Draft LAMPIRAN SK Manajemen Resiko [PDF]

Citation preview

LAMPIRAN KEPUTUSAN KEPALA DINAS KESEHATAN KABUPATEN BREBES NOMOR TENTANG PENERAPAN MANAJEMEN RISIKO DALAM PELAKSANAAN PROGRAM DAN PELAYANAN DI DINAS KESEHATAN KABUPATEN BREBES PENERAPAN MANAJEMEN RISIKO DALAM PELAKSANAAN PROGRAM DAN PELAYANAN DI PUSKESMAS KABUPATEN BREBES



PANDUAN MANAJEMEN RISIKO BAB I DEFINISI A. Pengertian Risiko a. Risiko adalah peluang terjadinya sesuatu yang akan berdampak pada tujuan. Jenis-jenis risiko dalam pelayanan kesehatan: o Corporate risk: kejadian yang akan memberikan dampak negatif terhadap tujuan organisasi o Non-clinical (physical) risk: bahaya potensial akibat lingkungan o Clinical risk: bahaya potensial akibat pelayanan klinis o Financial



risk:



berdampak



risiko



pada



finansial



kemampuan



yang



secara



organisasi



negatif



dalam



akan



mencapai



tujuan. b. Manajemen risiko merupakan proses mengenal, mengevaluasi, mengendalikan, meminimalkan risiko dalam suatu organisasi secara menyeluruh B. Pengertian Manajemen Risiko Klinis 1. Clinical Risk Management adalah meminimalkan risiko terhadap pasien:



-2-



o dengan mengenal kesalahan atau kemungkinan kesalahan selama mendapat asuhan klinis, o mengenal faktor-faktor yang berpengaruh terhadap terjadi kesalahan/risiko, o belajar dari pengalaman terhadap setiap adanya adverse event, o memastikan bahwa dilakukan tindakan untuk mencegah terjadi kesalahan/risiko, dan membangun sistem untuk mengurangi terjadinya risiko. 2. Manajemen Risiko Klinis adalah suatu pendekatan untuk mengenal keadaan yang menempatkan pasien pada suatu risiko dan tindakan untuk mencegah terjadinya risiko tersebut. C. Pengertian Kejadian Risiko a. Insiden keselamatan pasien yang selanjutnya disebut insiden adalah setiap kejadian yang tidak disengaja dan kondisi yang mengakibatkan atau berpotensi mengakibatkan cedera yang dapat dicegah pada pasien, terdiri dari Kejadian Tidak Diharapkan, Kejadian Nyaris Cedera, Kejadian Tidak Cedera dan Kejadian Potensial Cedera. b. Kejadian



Tidak



Diharapkan



(KTD)



adalah



insiden



yang



mengakibatkan cedera pada pasien. c. Kejadian Nyaris Cedera (KNC)/near miss adalah terjadinya insiden yang belum sampai terpapar ke pasien. d. Kejadian Tidak Cedera, selanjutnya disingkat KTC adalah insiden yang sudah terpapar ke pasien, tetapi tidak timbul cedera. e. Kondisi Potensial Cedera, selanjutnya disingkat KPC adalah kondisi yang sangat berpotensi untuk menimbulkan cedera, tetapi belum terjadi insiden. f. Kejadian sentinel adalah suatu KTD yang mengakibatkan kematian atau cedera yang serius.



-3-



D. Pengertian Analisis Risiko a. Severity Assesment adalah penilaian keparahan suatu kejadian dan untuk memilih kejadian yang akan diinvestigasi. b. RCA (Root Cause Analysis/Analisis Akar Masalah) merupakan investigasi



terstruktur



yang



bertujuan



untuk



melakukan



identifikasi penyebab masalah paling dasar dan untuk menentukan tindakan agar kejadian yang sama tidak terjadi lagi. c. FMEA (Failur Mode and Effec Analysis) adalah suatu alat mutu untuk mengkaji suatu prosedur secara rinci, dan mengenali modelmodel



adanya



kegagalan/kesalahan



pada



suatu



prosedur,



melakukan penilaian terhadap tiap model kesalahan/kegagalan, dengan



mencari



penyebab



terjadinya,



mengenali



akibat



dari



kegagalan/kesalahan, dan mencari solusi dengan melakukan perubahan disain/prosedur.



-4-



BAB II RUANG LINGKUP Lingkup manajemen risiko meliputi : A. Lingkup Strategi dan Kebijakan 1. Strategi manajemen risiko: reaktif dan proaktif 2. Kebijakan dan prosedur untuk melaporkan setiap insiden 3. Kebijakan dan prosedur menangani komplain 4. Informasi penanganan komplain bagi karyawan 5. Kebijakan dan prosedur untuk menangani tuntutan 6. Kebijakan



dan



prosedur



untuk



mencegah



kejadian



yang



membahayakan (preventing harm) dan meminimalkan risiko (patient safety) B. Lingkup Program : 1. Risiko yang terkait dengan pelayanan pasien 2. Risiko yang mungkin dialami oleh tenaga klinis 3. Risiko yang mungkin dialami oleh tenaga kesehatan yang lain 4. Risiko yang terkait dengan sarana dan prasarana 5. Risiko financial 6. Risiko lain (yang lain, misalnya yang terkait dengan penggunaan kendaraan/alat transportasi, misalnya ambulans, vans, sepeda motor dsb)



-5-



BAB III TATA LAKSANA Untuk dapat menanggulangi semua risiko yang mungkin terjadi, diperlukan sebuah proses yang dinamakan sebagai manajemen risiko. A. Tahapan Proses Manajemen Risiko Tahapan proses manajemen risiko adalah sebagai berikut : 1. Menetapkan lingkup manajemen risiko Tahapan pertama dalam proses manajemen risiko adalah tahap menetapkan lingkup manajemen risiko seperti Risiko yang terkait dengan pelayanan pasien, Risiko yang mungkin dialami oleh tenaga klinis 2. Idensifikasi Risiko Tahapan kedua dalam proses manajemen risiko adalah tahap identifikasi risiko. Identifikasi risiko merupakan suatu proses yang secara



sistematis



dan



terus



menerus



dilakukan



untuk



mengidentifikasi kemungkinan timbulnya risiko atau kerugian terhadap kekayaan, hutang, dan personil perusahaan. Proses identifikasi risiko ini mungkin adalah proses yang terpenting, karena dari proses inilah, semua risiko yang ada atau yang mungkin terjadi pada suatu pekerjaan, harus diidentifikasi. Adapun proses identifikasi harus dilakukan secara cermat dan komprehensif, sehingga tidak ada risiko yang terlewatkan atau tidak teridentifikasi.



Dalam pelaksanaannya, identifikasi risiko



dapat dilakukan dengan beberapa teknik, antara lain: a.



Audits



b.



Complaints



d.



Claims



e.



Incidents



3. Analisa Risiko Setelah



risiko-risiko



yang



mungkin



terjadi



diidentifikasi,



selanjutnya dapat dilakukan suatu analisa untuk menganalisa



-6-



dampak risiko secara keseluruhan, dengan menggunakan matriks evaluasi



risiko.



Analisis



risiko



merupakan



upaya



untuk



menentukan estimasi risiko secara kuantitatif atau kualitatif berdasarkan tehnik-tehnik evaluasi maupun matematis. Analisis risiko merupakan proses untuk mengenali bahaya yang mungkin terjadi dan bagaimana potensi kegawatan dari bahaya tersebut. Analisa risiko dengan cara : Severity analysis (analisis tingkat kegawatan, Failure Mode and Effect Analysis (FMEA)/analisis terhadap kegagalan dan efek prosedur, Root Cause Analysis (RCA)/ analisis akar penyebab masalah. 3.1 Severity Analysis (Analisis Kegawatan/Bahaya) Severity analysis dengan menggunakan parameter probabiltas dan severity. Severity, meliputi minor, moderat,mayor dan extreme. Severity assesment, menilai kegawatan / bahaya dengan memadukan probability dan severity seperti pada tabel. Langkah dalam severity assesment adalah menentukan : a) Probability, meliputi



sangat sering, kemungkinan besar,



mungkin, sepertinya tidak akan dan sangat kecil Tabel Tingkat Probabilitas DESKRIPSI Sangat Sering



INSIDEN Hampir sering muncul dalam waktu yang relative singkat



Kemungkinan besar



Beberapa kali terjadi dalam 1



terjadi



Tahun



Mungkin terjadi



Terjadi kira – kira 1 – 2 tahun



Sepertinya tidak akan terjadi



Terjadi kira – kira 2 – 5 tahun



Sangat kecil



Jarang terjadi (dapat terjadi dalam



kemungkinan terjadi



> 5 - 30 tahun)



b) Severity meliputi sangat gawat, gawat, sedang, tidak begitu gawat dan tidak gawat



-7-



Tabel Severity DESKRIPSI



INSIDEN



Sangat gawat



Gawat



Sedang



Tidak begitu gawat Tidak gawat



Penderita meninggal tidak terkait proses alami penyakit. Contoh: meninggal karena persalinan, kesalahan prosedur yg menyebabkan kematian atau kerusakan saraf Pasien dengan kerugian permanen fungsi utama tubuh (sensorik, motorik, psikologi, intelegensi) cacat Pasien dengan berkurangnya permanen fungsi tubuh. Contoh: cidera ringan sampai sedang, penambahan lama perawatan/operasi tambahan/prosedur tambahan Pasien dengan peningkatan tingkat perawatan termasuk review dan evaluasi Pasien tanpa cidera atau tanpa terkait perawatan/lama menginap



Tabel Assesment Severity catagory of incidents Severity Tidak Probability



Sangat



Gawat



Sedang



gawat Sangat Sering Kemungkinan besar terjadi Mungkin terjadi Sepertinya tidak akan terjadi Sangat kecil kemungkinan terjadi



begitu



Tidak



gawat



gawat



1



2



2



3



1



2



3



3



2



2



3



4



1



2



3



4



4



2



3



3



4



4



1 1 1



-8-



Keterangan : 1 = extreme risk 2 = high risk 3 = moderate risk 4 = low risk Kejadian yang masuk dalam katagori 1=extreme risk (warna merah) dan katagori 2 = high risk (warna kuning)



adalah



kejadian



yang



perlu



dilakukan



investigasi / RCA. 3.2 Root Cause Analysis (RCA) Langlah RCA adalah sebagai berikut : a) Investigasi kejadian:  menentukan masalah,  mengumpulkan bukti-bukti yang nyata,  melakukan wawancara,  meneliti lingkungan kejadian,  mengenali



faktor-faktor



yang



berkontribusi



terhadap timbulnya kejadian,  menggambarkan rantai terjadinya kejadian. b) Rekonstruksi kejadian :  mengenali



kejadian-kejadian



yang



mengawali



terjadinya adverse event ataupun near miss,  melakukan analisis dengan menggunakan pohon masalah untuk mengetahui kegiatan atau kondisi yang menyebabkan timbul kejadian,  lanjutkan sehingga dapat dikenali sistem yang melatar



belakangi



timbulnya



kejadian



atau



sampai tidak beralasan lagi untuk melanjutkan c) Analisis sebab :  mengidentifikasi akar-akar penyebab:  Faktor manusia: kelalaian, incompetence, sistem pengelolaan sumber daya manusia termasuk reward system



-9-



 Sistem breakdown, system failure, system incapability  Sistem pengendalian  Sumber daya (fasilitas dan peralatan) dan manajemen sumber daya  rumuskan pernyataan akar masalah d) Menyusun rencana tindakan :  menetapkan strategi yang tepat untuk mengatasi penyebab yang diidentifikasi, dan dapat diterima oleh pihak yang terkait dengan kejadian.  Rencana tindakan disusun untuk tiap akar penyebab



kejadian



dan



pengukuran



untuk



menilai efektifitas tindakan thd akar penyebab  Dapatkan



persetujuan



dari



kepemimpinan



dalam organisasi e) Melaporkan proses analisis dan temuan kepada Kepala Puskesmas:  Catat proses dan alat yang digunakan  Biaya yang dibutuhkan  Ringkasan kejadian  Proses investigasi dan analisis  Temuan



- 10 -



Diagram Root Cause Masalah



ROOT CAUSE



3.3 Failure Mode and Effect Analysis (FMEA) Suatu alat mutu untuk mengkaji suatu prosedur secara rinci,



dan



mengenali



model-model



kegagalan/kesalahan pada suatu prosedur, penilaian



terhadap



tiap



model



adanya melakukan



kesalahan/kegagalan,



dengan mencari penyebab terjadinya, mengenali akibat dari kegagalan/kesalahan,



dan



mencari



solusi



dengan



melakukan perubahan disain/prosedur Langkah – langkah FMEA adalah sebagai berikut :  Bentuk tim FMEA: orang-orang yang terlibat dalam suatu proses  Tetapkan tujuan, keterbatasan, dan jadual tim  Tetapkan peran dari tiap anggota tim  Gambarkan alur proses yang ada sekarang  Kenalilah Failure modes pada proses tersebut



- 11 -



 Kenalilah penyebab terjadinya failure untuk tiap model kesalahan/kegagalan  Kenalilah apa akibat dari adanya failure untuk tiap model kesalahan/kegagalan  Lakukan



penilaian



untuk



tiap



model



kesalahan/kegagalan: 



Sering tidaknya terjadi (occurrence): (Occ) 0 : tidak pernah, 10 sangat sering







Kegawatannya (severity): (SV) 0 : tidak gawat, 10 sangat gawat







Kemudahan untuk terdeteksi: (DT) 0 : mudah dideteksi, 10 : sangat sulit dideteksi



 Hitung Risk Priority Number (RPN) dengan mengkalikan: Occ x SV x DT  Tentukan batasan (cut-off point) RPN yang termasuk prioritas  Tentukan



kegiatan



untuk



mengatasi



(design



action/solution)  Tentukan cara memvalidasi apakah solusi tersebut berhasil  Gambarkan alur yang baru dengan adanya solusi tersebut Saverity Rating Scale (SV) Nila



Penjelasan



Pengertian



i 10



Amat



sangat Kesalahan yang dapat menyebabkan kematian



berbahaya



pelanggan dan kerusakan sistem tanpa tandatanda yang mendahului



9



Sangat



8



berbahaya



Kesalahan yang dapat menyebabkan cedera berat/permanen



pada



pelanggan



atau



gangguan serius pada sistem yang dapat menghentikan



pelayanan



dengan



adanya



- 12 -



tanda yang mendahului 7



Berbahaya



Kesalahan yang dapat menyebabkan cedera ringan sampai sedang dengan tingkat ketidak puasan yang tinggi dari pelanggan dan/atau menyebabkan



gangguan



sistem



yang



membutuhkan perbaikan berat atau kerja ulang yang signifikan 6



Berbahaya



Kesalahan



sedang



dengan



5



berakibat



sedikit



pada



cedera



ketidakpuasan



ringan



pelanggan



dan/atau menimbulkan masalah besar pada sistem



4



Berbahaya ringan



3



Kesalahan menyebabkan cedera sangat ringan



sampai atau



sedang



tidak



mengganggu



cedera oleh



tetapi pelanggan



dirasakan dan/atau



menyebabkan masalah ringan pada sistem yang dapat diatasi dengan modifikasi ringan 2



Berbahaya



Kesalahan tidak menimbulkan cedera dan



ringan



pelanggan tidak menyadari adanya masalah tetapi berpotensi menimbulkan cedera ringan atau tidak berakibat pada sistem



1



Tidak berbahaya



Kesalahan tidak menimbulkan cedera dan tidak berdampak pada sistem



Occurance Rating Scale (Occ) Nilai 10



Penjelasan Kemungkinan terjadinya



Pengertian Kesalahan



terjadi paling tidak sekali



dapat sehari atau hampir setiap saat



dipastikan 9



Hampir



tidak



dihindarkan 8



Kemungkinan



7



sangat tingggi



dapat Kesalahan



dapat



diprediksi



terjadi



atau terjadi setiap 3 sampai 4 hari terjadi Kesalahan sering terjadi atau terjadi paling tidak seminggu sekali



- 13 -



6



Kemungkinan



5



tinggi sedang



4



Kemungkinan



3



sedang



2



Kemungkinan



terjadi Kesalahan terjadi sekali sebulan terjadi Kesalahan kadang terjadi, atau sekali tiap tiga bulan terjadi Kesalahan jarang terjadi atau terjadi



rendah 1



sekitar sekali setahun



Kemungkinan



terjadi Kesalahan



amat sangat rendah



hampir



tidak



pernah



terjadi, atau tidak ada yang ingat kapan terakhir terjadi



Detection Rating Scale (Dt) Nilai 10 9



Penjelasan Tidak



ada



Pengertian



peluang Tidak



ada



mekanisme



untuk diketahui



mengetahui adanya kesalahan



Sangat sulit diketahui



Kesalahan



8



inspeksi feasible



dapat yang



dan



diketahui



untuk dengan



menyeluruh, tidak



segera



tidak dapat



dilakukan 7



Sulit diketahui



Kesalahana dapat diketahui dengan



6



inspeksi manual atau tidak ada proses yang baku untuk mengetahui, sehingga ketahuan karena kebetulan



5



Berpeluang



sedang Ada proses untuk double checks atau



untuk diketahui



inspeksi tetapi tidak otomatis atau dilakukan secara sampling



4



Berpeluang



tinggi Dipastikan ada proses inspeksi



3



untuk diketahui



2



Berpeluang Hampir



rutin tetapi tidak otomatis



sangat Dipastikan ada proses inspeksi rutin



tinggi untuk diketahui 1



yang



yang otomatis



dipastikan Ada



untuk diketahui



proses



otomatis



yang



akan



menhentikan proses untuk mencegah kesalahan



- 14 -



Tabel FMEA Failure



Cause of



Effects of



Mode



Failure



Failur



Occ



SV



DT



RPN



Design



Design



Action/Solution



Validation



4. Evaluasi Risiko Setelah risiko-risiko yang mungkin terjadi diidentifikasi dan dianalisa, langkah selanjutnya melakukan evaluasi risiko. Tim manajerial menentukan apakah risiko memerlukan tindakan atau tidak.



Jika



suatu



risiko



memerlukan



tindakan



maka



tim



manajerial menyusun rencana aksi. 5. Tindakan / treatment terhadap risiko Tim manajerial memformulasikan strategi penanganan risiko yang tepat. Strategi ini didasarkan kepada sifat dan dampak potensial / konsekuensi dari risiko itu sendiri. Adapun tujuan dari strategi ini adalah untuk memindahkan dampak potensial risiko sebanyak mungkin dan meningkatkan kontrol terhadap risiko. Tindakan



risiko



bertujuan



untuk



menghilangkan



atau



meminimalkan resiko yang mungkin timbul. 6. Monitoring Monitoring dilaksanakan untuk mengamati dan meninjau pelaksanaan tindakan, apakah pelaksana melaksanakan tindakan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan. 7. Komunikasi Komunikasi risiko dilakukan kepada stakeholders, tim manajerial dan pelaksana agar proses manajemen risiko dapat diterapkan dengan efektif.



- 15 -



B. Tim Manajemen Risiko Tim manajemen risiko terdiri dari Risk Manager, Assistant Risk Manager dan Health & Safety Manager.  Risk Manager : Kepala Puskesmas  Assistant Risk Manager : Wakil Manajemen Mutu/Ketua Tim Mutu  Health & Safety Manager : -



Koordinator Mutu bidang Upaya Kesehatan Perseorangan (UKP),



-



Koordinator Mutu bidang Upaya Kesehatan Masyarakat (UKM),



-



Koordinator Mutu bidang Administrasi dan Manajemen (Admen).



Tim manajemen risiko mempunyai peran memfasilitasi, mengkoordinasi, memonitor kegiatan manajemen risiko baik klinis maupun



non-klinis



menjalankan



dalam



peran



organisasi.



adalah



Fungsi



menyediakan



utama



dalam



dukungan,



dan



meningkatkan kesadaran melalui pelatihan terhadap seluruh karyawan tentang mengelola risiko Uraian tugas dan Tanggung jawab tim manajemen risiko : a. Risk Manager Uraian tugas :  Merumuskan,memelihara dan mereview secara periodik efektivitas penerapan manajemen resiko  Menetapkan kebijakan dan pedoman manajemen resiko  Memberikan arahan strategis tentang penerapan manajemen resiko Tanggung



jawab



:



bertanggung



jawab



dan



akuntabilitas



terhadap keseluruhan manajemen risiko b. Assistant Risk Manager Uraian tugas Assistant Risk Manager adalah sebagai berikut : 



Mengkoordinasikan penetapan konteks risiko.



- 16 -







Mengintegrasikan



penerapan



manajemen



risiko



pada



lintas fungsi organisasi. 



Memelihara



efektivitas



penerapan



manajemen



risiko



secara periodik. 



Mengelola risiko korporat yang berdampak strategis dan risiko unit kerja yang signifikan.







Memberikan saran mengenai penerapan manajemen risiko kepada Risk Manager







Melaporkan dan mengkomunikasikan secara periodik tentang penerapan manajemen







Meningkatkan kesadaran tantang manfaat penerapan manajemen risiko di seluruh karyawan.







Memfasilitasi kegiatan–kegiatan penerapan manajemen risiko di lingkungan Puskesmas.







Memfasilitasi kegiatan-kegiatan penerapan manajemen risiko di unit–unit kerja.







Memonitor penerapan manajemen risiko di unit-unit kerja.







Melakukan



tugas-tugas



sebagai



counterpart



dalam



penerapan manajemen risiko. 



Mensosialisasikan penerapan manajemen risiko secara efektif di lingkungan Puskesmas.







Memfasilitasi pengembangan kompetensi para pihak yang terkait dalam penerapan manajemen



Tanggung jawab Assistant Risk manager adalah bertanggung jawab



terhadap



manajemen



risiko



pada



semua



tingkat



operasional pelayanan c. Health & Safety Manager Uraian tugas Health & Safety Manager adalah : 



Menerapkan



manajemen



risiko



terhadap



pencapaian



sasaran dan tujuan di unit kerjanya. 



Melakukan risk assessment yang meliputi identifikasi risiko, analisis risiko, dan evaluasi risiko.



- 17 -







Melakukan penanganan (mitigasi) terhadap risiko yang menjadi tanggung jawab unit kerjanya.







Melakukan



monitoring



dan



reviu



atas



penerapan



manajemen risiko serta melakukan analisis terhadap potensi timbulnya risiko baru. 



Mengkomunikasikan hasil penerapan manajemen risiko kepada assistant risk manager







Memelihara dan mendokumentasikan data pengelolaan risiko.



C. Strategi Dalam Manajemen Risiko Klinis Strategi dalam manajemen resiko klinis antara lain : a. Strategi Proaktif : o Prosedur operasional untuk mengangkat dan mengarahkan isu-isu risiko klinis yang mungkin terjadi melalui kejelasan tanggung jawab dan kendali pada semua lini pelayanan. o Pemahaman



terhadap



tingkat



dan



proses



pengambilan



keputusan sehingga tidak terjadi tumpang tindih o Pendekatan multidisiplin dalam mengelola risiko o Pelatihan orientasi bagi karyawan baru, terutama dalam mengoperasikan peralatan medis/klinis o Kebijakan dalam pemeliharaan peralatan yang dikerjakan secara konsisten o Kebijakan dalam: o fire safety, o infectious and non-infectious waste management, o infection control o occupational health o Audit klinis yang dilaksanakan secara teratur dengan tindak lanjut yang nyata. o Pengelolaan dokumen rekam medik, pencatatan medik yang akurat dan terjamin ketelursuran o Komunikasi dalam tim medis, tim keperawatan terpelihara dengan baik



- 18 -



o Serah terima dilakukan secara adekuat o Adanya komunikasi yang terdokumentasi antara staff dan pasien/keluarga mengenai keputusan terapi/tindakan klinis o Dokumentasi



spesifik



keadaan-keadaan



medis



tertentu,



misalnya alergi, dsb, pada rekam medik, yang secara legal ditandatangani b. Strategi Reaktif : o Komplain dari pasien dan karyawan ditangani segera dan optimal, dan dibuktikan dengan “consent” dari semua pihak yang terkait o Tinjauan terhadap morbiditas dan mortalitas dilakukan untuk mengenal faktor-faktor yang dapat dicegah, dan menjamin bahwa pelayanan yang terbaik diberikan o Jika terjadi tuntutan, dilakukan pendekatan untuk mengenal akar masalah (root cause) dan dilakukan dengan pendekatan budaya tidak menyalahkan o Adanya



mekanisme



untuk



melaporkan



terjadi



adverse



incident baik klinis maupun non klinis, termasuk kejadian near miss, dan dicatat dalam risk register untuk audit dan analisis. D. Penanganan terhadap KTD, KPC, KTC dan KNC Langkah–langkah penanganan KTD, KPC, KTC dan KNC adalah sebagai berikut: 1. Catat setiap kejadian risiko pada register/catatan kejadian risiko 2. Laporkan setiap kejadian risiko mulai dari pelaksana kegiatan, penanggung jawab upaya, Tim mutu dan Kepala Puskesmas 3. Lakukan



Severity



analysis



untuk



menentukan



prioritas



kegawatan/bahaya dari kejadian risiko; 4. Lakukan Root Cause Analysis (RCA) untuk mengetahui akar penyebab masalah dan rencana tindak lanjut untuk kejadian risiko yang masuk katagori extreem risk dan high risk; 5. Tindaklanjuti temuan hasil RCA



- 19 -



6. Lakukan FMEA untuk menganalisis prosedur; 7. Lakukan Monitoring dan Komunikasi antara Kepala Puskesmas, tim manajemen, dan pelaksana.



- 20 -



BAB IV DOKUMENTASI Semua kegiatan yang berhubungan dengan kegiatan manajemen risiko harus didokumentasikan dan dikendalikan dengan baik sesuai dengan form yang berlaku. Setiap penanggung jawab program/pelayanan mencatat kejadian risiko pada buku catatan Kejadian Risiko. Form dokumentasi kegiatan manajemen risiko sebagai berikut : a. Form Analasis Akar Masalah (RCA) FORM ANALASIS AKAR MASALAH ( RCA) 1. Kejadian yang akandianalisa : 2. Tim RCA : a. Ketua Tim : b. Anggota ( pastikan semua area terkait terwakili) c. Petugas notulen : 3. Tanggal pelaksanaan RCA : mulai……………………selesai…………………….. 4. Pengumpulan data dan informasi: a. Observasi langsung b. Dokumen: c. Wawancara: d. Waktu kejadian (isi table dibawah ini: WAKTU Kejadian Informasi Tambahan Good practice (kalau ada) Masalah pelayanan



- 21 -



e.



Staf yang terlibat ( pelaku) dan waktu: Staf



Waktu



pelaku



f.



Identifikasi masalah dalam pengelolaan pelayanan pasien: Masalah



Penjelasan



5. Analisis Sebab Masalah : a. TehnikMengapa: Masalah: Mengapa Mengapa Mengapa Mengapa Mengapa Mengapa



b. Analisis Penyimpangan Prosedur yang Normal (SOP)



Prosedur yang dilakukan saat insiden



Apakah terdapat bukti penyimpangan dalam proses



- 22 -



c. Analisis Barier Barier apa saja



Apakah barrier



Mengapa barrier



yang sudah ada



tersebut ada



gagal, dan apa



terkait masalah



/dilakukan



dampaknya



ini



d. Fish bone analysis (gambarkan diagram tulang ikan ) e. Faktor-faktor yang berkontribusi : 1. Faktor diluar FKTP ( regulasi/peraturanperundangan, ekonomi, sosial budaya dsb) 2. Faktor Organisasi dan manajemen: a. Organisasi dan Manajemen: b. Kebijakan Internal : c. Prosedur : d. Administrasi : e. Budaya keselamatan: f. SDM g. Pendidikan/pelatihan/kompetensi 3. Faktor Lingkungan Kerja a. Bangunan : b. Lingkungan c. Peralatan/perlengkapan: 4. Faktor Kontributor: Tim Kesehatan a. Supervisi dan konsultasi b. Konsistensi pelaksanaan tugas c. Kepemimpinan dan tanggungjawab d. Respons terhadap kejadian 5. Faktor contributor : Staf a. Kompetensi



- 23 -



b. Stressor fisikdan mental 6. Faktor contributor: Tugas a. Ketersediaan SOP b. Ketersediaan dan akurasi hasil test c. Faktor penunjang dalam validasi alat medis d. Disaintugas 7. Faktor contributor : Pasien a. Kondisi b. Personal ( kepribadian, bahasa, kondisisosial, keluarga) c. Pengobatan d. Riwayat e. Hubungan staf dan pasien 8. Faktor kontibutor: Komunikasi a. Komunikasi verbal/komunikasi tertulis 6. Rekomendasi dan Rencana Tindak Lanjut Akar



Tindakan



Masalah



Tingkat



Penanggungjawab



Pelaksana



Waktu



Sumberdaya



Bukti



yang



penyelesaian



dibutuhkan



8. Hasil Pelaksanaan dan pelaporan b. Form Failure Mode FORM FAILURE MODE & EFFECT ANALYSIS (FMEA) UNIT KERJA : Tim FMEA: d. Ketua Tim : e. Anggota: f. Petugas notulen:



Paraf



- 24 -



g. Peran masing-masing I.



Gambarkan alur proses yang akan dianalisa:



II.



Identifikasi failure mode :



III.



Tujuan melakukan analisis FMEA:



IV.



Identifikasi akibat jika terjadi failure mode untuk tiap-tiap failure mode



V.



Identifikasikan kemungkinan penyebab dari tiap failure mode, dan deskripsikan upaya-upaya yang sudah dilakukan ( kalau ada) untuk mengatasi failure mode:



VI. Tahapan proses



VII.



Lakukan penghitungan RPN ( Risk Priority Number) dengan menggunakan matriks sbb: Failure mode



Akibat



S (Severity)



Kemungkinan sebab



O (Occurrence)



Upaya kendali yg sdh dilakukan



D (detectability)



Tetapkan Treshold untuk memilih failur mode yang akan diselesaikan dan tetapkan failure mode apa saja yang akan diselesaikan. 1. Urutkan Failur Mode mulai yang paling tinggi nilai RPNnya (Pareto) Failur



Nilai



Failur



Nilai



Mode



RPN



Mode



RPN



A



300



E



320



B



100



A



300



C



120



F



150



D



60



C



120



E



320



B



100



F



150



J



90



G



40



I



80



H



30



D



60



I



80



G



40



J



90



H



30



RPN



- 25 -



2. Tentukan nilai Threshold Failur Mode



Nilai RPN



Nilai Kumulatif



Prosentasi Kumulatif



E



320



320



25 %



A



300



620



48 %



F



150



770



59 %



C



120



890



69 %



B



100



990



77 %



J



90



1080



84 %



I



80



1160



90 %



D



60



1220



95 %



G



40



1260



97 %



H



30



1290



100 %



(320/1290X100%)



Threshold



(1290/1290x100%)



Jadi : yang dicarikan solusinya dari batas treshold ke atas yang mempunyai nilai RPN dari 90 – 320. VIII. Diskusikan dan rencanakan kegiatan/tindakan yang perlu dilakukan untuk mengatasi failure mode tersebut, tetapkan penanggung jawab dan kapan akan dilakukan Tahapan Proses



Failur Mode



Akibat



S



Kemung kinan sebab



O



Upaya kendali yang sudah dilakukan



D



RPN



Kegiatan direkomenda sikan



Penanggung jawab



Waktu



- 26 -



IX.



Tahapan Proses



Failur Mode



Pelaksana kegiatan dan evaluasi Laksanakan kegiatan dan lakukan evaluasi dengan menghitung ulang RPN Akibat



S



Kemung kinan sebab



O



Upaya kendali yang sudah dilaku kan



D



RP N



Kegiatan direkomen dasikan



Penang gung jawab



Kegiatan yang dilakukan



S



O



D



RPN



c. Form Identifikasi Risiko FORM IDENTIFIKASI RISIKO NO



Unit Pelayanan



Jenis Pelayanan



Identifikasi Risiko



Tindakan Rekomendasi yang Tindakan sudah ada lain



d. Form Catatan Kejadian Risiko FORM CATATAN KEJADIAN RISIKO No



Tgl Kejadian



Tempat Kejadian



Ringkasan Kejadian



Kondisi Korban



Kategori risiko



Skor SA/kega watan



Tindakan yg dilakukan



Usulan rencana Perbaikan



Paraf Penanggung jawab