![Lampiran SK Panduanmanajemen Resiko [PDF]](https://pdfs.asia/img/200x200/lampiran-sk-panduanmanajemen-resiko.jpg)
11 0 332 KB
Lampiran
: Keputusan Kepala Puskesmas Durenan Tentang
Pedoman
Penerapan
Manajemen Resiko. Nomor
: 188.43/
Tanggal
:
/35.03.010.13.001/2018
Januari 2018
PANDUAN MANAJEMEN RESIKO
I.
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Puskesmas yang menerapkan prinsip keselamatan pasien/sasaran program berkewajiban untuk mengidentifikasi dan mengendalikan seluruh resiko strategis dan operasional yang penting. Hal ini mencakup seluruh area baik manajerial maupun fungsional. Dalam perkembangannya penerapan manajemen resiko bukan hanya di area pelayanan klinis (UKP) tetapi juga dalam pelaksanaan program (UKM), dan dalam pengelolaan lingkungan dan manajerial Puskesmas. Puskesmas perlu menjamin berjalannya sistem untuk mengendalikan dan mengurangi resiko. Manajemen resiko berhubungan erat dengan pelaksanaan pelayanan dan program Puskesmas dan berdampak kepada pencapaian sasaran mutu Puskesmas. Ketiganya berkaitan erat dalam suatu rangkaian yang tidak dapat dipisahkan. Manajemen resiko meliputi dua hal : 1.
Identifikasi proaktif dan pengelolaan potensi resiko utama yang dapat mengancam pencapaian sasaran mutu pelayanan/program Puskesmas.
2.
Reaktif atau responsif terhadap kerugian akibat dari keluhan, klaim dan insiden, serta respon terhadap laporan atau audit internal dan eksternal.
Pedoman ini akan menjelaskan mekanisme dan tanggung jawab untuk : 1.
Identifikasi resiko
2.
Analisa resiko
3.
Evaluasi resiko
4.
Pengendalian resiko
5.
Pencatatan resiko
B. Tujuan Pedoman 1.
Memberikan panduan sistem manajemen resiko yang baku dan berlaku di Puskesmas Durenan
2.
Memastikan sistem manajemen resiko berjalan dengan baik agar proses identifikasi, analisa dan pengelolaan resiko ini dapat memberikan manfaat bagi keselamatan pasien dan peningkatan mutu Puskesmas Durenan secara keseluruhan
3.
Membangun sistem monitoring dan komunikasi serta konsultasi yang efektif demi tercapainya tujuan diatas dan penerapannya yang berkesinambungan
C. Batasan Operasional 1.
Resiko : peluang/probabilitas timbulnya suatu insiden (menurut WHO), yang akan berdampak merugikan bagi pencapaian sasaran-sasaran keselamtan pasien dan menurunkan mutu pelayanan.
2.
Manajemen
Resiko
Puskesmas
:
merupakan
upaya
mengidentifikasi
dan
mengelompokkan resiko (grading) dan mengendalikan/mengelola resiko tersebut baik secara proaktif resiko yang mungkin terjadi maupun reaktif terhadap insiden yang sudah terjadi agar memberikan dampak negatif seminimal mungkin bagi keselamatan pasien dan mutu Puskesmas. 3.
Insiden Keselamatan Pasien (IKP) : setiap kejadian yang tidak disengaja dan kondisi yang mengakibatkan atau berpotensi mengakibatkan cidera pada pasien. IKP terdiri dari Kejadian Tidak Diharapkan (KTD), Kejadian Nyaris Cidera (KNC), Kejadian Tidak Cidera (KTC), Kejadian Potensial Cidera (KPC) dan Kejadian Sentinel.
4.
Kejadian Tidak Diharapkan (KTD) : adalah insiden yang mengakibatkan cidera pada pasien.
5.
Kejadian Nyaris Cidera (KNC) : adalah insiden yang berpotensi menimbulkan cidera pada pasien tapi yang belum sampai terpapar ke pasien sehingga tidak ada cidera pada pasien.
6.
Kejadian Tidak Cidera (KTC) : adalah insiden yang berpotensi mengakibatkan cidera pada pasien dan sudah terpapar ke pasien, tetapi ternyata tidak menimbulkan cidera pada pasien.
7.
Kondisi Potensial Cidera (KPC) : adalah kondisi yang sangat berpotensi untuk menimbulkan cidera, tetapi belum terjadi.
8.
Kejadian Sentinel: adalah suatu kejadian yang tidak diharapkan dan telah mengakibatkan kematian atau cidera fisik/psikologis serius, atau kecacatan pada pasien. Termasuk di dalam kejadian sentinel antara lain : kematian yang tidak dapat diantisipasi dan tidak berhubungan dengan penyebab alami dari penyakit pasien atau kondisi medis dasar pasien; bunuh diri; kehilangan permanen dari sebagian besar fungsi tubuh yang tidak berhubungan dengan penyakit dasar pasien; salah lokasi tindakan / salah prosedur / salah pasien; penculikan bayi atau bayi yang dibawa pulang oleh orang tua yang salah.
9.
Pelaporan Insiden Keleamatan Pasien : adalah suatu sistem untuk mendokumentasikan laporan
insiden
keselamatan
pasien,
menganlisa
dan
mengantisipasi/mengelola/mengendalikan insiden secara berkesinambungan. 10. Resiko Sisa : adalah sisa resiko tingkat terendah yang dapat dicapai setelah upaya pengendalian/ tindakan dilakukan.
11. Penilaian Resiko : adalah upaya identifikasi dari resiko yang terjadi atau berpotensi terjadi dalam pelayanan di Puskesmas dengan mempertimbangkan klasifikasi dan derajat (grading) kerugian yang mungkin terjadi sebagai akibat dari terpapar resiko tersebut. 12. Penilai Resiko : adalah anggota dari staf (manajemen atau staf lainnya) yang telah menghadiri pelatihan penilaian resiko. Hal ini adalah tanggung jawab manajemen Puskesmas untuk memastikan bahwa tiap unit kerja memiliki paling sedikit satu penilai resiko yang terlatih. 13. Internal : merujuk kepada aktivitas atau dokumen di dalam Puskesmas. 14. Eksternal : merujuk kepada aktivitas atau dokumen yang bukan berasal dari Puskesmas. Tahap persiapan mencakup: ruang lingkup kegiatan manajemen resiko, personil yang terlibat, standar dalam penentuan kriteria resiko, prosedur/mekanisme pelaporan, pemantauan serta review, dokumentasi yang terkait. Identifikasi bahaya merupakan tahapan yang penting. Beberapa tehnik identifikasi bahaya seperti observasi/survey, inspeksi, pemantauan, audit, kuesioner, data statistik, konsultasi dengan pekerja/pelaksana, Fault Tree analysis, Walk through survey. Penilaian resiko merupakan acuan agar penilaian yang dilakukan seobjektif mungkin berdasarkan data yang ada. Penilaian ini mencakup: informasi tentang suatu aktifitas, tindakan pengendalian resiko yang ada, peralatan/mesin yang digunakan untuk melakukan aktifitas. Data statistik kecelakaan/penyakit akibat kerja, hasil studi atau survey, studi banding pada industri/kegiatan sejenis, penilaian dari tenaga ahli. Analisa resiko adalah kegiatan analisa suatu resiko dengan cara menentukan besarnya kemungkinan dan tingkat keparahan dari akibat atau konsekuensi suatu resiko. Analisa ini dilakukan untuk membuat prioritas pengendalian resiko. Kegiatan yang dilakukan berupa : 1.
Mengidentifikasi besarnya resiko
2.
Penentuan besarnya resiko : berapa besar bahaya dan kemungkinan terjadinya
II. RUANG LINGKUP A. Ruang Lingkup Manajemen Resiko Pedoman ini mencakup seluruh manjemen resiko di area pelayanan Puskesmas Durenan, termasuk seluruh area pekerjaan, pelaksanaan program, unit kerja dan area klinis. Penerapan manajemen resiko terhadap semua kegiatan baik yang di dalam gedung maupun yang diluar gedung dan pengelolaan lingkungan Puskesmas. B. Tanggung Jawab Manajemen Resiko Manajemen resiko merupakan tanggung jawab semua komponen Puskesmas Durenan. Tujuan manajemen resiko tidak akan tercapai apabila semua perangkat yang ada di Puskesmas tidak bekerja sama dan berpartisipasi pada pelaksanaannya. Dalam rangka
mencapai tujuan untuk mengidentifikasi dan mengendalikan resiko, Manajemen Puskesmas Durenan mengatur kewenangan dan tanggung jawab manajemen resiko Puskesmas : a.
Level Puskesmas oleh Tim Mutu Puskesmas.
b.
Level unit kerja/program dalam Puskesmas oleh penanggung jawab dari masing-masing unit kerja/program.
Uraian tanggung jawab manajemen resiko: 1.
Tanggung Jawab Kepala Puskesmas a.
Menetapkan kebijakan mengenai manajemen resiko Puskesmas
b.
Menetapkan dan membina tim mutu dan manajemen resiko
c.
Mengawasi dan memastikan sistem manajemen resiko berjalan dengan baik dan berkesinambungan
d.
Menerima laporan dan rekomendasi pengelolaan/pengendalian resiko serta menindaklanjuti sesuai arah kebijakan Puskesmas termasuk pendanaannya
e.
Mengambil alih tanggung jawab pengelolaan dan pengendalian insiden keselamatan pasien/sasaran program Puskesmas sesuai grading resiko.
2.
Tim Mutu dan Manajemen Resiko a.
Membuat dan meninjau strategi dan kebijakan manajemen resiko
b.
Penyediaan pelatihan penilaian resiko
c.
Memantau daftar resiko per unit kerja/program untuk setiap perubahan, bagian yang tidak lengkap, dengan perhatian pada tingkat resiko dan jadwal waktu
d.
Memberi saran kepada penilai resiko, kepala/penanggung jawab unit kerja/program terkait dan pihak manajemen Puskesmas perihal manajemen resiko
e.
Memelihara dan membina daftar penilai resiko yang aktif
f.
Menanggapi permintaan audit internal dan eksternal berkaitan dengan manajemen resiko
g. 3.
Menanggapi permintaan pihak eksternal untuk informasi berkaitan proses resiko
Tanggung Jawab Tim Mutu UKP a.
Meninjau daftar resiko Puskesmas dan memberi rekomendasi untuk menentukan skor resiko
b.
Meninjau resiko-resiko ekstrim, tindakan, pengendalian dan menyoroti area-area utama kepada masing-masing kepala/penanggung jawab unit kerja/program terkait.
4.
Tanggung Jawab Penilai Resiko Penilai resiko harus dipilih oleh kepala/penanggung jawab untuk memastikan bahwa penilai resiko yang dipilih mempunyai ketrampilan kerja, pengetahuan, dan pengalaman yang memadai untuk memenuhi peranannya. Staf yang berminat pada peran sebagai penilai resiko harus mendiskusikan peran tersebut dan mendapat persetujuan dari kepala/penanggung jawab unit kerja/program. Penilai resiko bertanggung jawab untuk : a.
Menghadiri pelatihan penilai resiko dan pemutakhiran yang diselenggarakan oleh Tim Manajemen Resiko
b.
Menilai resiko di area kerja dan lingkungannya dan dalam pelaksanaan program, menggunakan Form Penilaian Resiko, mengidentifikasi seluruh resiko yang penting terlebih
dahulu
dan
memastikan
bahwa
kepala/penanggung
jawab
unit
kerja/program mengambil perhatian terhadap resiko tersebut. c.
Memastikan bahwa mereka menyimpan dokumen penilaian resiko yang asli dan memberikan satu salinan kepada kepala/penanggung jawab unit kerja/program untuk disimpan dalam arsip
d.
Menunjukkan bukti penilaian dan rencana tindakan yang lengkap dengan jadwal waktu penyelesaian
e.
Jika penilai resiko memandang bahwa penilaian resiko mereka tidak memperoleh perhatian yang memadai, mereka harus menghubungi Tim Mutu UKP atau Tim Mutu dan Manajemen Resiko untuk meminta nasehat.
5.
Tanggung Jawab penanggung jawab Unit Kerja/Program a.
Mengelola seluruh resiko di tempat kerja mereka. penanggung jawab Unit Kerja/Program boleh mendelegasikan tugas melakukan penilaian resiko kepada anggota tim yang telah menghadiri pelatihan penilaian resiko untuk penilai.
b.
Penanggung jawab unit kerja/program bertanggung jawab untuk: 1) Pelaksanaan strategi dan kebijakan manajemen resiko di area tanggung jawab mereka. 2) Mengelola daftar resiko unit kerja/program masing-masing. Hal ini termasuk mengumpulkan, meninjau dan memutakhirkan data. 3) Menunjuk penilai resiko untuk area mereka, memastikan bahwa mereka diijinkan untuk menghadiri pelatihan penilai resiko dan sesi pemutakhiran. 4) Memastikan bahwa penilai resiko mempunyai alokasi waktu yang memadai untuk melakukan penilaian resiko. 5) Melakukan validasi seluruh penilaian resiko yang dilakukan dan melakukan tindakan untuk mengurangi resiko yang teridentifikasi sampai pada tingkat terendah yang mungkin tercapai. 6) Melengkapi Form Penilaian Resiko (meninjau/menyetujui pemeringkatan matriks; menyatakan tindakan apa yang diperlukan/diambil untuk menurunkan resiko sampai pada tingkat terendah yang mungkin dicapai). 7) Jadwal waktu untuk memulai/meningkatkan langkah pengendalian (pada tingkat berapa resiko sisa tertinggal setelah pelaksanaan tindakan/peningkatan langkah pengendalian: apakah resiko perlu dimasukkan ke dalam daftar resiko unit kerja/program Puskesmas) 8) Penyediaan informasi yang sesuai dan memadai, pelatihan dan supervisi bagi staf untuk mendukung penurunan resiko. (hal ini mencakup bahwa seluruh staf menghadiri training wajib yang terkait).
9) Memelihara catatan penilaian resiko yang dilaksanakan dan untuk mencatat perkembangan
dan
kinerja
dibandingkan
tindakan
perbaikan
yang
direncanakan. 10) Kepala/penanggung jawab
unit kerja/program harus mengingatkan tim
manajemen resiko jika penilai resiko meninggalkan/tidak lagi memenuhi peranannya, sehingga tim manajemen resiko mempunyai tanggung jawab untuk memutakhirkan data penilai resiko organiasasi. 11) Berkoordinasi dengan unit kerja/program lain di dalam Puskesmas. 12) Dalam keadaan dimana rencana untuk mengelola resiko berada diluar kewenangan kepala/penanggung jawab unit kerja/program atau dimana ada implikasi sumber daya yang besar, resiko akan diprioritaskan oleh kepala Puskesmas. 13) Memastikan bahwa penilai resiko divalidasi ulang pada jangka waktu yang sesuai atau mengikuti perubahan keadaan. Frekuensi peninjauan akan bervariasi mengikuti tingkat resiko. Berikut adalah yang disarankan : Tingkat Sisa
Kategori Resiko
Warna
Pelaksanaan Tinjauan
Frekuensi
Resiko
Penilaian Resiko
Tinjauan
Ekstrim
Ekstrim (15-25)
Merah
Kepala Puskesmas
Bulanan
Tinggi
Tinggi (8-12)
Kuning
Pj. Unit Kerja/Program
Tiap 2 bln
Sedang
Sedang (4-6)
Hijau
Rendah
Rendah (1-3)
Biru
6.
Koordinator Ruang / Pj. Program Koordinator Ruang / Pj. Program
Tiap 3 bln Tiap 6 bln
Tanggung Jawab Karyawan a.
Seluruh staf mempunyai tanggung jawab untuk memberi informasi kepada atasan mereka setiap bahaya yang bermakna di tempat kerja. Merupakan suatu hal yang mendasar bahwa jika seorang staf mengganggap ada hal yang serius yang telah mereka laporkan kepada atasan langsung mereka, tetapi belum ditindaklanjuti, mereka harus melaporkan ini kepda tingkat yang lebih tinggi.
b.
Dalam rangka untuk memastikan kebijakan ini dilaksanakan dengan efektif, setiap karyawan harus : 1) Menghadiri pelatihan sebagaimana ditentukan oleh atasan mereka atau oleh kepala Puskesmas. 2) Dapat bekerja secara penuh dalam menerapkan pedoman, protokol dan kebijakan yang berkaitan dengan keselamatan dan kesehatan dan manajemen resiko.
3) Melaporkan setiap insiden, kecacatan atau setiap perubahan yang dapat mempengaruhi kondisi kerja langsung kepada atasan/ penilai resiko lokal dan melengkapi form insiden report dengan tepat. 4) Mengikuti petunjuk kerja yang tertulis serta pelatihan yang disediakan. 5) Berpartisipasi aktif dalam proses penilaian resiko. 6) Memenuhi dan melaksanakan langkah pengendalian/tindakan setelah penilaian dilakukan. III. TATA LAKSANA A. Proses Manajemen Resiko Menetapkan lingkup Manajemen Resiko Kajian Resiko
Komunikasi dan Konsultasi pada stake holders
Identifikasi Resiko
Analisis Resiko
Evaluasi Resiko tidak
Monitoring audit dan Tinjauan (review) Dukungan internal
ya Tindakan/treatment terhadap Resiko
1.
Menetapkan Lingkup Manajemen Resiko Menetapkan ruang lingkup manajemen resiko yang akan dilakukan. Dalam pelaksanan UKM terutama ditujukan pada upaya kesehatan masyarakat esensial. Dalam pelaksanaan UKP ditentukan berdasar urutan area prioritas dengan menggunakan prrinsip High Cost, High Risk, High Volume, Problem Prone (3H+1P).
2.
Melakukan Kajian Resiko a.
Identifikasi Resiko
Dalam hal ini, resiko dapat dibedakan menjadi resiko potensial (dengan pendekatan proaktif) dan insiden yang sudah terjadi (dengan pendekatan reaktif/responsif). Resiko potensial dapat diidentifikasi dari berbagai macam sumber, misalnya : 1) Informasi internal (rapat unit/koordinasi, audit, pelaporan insiden, klaim, komplain) 2) Informasi eksternal (pedoman dari pemerintah, organisasi profesi, lembaga penelitian) 3) Pemeriksaan atau audit eksternal
Identifikasi resiko dilakukan melakui: Hasil audits, complaints, klaim dan incidents. Mengidentifikasi apa, mengapa dan bagaimana faktor-faktor yang mempengaruhi terjadinya resiko untuk analisis lebih lanjut. Menurut McCaffrey & Hagg-Rickert, resiko yang mungkin terjadi pada sarana pelayanan kesehatan adalah sebagai berikut: 1) Resiko yang terkait dengan pelayanan pasien 2) Resiko yang mungkin dialami oleh tenaga klinis 3) Resiko yang mungkin dialami oleh tenaga kesehatan yang lain 4) Resiko yang terkait dengan sarana dan prasarana 5) Resiko financial 6) Resiko lain (misalnya yang terkait dengan penggunaan kendaraan/ alat transportasi, misalnya ambulans, sepeda motor dsb) Identifikasi resiko dibuat dengan cara membuat daftar resiko potensial di seluruh unit kerja dan program yang dilaksankan di Puskesmas Baruharjo. Identifikasi resiko dikategorikan berdasarkan dampak sesuai dengan jenis-jenis insiden keselamatan pasien sebagaimana dicontohkan dalam tabel berikut:
ERROR
KATEGORI
HASIL
No error
A
Kejadian atau yang berpotensi untuk terjadinya kesalahan (KPC)
Error, no harm
B
Terjadi kesalahan sebelum mencapai pasien (KNC)
C
Terjadi kesalahan dan sudah mencapai pasien tetapi tidak membahayakan pasien (KTC)
D
Terjadi
kesalahan,
sehingga
monitoring
ketat
harus
dilakukan tetapi tidak membahayakan pasien (KTC) Error, harm
E
Terjadi kesalahan hingga terapi dan intervensi lanjut diperlukan & kesalahan ini meberikan efek yg buruk yg sifatnya sementara (KTD)
F
Terjadi kesalahan & mengakibatkan pasien harus dirawat lebih lama serta memberikan efek buruk yg sifatnya sementara (KTD)
G
Terjadi kesalahan yg mengakibatkan efek buruk yang sifatnya permanen (KTD)
H
Terjadi kesalahan dan hampir merenggut nyawa pasien contoh syok anafilaktik (KTD)
Error, death
I
terjadi kesalahan dan pasien meninggal dunia (Sentinel)
b.
Analisis Resiko Analisis resiko diawali dengan severity analysis. Analisis dilakukan dengan menentukan score resiko atau insiden tersebut untuk menentukan prioritas penanganan dan level manajemen yang harus bertanggung jawab untuk mengelola/mengendalikan
resiko/insiden
tersebut termasuk dalam
kategori
biru/hijau/kuning/merah. Resiko atau insiden yang sudah teridentifikasi harus ditentukan peringkatnya (grading) dengan memperhatikan : a) Tingkat peluang/frekuensi kejadian (likelihood) TINGKAT RESIKO
DESKRIPSI PELUANG / FREKUENSI
1
Sangat jarang / rare (> 5 tahun/kali)
2
Jarang / unlikely (>2-5 tahun/kali)
3
Mungkin / posible (1-2 tahun/kali)
4
Sering / likely (beberapi kali/ tahun)
5
Sangat sering / almost certain (tiap minggu/bulan)
b) Tingkat dampak yang dapat/sudah ditimbulkan (consequence) Tabel di bawah ini memberikan contoh tentang dampak dari kejadian yang dapat menimbulkan cidera.
TINGKAT RESIKO 1
DESKRIPSI TIDAK
DAMPAK Tidak ada cidera
SIGNIFICANT 2
MINOR
3. Cidera ringan, misal luka lecet 4. Dapat diatasi dengan P3K
3
MODERAT
5. Cidera sedang, misal luka robek 6. Berkurangnya fungsi motorik/sensorik/ psikologis atau intelektual (reversibel). Tidak berhubungan dengan penyakit yang diderita. 7. Setiap kasus yang memperpanjang perawatan
4
MAYOR
8. Cidera luas/berat (misal : cacat, lumpuh) 9. Kehilangan fungsi motorik/sensorik/psikologis atau intelektual
(irreversibel). Tidak berhubungan dengan penyakit yang diderita. 5
KATASTROPIK
Kematian yang tidak berhubungan dengan perjalanan penyakit
Hal ini akan menentukan evaluasi dan tata laksana selanjutnya. Untuk resiko/insiden dengan kategori biru dan hijau maka evaluasi cukup dengan investigasi sederhana sedangkan untuk kategori kuning dan merah perlu dilakukan evaluasi lebih mendalam dengan metode RCA (root cause analysis - reaktif / responsive) atau FMEA (failure mode effect analysis – proaktif). c.
Evaluasi Resiko 1) Resiko atau insiden yang sudah dianalisis akan di evaluasi lebih lanjut sesuai dengan skor dan grading yang di dapat dalam analisis.
SKOR = DAMPAK X PELUANG
2) Pemeringkatan memerlukan ketrampilan dan pengetahuan yang sesuai, dan meliputi proses berikut : a)
Menilai secara obyektif beratnya / dampaknya / akibat dan menentukan skor
b) Menilai secara obyektif kemungkinan / peluang / frekuensi suatu peristiwa terjadi dan menentukan suatu skor c)
Mengalikan dua parameter untuk memberi skor resiko
3) Penilaian resiko akan dilakukan dalam dua tahap a)
Tahap pertama akan diselesaikan oleh penilai resiko yang terlatih, yang akan
mengidentifikasi
bahaya,
efek
yang
mungkin
terjadi
dan
pemeringkatan resiko. b) Tahap kedua dari penilaian akan dilakukan oleh Pj. Unit Kerja/Program yang akan melakukan verifikasi tahap pertama dan membuat suatu rencana tindakan untuk mengatasi resiko. Dampak
Tidak
Minor
Moderat
Mayor
Katastropik
1
2
3
4
5
Moderat
Moderat
Tinggi
Ekstrim
Ekstrim
Significan Probabilitas Sangat sering
terjadi (Tiap minggu/bulan) 5 Sering terjadi
Moderat
Moderat
Tinggi
Ekstrim
Ekstrim
Rendah
Moderat
Tinggi
Ekstrim
Ekstrim
Rendah
Rendah
Moderat
Tinggi
Ekstrim
Rendah
Rendah
Moderat
Tinggi
Ekstrim
(bbrp kali/tahun) 4 Mungkin terjadi (1 - < 2 th / kali) 3 Jarang terjadi ( > 2- 5 th/kali) 1 3.
Kelola (Tindakan/treatment) Resiko
Setelah analisis dan evaluasi selesai dilakukan, maka tahap selanjutnya adalah pengelolaan resiko atau insiden dengan target menghilangkan atau menekan resiko hingga ke level terendah (resiko sisa) dan meminimalisir dampak atau kerugian yang timbul dari insiden yang sudah terjadi.
LEVEL / BANDS
TINDAKAN
EKSTRIM
Resiko ekstrim dilakukan RCA paling lama 45 hari,
(SANGAT TINGGI)
membutuhkan tindakan segera, perhatian sampai ke Kepala Puskesmas.
HIGH
Resiko Tinggi, dilakukan RCA paling lama 45 hari, kaji
(TINGGI)
dengan detail & perlu tindakan segera, serta membutuhkan tindakan top manajemen/kepala Puskesmas.
MODERATE
Resiko sedang dilakukan investigasi sederhana paling lama 2
(SEDANG)
minggu. Pj.Unit kerja/Program sebaiknya menilai dampak terhadap bahaya dan kelola resiko.
LOW (RENDAH)
Resiko rendah dilakukan investigasi sederhana paling lama 1 minggu diselesaikan dengan prosedur rutin.
RISK GRADING Alur tata kelola resiko berdasarkan Risk Grading dan jenis Insiden Keselamatan Pasien (IKP)
KTD
KTC
KNC
BIRU HIJAU
KPC
SENTINEL
MERAH KUNING
INVESTIGASI SEDERHANA
FMEA
RCA
a. Investigasi Sederhana Dalam pengelolaan resiko/IKP (Insiden Keselamatan Pasien) yang masuk dalam kategori biru atau hijau, maka tindak lanjut evaluasi dan penyelesaiannya dilakukan dengan investigasi sderhana, melalui tahapan : 1) Identifikasi insiden dan di grading 2) Mengumpulkan data dan informasi : a)
observasi
b) telaah dokumen c)
wawancara
3) Kronologi kejadian 4) Analisa dan evaluasi sederhana : a)
Penyebab langsung : - individu - peralatan - lingkungan tempat kerja - prosedur kerja
b) penyebab tidak langsung : - individu - tempat kerja 5) Rekomendasi : jangka pendek, jangka menengah, jangka panjang LEMBAR KERJA INVESTIGASI SEDERHANA Untuk Bands Resiko BIRU/ HIJAU PUSKESMAS DURENAN
UNIT PELAYANAN : Penyebab langsung insiden :
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Penyebab yang melatarbelakangi / akar masalah insiden :
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Rekomendasi :
Penanggungjawab
Tanggal
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Tindakan yang akan dilakukan :
Penanggungjawab
Tanggal
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Manager / Kepala Bagian/ Kepala Unit Nama
:
_________________________
investigasi
:
____________________
Tanggal
mulai
Tanda Tangan
:
_________________________
Tanggal selesai Investigasi
:
____________________
Investigasi Lengkap : ________________ YA / TIDAK
Tanggal :
_______________ Manajemen Resiko
Diperlukan investigasi lebih lanjut : YA / TIDAK Investigasi setelah Grading ulang : Hijau / Kuning / Merah
Perbedaan Penyebab akar masalah dan faktor kontributor : Tanyakan : 1.
Akankah timbul masalah apabila penyebab tersebut tidak ada ?
2.
Akankah masalah timbul bila penyebab ini dikoreksi / dieliminasi ?
3.
Akankah eliminasi / koreksi penyebab menimbulkan insiden serupa lagi ? Bila jawabannya TIDAK : akar masalah, YA : faktor kontributor b. Root Cause analysis (RCA) 1) Langkah-langkah RCA a)
Bentuk tim RCA untuk suatu kejadian
b) Pelajari kejadian c)
Analisis sebab
d) Menyusun rencana tindakan, dan e)
Melaporkan proses analisis dan temuan.
2) Mempelajari kejadian a)
menentukan masalah,
b) mengumpulkan bukti-bukti yang nyata, c)
melakukan wawancara,
d) meneliti lingkungan kejadian, e)
menggambarkan rantai terjadinya kejadian
f)
mengenali faktor-faktor yang berkontribusi terhadap timbulnya kejadian,
g) mengenali kejadian-kejadian yang mengawali (trigger) h) melakukan analisis dengan menggunakan pohon masalah/ diagram tulang ikan untuk mengetahui kegiatan atau kondisi yang menyebabkan timbul kejadian,
i)
lanjutkan sehingga dapat dikenali sistem yang melatar belakangi timbulnya kejadian atau sampai tidak beralasan lagi untuk melanjutkan
j)
mengidentifikasi akar-akar penyebab: ‒ Faktor manusia: kelalaian, incompetence, sistem pengelolaan sumber daya manusia termasuk reward system ‒ Sistem breakdown, system failure, system incapability ‒ Sistem pengendalian ‒ Sumber daya (fasilitas dan peralatan) dan manajemen sumber daya
k) rumuskan pernyataan akar masalah 3) Menyusun rencana tindakan a) menetapkan
strategi
yang tepat
untuk mengatasi
penyebab yang
diidentifikasi, dan dapat diterima oleh pihak yang terkait dengan kejadian. b) Rencana tindakan disusun untuk tiap akar penyebab kejadian dan pengukuran untuk menilai efektifitas tindakan thd akar penyebab c) Dapatkan persetujuan dari kepemimpinan dalam organisasi 4) Mencatat dan melaporkan a) Proses dan alat yang digunakan b) Biaya yang dibutuhkan c) Ringkasan kejadian d) Proses investigasi dan analisis e) Temuan 5) Memahami penyebab kejadian a) Kegagalan aktif: pelanggaran yang sengaja dilakukan oleh seseorang b) Kondisi laten: breakdown dari proses atau sistem: ‒ Kurangnya pendidikan ‒ Gagal mengikuti prosedur ‒ Alat yang rusak ‒ Disain yang tidak tepat, dsb Jika tidak ada kejadian, tetapi kita akan memperbaiki suatu sistem agar minimal resiko, maka lakukan FMEA
c.
Failure Mode and Effect Analysis (FMEA)
Suatu alat mutu untuk mengkaji suatu prosedur secara rinci, dan mengenali model-model adanya kegagalan/kesalahan pada suatu prosedur, melakukan penilaian terhadap tiap model kesalahan/ kegagalan, dengan mencari penyebab terjadinya, mengenali akibat dari kegagalan/kesalahan, dan mencari solusi dengan melakukan perubahan disain/prosedur Langkah-langkah 1) Lakukan penilaian untuk tiap model kesalahan/kegagalan: ‒
Sering tidaknya terjadi (occurrence): (Occ)
0 : tidak pernah, 10 sangat sering ‒
Kegawatannya (severity): (SV) 0 : tidak gawat, 10 sangat gawat
‒
Kemudahan untuk terdeteksi (detectability): (DT) 0 : mudah dideteksi, 10 : sangat sulit dideteksi
2) Hitung Risk Priority Number (RPN) dengan mengkalikan: Occ x SV x DT 3) Tentukan batasan (cut-off point) RPN yang termasuk prioritas 4) Tentukan kegiatan untuk mengatasi (design action/solution) 5) Tentukan cara memvalidasi apakah solusi tersebut berhasil 6) Gambarkan alur yang baru dengan adanya solusi tersebut 7) Hitung kembali RPN sesudah dilakukan solusi perbaikan Modus-
Penyeba
Aki-
Kemung
Tingkat
Kemu
Risk
Solus
Indikator
modus
b
bat-
kinan
keparah
dahan
Priority
i
untuk
kegagalan/ke
terjadiny nya
terjadiny
an (S=
didete
Numbe
mengukur
salahan
a
a ( O=
Severity
ksi
r(RPN)
keberhasilan
Occurren )
(D=
RPN =
dari solusi
ce)
Detect
OxSxD
ability )
Occurence Rating Scale Nilai 10
Penjelasan
Pengertian
Kemungkinan
Kesalahan terjadi paling tidak sekali sehari atau
terjadinya dapat
hampir setiap saat
dipastikan 9
Hampir tidak dapat
Kesalahan dapat diprediksi terjadi atau terjadi
dihindarkan
setiap 3 sampai 4 hari
8
Kemungkinan
Kesalahan sering terjadi atau terjadi paling tidak
7
terjadai sangat
seminggu sekali
tingggi 6
Kemungkinan
Kesalahan terjadi sekali sebulan
5
terjadi tinggi sedang
4
Kemungkinan
Kesalahan kadang terjadi, atau sekali tidap tiga
3
terjadi sedang
bulan
2
Kemungkinan
Kesalahan jarang terjadi atau terjadi sekitar sekali
terjadi rendah
setahun
Kemungkinan
Kesalahan hampir tidak pernah terjadi, atau tidak
terjadi amat sangat
ada yang ingat kapan terakhir terjadi
1
rendah Severity Rating Scale Nilai 10
Penjelasan
Pengertian
Amat sangat
Kesalahan yang dapat menyebabkan kematian
berbahaya
pelanggan dan kerusakan sistem tanpa tanda-tanda yang mendahului
9
Sangat berbahaya
8
Kesalahan yang dapat menyebabkan cidera berat/permanen pada pelanggan atau gangguan serius pada sistem yang dapat menghentikan pelayanan dengan adanya tanda yang mendahului
7
Berbahaya
Kesalahan yang dapat menyebabkan cidera ringan sampai sedang dengan tingkat ketidak puasan yang tinggi dari pelanggan dan/atau menyebabkan ganggung sistem yang membutuhkan perbaikan berat atau kerja ulang yang signifikan
6
Berbahaya sedang
5
Kesalahan berakibat pada cidera ringan dengan sedikit ketidak puasan pelanggan dan/atau menimbulkan masalah besar pada sistem
4
Berbahaya ringan
Kesalahan menyebakan cidera sangat ringan atau
3
sampai sedang
tidak cidera tetapi dirasakan mengganggu oleh pelanggan dan/atau menyebabkan masalah ringan pada sistem yang dapat diatasi dengan modifikasi ringan
2
Berbahaya ringan
Kesalahan tidak menimbulkan cidera dan pelanggan tidak menyadari adanya masalah tetapi berpotensi menimbulkan cidera ringan atau tidak berakibat pada sistem
1
Tidak berbahaya
Kesalahan tidak menimbulkan cidera dan tidak
berdampak pada sistem Detection Rating Scale Nilai
Penjelasan
10 9
Pengertian
Tidak ada peluang
Tidak ada mekanisme untuk mengetahui
untuk diketahui
adanya kesalahan
Sangat sulit diketahui
Kesalahan dapat diketahui dengan inspeksi
8
yang menyeluruh, tidak feasible dan tidak segera dapat dilakukan
7
Sulit diketahui
Kesalahana dapat diketahui dengan inspeksi
6
manual atau tidak ada proses yang baku untuk mengetahui, sehingga ketahuan karena kebetulan
5
Berpeluang sedang
Ada proses untuk double checks atau inspeksi
untuk diketahui
tetapi tidak otomatis atau dilakukan secara sampling
4
Berpeluang tinggi
Dipastikan ada proses inspeksi yang rutin
3
untuk diketahui
tetapi tidak otomatis
2
Berpeluang sangat
Dipastikan ada proses inspeksi rutin yang
tinggi untuk diketahui
otomatis
Hampir dipastikan
Ada proses otomatis yang akan menhentikan
untuk diketahui
proses untuk mencegah kesalahan
1
Menetapkan “cut off point”dengan Pareto 1.
Urutkan nilai RPN dari yang tertinggi ke yang terendah
2.
Hitung persentase kumulatif
3.
Perhatikan nilai kumulatif sampai dengan 80 %, maka pada nilai kumulatif 80 % tersebut kita tetapkan sebagai “cut off point” Contoh Modus
RPN
Kumulatif
kegagalan/kesalahan
Persentase Kumulatif
Modus 1
320
320
27,4 %
Modus 4
270
590
50,5 %
Modus 3
240
830
70,9 %
Modus 2
160
950
81,1 %
Modus 6
100
1050
89,7 %
Cut off: 160
Modus 5
80
1130
96,6%
Modus 7
40
1170
100 %
IV.
PELAPORAN
A. Mekanisme Pelaporan Alur Pelaporan
Insiden
Buat Laporan Insiden
Penemu Insiden
Isi formulir KP Puskesmas Waktu pelaporan paling lambat 2 X 24 jam
Lapor atasan langsung
Melakukan grading resiko
Investigasi sederhana
Melapor Tim Mutu dan Manajemen Resiko
Melapor Kepala Puskesmas
PEMERINTAH KABUPATEN TRENGGALEK DINAS KESEHATAN, PENGENDALIAN PENDUDUK DAN KELUARGA BERENCANA UPT PUSKESMAS DURENAN Jalan Raya Durenan-Prigi Telp.(0355) 879613 RAHASIA, TIDAK BOLEH DIFOTOCOPY, DILAPORKAN MAKSIMAL 2 X 24 JAM
Atasan yang diberi laporan
LAPORAN INSIDEN ( INTERNAL ) I.
DATA PASIEN
Nama
: ..............................................................................
No RM
: ..................................... Unit Kerja : ..................................
Umur*
: 0 – 1 bulan
> 1 bulan – 1 tahun
> 1 tahun – 5 tahun
> 5 tahun – 15 tahun
> 15 tahun – 30 tahun
> 30 tahun – 65 tahun
> 65 tahun Jenis Kelamin
: Laki – Laki
Perempuan
Penanggung biaya pasien : Pribadi
Jamkesda Kota
BPJS Tanggal Masuk Puskesmas : ................................. Jam: ..................................
II. RINCIAN KEJADIAN 1.
Tanggal dan Waktu Insiden
Tanggal : ...................................... Jam: ............................................. 2.
Insiden .................................................................................................................................................... ...................................................................................
3.
Kronologis Insiden .................................................................................................................................................... .................................................................................................................................................... .................................................................................................................................................... .................................................................................................................................................... .......................................................................................................
4.
Jenis Insiden* : Kejadian Nyaris Cidera / KNC (Near Miss) Kejadian Tidak Diharapkan / KTD (Adverse Event) Kejadian Sentinel / (Sentinel Event)
5.
Orang Pertama Yang Melaporkan Insiden*
Karyawan : Dokter / Perawat / Bidan / Petugas lainnya Pasien Keluarga / Pendamping pasien Pengunjung Lain-lain .....................................................................................(sebutkan) 6.
Insiden terjadi pada* : Pasien Lain-lain .....................................................................................(sebutkan) Mis: Karyawan/Pengunjung/Pendamping/Keluarga Pasien
7.
Insiden menyangkut pasien : Pasien rawat inap Pasien rawat jalan Pasien UGD Lain-lain .....................................................................................(sebutkan)
8.
Tempat Insiden Lokasi kejadian ...........................................................................(sebutkan) (Tempat pasien berada)
9.
Insiden terjadi pada pasien : (sesuai kasus penyakit) Penyakit pada orang dewasa ......................................................(sebutkan) Anak .........................................................(sebutkan) Lain-lain .....................................................................................(sebutkan)
10. Unit terkait yang menyebabkan insiden Unit kerja penyebab ............................................................(sebutkan) 11. Akibat Insiden terhadap Pasien* : - Kematian
- Cidera Irreversibel / Cidera Berat
- Cidera Reversibel / Cidera Sedang
- Cidera Ringan
- Tidak ada cidera 12. Tindakan yang dilakukan segera setelah kejadian dan hasilnya : .................................................................................................................................................... .................................................................................................................................................... .................................................................................................................................................... ....................................................................................................................................... 13. Tindakan dilakukan oleh* : Tim : terdiri ................................................................................ Dokter Perawat Petugas lainnya ..................................... ...................................(sebutkan) 14. Apakah kejadian yang sama pernah terjadi di Unit Kerja lain?* Ya
Tidak
Apabila ya, isi bagian dibawah ini. Kapan? Dan Langkah / tindakan apa yang telah diambil pada Unit Kerja tersebut untuk mencegah terulangnya kejadian yang sama? ............................................................................................................................................................ .................................................................................................................................................... .......................................................... Pembuat
: .................................
Laporan
Penerima
: .................................
Laporan
Paraf
: .................................
Paraf
: .................................
Tgl. Lapor
: .................................
Tgl.Terima
: .................................
Grading Resiko Kejadian* (Diisi oleh atasan pelapor) : BIRU
HIJAU
KUNING
MERAH
NB. * = pilih salah satu jawaban
PEMERINTAH KABUPATEN TRENGGALEK DINAS KESEHATAN, PENGENDALIAN PENDUDUK DAN KELUARGA BERENCANA UPT PUSKESMAS DURENAN Jalan Raya Durenan-Prigi Telp.(0355) 879613
FORM PENILAIAN RESIKO No : ................................................. Unit / Program : ................................................................................................
Deskripsi resiko / insiden / complain / temuan audit :
Resiko Teridentifikasi :
Siapa (atau apa) yang terkena resiko dan bagaimana ? (misal : dokter, perawat, staf, pasien, pengunjung, gedung, reputasi Puskesmas) :
Akar Masalah (root cause) :
Tindakan pengendalian resiko yang ada (jika ada) (misal : peralatan, kesiapan staff, lingkungan, kebijakan / prosedur, pelatihan, dokumentasi) : 1. ...................................................................................................................................... 2. ....................................................................................................................................... 3. .......................................................................................................................................
Dampak
1
2
3
4
5
Tidak
Kecil
Sedang
Besar
Malapetaka
>2-5
1-2
beberapa
tiap
tahun/kali
tahun/kali
kali/ tahun
minggu/bulan
bermakna Peluang
> 5 tahun/kali
Peringkat resiko saat ini (Dampak X Peluang) ...................... X .................... = ............................. Ekstrim (15 – 25)
Tinggi (8 – 12)
Sedang ( 4 – 6)
Rendah (1 – 3)
Rencana tindakan untuk mencegah / mengurangi resiko (misal : perubahan dalam pelaksanaan, peralatan, kesiapan staff, lingkungan, kebijakan / prosedur, pelatihan, dokumentasi ) :
........................................................................................................................................................... ........................................................................................................................................................... ............................................................................................................................
V. PENUTUP Dengan semakin meningkatnya tuntutan masyarakat terhadap pelayanan di Puskesmas maka pelaksanaan kegiatan Manajemen Resiko Puskesmas sangatlah penting. Melalui panduan ini diharapkan
terjadi
penekanan/penurunan
insiden sehingga dapat
lebih meningkatkan
kepercayaan masyarakat pengguna layanan Puskesmas Baruharjo. Diharapkan juga seluruh petugas Puskesmas Baruharjo senantiasa belajar dan berperan aktif dalam kegiatan manajemen resiko sehingga seluruh jajaran Puskesmas Baruharjo menjadi lebih “aware” terhadap kegiatan pelayanan yang diberikan untuk meminimalkan resiko yang mungkin berpengaruh terhadap keberlangsungan dan citra Puskesmas Baruharjo. Kegiatan manajemen risko di sarana kesehatan merupakan never ending proses, karena itu diperlukan budaya termasuk motivasi yang tinggi untuk bersedia melaksanakan secara berkesinambungan dan kelanjutan.
Ditetapkan di : Trenggalek Pada Tanggal :
Januari 2018
KEPALA UPT PUSKESMAS DURENAN, KABUPATEN TRENGGALEK
MUHAMMAD ATHO’
