Laporan Audit [PDF]

Citation preview

KESEHATAN DAERAH MILITER III SILIWANGI FKTP KLINIK SILIWANGI CIMAHI



LAPORAN AUDIT INTERNAL FKTP KLINIK SILIWANGI TAHUN 2018



FKTP KLINIK SILIWANGI Jl. Stasiun C-3 No.181 Cimahi Telp. 022-6652420



LAPORAN AUDIT INTERNAL FKTP KLINIK SILIWANGI I.



LATAR BELAKANG FKTP Klinik Siliwangi sebagai fasilitas kesehatan di bawah naungan Kesdam III/Siliwangi



senantiasa menjaga mutu pelayanan dan masih selalu melakukan perbaikan dalam meningkatkan mutu dan pelayanan kepada pasien. Untuk menilai kinerja pelayanan di FKTP Klinik Siliwangi, perlu dilakukan Audit Internal. Dengan adanya Audit Internal, akan dapat diidentifikasi kesenjangan kinerja yang menjadi masukan untuk melakukan perbaikan dan penyempurnaan, baik dalan sistem pelayanan maupun sistem manajemen. Dalam usahanya tersebut, FKTP Klinik Siliwangi telah melaksanakan evaluasi di tahun 2017 mengenai hal-hal terkait pelayanan yang masih perlu diperbaiki. Hal tersebut meliputi beberapa bagian, yaitu kepegawaian, keuangan, pendaftaran, dan mutu layanan klinis. Audit Internal di FKTP Klinik Siliwangi dilakukan oleh Tim Audit Internal yang dibentuk oleh Kepala FKTP Klinik Siliwangi dengan berdasarkan pada standar kinerja dan standar akreditasi yang digunakan. Dengan demikian, diharapkan perbaikan kinerja, peningkatan mutu dan keselamatan pasien dapat dilaksanakan secara terus menerus dan berkesinambungan untuk memperbaiki pelayanan FKTP Klinik Siliwangi ke depan.



II.



TUJUAN AUDIT Tujuan Umum Melakukan penilaian terhadap kesesuaian sumber daya, proses pelayanan, dan kinerja pelayanan sebagai dasar untuk melakukan perbaikan mutu dan kinerja di FKTP Klinik Siliwangi.



Tujuan Khusus 



Melakukan penilaian untuk perbaikan mutu dan kinerja unit administrasi



manajemen dan PMKP  III.



Melakukan penilaian untuk perbaikan mutu dan kinerja unit UKP



LINGKUP AUDIT Administrasi Manajemen dan PMKP:  Bagian Kepegawaian  Bagian Keuangan  Mutu Layanan Klinis



Pelayanan Upaya Kesehatan Perorangan (UKP)  Unit Pendaftaran



IV.



OBJEK AUDIT A. Adman dan PMKP: a) Kelengkapan dokumen kepegawaian. b) Keuangan. c) Indikator mutu layanan klinis di pendaftaran tentang kelengkapan pengisian rekam medis. B. UKP a) Alur pendaftaran pasien.



V.



STANDAR KRITERIA YANG DIGUNAKAN ADMAN  Bujukminpers TNI AD.  Standar akreditasi BAB I.  Standar akreditasi BAB IV dan kebijakan indikator mutu layanan klinis. UKP  SOP alur pendaftaran.



VI.



AUDITOR Ketua Tim Audit Internal



:



Widarwis, S.ST



Anggota Tim Audit Internal



:



dr. Ratna Widiastuti dr. Karina P. Dewi Yunita Rezeki Devi Atika Dian Ismundiarti Angga Permana Nurul Fatimah



VII. PROSES AUDIT A.



ADMAN dan PMKP 1.



Kelengkapan Berkas Kepegawaian Pada tanggal 15 Oktober 2018 telah dilakukan audit internal di unit ADMAN dan PMKP untuk melihat kelengkapan berkas pegawai di FKTP Klinik Siliwangi. Metode yang digunakan adalah metode telaah dokumen dengan rincian kegiatan sebagai berikut yaitu: a.



Memeriksa arsip kepegawaian.



b.



Mengisi instrumen penilaian berupa cheklist regulasi.



c.



Menetapkan temuan audit/masalah.



d.



Mencari akar masalah.



e.



Menetapkan rencana perbaikan dan pencegahan, serta Rencana Tindak Lanjut dengan auditee.



f.



Melaporkan kepada ketua Tim Audit Internal, Ketua Tim Mutu, dan Kepala FKTP Klinik Siliwangi.



2.



Pencapaian Kinerja Bagian Keuangan Pada tanggal 18 Oktober 2018 telah dilakukan audit internal di unit ADMAN dan PMKP untuk melihat pemenuhan administrasi keuangan di FKTP Klinik Siliwangi. Metode yang digunakan adalah metode telaah dokumen dan wawancara petugas keuangan dengan rincian kegiatan sebagai berikut yaitu: a.



Mempersiapkan instrumen audit.



b.



Memeriksa administrasi keuangan.



c.



Mengisi instrumen penilaian berupa cheklist regulasi dan kuesioner wawancara.



d.



Menetapkan temuan audit/masalah.



e.



Mencari akar masalah.



f.



Menetapkan rencana perbaikan dan pencegahan, serta Rencana Tindak Lanjut dengan auditee.



g.



Melaporkan kepada ketua Tim Audit Internal, Ketua Tim Mutu, dan Kepala FKTP Klinik Siliwangi.



3.



Kepatuhan petugas dalam mengisi berkas rekam medis Pada tanggal 23 Oktober 2018 telah dilakukan audit internal di unit ADMAN dan PMKP untuk melihat tingkat kepatuhan petugas dalam mengisi kelengkapan rekam medis di FKTP Klinik Siliwangi. Metode yang digunakan adalah metode telaah dokumen dan wawancara petugas rekam medis dengan rincian kegiatan sebagai berikut yaitu: a.



Mempersiapkan instrumen audit.



b.



Memeriksa kelengkapan berkas rekam medis.



c.



Mengisi instrumen penilaian berupa cheklist regulasi dan kuesioner wawancara.



d.



Menetapkan temuan audit/masalah.



e.



Mencari akar masalah.



f.



Menetapkan rencana perbaikan dan pencegahan, serta Rencana Tindak Lanjut dengan auditee.



g.



Melaporkan kepada ketua Tim Audit Internal, Ketua Tim Mutu, dan Kepala FKTP Klinik Siliwangi.



B.



UKP 1.



Efektifitas alur pendaftaran Pada tanggal 26 Oktober 2018 telah dilakukan audit internal di unit UKP untuk melihat kinerja petugas dan efektifitas alur pendaftaran FKTP Klinik Siliwangi. Metode yang digunakan adalah metode wawancara dan observasi terhadap kinerja petugas pendaftaran dengan rincian kegiatan sebagai berikut yaitu: a.



Mempersiapkan instrumen audit.



b.



Melakukan observasi saat petugas pendaftaran melaksanakan tugas melayani pasien.



c.



Mengisi instrumen penilaian berupa checklist observasi.



d.



Menetapkan temuan audit/masalah.



e.



Mencari akar masalah.



f.



Menetapkan rencana perbaikan dan pencegahan, serta Rencana Tindak Lanjut dengan auditee.



g.



Melaporkan kepada ketua Tim Audit Internal, Ketua Tim Mutu, dan Kepala FKTP Klinik Siliwangi.



VIII. NO



1



2



HASIL DAN ANALISIS HASIL AUDIT



URAIAN KETIDAK SESUAIAN



BUKTI2 OBYEKTIF



KETIDAKSESUAIAN TERHADAP STANDAR /INSTRUMEN



Pencapaian kelengkapan dokumen kepegawaian masih 28% belum tercapai.



Arsip dosir pegawai



1. Tidak ada Tahor pada dosir atas nama Cokrololono. 2. Tidak ada skep pengangkatan pertama s/d terakhir, KPI, Tahor, KK, BPJS, dan NPWP pada dosir atas nama Taufik Rahmat. 3. Tidak ada Tahor pada dosir atas nama Aneu Sutarsih. 4. Tidak ada Sprin pengangkatan pertama dan NPWP pada dosir atas nama Nurul Fatimah. 5. Tidak ada Ijazah Prajab/Latsarmil pada dosir atas nama Ariyani.







1. Penggunaan materai. 2. Kelengkapan dokumen SPPD. 3. Belum ada SK untuk pemeriksaan dan penerimaan bekkes. 4. Dokumen sprin belum ada penomoran. 5. Uraian tugas bendahara belum lengkap. 6. Rekapan kebutuhan masingmasing poli belum dicetak dan tidak ditandatangani oleh kepala FKTP Klinik Siliwangi. 7. Hasil rekapan bendahara belum ada umpan balik dan



Standar akreditasi BAB I



Petugas sudah melaksanakan tugas sesuai dengan tupoksinya, tetapi masih ada beberapa dokumen yang belum lengkap.



Kelengkapan administrasi keuangan masih kurang. (Buku kas bank, TOR, RAB)



STANDAR /KRITERIA YG DIGUNAKAN







Checklist data dalam odner pribadi pegawai. Petunjuk Teknis Penyelenggar aan Dosir Personel.



ANALISIS



Kurangnya kedisiplinan pegawai untuk melengkapi data kepegawaian.







   



Petugas belum pernah mengikuti pelatihan keuangan. Petugas belum memahami Juknis. Beban kerja ganda petugas. Sistem PNBP baru membuat petugas bingung. Uraian tugas petugas belum lengkap sesuai dengan sistem



TINDAKAN PERBAIKAN



Meningkatkan kedisiplinan pegawai untuk melengkapi data kepegawaian.







 







TINDAKAN PENCEGAHAN



TARGET WAKTU PENYELESAIAN



Mengingatkan pegawai untuk melengkapi data kepegawaian pada setiap kesempatan apel pagi dan pertemuan rutin bulanan.



1 bulan



Petugas harus  mengikuti pelatihan segera setelah ini. Meningkatkan kinerja petugas. Mengikuti pelatihan  penggunaan sistem PNBP yang terbaru. Membuat uraian tugas bendahara sesuai sistem



Petugas harus memahami lebih detil mengenai sistem baru keuangan pada era PNBP ini. Kepala FKTP Klinik Siliwangi harus mempertim bangkan tupoksi



3 bulan



audit dari kepala FKTP Klinik Siliwangi. 8. Alur dokumen harus diperbaiki.



3.



Kepatuhan petugas Masih banyak poindalam mengisi poin kelengkapan kelengkapan pada rekam medis rekam medis 50% yang kosong belum tercapai.



1. Petugas masih sering lupa mengisi kolom tempat lahir pasien. 2. Kolom jenis kelamin masih banyak yang tidak dilengkapi. 3. Untuk pasien non dinas, petugas masih sering enggan menuliskan detil pekerjaan pasien, dengan alasan tidak enak kepada pasien. 4. Kolom nomor telpon masih banyak yang kosong. 5. Untuk pasien dinas, kolom alamat masih dualisme dengan kolom kesatuan asal.



baru PNBP. 



Standar akreditasi BAB IV dan kebijakan indikator mutu layanan klinis



   











Petugas RM kurang sosialisasi. Petugas terburuburu. Petugas kurang disiplin. Sampul RM lama masih berlaku, sehingga membingungkan petugas dalam melengkapi data RM. Budaya malu di masyarakat membuat petugas merasa tidak enak menanyakan detil pekerjaan pasien non dinas. Pasien non dinas terkadang tidak jujur atau malu



















yang baru. Laporan harus dibuat rutin, rapi, dan terdokumentasi dengan baik.



petugas keuangan, dan meringanka n beban kerja petugas.



Melakukan  sosialisasi ulang kepada petugas untuk melengkapi data RM, terutama pada saat apel pagi dan pertemuan rutin bulanan.  Menciptakan lingkungan yang nyaman baik untuk pasien maupun petugas. Menarik sampul RM lama dan menggantinya dengan versi terbaru. Meyakinkan  pasien bahwa informasi pribadi yang diberikan



Petugas harus memahami detil data RM pasien yang harus dilengkapi oleh setiap petugas. Segera memberlakukan sampul RM baru untuk meminimali sir adanya kesalahan pengisian data kelengkapan RM pasien. Menjalin hubungan baik dengan pasien,



4 bulan



menyampaikan riwayat sakit dan detil pekerjaannya.



4.



Kinerja petugas dan efektifitas alur pendaftaran masih 22,13% belum tercapai.



-



-



Tahapantahapan dalam SOP banyak yang belum dilaksanakan oleh petugas pendaftaran. Alur pendaftaran belum cukup efektif.



1. Petugas masih sering lupa mengucapkan salam kepada pasien sebelum mempersilahkan pasien untuk duduk di meja pendaftaran. 2. Masih ada tahapan-tahapan dalam SOP yang belum dilaksanakan oleh petugas pendaftaran. 3. Alur pendaftaran belum cukup efektif karena masih banyak perlu peninjauan ulang dan perbaikan SOP.



SOP alur pendaftaran











 



Petugas pendaftaran kurang sosialisasi. Klinik masih belum memiliki sistem automatisasi pemanggilan pasien. SOP sering berubah. Lingkungan kurang nyaman membuat petugas terburuburu.



kepada petugas bersifat aman dan terjaga kerahasiaannya .











 



Melakukan sosialisasi dan simulasi khusus kepada petugas pendaftaran. Memberlakukan automatisasi pada pemanggilan pasien. Menetapkan SOP baru yang berlaku. Membuat lingkungan menjadi lebih nyaman.



sehingga pasien percaya penuh kepada petugas.















Mensosiali sasikan dan mensimula sikan sesering mungkin saat apel dan pertemuan rutin bulanan. Mengguna kan software mesin pemanggil otomatis. Melakukan peninjaua n, revisi, kemudian menetapk an SOP terbaru yang akan



1 bulan







Disiapkan oleh Auditor,



diberlakuk an. Menciptak an suasana ruang tunggu yang nyaman baik untuk petugas dan pasien.



Disetujui oleh Kepala FKTP Klinik Siliwangi,