Laporan Audit Fix [PDF]

Citation preview

PEMERINTAH KOTA KUPANG DINAS KESEHATAN KOTA KUPANG UPT PUSKESMAS MANUTAPEN Jln. Pelajar No 32 Kel Manutapen Kode Pos 85236 Telp. 081337456555 Website: puskmtp.dinkes-kotakupang.web.id, Email: [email protected]



LAPORAN AUDIT INTERNAL PUSKESMAS MANUTAPEN TAHUN 2018 I.



Latar belakang Monitoring dan penilaian kinerja Puskesmas dilakukan sebagai wujud akuntabiltas puskesmas dalam memberikan pelayanan kepada masyarakat. Berbagai mekanisme monitoring dan penilaian kinerja dilakukan baik melalui supervisi, laporan capaian kinerja, audit, lokakarya mini bulanan, lokakarya mini triwulan, penilaian kinerja semester, dan penilaian kinerja tahunan. Audit internal merupakan salah satu mekanisme untuk menilai kinerja puskesmas yang dilakukan oleh tim audit internal yang dibentuk oleh Kepala Puskesmas berdasarkan standar/kriteria/target yang ditetapkan. Puskesmas Manutapen sebagai bagian terintegrasi dalam Program Pemerataan Kesehatan Nasional,



menyelenggarakan



upaya-upaya



kesehatan



meliputi



Upaya



Kesehatan Masyakat Maupun Upaya Kesehatan Perorangan serta administrasi manajemen. Upaya Kesehatan Perorangan yang dijalankan meliputi unit Pendaftaran, unit poli umum, unit poli KIA, unit poli KB, unit poli MTBS, unit poli gigi, unit Laboratorium, unit, unit poli Kesling, unit klinik sanitasi, unit poli DOTS center, unit poli Imunisasi, unit Farmasi. Berdasarkan hasil pengumpulan data dan laporan bulanan, Upaya Kesehatan



perorangan,



Upaya



Kesehatan



Masyarakat,



dan



Adminitrasi



Manajemen ditemukan masih banyak permasalahan yang tidak sesuai dengan standar. Atas pertimbangan tersebut diatas dirasa perlu untuk lakukan Audit internal demi peningkatan mutu Pelayanan Puskesmas Agar pelaksanaan audit internal dapat dilaksanakan secara efektif dan efisien, maka disusun rencana program audit. II.



Tujuan audit  Tujuan Umum Secara umum, tujuan audit internal Puskesmas Manutapen adalah untuk Mendapatkan data dan informasi faktual dan signifikan berupa data , hasil analisa, hasil penilaian, rekomendasi auditor sebagai dasar pengambilan keputusan, pengendalian manajemen, perbaikan dan atau perubahan demi Membantu



menyelesaikan



permasalahan



internal



meningkatkan mutu dan kinerja Puskesmas Manutapen



dalam



rangka



 Tujuan Khusus Secara khusus, tujuan audit internal Puskesmas Manutapen adalah untuk Melakukan penilaian terhadap kesesuaian sumber daya, proses pelayanan, dan kinerja pelayanan Upaya Kesehatan Perorangan, Upaya kesehatan masyarakat dan Adminitrasi Manajemen sebagai dasar untuk melakukan perbaikan mutu dan kinerja unit terkait. III.



Lingkup Audit: A. Pelayanan Upaya Kesehatan Masyarakat  Upaya Kesehatan Masyarakat Esensial - Pelayanan Promosi Kesehatan - Pelayanan Kesehatan Lingkungan - Pelayanan Kesehatan Ibu, anak, dan keluarga berencana - Pelayanan Gizi - Pelayanan Pencegahan dan Pengendalian Penyakit - Pelayanan Perkesmas  Upaya Kesehatan Masyarakat Pengembangan - Pelayanan Lansia - POS UKK - Pelayanan Kesehatan Jiwa - Pelayanan Kesehatan Olaraga dan Tradisional - Pelayanan Upaya Kesehatan Sekolah B. Pelayanan Upaya Kesehatan Perorangan - Pelayanan Pendaftaran - Pelayanan Pemeriksaan Umum - Pelayanan Dots Center - Pelayanan Farmasi - Pelayanan MTBS - Pelayanan Laboratorium - Pelayanan KIA - Pelayanan Kesehatan Gigi dan Mulut - Pelayanan KB - Pelayanan Promosi Kesehatan - Pelayanan Klinik Sanitasi - Pelayanan Gizi - Pelayanan Imunisasi - Pelayanan IMS C. Administrasi Manajemen - Administrasi kepegawaian - Administrasi surat menyurat - Pemeliharaan sarana dan prasarana - Pemeliharaan alat - Keuangan



IV.Objek audit 1. Pelayanan UKP: Unit Pelayanan Farmasi 2. Pelayanan UKM: Pelayanan Gizi 3. Administrasi Manajeman : Administrasi Kepegawaian V.



Standar/kriteria yang digunakan Standar/ kriteria yang digunakan adalah 1. Pelayanan UKP : Unit Pelayanan Farmasi 



Standar Akreditasi BAB VIII Kriteria 8.2.1







SOP Penyediaan dan penggunaan Obat







SOP Peresepan Pemesanan dan pengelolaan Obat.







Buku Pedoman Pengelolaan obat Publik dan pembekalan kesehatan di Puskesmas,



Direktorat



jendral



pelayanan



Kefarmasian



kesehatan, Depkes RI Jakarta, Cetakan Kedua 2004



dan



alat



2. Administrasi Manajemen (Administrasi Kepegawaian) 



Standar Akreditasi BAB II Kriteria 2.3.4







SK



Kepala



UPT



Puskesmas



PUSK.MTP.445.806/SK/ berisi



peraturan



bagi



Manutapen,



Nomor



:



/I/2018 Tentang Peraturan Internal Yang karyawan



dalam



pelaksanaan



upaya



UPT



Puskesmas dan kegiatan pelayanan UPT PuskesmasSOP Peresepan Pemesanan dan pengelolaan Obat. 



Buku Pedoman Manual Mutu Puskesmas Manutapen



3. Pelayanan UKM : Pelayanan Gizi



VI.







Buku Pedoman Gizi Seimbang







Buku Standar Antropometri Penilaian Status Gizi Anak



Auditor Ketua Tim Audit: dr. John P. Bengngu Anggota Tim: 1. 2. 3. 4. 5. 6.



VII.



Ferderika Lobo Servasia Ingebung Cindy S. Mabilaka Maria G. Saltin Maria H.Y. Busa Dewi Santi Tosi



Proses audit 



Proses Audit internal dilakukan Pada tiga unit yaitu unit pelayanan UKP, unit pelayanan UKM, dan administrasi manajemen. Tim Audit internal melakukan audit pelayanan UKP (Unit Pelayanan Farmasi) Tanggal 21 Mei 2018 dengan Kriteria yang digunakan adalah standar akreditasi Standar Akreditasi BAB VIII Kriteria 8.2.1, SOP Penyediaan dan penggunaan Obat, Buku Pedoman Pengelolaan obat Publik dan pembekalan kesehatan di Puskesmas, Direktorat jendral pelayanan Kefarmasian dan alat kesehatan, Depkes RI Jakarta, Cetakan Kedua 2004, Tanggal 16 Juli 2018 Tim Audit



Internal



melakukan



Audit



Administrasi



Manajemen



(Adminitrasi



Kepegawaian) dengan kriteria Standar Akreditasi BAB II Kriteria 2.3.4, SK Kepala UPT Puskesmas Manutapen, Nomor : PUSK.MTP.445.806/SK/ /I/2018 Tentang Peraturan Internal Yang berisi peraturan bagi karyawan dalam pelaksanaan upaya UPT Puskesmas dan kegiatan pelayanan UPT Puskesmas SOP Peresepan Pemesanan dan pengelolaan Obat, Buku Pedoman Manual Mutu Puskesmas Manutapen, Tanggal 10 September 2018 Tim audit internal melakukan audit Pelayanan UKM (Pelayanan Gizi) dengan Kriteria RUK Puskesmas Manutapen 2018, Buku Pedoman Gizi Seimbang dan Buku Standar Antropometri Penilaian Status Gizi Anak. Metode yang digunakan dengan wawancara dan observasi secara langsung. Setelah



dilakukan



Audit



pada



Pelayanan



UKP



(Pelayanan



Farmasi),



Adminitrasi Manajemen (Adminitrasi Kepegawaian), dan Pelayanan UKM (Pelayanan Gizi), Tim Audit Internal Kembali melakukan Audit untuk menilai



tindak lanjut yang sudah disepakati bersama (Terlampir), dengan tanggal audit kedua : 1. Pelayanan UKP (Pelayanan Farmasi) : Tanggal 28 Mei 2018 2. Adminitrasi Manajemen (Administrasi Kepegawaian : 23 Juli 2018 3. Pelayanan UKM (Pelayanan Gizi) : 17 September 2018 VIII.



Hasil dan analisis hasil audit Berdasarkan hasil wawancara dan pengamatan secara langsung pada Unit Pelayanan yang diaudit, ditemukan beberapa permasalahan pada unit terkait meliputi : A. Pelayanan UKP ( Pelayanan Farmasi) 1. Tidak tersedia Bukti Surat menyurat yang jelas sebagai bagian koordinasi dengan pimpinan jika stok obat habis 2. Tidak tersedia Dokumen SK Yang jelas mengenai penanganan Obat kadaluwarsa/ Rusak dan obat hilang 3. Pemberian Obat terkadang tidak sesuai dengan jumlah yang diresepkan dokter. B. Administrasi Manajemen (Adminitrasi Kepegawaian ) 1. Tidak Lengkapnya File Pegawai 2. File Pegawai tidak terupdate 3. Tidak Tersedianya SK dan SOP yang jelas mengenai penyimpanan file pegawai C. Pelayanan UKM (Pelayanan Gizi ) 1. Petugas



tidak



mempunyai



jadwal



yang



jelas



untuk



melakukan



kunjungan di Posyandu 2. Petugas



tidak



melakukan



pemeriksaan



Dacin



dan



mikrotoice



di



posyandu 3. Kader harus merujuk balita 2 T, dan gizi buruk 4. Makanan tambahan yang diberikan ialah makanan yang dapat dari Dinas kesehatan. IX.



Rekomendasi,



batas



waktu



penyelesaian



disepakati bersama dengan auditee (terlampir)



dan



Tindak



Lanjut



yang



FORMAT RINGKASAN TEMUAN AUDIT RENCANA TINDAK LANJUT DAN EVALUASI Unit Yang diperiksa



: Pelayanan Farmasi



Tanggal Pemeriksaan



: 21 Mei 2018



No



Uraian Ketidaksesuain



Bukti-Bukti Ketidaksesuaian Objektif



Terhadap



Standar/Instrumen



Analisis



yang digunakan



Tindakan



Tindakan



Target



Perbaikan



Pencegahan



Penyelesaian



Evaluasi



Standar/ 1



Tidak tersedia



Tidak ada



Intrumen SOP Peresepan



1. Standar



Jika Stok obat



Petugas Harus



Setiap SOP



Bukti Surat



bukti surat



Pemesanan dan



Akreditasi BAB VIII



habis petugas



membuat dan



Pelayanan



membuat



menyurat yang



menyurat



pengelolaan



Kriteria 8.2.1



selalu



menjalankan



Farmasi harus



SOP



jelas sebagai



yang jelas



Obat tidak



2. SOP Penyediaan



melaporkan



SOP Peresepan



selalu tersedia,



Peresepan



bagian



sebagai



dijalankan



dan penggunaan



ke Kepala



pemesanan



dibaca dan



pemesanan



koordinasi



bagian



Obat



Puskesmas



dan



dijalankan



dan



dengan



koordinasi



3. SOP Peresepan



dalam bentuk



pengelolaan



sesuai dengan



pengelolaan



pimpinan jika



dengan



Pemesanan dan



Lisan.



Obat



standar yang



obat



stok obat habis



pimpinan



pengelolaan Obat.



jika stok



4. Buku Pedoman



obat habis



Pengelolaan obat Publik dan pembekalan kesehatan di Puskesmas,



ditetapkan.



1 Minggu



Petugas telah



Direktorat jendral pelayanan Kefarmasian dan alat kesehatan, Depkes RI Jakarta, Cetakan Kedua 2004 2



Tidak tersedia



Tidak ada



Belum ada SK



Dokumen SK



SK



Penanganan



Yang jelas



Penangana



Obat



mengenai



n obat



Kadaluwarsa/R



penanganan



kadaluwars



usak dan hilang



Obat



a/Rusak



kadaluwarsa/



dan Hilang



Rusak dan obat



Petugas belum mengatahui kalau harus ada SK Penanganan obat kadaluwarsa/ Rusak dan hilang karena Kepala Puskesmas belum



Dokumen SK tentang Penanganan obat kadaluwarsa/ Rusak dan hilang telah dibuat dan ditetapkan oleh Kepala Puskesmas



SK Penanganan obat kadaluwarsa/r usak dan hilang harus selalu tersedia dan dijalankan sesuai dengan standar yang ditetapkan.



1 Minggu



SK tentang penanganan Obat kadaluarsa/r usak dan hilana yang ditetapkan



hilang 3



Sudah ada



oleh Kepala



Pemberian



Berdasarka



Petugas tidak



Obat terkadang



n



menjalankan



tidak sesuai



Pengamata



pelayanan



dengan jumlah



n langsung



sesuai SOP.



yang



karena



diresepkan



kekuranga



dokter.



n stok obat ada



Petugas memberikan jumlah obat tidak sesuai dengan peresepan dokter karena kekurangan stok obat.



Stok obat harus selalu dimonitoring agar tidak terjadi kekurangan Stok obat dan petugas harus menjalankan pemberian Obat sesuai



Petugas harus selalu memonitoring stok obat dan menjalankan pemberian Obat sesuai SOP.



1 Minggu



Puskesmas Petugas Selalu memonitoring stok obat



beberapa jenis obat yang pemberian dikurangi jumlahnya agar mencukupi kebutuhan pasien lain.



Unit Yang diperiksa



: Administrasi Manajemen



SOP.



Tanggal Pemeriksaan No



: 16 Juli 2018



Uraian



Bukti-Bukti



Ketidaksesuaian



Standar/Instrumen



Ketidaksesuain



Objektif



Terhadap



yang digunakan



Analisis



Tindakan



Tindakan



Target



Perbaikan



Pencegahan



Penyelesaian



Evaluasi



Standar/ 1



Tidak lengkapnya File Pegawai



File Pegawai yang disimpan masih ada yang kurang



Intrumen File Pegawai harus lengkap



1. Standar Akreditasi BAB II Kriteria 2.3.4 2. SK Kepala UPT Puskesmas Manutapen, Nomor : PUSK.MTP.445.806 /SK/



/I/2018



Tentang Peraturan Internal Yang berisi peraturan bagi karyawan dalam pelaksanaan upaya UPT Puskesmas dan kegiatan pelayanan UPT PuskesmasSOP Peresepan



File pegawai dikumpulkan tetapi tidak lengkap, staf lalai dalam mengumpulka n berkas, Masih ada staf yang tidak memiliki berkas yang sesuai persyaratan



File Pegawai Harus dilengkapi, Petugas yang belum memiliki berkas harus dilengkapi sesuai persyaratan



SOP Kelengkapan File pegawai harus dijalankan



1 Minggu



File Pegawai belum semuanya lengkap dengan alas an Belum memiliki berkas yang sesuai persyaratan



Pemesanan dan pengelolaan Obat. 3. Buku Pedoman Manual Mutu Puskesmas Manutapen 2



File Pegawai tidak terupdate



Masih ada File Pegawai yang Masa berlakunya sudah habis.



File Pegawai Harus selalu terupdate



Pegawai belum mengumpulka n file yang update



Pegawai harus selalu mengumpulka n file yang update



File Pegawai harus selalu terupdate



1 Minggu



File Pegawai belum update dengan alas an masih sementara pengurusan



3



Penyimpanan File kepegawaian tidak sesuai SOP dan tidak memiliki SK



Tidak tersedianya SK dan SOP tentang penyimpanan file pegawai.



Petugas tidak menjalankan sesuai SOP



Unit Yang diperiksa



: Unit Pelayanan Gizi



Tanggal Pemeriksaan



: 10 September 2018



Penyimpanan File tidak dijalankan sesuai SOP karena Tidak memiliki SOP



Harus dibuatkan SK tentang Penyimpanan file kepegawaian oleh kepala puskesmas dan SOP tentang Penyimpanan File kepegawaian



Harus dibuat SK dan SOP tentang penyimpanan file kepegawaian



1 Minggu



berkas Sudah ada SK oleh kepala puskesmas tentang Penyimpanan File kepegawaian



No



Uraian



Bukti-Bukti



Ketidaksesuaian



Standar/Instrumen



Ketidaksesuain



Objektif



Terhadap



yang digunakan



Analisis



Tindakan



Tindakan



Target



Perbaikan



Pencegahan



Penyelesaian



Evaluasi



Standar/ 1



Petugas tidak mempunyai Jadwal Posyandu



Petugas tidak mempunyai Jadwal Posyandu yang jelas



Intrumen Petugas harus mempunyai jadwal untuk melakukan kegiatan di posyandu



1.Kriteria



Buku Petugas tidak mempunyai Pedoman Gizi jadwal untuk Seimbang kegiatan kunjungan 2.Buku Standar posyandu Antropometri Penilaian Gizi



Jadwal harus selalu dibuat dan update setiap bulannya



1 Minggu



membuat jadwal untuk kunjungan ke kegiatan



Anak. yang



diberikan



ialah



makanan



yang



dari



Petugas belum



Status



tambahan



dapat



Petugas harus membuat jadwal untuk kunjungan ke posyandu



posyandu



Dinas



kesehatan. 3.RUK Puskesmas Manutapen



tahun



2018 2



Petugas tidak melakukan pemeriksaan dacin dan mikrotoice di posyandu



Petugas tidak melakukan pemeriksaan dacin dan mikrotoice



Petugas harus memeriksa dacin dan mikrotoice



Petugas tidak melakukan pemeriksaan dacin



Petugas harus melakukan pemeriksaan dacin dan mikrotoice di posyandu



Setiap ke kegiatan posyandu, petugas harus memeriksa dacin dan mikrotoice.



1 Minggu



Petugas ke kegiatan posyandu dan memeriksa Dacin dan



3



Kader tidak merujuk balita 2 T dan gizi buruk



Kader tidak merujuk balita 2 T dan gizi buruk ke Puskesmas



Kader harus merujuk balita 2 T dan gizi buruk



Kader tidak merujuk balita 2 T dan gizi buruk karena kader belum mengerti jika harus dirujuk



Petugas memberikan pengertian kepada Kader untuk merujuk jika ada balita yang gizi buruk dan 2 T



Lebih mengingatkan kader untuk merujuk balita 2 T dan gizi buruk



1 Minggu



mikrotoice Di salah satu posyandu saat evaluasi kegiatan petugas memberikan pengertian kepada kader melakukan rujukan jika ada balita 2 T dan gizi buruk ke



4



Tidak adanya Inovasi untuk memberdayaka n kader dalam membuat makanan tambahan



Makanan tambahan yang diberikan adalah makanan tambahan dari dinas kesehatan



Selain makanan Tambahan dari dinas kesehatan ada menu lain yang bergizi seimbang



Petugas tidak memiliki inovasi untuk membuat menu makanan lain dan didemokan ke kader



Petugas membuat pertemuan dengan kader setiap kelurahan untuk membahas menu-menu makanan tambahan



Dibuat inovasi makanan bervariasi kepada bayi balita



1 Minggu



puskesmas Petugas sudah melakukan pertemuan dengan kader setiap kelurahan untuk membahas menu-menu



makanan dan teknis untuk membuatnya di posyandu