Laporan PKL - Revisi Final [PDF]

Citation preview

LAPORAN PRAKTIK KERJA LAPANGAN



AKTIVITAS DATA ENTRY DAN VALIDASI DOKUMEN KARYAWAN DALAM PRAKTIK KERJA LAPANGAN PADA PT ASURANSI ADIRA DINAMIKA TBK — DEPARTEMEN EMPLOYEE SERVICE



Disusun sebagai syarat untuk mengikuti Ujian Sidang Skripsi Politeknik Negeri Jakarta Disusun oleh :



REGITA OCTAVIANI PUTRI / 4416040015



PROGRAM STUDI D4 KEUANGAN DAN PERBANKAN JURUSAN AKUNTANSI POLITEKNIK NEGERI JAKARTA TAHUN 2020



RINGKASAN LAPORAN PRAKTIK KERJA LAPANGAN



AKTIVITAS DATA ENTRY DAN VALIDASI DOKUMEN KARYAWAN DALAM PRAKTIK KERJA LAPANGAN PADA PT ASURANSI ADIRA DINAMIKA TBK — DEPARTEMEN EMPLOYEE SERVICE Nama Mahasiswa



:



Regita Octaviani Putri



NIM



:



4416040015



Program Studi



:



D4 Keuangan dan Perbankan



Nama Perusahaan/Instansi



:



PT Asuransi Adira Dinamika Tbk



Alamat Perusahaan/Instansi



:



Graha Adira, Jalan MT Haryono Kav 42, RT.1/RW.5, Pancoran, Jakarta Selatan 12780.



Jangka Waktu PKL



:



3 bulan (10 Februari s.d. 9 Mei 2020)



Nama Penyelia



:



Widi Astuti



No. Telepon Penyelia



:



08138085272



Email Penyelia



:



[email protected]



Nama Pembimbing



:



Dr. Tetty Rimenda, S.E., M.Si.



No. Telepon Pembimbing



:



08129017642



Email Pembimbing



:



[email protected]



JURUSAN AKUNTANSI POLITEKNIK NEGERI JAKARTA TAHUN 2020



ii



LEMBAR PERSETUJUAN LAPORAN PRAKTIK KERJA LAPANGAN KEGIATAN



AKTIVITAS DATA ENTRY DAN VALIDASI DOKUMEN KARYAWAN DALAM PRAKTIK KERJA LAPANGAN PADA PT ASURANSI ADIRA DINAMIKA TBK — DEPARTEMEN EMPLOYEE SERVICE



Disusun oleh : REGITA OCTAVIANI PUTRI / 4416040015



Mengetahui, Ketua Jurusan Akuntansi



Menyetujui, Plt. Ketua Program Studi D4 Keuangan dan Perbankan



R. Elly Mirati, S.E., M.M. NIP. 196112221989102001



Dr. Tetty Rimenda, S.E., M.Si. NIP. 196211161992032001



iii



LEMBAR PERSETUJUAN LAPORAN PRAKTIK KERJA LAPANGAN



PT ASURANSI ADIRA DINAMIKA Tbk



10 Februari 2020 – 9 Mei 2020



AKTIVITAS DATA ENTRY DAN VALIDASI DOKUMEN KARYAWAN DALAM PRAKTIK KERJA LAPANGAN PADA PT ASURANSI ADIRA DINAMIKA TBK — DEPARTEMEN EMPLOYEE SERVICE



Disusun Oleh : REGITA OCTAVIANI PUTRI / 4416040015



Menyetujui : Penyelia (Perusahaan)



Dosen Pembimbing



Widi Astuti



Dr. Tetty Rimenda, S.E., M.Si.



iv



PERNYATAAN ORISINALITAS LAPORAN PRAKTIK KERJA LAPANGAN



Saya menyatakan dengan sebenar-benarnya bahwa di dalam Laporan Praktik Kerja Lapangan ini tidak terdapat karya ilmiah yang pernah diajukan oleh orang lain dan tidak terdapat karya atau pendapat orang lain kecuali yang secara tertulis dikutip dalam naskah ini dan disebutkan dalam sumber kutipan dan daftar pustaka. Apabila



ternyata



di



dalam



naskah



LAPORAN



PRAKTIK



KERJA



LAPANGAN ini dapat dibuktikan terdapat unsur-unsur PLAGIASI, saya bersedia LAPORAN PRAKTIK KERJA LAPANGAN ini digugurkan dan dibatalkan serta diproses sesuai dengan peraturan yang berlaku.



Depok, 27 Juni 2020 Mahasiswa,



Regita Octaviani Putri NIM. 4416040015



v



KATA PENGANTAR



Segala puji dan syukur penulis panjatkan kepada Allah SWT yang Maha Esa atas segala limpahan rahmat dan karuniaNya sehingga penulis dapat menyelesaikan Laporan Praktik Kerja Lapangan ini dengan baik. Adapun tujuan dari penyusunan laporan ini adalah untuk mendeskripsikan kegiatan penulis selama menjalankan Praktik Kerja Lapangan pada PT Asuransi Adira Dinamika Tbk, khusunya pada Departemen Employee Service yang dilaksanakan pada tanggal 10 Februari - 9 Mei 2020. Laporan Praktik Kerja Lapangan ini juga disusun sebagai salah satu syarat untuk mengikuti sidang skripsi program Sarjana Terapan (D4). Laporan ini disusun dengan judul “Aktivitas Data Entry dan Validasi Dokumen Karyawan Dalam Praktik Kerja Lapangan Pada PT Asuransi Adira Dinamika Tbk — Departemen Employee Service”. Pada kesempatan ini, penulis mengucapkan terima kasih kepada berbagai pihak yang telah memberikan bimbingan, masukan, kritik, dan motivasi. Penulis mengucapkan terima kasih kepada: 1.



2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.



Bapak Hananta Praditya, selaku Chief HC & CRES Officer PT Asuransi Adira Dinamika, Tbk, yang telah memberi kesempatan bagi penulis untuk melaksanakan kegiatan Praktik Kerja Lapangan pada bagian Departemen Employee Service. Ibu Widi Astuti, selaku Kepala Departemen Employee Service yang telah memberikan kesempatan untuk penulis melaksanakan Praktik Kerja Lapangan dan banyak memberikan arahan. Bapak Agus Wahyudi, selaku Senior Personal Service yang telah memberikan arahan selama melaksanakan Praktik Kerja Lapangan. Ibu Dr. Tetty Rimenda, S.E., M.Si. selaku dosen pembimbing penulis yang telah memberikan saran dan masukan selama penulis menyusun laporan Praktik Kerja Lapangan. Mbak Nia dan Mbak Danisa, selaku karyawan pada divisi Human Capital yang banyak mengajarkan dan memberi arahan selama melaksanakan kegiatan Praktik Kerja Lapangan. Karyawan Divisi HC & CRES yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu. Bapak Frianto Pandia, S.E., M.M., selaku Kepala Program Studi D4 Keuangan dan Perbankan yang telah membantu dan memberikan informasi mengenai Praktik Kerja Lapangan. Keluarga yang senantiasa memberikan doa dan semangat kepada penulis selama penyusunan laporan ini. Teman-teman D4 Keuangan dan Perbankan angkatan 2016 dan semua temanteman penulis yang tidak dapat disebutkan satu persatu.



Penulis menyadari bahwa dalam penyusunan Laporan Praktik Kerja Lapangan ini masih jauh dari kata sempurna. Oleh karena itu, penulis mengharapkan saran dan kritik yang membangun. Semoga laporan PKL ini bermanfaat dan dapat



vi



menjadi bukti pertanggungjawaban pelaksanaan PKL yang penulis lakukan dan dapat menambah pengetahuan serta wawasan bagi para pembaca.



Depok, 27 Juni 2020 Penulis



Regita Octaviani Putri NIM. 4416040015



vii



DAFTAR ISI



HALAMAN SAMPUL............................................................................................i LEMBAR JUDUL..................................................................................................ii LEMBAR PENGESAHAN..................................................................................iii PERNYATAAN ORISINALITAS........................................................................v KATA PENGANTAR...........................................................................................vi DAFTAR ISI.......................................................................................................viii DAFTAR GAMBAR.............................................................................................ix DAFTAR LAMPIRAN.........................................................................................ix BAB I PENDAHULUAN.......................................................................................1 1.1.



Latar Belakang..........................................................................................1



1.2.



Tujuan Praktik Kerja Lapangan................................................................3



1.3.



Manfaat Praktik Kerja Lapangan..............................................................3



1.4.



Definisi Istilah...........................................................................................4



BAB II HASIL PRAKTIK KERJA LAPANGAN..............................................6 2.1.



Gambaran Umum Perusahaan...................................................................6



2.2.



Kegiatan selama Praktik Kerja Lapangan...............................................12



2.3.



Masalah yang dihadapi............................................................................15



2.4.



Pemecahan Masalah yang dilakukan.......................................................15



BAB III PENUTUP..............................................................................................17 3.1.



Kesimpulan..............................................................................................17



3.2.



Saran........................................................................................................17



DAFTAR PUSTAKA...........................................................................................18 LAMPIRAN..........................................................................................................19



viii



DAFTAR GAMBAR Gambar 2.1. Struktur Organisasi Kantor Pusat PT Asuransi Adira Dinamika......10 Gambar 2.2. Struktur Direktorat – HC & CRES....................................................11



ix



DAFTAR LAMPIRAN Lampiran 1. Lembar Bimbingan Penulisan Laporan PKL....................................19 Lampiran 2. Jurnal Harian PKL.............................................................................20 Lampiran 3. Penilaian PKL (Penyelia)..................................................................27 Lampiran 4. Penilaian PKL (Dosen Pembimbing)................................................28 Lampiran 5. Perjanjian Magang.............................................................................29 Lampiran 6. Perjanjian Kerahasiaan......................................................................32 Lampiran 7. Surat Keterangan Magang................................................................34



x



xi



BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Praktik Kerja Lapangan (PKL) adalah suatu kegiatan dalam program pendidikan yang dilaksanakan di luar kelas atau perkuliahan dengan cara memberikan pengalaman belajar bagi mahasiswa untuk berpartisipasi tugas langsung di Lembaga BUMN, BUMD, Perusahaan Swasta, dan Instansi Pemerintahan setempat. Praktik Kerja Lapangan (PKL) merupakan wujud relevansi dan implementasi antara teori atau ilmu-ilmu yang diperoleh selama masa perkuliahan dengan praktek langsung yang terjadi pada kegiatan di dunia kerja untuk mencapai keahlian tertentu. Hal ini sejalan dengan kegiatan yang diterapkan oleh Politeknik. Politeknik adalah lembaga yang menghasilkan tenaga ahli madya (D-III) dan Sarjana Terapan (D-IV) dengan ciri yang berbeda dengan lembaga pendidikan tinggi lainnya. Pendidikan politeknik menunjang pada penguasaan keahlian terapan dalam menerapkan proses belajar mengajar. Politeknik menerapkan sistem pembelajaran dengan presentase perbandingan sebesar 60% untuk praktik dan 40% untuk teori. Hal ini dimaksudkan agar mahasiswa lebih siap dalam dalam memasuki dunia kerja yang sesungguhnya sesuai dengan kemampuan dan keahlian yang dimiliki. Dalam proses akademik di Politeknik Negeri Jakarta, Praktik Kerja Lapangan (PKL) merupakan hal yang diperlukan mahasiswa sebagai salah satu syarat wajib untuk mendapatkan gelar ahli madya atau sarjana terapan. Praktik Kerja Lapangan (PKL) dilaksanakan berdasarkan kurikulum masing-masing program studi, diharapkan mahasiswa mendapatkan pengalaman kerja yang sesungguhnya di berbagai perusahaan yang bersedia menerima. Politeknik Negeri Jakarta memberikan ketentuan untuk kegiatan Praktik Kerja Lapangan (PKL) dilaksanakan dalam waktu 2 – 6 bulan. Waktu tersebut dipertimbangkan sudah 1



cukup sebagai bahan pembanding sekaligus observasi langsung untuk mengamati hal-hal apa saja yang diimplementasikan dalam fakta di lapangan dengan teori yang ada. Oleh karena itu, mahasiswa Politeknik Negeri Jakarta mempunyai keharusan untuk melaksanakan kegiatan Praktik Kerja Lapangan (PKL) di instansi yang memiliki kecakapan operasional kerja dan terus berkembang sampai saat ini sesuai dengan keahlian atau bidang tertentu. Pemilihan tempat Praktik Kerja Lapangan (PKL) didasarkan pada kesempatan yang ada di instansi tertentu. Hal ini penting dilakukan guna menambah kemampuan, pengetahuan, dan pengalaman mahasiswa yang dapat dijadikan salah satu nilai pendukung atau tambahan disamping ijazah yang dimiliki mahasiswa. Instansi atau perusahaan yang dijadikan objek untuk melaksanakan Praktik Kerja Lapangan (PKL) ini adalah PT. Asuransi Adira Dinamika. Penulis ditempatkan pada divisi Human Capital (HC) and Corporate Real Estate Service (CRES), departemen Employee Service. Kegiatan ini dilaksanakan selama tiga bulan. Perusahaan jasa seperti PT. Asuransi Adira Dinamika ini termasuk ke dalam salah satu jenis lembaga keuangan non-bank yang sangat berkembang di masyarakat saat ini. Pada zaman modern seperti saat ini, PT. Asuransi Adira Dinamika terus meningkatkan pelayanan terbaik melalui pemanfaatan produk serta layanan berbasis teknologi guna memenuhi kebutuhan pelanggannya. Lembaga keuangan non-bank seperti ini mempunyai keterkaitan dengan program studi penulis, yakni Keuangan dan Perbankan yang di dalam materi perkuliahannya dibahas mengenai jenis lembaga keuangan yang terdapat di Indonesia. Selain itu, pada divisi Human Capital (HC) and Corporate Real Estate Service (CRES), departemen Employee Service ini juga mempunyai keterkaitan dengan mata kuliah Manajemen Sumber Daya Manusia yang telah didapatkan pada semester tujuh lalu. Teori yang didapatkan pada mata kuliah Manajemen Sumber Daya Manusia sangan relevan dengan praktik dan kenyataan yang ada pada ruang lingkup kerja di divisi Human Capital (HC) and Corporate Real Estate Service (CRES), departemen Employee Service ini, antara lain perihal 2



rekruitmen dan seleksi karyawan, mutasi dan promosi karyawan, penilian prestasi kerja, pelaksanaan kompensasi serta mengatasi konflik kerja yang ada. Sehubungan dengan kegiatan yang dilakukan selama tiga bulan ini, penting bagi penulis untuk membuat laporan Praktik Kerja Lapangan (PKL) sebagai uraian hasil pembelajaran yang didapatkan selama kegiatan tersebut berlangsung. Berdasarkan hal tersebut, maka penulis memberi judul “Aktivitas Data Entry dan Validasi Dokumen Karyawan Dalam Praktik Kerja Lapangan Pada PT Asuransi Adira Dinamika Tbk — Departemen Employee Service”.



1.2. Tujuan Praktik Kerja Lapangan Adapun tujuan dari kegiatan Praktik Kerja Lapangan pada PT. Asuransi Adira Dinamika adalah sebagai berikut: 1.



Memenuhi salah satu syarat kelulusan untuk mendapat gelar diploma IV program studi Keuangan dan Perbankan, Politeknik Negeri Jakarta.



2.



Memperoleh wawasan serta pengalaman kerja sebelum memasuki dunia kerja yang sesungguhnya pada salah satu perusahaan swasta yang ada di Indonesia yakni PT. Asuransi Adira Dinamika.



3.



Sebagai media dalam pengaplikasian dari teori atau ilmu yang didapatkan selama masa perkuliahan di kampus.



4.



Sebagai pembanding yang relevan antara teori yang didapatkan selama perkuliahan dengan kenyataan yang terjadi di dalam dunia kerja.



5.



Membina hubungan baik antara Politeknik Negeri Jakarta dengan instansi penyelenggara Praktik Kerja Lapangan.



1.3. Manfaat Praktik Kerja Lapangan Adapun manfaat dari kegiatan Praktik Kerja Lapangan pada PT. Asuransi Adira Dinamika adalah sebagai berikut: a.



Bagi Mahasiswa



3



1. Mengetahui situasi yang sebenarnya terjadi di dunia kerja serta permasalahan-permasalahan yang terdapat di dalamnya. 2. Menambah pengetahuan tentang ilmu dan konsep non-akademis pada dunia kerja yang tidak didapatkan selama perkuliahan. 3. Menumbuhkan tanggung jawab di dalam diri atas tugas-tugas yang diberikan selama melaksanakan Praktik Kerja Lapangan. 4. Mengetahui serta menyiapkan langkah-langkah yang diperlukan untuk menyesuaikan diri dalam menghadapi lingkungan kerja di masa yang akan datang. b.



Bagi Instansi Pendidikan 1.



Menjalin kerjasama serta membina hubungan baik dengan berbagai instansi kerja atau perusahaan yang ada.



2.



Sebagai sarana promosi dalam memperkenalkan lulusan atau alumni dari suatu kampus.



3.



Menemukan penyesuaian dalam menempatkan kebutuhan tenaga kerja sesuai dengan bidang yang dikuasai.



4.



Sebagai bahan evaluasi dalam menilai hasil pembelajaran yang diperoleh dari penilaian instansi kerja atau perusahaan.



c.



Bagi Perusahaan Tempat Praktik Kerja Lapangan 1.



Adanya kerjasama yang baik antara instansi pendidikan dengan instansi kerja atau perusahaan.



2.



Mendapatkan bantuan tenaga mahasiswa dalam menyelesaikan pekerjaan sehari-hari.



3.



Perusahaan akan lebih dikenal oleh kalangan akademis.



1.4. Definisi Istilah 1.



HRIS Human Resources Information System (HRIS) adalah sebuah aplikasi yang digunakan oleh divisi Human Capital untuk mengumpulkan dan



4



menyimpan data karyawan serta mengelola data dan membuat laporan yang berhubungan dengan karyawan. 2.



ESS Employee Self Service (ESS) merupakah fitur yang tersedia di HRIS yang dapat membantu karyawan untuk dapat mengakses dan memperbaharui data kepegawaian atau kepersonaliaan karyawan tersebut secara mandiri. Di dalam ESS terdapat beberapa menu didalamnya, antara lain absensi, employee data, leave administration, training, performance manajemen, dan payroll.



3.



MSS Management Self Service (MSS) merupakan fitur yang tersedia di HRIS yang dapat membantu superior atau managerial untuk dapat mengakses, mengelola, dan mengkoordinasi team dibawah tanggung jawabnya. Di dalam MSS terdapat beberapa menu didalamnya, antara lain approval, workforce



administration,



organization



design,



dan



people



development. 4.



PKWT Perjanjian Kerja Waktu Tertentu (PKWT) adalah perjanjian kerja antara pekerja dengan perusahaan untuk mengadakan hubungan kerja dalam waktu tertentu atau untuk pekerja tertentu.



5.



PKWTT Perjanjian Kerja Waktu Tidak Tertentu (PKWTT) adalah perjanjian kerja antara pekerja dengan perusahaan untuk mengadakan hubungan kerja yang bersifat tetap.



6.



IPE Individual Performance Evaluation (IPE) adalah penilaian tentang kinerja



karyawan



yang



dilakukan



oleh



seorang



atasan



yang



bersangkutan. Hal ini biasanya sehubungan dengan akan diadakannya promosi atas karyawan tersebut. 7.



Florensia



5



Florensia adalah sebuah sistem berbasis online yang hanya dapat diakses oleh karyawan Adira Insurance untuk keperluan pengiriman barang kepada bagian mailer.



BAB II HASIL PRAKTIK KERJA LAPANGAN



2.1.



Gambaran Umum Perusahaan



2.1.1. Sejarah PT. Asuransi Adira Dinamika Asuransi Adira Dinamika atau yang lebih dikenal dengan Adira Insurance adalah suatu perusahaan yang bergerak di bidang asuransi umum yang berdiri sejak tahun 1997 dengan lokasi berpusat di Jakarta. Perusahaan ini merupakan salah satu bagian dari Bank Danamon. Pada awal pendiriannya, perusahaan ini bernama Asuransi Kerugian Nexus dan pada 24 Januari 2002 berubah nama menjadi Asuransi Adira Dinamika. Pada bulan November 2019, Asuransi Adira Dinamika diakuisisi oleh Zurich setelah 80% sahamnya dibeli dari Bank Danamon dan pemegang saham minoritas. PT. Asuransi Adira Dinamika menyediakan berbagai produk unik yang bisa disesuaikan dengan kebutuhan tiap nasabah. Produk-produk yang disediakan terdiri dari produk berbasis konvensional dan syariah. Pada September 2003, perusahaan ini mengeluarkan produk pertamanya yaitu asuransi mobil (Autocillin) serta asuransi sepeda motor (Motopro) pada November 2007. Perusahaan juga menyediakan produk lainnya seperti asuransi kesehatan (Medicillin), asuransi perjalanan (Travellin), asuransi kecelakaan diri, properti, alat berat, kerangka kapal, rekayasa, surety bonds, pengangkutan, tanggung gugat, dan berbagai produk lainnya.



6



Selain menyediakan produk terbaik bagi nasabahnya, PT. Asuransi Adira Dinamika juga memberikan kontribusi positif kepada masyarakat umum dengan cara menggagas kampanye keselamatan di jalan dengan slogan ”I Wanna Get Home Safely! (IWGHS)”. Tujuan dari program ini adalah untuk meningkatkan keselamatan saat berada di jalan dengan cara mengajak masyarakat Indonesia untuk berjanji kepada diri sendiri maupun kepada orang yang dicintainya untuk selalu mematuhi peraturan lalu lintas dan berperilaku aman di jalan sehingga dapat tiba di rumah dengan selamat. Pada bulan Agustus



2011



telah



terkumpul



sebanyak



124.709



pendukung



yang



menandatangani sebuah Commitment Letter yang merupakan bagian dari kampanye tersebut. 2.1.2. Visi dan Misi PT. Asuransi Adira Dinamika Visi dan Misi PT. Asuransi Adira Dinamika adalah sebagai berikut: Visi Perusahaan : “To be The Insurer of Choice”. “Menjadi Perusahaan Asuransi Pilihan di Indonesia”. Misi Perusahaan : a.



Untuk Pelanggan Secara efisien memberikan rasa nyaman di hati pelanggan dengan caracara yang belum pernah dirasakan pelanggan sebelumnya.



b. Untuk Karyawan Menyediakan ruang untuk tumbuh dan berkembang. c.



Untuk Pemegang Saham Memberikan hasil terbaik melalui pengelolaan risiko dengan penuh kehatihatian. 7



d. Untuk Masyarakat Berkontribusi dalam kesejahteraan bangsa.



2.1.3. Profil PT. Asuransi Adira Dinamika PT. Asuransi Adira Dinamika saat ini semakin berkembang menjadi salah satu perusahaan asuransi terbesar di Indonesia dengan tujuan untuk memenuhi kebutuhan nasabah. Upaya yang ditempuh dalam meningkatkan pelayanan kepada nasabah antara lain dengan cara menjaga konsistensi terhadap nilai perusahaan dan nilai proposisi perusahaan dengan penjelasan sebagai berikut: 1.



Nilai Perusahaan Nilai perusahaan PT. Asuransi Adira Dinamika menggambarkan keberhasilan perusahaan dalam menggerakkan aktivitas bisnis, antara lain: a. Honesty Bertindak jujur, tulus, transparan serta menjunjung tinggi etika dan integritas. b. Excellent Senantiasa meningkatkan kualitas (improvement) untuk menghasilkan produk dan layanan inovatif yang melampaui harapan pelanggan dan pemangku kepentingan. c. Respect Peduli terhadap sesama, kehidupan, dan lingkungan, menghargai keberagaman sesuai dengan norma yang berlaku, serta memperlakukan sebagai manusia seutuhnya. d. Enthusiasm Selalu bersemangat, saling berbagi kegembiraan, dan aktif memancarkan energi positif dalam setiap kesempatan.



2.



Proposisi Perusahaan



8



Proposisi Perusahaan merupakan kunci keberhasilan PT. Asuransi Adira Dinamika dalam mendapatkan serta mempertahankan pelanggan. Nilai yang dikenalkan dan diterapkan secara konsisten tersebut antara lain: a. Caring  Memberikan pelayanan yang bersahabat, selalu siap membantu dengan ramah dan sopan melalui sumber daya yang memiliki pengetahuan dan keterampilan yang baik sehingga dapat memberikan kepercayaan kepada nasabah. b. Simple Persyaratan yang mudah dan fleksibel serta proses yang cepat dengan akses yang mudah dihubungi sehingga dapat memberikan kenyamanan kepada nasabah. c. Reliable Menjadi teman yang dapat diandalkan dalam memberikan produk dan pelayanan kepada pelanggannya. 2.1.4. Struktur Organisasi PT. Asuransi Adira Dinamika dipimpin oleh seorang Chief Executing Officer (CEO) yang membawahi 10 Corporate Office yang salah satunya terdapat Direktorat dimana penulis ditempatkan, yakni HC & CRES. PT. Asuransi Adira Dinamika memiliki struktur organisasi kantor pusat seperti gambar 2.1 dengan penjelasan sebagai berikut: 1. Chief Executing Officer (CEO). Seorang CEO merupakan manajer eksekutif peringkat tertinggi dan pembuat keputusan di dalam suatu perusahaan. Tugas utama seorang CEO antara lain membuat keputusan besar perusahaan, mengelola keseluruhan sumber daya dan operasi perusahaan, dan berkomunikasi dengan dewan direksi, tim manajemen, dan operasi perusahaan. 2. Corporate Office Terdiri dari beberapa Direktorat yang dipimpin oleh Chief terkait, antara lain: 9



a. Direktorat Business I yang membawahi divisi Group Multifinance (ADMF), NG Multifinance & Alt Biz Channel, Sharia, Business Development, dan Direst Business. b. Direktorat Business II yang membawahi divisi Banking Channel, Broker & Corp Business, Special Account, dan Int. Program Zurich. c. Direktorat Sales & Distribution yang membawahi divisi Regional I, Regional II, Regional III, Regional IV, dan Sharia & SND Support. d. Direktorat



Technical



yang



membawahi



divisi



Operational



Underwriting, Underwriting, Reinsurance & Reward Biz, Claim & Risk Engineering, dan Technical Integration. e. Direktorat Operation & IT yang membawahi divisi Operation Center Claim, Policy Prod & Billing Colls, Health Operation, IT, Analytics & Digital Strategis, dan PMO. f. Direktorat Finance yang membawahi divisi Accounting Control, Actuary & Planning, dan Finance & Investment. g. Direktorat HC & CRES yang membawahi divisi Human Capital dan CRES. h. Direktorat Legal & Compliance yang membawahi divisi Legal & Compliance. i. Direktorat ERM yang membawahi divisi Risk & Control. j. Direktorat Integration. Struktur organisasi Kantor Pusat PT. Asuransi Adira Dinamika tergambar dalam bagan berikut ini:



10



CEO BUSINESS I



BUSINESS II



GROUP MULTIFINANCE (ADMF)



BANKING CHANNEL



NG MULTIFINANCE & ALT BIZ CHANNEL



BROKER & CORP BUSINESS



SHARIA BUSINESS DEVELOPMENT



SPECIAL ACCOUNT INT. PROGRAM ZURICH



DIRECT BUSINESS



SALES & DISTRIBUTION



TECHNICAL



OPERATION & IT



FINANCE



HC & CRES



REGIONAL I



OPERATIONAL UNDERWRITING



OPERATION CENTER CLAIM



ACCOUNTING CONTROL



HUMAN HUMAN CAPITAL CAPITAL



UNDERWRITING



POLICY PROD & BILLING COIL6



ACTUARY & PLANNING



CRES



HEALTH OPERATION



FINANCE & INVESMENT



REGIONAL II REGIONAL III



REINSURANCE & REWARD BIZ REGIONAL IV



LEGAL & COMPLIANCE



ERM



LEGAL & COMPLIANCE



RISK & CONTROL



IT CLAIM & RISK ENGINEERING



SHARIA & SND SUPPORT



TECHNICAL INTEGRATION



ANALYTICS & DIGITAL STRATEGIS



PMO



Gambar 2.1. Struktur Organisasi Kantor Pusat PT Asuransi Adira Dinamika



Keterangan : Chief Executing Officer Direktorat Divisi Divisi penulis ditempatkan



Dalam laporan Praktik Kerja Lapangan (PKL) ini, penulis ditempatkan pada Direktorat HC & CRES yang membawahi divisi Human Capital, departemen Admin Employee Service yang tergambar seperti bagan dibawah ini:



HC & CRES



Human Capital 11



CRES



INTEGRATION



Reward & HRIS



General Affair



Talent Acquisition & Management



Employee Service



Gambar 2.2 Struktur Direktorat – HC & CRES Keterangan : Direktorat Divisi Departemen Departemen penulis ditempatkan



2.1.5. Proses Kegiatan Selama melakukan Kegiatan Praktik Kerja Lapangan, penulis ditempatkan di Kantor Pusat PT Asuransi Adira Dinamika pada divisi Human Capital (HC) and Corporate Real Estate Service (CRES), departemen Employee Service yang berlokasi di Graha Adira, Jalan MT Haryono Kav 42 Lt. 3. Pekerjaan yang dilakukan penulis ketika magang diperlukan dalam membantu divisi yang bersangkutan untuk menyelesaikan pekerjaan tambahan dan membantu karyawan dalam menyelesaikan pekerjaannya.



12



Penulis melaksanakan kegiatan PKL selama lima hari di setiap minggu, yakni dari senin hingga jumat dengan jam kerja dimulai pada pukul 08.30 pagi hingga pukul 17.30 sore. Selama proses kegiatan PKL berlangsung, tugas yang diberikan kepada penulis adalah melakukan data entry yang terdiri dari scanning serta menginput data ke dalam aplikasi HRIS dan Microsoft Excel. Selain itu, penulis juga diberikan tugas untuk melalukan validasi dokumen terkait dengan karyawan dan distribusi pengiriman barang ke kantor cabang PT Asuransi Adira Dinamika yang tersebar di beberapa provinsi Indonesia. 2.2.



Kegiatan selama Praktik Kerja Lapangan



2.2.1. Minggu 1 (10 Februari 2020 – 14 Februari 2020) Pada hari pertama melakukan PKL, penulis didampingi oleh penyelia untuk bertemu dan berkenalan dengan seluruh karyawan yang berada di ruangan divisi Human Capital. Setelah itu, penulis ditempatkan di suatu meja kerja untuk mendengarkan dan menyimak briefing yang diberikan oleh penyelia terkait tugas yang akan diberikan selama kegiatan PKL berlangsung. Penulis mendapatkan tugas untuk melakukan scanning atas dokumen yang berkaitan dengan karyawan, diantaranya PKWT, PKWTT, surat promosi/mutasi, dan IPE. Selanjutnya, membuat password di setiap dokumen untuk kepentingan confidential dan menginput dokumen tersebut ke dalam aplikasi HRIS yang didalamnya terdapat kelengkapan data karyawan dan memperbaharui penambahan data tersebut ke dalam file Microsoft Excel untuk keperluan pengecekan oleh penyelia. Selain itu, diberikan pula tugas untuk mengelompokkan SPT pajak tahunan karyawan sesuai dengan divisi masingmasing di seluruh kantor cabang PT Asuransi Adira Dinamika yang tersebar di beberapa wilayah Indonesia.



2.2.2. Minggu 2 (17 Februari 2020 – 21 Februari 2020) 13



Pada minggu kedua pelaksanaan PKL, penulis melanjutkan melakukan scanning dokumen karyawan dan menginput dokumen tersebut ke dalam aplikasi HRIS. Selanjutnya, penulis diberikan tugas untuk melakukan pengelompokkan BPKB atas nama karyawan sesuai dengan urutan abjad guna mempermudah ketika suatu saat diperlukan. Selain itu, penulis juga diberikan tugas untuk membuat tanda terima atas penyerahan SPT pajak tahunan dan menyerahkan SPT tersebut langsung kepada beberapa karyawan termasuk Chief Executing Officer (CEO) PT Asuransi Adira Dinamika, yakni Bapak Julian Noor. 2.2.3. Minggu 3 (24 Februari 2020 – 28 Februari 2020) Pada minggu ketiga, penulis diberikan tugas untuk membuat formulir pengiriman dokumen/barang berupa kartu asuransi karyawan dengan menggunakan aplikasi Florensia yang didalamnya memuat tentang identitas pengirim, identitas penerima, detail dokumen/barang. Setelah itu, penulis diminta untuk mengantarkan dokumen tersebut ke bagian mailer yang terletak di Lt. B1 dan membuat arsip atas pengiriman tersebut. Selain itu, penulis juga mengikuti sharing session yang diadakan oleh divisi Human Capital di sebuah ruangan meeting yang terletak di Lt. 2. Pada kegiatan ini dibahas mengenai hukum ketenagakerjaan yang berlaku di Indonesia serta melakukan review atas segala pencapaian yang telah dilakukan oleh divisi Human Capital selama beberapa bulan terakhir. Selanjutnya penulis melanjutkan tugas untuk melakukan scanning dan menginput data ke dalam aplikasi HRIS.



2.2.4. Minggu 4 (2 Maret 2020 – 6 Maret 2020) Pada minggu keempat, penulis diberikan tugas untuk melakukan validasi data yang berisikan informasi detail mengenai identitas karyawan dengan surat kuasa yang telah dibuat dalam perihal pembagian dividen kepada 14



para pemegang saham, yakni beberapa karyawan PT Asuransi Adira Dinamika. Selanjutnya, mengelompokkan surat kuasa tersebut sesuai dengan divisi guna mempermudah pembagiannya. Selain itu, penulis juga diberikan tugas untuk merekap penambahan informasi kelengkapan karyawan, seperti kelahiran anak dan perubahan status menikah/bercerai ke dalam aplikasi HRIS. Hal ini dilakukan untuk keperluan update secara berkala yang merupakan tugas dari divisi Human Capital.



2.2.5. Minggu 5 (9 Maret 2020 – 13 Maret 2020) Pada minggu kelima, penulis mendapatkan tugas untuk merekap beberapa agenda yang dilaksanakan rutin tiap minggunya, antara lain jadwal Medical Check-Up karyawan, jadwal meeting setiap divisi dan tempat yang digunakan, serta Action Plan yang diajukan dari setiap divisi yang ada di PT Asuransi Adira Dinamika. Selain itu, diberikan pula tugas untuk membuat tanda terima atas penyerahan surat promosi/mutasi kepada atasan karyawan yang terkait dengan itu. Selanjutnya, mengantarkan tanda terima serta dokumen tersebut kepada yang bersangkutan dan melalukan pembaharuan atau update atas perubahan tersebut ke dalam aplikasi HRIS. 2.2.6. Minggu 6 (16 Maret 2020 – 20 Maret 2020) Pada minggu keenam, penulis mendapatkan tugas untuk merekap data karyawan yang berulang tahun di bulan Maret untuk selanjutnya diberikan hadiah sebuah waist bag berlogo Adira Insurance. Karyawan yang berlokasi kerja di kantor pusat langsung diberikan hadiah pada saat itu juga. Sedangkan karyawan yang berlokasi selain di kantor pusat, pengiriman hadiah dilakukan melalui bagian mailer. Untuk itu, penulis diminta untuk membuat formulir 15



pengiriman barang melalui aplikasi Florensia dan mengantarkan ke bagian mailer. Selain itu, penulis juga diberikan tugas untuk merekap data perihal penunjukan PIC monitoring kegiatan EES, membantu untuk melakukan validasi dokumen kelengkapan karyawan baru berupa surat perjanjian kerja serta informasi perihal keterangan benefit yang akan diterima, dan melakukan scanning dokumen kelengkapan karyawan baru tersebut lalu menginput data ke dalam aplikasi HRIS.



2.2.7. Minggu 7 (23 Maret 2020 – 27 Maret 2020) Pada minggu ketujuh, penulis diberikan tugas untuk merekap penambahan informasi kelengkapan karyawan, seperti kelahiran anak dan perubahan status menikah/bercerai ke dalam aplikasi HRIS. Hal ini dilakukan untuk keperluan update secara berkala yang merupakan tugas dari divisi Human Capital. Selain itu, penulis juga melanjutkan merekap data karyawan yang berulang tahun di bulan April untuk kepentingan pemberian hadiah kepada para karyawan. 2.2.8. Minggu 8 – 12 (30 Maret 2020 – 8 Mei 2020) Pada minggu kedelapan sampai keduabelas, diberlakukan WFH (Working From Home) pada semua karyawan. Pekerjaan PKL tidak dapat dikerjakan di rumah sehingga diliburkan. 2.3. Masalah yang dihadapi Kegiatan Praktik Kerja Lapangan yang dilaksanakan penulis di PT Asuransi Adira Dinamika ini terdapat beberapa permasalahan yang dihadapi antara lain :



16



1.



Penulis mengalami kesulitan saat pertama kali membuat password untuk setiap dokumen yang akan diinput ke dalam aplikasi HRIS guna kepentingan confidential.



2.



Terjadinya miskomunikasi antara penulis dengan karyawan dalam mengunakan file berisi data yang berisikan informasi detail mengenai identitas karyawan dengan surat kuasa dalam perihal pembagian dividen kepada para pemegang saham.



3.



Dalam hal merekap agenda rutin mingguan terjadi jadwal yang sama dalam waktu dan tempat meeting yang digunakan beberapa divisi terkait.



2.4. Pemecahan Masalah yang dilakukan Sesuai dengan masalah yang dihadapi penulis selama kegiatan PKL berlangsung, maka didapatkan cara untuk menyelesaikannya antara lain : 1.



Penulis bertanya kepada Kepala Departemen Employee Service mengenai langkah-langkah pemberian password untuk setiap dokumen dan berusaha untuk mengingat setiap langkah-langkah yang diberikan.



2.



Penulis harus lebih komunikatif dengan karyawan dalam memeriksa secara detail terkait kecocokan antara file yang berisikan informasi mengenai identitas karyawan dengan surat kuasa yang telah dibuat.



3.



Dibuatkan formulir berbasis online sehingga terhindar dari jadwal meeting yang bentrok pada tiap divisi terkait baik dalam hal waktu maupun tempat yang akan digunakan.



17



18



BAB III PENUTUP



3.1. Kesimpulan Pelaksanaan Praktik Kerja Lapangan (PKL) di Kantor Pusat PT Asuransi Adira Dinamika ini membuat penulis mendapatkan banyak pengetahuan serta pengalaman yang belum pernah didapatkan sebelumnya. Kegiatan PKL ini juga memberikan gambaran bagi penulis dalam mengetahui situasi seputar dunia kerja yang terjadi sesuai dengan kenyataan yang ada. Penulis dapat menarik kesimpulan bahwa dalam melakukan kegiatan entry data atas dokumen yang bersifat confidential diperlukan penambahan password. Hal ini merupakan wewenang dari Kepala Departemen Employee Service, sehingga penulis mengalami kesulitan pada saat pertama kali mengikuti langkah-langkah yang harus dilakukan. Selain itu, beberapa kali terjadi miskomunikasi antara penulis dengan karyawan dalam mengunakan file berisi data yang memuat informasi karyawan. Hal lain yang terjadi selama PKL adalah dalam merekap agenda rutin mingguan yang belum efisien. Hal ini dikarenakan masih terdapat jadwal yang sama dalam waktu dan tempat meeting yang digunakan beberapa divisi terkait.



3.2. Saran Berdasarkan kesimpulan diatas, penulis memberikan saran yang dapat dipertimbangkan oleh Departemen Employee Service yaitu agar lebih teliti dalam memeriksa data yang akan digunakan, karena hal ini sangat riskan menyangkut informasi mengenai karyawan dan komunikasi yang terjalin harus lebih efektif agar menghindari terjadinya kesalahpahaman. Selain itu, diperlukan formulir berbasis online sehingga terhindar dari jadwal meeting yang bentrok pada tiap divisi terkait baik dalam hal waktu maupun tempat yang akan digunakan.



19



DAFTAR PUSTAKA Adira Insurance. 2018. Homepage–Adira Insurance. asuransiadira.co.id. (Diakses 10/5/2020)



20



LAMPIRAN Lampiran 1. Lembar Bimbingan Penulisan Laporan PKL



21



Lampiran 2. Jurnal Harian PKL



22



23



24



25



26



27



28



Lampiran 3. Penilaian PKL (Penyelia)



29



Lampiran 4. Penilaian PKL (Dosen Pembimbing)



30



Lampiran 5. Perjanjian Magang



31



32



33



Lampiran 6. Perjanjian Kerahasiaan



34



35



Lampiran 7. Surat Keterangan Magang



36