Laporan PKL Abdi Di Pdam Tirtanadi [PDF]

Citation preview

i



LAPORAN PRAKTIK KERJA LAPANGAN



DI PDAM TIRTANADI MEDAN



Diajukan Oleh:



ABDI MUHAMMAD NIM 1705094014



PROGAM STUDI ADMINISTRASI BISNIS JURUSAN ADMINISTRASI NIAGA POLITEKNIK NEGERI MEDAN MEDAN 2020



ii



LEMBAR PENGESAHAN LAPORAN PRAKTEK KERJA LAPANGAN DI PDAM TIRTANADI MEDAN



Telah Disetujui dan Disahkan Pada Tanggal:



Medan, Mei 2020



Menyetujui: Pembimbing Akademis



Pembingmbing Lapangan



Mardiathul Husna,S.T.,M.Cs.



Iwan Hamsar Siregar, S.T.,M.Si.



NIP.19811202 200912 2 002



NIP



Mengetahui: Ketua Jurusan



Kepala Program Studi



Agus Edy Rangkuti, S.E.,M.Si.



Suri Purnami, S.E.,M.Cs.



NIP 19720817 200501 1 001



NIP 197708242 20212 2 003



iii



SURAT PERNYATAAN KEASLIAN Saya yang bertanda tangan dibawah ini: Nama



: Abdi Muhammad



NIM



: 1709054014



Jurusan/Prodi: Administrasi Niaga/Administrasi Bisnis Dengan ini saya menyatakan bahwa: 1. Laporan praktik kerja lapangan ini adalah asli dan murni baik gagasan, rumusan, serta penelitian saya sendiri, tanpa bantuan pihak lain kecuali arahan pembimbing. 2. Dalamlaporan praktik kerja lapangan ini tidak terdapat karya atau pendapat yang telah ditulis atau dipublikasikan orang lain, kecuali secara tertulis dengan jelas dicantumkan sebagai acuan dalam naskah dengan disebutkan nama pengarang dan dicantumkan dalam daftar pustaka, 3. Pernyataan ini saya buat dengan sesungguhnya dan apabila dikemudian hari terdapat penyimpangan dan ketidakbenaran dalam pernyataanini, maka saya bersedia menerima sanksi akademi sesuai aturan yang berlaku. Medan, Mei 2020



Abdi Muhammad NIM1705094014



iv



KATA PENGANTAR



Biamillahi Rahmanir Rahim, Puji syukur penulis ucapkan kepada Tuhan yang Maha Esa atas segala berkat dan rahmat yang telah diberikan Nya kepada penulis sehingga Laporan Praktik Lapangan ini dapat diselesaikan tepat pada waktunya. Laporan ini merupakan salah satu syarat untuk menyelesaikan Program Pendidikan Diploma 3 Jurusan Administrasi Niaga, Program Studi Administrasi Bisnis Politeknik Negeri Medan, sekaligus sebagai pertanggung jawaban penulis atas Praktik Kerja Lapangan yang telah dilaksanakan pada tanggal 03 Februari 2020 sampai dengan 1 Mei 2020 di PDAM Tirtanadi Medan. Dalam Penulisan laporan PKL ini, penulis banyak mendapatkan dukungan dan bimbingan secara langsung dari berbagai pihak, dan Pada kesempatan ini penulis mengucapkan banyak terima kasih kepada: 1. Abdul Rahman, S.EAk., M.Si, Direktur Politeknik Negeri Medan 2. Agus Edy Rangkuti, S.E.,M.Si, Ketua Jurusan Administrasi Niaga Politeknik Negeri Medan 3. Safaruddin, S.E., M.Si, Sekretaris Jurusan Administrasi Niaga Politeknik Negeri Medan 4. Suri Purnami, S.E.,M.A., Ketua Program Studi Administrasi Bisnis Politeknik Negeri Medan 5. Erwinsyah S, S.Si.,M.Kom, Sekretaris Program Studi Administrasi Bisnis 6. Mardiathul Husna, S.E.,M.Cs., Dosen pembimbing yang telah banyak memberikan pengarahan, saran, dan waktu dalam penulisan laporan Praktik Kerja Lapangan ini 7. Seluruh staf dan dosen Politeknik Negeri Medan khususnya Jurusan Administrasi Niaga 8. Seluruh staf pegawai PDAM Tirtanadi Medan, Terkhusus pada divisi Transmisi Distribusi, yang telah memberikan kesempatan dan pengalaman berharga dalam masa pembelajaran praktik kerja lapangan



v



9. Ibu, Ayah, Adik, Kakak dan seluruh keluarga yang turut memberikan semangat, perhatian dan doa 10. Seluruh teman-teman angkatan 2017 prodi Administrasi Bisnis POLMED dan sahabat-sahabat penulis terkhusus kelas AB-6.I, yang saling mendukung dan mendoakan satu sama lain Penulis menyadari bahwa dalam penulisan laporan ini, masih terdapat banyak kekurangan baik dari segi isi, bahasa dan penulisannya. Untuk itu penulis berharap serta berterima kasih apabila pembaca berkenan memberikan kritik dan saSran yang berguna untuk penyempurnaan tulisan ini. Demikian laporan ini disusun, kiranya dapat bermanfaat bagi setiap orang yang membaca. Medan,



Mei 2020



Penulis,



Abdi Muhammad NIM 1705094014



vi



DAFTAR ISI



HALAMAN JUDUL LEMBAR PENGESAHAN LEMBAR ORISINALITAS KATA PENGANTAR DAFTAR ISI DAFTAR TABEL DAFTAR GAMBAR DAFTAR LAMPIRAN BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Praktik Kerja Lapangan 1.2 Pelaksanaan Praktik Keja Lapanngan 1.3 Tujuan Praktik Kerja Lapangan 1.4 Manfaat Praktik Keja Lapangan 1.5 Sistopikta Penulisan Laporan BAB 2 PELAKSANAAN PRAKTIK KERJA LAPANGAN 2.1 Profil Perusahaan Tempat Praktik Kerja Lapangan 2.2 Deskripsi Pekerjaan 2.3 Topik/Bidang yang Diamati/Observasi 2.4 Pembahasan 2.5 Hambatan BAB 3 SIMPULAN DAN SARAN 3.1 Simpulan 3.2 Saran REFERENSI LAMPIRAN



vii



viii



DAFTAR TABEL Tabel 1.1 Waktu Kerja PDAM Tirtanadi Tabel 2.1 Daftar Daerah Operasional PDAM Tirtanadi Tabel 2.2 Format Buku Agenda Surat Masuk Tabel 2.4 Format Buku Agenda Surat Keluar Tabel 2.5 Format Buku Ekspedisi



ix



DAFTAR GAMBAR Gambar 1.1 Peta Jarak Antara POLMED dengan PDAM Tirtanadi Gambar 2.1 Logo PDAM Tirtanadi Gambar 2.2 Struktur Organisasi PDAM Tirtanadi Gambar 2.3 Format Lembar Disposisi



x



DAFTAR LAMPIRAN Lampiran 1 Surat Keterangan Permohonan Izin PKL Lampiran 2 Surat Keterangan Penerimaan Lampiran 3 Surat Pengantar PKL Lampiran 4 Lembar Kehadiran PKL Lampiran 5 Penilaian Perusahaan Lampiran 6 Laporan Mingguan



xi



1



BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Saat ini perusahaan memilih tenaga kerja yang memiliki latar belakang pendidikan yang tinggi dan memiliki kemampuan dan keterampilan di bidangnya. Untuk memenuhi syarat tersebut, Mahasiswa/i diberikan kesempatan untuk mengenal dunia kerja terlebih dahulu dengan mengikuti praktek kerja lapangan. Politeknik Negeri Medan merupakan suatu lembaga pendidikan profesional yang menyadari tuntutan perkembangan dunia perekonomian untuk menghasilkan tenaga kerja yang terampil, profesional dan siap pakai di bidangnya, khususnya pada bidang administrasi bisnis. Sebagai perwujudannya, Politeknik Negeri Medan membekali setiap mahasiswa dengan kemampuan teoritis, ilmiah serta akademis dan memadukannya dengan kemampuan yang bersifat praktis dan aplikatif di bidang administrasi bisnis. Praktik Kerja Lapangan merupakan sarana latihan operasional bagi mahasiswa, dimana selama kegiatan Praktik Kerja Lapangan ini mahasiswa ditempatkan pada lingkungan pekerjaan yang sesungguhnya, agar mahasiswa dapat mempraktikkan secara langsung ilmu yang telah diterima di Politeknik Negeri Medan dengan keadaan yang sebenarnya di lapangan. Dengan demikian, mahasiswa diharapkan dapat melihat dan mengetahui aktifitas suatu badan usaha dan situasi kerja yang sebenarnya, sehingga dapat menjadi tenaga kerja yang di butuhkan oleh dunia usaha. Oleh karena itu pada kesempatan ini Praktikan memilih PDAM Tirtanadi Medan sebagai tempat untuk pelaksanaan Praktik Kerja Lapangan, karena PDAM Tirtanadi Medan merupakan perusahaan daerah yang memiliki banyak cabangcabang perusahaan dan bergerak pada bidang yang sangat dibutuhkan oleh masyarakat sampai kapanpun, yaitu air oleh karena itu praktikan sangat ingin untuk melihat dan mengamati proses kerja di perusahaan ini secara langsung



2



khususnya pada bagian administrasi dan berharap bisa bekerja di perusahaan ini setelah lulus akademis, tentu dengan mengikuti prosedur penyeleksiannya. 1.2 Pelaksanaan A. Tempat Praktik Kerja Lapangan Nama perusahaan



: PDAM TIRTANADI



Alamat



: Jl. Sisingamangaraja No.1, Ps. Baru, Kota Medan



Telepon



: 061 4571666



Website



: pdamtirtanadi.co.id



Penempatan



:Divisi Transmisi dan Distribusi



B. Peta/Denah Jarak Tempat Praktik Kerja Lapangan Dengan POLMED



Gambar 1.1 PETA Jarak Antara POLMED dengan PDAM Tirtanadi C.Jadwal dan waktu Praktik Kerja Lapangan Program Praktik Kerja Lapanganseharusnya dilaksanakan selama 12 minggu atau 3 bulan pada jadwal resmi akademik, terhitung sejak tanggal 03 Juli sampai dengan 1 Mei 2020. Namun pada kesempatan ini praktikan hanya menjalani masa PKL selama 7 minggu dikarekan saat PKL sedang berlangsung terjadi suatu masalah, yaitu pandemi global atau Covid 19 yang menular dan sangat berbahaya. Oleh karena itu pemerintah mengintrusikan bahwa seluruh mahasiswa harus diliburkan selama 2 minggu, kemudian libur diperpanjang kembali sampai batas



3



waktu yang belum ditentukan dan akhirnya PKL dinyatakan telah selesai oleh perusahaan. D. Ketentuan Jam Kerja Praktik Kerja Lapangan Sesuai dengan jam kerja normal yang berlaku di PDAM Tirtanadi Medan yaitu: Tabel 1.1 Waktu Kerja PDAM Tirtanadi Hari Senin s/d Jumat Swnin s/d Kamis Jumat



Waktu 08:00 s/d 16:30 WIB 12:30 s/d 13:15 WIB 12:00 s/d 14:00 WIB



Keterangan Hari Kerja Istirahat Istirahat



1.3 Tujuan Praktik Kerja Lapangan Adapun tujuan dari pelaksanaan Praktik Kerja Lapangan ini adalah: A. Bagi Mahasiswa 1. Untuk mengetahui bagaimana proses/prosedur administrasi dilakukan di PDAM Tirtanadi khususnya mengenani penanganan surat 2. Untuk memperoleh pengetahuan dan pengalaman tentang keadaan yang 3. sebenarnya mengenai situasi dan cara menangani suatu pekerjaan pada perusahaan PDAM Tirtanadi 4. Untuk melatih kemampuan mahasiswa dalam bekerja sama dan berkomunikasi dengan pegawai di perusahaan agar dapat menciptakan dan menumbuhkan sikap dalam berorganisasi. 5. Untuk mengetahui tata cara kerja, tanggung jawab dan tingkat disiplin 6. karyawan agar dapat menerapkannya saat memasuki dunia kerja. B.Bagi Politeknik Negeri Medan 1. Memperkenalkan



Politeknik



Negeri



Medan



pada



dunia



usaha



(perusahaan). 2. Sebagai media promosi bagi calon lulusan Politeknik Negeri Medan. C.Bagi Perusahan PDAM Tirtanadi 1. Menjalin hubungan kerja sama antara perusahaan denganLembagaa pendidikan /Politeknik Negeri Medan



4



2. Membantu dunia pendidikan agar dapat menciptakan mahasiswa/i yang terampil dan siap pakai baik secara mental maupun keahlian.



1.4 Manfaat Praktik Kerja Lapangan Adapun manfaat dari pelaksanaan Praktik kerja Lapangan ini adalah : A. Bagi Mahasiswa Manfaat Praktik Kerja Lapangan bagi Mahasiswa yaitu: 1. Mahasiswa dapat menerapkan serta membandingkan ilmu yang bersifat teori yang di terima di bangku perkuliahan dengan praktik yang diperoleh di perusahaan tempat mahasiswa melakukan Praktik Kerja Lapangan. 2. Mahasiswa dapat mengetahui lingkungan kerja yang sesungguhnya di lapangan sehingga dapat menyesuaikan diri dengan lingkungan kerja nantinya setelah menyelesaikan pendidikan di Politeknik Negeri Medan. 3. Memberikan manfaat kepada mahasiswa dalam usaha peningkatan dan pemantapan sikap profesionalisme yang sangat diperlukan di lingkungan kerja nantinya. B. Bagi Politeknik Manfaat Praktik Kerja Lapangan bagi Politeknik yaitu: 1. Meningkatkan kerjasama antara Politeknik Negeri Medan dengan perusahaan khususnya perusahaan yang membutuhkan tenaga kerja siap pakai. 2. Politeknik Negeri Medan akan lebih siap dalam melakukan proses pendidikan yang bertujuan agar mahasiswa bisa berinteraksi secara langsung dengan para praktisi di lapangan sehingga kurikulum di perguruan tinggi khususnya Politeknik Negeri Medan dapat disesuaikan dengan kebutuhan. C. Bagi Perusahaan Manfaat Praktik Kerja Lapangan bagi Perusahaan yaitu:



5



1. Dapat membantu menyelesaikan tugas dan pekerjaan sehari-hari karyawan di perusahaan. 2. Merupakan sarana untuk memperkenalkan kepada mahasiswa/i bagaimana cara kerja dan prosedur



yang diterapkan dalam proses kegiatan



administrasi di perusahaan. 3. Perusahaan / instansi mendapat masukan dan saran yang dapat bergunadan ada hubungannya dengan kegiatan rutinitas perusahaan / instansidari mahasiswa/mahasiswi yang melaksanakan Praktek Kerja Lapangan pada perusahaan / instansi. Dengan demikian, mahasiswa tidak hanya di tuntut untuk sekedar lulus dari suatu perguruan tinggi saja. Tetapi juga harus mengembangkan dan mengaplikasikan ilmu pengetahuan yang telah diperolehnya di perguruan tinggi tersebut agar mampu bersaing di dunia pekerjaan yang akan dijalani setelah menyelesaikan studinya. 1.4 Sistopika Sistopika pembahasan penulisan laporan praktik kerja lapangan (PKL) merupakan garis besar penyusunan yang dapat memudahkan pemikiran dalam memahami secara keseluruhan mengenai isi laporan keseluruhan laporan PKL ini. Sistopika penulisan ini dijelaskan sebagai berikut: BAB 1 PENDAHULUAN Bab ini menguraikan tentang latar belakang, pelaksanaan, tujuan dan manfaat praktik kerja lapangan BAB 2 PELAKSANAAN PKL Bab ini menguraikan tentang profil perusahaan, deskripsi pekerjaan, bidang yang diamati, pembahasan dan hambatan- hambatan selama praktikkerja lapangan BAB 3 PENUTUP Bab ini menguraikan tentang hasil dari praktik kerja lapangan yang sudah diamati/observasi dan berisi mengenai simpulan dan saran BAB II PELAKSANAAN PRAKTIK KERJA LAPANANGAN



6



2.1 Profil Perusahaan Tempat PKL Tempat pelaksanaan praktik kerja lapangan dalam laporan ini dilakukan pada Perusahan Daerah Air Minum Tirtanadi/ PDAM Tirtanadi yang beralamat di Jl. Sisingamangaraja No.1, Pasar Baru, Medan, Sumatera Utara. Kantor ini merupakan bagian pusat yang membawahi cabang- cabangnya, baik dalam cabang pelayanan kota Medan dan sekitarnya maupun tingkat kabupaten provinsi Sumatera Utara. A. Sejarah PDAM Tirtanadi



Gambar 2.1 Logo PDAM Tirtanadi PDAM Tirtanadi dibangun oleh Pemerintahan Kolonial Belanda pada tanggal 8 September 1905 yang diberi nama NV Waterleiding Maatschappij Ajer Beresih. Pembangunan ini dilakukan oleh Hendrik Cornelius Van Den Honert selaku Direktur Deli Maatschappij, Pieter Kolff selaku Direktur Deli Steenkolen Maatschappij dan Charles Marie Hernkenrath selaku Direktur Deli Spoorweg Maatschappij. Kantor Pusat dari perusahaan air bersih ini berada di Amsterdam Belanda. Pada saat itu air yang diambil dari sumber utama mata air Rumah Sumbul di Sibolangit dengan kapasitas 3000 m3/hari. Air tersebut ditransmisikan ke Reservoir Menara yang memiliki kapasitas 1200 m3  yang terletak di Jl. Kapitan (sekarang kantor Pusat PDAM Tirtanadi Provinsi Sumatera Utara). Reservoir ini memiliki ketinggian 42 m dari permukaan tanah. Reservoir ini dibuat dari besi



7



dengan diameter 14 m. Setelah kemerdekaan Indonesia, perusahaan ini diserahkan kepada Pemerintah Provinsi Sumatera Utara melalui Pemerintah Indonesia. Berdasarkan Perda Sumatera Utara No 11 tahun 1979, status perusahaan diubah menjadi PDAM Tirtanadi Provinsi Sumatera Utara. Sejak tahun 1991 PDAM Tirtanadi ditunjuk sebagai operator sistem pengelolaan air limbah Kota Medan. Dalam rangka pengembangan cakupan pelayanan air minum bagi masyarakat Sumatera Utara, PDAM Tirtanadi melaksanakan kerjasama operasi dengan 9 (Sembilan) PDAM di beberapa Kabupaten di Sumatera Utara, yaitu Kabupaten Simalungun, Kabupten Deli Serdang, kabupaten Toba Samosir, Kabupaten Tapanuli Selatan, Kabupaten Tapanuli Tengah, Kabupaten Mandailing Natal, Kabupaten Nias, Kabupaten Nias Selatan dan Kabupaten Samosir. Pada Pebruari 2009, PDAM Tirtanadi Cabang Nias dikembalikan ke Pemerintah Kabupaten Nias, dengan pertimbangan bahwa pihak Pemkab Nias dan PDAM Tirta Umbu telah memiliki kemampuan di dalam pengelolaan PDAM di Gunung Sitoli. Pada tanggal 10 September 2009, telah ditandatangani Peraturan Daerah Provinsi Sumatera Utara No 10 Tentang Perusahaan Daerah Air Minum Tirtanadi yang menyatakan bahwa tujuan pokok PDAM Tirtanadi adalah untuk mengelola dan menyelenggarakan pelayanan air minum yang memenuhi persyaratan kesehatan dan untuk mengembangkan perekonomian daerah, meningkatkan pendapatan daerah, serta meningkatkan kualitas lingkungan dengan memberikan pelayanan pengumpulan dan penyaluran air limbah melalui sistem perpipaan dalam rangka untuk mencapai kesejahteraan masyarakat pada umumnya. Secara garis besar daerah operasional PDAM Tirtanadidikelompokkan menjadi 2 bagian, yaitu: Tabel 2.1 Daftar Daerah Operasional PDAM Tirtanadi



Wilayah Pelayanan I ( Kota Medan Daerah Operasional 2 (Kerjasama dan sekitarnya ) yang terdiri dari Operasi/Kerjasama Manajemen) yang cabang-cabang. terdiri dari daerah tingkat kabupaten



8



NO. Cabang 2 3 4 5 6



Cabang Utama Sei Agul Padang Bulan Medan Denai Belawan Tuasan



7 8 9 10 11



Sunggal D eli Tua H. M. Yamin Diski Amplas



NO 1 2 3 4 5 6



Kabupaten Deli Serdang Simalungun Labuhan Batu Toba Samosir Mandailing Natal Tapanuli Tengah



7 8



Tapanuli Selatan Nias



B. Visi dan Misi Perusahaan PDAM Tirtanadi Visi PDAM Tirtanadi menjadi perusahaan pengelola air minum dan air limbah yang terdepan di Indonesia, sehat dan memberikan pelayanan prima kepada pelanggan. Misi 1. Memberikan pelayanan air minum kepada masyarakat yang memenuhi azas kualitas, kuantitas, dan kontinuitas serta keterjangkauan masyarakat dengan menerapkan Good Corporate Govermance yang didukung oleh SDM yang berintegritasi, berkemampuan dan profesional. 2. Menunjang peningkatan kualitas lingkungan dengan mengembangkan pelayanan air limbah. 3. Memberikan kontribusi dalam peningkatan pendapatan asli daerah dan membantu mengembangkan daerah. C. Struktur Organisasi



9



Gambar 2.2 Struktur Organisasi PDAM Tirtanadi D. Unit Kerja pada PDAM Tirtanadi Berikut ini adalah Job Description dari setiap unit bagian yang ada pada PDAM Tirtanadi Sumatera Utara. a. Direktur Utama Tugas – tugas dan tanggung jawab: 1. Memimpin dan mengendalikan kegiatan / jalannya perusahaan. 2. Menetapkan kebijaksanaan / strategi perusahaan. 3. Memajukan, meningkatkan dan mempertahankan kinerja perusahaan. 4. Melaporkan



perkembangan



perusahaan



kepada



gubernur



pengawasan. 5. Mengadakan dan memimpin rapat. 6. Menjalani hubungan kerja ekternal. 7. Mengawasai pelaksanaan tugas perusahaan. 8. Mewakili perusahaan baik didalam maupun di luar pengadilan. 9. Melaksanakan tugas – tugas lain yang di beri gubernur.



melalui



10



b. Direktur Perencanaan Direktur perencanaan / produksi bertugas di bawah dan bertanggung jawab kepada direktur utama. Tugas – tugas dan tanggung jawab : 1. Mengkoordinasi seluruh tugas dan kegiatan yang ada pada pagian perencanaan / produksi. 2. Menyusun daftar bahan baku yang akan digunakan dalam produksi. 3. Melakukan harga jual dan harga pkok nproduksi. 4. Menyusun dan mempersiap BABP / RAK. c. Direktur Adm / Keuangan Direktur Adm keuangan bertugas dibawah dan bertanggung jawab kepada direktur utama. Tugas-tugas dan tanggung jawab: 1. Mengkoordinir / jalannya setiap tugas yang telah diberi kepada karyawan melalui kepala bagian, apakah telah berjalan sesuai dengan ketentuan yang berlaku pada saat berjalannya kegiatan produksi. 2. Mengendalikan seluruh pelaksanaan pencatatan akuntansi. 3. Mengkoordinasikan menyusun RABP / RAK perusahaan. 4. Mengendalikan keuangan perusahaan. d. Direktur Operasi Tugas – tugas dan tanggung jawab : 1. Melaksanakan koordinasi dengan Direksi lainnya. 2. Menyusun kebijaksanaan/strategi perusahaan dalam bidang operasi membantu Direktur Utama dalam mengambil keputusan kebijaksanaan/ strategi dalam pengembangan perusahaan. 3. Mengadakan dan memimpin rapat dalam lingkup tugasnya. 4. Mengawasi dan melakukan pembinaan pelaksanaan tugas unit kerja bawahan 5. Dapat bekerjasama dengan Direktur Utama maupun antar Direktur.



11



6. Melaksanakan semua tugas perusahaan dan tugas tugas lain yang diberikan oleh Direktur Utama e. Divisi Perencanaan Tugas – tugas dan tanggung jawab : 1. Melakukan koordinasi dengan divisi lain yang berhubungan dengan divisinya. 2. Merencanakan danmelaksanakan program kerja divisi perencanaan. 3. Mengkoordinir penyusunan rencana anggaran pendapatan, biaya tahunan perusahaan. 4. Mempersiapkan dan memberikan bahan untuk keperluan rapat baik internal maupun eksternal. 5. Membuat dan menyampaikan laporan bulanan perkembangan divisi perencanaan dilengkapi dengan evaluasinya. f. Divisi Produksi Tugas – tugas dan tanggung jawab : 1. Melakukan koordinasi dengan divisi lain yang berhubungan dengan divisinya. 2. Merencanakan dan mengatur produksi air sesuai dengan kebutuhan divisi produksi. 3. Melakukan optimalisasi dalam proses produksi air bersih. 4. Melakukan perawatan dan pemeliharaan seluruh sarana proses produksi air bersih. 5. Membuat dan menyampaikan laporan bulanan perkembangan divisi produksi dilengkapi dengan evaluasinya. g. Divisi SIM Tugas – tugas dan tanggung jawab 1. Melakukan koordinasi dengan divisi lain yang berhubungan dengan tugasnya. 2. Merencanakan dan melaksanakan program kerja Divisi Sistem Informasi



12



3. Membuat dan mengembangkan seluruh sistem informasi yang diperlukan perusahaan. 4. Mengelola dan mengevaluasi data sistem informasi yang dipergunakan. 5. Memelihara seluruh data yang berhubungan dengan sistem informasi. 6. Menyerahkan hasil pengolahan data sesuai dengan kebutuhan perusahaan. h. Divisi Keuangan Tugas – tugas dan tanggung jawab 1. Melakukan koordinasi dengan divisi lain yang berhubungan dengan tugasnya. 2. Merencanakan dan melaksanakan program kerja divisi keuangan. 3. Merencanakan dan mengendalikan sumbersumber pendapatan serta pengeluaran perusahaan. 4. Mengatur dan menyusun rencana pembayaran hutang jangka panjang dan jangka pendek perusahaan. 5. Mencari sumber sumber pendanaan eksternal untuk pengembangan perusahaan. 6. Memeriksa kelengkapan dokumen pembayaran. i. Divisi Umum Tugas – tugas dan tanggung jawab : 1. Melakukan koordinasi dengan divisi lain yang berhubungan dengan tugasnya. 2. Merencanakan dan melaksanakan program kerja divisi umum. 3. Mencatat,



menyimpan,



mengamankan



dan



memelihara



dokumen



perusahaan. 4. Melaksanakan prosedur administrasi suratmenyurat perusahaan. 5. Mengatur penggunaan dan pemeliharaan sarana, ruangan kerja dikantor pusat. 6. Menetapkan pelaksana pengadaan barang dan jasa sesuai peraturan yang ditetapkan.



13



j. Divisi SDM Tugas – tugas dan tanggung jawab : 1. Melakukan koordinasi dengan divisi lain yang berhubungan dengan tugasnya. 2. Merencanakan dan mengendalikan program kerja divisi sumber daya manusia. 3. Mengelola, menyimpan dan mengamankan data-data kepegawaian. 4. Mengevaluasi Daftar Penilaian Pegawai (DP3) dari seluruh unit kerja. 5. Melakukan pembinaan mental spiritual pegawai. 6. Mengevaluasi hasil-hasil pelaksanaan pendidikan dan pelatihan C. Kegiatan umum perusahaan PDAM Tirtanadi Provinsi Sumatera Utara mempunyai tugas untuk memenuhi kebutuhan air bersih bagi masyarakat kota medan dan sekitar nya serta beberapa kebupaten di provinsi sumatera utara secara merata dan berkesinambungan dengan tetap memperhatikan prinsip-prinsip perusahaan dalam pengelolaannya dan tidak mengabaikan aspek sosial, budaya serta kondisi masyarakat. Selain pengelolaan air bersih, PDAM Tirtanadi juga mengelola fasilitas pengelolaan air limbah. E. Arti dan Makna Logo PDAM Tirtanadi Logo perusahaan ini terdiri dari unsur - unsur: 1. Lingkaran Menggambarkan lingkup tugas PDAM tirtanadi, yaitu antar lain melayani dan menyediakan air bersih secara berkesinambungan dan merata bagi masyarakat kota medan. PDAM tirtanadi juga bertugas mengelola air bersih. 2. Huruf



T



Menyerupai



pipa



pada



logo



PDAM



tirtanadi



yang



menggambarkan ruang lingkup tugas tirtanadi yang sebagian besar berhubungan dengan sistem perpiaan. 3. Gelombang tiga. Menggambarkan pelayanan air minum (air bersih) yang diberikan PDAM tirtanadi kepada masyarakat kota medan dan sekitarnya yang bertsifat terus menerus selama 24jam dan merata bagi permanfaatan air bersih tersebut.



14



4. Warna biru Menyatakan nuansa yang ditimbulkan air adapun logo / lambangan dari PDAM Tirtanadi 2.2 Deskripsi Pekerjaan Selama pelaksanaan PKL di PDAM Tirtanadi Medan, praktikan ditempatkan padadivisi



Transmisi dan Distribusi. Divisi ini banyak bertugas pada bagian



lapangan yang terkait dengan mesin-mesin, pengecekan air, meninjau lokasi yang bermasalah dan sebagainya. Namun tentu tidak terlepas dari kegiatan administrasi. Seperti beberapa tugas yang di berikan kepada praktikan sebagai berikut: 1. Menangani Surat Masuk 2. Menagani Surat Keluar 3. Mengarsipkan Dokumen atau Surat dengan Sistem 4. Mencari Surat yang Sudah di Arsip 5. Mendistribusikan Surat 6. Menerima Telepon 7. Mennggandakan Dokumen 8. Memusnahkan Dokumen 2.3 Topik/Bidang yang Diamati/Observasi Pada bagian ini penulis hanya menjabarkan proses dari deskripsi pekerjaan/tugas-tugas yang dilakukan selama praktik kerja lapangan di PDAM Tirtanadi, adapun proses yang dilakukan dari tugas tersebut sebagai berikut. 1. Menangani Surat Masuk Praktikan diberikan tugas untuk menangani surat masuk, Tahap-tahap yang dilakukan ketika adanya surat masuk adalah sebagai berikut: a. Mengumpulkan setiap surat yang masuk b. Meneliti ketepatan alamat c. Menandatangani bukti pengiriman d. Mengeluarkan surat dari amplop e. Membaca kop surat, tanggal dan perihal f. Mencari tahu kepada siapa surat itu akan di tujukan



15



g. Membaca isi surat h. Mencatat surat ke dalam buku agenda yang berisikan nomor, tanggal surat,perihal, asal surat, tanggal paraf i. Mencatat kedalam lembar diposisi sebelum diajukan kepada pihak yang bersangkutan untuk segera diproses j. Selanjutnya mengarsip surat apabila telah selesai di proses 2. Menangani Surat Keluar Pada bagian ini praktikan hanya di berikan tugas untuk memproses surat keluar yang sudah jadi, bukan membuat surat dari konsep awal dan hanya melakukan pencatatan-pencatatan sebagai berikut: a. Menerima surat b. Memberikan nomor/kode c. Mencatat tanggal surat d. Memeriksa surat dengan melihat nomor, tanggal, perihal dan alamat yang dituju e. Mencatat surat ke dalam buku agenda yang berisikan nomor, tanggal surat, Perihal, alamat yang dituju, tanggal paraf f. Mencatat ke buku ekspedisi g. Mendistribusikan surat h. Mengarsip surat apabila telah selesai di proses 3. Mengarsipkan Dokumen atau Surat dengan Sistem Geografis/Wilayah Pada bagian ini praktikan ditugaskan untuk mengarsip surat/berkas yang telah selesai diproses menggunakan sistem geografis dan memisahkan surat-surat tersebut berdasarkan wilayah/cabang-cabangnya, contohnya surat-surat dari cabang sunggal, amplas, padang bulan,sai agusl, diski atau kabupaten labuhan batu, nias, toba samosir dan lain-lain. Sebaigai berikut langkah-langkahnya: a. Meneliti tanda pada lembar disposisi apakah surat tersebut sudah boleh untuk disimpan ( meneliti tanda pelepas surat/ release mark ).  b. Mengindeks atau memberi kode surat tersebut.



16



c. Menyortir atau memisah-misahkan surat sesuai dengan bagian wilayah, tanggal, nomor d. Menyimpan surat ke dalam map (folder).  e. Menata arsip dengan baik kedalam lemari dan mengurutkan dengan nomornya 4. Mencari Surat yang telah di Arsip Ketika suatu surat atau dokumen sudah diarsipkan sesuai prosedur yang baik dan benar, maka hal ini akan memudahkan dalam menemukan kembali arsip apabila suatu ketika dibutuhkan. Untuk menemukan kembali surat-surat yang telah disimpan sesuai dengan prosedur penyimpanan, maka dapat dilakukan dengan langkah-langkah: a. Mencari kartu indeks b. Melihat kode penyimpanan pada kartu indeks. c. Mencari pada lemari kartu indeks. d. Setelah ditemukan pada kode penyimpanannya, maka langkah selanjutnya adalah mencari surat dalam map sesuai dengan judul yang dikehendaki 5.Mendistribusikan Surat Pendistribusian surat merupakan kegiatan daam mengirimkan surat-surat baik dalam lingkungan instansi sendiri (intern) maupun ke instansi lain (ekstern). Pada bagian ini Praktikan ditugaskan untuk mendistribusikan surat pada divisi lain/lingkungan intern di PDAM Tirtanadi, contohnya pada divisi Umum, SDM, Direksi, Perencanaan, Keuangan dan lain-lain. Perusahaan dalam mendistribusikan surat menggunakan buku ekspedisi sebagai bukti bawha surat/berkas tersebut telah di sampaikan dan diterima dengan baikdan untuk memudahkan pencarian kembali surat atau arsip yang keluar pada bagian kearsipan. 6. Menerima telepon Praktikan ditugaskan untuk menerima telpon yang masuk apabila sekertaris tidak ada atau sedang mengerjakan keperluan diluar divisi, maka praktikan yang



17



bertanggung jawab untuk mengangkat telepon pertama kali dan sebagai berikut prosesnya: a. Pada saat telpon berbunyi praktikan langsung merespon telpon tersebut dengan sesegera mungkin agar penelepon tidak menggu lama b. praktikan menyebutkan nama instansi dan memberikan salam kepada penelpon dengan suara yang jelas dan tidak buru-buru c. lalu menanyakan dengan sopan siapakah penelpon tersebut lalu di dengarkan secara seksama agar tidak terjadi kekeliruan d. praktikan bertanya kepada siapa telepon itu akan ditujukan atau bertanya pesan apa yang perlu disampaikan e. setelah itu praktikan mengucapkan salam dan terima kasih kepada penelepon tersebut 7. Menggandakan Dokumen Pada



bagian



ini



praktikan



ditugaskan



untuk



menggandakan



dokumen/berkas/surat-surat dan ada 2 cara yang biasa dilakukan yaitu jika berkas/dokumen tersebut banyak maka praktikan akan membawanya ke petugas fotocopy di PDAM Tirtanadi untuk di gandakan namun apabila tidak terlalu banyak maka praktikan sendiri yang akan menggadaan berkas tersebut dengan mesin printer yang ada di divisi dengan cara sebagai berikut: a. praktikan menyambungkan mesin fotocopy dengan arus listrik b. menghidupkan mesin dengan menggunakan tombol ON c. praktikan meletakkan kertas pada kaca tempat fotocopy d. praktikan menekan tombol pengatur hasil kopi e. menekan tombol jumlah hasil penggandaan yang dikehendaki. f. menekan tombol cetak (start) saat sudah selesai. g. praktikan menekan tombol OFFSelesai penggandaan h. Membersihkan mesin dari tinta dan debu i. menutup mesin j. mematikan arus listrik 8. Memusnahkan Dokumen



18



Seringnya terjadi kesalahan dalam pembuatan surat, laporan ataupun yang lainnya sehingga membuatnya kurang efektif dalam penyimpanan dokumen, maksudnya sering kali terjadi kekeliruan saat membedakan mana surat yang sudah benar dan mana surat yang salah dan untuk meminimalisir hal tersebut praktikan di berikan tugas untuk menghancurkan dokumen-dokumen yang salah ataupun dokumen yang udah tidak terpakai, Langkah-langkah yang dilakukan oleh praktikan dalam menghancurkan dokumen dengan mesih menghancur listrik adalaha sebagai berikut: a. praktikan menyiapkan mesin dan kertas yang akan dihancurkan, b. terlebih dahulu praktikanmenghilangkan paper klip dan staples yang ada pada kertas, c. Lalu praktikan memasukkan kertas kedalam mesin, dan tekan tombol On agar mesin menyala dan siap memotong. d. Setelah selesai tekan tombol Off e. Praktikanmengambil potongan kertas yang ada dalam kotak mesin untuk dibuang 2.4 Pembahasan 1.  Prosedur Penanganan Surat Masuk a. Penerimaan Penerimaan surat dapat dilakukan oleh mereka yang biasanya bekerja di bagian depan kantor yaitu security, reseptionis, divisi umum atau langsung ke divisi alamat tertuju pada surat b. Penyortiran surat Setelah surat diterima dari resepsionis selanjutnya surat dipisahkan berdasarkan alamat yang dituju. Jika surat untuk perseorangan dan menyangkut masalah pribadi, maka surat dapat diberikan langsung kepada alamat yang dituju, tetapi apabila surat itu merupakan surat dinas dan menyangkut kepentingan perusahaan dan organisasi maka surat tersebut harus diproses lebih lanjut. c. Pencatatan Surat



19



Pencatatan dilakukan degan menggunakan buku agenda. Petugas dapat membuka dan membaca surat untuk mengetahui apakah surat tersebut merupakan surat dinas, biasa, penting atau rahasia. d. Pengarahan Surat Pengarahan surat adalah menentukan siapa saja yang akan memproses surat berkaitan dengan permasalahan surat. Pengarahan surat dilakukan oleh pimpinan, karena pimpinanlah yang akan bertanggung jawab terhadap penanganan surat tersebut. Pimpinan dapat menuliskan instruksinya pada lembar disposisi dan menuliskan siapa yang harus memproses surat tersebut. e. Penyampaian Jika pimpinan sudah menuliskan instruksinya dilembar disposisi, maka  surat tersebut berikut lembar disposisinya diberikan kepada orang yang ditunjuk oleh pimpinan yang telah ditulis pada lembar disposisi. f. Penyimpanan Surat Jika surat telah selesai diproses, maka surat asli harus diserahkan pada bagian tata usaha untuk disimpan dengan menggunakan sistem penyimpanan tertentu. A.  Peralatan untuk Surat Masuk 1. Baki surat (tray), sebagai tempat penyimpanan berkas untuk sementara waktu. 2. Buku agenda surat masuk Sebuah buku untuk mencatat surat yang diterima perusahaan Tabel 2.2 Format Buku Agenda Surat Masuk No



Tgl. Surat



Terima



Tgl/No.



Dari



Surat



Perihal



Lamp



Diteruskan



.



Kpd.



Ket.



Kode Arsip



20



3. Alat tulis, dapat berupa pisau, gunting atau dapat berupa yang elektrik dengan mesin pembuka surat. 4. Lembar disposisi Lembar isi ini untuk mencatat instruksi dari pimpinan berkaitan dengan proses tindak lanjut dari surat yang diterima dari pihak lain. Lembar ini digunakan pada pola sentralisasi. Pada pola desentralisasi disposisi langsung pada suratnya.



Gambar 2.3 Format Lembar Disposisi 5. Ordner, digunakan untuk mengarsipkan surat yang seketika dibutuhkan. 6. Penunjuk (guide), mempunyai fungsi sebagai tanda untuk membimbing dan melihat cepat kepada tempat-tempat yang diinginkan didalam file. 7. Lemari arsip, untuk menyimpan ordner secara rapi dan disertai kode. 2.  Prosedur Penanganan Surat keluar Dalam menangani surat keluar akan terdiri dari aktivitas-aktivitas sebagai berikut: a. Pembuatan konsep surat Disusun sesuai bentuk surat yang benar atau yang dikehendaki pimpinan seperti: 1) Penetapan konsep tujuan 2) Menyediakan informasi pelengkap yang dibutuhkan



21



3) Mengetahui calon penerima surat b. Persetujuan konsep Setelah konsep selesai dibuat harus terlebih dahulu disetjui oleh pihak yang bertanggung jawab terhadap surat tersebut. Dalam hal ini biasanya adalah orang yang akan menandatangani surat. c. Pemberian nomor surat Konsep tersebut akan dilengkapi atau diberi nomor surat, salah satu yang perlu diperhatikan dalam pembuatan atau pemberian nomor surat hendaknya jelas, sederhana, dan mudah dimengerti. Nomor surat biasanya merupakan gabungan dari nomor-nomor dan kode tertentu. d. Pengetikan konsep Setelah surat diberi nomor surat, kemudian diketik. Dalam proses pengetikan ini akan dilakukan biasanya akan dilakukan hal-hal berikut: 1) Diteliti apakah semua persyaratan telah lengkap 2) Dilihat berapa jumlah tembusan yang diperlukan 3) Memprioritaskan pengetikan surat yang lebih penting dahulu, dilihat dari segi waktu. e. Penandatanganan surat Setelah konsep surat diketik dan dilengkapi dengan semua kelengkapan. Surat tersebut siap untuk ditandatangani f. Pemberian cap stempel organisasi Langkah berikunya adalah diberikan cap stempel organisasi yaitu disebelah kiri atas tanda tangan dan mengenai sedikit tanda tangan yang bertanggung jawab langsung terhadap surat yang bersangkutan. g. Pencatatan surat keluar



22



Langkah berikunya adalah pencatatan pada buku agenda surat keluar yang dicatat adalah nomor urut, tanggal, tujuan surat, perihal, nomor surat, lampiran, asal surat dan keterangan h. Pengiriman surat Setelah semua proses pembuatan surat telah selesai maka langkas selanjutnya adalah mengirimkan surat ke alamat yang dituju disertai dengan membawa buku ekspedisi sebagai alat/tanda bukti bawha surat tersebut telah disampaikan dan diterima oleh alamat yang dijutu. B.  Peralatan Untuk Surat Keluar 1) Baki surat (tray), sebagai tempat penyimpanan berkas untuk sementara waktu. 2) Buku agenda surat keluar Sebelum surat dikirim melalui kurir ataupun kantor pos, semuanya harus dicatat dalam buku agenda surat keluar. Tabel 2.4 Format Buku Agenda Surat Keluar No



No. Surat



Tgl. Surat



Dari



Dikirik Kpd.



Perihal



Lamp



Ket.



File



3) Buku Ekspedisi Dalam penyampaian surat harus disertai dengan buku ekspedisi sebagai alat bukti penerimaan bahwa surat tersebut telah sampai dan untuk memudahkan proses melacak surat tersebut apanila diperlukan kembali



Tabel 2.5 Format Buku Ekspedisi



23



No. Urut



Tgl. Dikirim



Tgl/No. Surat



Dikirim Kpd.



Paraf/Nama Penerima



4) Alat tulis 5) Kertas dan amplop 6) Stempel 3. Mengarsipkan Berkas/Dokumen/Surat-Surat Prosedur Penyimpanan Arsip a. Meneliti dulu tanda pada lembar disposisi apakah surat tersebut sudah boleh untuk disimpan ( meneliti tanda pelepas surat/ release mark). Tanda pelepas surat biasanya berupa disposisi   (deponeren) yang menunjukkan perintah untuk menyimpanan surat. b. Mengindeks atau memberi kode surat tersebut. Indeks/ kode surat dibuat sesuai sistem penyimpanan arsip yang dipergunakan dan dibuat untuk memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali surat. c. Menyortir atau memisah-misahkan surat sesuai dengan bagian, masalah atau tujuan surat.Kegiatan menyortir/ memisah-misahkan surat sebelum disimpan biasanya dilakukan dengan menggunakan rak/ kotak sortir. d. Menyimpan surat ke dalam map (folder). Penyimpanan surat ke dalam map/ folder dapat menggunakan stofmap folio, snelhechter, brief ordner, portapel ataui folder gantung kemudian dimasukkan ke dalam almari arsip/ filing cabinet atau alat penyimpanan arsip yang lain. e. Menata arsip dengan baik sesuai dengan sistem yang dipergunakan. Penyimpanan arsip dapat menggunakan sistem penyimpanan arsip sebagaiberikut : 1. Sistem Abjad (Alphabetic Filing System) 2. Sistem Tanggal (Chronological Filing System) 3. Sistem Nomor (Numeric Filing System)



24



4. Sistem Wilayah (Geographic Filing System ) 5. Sistem Subjek/Masalah Tujuan Penyimpanan Arsip Untuk menjamin ketersediaan keauntentikan, keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip dalam penyelenggaraan kegiatan sebagai bahan akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang sah berdasarkan suatu sistem yang memenuhi persyaratan : andal; sistematis; utuh; menyeluruh; dan sesuai dengan norma, standar, prosedur, dan kriteria Pengarsipan Sistem geografis Sistem geografis atau wilayah adalah suatu sistem penyimpanan arsip berdasarkan pembagian wilayah atau daerah yang menjadi alamat suatu surat. Surat disimpan dan diketemukan kembali menurut kelompok atau tempat penyimpanan berdasarkan geografi / wilayah / kota dari surat berasal dan tujuan surat dikirim. Dalam hubungan ini surat masuk dan surat keluar disimpan dan ditempatkan dalam folder yang sama, tidak dipisah-pisahkan. Dalam penyimpanannya menurut sistem



ini



harus



dibantu



dengan



sistem



abjad



atau



sistem



tanggal.



Yang perlu dipersiapkan dalam menerapkan sistem ini: Perlengkapan yang diperlukan dalam menerapkan sistem ini adalahfilling cabinet, guide, folder, dan kartu kendali Penyimpanan surat melalui prosedur: 1. Melihat tanda pembebas dalam surat, yaitu tanda yang menyatakan bahwa surat tersebut telah selesai diproses dan boleh disimpan. 2.



Membaca surat



3. Memberi kode surat 4. Mencatat surat pada kartu kendali 5. Menggolongkan surat menurut wilayahnya masing-masing 6. Menyimpan surat 7. Menyimpan kartu kendal



25



5.



Peralatan Penyimpanan Arsip 1) Map Arsip/Folder Adalah lipatan kertas/ plastik tebal untuk menyimpanan arsip. Macammacam map arsip/ folder meliputi : a. Stofmap folio (map berdaun) b. Snelhechter (map berpenjepit) c. Brief Ordner (map besar berpenjepit) d. Portapel (map bertali) e. Hanging Folder (map gantung) f. Sekat Petunjuk/Guide 2) Almari Arsip/Filing Cabinet Adalah alat yang digunakan untuk menyimpan arsip dalam bentuk lemari yang terbuat dari kayu, alumunium atau besi baja tahan karat/api. 3) Rak Arsip Adalah alamari tanpa daun pintu atau dinding pembatas untuk menyimpan arsip yang terlebih dahulu dimasukkan dalam ordner atau kotak arsip. 4) Kotak/ Almari Kartu/Card Cabinet Adalah alat yang digunakan untuk menyimpan kartu kendali, kartu indeks dan kartu-kartu lain yang penyimpanannya tidak boleh sembarangan agar mudah untuk ditemukan kembali. 5) Berkas Peringatan/Tickler File Adalah alat yang digunakan untuk menyimpan arsip/ kartu-kartu yang memiliki tanggal jatuh tempo. 6) Kotak Arsip/File Box Adalah alat yang digunakan untuk menyimpan arsip yang terlebih dahulu dimasukkan ke dalam folder/ map arsip.



7) Rak Sortir



26



Adalah alat yang digunakan untuk memisah-misahkan surat yang diterima, diproses, dikirimkan atau untuk menggolong-golongkan arsip sebelum disimpan. Tata Cara Penyimpanan Arsip 1.



Horizontal Filing (Flat Filing) Penyimpanan arsip dengan cara arsip dimasukkan dalam stofmap atau snelhechter kemudian ditumpuk ke atas dalam alamari arsip (disusun secara mendatar/ horizontal dari bawah ke atas).



2.



Vertikal Filing Penyimpanan arsip dengan cara arsip dimasukkan dalam folder/ map arsip kemudian diletakkan berdiri/ tegak memanjang (sisi panjang arsip sejajar dengan lipatan folder/ map) dan disusun berurutan dari depan ke belakang.



3.



Lateral Filling Penyimpanan arsip dengan cara arsip dimasukkan dalam snelhechter atau brief ordner kemudian diletakkan berdiri dengan punggung di depan.



4. Proses Penemuan Arsip Kembali Ketika suatu surat atau dokumen sudah diarsipkan sesuai prosedur yang baik dan benar, maka hal ini akan memudahkan dalam menemukan kembali arsip apabila suatu ketika dibutuhkan. Untuk menemukan kembali surat-surat yang telah disimpan sesuai dengan prosedur penyimpanan, maka dapat dilakukan dengan langkah-langkah: 1. Mencari kartu indeks 2. Melihat kode penyimpanan pada kartu indeks. 3. Mencari pada laci kartu indeks. 4. Setelah ditemukan pada kode penyimpanannya, maka langkah selanjutnya adalah mencari surat dalam map sesuai dengan judul yang dikehendaki. Agar proses penemuan kembali surat ini dapat mudah dilakukan, ada beberapa faktor penunjang, seperti meliputi : 1. Kesederhanaan



27



2. Ketepatan menyimpan surat 3. Menjamin keamanan 4. Memenuhi persyaratan ekonomis 5. Penempatan strategis 6. Sistem yang dilakukan harus fleksibel 7. Petugas harus memahami pengetahuan yang baik 5. Mendistribusikan Surat/Berkas Pendistribusian surat merupakan kegiatan dalam mengirimkan surat-surat baik dalam lingkungan instansi sendiri (intern) maupun ke instansi lain (ekstern) di dalam perusahaan dalam mendistribusikan surat menggunakan buku ekspedisi, tujuannya untuk memudahkan pencarian kembali surat atau arsip yang keluar pada bagian kearsipan. 6. Menerima Telepon 1. Pengertian Etika Bertelepon Etiket bertelepon adalah tata krama, sopansantun,tata pergaulan dalam bertelepon (menerima-melakukan kontak telepon) yang meliputi berbicara dengan jelas, tegas, terkesan ramah, hangat dan bersahabat. 2. Hal-hal penting etika bertelepon adalah a. Jangan biarkan telepon  berdering 2-3 kali segeralah angkat. b. Dengarkan mitra bicara dan berkonsentrasi dengan pihak penelepon (tidak melamun). c. Berkatalah dengan sopan dan hangat, hindari kata-kata yang bisa meyinggungi perasaan penelpon. d. Berikan respon secara tepat dan lugas. e. Berbicar sepelunya dengan volume suara cukup jelas, tegas, lancar serta hangat dan bersahabat. f. Siapkan perlengkapan seperlunya ketika akan menelepon, seperti nomor telepon yang dituju, buku catatan, dan pensil. Setelah itu tanyakan apakah penerima telepon punya waktu untuk berbicara.



28



3. Langkah-langkah dan teknik menerima telepon. a. Segeralah angkat jika telepon berdering. b. Ucapkanlah salam begitu anda mengangkat telepon. c. Bila penelepon menanyakan orang lain, tanyakan nama dan identitas orang yang dicari. d. Bila orang yang dituju tidak ada ditempat maka beritahukan dengan sopan dan tawarkan pada penelepon untuk meninggalkan pesan. e. Setelah



menyelesaikan



pembicaraan



dengan



penelepon



sebaiknya



mengucapkan salam, dan jangan meletakkan gagang telepon mendahului penelepon, tunggu sampai gagang telepon diletakkan atau telepon ditutup selama dua atau tiga detik olah penelepon. 4. Langkah-langkah dan teknik menelepon a. Siapkan nomor telepon yang akan dihubungi b. Tekan nomor telepon yang dituju dan bila sudah tersambung dan pihak yang



dituju



sudah



menggangkat,



ucapkanlah



salam. 



Sebelum



mengutarakan maksud dan tujuan pastikan bahwa nomor yang dituju benar. c. Sebutkan identitas diri anda dengan jelas lalu kemukakan keinginan anda untuk berbicara dengan orang yang dituju. d. Berikanlah selalu kesan ramah dan ucapkan salam penutup untuk mengakhiri pembicaraan. 5. Cara menggunakan telepon yang baik a. Pegang gagang telepon dengan baik menggunakan tangan kanan, tempelkan telepon dekat telinga dengan benar, sebaiknya mikrophone jangan terlalu dekat dengan mulut. b. Usahakan nafas kita saat bicara ditelepon tidak terdengar seperti mendengus. c. Ucapkan salam. d. Tanyakan identitas penelepon.



29



e. Gunakan “Smiling Voice” dan “Pitch Control” selama pembicaraan berlangsung. f. Simak baik-baik pesan dan kalimat penelepon. g. Apabila anda tidak mengerti, tidak ada salahnya anda mengulangi pertanyaan. h. Akhiri pembicaraan dengan salam. i. Letakkan gagang telepon dengan benar dan pas pada posisinya. 6. Hal-hal yang tidak boleh dilakukan pada saat komunikasi menggunakan    telepon a. Suara terlalu keras. b. Bicara ditelepon sambil makan atau berdecak. c. Berbicara dengan orang lain selagi berbicara ditelepon. d. Berbicara dengan nada kasar atau membentak. e. Berbicara dengan nada memerintah. f. Membirkan penelepon menunggu terlalu lama tanpa penjelasan. Nada dan intonasi terkesan malas atau tak ramah 7. Penggandaan Dokumen Terkadang kita kurang paham maksud penggandaan dokumen itu apa. Di saat kita jadi sektretaris di sebuah kator perusahaan besar yang bermenajemen profesional, kita sering kali menemukan kata-kata tersebut. Oleh karena itu kita wajib tahu pengertian penggandaan dokumen tersebut. Apalagi jika kita sebagai orang kantoran, jika kita tidak tahu menahu akan hal tersebut, maka manajemen sebuah perkantoran akan menjadi hancur dan dapat jatuh rugi Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), penggandaan adalah ; proses, cara, perbuatan menggandakan dokumen.Sedangkan menggandakan berarti : 1. Usaha memperbanyak atau melipatgandakan beberapa kali dokumen. 2. Suatu perbuatan memperbanyak dokumen sesuai dengan kebutuhan, dengan menggunakan alat pengganda.



30



Jadi penggandaan dokumen adalah proses memperbanyak atau melipatgandakan dokumen sesuai dengan kebutuhan dengan menggunakan alat pengganda 8. Pemusnahan Arsip Tahap akhir dari manajemen kearsipan adalah pemusnahan arsip (penyusutan arsip). Pemusnahan arsip merupakan rangkaian terakhir setelah tahapan pemindahan arsip dan penyerahan arsip. Pemusnahan arsip adalah kegiatan menghancurkan atau meniadakan fisik dan informasi arsip melalui cara-cara tertentu, sehingga fisik dan informasinya tidak dapat dikenali lagi. Di dalam melakukan pemusnahan arsip terkandung resiko yang berkaitan dengan unsur hukum. Arsip yang sudah terlanjur dimusnahkan tidak dapat diciptakan atau diadakan lagi. Oleh karena itu kegiatan ini menuntut kesungguhan dan ketelitian, sehingga tidak terjadi kesalahan sekecil apapun. Di dalam melakukan kegiatan pemusnahan arsip, terdapat beberapa tahap yang tidak boleh diabaikan, seperti : 1) Pemeriksaan Pemeriksaan dilaksanakan untuk mengetahui apakah arsip-arsip tersebut benar-benar telah habis jangka simpannya atau habis nilaigunanya. Pemeriksaan ini berpedoman kepada Jadwal Retensi Arsip (JRA). 2) Pendaftaran Arsip-arsip yang telah diperiksa sebagai arsip yang diusulkan musnah, harus dibuat daftarnya. Dari daftar ini diketahui secara jelas informasi tentang arsip-arsip yang akan dimusnahkan. 3) Pembentukan Panitia Pemusnahan Jika arsip yang akan dimusnahkan memiliki retensi di bawah 10 tahun atau lebih, maka perlu membentuk panitia pemusnahan. Jika arsip yang akan dimusnahkan memiliki retensi di bawah 10 tahun, maka tidak perlu dibuat kepanitiaan, tetapi cukup dilaksanakan oleh unit yang secara fungsional bertugas mengelola arsip. Panitia pemusnahan ini sebaiknya terdiri dari



31



anggota-anggota yang berasal dari unit pengelola arsip, unit pengamanan, unit hukum dan perundang-undangan, serta unit-unit lain yang terkait. 4) Penilaian, Persetujuan dan Pengesahan Setiap menyeleksi arsip yang akan dimusnahkan, perlu melakukan penilaian arsip.Hasil



penilaian



tersebut



menjadi



dasar



usulan



pemusnahan.



Pelaksanaan pemusnahan harus ditetapkan dengan keputusan pimpinan instansi yang bersangkutan sesuai dengan ketentuan hokum yang berlaku. 5) Pembuatan Berita Acara Berita acara pemusnahan arsip merupakan salah satu dokumen pemusnahan arsip yang sangat penting. Karena itu setiap pemusnahan arsip harus dilengkapi dengan Daftar Pertelaan Arsip (DPA) dan Berita Acara ( BA), bahwa pelaksanaan pemusnahan dilakukan secara sah. Selain itu, juga berfungsi sebagai pengganti arsip yang dimusnahkan. Daftar Referensi 1) UU No 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan 2) Keputusan Kepala ANRI No 09 Tahun 2000 tentang Pedoman Penyusutan Arsip pada Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintahan 3) Keputusan Kepala ANRI No 07 Tahun 2001 tentang Pedoman Penilaian Arsip bagi Instansi Pemerintah, Badan Usaha, dan Swasta 4) Permendiknas No 37 Tahun 2006 tentang Tata Kearsipan di Lingkungan Depdiknas 5) Keputusan Presiden No 105 Tahun 2004 tentang Pengelolaan Arsip Statis



2.5 Hambatan- Hambatan Pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan



32



Di dalam setiap pekerjaan pasti memiliki hambatan. Termasukyang dialami oleh penulis. Adapun hambatan-hambatan tersebut sebagai berikut: A. Hambatan Sebelum Pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan 1. Jadwal yang diberikan Politeknik Negeri Medan untuk mencari tempat praktik kerja lapangan terlalu cepat dari waktu pelaksanaan dengan rentang waktu 3 bulan sebelum pelaksaan praktik kerja lapangan, hal ini membuat praktikan kesulitan mencari perusahaan yang langsung menberikan kepastian penerimaan karena rentang waktu yang lama tersebut 2. Waktu mulai praktik kerja diundur oleh perusahaan yang seharusnya dimulai dari tanggal 03 maret 2020 mejadi 10 maret 2020 dikarekan adanya mahasiswa/i lain yang masih menempati posisi praktik kerja yang akan di gantikan oleh praktikan dan harus menunggu jadwal pergantian tersebut 3. Banyaknya prosedur yang harus dilakukan dalam proses pengajuan praktik kerja di PDAM Tirtanadi, sehingga membuat praktikan harus kembali beberapakali untuk mengikuti prosedur dan mendapatkan kesempatan praktik kerja di perusahaan tersebut B. Hambatan Selama Praktek Kerja Lapangan 1. Kurangnya kepercayaan diri dan kesiapan mental praktikan saat tahap awal/minggu pertama pelaksanaan praktik kerja lapangan, sehingga praktikan kesulitan berorganisasi dengan staf/pegawai 2. Penempatan praktik kerja tidak terlalu tepat dengan bidang administrasi yaitu pada divisi Transmisi dan Distribusi, yang staf/pegawainya banyak bertugas pada bagian lapangan. Yang seharusnya lebih tepat pada divisi Umum, SDM, Public Relatin dan Direksi yang banyak melakukan kegiatan administrasi 3. Tugas-tugas dan tanggung jawab yang diberikan praktikan pada bagian administrasi terlalu sedikit dan monoton, sehingga membuat praktikan beberapa saat merasa jenuh.



33



4. Sedikitnya waktu dalam pelaksanaan praktik kerja lapangan, yang seharusnya selama 3 bulan/12 minggu menjadi hanya 7 minggu dikarenakan pandemi covid 19 yang terjadi dan membuat praktikan harus menyelesaikan praktik kerja sebelum jadwal resminya. C. Hambatan Setelah Praktik Kerja Lapangan 1. Singkatnya waktu saat pelaksanaan praktik kerja lapangan yaitu hanya 7 minggu, sehingga membuat praktikan kurang maksimal mendapatkan pemahaman dan pengalaman mengenai situasi kerja dari yang seharusnya yaitu selama 12 minggu 2. Pandemi Covid 19 yang berlangsung dan pemerintah mengintruksikan untuk lock down serta isolasi diri membuat praktikan kesulitan dalam mencari sumber data sebagai referensi dan mengambil berkas-berkas di PDAM Tirtanadi untuk menyusun dan menyelesaikan Laporan Praktik Kerja Lapangan 3. Lambatnya pemberitahuan dan berganti-gantinya intruksi dari Politeknik Negeri Medan mengenai informasi panduan penyusunan laporan praktik kerja lapangan, sehingga membuat praktikan sedikit kesulitan dalam menyusun laporan 4. Kurangnya tolerasi dari lembaga Politeknik Negeri Medan kepada mahasiswa/i dalam jadwal penyelesaian laporan praktik kerja lapangan, karena situasi pademi covid 19 yang terjadi sudah seharusnya mempertimbangkan hambatan-hambatan yang terjadi untuk kemudahan mahasiswa/i



BAB III KESIMPULAN DAN SARAN



34



3.1 Kesimpulan Dari hasil pengamatan penulis selama pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan maka dapat disimpukan bahwa: 1. Praktek Kerja Lapangan merupakan kegiatan yang bermanfaat bagi mahasiswa/i untuk menciptakan sumber daya manusia yang berkualitas dan dapat menambaah wawasan serta pengetahuan yang bisa menjadi bekal mahasiswa/i di dunia kerja nantinya 2. Dalam menjalankan kegiatannya, PDAM Tirtanadi Medan merupakan instansi yang sangat memperhatikan kedispilinan danketertipan kerja kepada seluruh pegawai maupun mahasiswa/i sebagai peserta praktik kerja lapangan 3. PDAM Tirtanadi bergerak dibidang



merupakan salah satu Instansi/perusahaan pengolahan air,



yang



namun banyak juga melakukan



pengurusan berkas dan kegiatan-kegiatan administrasi didalamnya 4. Praktek Kerja Lapangan yang diadakan dapat meningkatkan kreativitasdan aktivitas bagi mahasiswa/i di dunia kerja sesuai dengan bidangnya masing -masing 5. Praktek Kerja Lapangan melatih mahasiswa/i dalamberkomunikasi dengan lingkungan kerja maupun dalam masyarakat 3.2.Saran Untuk lebih meningkatkna usaha - usaha dalam pelayanan, disini penulis mencoba memberikan beberapa saran antara lain: A. Saran Bagi Mahasiswa 1. Sebaiknya waktu yang diberikan sebelum melaksanakan dan saat pelaksanakan Praktek Kerja Lapangan dimanfaatkan sebaik-baiknya olehmahasiswa/i, mulai dari mencari tempat Praktek KerjaLapangan karena apabila waktunya tiba mahasiswa/i tidak sibuklagi mencari tempat Praktek Kerja Lapangan.



35



2. Berusahalah



selalu



dalam



mempersiapkan



diri



dalam



mencari



ilmu,sesungguhnya Praktek Kerja Lapangan ini hanya syarat saja, tetapi ketikamelaksanakannya ada ilmu yang terselubung di dalamnya untuk memberikan pola pikir yang bagus serta pendewasaan paradigma pemikiran untuk mahasiswa/i 3. Bila mencari tempat Praktek Kerja Lapangan hendaknya sesuai dengan jurusan serta mempunyai minat terhadap perusahaan tersebut, jangan pernah muncul pertama kali dibenak untuk mencariuang atau sekedar mengikuti teman , tetapi tujuannya untuk mengaplikasikan dan juga mencari ilmu dari tempat Praktik Kerja Lapangan. 4. Selalu berkomunikasi kepada dosen pembimbing bila mendapat hambatan saat pelaksanaan praktik kerja lapangan dan berdiskusi untuk mencari solusinya. 5. Mahasiswa/i yang melakukan praktik kerja lapangan diharapkan sering berkomunikasi dengan karyawanagar terjalin kerja sama yang baik antar mahasiswa/i dengan pihak perusahaan 6. Sebaiknya mahasiwa/i dapat manjaga nama baik lembagapendidikan dan nama baik perusahaan B. Saran Bagi Politeknik Negeri Medan 1. Sebaiknya jadwal yang diberikan untuk mencari tempat praktik kerja lapangan dan saat pelaksanaannya tidak terpaut telalu lama karena berdasarkan pengalaman penulis dalam mencari tempat praktik kerja lapangan pihak perusahaan tidak bisa langsung mengonfirmasi penerimaan magang dan menyarankan untuk kembali sebulan sebelum waktu pelaksanaan praktik kerja lapangan 2. Pengumuman Dosen Pembimbing dari Politeknik Negeri Medan diharapkandikeluarkan sebelum pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan sehingga para mahasiswa/i yang melaksanakan Praktek Kerja Lapangan dapatberkomunikasi secara langsung kepada dosen pembimbing agar tidak mendapat hambatan dan menerima pengarahan lebih cepat dalam penyusunan laporan.



36



3. Diharapkan untuk Politeknik Negeri Medan agar lebih cepat dalam menyampaikan informasi dan menangani berkas mengenai panduan dalam penyusunan laporan praktik kerja, agar mahasiswa/i tidak mendapat hambatan waktu dalam menyelesaikan laporan 4. Politeknik Negeri Medan diharapkan lebih menjalin hubungan terhadap perusahaan dan tetap menjaga komunikasi serta dapat mengundang untuk memberikan materi pada mahasiswa/i. 5. Penulis berharap Politeknik Negeri Medan agar terus berusahamenjadi Politeknik yang terdepan, terkenal di dalam mutu pendidikan,pelayanan dan pengabdian pada masyarakat, serta dapat memahami situasi mahasiswa/i dalam berbagai masalah/hambatan-hambatan yang terjadi. C. Saran untuk PDAM Tirtanadi Medan 1. Berkomitmen untuk menjaga dan mengaplikasikan visi misi yang telah di terapkan dengan memberikan pelayanan sebaik-baiknya agar PDAM Tirtanadi semakin berkembang dan semakin banyak dipercaya oleh masyarakat dan pelanggan 2. Tetap menjaga hubungan kebersamaan atara sesama staf/pegawai dan atasan



yang mencerminkan sikapkekeluargaan dalam kegiatan kerja



sehari- hari untuk menciptakan suasana kerja yang nyaman dan menyenangkan 3. Dapat memberikan kesempatan dan pengarahan kepada mahasiswa/i dalam pelaksanaan praktik kerja lapangan dengan memberikan tugas-tugas dan tanggung jawab yang tepat sesuai dengan kemampuannya 4. Dapat memberikan pemahaman dan pengenalan yang lebih dalam mengenai prosedur dan dunia kerja yang sesungguhnya kepada mahasiswa/i yang melakukan praktik kerja lapangan 5. Tidak sungkan untuk memberikan tugas dan tanggung jawab terhadap mahasiswa/i, namun dengan bimbingan dan pengarahan terlebih dahulu agar mahasiswa/i dapat menyelesaikan dengan efektif dan efesien 6. Menempatkan mahasiswa/i pada praktik kerja/divisi yang tepat dan sesuai dengan jurusan dan kemampuannya



37



Demikianlah saran dari penulis, semoga dapat menjadi bahan pertimbanganbagi pihak lembaga pendidikan, perusahaan dan mahasiswa



38



Referensi panduan laporan PKL D3 politeknik negeri medan tata cara penulisan laporan PKL politeknik negeri medan www.pdamtirtanadi.co.id http://eprints.uny.ac.id/28388/1/Skripsi.pdf https://kejuruan.porosilmu.com/2015/05/proses-penyimpanan-surat-dokumen.html https://id.wikihow.com/Menjawab-Panggilan-Telepon-di-Kantor https://www.kolominfo.com



39



Lampiran