediaan arsip yang autentik, utuh, dan terpercaya sehingga mampu meningkatkan pemantaatan arsip untuk kepentingan tata kelola pemerintahan yang bersih, efektif, demokrasi, dan terpercaya, ketahanan
budaya
Mewujudkan
yang
ketersediaan
tangguh, arsip
serta, untuk
kesejahteraan dapat
masyarakat.
dimanfaatkan
bagi
kepentingan Negara dan publik, diperlukan keterkaitan dimensi dalam manajemen secara nasional yaitu Penyelenggaraan Kearsipan nasional yang meliputi Kebijakan, pembinaan, pengelolaan arsip, dan Sumber Daya kearsipan yang meliputi Kelembagaan yang mengemban seluruh fungsi kearsipan sebagai Unit Kearsipan maupun Lembaga Kearsipan, SDM kearsipan yang kompeten serta mampu merumuskan, melaksanakan, dan melakukan evaluasi pelaksanaan kebijakan, ketersediaan Prasarana dan sarana kearsipan yang memadai sehingga mampu menjamin ketersediaan dan keselamatan fisik dan informasi arsip, serta kemudahan akses informasi arsip, maupun pendanaan yang memadai sehingga mampu menggerakkan Kementerian,
program Lembaga,
penyelenggaraan dan
Pemerintah
kearsipan
pada
Daerah
Provinsi
setiap dan
kabupaten/kota. Aspek Pengawasan Kearsipan mengacu pada lingkup penyelenggaraan kearsipan sesuai tugas dan fungsi Unit Kearsipan dan Lembaga Kearsipan yang meliputi: 1. Aspek Kebijakan Aspek Kebijakan terdiri dari subaspek Tata Naskah Dinas, Klasifikasi Arsip, Jadwal Retensi Arsip, Sistem Klasifikasi Keamanan Akses Arsip Dinamis, Program Arsip Vital, dan Pengorganisasian Kearsipan sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan kearsipan. Indikator kepatuhan pada Aspek Kebijakan yaitu ketersediaan kebijakan yang meliputi seluruh subaspek kebijakan dengan materi muatan sesuai dengan kriteria. Selain ketersediaan kebijakan pada aspek ini juga memiliki indicator yaitu terlaksananya sosialisasi kepada unit pengolsh
Dokumen ini telah ditandatangani secara elektronik yang diterbitkan oleh Balai Sertifikasi Elektronik (BSrE), BSSN
3 dan unit kearsipan pada jenjang berikutnya dengan keseluruhan entitas atas kebijakan yang telah ditetapkan. Pada aspek kebijakan terdapat komponen Reform yang merupakan kebijakan strategis dan sifatnya akselerasi untuk mencapai tujuan penyelenggaraan kearsipan. 2. Pembinaan Kersipan Aspek pembinaan kearsipan meliputi koordinasi penyelenggaraan kearsipan,
Bimbingan,
Kearsipan
Internal,
Supervisi,
Pengawasan
dan
Konsultasi,
Kearsipan
Pengawasan
Eksternal
(provinsi)
pembinaan dalam rangka Pengelolaan Arsip Vital. Indikator kepatuhan pada Aspek Pembinaan adalah terlaksanya pembinaan kearsipan terhadap
seluruh
entitas
obyek
pembinaan
pada
kementerian/lembaga/daerah dan intensitas aktivitasnya. Pada aspek Pembinaan Kearsipan terdapat komponen Reform yang merupakan akselerasi dan inovasi untuk mewujudkan kapabilitas penyelenggara kearsipan dan reward atas prestasi dan kinerja dalam pelenggaraan kearsipan. 3. Pengelolaan Arsip Aspek Pengelolaan Arsip terdiri atas aspek Pengelolaan Arsip Dinamis dan Pengelolaan Arsip Statis. Aspek Pengelolaan Arsip Dinamis meliputi
pengendalian
pada
penciptaan
arsip,
mengelola
dan
mengendalikan arsip aktif dan inaktif, memberikan layanan penggunaan arsip bagi Pengguna Internal dan Eksternal, menyediakan sarana penggunaan arsip, melaksanakan pemberkasan atau penataan arsip, menyusun
Daftar
Arsip,
menyimpan
arsip
menggunakan
sarana
penyimpanan yang sesuai dengan bentuk dan media, melaksanakan penyusutan arsip berdasarkan Jadwal Retensi Arsip. Aspek Pengelolaan Arsip Statis meliputi pengendalian dan aktivitas pada kegiatan akuisisi, pengolahan, preservasi, dan layanan arsip statis. Indikator kepatuhan pada Aspek Pengelolaan Arsip adalah ketersediaan arsip aktif atas pelaksanaan fungsi yang dilaksanakan oleh Unit Pengolah, arsip inaktif pada
Unit
Kearsipan,
dan
ketersediaan
Arsip
Statis
sebagai
pertanggungjawaban nasional dan/atau penyelenggaraan pemerintahan daerah dan memori kolektif bangsa yang menjadi tanggung jawab Lembaga Kearsipan sesuai kewenangannya. Pada aspek Pengelolaan Arsip terdapat komponen Reform yang merupakan akselerasi dan
Dokumen ini telah ditandatangani secara elektronik yang diterbitkan oleh Balai Sertifikasi Elektronik (BSrE), BSSN
4 inovasi untuk meningkatkan kapabilitas penyelenggara kearsipan pada K/L/D dan reward atas prestasi dan kinerja dalam pelenggaraan kearsipan. 4. Sumber Daya Kearsipan Sumber
Daya
Kearsipan
yang
meliputi
Kelembagaan,
SDM
Kearsipan, Prasarana dan Sarana, dan Pendanaan. Indikator kepatuhan pada Aspek Sumber Daya Kearsipan antara lain: a. Kelengkapan fungsi yang dilaksanakan oleh Unit Kearsipan dan lembaga kearsipan. b. Ketersediaan Arsiparis baik jumlah maupun kompetensi, Kompetensi pejabat struktural di bidang kearsipan, kompetensi pengelola arsip. c. Ketersediaan dan pemanfaatan sesuai fungsinya yang meliputi gedung dan/atau ruangan untuk penyimpanan, pengolahan arsip, alat pelindungan dari bahaya alam dan non alam, dan peralatan kearsipan lainnya sesuai standar yang dipersyaratkan. d. Ketersediaan program dan pendanaan untuk melaksanakan seluruh fungsi yang menjadi tanggungjawab Kemenerian/lembaga/daerah. Pada aspek Sumber Daya Kearsipan terdapat komponen Reform yang merupakan tantangan untuk mewujudkan peningkatan kapasitas dan kompetensi SDM, transformasi digital, dan prioritas nasional penyelamatan arsip terjaga pada K/L/D. Aspek,
Komponen,
pertanyaan/pernyataan
dan
Indikator
untuk
yang
pengawasan
dituangkan kearsipan
dalam
bentuk
Eksternal
bagi
Kementerian/Lembaga dan Pemerintah Provinsi dan Kabupaten/Kota. C. Kriteria Metodologi yang digunakan untuk melakukan penilaian pengawasan kearsipan adalah teknik “criteria referrenced test” dengan cara menilai setiap pencapaian kinerja pada Indikator dengan Kriteria penilaian dari masing-masing Aspek yang telah ditetapkan sebelumnya.
Pencapain
kondisi akuntabilitas penyelenggaraan kearsipan pada K/L/D dinilai sesuai Kriteria untuk menetapkan pada level yang telah ditetapkan pada instrumen audit kearsipan. Kriteria
yang
digunakan dalam Audit
kearsipan dapat mencakup hal berikut: 1. Peraturan perundang-undangan Kearsipan
Dokumen ini telah ditandatangani secara elektronik yang diterbitkan oleh Balai Sertifikasi Elektronik (BSrE), BSSN
5 Peraturan ketentuan
perundang-undangan
dan
persyaratan
Kearsipan
pengelolaan
mencakup
arsip
dalam
norma, kerangka
penyelenggaraan kearsipan. Peraturan perundang-undangan Kearsipan meliputi Undang-Undang, Peraturan Pemerintah, Peraturan Menteri terkait, Peraturan ANRI, dan peraturan yang
dikeluarkan
instansi
pusat/ daerah. Kriteria Audit Kearsipan pada Aspek Kebijakan berdasarkan pada: a. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 6 Tahun 2005
Tentang
Pedoman
Perlindungan,
Pengamanan,
Dan
Penyelamatan Dokumen/Arsip Vital Negara; b. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 17 Tahun 2011 tentang Pedoman Pembuatan Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis; c. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 19 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan Klasifikasi Arsip; d. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 20 Tahun 2012 tentang Pedoman Pengelolaan Unit Kearsipan pada Lembaga Negara; e. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 23 Tahun 2012 tentang Standar Fungsi Lembaga Kearsipan Daerah; f. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 2 Tahun 2014 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas; g. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 22 Tahun 2015 tentang Tata Cara Penetapan Jadwal Retensi Arsip; h. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 30 Tahun 2016 tentang Pedoman Nomenklatur Perangkat Daerah Urusan Pemerintahan Bidang Kearsipan. Kriteria Audit Kearsipan pada Aspek Pembinaan berdasarkan padan Pasal 11 dan Pasal 12 Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. Kriteria Audit Kearsipan pada Aspek Pengelolaan Arsip Dinamis berdasarkan pada: a. Keputusan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 10 Tahun 2000 tentang Standar Folder Dan Guide Arsip;
Dokumen ini telah ditandatangani secara elektronik yang diterbitkan oleh Balai Sertifikasi Elektronik (BSrE), BSSN
6 b. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 26 tahun 2011 tentang Tata Cara Penyediaan Arsip Dinamis sebagai Informasi Publik; c. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 22 Tahun 2011 tentang Pedoman Penyelenggaraan Sistem Kearsipan Nasional (SIKN) dan Jaringan Informasi Kearsipan Nasional (JIKN). d. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 16 tahun 2012
tentang
Pedoman
Pengelolaan
Arsip
Kartografi
dan
Kearsiptekturan; e. BAB V Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 2 Tahun 2014 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas; f. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 37 tahun 2016 tentang Pedoman Penyusutan Arsip; g. Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 9 Tahun 2018 tentang Pedoman Pemeliharaan Arsip Dinamis; Kriteria Audit Kearsipan pada Aspek Pengelolaan Arsip Statis berdasarkan pada: a. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 23 Tahun 2011 tentang Pedoman Preservasi Arsip Statis; b. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 27 Tahun 2011 tentang Pedoman Penyusunan Sarana Bantu Penemuan Kembali Arsip Statis; c.
Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 28 Tahun 2011 tentang Pedoman Akses dan Layanan Arsip Statis;
d. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 31 tahun 2011 tentang tata cara Akuisisi Arsip statis; e.
Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 18 Tahun 2012 tentang Pedoman Pembuatan dan Pengumuman Daftar Pencarian Arsip (DPA);
f.
Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 46 Tahun 2015
tentang Penyelamatan Arsip
Penggabungan atau
Pembubaran Lembaga Negara dan Perangkat Daerah; g.
Standar Operasional Prosedur (SOP) Pameran Arsip Nomor 127 Tahun 2015 Tanggal 30 November 2015. Kriteria Audit Kearsipan pada Aspek Sumber Daya Kearsipan
berdasarkan pada:
Dokumen ini telah ditandatangani secara elektronik yang diterbitkan oleh Balai Sertifikasi Elektronik (BSrE), BSSN
7 a. Peraturan
Pemerintah
Nomor
21
Tahun
2008
tentang
Penyelenggaraan Penanggulangan Bencana; b. Pasal 21 ayat (4) Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan; c. Pasal 138 (1) Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan
Undang-Undang
Nomor
43
Tahun
2009
tentang
Kearsipan; d. Pasal 153 Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan
Undang-Undang
Nomor
43
Tahun
2009
tentang
Kearsipan; e. Pasal 160 Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan
Undang-Undang
Nomor
43
Tahun
2009
tentang
Kearsipan. f.
Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Republik Indonesia Nomor 48 Tahun 2014 tentang Jabatan Fungsional Arsiparis;
g. Keputusan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 3 Tahun 2000 tentang Standar Minimal Gedung dan Ruang Penyimpanan Arsip Inaktif; h. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 20 Tahun 2012 tentang Pedoman Pengelolaan Unit Kearsipan pada Lembaga Negara; i.
Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 30 Tahun 2016 tentang Pedoman Nomenklatur Perangkat Daerah Urusan Pemerintahan Bidang Kearsipan;
j.
Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 31 Tahun 2015 tentang Pedoman Pembentukan Depot Arsip; dan
2. Kebijakan kearsipan pada instansi objek pengawasan yang sedang disusun/telah
ditetapkan
sesuai
dengan
peraturan
perundang-
undangan di bidang kearsipan, sebagai acuan Tim Pengawas dalam melaksanakan kegiatan verifikasi untuk menentukan status level pencapaian kualitas pada setiap subaspek pengawasan kearsipan. 3. Persyaratan dan ketentuan lain yang sesuai dan relevan dengan tujuan dan lingkup audit yang ditetapkan, misalnya praktik pengelolaan arsip
Dokumen ini telah ditandatangani secara elektronik yang diterbitkan oleh Balai Sertifikasi Elektronik (BSrE), BSSN
8 yang baik, dan sebagai reform pada aspek pengawasan kearsipan yang lainnya, kebijakan dan prosedur operasional lainnya yang mengacu pada ketentuan peraturan perundang-undangan di bidang kearsipan dan peraturan perundang-undangan terkait.
D. Level dan Bobot Level digunakan dalam pengawasan kearsipan Eksternal. Kualitas penyelenggaraan kearsipan yang direprentasikan dengan pencapaian pada setiap indikator sesuai kriteria dan kualitas kinerja kearsipan pada objek pengawasan diwujudkan dengan pemberian level yaitu: 1. Level 0 (nol): belum memiliki kinerja 2. Level 1 (satu): kesesuaian dengan kriteria atau aktivitas kinerja mencapai 20%. 3. Level 2 (dua): kesesuaian dengan kriteria atau aktivitas kinerja mencapai 50% 4. Level 3 (tiga): kesesuaian dengan kriteria atau aktivitas kinerja mencapai 70% 5. Level 4 (empat): kesesuaian dengan kriteria atau aktivitas kinerja mencapai 100% Pemberian
level
ini
menggambarkan
capaian
prosentasi
atas
perbandingan kondisi factual dengan kriteria atau kinerja kearsipan berdasarkan data dukung, visitasi, dan wawancara. Pembobotan penilaian pengawasan kearsipan Eksternal secara proporsional meliputi bobot penilaian pada: 1. Jenis Pengawasan Kearsipan Internal dan Eksternal 2. Kelompok Pemenuhan dan Reform 3. Aspek, dan subaspek, dan indikator Pembobotan penilaian berdasarkan jenis pengawasan No
Jenis Pengawasan
Bobot Nilai
1.
Pengawasan Sistem Kearsipan Internal
40
2.
Pengawasan Pengelolaan Arsip Aktif
60
Pembobotan penilaian berdasarkan komponen dan Aspek pengawasan pada Kementerian/Lembaga.
Dokumen ini telah ditandatangani secara elektronik yang diterbitkan oleh Balai Sertifikasi Elektronik (BSrE), BSSN
9 N O
ASPEK/KOMPNEN
I A. B. II. A. B. III.
ASPEK KEBIJAKAN PEMENUHAN REFORM ASPEK PEMBINAAN KEWAJIBAN REFORM ASPEK PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS KEWAJIBAN MELAKSANAKAN PAD REFORM ASPEK SUMBER DAYA KEARSIPAN KEWAJIBAN PEMENUHAN SDK REFORM
A. B. IV. A. B.
BOBOT KOMPONEN
BOBOT ASPEK 30%
70% 30% 20% 80% 20% 30% 80% 20% 20% 90% 10%
Pembobotan penilaian berdasarkan komponen dan Aspek pengawasan Pada Pemerintahan Daerah. N O
ASPEK/KOMPNEN
I A. B. II. A. B. II.
ASPEK KEBIJAKAN PEMENUHAN REFORM ASPEK PEMBINAAN KEWAJIBAN REFORM ASPEK PENGELOLAAN ARSIP INAKTIF DENGAN RETENSI SEKURNG-KURANGNYA 10 TAHUN KEWAJIBAN REFORM ASPEK PENGELOLAAN ARSIP STATIS KEWAJIBAN MELAKSANAKAN PAD REFORM ASPEK SUMBER DAYA KEARSIPAN KEWAJIBAN PEMENUHAN SDK REFORM
A. B. III. A. B. IV. A. B.
BOBOT KOMPONEN
BOBOT ASPEK 30%
70% 30% 20% 80% 20% 10% 90% 10% 20% 80% 20% 20% 90% 10%
Sedangkan pembobotan pada penilaian pengawasan kearsipan internal ditentukan sebagai berikut: 1. jumlah bobot maksimal adalah 100 yang dibagi secara proporsional untuk setiap aspek pengawasan. 2. jumlah bobot minimal untuk satu aspek adalah sebanyak 40%.
Dokumen ini telah ditandatangani secara elektronik yang diterbitkan oleh Balai Sertifikasi Elektronik (BSrE), BSSN
10 3. pada setiap aspek, masing-masing sub aspek diberikan bobot sesuai dengan jumlah yang ada sehingga mencapai bobot 100. 4. pada aspek pengelolaan arsip dinamis terdapat 4 sub aspek, maka setiap sub aspek diberi bobot secara proporsional dengan ketentuan bahwa bobot minimal per sub aspek sebesar 20%. 5. pada aspek sumber daya kearsipan terdapat 2 sub aspek, maka setiap sub aspek diberi bobot secara proporsional dengan ketentuan bahwa bobot minimal per sub aspek sebesar 40%. E. Jenis Instrumen Audit Jenis Instrumen Audit Kearsipan terdiri atas Instrumen Audit Kearsipan Internal dan Instrumen Audit Kearsipan Eksternal. Jenis Instrumen Audit Kearsipan dituangkan dalam format formulir audit. 1.
Instrumen Audit Kearsipan Eksternal terdiri atas:
a. Formulir Audit Sistem Kearsipan Eksternal (F-ASKE) Formulir Audit Sistem Kearsipan Eksternal (Formulir ASKE) merupakan instrumen yang dipergunakan dalam melaksanakan pengawasan
sistem
kearsipan
oleh
Tim
Pengawas
Kearsipan
Eksternal terhadap Kementerian/Lembaga, Pemerintahan Daerah Provinsi/ Kabupaten/Kota, sesuai wilayah kewenangannya. Formulir ASKE terdiri dari 3 (tiga) bagian dengan penjelasan sebagai berikut: 1) Daftar Pernyataan (Indikator) Merupakan kumpulan pernyataan untuk mengukur kondisi penyelenggaraan
kearsipan
pada
objek
pengawasan.
Daftar
pertanyaan dalam instrumen pengawasan dibagi kedalam aspek pengawasan dan komponen. Komponen terdiri dari Komponen Pemenuhan Kewajiban dan Komponen Reform. Item pernyataan terdiri dari 2 (dua) jenis yaitu item pernyataan yang dapat langsung ditentukan levelnya
dan item pernyataan yang memerlukan
penjabaran lebih lanjut untuk menentukan level pernyataan tersebut. Untuk jenis yang kedua diperlukan lembar kriteria. 2) Lembar Kriteria Lembar Kriteria merupakan alat bantu untuk pengisian daftar pernyataan tertentu yan memerlukan penjabaran lebih lanjut. Untuk menentukan level atas pernyataaan yang tertera dalam
Dokumen ini telah ditandatangani secara elektronik yang diterbitkan oleh Balai Sertifikasi Elektronik (BSrE), BSSN
11 daftar
pernyataan
ditentukan
berdasarkan
hasil
pemenuhan
lembar kriteria. 3) Definisi Operasional Definisi
Operasional
merupakan
batasan/pengertian
yang
dipergunakan sebagai panduan bagi objek pengawasan maupun tim pengawas untuk memahami suatu substansi dari item pernyataan.
Dalam
definisi
operasional
juga
tercantum
sumber/dasar hukum atas item pernyataan. Formulir
ASKE
dibedakan
berdasarkan
kelompok
objek
pengawasan sebagai berikut: a) Formulir
ASKE
yang
dipergunakan
untuk
melaksanakan
pengawasan kearsipan terhadap Kementerian/Lembaga. b) Formulir
ASKE
yang
dipergunakan
untuk
melaksanakan
pengawasan kearsipan terhadap Pemerintah Daerah Provinsi c) Formulir
ASKE
pengawasan
yang
dipergunakan
kearsipan
terhadap
untuk
melaksanakan
Pemerintah
Daerah
Kabupaten/Kota b. Formulir Audit Penyelamatan Arsip Statis (F-PASE) Formulir Audit Penyelamatan Arsip Statis Eksternal (Formulir PASE)
merupakan
instrumen
yang
dipergunakan
dalam
melaksanakan audit sistem kearsipan oleh Tim Pengawas Kearsipan Eksternal terhadap Kementerian/Lembaga, Pemerintahan Daerah Provinsi/Kabupaten/ Kota, sesuai wilayah kewenangannya. Formulir PASE terdiri dari 2 (dua) jenis yang masing-masing terdiri dari beberapa bagian sebagai berikut: a) Formulir PASE K/L: 1. Formulir PASE K/L 2. Formulir
Ketersediaan
Arsip
Berketerangan
Permanen
Berketerangan
Permanen
Berdasarkan JRA (Unit Kearsipan I) 3. Formulir
Ketersediaan
Arsip
Berdasarkan JRA (Unit Kearsipan II/Jenjang berikutnya) b) Formulir PASE PEMDA: 1. Formulir PASE PEMDA_1 2. Formulir PASE PEMDA_2 3. Formulir
Ketersediaan
Arsip
Berketerangan
Permanen
Berdasarkan JRA.
Dokumen ini telah ditandatangani secara elektronik yang diterbitkan oleh Balai Sertifikasi Elektronik (BSrE), BSSN
12
2.
Instrumen Audit Kearsipan Internal terdiri atas:
a. Formulir Audit Sistem Kearsipan Internal (F-ASKI) Formulir ASKI merupakan instrumen yang dipergunakan dalam melaksanakan audit sistem kearsipan oleh Tim Pengawas Kearsipan Internal terhadap unit pengolah maupun unit kearsipan jenjang berikutnya. Formulir ASKI terdiri atas 2 (dua) jenis yaitu Formulir ASKI untuk Unit Pengolah (ASKI UP) dan Formulir ASKI untuk Unit Kearsipan (ASKI UK). Bagi kementerian/lembaga yang tidak memiliki Unit Kearsipan Jenjang berikutnya maka tidak perlu menggunakan Formulir ASKI UK. Untuk kemudahan tim pengawas, maka Formulir ASKI disusun untuk setiap kelompok pencipta arsip sebagai berikut: 1. Formulir ASKI yang dipergunakan kementerian/ lembaga untuk melaksanakan
audit
kearsipan
terhadap
Unit
Pengolah
dilingkungannya. No
Nama Formulir
Sub Aspek
1.
ASKI KL UP A.1.1
Penciptaan
2.
ASKI KL UP A.1.2
Penggunan
3.
ASKI KL UP A.1.3
Pemeliharaan
4.
ASKI KL UP A.1.4
Penyusutan
5.
ASKI KL UP A.2.1
SDM Kearsipan
6.
ASKI KL UP A.2.2
Prasarana dan Sarana Kearsipan
2. Formulir ASKI yang dipergunakan kementerian/lembaga untuk melaksanakan audit kearsipan terhadap Unit kearsipan jenjang berikutnya dilingkungannya. No
Nama Formulir
Sub Aspek
1.
ASKI KL UK B.1.1
Penciptaan
2.
ASKI KL UK B.1.2
Penggunan
3.
ASKI KL UK B.1.3
Pemeliharaan
4.
ASKI KL UK B.1.4
Penyusutan
5.
ASKI KL UK B.2.1
SDM Kearsipan
6.
ASKI KL UK B.2.2
Prasarana
dan
Sarana
Kearsipan 3. Formulir ASKI yang dipergunakan pemerintah daerah untuk melaksanakan
audit
kearsipan
terhadap
Unit
Pengolah
dilingkungannya.
Dokumen ini telah ditandatangani secara elektronik yang diterbitkan oleh Balai Sertifikasi Elektronik (BSrE), BSSN
13 No
Nama Formulir
Sub Aspek
1.
ASKI PEMDA UP A.1.1
Penciptaan
2.
ASKI PEMDA UP A.1.2
Penggunan
3.
ASKI PEMDA UP A.1.3
Pemeliharaan
4.
ASKI PEMDA UP A.1.4
Penyusutan
5.
ASKI PEMDA UP A.2.1
SDM Kearsipan
6.
ASKI PEMDA UP A.2.2
Prasarana
dan
Sarana
Kearsipan 4. Formulir ASKI yang dipergunakan pemerintah daerah untuk melaksanakan
audit
kearsipan
terhadap
Unit
Kearsipan
II
dilingkungannya. No
Nama Formulir
Sub Aspek
1.
ASKI PEMDA UK B.1.1
Penciptaan
2.
ASKI PEMDA UK B.1.2
Penggunan
3.
ASKI PEMDA UK B.1.3
Pemeliharaan
4.
ASKI PEMDA UK B.1.4
Penyusutan
5.
ASKI PEMDA UK B.2.1
SDM Kearsipan
6.
ASKI PEMDA UK B.2.2
Prasarana
dan
Sarana
Kearsipan 5. Formulir ASKI yang dipergunakan perguruan tinggi negeri untuk melaksanakan
audit
kearsipan
terhadap
Unit
Pengolah
dilingkungannya. No
Nama Formulir
Sub Aspek
1.
ASKI PTN UP A.1.1
Penciptaan
2.
ASKI PTN UP A.1.2
Penggunan
3.
ASKI PTN UP A.1.3
Pemeliharaan
4.
ASKI PTN UP A.1.4
Penyusutan
5.
ASKI PTN UP A.2.1
SDM Kearsipan
6.
ASKI PTN UP A.2.2
Prasarana
dan
Sarana
Kearsipan
Dokumen ini telah ditandatangani secara elektronik yang diterbitkan oleh Balai Sertifikasi Elektronik (BSrE), BSSN
14 6. Formulir ASKI yang dipergunakan Perguruan Tinggi Negeri untuk melaksanakan
audit
kearsipan
terhadap
Unit
Kearsipan
II
dilingkungannya. No
Nama Formulir
Sub Aspek
1.
ASKI PTN UK B.1.1
Penciptaan
2.
ASKI PTN UK B.1.2
Penggunan
3.
ASKI PTN UK B.1.3
Pemeliharaan
4.
ASKI PTN UK B.1.4
Penyusutan
5.
ASKI PTN UK B.2.1
SDM Kearsipan
6.
ASKI PTN UK B.2.2
Prasarana
dan
Sarana
Kearsipan b. Formulir Audit Pengelolaan Arsip Aktif (F-APAA) Formulir PAA merupakan instrumen yang dipergunakan dalam melaksanakan audit pengelolaan arsip aktif oleh Tim Pengawas Kearsipan Internal terhadap unit pengolah dilingkungannya. Formulir APPA terdiri dari 2 bagian yaitu: Formulir APPA dan Tabel Checklist Daftar Arsip Yang Tercipta. c. Formulir Audit Penyelamatan Arsip Statis Internal Pemerintahan Daerah (F-PASI) Formulir PASI PEMDA merupakan instrumen yang dipergunakan dalam melaksanakan audit penyelamatan arsip statis internal oleh Tim Pengawas Kersipan Internal pada Pemerintahan Daerah terhadap perangkat daerah dilingkungannya. Formulir PASI PEMDA terdiri dari 2
(dua)
bagian
yaitu:
Formulir
PASI
PEMDA
dan
Formulir
Ketersediaan Arsip Berketerangan Permanen. Untuk memperoleh interpretasi yang sama tentang substansi/material dari setiap pertanyaan pada instrumen audit kearsipan, maka Tim Pengawas Kearsipan dapat menggunakan Definisi Operasional.
Dokumen ini telah ditandatangani secara elektronik yang diterbitkan oleh Balai Sertifikasi Elektronik (BSrE), BSSN
15
BAB II TATA CARA PENILAIAN PENGAWASAN KEARSIPAN A. Prinsip Dasar Prinsip-prinsip dasar pengawasan Kearsipan adalah asumsi-asumsi dasar, prinsip-prinsip yang diterima secara umum dan persyaratan yang digunakan dalam mengembangkan instrumen pengawasan yang bagi Tim Pengawas Kearsipan berguna dalam mengembangkan simpulan atau opini atas audit yang dilakukan, terutama dalam hal tidak adanya standar yang berkaitan dengan hal-hal yang sedang diaudit. Prinsip dasar dalam pelaksanaan Audit Kearsipan adalah adanya obyek yang menjadi materi pengawasan, pihak obyek pengawasan, serta dilakukan oleh Tim Pengawas Kearsipan yang memenuhi persyaratan yang ditentukan. Prinsip dasar dalam pengawasan kearsipan adalah sebagai berikut: 1. Pengawasan Kearsipan meliputi Pengawasan Kearsipan Eksternal dan Pengawasan Kearsipan Internal yang dilaksanakan dengan metode Audit.
Pengawasan
Kearsipan
Eksternal
dilaksanakan
oleh
ANRI
terhadap Kementerian, Lembaga, Pemerintah Daerah, dan Provinsi terhadap Kabupaten/Kota. Sedangkan Pengawasan Kearsipan Internal menjadi tanggung jawab setiap Kementerian, Lembaga, Pemerintah Daerah Provinsi dan Kabupaten/Kota yang dilaksanakan oleh Unit Kearsipan I terhadap Unit Pengolah setingkat Eselon II instansi pusat dan Unit Kearsipan II terhadap Unit Kearsipan III, demikian seterusnya secara berjenjang. 2. Prinsip-prinsip dasar ini dapat diklasifikasikan ke dalam 2 (dua) kategori sebagai berikut: a. Tanggung jawab Tim Pengawas Kearsipan; dan b. Tanggung jawab Obyek Pengawasan 3. Tanggungjawab Tim Pengawas Kearsipan meliputi: a. mengikuti prinsip, kaidah, dan kebijakan pengawasan; b. meningkatkan kemampuan. 4. Tanggung jawab Obyek Pengawasan yang dilaksanakan oleh Unit Kearsipan I pada Kementerian dan Lembaga, serta Lembaga Kearsipan
Dokumen ini telah ditandatangani secara elektronik yang diterbitkan oleh Balai Sertifikasi Elektronik (BSrE), BSSN
16 Daerah
pada
Pemerintah
Daerah
Provinsi
dan
Kabupaten/Kota,
meliputi: a. menyusun Program Kerja Pengawasan Kearsipan Tahunan b. berkomitmen untuk menindaklanjuti rekomendasi hasil pengawasan c. Menyediakan bukti dukung dan sampel yang sah dan akuntabel d. Memberikan
akses
kepada
Tim
Pengawas
untuk
memastikan
observasi/verifikasi lapangan dilaksanakan dengan tuntas e. Menjaga pengawasan dilaksanakan dengan transparan dan obyektif 5. Tim Pengawas Kearsipan harus mengikuti Standar pengawasan dalam segala pekerjaan audit yang dianggap material. Agar pekerjaan Tim Pengawas Kearsipan dapat dievaluasi, maka setiap Tim Pengawas Kearsipan
wajib
melaksanakan dianggap
untuk
pekerjaannya
material
kemungkinan
mengikuti
akan
apabila
yang
kebijakan dianggap
pemahaman
mempengaruhi
pengawasan material.
mengenai
pengambilan
dalam
Suatu
hal
hal
tersebut
keputusan
oleh
pengguna laporan pengawasan. Materialitas dikaitkan dengan suatu nilai/kriteria tertentu dan/atau peraturan perundang-undangan yang menghendaki agar hal tersebut diungkapkan. Tim Pengawas Kearsipan diharuskan untuk menyatakan dalam setiap laporan bahwa kegiatankegiatannya “dilaksanakan sesuai dengan kriteria”. 6. Tim Pengawas Kearsipan harus secara terus-menerus meningkatkan kemampuan substansi yang terkait aspek penilaian, teknik dan metodologi pengawasan. Dengan memperbaiki pemahaman substansi, teknik, dan metodologi pengawasan, Tim Pengawas Kearsipan dapat meningkatkan kualitas audit dan mempunyai keahlian yang lebih baik untuk menilai ukuran kinerja atau pedoman kerja yang digunakan oleh auditi. Komponen kemampuan Tim Pengawas Kearsipan yang harus ditingkatkan meliputi kemampuan teknis, manajerial, dan konseptual yang terkait dengan audit dan auditi. 7. Prinsip-prinsip audit yang melekat pada Tim Pengawas Kearsipan adalah sebagai berikut: a. Kode etik Dalam menjalankan tugas audit, Tim Pengawas Kearsipan harus memperhatikan kode etik. b. Penyajian yang objektif Hasil audit haruslah diambil berdasarkan bukti yang valid dan menghindari penilaian yang bersifat subyektif.
Dokumen ini telah ditandatangani secara elektronik yang diterbitkan oleh Balai Sertifikasi Elektronik (BSrE), BSSN
17 c. Profesional Tim Pengawas Kearsipan harus memiliki kompetensi yang diperlukan sesuai dengan tugas jabatannya.
d. Independen Selama proses audit, Tim Pengawas Kearsipan menjaga pemikiran yang obyektif untuk menjamin bahwa temuan dan kesimpulan audit hanya didasarkan pada bukti audit. e. Sifat kemandirian Untuk memperoleh hasil audit yang obyektif dan dapat dipercaya, kemandirian audit sangat penting untuk mencegah terjadinya konflik kepentingan dan ketidakberpihakan. f. Pendekatan berdasarkan bukti Metode yang rasional untuk mencapai kesimpulan audit yang dapat dipercaya dan terjaga konsistensinya melalui proses audit yang sistematis sehingga akan dihasilkan hasil audit yang dapat dipercaya, handal, dan dapat dipertanggungjawabkan sesuai tujuan yang ditetapkan. 8. Seluruh
proses
audit
harus
terdokumentasi,
sejak
persiapan
pelaksanaan, sampai dengan pelaporan audit. Tim Pengawas Kearsipan harus
menyerahkan
seluruh
arsip
yang
tercipta
atas
kegiatan
pengawasan kearsipan yang menjadi tanggunjawabnya kepada Pengelola Arsip Aktif untuk menjaga ketersediaan arsip pelasanaan kegiatan pengawasan kearsipan. 9. Bukti audit harus dapat diverifikasi berdasarkan pada sampel informasi yang tersedia dengan memperhatikan periode waktu dalam pengambilan sampel informasi. 10. Bukti objektif merupakan persyaratan mutlak agar suatu temuan audit dapat diterima yang diperoleh melalui serangkaian verifikasi terhadap sekumpulan fakta dan informasi, baik melalui observasi lapangan, verifikasi dokumen, maupun wawancara. 11. Audit dapat dilaksanakan bila tersedia dan telah ditetapkan kriteria audit atau kebijakan, yang akan menjadi acuan atau rujukan dalam pelaksanaan penilaian. 12. Tim Pengawas Kearsipan harus memiliki sikap yang netral dan tidak bias serta menghindari konflik kepentingan dalam merencanakan,
Dokumen ini telah ditandatangani secara elektronik yang diterbitkan oleh Balai Sertifikasi Elektronik (BSrE), BSSN
18 melaksanakan dan melaporkan pekerjaan yang dilakukannya. Tim Pengawas Kearsipan harus melaporkan kepada pimpinan Pmpinan Unit Kearsipan/Lembaga Kearsipan mengenai situasi adanya dan atau interpretasi adanya konflik kepentingan, ketidakindependenan atau bias. Pimpinan Unit Kearsipan/Lembaga Kearsipan harus menggantikan Tim Pengawas Kearsipan yang menyampaikan situasinya dengan Tim Pengawas Kearsipan lainnya yang bebas dari situasi tersebut. Tim Pengawas Kearsipan harus obyektif dalam melaksanakan audit. Prinsip obyektifitas mensyaratkan agar Tim Pengawas Kearsipan melaksanakan audit dengan jujur dan tidak mengkompromikan kualitas. Pimpinan Lembaga Kearsipan/Unit Kearsipan tidak diperkenankan menempatkan Tim Pengawas Kearsipan dalam situasi yang membuat Tim Pengawas Kearsipan
tidak
mampu
mengambil
keputusan
berdasarkan
pertimbangan profesionalnya. 13. Tim Pengawas Kearsipan yang mempunyai hubungan yang dekat dengan auditi seperti hubungan sosial, kekeluargaan atau hubungan lainnya yang dapat mengurangi obyektifitasnya, harus tidak ditugaskan untuk melakukan audit terhadap entitas tersebut. Dalam hal Tim Pengawas Kearsipan bertugas menetap untuk beberapa lama di kantor auditi guna membantu mereviu kegiatan, program atau aktivitas auditi, maka Tim Pengawas Kearsipan tidak boleh terlibat dalam pengambilan keputusan atau menyetujui hal-hal yang merupakan tanggung jawab auditi. 14. Tim Pengawas Kearsipan Pusat harus mempunyai tingkat pendidikan formal
minimal
Strata
Satu
(S-1)
atau
yang
setara.
Kualifikasi
pendidikan dan kompetensi Tim Pemgawas Kearsipan Pusat mengacu pada ketentuan tentang pelaksanaan tugas jabatan fungsional Arsiparis berdasarkan Peraturan ANRI. Kompetensi teknis yang harus dimiliki oleh Tim Pengawas Kearsipan adalah kearsipan, teknik pengawasan, mampu memahami teknologi informasi dan komunikasi. Di samping wajib memiliki keahlian tentang standar Audit, kebijakan, prosedur dan praktik-praktik audit, Tim Pengawas Kearsipan harus memiliki keahlian yang memadai tentang lingkungan pemerintahan sesuai dengan tugas pokok
dan
fungsi
instansi/unit
yang
dilayani
oleh
Unit
Kearsipan/Lembaga Kearsipan. 15. Tim Pengawas Kearsipan juga harus memiliki pengetahuan yang memadai di bidang hukum dan pengetahuan lain yang diperlukan untuk mengidentifikasi indikasi adanya kecurangan (fraud). Tim Pengawas
Dokumen ini telah ditandatangani secara elektronik yang diterbitkan oleh Balai Sertifikasi Elektronik (BSrE), BSSN
19 Kearsipan harus mempunyai sertifikat Diklat atau Bimbingan tekbis Pengawasan
Kearsipan
berkelanjutan
(continuing
dan
mengikuti
professional
pelatihan
education).
profesional
Tim
Pengawas
Kearsipan wajib mengikuti dan lulus pendidikan dan pelatihan atau Bimbingan tekbis Pengawasan. Pimpinan Unit Kearsipan/Lembaga Kearsipan memfasilitasi Tim Pengawas Kearsipan untuk mengikuti pendidikan dan pelatihan serta dan ujian sertifikasi sesuai dengan ketentuan. 16. Tim Pengawas Kearsipan wajib memiliki pengetahuan dan akses atas informasi teraktual dalam standar, metodologi, prosedur, dan teknik audit. Pendidikan profesional berkelanjutan dapat diperoleh melalui keanggotaan
dan
partisipasi
dalam
asosiasi
profesi,
pendidikan
sertifikasi jabatan fungsional, konferensi, seminar, kursus-kursus, program pelatihan di kantor sendiri. Tim Pengawas Kearsipan harus mematuhi Kode Etik dan nilai-nilai organisasa yang ditetapkan. Pelaksanaan audit harus mengacu kepada Keputusan Kepala ini, dan Tim Pengawas Kearsipan wajib mematuhi Kode Etik yang merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari Keputusan Kepala ini. 17. Dalam pelaksanaan pengawasan kearsipan dapat menggunakan aplikasi teknis pengawasan kearsipan yang dibangun oleh ANRI dan sesuai kelayakan
sistem
berdasarkan
ketentuan
peraturan
perundang-
undangan terkait. Penggunaan aplikasi pengawasan kearsipan untuk tahun
2020-2024
dilaksanakan
secara
bertahap
dengan
mempertimbangan berbagai aspek antara lain pengujian sistem dan kesiapan
objek
pengawasan
kearsipan.
Penggunaan
aplikasi
pengawasan kearsipan ditetapkan dengan Keputusan Kepala ANRI. 18. Dengan
mempertimbangkan
dinamika
kebijakan
dalam
upaya
percepatan pembangunan kearsipan pada RPJMN 2020-2024, maka Pembobotan pada komponen Pemenuhan dan Reform, setiap aspek, subaspek, dan pernyataan pada instrumen Audit dapat diubah pada Komponen Reform setinggi-tinginya 30% oleh Pleno Pimpinan Tinggi Madya
dan
dituangkan
dalam
Berita
Acara
Pembobotan
Nilai
Pengawasan Kearsipan. 19. Interpretasi terhadap substansi dan maksud pernyataan yang terdapat dalam instrumen audit kearsipan, dituangkan dalam suatu Definisi Operasional (DO) yang menjadi bagian tidak terpisahkan dari Keputusan Kepala
ini.
Demi
penyempurnaan
dan
penyesuaian
dengan
Dokumen ini telah ditandatangani secara elektronik yang diterbitkan oleh Balai Sertifikasi Elektronik (BSrE), BSSN
20 perkembangan
kebutuhan,
perubahan
kondisi
dan
lingkungan
pengawasan di masa mendatang, Keputusan Kepala ANRI ini dapat ditinjau ulang dan disempurnakan. Penyempurnaan dan evaluasi atas Instrumen dan Tata Cara Penilaian dilakukan secara periodik, seiring dengan adanya perubahan kondisi dan lingkungan pengawasan di masa mendatang. B. Pelaksanaan Penilaian Pengawasan kearsipan pada RPJMN 2020-2024 difokuskan pada Pengawasan Sistem Kearsipan dan Penyelamatan Arsip Statis untuk mewujudkan ketersediaan arsip dinamis dan keselamatan arsip statis sehingga
dapat
dimanfaatkan
untuk
kepentingan
penyelenggaraan
pemerintahan maupun layanan public. Ekspektasi dan tujuan yang diharapkan melalui pengawasan kearsipan adalah terwujudnya outcome atas pengelolaan arsip yakni ketersediaan arsip untuk dapat dimanfaatkan bagi kepentingan Negara dan layanan public, serta kesejahteraan rakyat. Terwujudnya kondisi yang diharapkan tersebut perlu didukung dengan aspek kebijakan sebagai komitmen pimpinan K/L/D, kinerja pembinaan kearsipan yang optimal dalam memastikan dipatuhinya kebijakan yang mampu
menghasilkan
outcome
atas
kebijakan
yang
ditetapkan,
terwujudnya kualitas pengelolaan arsip sehingga mampu mewujudkan ketersediaan arsip sebagai bukti akuntabilitas kinerja, alat bukti yang sah, serta memori kolektif K/L/D untuk mewujudkan memori kolektif bangsa. Fokus, sasaran, dan indikator dalam melaksanakan pengawasan kearsipan pada RPJMN 2020-2024 tertuang dalam Lampiran VI Keputusan Kepala ini. Mekanisme Penilaian dalam pengawasan kearsipan dilakukan sebagai berikut: 1. Objek Pengawasan pada K/L/D melakukan penilaian mandiri dengan cara mengisi instrument audit kearsipan sesuai fokus dan jenis formulir yang dikirimkan oleh Tim Pengawas Tim Pengawas kearsipan. 2. Berdasarkan penilaian mandiri oleh Objek pengawasan, Tim Pengawas melakukan verifikasi dan penilaian dengan memastikan kelengkapan dan
kesesuaian
atas
bukti-bukti
yang
disertakan,
serta
visitasi
lapangan. Kegiatan ini menghasilkan rekapitulasi nilai pengawasan kearsipan. 3. Pleno hasil pengawasan kearsipan pada lingkup Pusat Akreditasi Kearsipan yang dipimpin oleh Kepala Pusat Akreditasi Kearsipan untuk menghasilan bahan bagi Pleno Eselon I.
Dokumen ini telah ditandatangani secara elektronik yang diterbitkan oleh Balai Sertifikasi Elektronik (BSrE), BSSN
21 4. Pleno Hasil Pengawasan Kearsipan pada lingkup Pimpinan Tinggi Madya dan menghasilkan Nilai Final Hasil Pengawasan Kearsipan yang akan ditetapkan dengan Keputusan Kepala ANRI.
Penilaian Audit kearsipan sesuai fokus dan jenis audit dijabarkan sebagai berikut: 1. Penilaian Audit Sistem Kearsipan Internal Tim
pengawas
kearsipan
memberikan
penilaian
terhadap
hasil
pengawasan kearsipan yang dilakukannya berdasarkan bukti yang telah diperoleh pada saat verifikasi lapangan. Tahapan penilaian audit sistem kearsipan internal adalah sebagai berikut: a. Menentukan nilai standar Pada dasarnya instrumen pengawasan kearsipan telah menetapkan nilai standar pada setiap aspek, namun demikian Tim Pengawasan Kearsipan diberikan ruang untuk penyesuaian nilai standar dengan ketentuan sebagai berikut: 1)
Pada aspek pengelolaan arsip dinamis, sub aspek penciptaan arsip, apabila pencipta arsip (Kementerian/Lembaga, Pemerintah Daerah Provinsi/Kabupaten/Kota) belum memasukan materi muatan sebagaimana tercantum dalam formulir dalam kebijakan yang memuat materi terkait tata naskah dinas dilingkunganya, maka tim pengawas menyatakan pada item tersebut tidak sesuai tetapi tidak menjadi pembagi atau nilai standar menjadi 0, sehingga total nilai standar pada aspek penciptaan ini menjadi berkurang.
2) Pada aspek sumber daya kearsipan, sub aspek sumber daya manusia
kearsipan,
apabila
unit
pengolah
tidak
terdapat
arsiparis, maka nilai standar dinyatakan 0 dan tidak menjadi pembagi. Sedangkan pada unit kearsipan, arsiparis harus dinilai dan menjadi pembagi, namun untuk pengelola arsip, apabila dalam analisis beban kerja dan peta jabatan tidak terdapat pengelola arsip, maka nilai standar untuk pengelola arsip dinyatakan 0 dan tidak menjadi pembagi. b. Memberikan nilai hasil audit kearsipan
Dokumen ini telah ditandatangani secara elektronik yang diterbitkan oleh Balai Sertifikasi Elektronik (BSrE), BSSN
22 Penilaian
hasil
audit
kearsipan
diberikan
berdasarkan
hasil
pengamatan atau verifikasi lapangan dan uji petik. Tim Pengawas Kearsipan melaksanakan penilaian hasil audit kearsipan dengan ketentuan sebagai berikut: 1) Setiap item dengan jawaban ”Ya” diberikan nilai 100 dan setiap jawaban “Tidak” diberikan nilai 0, kecuali pada beberapa item tertentu sebagai berikut: a) Untuk item pertanyaan yang memerlukan sampel dalam proses pengawasan, penilaian dilaksanakan dengan ketentuan Jumlah sampel yang memenuhi kriteria dibagi jumlah sampel yang diuji dikalikan 100 atau dengan rumus: Sampel yang memenuhikriteria x 100 Jumlah sampel yang diuji
Contoh perhitungan: Pernyataan Formulir Audit Sistem Kearsipan Internal pada sub aspek penciptaan:
A.
PEMBUATAN ARSIP
1.
YA/ ADA
TIDAK/ BELUM
SKO R
100
50
Kesesuaian terhadap Tata Naskah Dinas Pencipta Arsip
1.1 .
Penomoran Naskah Dinas
1.1. 1.
Pemberian Nomor Naskah sesuai dengan Susunan Penomoran Naskah Dinas
•
Isikan jumlah naskah dinas yang dijadikan sampel
•
Isikan jumlah naskah dinas dari sampel yang sesuai
V
10
naskah dinas
NILAI STAND AR
5
naskah dinas
Dari contoh diatas terlihat bahwa sampel yang diuji sebanyak 10 naskah dinas, dan 5 naskah dinas dinyatakan sesuai dengan Tata Naskah Dinas sehingga diberi tanda pada kolom Ya/ada. Dan untuk penilaian adalah: 5 x 100=50 10
Dokumen ini telah ditandatangani secara elektronik yang diterbitkan oleh Balai Sertifikasi Elektronik (BSrE), BSSN
23 b) Untuk item pernyataan yang terdapat isian prosentase, maka penilaian diberikan berdasarkan presentase yang diperoleh. Seperti pada Formulir Audit Sistem Kearsipan Internal Sub Aspek Pemeliharaan Arsip pada point 2.4, maka nilai yang diperoleh adalah berdasarkan isian pada kolom prosentase.
Contoh: 1.4. Arsip Aktif disimpan menggunakan sarana yang
v
sesuai Isikan
persentase
jumlah
arsip
aktif
yang
60
100
60 %
disimpan dengan menggunakan sarana yang sesuai
2) Setelah semua item pernyataan terisi dengan skor, maka jumlahkan seluruh skor yang diperoleh untuk masing-masing formulir/sub aspek. 3) Hasil penjumlahan dibagi dengan nilai standar dikalikan 100% maka akan diperoleh nilai pada aspek/sub aspek tersebut. 4) Nilai yang diperoleh dari perhitungan pada angka 3) diatas dikalikan dengan bobot maka akan diperoleh nilai akhir pada aspek/sub aspek tersebut. 5)
Untuk setiap aspek akan diberikan bobot dengan ketentuan sebagaimana dimaksud dalam Bab I huruf D.
6) Nilai aspek diperoleh dari penjumlahan nilai yang telah dibobot dari setiap sub aspek. 7) Nilai
pengawasan
diperoleh
dari
penjumlahan
nilai
yang
diperoleh dari setiap aspek. Contoh rekapitulasi nilai audit sistem kearsipan internal NO 1 1.1 . 1.2 . 1.3 . 1.4
JUMLAH SKOR
NILAI SUB ASPEK
BOBOT
NILAI AKHIR
3100
2900
93,55
30%
28,06
700
550
78,57
20%
15,71
Pemeliharaan Arsip
2200
2000
90,91
25%
22,73
Penyusutan Arsip
1300
1000
76,92
25%
19,23
ASPEK/SUB ASPEK
NILAI STANDAR
PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS Penciptaan Arsip Penggunaan Arsip
Dokumen ini telah ditandatangani secara elektronik yang diterbitkan oleh Balai Sertifikasi Elektronik (BSrE), BSSN
24 NO
ASPEK/SUB ASPEK
NILAI STANDAR
JUMLAH SKOR
NILAI SUB ASPEK
BOBOT
NILAI AKHIR
7300
100%
85,74
50%
42,87
. 2 2.1 . 2.2 .
JUMLAH NILAI PAD (1.1+1.2+1.3+1.4) NILAI PAD (Jumlah Nilai Akhir PAD x Bobot PAD) SUMBER DAYA KEARSIPAN SDM Kearsipan
1600
1300
81,25
60%
49
Prasarana dan Sarana Kearsipan
2900
2900
100,00
40%
40,00
JUMLAH NILAI SDK (2.1 + 2.2) NILAI SDK (Jumlah Nilai Akhir SDK x Bobot SDK) TOTAL (NILAI PAD + NILAI SDK)
4500
100%
88,75
50%
44,38
100%
87,24
c. Verifikasi nilai hasil audit kearsipan Setelah
Tim
Pengawas
Kearsipan
melaksanakan
penilaian,
hasilnya dibahas dalam rapat pleno Tim Pengawas Kearsipan yang melibatkan
penanggungjawab
dan
pengarah
untuk
dapat
dilaksanakan verifikasi dan persetujuan. Hasil penilaian yang sudah diverifikasi disampaikan kepada pelaksana verifikasi sesuai wilayah kewenangannya yaitu untuk Kementerian/Lembaga dan Pemda Provinsi kepada ANRI dan Pemerintah Daerah Kabupaten/Kota kepada
Lembaga
Kearsipan
Daerah
Provinsi.
Verifikasi
hasil
pengawasan kearsipan internal dilaksanakan oleh Tim Pengawas Kearsipan sesuai wilayah kewenangannya yang ditunjuk dengan surat perintah oleh pejabat yang berwenang. Apabila tidak memungkinkan untuk melaksankaan verifikasi penilaian hasil pengawasan kearsipan terhadap seluruh laporan yang diterima dari suatu Kementerian/lembaga/pemerintah daerah kabupaten/kota, maka verifikasi dapat dilakukan secara sampling paling kurang sebanyak 10% dari jumlah laporan yang diterima. Proses dan tahapan verifikasi dilakukan dengan cara sebagai berikut: 1) Tim pengawas menerima penilaian hasil pengawasan kearsipan dalam bentuk softcopy yang dikirimkan melalui surat elektronik (e-mail) dan mencatat pada daftar/checklist dokumen yang diterima. Contoh 1:
Dokumen ini telah ditandatangani secara elektronik yang diterbitkan oleh Balai Sertifikasi Elektronik (BSrE), BSSN
25 DAFTAR/CHECKLIST DOKUMEN YANG DITERIMA N O
NAMA INSTANSI
1
Kementerian PUPR
2 3
Kementerian Pertanian dst
TANGGAL PENERIMAAN
MEDIA PENYAMPAIAN
3 Juni 2021
Email Dan Link Google Drive
4 Juni 2021
Surat dan flashdisk
2) Tim pengawas melakukan pemeriksaan terhadap kelengkapan laporan
audit
audit/monitoring
kearsipan serta
internal
mencatatnya
dan
pada
instrumen
daftar/ checklist
kelengkapan dokumen
Contoh 2: DAFTAR/CHECKLIST KELENGKAPAN DOKUMEN NO 1
NAMA INSTANSI Kementerian PUPR
Kementerian Pertanian
ADA
KETERANGAN
TIDAK
1.
LAKI UP dan UK
Sesuai jumlah UP dan UK
2.
Instrumen Audit
Sesuai jumlah UP dan Uk
3.
Portofolio/bukti audit SK Tim Pengawas Kearsipan Internal
4. 2
CHECKLIST
JENIS DOKUMEN
dst
3) Tim pengawas memeriksa penilaian yang dilakukan oleh tim pengawas
pusat/daerah
pada
laporan
hasil
pengawasan
kearsipan dan instrumen audit kearsipan dalam bentuk excel. 4) Tim pengawas memeriksa kesesuaian antara bukti audit dan penilaian yang diberikan pada formulir excel. Tim pengawas memberikan catatan apabila terdapat ketidaksesuaian antara bukti audit dan penilaian yang diberikan pada instrumen audit kearsipan
internal
memberikan
catatan
dalam
bentuk
dengan
excel.
Tim
menambahkan
pengawas
kolom
pada
formulir excel dan nilai akhir setelah verifikasi. Tim pengawas melakukan uji petik terhadap validitas bukti dukung terhadap daftar arsip dan arsip yang tercipta pada aspek penyusutan arsip atau terhadap data yang tidak wajar.
Dokumen ini telah ditandatangani secara elektronik yang diterbitkan oleh Balai Sertifikasi Elektronik (BSrE), BSSN
26
Contoh 3:
5) Tim pengawas memeriksa kesesuaian antara formulir nilai dan laporan audit. Hasil pemeriksaan tersebut dituangkan pada formulir verifikasi laporan. Contoh 4: FORMULIR HASIL VERIFIKASI NILAI PENGAWASAN KEARSIPAN INTERNAL INSTANSI : Kementerian …. VERIFIKASI NILAI HASIL PENGAWASAN NO
NAMA OBJEK PENGAWASAN
(1)
(2)
NILAI SEBELUM VERIFIKASI (3)
NILAI SETELAH VERIFIKASI
CATATAN VERIFIKATOR
(4)
(5)
Dokumen ini telah ditandatangani secara elektronik yang diterbitkan oleh Balai Sertifikasi Elektronik (BSrE), BSSN
27 1
BIRO KEPEGAWAIAN
85
70
2
INSPEKTORAT
80
80
BUKTI TIDAK LENGKAP SUDAH SESUAI/BUKTI LENGKAP
3
BIRO HUKUM
90
80
BUKTI TIDAK LENGKAP
dst Mengetahui Penanggungjawab
Tim Pengawas
1. ……………………. (Nama Pejabat)
2. …………………….
Kolom (1). :
Diisi dengan nomor urut
Kolom (2). :
Diisi dengan nama objek pengawasan pada Kementerian/Pemerintah Daerah
Kolom (3). :
Diisi dengan nilai yang diberikan oleh tim pengawas/nilai sebelum dilakukan verifikasi
Kolom (4)
:
Diisi dengan nilai setelah dilakukan verifikasi oleh tim verifikator
Kolom (5)
:
Diisi dengan catatan hasil verifikasi yang dilakukan oleh tim verifikator
6) Tim pengawas memeriksa laporan audit dengan memberikan catatan pada formulir verifikasi laporan (Lihat Contoh 5) Contoh 5 FORMULIR HASIL VERIFIKASI NILAI PENGAWASAN KEARSIPAN INTERNAL INSTANSI : Kementerian …. VERIFIKASI FORM NILAI DAN LAPORAN NAMA OBJEK PENGAWASAN
NO (1) 1
KESESUAIAN
CATATAN VERIFIKATOR
(2) BIRO KEPEGAWAIAN
(3) TIDAK SESUAI
(4) PERBAIKAN PADA ASPEK PENCIPTAAN
2
INSPEKTORAT
SUDAH SESUAI
3
BIRO HUKUM
TIDAK SESUAI
PADA ASPEK PENYUSUTAN
dst
Mengetahui Penanggungjawab
Tim Pengawas 1. …………………….
(Nama Pejabat)
2. …………………….
Kolom (1). :
Diisi dengan nomor urut
Kolom (2). :
Diisi dengan nama objek pengawasan pada Kementerian/Pemerintah Daerah
Kolom (3). :
Diisi kesesuaian antara form nilai dan laporan audit
Kolom (4)
Diisi dengan catatan hasil verifikasi yang dilakukan oleh tim pengawas kearsipan
:
7) Tim pengawas menyampaikan hasil verifikasi kepada pejabat struktural
yang
berwenang
untuk
disampaikan
kepada
pimpinan Kementerian/Lembaga dan Kepala LKD.
Dokumen ini telah ditandatangani secara elektronik yang diterbitkan oleh Balai Sertifikasi Elektronik (BSrE), BSSN
28 d. Menetapkan nilai hasil audit kearsipan internal Setelah Kementerian/Lembaga dan LKD Provinsi/Kabupaten/ Kota menerima hasil verifkasi, maka nilai tersebut ditetapkan oleh Pimpinan Kementerian/Lembaga dan LKD Provinsi/Kabupaten/ Kota serta dicantumkan dalam Laporan Audit Kearsipan Internal (LAKI).
2. Penilaian Audit Pengelolaan Arsip Aktif Penilaian pada audit pengelolaan arsip aktif dilaksanakan dengan ketentuan sebagai berikut: a. Untuk setiap pertanyaan diberikan skor dengan angka 0 s.d 100. b. Untuk pernyataan nomor 1.1 s.d 1.3 setiap kondisi yang dinyatakan Ya diberikan skor sebesar 100 dan kondisi yang dinyatakan “Tidak” diberikan skor sebesar 0 c. Untuk pernyataan 2.1 skor diberikan sebesar persentase yang diperoleh. d. Untuk pernyataan 2.3 skor diberikan berdasarkan hasil checklist yang dilakukan pada formulir yaitu untuk setiap item arsip yang tersedia secara lengkap dan terdaftar dalam daftar arsip aktif diberikan skor 100. Untuk item arsip yang dinyatakan tersedia secara tidak lengkap dan tidak terdaftar dalam daftar arsip aktif diberikan skor sebesar 0. Jumlahkan seluruh skor untuk kemudian dibagi dengan jumlah skor standar dan dikalikan 100 sehingga diperoleh nilai. Nilai standar diperoleh dari pengalian jumlah item arsip yang seharusnya tercipta dikalikan 100.
Dokumen ini telah ditandatangani secara elektronik yang diterbitkan oleh Balai Sertifikasi Elektronik (BSrE), BSSN
29
Contoh Perhitungan nilai: IDENTIFIKASI KEGIATAN
NO
1
NAMA KEGIATA N
VOLUME KEGIATA N
Audit Kearsipan Pusat
KETERSEDIAAN ARSIP NO. BERKA S
2
1
Audit Kearsipan pada Kemenkes
ISI BERKAS
VERIFIKASI LOKAS I SIMPA N
Korespondens i
LENGKAP
NILAI
TERDAFTAR PADA DAFTAR ARSIP AKTIF YA TIDA K v
Y A v
TIDA K
v
v
100
v
v
100 100
100
C.1.1
Surat Perintah RHAS
LAKE
v
v
Korespondens i
v
v
0
Audit Kearsipan pada Kemenag
v
v
100
Surat Perintah RHAS
v
v
0
LAKE
v
v
100
2
NAMA BERKAS
C.1.1
JUMLAH SKOR JUMLAH SKOR STANDAR NILAI
e. Nilai Akhir Audit Pengelolaan Arsip Aktif dibuat dalam bentuk pembobotan dengan ketentuan sebagai berikut:
Dokumen ini telah ditandatangani secara elektronik yang diterbitkan oleh Balai Sertifikasi Elektronik (BSrE), BSSN
600 800 75
30 No
Aspek
Bobot Nilai
1.
Pemberkasan
50%
1.1
Pemberkasan
33,33%
1.2
Klasifikasi Arsip
33,33%
1.3
Daftar Arsip
33,33%
2.
Penyimpanan
50%
2.1
Penyimpanan
20%
2.3.
Ketersediaan
80%
2. Penilaian Audit Penyelamatan Arsip Statis Internal Pemerintah Daerah Penilaian pada audit penyelamatan arsip statis internal pemerintah daerah dilaksanakan dengan ketentuan sebagai berikut: a. Untuk setiap pertanyaan diberikan skor dengan angka 0 s.d 100. b. Untuk
setiap
pernyataan
pada
kondisi
yang dinyatakan
Ya
diberikan skor sebesar 100 dan kondisi yang dinyatakan “Tidak” diberikan skor sebesar 0, sedangkan apabila terdapat isian dengan persentase maka skor diberikan sebesar persentase yang diperoleh. c. Untuk
pernyataan
permanen
skor
terkait
diberikan
ketersediaan berdasarkan
arsip hasil
berketerangan
checklist
yang
dilakukan pada formulir yaitu: 1)
Untuk setiap jenis arsip yang tersedia dan terdaftar dalam daftar arsip inaktif dan masa retensi belum habis diberikan skor 100.
2)
Untuk setiap jenis arsip yang dinyatakan tersedia dan terdaftar dalam daftara arsip inaktif, namun masa retensi sudah habis dan sudah dalam proses penyerahan arsip statis ke Lembaga kearsipan diberikan skor sebesar 75.
3)
Untuk setiap jenis arsip yang dinyatakan tersedia dan terdaftar dalam daftar arsip inaktif, namun masa retensi sudah habis dan belum dalam proses penyerahan arsip statis ke Lembaga kearsipan diberikan skor sebesar 50.
Dokumen ini telah ditandatangani secara elektronik yang diterbitkan oleh Balai Sertifikasi Elektronik (BSrE), BSSN
31 4)
Untuk jenis arsip yang belum tersedia berdasarkan JRA, maka diberikan skor 0
5)
Jumlahkan seluruh skor untuk kemudian dibagi dengan jumlah nilai standar dan dikalikan 100 sehingga diperoleh nilai.
6)
Nilai standar diperoleh dari pengalian jumlah item arsip yang seharusnya tercipta dikalikan 100.
7)
Nilai Akhir Audit Penyelamatan Arsip Statis pada Pemerintah Daerah dibuat dalam bentuk pembobotan dengan ketentuan sebagai berikut: No
Sub Aspek/Kriteria Penilaian
Bobot Nilai
1. Pengelolaan Arsip Inaktif pada Unit Kearsipan 2. Pengelolaan arsip Inaktif berketerangan permanen pada Unit Kearsipan 2.1 Penyimpanan dan Penataan Arsip Berketerangan Permanen 2.2 Ketersediaan Arsip Berketerangan Permanen 3. Penyerahan Arsip Statis ke Lembaga Kearsipan
10% 60% 20% 80% 30%
Contoh Rekapitulasi Nilai Audit Penyelamatan Arsip Statis pada Pemerintahan Daerah N O
SUB ASPEK/KRITERIA PENILAIAN
1.
Pengelolaan Arsip Inaktif pada Unit Kearsipan Pengelolaan Arsip Inaktif Berketerangan Permanen di Unit Kearsipan 2.1 Penyimpanan dan . penataan arsip inaktif berketerangan permanen 2.2 Ketersediaan Arsip . Berketerangan Permanen Penyerahan Arsip Statis ke
2.
3.
NILAI STANDA R 200
SKO R
NILA I
BOBOT
NILAI AKHIR
KATEGORI
200
100
10%
10,00
400
400
100
60%
60,00
300
300
100
20%
20,00
100
100
100
80%
80,00
300
300
100
30%
30,00
Dokumen ini telah ditandatangani secara elektronik yang diterbitkan oleh Balai Sertifikasi Elektronik (BSrE), BSSN
32 Lembaga Kearsipan Daerah NILAI AKHIR
3.
100,00
AA (SANGAT MEMUASKAN )
Pembobotan Penilaian Pengawasan Kearsipan Internal Nilai pengawasan kearsipan internal yang dilaksanakan oleh masingmasing instansi memberikan kontribusi sebanyak 40% dari nilai hasil pengawasan kearsipan pada suatu instansi. Mengingat pengawasan kearsipan internal terdiri dari 2 (dua) jenis pengawasan, maka untuk penilaiannya akan ditentukan berdasarkan bobot
pada
masing-masing
jenis
pengawasan
kearsipan
dengan
ketentuan sebagaimana dimaksud dalam Bab I huruf D. Pembobotan nilai pada pengawasan kearsipan internal tersebut diatas mulai diberlakukan 2 (dua) tahun setelah pengawasan sistem kearsipan internal dilaksanakan. Contoh penerapan pembobotan nilai hasil pengawasan: Tahun 2020, Kementerian A telah melaksanakan pengawasan sistem kearsipan internal dengan nilai yang diperoleh sebesar 70, maka nilai ini yang akan digunakan sebagai nilai pengawasan kearsipan internal dengan bobot 40% sehingga nilai pengawasan Kementerian A yang berasal dari nilai pengawasan internal adalah sebesar 70 dikalikan 40% atau sebesar 28. Nilai ini yang akan digabung dengan nilai pengawasan kearsipan eksternal. Tahun
2022,
apabila
Kementerian
A
tidak
melakukan
audit
pengelolaan arsip aktif, maka nilai yang diperoleh untuk digabung dengan nilai pengawasan eksternal adalah: a. Nilai hasil pengawasan sistem kearsipan internal sebesar 70 dikalikan bobot jenis pengawasan sebesar 40% dikalikan dengan bobot nilai pengawasan internal sebesar 40% sehingga diperoleh nilai sebesar 11,2. Nilai ini yang akan digabung dengan nilai pengawasan kearsipan eksternal. b. Apabila
Kementerian
A
telah
melaksanakan
pengawasan
pengelolaan arsip aktif, misalnya diperoleh nilai sebesar 80 maka nilai yang diperoleh untuk digabung dengan nilai pengawasan eksternal adalah: (70 x 40%) + (80 x 60%) = (28 + 48) = 76. Nilai yang dihasilkan dikalikan dengan 40% yaitu 30,4 merupakan nilai hasil pengawasan kearsipan internal pada Tahun 2022.
Dokumen ini telah ditandatangani secara elektronik yang diterbitkan oleh Balai Sertifikasi Elektronik (BSrE), BSSN
33 4.
Penilaian Audit Pengawasan Sistem Kearsipan Eksternal Tim pengawas kearsipan eksternal memberikan penilaian terhadap hasil audit pengawasan sistem kearsipan eksternal yang dilakukannya berdasarkan bukti yang telah diperoleh pada saat verifikasi lapangan. Tahapan penilaian audit pengawasan sistem kearsipan eksternal adalah sebagai berikut: a. Menentukan nilai standar Berdasarkan pertimbangan dan kondisi tertentu, Tim Pengawas Kearsipan Pusat dapat menentukan bobot dan nilai standard berdasarkan
kebijakan
dari
Pleno
Pimpinan
Tinggi
Madya.
Perubahan nilai standar disertai dengan pertimbangan alasan perubahan tersebut dituangkan dalam berita acara perubahan nilai standar. Perubahan nilai standar hanya dapat dilakukan pada komponen Reform, sedangkan untuk komponen pemenuhan semua harus dinilai. b. Memberikan nilai hasil audit pengawasan kearsipan Penilaian
hasil
audit
kearsipan
diberikan
berdasarkan
hasil
pengamatan atau verifikasi lapangan dan uji petik. Tim Pengawas Kearsipan
melaksanakan
penilaian
hasil
audit
kearsipan
berdasarkan level yang diperoleh sesuai dengan kondisi yang ada dengan ketentuan sebagai berikut: No
Kondisi
Nilai
1.
Level 0
0
2.
Level 1
20
3.
Level 2
50
4.
Level 3
70
5.
Level 4
100
Langkah-langkah penilaian adalah sebagai berikut: 1) Setiap pernyataan dinilai berdasarkan level yang diperoleh. Satu item pernyataan hanya dapat dinyatakan dalam satu level saja. Tim pengawas kearsipan wajib memastikan bahwa level yang ditetapkan sesuai dengan kondisi yang senyatanya. 2) Jumlahkan seluruh nilai yang diperoleh pada masing-masing aspek, baik pada komponen pemenuhan kewajiban maupun
Dokumen ini telah ditandatangani secara elektronik yang diterbitkan oleh Balai Sertifikasi Elektronik (BSrE), BSSN
34 komponen
reform
sehingga
diperoleh
skor
nilai
per
aspek/komponen. 3) Jumlah skor nilai per komponen dan aspek dikalikan dengan bobot pada masing-masing komponen dan aspek. 4) Nilai akhir merupakan penjumlahan dari hasil pengalian skor dari setiap aspeknya.
Contoh rekapitulasi nilai pengawasan sistem kearsipan eksternal NO I
ASPEK KEBIJAKAN
980
NILAI STANDAR 1900
A.
PEMENUHAN
740
1400
53%
70%
37,00
B.
REFORM
240
500
48%
30%
14,40
II.
ASPEK PEMBINAAN
390
700
56%
A.
KEWAJIBAN
170
400
43%
80%
34,00
B.
REFORM
220
300
73%
20%
14,67
III.
ASPEK PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS KEWAJIBAN MELAKSANAKAN PAD REFORM
1550
3300
47%
1090
2400
45%
80%
36,33
460
900
51%
20%
10,22
ASPEK SUMBER DAYA KEARSIPAN KEWAJIBAN PEMENUHAN SDK REFORM
1310
2700
49%
1150
2200
52%
90%
47,05
160
500
32%
10%
3,20
NILAI HASIL PENGAWASAN KEARSIPAN
4230
8600
49%
A. B. IV. A. B.
ASPEK/KOMPNEN
NILAI
SKOR (%) 52%
BOBOT KOMPONEN
NILAI KOMPONEN 51,40
48,67
46,56
50,25
BOBOT ASPEK 30%
NILAI ASPEK 15,42
20%
9,73
30%
13,97
20%
10,05
NILAI HASIL PENGAWASAN KEARSIPAN KATEGORI
49,17 C (KURANG)
c. Verifikasi nilai hasil audit sistem kearsipan eksternal Verifikasi nilai hasil audit sistem kearsipan eksternal dilaksanakan oleh ANRI terhadap Tim Pengawas Kearsipan Daerah atas hasil pengawasan
kearsipan
yang
dilaksanakan
terhadap
Kabupaten/Kota. Hasil verifikasi ANRI disampaikan kepada Tim
Dokumen ini telah ditandatangani secara elektronik yang diterbitkan oleh Balai Sertifikasi Elektronik (BSrE), BSSN
35 Pengawas Kearsipan Daerah untuk dicantumkan dalam Laporan Audit Kearsipan Eksternal Kabupaten/Kota. d. Menetapkan nilai hasil audit kearsipan eksternal Tim
Pengawas
Kearsipan
Pusat
melaksanakan
pleno
untuk
menetapkan nilai hasil pengawasan kearsipan yang telah dilakukan paling lambat bulan Agustus tahun berjalan. Hasil pleno nilai hasil pengawasan kearsipan disampaikan kepada Kepala ANRI untuk dapat ditetapkan. 5. Penilaian Audit Penyelamatan Arsip Statis Eksternal Penilaian pada audit penyelamatan arsip statis eksternal dilaksanakan dengan ketentuan sebagai berikut: a. Untuk setiap pertanyaan diberikan skor dengan angka 0 s.d 100. b. Untuk setiap pernyataan pada kondisi yang dinyatakan Ya diberikan skor sebesar 100 dan kondisi yang dinyatakan “Tidak” diberikan skor sebesar 0, sedangkan apabila terdapat isian dengan persentase maka skor diberikan sebesar persentase yang diperoleh. c. Untuk
pernyataan
terkait
ketersediaan
arsip
berketerangan
permanen skor diberikan berdasarkan hasil checklist yang dilakukan pada formulir yaitu: 1)
Untuk setiap jenis arsip yang tersedia dan terdaftar dalam daftar arsip inaktif dan masa retensi belum habis diberikan skor 100.
2)
Untuk setiap jenis arsip yang dinyatakan tersedia dan terdaftar dalam daftar arsip inaktif, namun masa retensi sudah habis dan sudah dalam proses penyerahan arsip statis ke Lembaga kearsipan diberikan skor sebesar 75.
3)
Untuk setiap jenis arsip yang dinyatakan tersedia dan terdaftar dalam daftar arsip inaktif, namun masa retensi sudah habis dan belum dalam proses penyerahan arsip statis ke Lembaga kearsipan diberikan skor sebesar 50.
4)
Untuk jenis arsip yang belum tersedia berdasarkan JRA, maka diberikan skor 0
5)
Jumlahkan seluruh skor untuk kemudian dibagi dengan jumlah nilai standar dan dikalikan 100 sehingga diperoleh nilai.
6)
Nilai standar diperoleh dari pengalian jumlah item arsip yang seharusnya tercipta dikalikan 100.
Dokumen ini telah ditandatangani secara elektronik yang diterbitkan oleh Balai Sertifikasi Elektronik (BSrE), BSSN
36 d. Nilai
Akhir
Audit
Penyelamatan
Arsip
Statis
pada
Kementerian/Lembaga dibuat dalam bentuk pembobotan dengan ketentuan sebagai berikut: No
Sub Aspek
Bobot Nilai
1.
Pengelolaan Arsip Inaktif pada Unit Kearsipan I
10%
2.
Pengelolaan arsip Inaktif berketerangan permanen pada Unit Kearsipan I 2.1 Penyimpanan dan Penataan Arsip Berketerangan Permanen 2.2 Ketersediaan Arsip Berketerangan Permanen Penyerahan Arsip Statis ke Lembaga Kearsipan
60%
3.
20% 80% 30%
Contoh Rekapitulasi Nilai Audit Penyelamatan Arsip Statis pada Kementerian/Lembaga ASPEK/SUB NILAI NILAI ASPEK/KRITERIA SKOR NILAI BOBOT KATEGORI STANDAR AKHIR PENILAIAN ASPEK PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS BERKETERANGAN PERMANEN ATAU MEMILIKI NILAI GUNA KESEJARAHAN N O
1.
Pengelolaan Arsip Inaktif pada Unit Kearsipan I
300
300
100
10%
10,00
2.
Pengelolaan Arsip Inaktif Berketerangan Permanen di Unit Kearsipan 2.1. Penyimpanan dan penataan arsip inaktif berketerangan permanen 2.2. Ketersediaan Arsip Berketerangan Permanen Penyerahan Arsip Statis ke Lembaga Kearsipan
400
400
100
60%
60,00
300
300
100
20%
20,00
100
100
100
80%
80,00
300
300
100
30%
30,00
1000
1000
3.
TOTAL
NILAI AKHIR
100
AA (SANGAT MEMUASKAN)
e. Nilai Akhir Audit Penyelamatan Arsip Statis pada Pemerintahan Daerah dibuat dalam bentuk pembobotan dengan ketentuan sebagai berikut:
Dokumen ini telah ditandatangani secara elektronik yang diterbitkan oleh Balai Sertifikasi Elektronik (BSrE), BSSN
37 No
Aspek/Sub Aspek
Bobot Nilai
ASPEK PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS BERKETERANGAN PERMANEN ATAU MEMILIKI NILAI GUNA KESEJARAHAN Pengelolaan Arsip Inaktif di Unit Kearsipan
50%
Pengelolaan arsip Inaktif berketerangan permanen di Unit Kearsipan 2.1 Penyimanan dan Penataan Arsip Berketerangan Permanen 2.2 Ketersediaan Arsip Berketerangan Permanen
60%
3.
Penyerahan Arsip Statis ke Lembaga Kearsipan
30%
II.
ASPEK PENGELOLAAN ARSIP STATIS
50%
1.
Akuisisi arsip statis
25%
2.
Pengolaan arsip statis
25%
3.
Preservasi arsip statis
25%
4.
Akses arsip statis
25%
I. 1. 2.
10%
20% 80%
Contoh Rekapitulasi Nilai Audit Penyelamatan Arsip Statis pada Kementerian/Lembaga
NO I.
1. 2.
ASPEK/SUB ASPEK/KRITERIA PENILAIAN ASPEK PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS BERKETERANGAN PERMANEN ATAU MEMILIKI NILAI GUNA KESEJARAHAN Pengelolaan Arsip Inaktif pada Unit Kearsipan
1.
Pengelolaan Arsip Inaktif Berketerangan Permanen di Unit Kearsipan 2.1. Penyimpanan dan penataan arsip inaktif berketerangan permanen 2.2. Ketersediaan Arsip Berketerangan Permanen Penyerahan Arsip Statis ke Lembaga Kearsipan Daerah ASPEK PENGELOLAAN ARSIP STATIS Akuisisi arsip statis
2.
Pengolaan arsip statis
3. II.
NILAI STANDAR
SKOR
NILAI
BOBOT
NILAI AKHIR
KATEGORI
900
900
100
50%
50
200
200
100
10%
10,00
400
400
100
60%
60,00
300
300
100
20%
20,00
100
100
100
80%
80,00
300
300
100
30%
30,00
1200
1200
100
50%
50
500
500
100
25%
25,00
400
400
100
25%
25,00
Dokumen ini telah ditandatangani secara elektronik yang diterbitkan oleh Balai Sertifikasi Elektronik (BSrE), BSSN
38
3.
ASPEK/SUB ASPEK/KRITERIA PENILAIAN Preservasi arsip statis
4.
Akses arsip statis
NO
NILAI STANDAR
SKOR
NILAI
BOBOT
NILAI AKHIR
100
100
100
25%
25,00
200
200
100
25%
25,00
NILAI AKHIR
100,00
KATEGORI
AA (SANGAT MEMUASKAN)
PLT. KEPALA ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA,
M. TAUFIK
Dokumen ini telah ditandatangani secara elektronik yang diterbitkan oleh Balai Sertifikasi Elektronik (BSrE), BSSN
Powered by TCPDF (www.tcpdf.org)
