Laporan ENSEVAL [PDF]

Citation preview

LAPORAN KULIAH KERJA LAPANGAN PT. ENSEVAL PUTERA MEGATRADING Jl. Lingkar Selatan, Pagutan, Mataram, Nusa Tenggara Barat 83361 22 Maret 2018



OLEH : NURDIANA SAFITRI NIM : 15.9.3.103



PROGRAM STUDI FARMASI (DIII) FAKULTAS ILMU KESEHATAN UNIVERSITAS NAHDLATUL WATHAN MATARAM TAHUN 2018



i



HALAMAN PENGESAHAN



Laporan Kunungan Kerja Lapangan PT. Enseval Putera Megatrading Jl. Lingkar Selatan, Pagutan, Mataram, Nusa Tenggara Barat 83361 22 Maret 2018



Oleh : Nurdiana Safitri 15. 9. 3. 103



Disetujui :



Dosen Pembimbing



Program Studi Farmasi (D III) Ketua



(Rauhul Akbar K., M. Sc., Apt)



(Bq. Hj. Endang Suprihartini, M.Si. , Apt.)



ii



KATA PENGANTAR Puji syukur kehadirat Tuhan YME, karena atas limpahan rahmat dan karunia-Nya , kami dapat menyelesaikan laporan ini dengan lancar. Laporan ini disusun sebagai bentuk penjabaran tertulis dan dokumentasi dari kegiatan Kunjungan Kuliah Lapangan di PT. Enseval Putera Megatrading. Laporan ini disusun sebagai syarat untuk memenuhi penilaian dan merupakan tolak ukur penilaian pemahaman mahasiswa dalam memahami tujuan PKL. Ucapan terimakasih kami sampaikan kepada pihak-pihak yang telah bekerja sama dalam mendukung pelaksanaan praktik kerja lapangan ini, yaitu : 1. Bapak H. L. Gede M. Ali Wiresakti Amir Murni, Le., MA. Selaku rektor Universitas Nahdlatul Wathan Mataram. 2. Ibu Hj. Wilya Isnaeni, SKM., MM selaku Dekan Fakultas Ilmu Kesehatan Universitas Nahdlatul Wathan Mataram. 3. Ibu Kurniatun, SST., MMKes. selaku Wakil Dekan I Fakultas Ilmu Kesehatan Universitas Nahdlatul Wathan Mataram. 4. Ibu Hj. Lale Syifaun Nufus, S. Farm., Apt. selaku Wakil Dekan II Fakultas Ilmu Kesehatan Universitas Nahdlatul Wathan Mataram. 5. Bapak Ns. Sofian Hadi, S.Kep. selaku Wakil Dekan III Fakultas Ilmu Kesehatan Universitas Nahdlatul Wathan Mataram. 6. Ibu Hj. Bq. Endang Suprihartini, M. Si., Apt, selaku ketua program studi farmasi (D III) Fakultas Ilmu Kesehatan Universitas Nahdlatul Wathan Mataram. 7. Rauhul Akbar Kurniawan, M. Sc., Apt. selaku pembimbing institusi pada Praktik Kerja Lapangan, Fakultas Ilmu Kesehatan Universitas Nahdlatul Wathan Mataram. 8. Pembimbing



lahan di PT. Enseval Putera Megatrading banyak



meluangkan waktu dalam memberikan bimbingan. 9. Para Dosen Program Studi Farmasi (D III) Fakultas Ilmu Kesehatan Universitas Nahdlatul Wathan Mataram. 10. Staf dan Karyawan PT. Enseval Putera Megatrading. iii



Semoga laporan ini dapat bermanfaat bagi mahasiswa dan pembaca serta dapat memenuhi tujuan utamanya sebagai tolak ukur pemahaman Mahasiswa. Kami sadari, bahwa Laporan ini masih jauh dari kesempurnaan, oleh karena itu kritik dan sarang sangat diharapkan untuk melengkapi kekurangan dari laporan ini. Akhir kata kami ucapkan Terimakasih.



Mataram, 15 Mei 2018



Penyusun



iv



DAFTAR ISI HALAMAN JUDUL………………………………………………………………i HALAMAN PENGESAHAN ................................................................................. ii KATA PENGANTAR ........................................................................................... iii DAFTAR ISI ........................................................................................................... v DAFTAR LAMPIRAN ......................................................................................... vii BAB I ...................................................................................................................... 1 PENDAHULUAN .................................................................................................. 1 1.1.



Latar Belakang ......................................................................................... 1



1.2.



Tujuan Kuliah Kerja Lapangan ................................................................ 2



1.2.1.



Tujuan Umum ................................................................................... 2



1.2.2.



Tujuan Khusus .................................................................................. 2



1.3.



Manfaat Kuliah Kerja Lapangan .............................................................. 2



1.3.1.



Bagi Mahasiswa Kuliah Kerja Lapangan .......................................... 2



1.3.2.



Bagi FIK UNW Mataram .................................................................. 3



1.3.3.



Bagi PT. Enseval Putera Megatrading .............................................. 3



BAB II ..................................................................................................................... 4 TIJAUAN PEDAGANG BESAR FARMASI ........................................................ 4 2.1.



Pengertian PBF ......................................................................................... 4



2.2.



Fungsi PBF ............................................................................................... 4



2.3.



Manajemen perbekalan di PBF ................................................................ 4



BAB III ................................................................................................................... 6 TINJAUAN KHUSUS PT. ENSEVAL PUTERA MEGATRADING .................. 6 3.1.



Pengenalan PT. Enseval Putera Megatrading .......................................... 6



3.2.



Visi dan Misi ............................................................................................ 8



v



3.3.



Struktur Organisasi ................................................................................... 9



3.4.



Job Descripton pada PT. Enseval Putera Megatrading, Tbk. ................... 9



3.5.



Manajemen Perbekalan Farmasi ............................................................ 15



3.5.1.



Pengadaan ........................................................................................... 15



3.5.2.



Penerimaan.......................................................................................... 15



3.5.3.



Penyimpanan ....................................................................................... 16



3.5.4.



Pendistribusian .................................................................................... 17



3.5.5.



Pengiriman Barang ............................................................................. 19



3.5.6.



Laporan ............................................................................................... 21



a.



Laporan obat............................................................................................... 21



Macam-macam laporan yang dibuat yaitu : ...................................................... 21 1)



Laporan psikotropika. ............................................................................. 21



2)



Laporan insentive. .................................................................................. 21



3)



Laporan OTD. ........................................................................................ 21



4)



Laporan barang rusak. ............................................................................ 21



5)



Laporan triwulan yaitu laporan semua barang (laporan dinamika



obat). 21 6) 3.5.7.



Laporan alat kesehatan ........................................................................... 21 Laporan ............................................................................................... 22



BAB IV ................................................................................................................. 23 KEGIATAN KKL DAN PEMBAHASAN ........................................................... 23 BAB V................................................................................................................... 24 PENUTUP ............................................................................................................. 24 5.1.



Kesimpulan ............................................................................................. 24



5.2.



Saran ....................................................................................................... 24



DAFTAR PUSTAKA



vi



DAFTAR LAMPIRAN



Lampiran 1 Ruang Penyimpanan Obat dan barang konsumen



vii



BAB I PENDAHULUAN 1.1.



Latar Belakang Dalam



pelaksanaan



memegang



peranan



masyarakat



yang



upaya



penting



kesehatan,



demi



tenaga



tercapainya



setinggi-tingginya.



kefarmasian



derajat



Kontribusi



kesehatan



seorang



tenaga



kefarmasian dalam hal ini adalah dengan melaksanakan pekerjaan kefarmasian. Pekerjaan kefarmasian tersebut yaitu pengendalian mutu sediaan



farmasi,



pengamanan,



pengadaan,



penyimpanan



dan



pendistribusian atau penyaluran obat, pengelolaan obat, pelayanan obat atas resep dokter, pelayanan informasi obat, serta pengembangan obat, bahan obat dan obat tradisional. Pengendalian mutu sediaan farmasi dilakukan



mulai



dari



penelitian



dan



pengambangan,



produksi,



penyimpanan, pendistribusian sampai obat berada ditangan pasien. Obat yang telah diproduksi di Industri farmasi perlu didistribusikan agar dapat sampai ke tangan pasien. Pendistribusian obat tidak sama dengan pendistribusian komoditi lainnya. Pendistribusian obat diatur oleh undang – undang dan hanya boleh dilakukan melalui jalur yang legal dan dapat ditelusuri. PT. Enseval Putera Megatrading, Tbk merupakan salah satu



perusahaan terbesar



di



Indonesia



yang



bergerak



dibidang



pendistribusian obat dan alat kesehatan. Kegiatan yang dilakukan di PT. Enseval



Putera



Megatrading



meliputi



pengadaan,



penyimpanan,



penyaluran obat dan alat kesehatan dalam jumlah besar sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan. Tujuan utama dari PT. Enseval Putera Megatrading yakni menjadi penyedia sediaan obat jadi



dan



alat



kesehatan yang dibutuhkan oleh sarana pelayanan kefarmasian sesuai dengan ketentuan dalam Cara Distribusi Obat yang Baik (CDOB).



1



Mengingat akan pentingnya pengendalian mutu dalam bidang farmasi dan pentingnya peran tenaga farmasi dalam engendalian mutu di Pedagang Besar Farmasi (PBF), maka Program D III Farmasi Fakultas Ilmu Kesehatan Nahdlatul Wathan Mataram bekerja sama dengan PBF PT. Enseval Putera Megatrading Mataram dalam menyelenggarakan Kunjungan Kerja Profesi Tenaga Teknis Kefarmasian. Kunjungan Kerja Profesi Tenaga Teknis Kefarmasian ini diharapkan dapat meningkatkan pemahaman calon TTK mengenai peranan Tenaga kefarmasian di PBF, kegiatan rutin, organisasi, manajemen pengelolaan sediaan farmasi di PT. Enseval Putera Megatrading Mataram .



1.2.



Tujuan Kuliah Kerja Lapangan 1.2.1. Tujuan Umum Kunjungan Kuliah Lapangan kali ini memiliki tujuan untuk mengetahui dan memahami peran Pedagang Besar Farmasi dalam proses manajemen perbekalan farmasi. 1.2.2. Tujuan Khusus 1. Mengetahui dan memahami fungsi,



peran dan ruang



lingkup kerja PT. Enseval Putera Megatrading. 2. Mengetahui dan memahami proses manajemen perbekalan farmasi di PT. Enseval Putera Megatrading. 3. Mengetahui peran apoteker dan Tenaga Teknis Kefarmasian di PT. Enseval Putera Megatrading. 1.3.



Manfaat Kuliah Kerja Lapangan Pelaksanaan kegiatan KKL diharapkan dapat memberikan manfaat kepada beberapa pihak, yaitu mahasiswa, FIK UNW Mataram dan PT. Enseval Putera Megatrading. 1.3.1. Bagi Mahasiswa Kuliah Kerja Lapangan 1) Mahasiswa dapat mengetahui dan memahami fungsi, peran dan ruang lingkup PBF.



2



2) Mahasiswa



dapat



mengetahui



dan



memahami



proses



manajemen perbekalan farmasi di PT. Enseval Putera Megatrading Mataram. 3) Mahasiswa dapat mengetahui peran Apoteker dan Tenaga Teknis Kefarmasian di PT. Enseval Putera Megatrading Mataram. 1.3.2. Bagi FIK UNW Mataram 1) Memperoleh



preferensi



tempat



kegiatan



KKL



bagi



mahasiswa periode selanjutnya. 2) Memperoleh kesempatan untuk membangun hubungan baik dengan PT. Enseval Putera Megatrading Mataram. 1.3.3. Bagi PT. Enseval Putera Megatrading 1) Memperoleh kesempatan untuk membangun hubungan yang baik dengan FIK UNW Mataram untuk tempat KKL bagi mahasiswa. 2) Membangun hubungan baik dengan mahasiswa yang kemunginan dapat menjadi partner kerja.



3



BAB II TIJAUAN PEDAGANG BESAR FARMASI 2.1.



Pengertian PBF Menurut



Permenkes



RI



Nomor



1148/Menkes/Per/VI/2011,



Pedagang Besar Farmasi (PBF) adalah Perusahaan berbentuk badan hukum yang memiliki izin untuk pengadaan, penyimpanan, penyaluran obat dan/atau bahan obat dalam jumlah besar sesuai ketentuan perundangundangan. 2.2.



Fungsi PBF Fungsi PBF terdiri dari : 1. Tempat menyediakan dan penyimpanan sediaan farmasi yang meliputi obat,bahan obat, obat tradisional dan kosmetik. 2. Sebagai sarana yang mendistribusikan sediaan farmasi ke fasilitas pelayanan kefarmasian meliputi apotek, instalasi farmasi rumah sakit, pusekesmas, klinik dan toko obat berizin. 3. Sebagai sarana yang mendistribusikan sediaan farmasi diwilayah sesui surat pengakuan / surat izin. 4. Sebagai tempat pendidikan dan penelitian.



2.3.



Manajemen perbekalan di PBF Pengelolaan perbekalan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis



Habis Pakai dilakukan sesuai ketentuan peraturan perundang-



undangan yang berlaku meliputi perencanaan, pengadaan, penerimaan, penyimpanan, pemusnahan, pengendalian, pencatatan dan pelaporan. A. Perencanaan. Dalam membuat perencanaan pengadaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai perlu diperhatikan pola penyakit, pola konsumsi, budaya dan kemampuan masyarakat.



4



B. Pengadaan. Untuk menjamin kualitas Pelayanan Kefarmasian maka pengadaan Sediaan Farmasi harus melalui jalur resmi sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan. C. Penerimaan. Penerimaan merupakan kegiatan untuk menjamin kesesuaian jenis spesifikasi, jumlah, mutu, waktu penyerahan dan harga yang tertera dalam surat pesanan dengan kondisi fisik yang diterima. D. Penyimpanan. 1. Obat/bahan Obat harus disimpan dalam wadah asli dari pabrik. Dalam hal pengecualian atau darurat dimana isi dipindahkan pada wadah lain, maka harus dicegah terjadinya kontaminasi dan harus ditulis informasi yang jelas pada wadah baru. Wadah sekurang kurangnya memuat nama Obat, nomor batch dan tanggal kadaluwarsa. 2. Semua Obat/bahan Obat harus disimpan pada kondisi yang sesuai sehingga terjamin keamanan dan stabilitasnya. 3. Tempat penyimpanan obat tidak dipergunakan untuk penyimpanan barang lainnya yang menyebabkan kontaminasi. 4. Sistem penyimpanan dilakukan dengan memperhatikan bentuk sediaan dan kelas terapi Obat serta disusun secara alfabetis. E. Pengeluaran Obat memakai sistem FEFO (First Expire First Out) dan FIFO (First In First Out)



5



BAB III TINJAUAN KHUSUS PT. ENSEVAL PUTERA MEGATRADING 3.1.



Pengenalan PT. Enseval Putera Megatrading PT. Enseval didirikan pada Oktober 1973, sebagai akibat dari pemisahan fungsi distribusi dari pemasaran dan produksi PT. Kalbe Farma bersama anak perusahaan. Dalam perkembangannya PT. Enseval juga berkembang menjadi distributor umum, tidak saja menjadi distributor produk-produk farmasi saja tapi juga mencakup produk keperluan konsumen, alat-alat kedokteran bahkan agen dan industri makanan. Sejalan dengan perkembangan ekonomi Indonesia, PT.Enseval juga melakukan diversifikasi ke berbagai usaha diluar bidang perdagangan dan distribusi. Ketika manajemen mengambil kebijaksanaan untuk kembali ke bidang usaha inti pada tahun 1993, maka semua kegiatan usaha perdagangan dan distribusi dipindahkan ke PT. Arya Gupta Cempaka suatu Perseroan yang didirikan pada tahun 1988 yang selanjutnya pada 6 Agustus 1993 berganti nama menjadi PT.Enseval Putera Megatrading. Surat Ijin Perdagangan



: 00318 /1.824.271



Nomor Pokok Wajib Pajak : 01.342.572.3-054.0000 Pada 1 Agustus 1994 Perseroan tercatat di Bursa Efek Jakarta sebagai PT.Enseval Putera Megatrading, Tbk. Kegiatan Perseroan difokuskan pada jasa distribusi dan perdagangan, yang terdiri atas 4 divisi, yaitu : 1. Divisi penjualan dan distribusi produk farmasi. 2. Divisi penjualan dan distribusi produk barang komsumsi, obat bebas dan nutrisi. 3. Divisi



pemasaran



dan



distribusi



perlengkapan kesehatan. 6



produk



peralatan



dan



4. Divisi pemasaran dan penjualan produk kimia bahan baku industri farmasi, kosmetik, makanan dan kesehatan hewan. Hingga kini, Perseroan memiliki 42 cabang di seluruh Indonesia yang tersebar dari Banda Aceh sampai ke Jayapura. Perseroan juga memiliki infrastruktur yang memadai guna menunjang kelancaran operasional logistik yaitu 2 Regional Distribution Centre berupa fasilitas gudang besar yang berada di Jakarta dan Surabaya. Masing-masing cabang memiliki gudang dan armada pengiriman serta personil lengkap guna menunjang kegiatan operasional dan keperluan pihak pemasok (prinsipal) dan pelanggan (outlet). Pada saat ini Perseroan mempunyai lebih dari 100 pemasok (principal) dan melayani secara langsung lebih dari 200,000 outlet di seluruh Indonesia. Sampai dengan tahun 2009, Perseroan mempunyai 5 anak perusahaan, yaitu : 1. PT. Tri Sapta Jaya 2. PT. Milenia Dharma Insani 3. PT. Enseval Medika Prima 4. PT. Global Chemindo Megatrading 5. PT. Renaldmed Tiara Utama PT. Tri Sapta Jaya yang bergerak dibidang usaha distribusi produk farmasi dan kesehatan akan berfokus untuk memperluas jaringan distribusi farmasi ke pasar bawah dan juga lebih menjangkau daerah-daerah yang terpencil. PT.Milenia Dharma Insani didirikan pada tahun 2003, dikembangkan dari hanya bisnis apotik menjadi klinik dengan nama Mitrasana. Klinik Mitrasana menyediakan fasilitas kesehatan yang ekonomis dan terintegrasi yang meliputi praktek dokter, farmasi, laboratorium, mini market dan sekarang diperluas dengan jasa layanan hemodialisis. Dengan visi menjadi klinik pilihan keluarga Indonesia dengan pelayanan prima dan harga terjangkau, Klinik Mitrasana ini kini telah menambah jumlah klinik menjadi 13 buah di tahun 2009 di area Jakarta dan sekitarnya. 7



Selanjutnya, dengan tujuan untuk melakukan perluasan, atau ekstensifikasi usaha dibidang pemasaran dan perdagangan alat kesehatan, maka pada November 2007, didirikan anak perusahaan yaitu PT. Enseval Medika Prima yang kini sudah mulai beroperasi secara resmi pada Oktober 2008. PT. Enseval Medika Prima bergerak di bidang pemasaran alat kesehatan dan diagnostic secara lebih fokus. PT. Global Chemindo Megatrading yang didirikan pada November 2007 merupakan anak perusahaan yang bergerak dibidang bahan baku akan terus berfokus pada penjualan bahan baku baik ke pelanggan dalam group maupun non group. PT. Global C hemindo Megatrading kini sudah memulai kegiatan usaha secara independen sejak Oktober 2008. Sebagai langkah diversifikasi jenis layanan dalam bidang kesehatan, Perseroan mendirikan anak perusahaan yaitu PT. Renalmed Tiara Utama pada Juli 2008 dan Perseroan melakukan akuisisi usaha penyediaan bahan-bahan dan mesin hemodialisa bagi pasien gagal ginjal ke rumah-rumah sakit dan klinik-klinik pada Oktober 2008 dari pihak ketiga yang meliputi: kendaraan, mesin hemodialisa dan persediaan dimana sekaligus PT. Renalmed Tiara Utama secara resmi memulai kegiatan usahanya dibulan yang sama. 3.2.



Visi dan Misi 3.2.1 Visi PT. Enseval Putera Megatrading, Tbk Menjadi perusahaaan jasa distribusi dan logistik yang terintegrasi di bidang kesehatan melalui penyediaan layanan yang prima, penggunaan teknologi dan kepemimpinan yang kuat. 3.2.2 Misi PT. Enseval Putera Megatrading, Tbk Menyediakan layanan logistik yang unggul dan



terpadu untuk



produk- produk perawatan kesehatan dan produk sejenisnya. Nilai Inti PT. Enseval Putera Megatrading, Tbk



1. Memberikan pelayanan yang terbaik kepada pelanggan



8



2. Integritas 3. Gigih untuk mencapai yang terbaik 4. Kerjasama yang kokoh 5. Inovasi 6. Tangkas/ lincah 3.3.



Struktur Organisasi



Gambar 1 . Struktur Organisasi 3.4.



Job Descripton pada PT. Enseval Putera Megatrading, Tbk. PT. Enseval Putera Megatrading memiliki joddeskription sebagai berikut : 1. ABM (Area Businnes Manager) Wewenang dan tanggung jawab :



9



a. Mengambil keputusan sepenuhnya b. Mengambil kebijakan c. Bertanggung jawab atas operasional perusahaan d. Menjaga kerahasiaan perusahaane.



Membina hubungan yang



baik dengan karyawan 2. KSA (Kepala Seksi Akuntansi) Wewenang dan tanggung jawab : a. Menjaga kelancaran operasional perusahaan b. Mempertanggung jawabkan laporan akuntansi dan keuangan. c. Menjaga kerahasiaan perussahaan. d. Mengambil alih saat ABM (Area Businnes Manager) tidak ada di tempat. e. Membina kombinasi dan hubungan yang baik dengan karyawan. f. Membagi dan mengatur tugas bawahan. KSA memiliki anggota-anggota yang dapat membantu proses operasional perusahaan yaitu terdiri dari : 1. KSSA (Kepala Sub Seksi Akuntansi) 2. Divisi Akuntansi, terbagi atas : a. Data Proses Wewenang dan tanggung jawab : 1) Bertugas mereolase Sales Order (SO) yang masuk dari ECC dan diproses sehingga sampai di gudang. 2) Memperlancar proses retur barang. 3) Mempelancar atau memproses masuknya Sales Order (SO) 4) Bertanggung jawab kepada ABM dan KSA 5) Menjalin



hubungan



yang



baik



dengan



sesama



karyawan. b. Staf Klaim /GL Wewenang dan tanggung jawab : 1) Bertugas memproses kembali data yang ditolak dari pusat 10



2) Memeriksa payment voucher (jurnal account) c. IT Chanel Wewenang dan tanggung jawab : 1) Mengatur



jaringan



yang



dipakai



PT.



Enseval



Putera Megatrading, Tbk 2) Memperbaiki segala kerusakan computer yang dipakai 3. Devisi Keuangan yang terbagi atas : a. Fakturis 1) Menerima faktur dari tim expedisi yang telah dicek dengan surat jalan internal. 2) Fakturis melampirkan faktur asli dan pajak. 3) Setelah



distempel



atau ditanda tangani fakturis



menyerahkan ke pool faktur untuk diproses selanjutnya. b. Pool Faktur 1) Menerima semua faktur. 2) Mengimput data tagihan jika outlet akan membayar. 3) Data tagihan diserahkan ke kolektor untuk tagihan dalam kota. 4) Data tagihan diserahkan parsalesman untuk tagihan luar kota c. Kasir 1) Menerima setoran dari hasil tagihan oleh kolektor tunai atau giro. 2) Menerima setoran dari sales secara tunai. 3) Menerima pembayaran tunai dari tim ekspedisi yaitu driver dan loper 4) Memeriksa pembayaran dan daftar tagihan kredit atau lunas. 5) Membuat rekonsilasi Bank. 6) Memasukkan



atau



mencek



mutasi



Bank



(Bank



Danamon dan Bank Nagari) yang telah menyetor uang tunai dari rektorat.



11



7) Menyimpan uang tunai dan cek giro membayar. 8) Pengeluaran-pengeluaran sesuai payment voucher yang sudah di



appove



oleh



pimpinan



cabang,



direktorat sales dan akuntansi. d. Kolektor 1) Menagih pembayaran ke outlet-outlet jika sudah jatuh tempo. 2) Outlet-outlet berkredit hanya jangka waktu 7-30 hari. 4. ECC (Enseval Custumer Care) Tugas dan tanggung jawab : a. Menerima orderan dari salesman. b. Memproses dan mencetak orderan



yang



masuk



c.



Menginput orderan yang masuk secara manual. c. Menghubungi outlet yang tidak dikunjungi salesman untuk menanyakan orderan yang akan dipesan. d. Bertanggung jawab langsung ke ABM. e. Menjalin hubungan yang baik sesama karyawan 5. Apoteker Tugas dan tanggung jawab : a. Menandatangani faktur penjualan, ship list, receipt dan BAPB. b. Membuat surat pesanan psikotropika yang dilampirkan ke pusat. c. Membuat laporan psikotropika ke Dinas kesehatan. d. Membuat laporan dinamika obat. e. Memeriksa suhu pada waktu yang telah ditentukan (suhu gudang dan suhu chiller) f. Arsip faktur dan surat pesanan. g. Memeriksa stok psikotropika setiap hari. h. Bertanggung jawab kepada ABM 6. Kepala Gudang Tugas dan tanggung jawab :



12



a. Bertanggung jawab kepada ABM. b. Bertanggung jawab atas persediaan barang di gudang sesuai system dan prosedur yang berlaku. c. Menata kerapian barang di gudang dan tata letaknya. d. Memeriksa



kadaluarsa



produk



dan



melakukan



penyisihan barangyang expire datenya dekat dan barang yang rusak. e. Menjaga



keamanan



barang



farmasi,



baik



stabilitas



maupun keamanan dari pencurian dan bahaya lainnya. f. Bertanggungjawab terhadap operasional gudang mulai dari barang masuk,



barang



keluar,



penerimaan



barang,



penyimpanan barang dan penyusunan barang di gudang. Di bawah kepala gudang ada anggota-anggota yang ikut dalam operasional gudang, yaitu : 1. Wakil kepala gudang. a. Bertanggung jawab atas operasional gudang. b. Mengambil alih tanggung jawab kepala gudangjika berada di tempat. 2. Admin Tugas dan tanggung jawab : a. Mengentri picklist untuk dijadikan faktur. b. Membuat lapora selisih kanvas c. Membuat laporan barang masuk. d. Membuat tanda terima reture barang. 3. Picker Tugas dan tanggung jawab : a. Membuat laporan barang masuk. b. Mengambil barang yang diminta dalam Surat Orderan (SO). c. Mengambil barang yang tukar guling. d. Menyiapkan barang sesuai permintaan. 13



e. Menerima barang retur dari outlet, jika barang retur rusak maka proses lanjutannya untuk dibuatkan laporan rusak, dan jika barangnya masih baik maka dimasukkan ke locator masing-masing sesuai barang. 4. Checker Tugas dan tanggung jawab : a. Memeriksa barang yang dikeluarkan oleh picker sesuai faktur, jika tidak sesuai checker menginformasikan ke picker. b. Memeriksa barang yang akan dibawa tim ekspedisi sesuai dengan faktur. c. Memeriksa barang akan masuk kanvas. d. Menerima dan memeriksa barang masuk dari pusat maupun cabang. e. Membuat surat jalan ke ekspedisi. 5. Kepala Ekspedisi Tugas dan tanggung jawab : a. Memastikan semua faktur yang tercetak maupun yang terkirim secara on time. b. Memastikan semua masalah admin di dalam devisi ekspedisi. c. Bertanggung jawab atas keselamatan barang, fakturdan kendaraan pada saat pengiriman barang. d. Bertanggung jawab atas keselamatan barang, faktur dan kendaraaan pada saaat pengiriman barang. e. Bertanggung jawab atas pengiriman barang sesuai dengan sistem dan prosedur. f. Membuat dan mengatur rute pengiriman barang. g. Melakukan pengiriman barang sesuai outlet dan alamat yang tertera pada faktur. Di bawah kepala ekspedisi ada anggota yang ikut dalam operasioanal tim ekspedisi, yaitu :



14



a. Admin expedisi 1) Mengerjakan semua masalah di ekspedisi yaitu pembuatan surat jalan. 2) Menyelesaikan surat jalan dan pengecekan faktur kembali. 3) Membuat laporan triwulan,OTD (On Time Delivery), insentive. 3.5.



Manajemen Perbekalan Farmasi 3.5.1. Pengadaan Pengadaan barang PBF cabang PT. Enseval Putera Megatrading, Tbk Mataram sudah diatur oleh PT. Enseval Putera Megatrading, Tbk pusat yang berada di Jakarta. Pengiriman barang ke PT. Enseval Putera Megatrading, Tbk Mataram dilakukan sesuai defekta. Pengontrolan stok dilakukan melalui sistem online. 3.5.2. Penerimaan Pada penerimaan, barang diterima oleh penanggung jawab gudang dengan melihat surat pengantar dan ship list. Setiap pengiriman barang dari pusat ke cabang disertai dengan surat barang yang disebut dengan ship list yang berisi nama barang dan jumlah barang, setelah sampai di cabang fisik barang dicocokkan dengan ship list. Kemudian dilakukan pemeriksaan terhadap barang yang diterima antara lain : a. Nama barang/ obat dan jumlahnya. b. Spesifikasi dari barang/ obat dan jumlahnya sesuai dengan kontrak, misalnya : 1) Pabrik yang memproduksi. 15



2) Bentuk dan kemasan. 3) Penandaan pada kemasan. 4) Mutu/ kwalitas barang, seperti warna, kejernihan, tanggal kaduluarsa (ED) c. Sertifikat yang diminta dalam kontrak, termmasuk hasil uji mutu yang dipersyaratkan. d. Tanggal penerimaan. e. Pada pemeriksaan barang/ obat-obatan tersebut harus diperhatikan sifat- sifatnya, baik fisika dan kimiawi serta persyaratan penyimpanannnya, agar tidak ada barang/ obat-obatan yang rusak selama proses pemeriksaan dan penerimaan. 3.5.3. Penyimpanan Penyimpanan barang di gudang dulakukan dengan 2 enis manajemen yaitu warehouse Management (< 25 0C) dan Cold Management (2 – 8



0



C). Gudang penyimpann dilengkapi



dengan sensor suhu otomatis yang kemudian dicatat setiap 10 menit. Penyimpanan barang didasarkan atas : 1) Sesuai dengan sifat fisika dan kimiawinya. 2) Sesuai dengan jenisnya. 3) Menurut bentuk sediaan. 4) Penyusunan barang berdasarkan principal. 5) Penyusunan barang berdasarkan system FEFO.



16



6) Penyusunan



barang



di



letakkan



dalam



palet-palet



ditiap locator, berdasarkan nomor dan abjad. 7) Tiap-tiap palet dan locator barang masing-masing memiliki penanggung jawab. 8) Barang yang rusak atau kemasan rusak dikembalikan ke gudang dan diletakkan terpisah. 9) Barang dengan expire date 3 bulan terakhir atau yang sudah dekat diletakkan terpisah. 10) Barang disimpan diatas rak dengan pallet, terhindar dari cahaya matahari langsung. 11) Penyimpanan psikotropika dipisahkan dan ditempatkan ditempat yang aman. 3.5.4. Pendistribusian Barang



keluar



merupakan



permintaan



orderan



dari



cabang lain, rumah sakit, apotik, took-toko dan mini market. Cara pendistribusian barang di PT. Enseval Putera Megatrading, Tbk antara lain : a. Pendistribusian Umum 1. Outlet bisa memesan barang langsung melalui telepon kepada ECC. 2. Salesman yang berkunjung langsung ke outlet untuk melakukan orderan, lalu salesman mengirimkan orderan dari outlet kepada ECC melalui PDA yang telah diprogram pada handphone salesman. Pemesanan barang- barang PHARMA harus menggunakan Surat Pesanan (SP) dan obat psikotropika harus menggunakan Surat Pesanan khusus. 3. Bagian ECC kemudian mengentri orderan di computer, hasil entri berupa Surat Orderan (SO). 17



4. Jika tidak ada masalah dengan outlet maka secara otomatis data pesanan yang telah di entri oleh ECC akan langsung ke gudang. 5. Apabila



pending,



SO harus ditanda tangani supervisor



terlebih dahulu kemudian dibawa ke ABM/KSA untuk di Approved. Apabila order jadi, SO ditanda tangani DS ETH kemudian di Aproved. 6. Data proses menginput SO (Sales Orderan) untuk sampai ke gudang secara otomatis. 7. Komputer memproses secara otomatis dan memeriksa ketersediaan barang. Jika barang tidak tersedia maka akan keluar Surat Pesanan Tidak Terpenuhi yaitu surat yang dikeluarkan jika barang yang diminta sedang habis atau stok sedang kosong. 8. Surat Orderan (SO) disebut juga dengan picklist sampai di gudang terdiri dari 2 lampir. 9. Dilakukan picking barang oleh picker. 10. Setelah picker selesai melakukan picking barang diletakkan di masing- masing tempat, ada yang dalam kota dan luar kota, dan diselipkan copy picklist untuk dip roses pengecekan barang. 11. Pick list yang asli diserahkan ke admin faktur untuk difakturkan dan ditanda tangani oleh apoteker. 12. Yang harus dicek oleh checker yaitu nama barang, no batch, kadar, jumlah barangdan outlet yang dituju. b. Pendistribusian secara Khusus Diutamakan



terhadap



memerlukan suhu di



produk-produk



yang



bawah suhu kamar, biasanya



pengantaran untuk produk-produk



tersebut membutuhkan



alat pendingin sejenis stereoform dengan



menambahkan



icegell/dry ice yang akan mempertahankan suhu pada produk 18



tersebut dalam batas waktu tidak lebih dari 2 jam pengantaran. c. Pendistribusian Kanvas Orderan dilakukan melalui salesman yang keluar kota dengan menggunakan mobil box. Adapun tata cara pendistribusian kanvas antara lain : 1. Sebelum kanvas melakukan perjalanan, harus ada rencana kanvas yaitu beberapa banyak barang yang akan di bawa. 2. Jika ada pemesanan di luar kota maka salesman memfax ke Enseval cabang untuk pengiriman barang. 3. Biasanya barang-barang didistribusikan oleh kanvas adalah



barang- barang kosmetik, makanan dan



minuman. 4. Kanvas dimulai dari hari Senin dan berakhir di hari Jumat sore. 3.5.5. Pengiriman Barang Pengiriman barang dilakukan oleh tim ekspedisi. Adapun cara pengiriman barang yang dilakukan antara lain : 1. Setelah faktur tercetak maka admkin ekspedisi membuat surat jalan untuk tim ekspedisi(driver atau loper). 2. Tim ekspedisi mengambil barang ke gudang yang sesuai dengan faktur outlet.



19



3. Tim ekspedisi mengantar barang ke outlet. 4. Setelah barang diserahkan, faktur ditanda tangani dan distempel oleh outlet. Jika outlet memesan barang secara kredit maka faktur yang berwarna biru diserahkan ke outlet tetapi bila menggunakan system Cash On Delivery (COD) maka faktur asli diserahkan ke outlet. 5. Kemudian tim ekspedisi kembali ke PT. Enseval Putera Megatrading, Tbk dengan membawa sifat fakturnya dan diserahkan



ke bagian



Administrasi ekspedisi untuk



dicocokkan sesuai dengan surat jalan dan faktur harus kembali di hari yang sama. 6. Untuk pengiriman barang ke luar kota, lama pengiriman pesanan 1 hari setelah pemesanan. Jika ada outlet yang membutuhkan barang dalam waktu yang cepat, maka pengiriman menggunakan jasa pengiriman travel dengan biaya ditanggung oleh PT. Enseval Putera Megatrading, Tbk/ outlet.



20



3.5.6. Laporan a. Laporan obat Macam-macam laporan yang dibuat yaitu : 1) Laporan psikotropika. 2) Laporan insentive. 3) Laporan OTD. 4) Laporan barang rusak. 5) Laporan



triwulan



yaitu



laporan



semua



barang



(laporan dinamika obat). 6) Laporan alat kesehatan b. Laporan Keuangan Arus data yang membentuk laporan keuangan : 1) Dari



dokumen



penerimaan



barang



dan



dokumen



pengeluaran barang. 2) Dari dokumen tersebut barulah kita bias membuat Sales Order dan Delivery Order. 3) Barulah terbentuk : -



Faktur : Regular, Kanvas, Tender



-



Retur : Regular, Kanvas, Return, DN (Debet Nota) /CN (Credit Nota) discount



4) Lalu dibuat Receipt Voucher, Payment Voucher, dan daftat tagihan. 5) Setelah itu data dikumpulkan dalam bentuk jurnal. 6) Kemudian dimasukkan ke dalam buku besar. 7) Barulah didapat laporan laba/ rugi yang terlihat pada neraca.



21



3.5.7. Laporan Pelaporan Nilai)



pajak



berupa



PPN



(Pajak



Pertambahan



dilakukan langsung oleh PT. Enseval Putera Megatrading,



Tbk pusat. Pelaporan pajak yang dilakukan di cabang yaitu pajak penghasilan yang ada dua macam yaitu Pasal 21 (Pajak Penghasilan) dan Pasal 23 (Pajak Jasa).



22



BAB IV KEGIATAN KKL DAN PEMBAHASAN Kunjungan Kerja Lapangan (KKL) ini dilakukan pada tanggal 22 Maret 2018. Kegiatan ini memiliki tujuan umum yaitu untuk mengetahui dan memahami Mengetahui dan memahami fungsi, peran dan ruang lingkup kerja PT. Enseval Putera Megatrading, memahami proses manajemen perbekalan farmasi di PT. Enseval Putera Megatrading., Mengetahui peran apoteker dan Tenaga Teknis Kefarmasian di PT. Enseval Putera Megatrading. Kegiatan yang dilakukan yaitu pengenalan PT. Enseval Putera Megatrading oleh apoteker penanggung jawab kemudian kunjungan ke warehouse atau gudang penyimpanan. PT. Enseval Putera Megatrading, Tbk cabang Mataram merupakan Pedagang besar Farmasi yang berbadan hukum dan memiliki izin untuk pengadaan, penyimpanan, pendistribusian dan perbekalan farmasi. Sistem manajemen perbekalan farmasi yang



ada



pada



PT.



Enseval



Putera



Megatrading, Tbk telah sesuai dengan teori manajemen pengadaan farmasi dan akuntansi yaitu sistem pendistribusian, sistem penyimpanan dan sistem pelaporan. Untuk pelaporan Obat Psikotropika dilakukan sekali sebulan, sedangkan untuk barang konsumer dilakukan tiga bulan sekali. Sistem pendistribusian di PT. Enseval Putera Megatrading, Tbk adalah sistem tekan



dimana



jumlah



barang



yang didistribusikan



PT.



Enseval



Putera Megatrading, Tbk cabang Mataram ditentukan oleh PT. Enseval Putera Megatrading, Tbk pusat, yang dikombinasikan dengan sistem tarik (dengan adanya pesta). Sistem penyimpanan di PT. Enseval Putera Megatrading, Tbk yaitu dengan sistem warehouse Management (< 25



0



C) dan Cold



Management (2 – 8 0C) serta sistem FEFO (Fisrt Expired First Out).



23



BAB V PENUTUP 5.1.



Kesimpulan



Dari kegiataan praktek kerja lapangan yang telah dilakukan di PT. Enseval Putera Megatrading, Tbk yang telah dilakukan tanggal 22 Maret 2018 dapat dsimpulkan sebagai berikut : 1. PT. Enseval Puter Megatrading, Tbk merupakan salah satu perusahaan besar farmasi swasta nasional di Kota Mataram yang bergerak dibidang jasa yang mendistribusikan barang - barang farmasi yang mencakup obatobatan, kosmetik dan alat- alat kesehatan yang diperlukan oleh konsumen. 2. System kerja di PT.



Enseval Putera Megatrading, Tbk adalah system



komputerisasi yang memiliki program secara online, mulai dari system pengadaan, pendistribusiaan, penyimpanan dan pelaporan. Dan seluruh kegitaan yang dilakukan PT. Enseval Putera Megatrading, Tbk, dapat diketahui pusat dan seluruh cabang di Indonesia, karena kegiataan tersebut dapat diakses. 3. Peran Apoteker dan tenaga teknis kefarmasian dalam PBF sangat penting karena memerlukan ketelitian, keterampilan dan kejujuran disamping pengetahuan yang diperoleh di lembaga atau instansi pendidikan terkait yang harus diterapkan dan dikembangkan untuk bertanggung jawab di PBF. Bahwa seorang Apoteker dan tenaga teknis kefarmasian mempunyai peran dan tanggung jawab yang tinggi dalam melaksanakan tugas serta ikut membantu pemerintah dalam melayani pengelolaan perbekalan farmasi ke tempat pelayanan kesehatan. 5.2.



Saran Pelaksanaan kuliah kerja lapangan sebaiknya diperpanjang agar mahasiswa dapat memahami dan mengetahui lebih banyak tentang pengelolaan perbekalan farmasi di PT. Enseval Putera Megatrading, Tbk.



24



DAFTAR PUSTAKA http://profil.merdeka.com/indonesia/e/enseval-putra-megatrading/ http://www.enseval.com/tentang-kami/sekilas-enseval/sejarah/ http://www.enseval.com/ Menkes RI.2011. Permenkes RI Tentang Pedagang Besar Farmasi. Jakarta : Departemen Kesehatan RI



25



LAMPIRAN Lampiran 1. Ruang Penyimpanan Obat dan barang konsumen



26