Laporan Aktualisasi - Desi [PDF]

Citation preview

LAPORAN AKTUALISASI DIGITALISASI PENGARSIPAN DOKUMEN KETATAUSAHAAN DI STASIUN METEOROLOGI KELAS III H.AS TANJUNGPANDAN



Disusun Oleh: DESIMIATY SILAEN A.Md NIP: 199205242019022002



User UserPELATIHAN DASAR CALON PEGAWAI NEGERI SIPIL GOLONGAN II



PUSAT PENDIDIKAN DAN PELATIHAN BADAN METEOROLOGI KLIMATOLOGI DAN GEOFISIKA TAHUN 2019



HALAMAN PENGESAHAN Laporan Aktualisasi ini telah diseminarkan di Pusat Pendidikan dan Pelatihan Badan Meteorologi Klimatologi dan Geofisika pada: Hari



: Sabtu



Tanggal



: 29 Juni 2019



Kemudian telah dilakukan perbaikan sesuai dengan saran, masukan dan koreksi dari Narasumber, Coach, dan Mentor serta diketahui dan disahkan oleh Kepala Pusat Pendidikan dan Pelatihan Badan Meteorologi Klimatologi dan Geofisika.



Narasumber



AJENG INDRIA SARI, S.Psi NIP: 198204042008012035



Mentor



Coach



CARLES, ST. M.Si



ARISMAN, M.Si



NIP: 197501111999031001



NIP:197906302006041005



Mengetahui dan Mengesahkan: Kepala Pusat Pendidikan dan Pelatihan BMKG



Drs. Maman Sudarisman, DEA NIP: 196202251985031001



i



HALAMAN PERSETUJUAN



JUDUL



: DIGITALISASI



PENGARSIPAN



DOKUMEN



KETATAUSAHAAN DI STASIUN METEOROLOGI KELAS III H. AS HANANDJOEDDIN TANJUNGPANDAN PENYUSUN



: DESIMIATY SILAEN



Bogor, 11 Mei 2019 Narasumber



AJENG INDRIA SARI, S.Psi NIP: 198204042008012035



Mentor



Coach



CARLES, ST. M.Si NIP: 197501111999031001



ARISMAN, M.Si NIP: 197906302006041005



ii



KATA PENGANTAR Segala puji syukur saya haturkan kepada Tuhan Yang Maha Esa karena limpahan rahmat serta anugerah dari-Nya, sehingga saya diberi kesempatan untuk menyelesaikan tugas laporan aktualisasi tentang “Digitalisasi Pengarsipan di Stasiun Meteorologi Kelas III H. AS Hanandjoeddin Tanjungpandan” Saya berharap dengan adanya laporan aktualisasi ini dapat memberikan manfaat dan edukasi mengenai digitalisasi pengarsipan. Selain itu laporan ini juga diharapkan untuk meningkatkan proses kerja di stasiun dan mempermudah dalam proses penyimpanan dokumen. Dengan sepenuh hati, penulis pun sadar bahwa laporan aktualisasi ini masih penuh dengan kekurangan dan keterbatasan, oleh sebab itu penulis memerlukan saran serta kritik yang membangun yang dapat menjadikan laporan aktualisasi ini lebih baik. Selanjutnya penulis mengucapkan terimakasih yang sebanyak-banyaknya kepada segenap pihak yang telah memberikan dukunga, baik berupa bantuan, doa, maupun dorongan dan beragam pengalaman selama proses penyelesaian penulisan laporan aktualisasi ini. Dan semoga laporan aktualisasi ini dapat memberikan manfaat dan berguna bagi kemajuan Stasiun Meteorologi Kelas III H. AS Hanandjoeddin Tanjungpandan



Bogor, 10 Mei 2019 Penyusun



DESIMIATY SILAEN A.Md NIP:199205242019022002



iii



DAFTAR ISI



HALAMAN PENGESAHAN .................................................................................................. i HALAMAN PERSETUJUAN ............................................................................................... ii KATA PENGANTAR ............................................................................................................ iii DAFTAR ISI ........................................................................................................................... iv DAFTAR GAMBAR ............................................................................................................... v DAFTAR TABEL ................................................................................................................... vi BAB I: PENDAHULUAN ......................................................................................................1 BAB II: NILAI DASAR PROFESI PNS DAN INDIKATORNYA .....................................7 BAB III: RANCANGAN AKTUALISASI ...........................................................................10 BAB IV: PELAKSANAAN AKTUALISASI ......................................................................19 BAB V: PENUTUP .............................................................................................................31



iv



DAFTAR GAMBAR Gambar 1 Struktur Organisasi Stasiun Meteorologi Kelas III H.AS Hanandjoeddin Tanjung pandan...................................................................................................................... 2 Gambar 2 Melakukan scanning dokumen masuk ........................................................... 35 Gambar 3 Melakukan scanning dokumen keluar ............................................................ 36 Gambar 4 Penyimpanan Hasi Scan ke dalam Google Drive ........................................ 36 Gambar 5 Melakukan Backup data kedalam komputer khusus ................................... 37 Gambar 6 Melakukan penataan dokumen berdasarkan warna box ............................ 37 Gambar 7 Penataan ruangan penyimpanan dokumen arsip ........................................ 38 Gambar 8 Melakukan digitalisasi dokumen arsip lainnya .............................................. 38



v



DAFTAR TABEL Tabel 3. 1 Penetapan Isu Permasalahan ........................................................................ 10 Tabel 3. 2 Rancangan Kegiatan Aktualisasi di Stasiun Meteorologi Kelas III H.AS Hanandjoeddin Tanjungpandan ......................................................................................... 12 Tabel 3. 3 Rencana Pelaksanaan Kegiatan Aktualisasi .............................................. 17 Tabel 3. 4 Antisipasi Kendala dan Strategi Mengatasi Masalah ................................. 18



Tabel 4. 1 Uraian Kegiatan Aktualisasi di Stasiun Meteorologi Kelas III H.AS Hanandjoeddin Tanjungpandan ......................................................................................... 19 Tabel 4. 2 Melakukan scan dokumen Surat Masuk dan dikelompokkan ke dalam exel berdasarkan Tahun .............................................................................................................. 20 Tabel 4. 3 Melakukan scan dokumen Surat Keluar dan dikelompokkan ke dalam exel berdasarkan tahun ............................................................................................................... 21 Tabel 4. 4 melakukan penyimpanan hasil scan arsip kedalam Google Drive untuk surat masuk dan surat keluar ............................................................................................. 22 Tabel 4. 5 Melakukan backup data hasil digitalisasi ke dalam komputer khusus administrasi ........................................................................................................................... 23 Tabel 4. 6 Melakukan penataan dari setiap dokumen hardcopy dengan pembuatan kode warna disetiap box ..................................................................................................... 24 Tabel 4. 7 Melakukan penataan ruangan untuk penyimpanan dokumen arsip .......... 25 Tabel 4. 8 Melakukan digitalisasi dokumen arsip lainnya dan penyimpanan dokumen arsip lainnya ke dalam google drive .................................................................................. 26 Tabel 4. 9 Capaian Agenda Aktualisasi ............................................................................ 27 Tabel 4. 10 Pembimbingan Dengan Coach ..................................................................... 29 Tabel 4. 11 pembimbingan dengan Mentor ..................................................................... 29 Tabel 4. 12 Kendala dan Strategi Mengatasinya ............................................................ 30



vi



BAB I: PENDAHULUAN A. Latar Belakang Dalam era reformasi ini, Aparatur Sipil Negara (ASN) memiliki peranan penting dalam menentukan sejumlah keputusan-keputusan strategis mulai dari memformulasi suatu kebijakan sampai pada penetapannya. Untuk memainkan pernanan tersebut diperlukan sosok ASN yang berkualitas dan profesional, yaitu Aparatur



Sipil



Negara



yang



memiliki



peranan



nilai-nilai



Akuntabilitas,



Nasionalisme, Etika Publik, Komitmen Mutu, dan Anti Korupsi (ANEKA). Dalam menerapkan system diklat prajabatan dengan pola ANEKA (Akuntabilitas, Nasionalisme, Etika Publik, Komitmen Mutu, Anti Korupsi), penulis harus melaksanakan kegiatan on campus yaitu gedung serba guna BMKG Citeko dan off campus yang ditugaskan di Stasiun Meteorologi kelas III H. AS Hanandjoeddin Tanjungpandan. Dalam menjalankan tugas dan fungsinya, stasiun ini mengacu pada visi dan misi BMKG adalah sebagai berikut :



Visi : Mewujudkan BMKG yang handal, tanggap dan mampu dalam rangka mendukung keselamatan masyarakat serta keberhasilan pembanunan nasional, dan berperan aktif di tingkat internasional.



Misi : Dalam rangka mewujudkan Visi BMKG, maka diperlukan Misi yang jelas yaitu berupa langkah-langkah BMKG untuk mewujudkan Misi yang telah ditetapkan, yaitu: 1. Mengamati dan memahami fenomena meteorology, klimatologi, kualitas udara dan geofisika. 2. Menyediakan data, informasi dan jasa meteorology, klimatologi, kualitas udara dan geofisika yang handal dan terpercaya. 3. Mengkoordinasikan dan memfalitasi kegiatan di bidang meteorology, klimatologi, kualitas udara dan geofisika. 4. Berpartisipasi aktif dalam kegiatan internasional di Bidang meteorology, klimatologi, kualitas udara dan geofisika.



1



Sedangkan untuk konsep struktur organisasi yang terbentuk di Stasiun Meteorologi kelas III H.AS Hanandjoeddin Tanjungpandan sebagai berikut :



Gambar 1 Struktur Organisasi Stasiun Meteorologi Kelas III H.AS Hanandjoeddin Tanjung pandan



Tugas dan Fungsi 1. Urusan Tata Usaha Bertugas : a. Menyusun rencana program kerja dan laporan Stasiun dalam bidang kepegawaian, rumah tangga / umum dan materil. b. Mencatat mutasi kepegawaian dalam buku Data Pegawai kartu Merah (KP, KGB, SPT, Inpasing/Penyesuaian gaji pokok, pernikahan, kelahiran dan lain-lain. c. Mencatat cuti pegawai dalam kartu cuti dan menyiapkan / mengetik Surat Izin Cuti Pegawai.



2



d. Menyiapkan usulan pembuatan Karis / Karsu, Kartu Taspen, Kartu Askes dan lain-lain e. Menyiapkan dan membuat konsep SK kenaikan Gaji Berkala (KGB) 2 bulan sebelum TMT berlaku. f.



Membuat KP4 setiap akhir Desember untuk seluruh pegawai dan setiap dan setiap ada mutasi kepegawaian (pernikahan, kelahiran).



g. Menyiapkan dan konsep SPMT, SPMJ, SPMMJ, setiap bulan Maret bagi pejabat PMG dan usulan penerbitan SPMT, SPMJ ke Biro Umum BMKG setiap awal bulan Januari bagi pejabat Struktural. h. Menyiapkan berkas usulan kenaikan pangkat para pegawai setiap Desember untuk tmt 01 April dan setiap akhir bulan Juni untuk tmt 1 Oktober. i.



Menyiapkan berkas usulan penetapan angka kredit bagi para pejabat PMG setiap Desember untuk pengiriman Dupak bulan Januari dan setiap bulan Junib untuk pengiriman Dupak bulan Juli.



j.



Mengetik dan menyiapkan DP3 seluruh pegawai yang akan ditandatangani pejabat penilai.



k. Melaksanakam



administrasi



Kepegawaian



Stasiun



termasuk



perngarsipan pertauran/petunjuk yang berkenan/berkaitan dengan tugas l.



Mengetik surat-surat dinas.



m. Mengelola surat-surat dinas yang masuk dan yang keluar. n. Menyiapkan laporan bulanan stasiun. o. Menyiapkan blanko absensi / daftar hadir para pegawai. p. Mengirim



setiap



surta-surat



dinas



dengan



eksepedisi



untuk



pencatatannya. q. Mengurus



ekspedisi



(pengepakan/penyampain,pengiriman



dan



pengambilan) barang/paket, surat-surat dinas / laporan bulanan. r.



Menyiapkan obat-obatan PPPK para pegawai.



s. Mengurus keperluan pegawai yang ada kaitannya dengan kepentingan / keperluan dinas. t.



Mengelola buku tentang Peraturan Pemerintah, Keputusan Presiden, Buletin, Majalah, dan lain-lain.



u. Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan. 2. Bendaharawan Pengeluaran



3



a. Mengajukan SPM – UP, SPM –GU, SPM-Gaji / Lembur, SPPPM-LS ke KPPN b. Membukukan setiap penerimaan uang, SPM, Pajak dan setiap pengeluaran berupa tagihan pihak ketiga c. Menyimpan setiap penerimaan uang atau kertas-kertas berharga dalam brankas/Bank setelah dibukukan d. Melaksanakan



tagihan



pihak



ketiga



dan



menyetor



seluruh



penerimaan/pungutan pajak ke KPPN melalui Bank e. Melaksanakan penutupan buku serta mebuatkan Register penutupan kas setiap akhir bulan f.



Membuat LKKA, Laporan pungutan dan penyetoran pajak serta laporan realisasi Anggaran Rutin setiap akhit bulan



g. Mengajukan SPP Gaji dan lembur h. Membuat SPT PPh pasal 21 para pegawai i.



Menyimpan dan memelihara dengan baik semua arsip yang berkaitan dengan kegiatan Tata Usaha



j.



Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan.



3. Bendaharawan Penerimaan: a. Membukukan



setiap



penerimaan



dan



penyetoran



anggaran



penerimaan Negara Bukan Pajak (PNBP) dalam Buku Kas Umum (BKU) dan Buku Kas Pembantu (BKP) b. Menyimpan setiap penerimaan uang dari PNBP dalam brankas dan meyetorkannya seluruh penerimaan tersebut sekurang-kurangnya sekali dalam seminggu ke KPPN melalui Bank. c. Melaksanakan penutupan Buku serta dibuatkan Register penutupan Kas setiap akhir bulan. d. Membuat laporan penerimaan dan peyetoran anggaran PNBP setiap akhir bulan. e. Menyusun target penerimaan PNBP setiap tahun anggaran. f.



Menyimpan dan meemlihara dengan baik semua aarsip yang berkaitan dengan kegiatan Bendaharawan Penerima.



g. Melaksanakan tugas kain yang diberikan atasan. 4. Bendaharawan Barang Bertugas a. Mengadakan / menyiapkan berbagai bahan baku, peta, pias, blanko/formulir dan operasional/tata usaha lainnya.



4



b. Melayani permintaan barang keperluan sehari-hari untuk operasional / tata usaha. c. Melakukan stock opname barang keperluan operasional / tata usaha untuk keperluan perencanaan pengadaan. d. Membuat dan menyiapkan laporan bulanan barang habis pakai, laporan mutasi barang / triwulan, laporan Tahunan barang Inventaris, Laporan SABMN, Lpaoran opname fisik barang invenntaris dan laporan Kartu Inventaris Barang sesuai ketentuan. e. Membuat daftar inventaris ruangan dan buku inventaris. f.



Membuat barang inventaris yang akan dihapuskan dan menyimpan pelaksanaan penghapusan



g. Mengurus perpanjangan STNK dan PKB Kendaraan Dinas h. Melayani permohonan peminjaman Barang Inventaris Kantor i.



Mengurus pengadaan, penerimaan, penyimpanan, pemeliharaan dan pemakaian barang inventaris.



j.



Menyimpan dan memelihara dengan baik semua arsip yang berkatian dengan bendaharawan mayeriil



k. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan. 5. Pembuat Daftar gaji: a. Membuat/menyiapkan daftar gaji pegawai dan potongan sewa rumah dinas, daftar penerimaan uang lembur, daftar penerimaaan honor lainnya. b. Membuat Datfar Penerimaan Gaji untuk pegawai yang pindah atau pension untuk usulan penerbiatan SKPP oleh KPPN. c. Mengambil dan membayarkan gaji, uang lembur dan uang honor lainnnya. d. Mengurus potongan gaji para pegawai untuk pihak ketiga. e. Melaksanakan Administrasi pembuatan Daftar Gaji, uang lembur dan uang honor lainnya serta peraturan/petunjuj yang berkenaan/berkaitan dengannya. f.



Menyimpan dan memelihara dengan baik semua arsip yang berkaitan dengan kegiatan pembuatan daftar gaji.



g. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Stasiun. Pengarsipan di Stasiun Meteorologi Kelas III H.AS Hanandjoeddin Tanjungpandan saat ini masih manual. Proses pengarsipan hardcopy sudah



5



disusun namun membutuhkan inovasi. Penulis mengambil isu digitalisasi pengarsipan dokumen untuk mempercepat dari kinerja di Stasiun Meteorologi Kelas III H.AS Hanandjoeddin Tanjungpandan. dan penulis berharap dengan adanya rancanangan aktualisasi ini, backup dokumen-dokumen baik surat masuk dan surat keluar tersebut bisa dengan mudah diakses. B. Tujuan dan Manfaat Aktualisasi Tujuan dari Rancanangan aktualisasi ini adalah bertujuan untuk membentuk Aparatur Sipil Negara yang profesional dan membentuk nilai-nilai dasar Akuntabilitas, Nasionalisme, Etika Publik, Komitmen Mutu dan Anti Korupsi di dalam diri seorang Aparatur Sipil Negara. Dengan menerapkan nilai dasar ANEKA untuk menyelesaikan isu permasalahan terkait digitalisasi pengarsipan dokumen ketatausahaan diharapkan akan meningkatkan kinerja bagian Tata Usaha di Stasiun Meteorologi Tanjungpandan. C. Tempat dan waktu Aktualisasi Ruang lingkup rancangan Aktualisasi ini di Stasiun Meteorologi Kelas III H.AS



Hanandjoeddin



Tanjungpandan.



diselenggarakan, dari tanggal



Waktu



Pelaksanaan



kegiatan



16 Mei 2019 sampai dengan 25 Juni 2019.



Kegiatan yang dilakukan yaitu digitalisasi dan arsip dari dokumen surat masuk, surat keluar, dan dokumen bendaharan pengeluaran.



6



BAB II: NILAI DASAR PROFESI PNS DAN INDIKATORNYA Untuk membentuk Pegawai Negeri Sipil yang profesional, yang mampu melaksanakan tugas dan perannya sebagai pelayan masyarakat, diperlukan pembetukan karakter yang didasarkan pada nilai-nilai dasar profesi Pegawai Negeri Sipil sesuai dengan UU No 5 Tahun 2014. Nilai-nilai dasar tersebut adalah ANEKA, yaitu Akuntabilitas, Nasionalisme, Etika Publik, Komitmen Mutu dan Anti Korupsi. Berdasarkan dari kelima nilai dasar ANEKA, maka indikatornya yaitu: A. Akuntabilitas Akuntabilitas merujuk pada kewajiban setiap individu, kelompok atau institusi untuk memenuhi tanggungjawab yang menjadi amanahnya dan menjamin terwujudnya nilai-nilai pubik. Indikator adanya akuntabilitas adalah: Jujur, adil, Tanggungjawab, Mendahulukan Kepentingan Publik, Transparan, Kejelasan Kewenangan, Konsisten, Integritas. B. Nasionalisme Pengertian Nasionalisme secara arti luas, merupakan pandangan tentang rasa cinta yang wajar terhadap bangsa dan Negara, dan sekaligus menghormati bangsa lain. Pancasila merupakan ideologi Negara. Indikator Nasionalisme: -



KeTuhanan Yang Maha Esa



-



Kemanusiaan yang Adil dan Beradab



-



Persatuan Indonesia



-



Kerakyatan



yang



dipimpin



oleh



hikmat



kebijaksanaan



dalampermusyawaratan perwakilan -



Keadilan sosial bagi seluruh rakyat Indonesia



C. Etika Publik Etika Publik merupakan refleksi tentang standar/norma yang menentukan baik/buruk, benar/salah perilaku, tindakan dan keputusan untuk mengarahkan kebijakan public dalam rangka menjalankan tanggungjawab pelayanan publik. Nilai-nillai dasar etika public: -



Memegang teguhnilai-nilai dalam ideologi Negara Pancasila



-



Setia dan mempertahakan Undang-Undang Dasar Negara Kesatuan Republik Indonesia 1945



-



Menjalankan tugas secara profesional dan tidak berpihak



-



Membuat keputusan berdasarkan prinsip keahlian



7



-



Menciptakan lingkungan kerja yang non diskriminatif



-



Memelihara dan menjunjung tinggi standar etika luhur



-



Mempertanggung jawabkan tindakan dan kinerjanya kepada public



-



Memiliki kemampuan dalam melaksanakan kebijakan dan program pemerintah



-



Memberikan layanan kepada public secara jujur, tanggap, cepat, tepat, akurat, berdaya guna, berhasil guna dan santun



-



Mengutamakan kepemimpinan berkualitas tinggi



-



Menghargai komunikasi, konsultasi dan kerjasama



-



Mengutamakan pencapaian hasil dan mendorong kinerja pegawai



-



Mendorong kesetaraan dalam pekerjaan



-



Meningkatkan efektivitas system pemerintahan yang demokratis sebagai perangkat system karir.



D. Komitmen Mutu Komitmen mutu adalah pemenuhan kebutuhan masyrakat dengan mengedepankan aspek mutu (kualitas) dari produk yang dihasilkan oleh sebuah institusi/organisasi. Secara kajian konseptual, komitmen mutu terkait dengan konsep efektivitas, efisiensi, inovasi dan mutu. (LAN, 2015e) Efektivitas dan efisiensi selalu menjadi unsur utama dalam melakukan pelayanan publik secara optimal. Efektivitas merupakan keberhasilan dari suatu kegiatan yang dapat dilihat dari tercapai atau tidaknya tujuan dari



sebuah kegiatan yang dilakukan.



Sedangkan efisiensi adalah tercapainya sebuah tujuan dalam menjalankan tugas dengan baik dan disertai dengan penghematan waktu, biaya dan jumlah SDM untuk menyelesaikannya. Inovasi berarti pembuatan sesuatu yang baru dan berguna bagi orang lain dan mutu merupakan kualitas dari sebuah tindakan yang dilakukan. E. Anti Korupsi Korupsi adalah tindakan yang melanggar norma-norma hukum baik tertulis maupun tidak tertulis yang berakibat rusaknya tatanan hukum, politik, administrasi, manajemen, sosial dan budaya serta berakibat pula terhadap terampasnya hakhak rakyat yang semestinya didapat. (LAN, 2015c) Sedangkan anti korupsi adalah sebuah sikap atau tindakan yang dilakukan baik oleh perorangan atau institusi untuk mengurangi tindakan segala jenis tindakan korupsi yang dapat berbentuk merugikan keuangan negara, suap menyuap, penggelapan dalam jabatan, gratifikasi,



pemerasan,



perbuatan



curang,



8



benturan



kepentingan



dalam



pengadaan. Indikator-indikator dalam nilai Anti Korupsi antara lain: adil, peduli, jujur, mandiri, disiplin, tanggung jawab, kerja keras, sederhana, dan berani.



9



BAB III: RANCANGAN AKTUALISASI A. Identifikasi dan Analisis Isu/ Situasi Problematik Penetapan isu yang sedang berkembang dan relevan di Stasiun Meteorologi Kelas III H.AS Hanandjoeddin Tanjungpandan berdasarkan tupoksi dari stasiun tersebut, 1. Belum tersedianya sebuah sistem digitalisasi dokumen yang mudah diakses (MA) 2. Dokumen masih dalam bentuk hardcopy, belum ada dalam bentuk softcopy (MA) 3. Dokumen masih tidak tersusun secara sistematis (MA) 4. Belum adanya Backup dokumen-dokumen (MA)



Keterangan: PB (Pelayanan Publik), MA (Manajemen ASN), WoG (Whole of Gaverment) Penetapan Masalah Utama dari isu-isu tersebut diurutkan berdasarkan Matriks USG (U=Urgency S=Seriousness G=Growth)



Tabel 3. 1 Penetapan Isu Permasalahan No 1



2 3 4



Masalah Utama



U



Belum tersedianya sebuah sistem digitalisasi dokumen yang mudah diakses Dokumen masih dalam bentuk hardcopy, belum ada dalam bentuk softcopy Dokumen masih tidak tersusun secara sistematis Belum adanya Backup dokumendokumen



Kriteria Penilaian S



G



Total Nilai



5



4



5



14



5



5



5



15



5



4



4



13



4



4



4



12



Isu utama yang diambil berdasarkan tingkatan matriks USG adalah “Dokumen masih dalam bentuk hardcopy, belum ada dalam bentuk softcopy”



10



B. Rencana Pelaksanaan Kegiatan Aktualisasi Adapun rencana Pelaksanaan kegiatan yang akan diaktualisasikan adalah : 1. Melakukan Scan dokumen surat masuk 2. Melakukan Scan dokumen surat keluar 3. Mengelompokkan hasil scan di exel 4. Menyimpan dokumen hasil scan ke google drive 5. Penataan dokumen hardcopy (surat masuk,keluar)



11



Rancangankegiatanaktualisasi di stasiun Meteorologi Kelas III H.AS Hanandjoeddin Tanjungpandan bisa dilihat di tabel di bawah ini. Dalam menjalankan kegiatan-kegiatan tersebut terdapat implementasi dari nilai-nilai ANEKA (Akuntabilitas, Nasionalisme, Etika Publik, Komitmen Mutu, dan Anti Korupsi) Tabel 3. 2 Rancangan Kegiatan Aktualisasi di Stasiun Meteorologi Kelas III H.AS Hanandjoeddin Tanjungpandan NO 1



Kegiatan Melakukan dokumen masuk



Tahapan Kegiatan Scan 1. Menyiapkan peralatan surat scanner 2. Menyiapkan bahan/arsip yang akan dilakukan digitalisasi 3. Melakukan scan dokumen ke dalam bentuk pdf



Output Data berupa Dokumen dalam Softcopy dan Foto



Keterkaitan Nilai-Nilai Dasar Akuntabilitas (tanggungjawab) Komitmen Mutu (kreatifitas)



12



Kontribusi Terhadap VisiMisi Organisasi Terwujudnya visi BMKG yang tanggap dan mampu memberikan pelayanan meteorologi, klimatologi, kualitas udara dan geofisika yang handal guna mendukung keselamatan dan keberhasilan pembangunan nasional serta berperan aktif di tingkat internasional serta misi mengamati dan memahami fenomena Meteorologi, Klimatologi, Kualitas udara dan Geofisika



Kontribusi Terhadap Penguatan Nilai Organisasi Kegiatan ini berorientasi terhadap penguatan nilai profesional, inovatif, dedikasi, pembelajaran.



2



3



Melakukan Scan 1. Menyiapkan peralatan dokumen surat keluar scanner dengan hatihati 2. Menyiapkan bahan/arsip yang akan dilakukan digitalisasi 3. Melakukan scan dokumen ke dalam bentuk pdf



Data berupa Dokumen dalam Softcopy dan Foto



Mengelompokkan hasil scan di exel



Data berupa Dokumen dalam Softcopy dan Foto yang tersimpan dalam aplikasi excel



1. Melakukan pemilahan dokumendokumen sesuai jenis klasifikasinya suratnya dengan tepat,cermat. 2. Melakukan kodefisikasi/penama an file yang memudahkan pencarian file



Akuntabilitas (tanggungjawab) Komitmen Mutu (kreatifitas)



Akuntabilitas (tanggungjawab) Komitmen Mutu (kreatifitas)



13



Terwujudnya visi BMKG yang tanggap dan mampu memberikan pelayanan meteorologi, klimatologi, kualitas udara dan geofisika yang handal guna mendukung keselamatan dan keberhasilan pembangunan nasional serta berperan aktif di tingkat internasional serta misi mengamati dan memahami fenomena Meteorologi, Klimatologi, Kualitas udara dan Geofisika



Kegiatan ini berorientasi terhadap penguatan nilai profesional, inovatif, dedikasi, pembelajaran.



Terwujudnya visi BMKG yang tanggap dan mampu memberikan pelayanan meteorologi, klimatologi, kualitas udara dan geofisika yang handal guna mendukung keselamatan dan keberhasilan pembangunan nasional serta berperan aktif di tingkat internasional serta misi mengamati dan



Kegiatan ini berorientasi terhadap penguatan nilai profesional, inovatif, dedikasi, pembelajaran.



memahami fenomena Meteorologi, Klimatologi, Kualitas udara dan Geofisika 4



5



Menyimpan dokumen hasil scan ke google drive



Penataan dokumen hardcopy (surat masuk,keluar)



1. Semua dokumen yang sudah dikelompokkan di dalam exel, disimpan didalam google drive sesuai dengan klasifikasinya 2. Melakukan pengecekan file-file yang sudah diupload di aplikasi excel maupun google drive



Data berupa Dokumen dalam Softcopy dan Foto



1. Setiap dokumen dilakukan penyimpanan di File Box berdasarkan Jenis surat, Tahun surat dan disusun



Data berupa dokumen dalam hardcopy dan foto



Akuntabilitas (tanggungjawa, konsisten) Komitmen Mutu (kreatifitas) Etika Publik (profesional)



Akuntabilitas (tanggungjawab) Komitmen Mutu (kreatifitas)



14



Terwujudnya visi BMKG yang tanggap dan mampu memberikan pelayanan meteorologi, klimatologi, kualitas udara dan geofisika yang handal guna mendukung keselamatan dan keberhasilan pembangunan nasional serta berperan aktif di tingkat internasional serta misi mengamati dan memahami fenomena Meteorologi, Klimatologi, Kualitas udara dan Geofisika



Kegiatan ini berorientasi terhadap penguatan nilai profesional, inovatif, dedikasi, pembelajaran.



Terwujudnya visi BMKG yang tanggap dan mampu memberikan pelayanan meteorologi, klimatologi, kualitas udara dan geofisika yang handal guna mendukung keselamatan



Kegiatan ini berorientasi terhadap penguatan nilai profesional, inovatif, dedikasi, pembelajaran.



berdasarkan Tanggal dan nomor surat



6



Penataan ruangan untuk penyimpanan dokumen arsip



1. Menentukan konsep ruangan 2. Membuat tempat khusus penyimpanan dokumen 3. Pembuatan kategori dokumen berdasarkan Tahun, Jenis Surat



dan keberhasilan pembangunan nasional serta berperan aktif di tingkat internasional serta misi mengamati dan memahami fenomena Meteorologi, Klimatologi, Kualitas udara dan Geofisika Data berupa dokumen dalam hardcopy dan foto



Akuntabilitas (Kejelasan, konsistensi) Komitmen Mutu (kreatifitas)



15



Terwujudnya visi BMKG yang tanggap dan mampu memberikan pelayanan meteorologi, klimatologi, kualitas udara dan geofisika yang handal guna mendukung keselamatan dan keberhasilan pembangunan nasional serta berperan aktif di tingkat internasional serta misi mengamati dan memahami fenomena Meteorologi, Klimatologi, Kualitas udara dan Geofisika



Kegiatan ini berorientasi terhadap penguatan nilai profesional, inovatif, dedikasi, pembelajaran.



7



Melakukan digitalisasi dokumen arsip lainnya dan menyimpan dokumen arsip lainnya ke dalam google drive.



1. Semua dokumen yang sudah dikelompokkan di dalam exel, disimpan didalam google drive sesuai dengan klasifikasinya 2. Melakukan pengecekan file-file yang sudah diupload di aplikasi excel maupun google drive



Data berupa dokumen dalam softcopySS dan foto



Akuntabilitas (Kejelasan, konsistensi) Komitmen Mutu (kreatifitas) Anti (disiplin, peduli)



16



Korupsi jujur,



Terwujudnya visi BMKG yang tanggap dan mampu memberikan pelayanan meteorologi, klimatologi, kualitas udara dan geofisika yang handal guna mendukung keselamatan dan keberhasilan pembangunan nasional serta berperan aktif di tingkat internasional serta misi mengamati dan memahami fenomena Meteorologi, Klimatologi, Kualitas udara dan Geofisika



Kegiatan ini berorientasi terhadap penguatan nilai profesional, inovatif, dedikasi, pembelajaran.



C. Jadwal Rencana Aksi Dalam merancang aktualisasi, dibutuhkan jadwal rencana aksi. Jadwal rencana aksi bisa dilihat pada tabel berikut ini. Tabel 3. 3 Rencana Pelaksanaan Kegiatan Aktualisasi Jadwal Kegiatan



NO



Kegiatan



Mei



Juni



Minggu Ke



Minggu Ke



3 1



Melakukan Scan dokumen surat masuk



2



Melakukan Scan dokumen surat keluar



3



Mengelompokkan hasil scan di exel sebagai backup ke dalam computer



4



Menyimpan dokumen hasil scan surat keluar dan masuk ke google drive



5



Penataan dokumen hardcopy (surat masuk,keluar)



6



Penataan ruangan untuk penyimpanan dokumen arsip



7



Melakukan digitalisasi dokumen arsip lainnya dan menyimpan dokumen arsip lainnya ke dalam google drive.



17



4



5



1



2



3



D. Rencana Antisipasi Kendala Dalam melaksanakan rancangan aktualisasi, mungkin didapati beberapa kendala. Adapun antisipasi kendala dan strategi mengatasi kendala bisa dilihat pada tabel berikut ini. Tabel 3. 4 Antisipasi Kendala dan Strategi Mengatasi Masalah No



1



Kendala yang mungkin terjadi



Strategi mengatasi kendala



Sering terjadi pemadaman listrik Menyalakan Genset atau melaporkan ke



kepala



kelompok



teknisi



agar



masalah bisa teratasi



2



Mesin Printer rusak



Menggunakan mesin printer dengan baik dan melakukan perawatan rutin



3



Koneksi Internet eror



Penggunaan handphone



18



koneksi



internet



dari



BAB IV: PELAKSANAAN AKTUALISASI A. Pelaksanaan Kegiatan Kegiatan aktualisasi dilaksanakan si Stasiun Meteorologi Kelas III H.AS Hanandjoeddin Tanjungpandan. Waktu pelaksanaan yaitu dari tanggal 16 Mei 2019 hingga tanggal 25 Juni 2019. Kegiatan-kegiatan yang dilakukan ini merupakan kegiatan yang berdasarkan isu/masalah yang diangkat dan juga berdasarkan Sasaran Kinerja Pegawai (SKP) / tupoksi milik penulis yang telah disetujui oleh Mentor dan Coach. Kondisi pelaksanaan aktualisasi bertepatan dengan bulan Ramadhan, hari raya Idul Fitri dan Liburan Sekolah, tetapi disini penulis memaksimalkan waktu untuk terwujudnya aktualisasi yang telah direncanakan sebelumnya. Selama kegiatan tersebut penulis telah menerapkan nilai-nilai dari ANEKA, yaitu Akuntabilitas, Nasionalisme, Etika Publik, Komitmen Mutu, dan Anti Korupsi sebagai Aparatur Sipil Negara.



Tabel 4. 1 Uraian Kegiatan Aktualisasi di Stasiun Meteorologi Kelas III H.AS Hanandjoeddin Tanjungpandan No 1 2 3 4 5 6 7



Kegiatan Kreatif Melakukan scan dokumen Surat Masuk dan dikelompokkan ke dalam exel berdasarkan tahun, Melakukan scan dokumen Surat Keluar dan dikelompokkan ke dalam exel berdasarkan tahun, Melakukan penyimpanan hasil Scan arsip kedalam Google Drive untuk surat masuk dan surat keluar Melakukan backup data hasil digitalisasi ke dalam computer khusus administrasi Melakukan penataan dari setiap dokumen hardcopy dengan pembuatan kode warna disetiap box Melakukan penataan ruangan untuk penyimpanan dokumen arsip Melakukan digitalisasi dokumen arsip lainnya dan penyimpanan dokumen arsip lainnya ke dalam google drive



Paparan secara detail tentang pelaksanaan agenda aktualisasi di Stasiun Meteorologi Kelas III H.AS Hanandjoeddin Tanjungpandan secara detail dijelaskan sebagai berikut :



19



Tabel 4. 2 Melakukan scan dokumen Surat Masuk dan dikelompokkan ke dalam exel berdasarkan Tahun Judul Kegiatan



Melakukan scan dokumen Surat Masuk dan dikelompokkan ke dalam exel berdasarkan tahun



Tanggal



16 Mei – 25 Juni 2019



Daftar Lampiran



Lampiran 2 Melakukan scanning dokumen



a. Deskripsi proses Penulis berkoordinasi dengan Kepala Stasiun, Kapoksi dan Bagian Tata Usaha untuk pengumpulan dokumen-dokumen surat masuk yang ingin dilakukan scan. Dokumen surat masuk dimulai dari Tahun 2018. Penulis melakukan pengelompokan dokumen surat masuk berdasarkan tahun yang dimulai dari tahun 2018-2019. b. Tahapan kegiatan Tahapan kegiatan yang telak dilakukan untuk mengaktualisasikan kegiatan ini adalah, setiap dokumen masuk dikelompokkan didalam folder file berdasarkan tahun, bulan, tanggal dan berdasarkan nomor surat. Kemudian penulis membuat file exel dan melakukan pengelompokan berdasarkan nomor surat, tanggal surat, kode scan, tentang dan tujuan. Kemudian penulis melakukan scan dokumen surat masuk dalam format pdf, dan pemilihan ukuran sedang. Penulis membagi pengelompokan berdasarkan tanggal surat, kode scan, tentang dan tujuan untuk mempermudah dalam pengidentifikasian. c.



Nilai dasar yang mendasari beserta indikatornya dan teknik aktualisasi yang digunakan Nilai dasar yang mendasari kegiatan ini adalah Akuntabilitas dengan bertanggungjawab dan memberikan Nilai Komitmen mutu dengan kreatifitas dalam pengoktimalan kinerja, sehingga mempermudah proses pengarsipan dokumen. Nilai Komitmen mutu dengan kreatifitas dan ide sendiri membuat arsip digital lebih efektif dan efisien. Nilai Nasionalisme dengan bekerjasama dengan Petugas Tata Usaha.



d. Kontribusi terhadap visi-misi Pelaksanaan kegiatan scanning dari dokumen surat masuk ini untuk tata kelola administrasi secara profesional demi memberikan konstribusi terhadap nilai instansi BMKG sesuai dengan visinya yaitu memberikan pelayanan data dan informasi BMKG dalam hal ini informasi Kualitas Udara yang cepat, tepat dan akurat. e. Kontribusi terhadap penguatan organisasi Dilaksanakannya kegiatan scanning dokumen surat masuk dan untuk tata kelola administrasi secara profesional memberikan kontribusi terhadap nilai organisasi BMKG yaitu fokus pada kualitas informasi data yang diberikan dan memberikan tata kelola administrasi yang professional terhadap pelanggan.



20



Tabel 4. 3 Melakukan scan dokumen Surat Keluar dan dikelompokkan ke dalam exel berdasarkan tahun Judul Kegiatan



Melakukan scan dokumen Surat Keluar dan dikelompokkan ke dalam exel berdasarkan tahun



Tanggal



16 Mei – 25 Juni 2019



Daftar Lampiran



Lampiran 3 Melakukan scanning dokumen



a. Deskripsi proses Penulis berkoordinasi dengan Kepala Stasiun, Kapoksi dan Bagian Tata Usaha untuk pengumpulan dokumen-dokumen surat keluar yang ingin dilakukan scan. Dokumen surat masuk dimulai dari Tahun 2018. Penulis melakukan pengelompokan dokumen surat masuk berdasarkan tahun yang dimulai dari tahun 2018-2019. b. Tahapan kegiatan Tahapan kegiatan yang telak dilakukan untuk mengaktualisasikan kegiatan ini adalah, setiap dokumen keluar dikelompokkan didalam folder file berdasarkan Tahun, Bulan, dan Tanggal dan berdasarkan nomor surat. Kemudian penulis melakukan scan dokumen surat masuk dalam format pdf, dan pemilihan ukuran sedang. c.



Nilai dasar yang mendasari beserta indikatornya dan teknik aktualisasi yang digunakan Nilai dasar yang mendasari kegiatan ini adalah Akuntabilitas dengan bertanggungjawab dan memberikan Nilai Komitmen mutu dengan kreatifitas dalam pengoktimalan kinerja, sehingga mempermudah proses pengarsipan dokumen, Nilai Komitmen mutu dengan kreatifitas dan ide sendiri membuat arsip digital lebih efektif dan efisien. Nilai Nasionalisme dengan bekerjasama dengan Petugas Tata Usaha. d. Kontribusi terhadap visi-misi Pelaksanaan kegiatan scanning dari dokumen surat masuk ini untuk tata kelola administrasi secara profesional demi memberikan konstribusi terhadap nilai instansi BMKG sesuai dengan visinya yaitu memberikan pelayanan data dan informasi BMKG dalam hal ini informasi Kualitas Udara yang cepat, tepat dan akurat. e. Kontribusi terhadap penguatan organisasi Dilaksanakannya kegiatan scanning dokumen surat keluar dan untuk tata kelola administrasi secara profesional memberikan kontribusi terhadap nilai organisasi BMKG yaitu fokus pada kualitas informasi data yang diberikan dan memberikan tata kelola administrasi yang professional terhadap pelanggan.



21



Tabel 4. 4 melakukan penyimpanan hasil scan arsip kedalam Google Drive untuk surat masuk dan surat keluar Judul Kegiatan



Melakukan penyimpanan hasil Scan arsip kedalam Google Drive untuk surat masuk dan surat keluar



Tanggal



16 Mei – 25 Juni 2019



Daftar Lampiran



Lampiran 4 Penimpanan hasilscan ke dalam google drive



a. Deskripsi proses Penulis berkoordinasi dengan Kepala Stasiun, Kapoksi dan Bagian Tata Usaha untuk pengumpulan dokumen-dokumen surat masuk dan surat keluar. Dokumen yang sudah diarsipkan berdasarkan folder file dan sudah discan ke file yang sudah dikelompokkan, maka dilakukan penyimpanan di goole drive. b. Tahapan kegiatan Tahapan kegiatan yang telak dilakukan untuk mengaktualisasikan kegiatan ini adalah, setiap dokumen masuk dan keluar yang sudah dikelompokkan dan sudah dilakukakan scanning, maka dokumen tersebut dimasukkan ke google drive. Pertama penulis mendaftar terlebih dahulu google drive tata usaha. Email yang saya gunakan adalah email dari tata usaha. Dikarenakan kapasitas dari google drive terbatas, penulis diawal telah membuat kapasitas scanning dalam ukuran sedang. Google drive bisa digunakan untuk menyimpan berbagai jenis file seperti: gambar-gambar (image), video, power point, text, pdf, kuis dan lain-lain. Keuntungan mempunyai akun google drive yaitu : Free , Kapasitas cukup besar, mudah diakses, dapat berbagi file (di share) , membuat kuisioner. c.



Nilai dasar yang mendasari beserta indikatornya dan teknik aktualisasi yang digunakan Nilai dasar yang mendasari kegiatan ini adalah Akuntabilitas dengan bertanggungjawab dan memberikan Nilai Komitmen mutu dengan kreatifitas dalam pengoktimalan kinerja, sehingga mempermudah proses pengarsipan dokumen, Nilai Komitmen mutu dengan kreatifitas dan ide sendiri membuat arsip digital lebih efektif dan efisien. Nilai Nasionalisme dengan bekerjasama dengan Petugas Tata Usaha.



d. Kontribusi terhadap visi-misi Pelaksanaan kegiatan penyimpanan hasil scan dari dokumen surat masuk dan surat keluar ini kedalam google drive untuk tata kelola administrasi secara profesional demi memberikan konstribusi terhadap nilai instansi BMKG sesuai dengan visinya yaitu memberikan pelayanan data dan informasi BMKG dalam hal ini informasi Kualitas Udara yang cepat, tepat dan akurat. e. Kontribusi terhadap penguatan organisasi Dilaksanakannya kegiatan penyimpanan hasil scan dari dokumen surat masuk dan surat keluar ini kedalam google drive,dokumen surat masuk dan untuk tata kelola administrasi secara profesional memberikan kontribusi terhadap nilai organisasi BMKG yaitu fokus pada kualitas informasi data yang diberikan dan memberikan tata kelola administrasi yang professional terhadap pelanggan.



22



Tabel 4. 5 Melakukan backup data hasil digitalisasi ke dalam komputer khusus administrasi Judul Kegiatan



Melakukan backup data hasil digitalisasi ke dalam computer khusus administrasi



Tanggal



16 Mei – 25 Juni 2019



Daftar Lampiran



Lampiran 5 Melakukan backup kedalam computer khusus



a. Deskripsi proses Penulis berkoordinasi dengan Kepala Stasiun, Kapoksi dan Bagian Tata Usaha untuk melakukan backup data hasil digitalisasi ke dalam komputer khusus administrasi. Penulis memilih satu komputer khusus guna mengumpulkan setiap hasil digitalisasi agar mempermudah dalam pencarian data dan demi keamanan data hasil digitalisasi. b. Tahapan kegiatan Tahapan kegiatan yang telak dilakukan untuk mengaktualisasikan kegiatan ini adalah, data hasil digitalisai yang telah diproses sebelumnya, yang dimulai dari pengelompokan surat masuk dan keluar kedalam folder file, melakukan scanning dalam bentuk pdf dalam ukuran sedang, dan menyimpan file tersebut ke dalam google drive, maka selanjutnya penulis melakukan backup data didalam satu komputer khusus. Penulis menggunakan komputer khusus sesuai dengan persetujuan dari Kepala Stasiun. Setiap dokumen yang sudah ada backup data , akan mempermudah pada saat pengambilan data bagi yang berkepentingan. c.



Nilai dasar yang mendasari beserta indikatornya dan teknik aktualisasi yang digunakan Nilai dasar yang mendasari kegiatan ini adalah Akuntabilitas dengan bertanggungjawab dan memberikan Nilai Komitmen mutu dengan kreatifitas dalam pengoktimalan kinerja, sehingga mempermudah proses pengarsipan dokumen, Nilai Komitmen mutu dengan kreatifitas dan ide sendiri membuat arsip digital lebih efektif dan efisien.



d. Kontribusi terhadap visi-misi Pelaksanaan kegiatan backup data hasil digitalisasi ke dalam computer khusus administrasi dari dokumen surat masuk dan keluar ini untuk tata kelola administrasi secara profesional demi memberikan konstribusi terhadap nilai instansi BMKG sesuai dengan visinya yaitu memberikan pelayanan data dan informasi BMKG dalam hal ini informasi Kualitas Udara yang cepat, tepat dan akurat. e. Kontribusi terhadap penguatan organisasi Dilaksanakannya kegiatan backup data hasil digitalisasi ke dalam computer khusus administrasi dokumen surat masuk dan keluar untuk tata kelola administrasi secara profesional memberikan kontribusi terhadap nilai organisasi BMKG yaitu fokus pada kualitas informasi data yang diberikan dan memberikan tata kelola administrasi yang professional terhadap pelanggan.



23



Tabel 4. 6 Melakukan penataan dari setiap dokumen hardcopy dengan pembuatan kode warna disetiap box Judul Kegiatan



Melakukan penataan dari setiap dokumen hardcopy dengan pembuatan kode warna disetiap box



Tanggal



16 Mei – 25 Juni 2019



Daftar Lampiran



Lampiran 6 Melakukan penataan dokumen berdasarkan warna box



a. Deskripsi proses Penulis berkoordinasi dengan Kepala Stasiun, Kapoksi dan Bagian Tata Usaha untuk melakukan penataan dari setiap dokumen hardcopy dengan pembuatan kode warna disetiap box. Dalam pembuatan kode warna disetiap box untuk merapikan dan mempermudah dalam pengenalan setiap dokumen. b. Tahapan kegiatan Tahapan kegiatan yang telak dilakukan untuk mengaktualisasikan kegiatan ini adalah, untuk dokumen yang sudah disusun di folder file, baik surat masuk, surat keluar, maka penulis melakukan penataan folder file tersebut didalam lemari khusus penyimpanan file. Penulis tetap melakukan pengurutan berdasarkan jenis surat dan tahun surat. c.



Nilai dasar yang mendasari beserta indikatornya dan teknik aktualisasi yang digunakan Nilai dasar yang mendasari kegiatan ini adalah Akuntabilitas dengan bertanggungjawab dan memberikan Nilai Komitmen mutu dengan kreatifitas dalam pengoktimalan kinerja, sehingga mempermudah proses pengarsipan dokumen.



d. Kontribusi terhadap visi-misi Pelaksanaan kegiatan penataan dari setiap dokumen hardcopy dengan pembuatan kode warna disetiap box tata kelola administrasi secara profesional demi memberikan konstribusi terhadap nilai instansi BMKG sesuai dengan visinya yaitu memberikan pelayanan data dan informasi BMKG dalam hal ini informasi Kualitas Udara yang cepat, tepat dan akurat. e. Kontribusi terhadap penguatan organisasi Dilaksanakannya kegiatan penataan dari setiap dokumen hardcopy dengan pembuatan kode warna disetiap box untuk tata kelola administrasi secara profesional memberikan kontribusi terhadap nilai organisasi BMKG yaitu fokus pada kualitas informasi data yang diberikan dan memberikan tata kelola administrasi yang professional terhadap pelanggan.



24



Tabel 4. 7 Melakukan penataan ruangan untuk penyimpanan dokumen arsip Judul Kegiatan



Melakukan penataan ruangan untuk penyimpanan dokumen arsip



Tanggal



16 Mei – 25 Juni 2019



Daftar Lampiran



Lampiran 7 Penataan ruangan penyimpanan dokumen arsip



Berisi uraian kegiatan yang lebih detil dari table 2.1 yang berisi: a. Deskripsi proses Penulis berkoordinasi dengan Kepala Stasiun, Kapoksi dan Bagian Tata Usaha untuk penataan ruangan untuk penyimpanan dokumen arsip. b. Tahapan kegiatan Tahapan kegiatan yang telak dilakukan untuk mengaktualisasikan kegiatan ini adalah, ruangan yang telah ditentukan dan dipilih dalam penyimpanan dokumen arsip disusun dan dirapikan demi ketahanan dan ke akuratan setiap dokumen tersebut. Penulis melakukan penataan ruangan agar dokumen yang sudah di arsip tersebut dapat digunakan dalam jangka waktu yang panjang. Penataan ruangan yang dilakukan juga untuk mencegah agar dokumen tidak mudah rusak. c.



Nilai dasar yang mendasari beserta indikatornya dan teknik aktualisasi yang digunakan Nilai dasar yang mendasari kegiatan ini adalah Akuntabilitas dengan bertanggungjawab dan memberikan Nilai Komitmen mutu dengan kreatifitas dalam pengoktimalan kinerja, sehingga mempermudah proses pengarsipan dokumen.



d. Kontribusi terhadap visi-misi Pelaksanaan kegiatan penataan ruangan untuk penyimpanan dokumen arsip ini untuk tata kelola administrasi secara profesional demi memberikan konstribusi terhadap nilai instansi BMKG sesuai dengan visinya yaitu memberikan pelayanan data dan informasi BMKG dalam hal ini informasi Kualitas Udara yang cepat, tepat dan akurat. e. Kontribusi terhadap penguatan organisasi Dilaksanakannya kegiatan penataan ruangan untuk penyimpanan dokumen arsip untuk tata kelola administrasi secara profesional memberikan kontribusi terhadap nilai organisasi BMKG yaitu fokus pada kualitas informasi data yang diberikan dan memberikan tata kelola administrasi yang professional terhadap pelanggan.



25



Tabel 4. 8 Melakukan digitalisasi dokumen arsip lainnya dan penyimpanan dokumen arsip lainnya ke dalam google drive Judul Kegiatan



Melakukan digitalisasi dokumen arsip lainnya dan penyimpanan dokumen arsip lainnya ke dalam google drive



Tanggal



16 Mei – 25 Juni 2019



Daftar Lampiran



Lampiran 8 Melakukan digitalisasi dokumen arsip lainnya



a. Deskripsi proses Penulis berkoordinasi dengan Kepala Stasiun, Kapoksi dan Bagian Tata Usaha untuk dokumen arsip lainnya dan penyimpanan arsip lainnya ke dalam google drive. b. Tahapan kegiatan Tahapan kegiatan yang telak dilakukan untuk mengaktualisasikan kegiatan ini adalah, dokumen yang sudah diarsipakan, baik didalam file folder, dan yang sudah dilakukan dalam penataan ruangan khusus,dan sudah dilakukan scanning, maka dokumen tersebut dimasukkan ke dalam google drive. Pemilihan penyimpanan dalam bentuk file pdf dan dalam ukuran sedang. Kegiatan penyimpanan dalam google drive sebagai salah satu alternatif penyimpanan untuk pencadangan apabila terjadi hal-hal yang tidak diinginkan, seperti terjadi kerusakan dokumen apabila terjdi kebakaran, maka dokumen yang sudah disimpan dalam google drive menjadi salah satu alternatif pengambilan dokumen. c.



Nilai dasar yang mendasari beserta indikatornya dan teknik aktualisasi yang digunakan Nilai dasar yang mendasari kegiatan ini adalah Akuntabilitas dengan bertanggungjawab dan memberikan Nilai Komitmen mutu dengan kreatifitas dalam pengoktimalan kinerja, sehingga mempermudah proses pengarsipan dokumen,



d. Kontribusi terhadap visi-misi Pelaksanaan kegiatan digitalisasi dokumen arsip lainnya dan penyimpanan dokumen arsip lainnya ke dalam google drive untuk tata kelola administrasi secara profesional demi memberikan konstribusi terhadap nilai instansi BMKG sesuai dengan visinya yaitu memberikan pelayanan data dan informasi BMKG dalam hal ini informasi Kualitas Udara yang cepat, tepat dan akurat. e. Kontribusi terhadap penguatan organisasi Dilaksanakannya kegiatan scanning dokumen surat masuk dan untuk tata kelola administrasi secara profesional memberikan kontribusi terhadap nilai organisasi BMKG yaitu fokus pada kualitas informasi data yang diberikan dan memberikan tata kelola administrasi yang professional terhadap pelanggan.



26



B. Capaian Agenda Aktualisasi Tabel 4. 9 Capaian Agenda Aktualisasi No



Daftar Kegiatan



1



Melakukan scan dokumen Surat Masuk dan dikelompokkan ke dalam exel berdasarkan tahun,



Adanya masuk



Melakukan scan dokumen Surat Keluar dan dikelompokkan ke dalam exel berdasarkan tahun,



Adanya keluar



Melakukan penyimpanan hasil Scan arsip kedalam Google Drive untuk surat masuk dan surat keluar



Melakukan backup data hasil digitalisasi ke dalam computer khusus administrasi



Adanya cadangan Keamanan terjaga



dokumen



Backup data



Melakukan penataan dari setiap dokumen hardcopy dengan



Keamanan terjaga



dokumen



Foto Kegiatan



2



3



4



5



Capaian



scan



Keamanan terjaga



surat



dokumen



Output Kegiatan



% (persentase capaian)



Keterangan



Folder dokumen Foto Kegiatan



90



Terlaksana



Tata arsip dokumen yang baik, efektif dan efisien dalam arsip dokumen secara digital Folder dokumen Foto Kegiatan



93



Terlaksana



Adanya arsip digital ke dalam google drive



Foto Kegiatan



93



Terlaksana



Keamanan terjaga



Backup data



92



Terlaksana



scan



Keamanan terjaga



surat



dokumen



Tata arsip dokumen yang baik, efektif dan efisien dalam arsip dokumen secara digital



dokumen



Tata arsip dokumen yang baik, efektif dan efisien dalam arsip dokumen secara digital arsip



Tata arsip dokumen yang baik, efektif dan



27



Foto Kegiatan



Backup data



93



6



7



pembuatan kode warna disetiap box



efisien dalam arsip dokumen secara digital



Melakukan penataan ruangan untuk penyimpanan dokumen arsip



Keamanan terjaga



Melakukan digitalisasi dokumen arsip lainnya dan penyimpanan dokumen arsip lainnya ke dalam google drive



Tata arsip dokumen yang baik, efektif dan efisien dalam arsip dokumen secara digital



dokumen



Foto Kegiatan



92



Foto Kegiatan



86



Tata arsip dokumen yang baik, efektif



Backup data



C. Strategi Pembimbingan Penulis melaksanaan aktualisasi selama 22 April 2019 s/d 25 Juni 2019 di Stasiun Meteorologi Kelas III H.AS Hanandjoeddin Tanjungpandan. Dalam penyusunan laporan aktualisasi ini penulis mendapatkan bimbingan dari coach dan mentor. Konsultasi dan bimbingan dengan coach dilakukan secara tidak langsung yaitu melaui whatsapp dengan hari dan waktu yang sudah ditentukan, konsultasi dan bimbingan dengan mentor dilakukan secara langsung yaitu diskusi tatap muka. Konsultasi dan bimbingan disesuaikan dengan kebutuhan.



28



D. Pembimbingan Dengan Coach Tabel 4. 10 Pembimbingan Dengan Coach Nama Peserta



: DESIMIATY SILAEN



Instansi



:STAMET KELAS III H.AS HANANDJOEDDIN TANJUNGPANDAN



Tempat Aktualisasi No



: Stasiun Meteorologi Kelas III H. AS Hanandjoeddin Tnajungpandan



Tanggal



1



23 Juni 2019



2



26 Juni 2019



3



28 Juni 2019



Kegiatan



Output



Progress Perkembangan Laporan Aktualisasi Masukan Penulisan dan koreksi laporan aktualisasi Progress PPT Presentasi dan Hasil akhir Laporan Aktualisasi



-Perbaikan Bab 4 -Peningkatan proses laporan -Finalisasi Laporan Akhir



Media komunikasi yang digunakan (telepon/ SMS/email/fax/telegra m/dll. Email, Whatsap Email Diskusi langsung



-Powerpoint laporan



E. Pembimbingan dengan Mentor Tabel 4. 11 pembimbingan dengan Mentor Nama Peserta : DESIMIATY SILAEN Instansi



: STA.MET KELAS III H.AS HANANDJOEDDIN TANJUNGPANDAN



Tempat Aktualisasi: Stasiun Meteorologi Kelas III H.AS Hanandjoeddin Tanjungpandan No



Tanggal



Kegiatan



Output



1



22 Mei 2019



Konsultasi mengenai dokumen yang akan dilakukan pengarsipan



Pengarahan



2



29 Mei 2019



Konsultasi penataan ruangan penyimpanan dokumen



Persetujuan



3



14 Juni 2019



Konsultasi Progress Aktualisasi



Persetujuan



4



17 Juni 2019



Bimbingan Aktualisasi



Laporan Aktualisasi



Laporan



29



Akhir



Paraf Mentor



Kendala dan Strategi Mengatasinya



F.



Tabel 4. 12 Kendala dan Strategi Mengatasinya No



1



Kendala yang mungkin terjadi



Strategi mengatasi kendala



Sering terjadi pemadaman listrik Menyalakan Genset atau melaporkan ke



kepala



kelompok



teknisi



agar



masalah bisa teratasi 2



Mesin Printer rusak



Menggunakan mesin printer dengan baik dan melakukan perawatan rutin



3



Koneksi Internet eror



Penggunaan



koneksi



internet



dari



handphone 4



Ketersediaan



dokumen



– Dokumen disimpan di tempat yang



dokumen dan kualitas dokumen



aman, dan penyimpanan dilakukan perawatan rutin sekali seminggu.



30



BAB V: PENUTUP



A. Kesimpulan Dari pelaksanaan aktualisasiyang telah dilaksanakan dapat disimpulkan sebagai berikut : 1. Aktualisasi nilai-nilai dasar ASN sangat penting bagi penulis karena menjadi pembelajaran bagipenulis bagaimana menerapkan nilai-nilai Akuntabilitas, Nasionalisme, Etika Publik, Komitmen Mutu, Anti Korupsi dan kemudian dituangkan ke dalam aktualisasi. Kegiatan ini merupakan langkah awal untuk membentuk jiwa Aparatur Sipil Negara di masa yang akan datang dalam menjalankan tugas sebagai pelayan publik di unit tempat bekerja guna meningkatkan kualitas sumber daya ASN dan kualitas pelayanan public. 2. Kegiatan pemeliharaan dokumen sangatlah penting karena mampu menjaga



ketahanan



setiap



dokumen



dalam



jangka



panjang.



Penyimpanan digitalisasi di dalam google drive merupakan salah satu kreatifitas penulis sehingga menjadi salah satu alternatif apabila terjadi hal-hal yang tidak diinginkan seperti terjadi kebakaran. 3. Rancangan kegiatan yang telah di aktualisasikan oleh penulis membantu meningkatkan dalam pengelolaan pengarsipan dokumen di Stasiun Kelas III H.AS Hanandjoeddin Tanjungpandan.



B. Rekomendasi Penerapan nilai-nilai dasar profesi ASN (Akuntabilitas, Nasonalisme, Etika Publik, Komitmen Mutu dan Anti korupsi) diharapkan memberikan pengaruh tidak hanya untuk diri ASN sendiri tetapi juga lingkungan sekitar. Nilai-nilai dasar ASN juga diharapkan bukan hanya diterapkan pada saat kegiatan aktualisasi saja, akan tetapi juga diterapkan ketika kembali ke unit kerja di kemudian hari.



31



REFERENSI



https://www.syifawanajah.com/2014/07/mendaftar-google-drive-sebagaimedia.html (diakses pada tanggal 22 Juni 2019) https://www.youtube.com/watch?v=Lnd_7uELeiM (diakses pada tanggal 22 Juni 2019) https://www.google.com/search?hl=in&ei=2mUPXfLSBNa4tAbn4ayoCA&q=cara+ membuat+daftar+tabel+dan+gambar+otomatis&oq=cara+membuat+daftar+tabel &gs_l=psy-ab.1.3.0l10.2510783.2513612..2519281...0.0..0.304.3468.211j1......0....1..gws-wiz.......0i71.zgsDuUJ_JDA (diakses pada tanggal 22 Juni 2019) https://id.wikipedia.org/wiki/Pertanggungjawaban (diakses pada tanggal 22 Juni 2019) https://www.bmkg.go.id/profil/?p=visi-misi (diakses pada tanggal 22 Juni 2019) Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi. 2014. UU No.5 Tahun 2014 tentang Aparatur Sipil Negara. Jakarta : Men PAN-RB Lembaga Administrasi Negara. 2015. Aktualisasi Nilai-Nilai Dasar Profesi Pegawai Negeri Sipil : Modul Penyelenggaraan Perdana Pendidikan dan Pelatihan Calon Pegawai Negeri Sipil Prajabatan Golongan III. Jakarta. Lembaga Administrasi Negara Lembaga Administrasi Negara.2015.Akuntabilitas : Modul Penyelenggaraan Perdana Pendidikan dan Pelatihan Calon Pegawai Negeri Sipil Prajabatan Golongan III.Jakarta. Lembaga Administrasi Negara Lembaga Administrasi Negara. 2015. Anti Korupsi : Modul Penyelenggaraan Perdana Pendidikan dan Pelatihan Calon Pegawai Negeri Sipil Prajabatan Golongan III. Jakarta. Lembaga Administrasi Negara Lembaga Administrasi Negara. 2015. Etika Publik : Modul Penyelenggaraan Perdana Pendidikan dan Pelatihan Calon Pegawai Negeri Sipil Prajabatan Golongan III. Jakarta. Lembaga Administrasi Negara Lembaga Administrasi Negara. 2015. Komitmen Mutu : Modul Penyelenggaraan Perdana Pendidikan dan Pelatihan Calon Pegawai Negeri Sipil Prajabatan Golongan III. Jakarta. Lembaga Administrasi Negara Lembaga Administrasi Negara. 2015. Nasionalisme : Modul Penyelenggaraan Perdana Pendidikan dan Pelatihan Calon Pegawai Negeri Sipil Prajabatan Golongan III. Jakarta. Lembaga Administrasi Negara Pusat Pendidikan dan Pelatihan Badan Meteorologi Klimatologi dan Geofisika. 2019. Panduan Kegiatan Aktualisasi Nilai Dasar: Pelatihan Dasar Golongan III Tahun 2019. Citeko. Balai Diklat Aparatur Citeko



32



Lampiran 1 PENETAPAN ISU



A. Nama Stasiun/Subid : Stasiun Meteorologi Kelas III H. AS Hanandjoeddin Tanjungpandan



B. Tupoksi 1. Mengajukan SPM – UP, SPM –GU, SPM-Gaji / Lembur, SPPPM-LS ke KPPN 2. Membukukan setiap penerimaan uang, SPM, Pajak dan setiap pengeluaran berupa tagihan pihak ketiga 3. Menyimpan setiap penerimaan uang atau kertas-kertas berharga dalam brankas/Bank setelah dibukukan 4. Melaksanakan tagihan pihak ketiga dan menyetor seluruh penerimaan/pungutan pajak ke KPPN melalui Bank 5. Melaksanakan penutupan buku serta mebuatkan Register penutupan kas setiap akhir bulan 6. Membuat LKKA, Laporan pungutan dan penyetoran pajak serta laporan realisasi Anggaran Rutin setiap akhit bulan 7. Mengajukan SPP Gaji dan lembur 8. Membuat SPT PPh pasal 21 para pegawai 9. Menyimpan dan memelihara dengan baik semua arsip yang berkaitan dengan kegiatan Tata Usaha 10. Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan



Tupoksi yang dipilih dan terkait dengan isu strategis yang berkembang adalah nomor 9.



C. Isu Strategis/Masalah Utama 1. Belum tersedianya sebuah sistem digitalisasi dokumen yang mudah diakses (MA); 2. Dokumen masih dalam bentuk hardcopy, belum ada dalam bentuk softcopy (MA); 3. Dokumen masih tidak tersusun secara sistematis(MA); 4. Belum adanya Backup dokumen-dokumen(MA); 33



Keterangan: PB (Pelayanan Publik), MA (Manajemen ASN), WoG (Whole of Gaverment) Menentukan prioritas masalah dari isu strategi/masalah utama yang berkembang menggunakan USG sebagai berikut: No 1



2 3 4



Kriteria Penilaian U S G



Masalah Utama Belum tersedianya sebuah sistem digitalisasi dokumen yang mudah diakses Dokumen masih dalam bentuk hardcopy, belum ada dalam bentuk softcopy Dokumen masih tidak tersusun secara sistematis Belum adanya Backup dokumendokumen



Total Nilai



5



4



5



14



5



5



5



15



5



4



4



13



4



4



4



12



D. Rumusan Isu “Belum tersedianya arsip dokumen dalam bentuk softcopy untuk mempermudah akses ketika dibutuhkan di Stamet Kelas III H. AS Hanandjoeddin Tanjungpandan” E. Kegiatan Kreatif Pemecahan Isu



No 1 2 3 4 5 6 7



Kegiatan Kreatif Melakukan scan dokumen Surat Masuk dan dikelompokkan ke dalam exel berdasarkan tahun, Melakukan scan dokumen Surat Keluar dan dikelompokkan ke dalam exel berdasarkan tahun, Melakukan penyimpanan hasil Scan arsip kedalam Google Drive untuk surat masuk dan surat keluar Melakukan backup data hasil digitalisasi ke dalam computer khusus administrasi Melakukan penataan dari setiap dokumen hardcopy dengan pembuatan kode warna disetiap box Melakukan penataan ruangan untuk penyimpanan dokumen arsip Melakukan digitalisasi dokumen arsip lainnya dan penyimpanan dokumen arsip lainnya ke dalam google drive



34



Lampiran 2 Melakukan scan dokumen Surat Masuk dan dikelompokkan ke dalam exel berdasarkan tahun



Gambar 2 Melakukan scanning dokumen masuk



35



Lampiran 3 Melakukan scan dokumen Surat Keluar dan dikelompokkan ke dalam exel berdasarkan tahun



Gambar 3 Melakukan scanning dokumen keluar



Lampiran 4 Melakukan penyimpanan hasil Scan arsip kedalam Google Drive untuk surat masuk dan surat keluar



Gambar 4 Penyimpanan Hasi Scan ke dalam Google Drive



36



Lampiran 5 Melakukan backup data hasil digitalisasi ke dalam computer khusus administrasi



Gambar 5 Melakukan Backup data kedalam komputer khusus



Lampiran 6 Melakukan penataan dari setiap dokumen hardcopy dengan pembuatan kode warna disetiap box



Gambar 6 Melakukan penataan dokumen berdasarkan warna box



37



Lampiran 7 Melakukan penataan ruangan untuk penyimpanan dokumen arsip



Gambar 7 Penataan ruangan penyimpanan dokumen arsip



Lampiran 8 Melakukan digitalisasi dokumen arsip lainnya dan penyimpanan dokumen arsip lainnya ke dalam google drive



Gambar 8 Melakukan digitalisasi dokumen arsip lainnya



38