Laporan PKL Revisi [PDF]

Citation preview

LAPORAN PRAKTIK KERJA LAPANGAN II TAHUN AKADEMIK 2019/2020 “Sistem dan Prosedur Manajemen Unit Kerja Rekam Medis serta Pengelolaan Statistik Puskesmas di Bagian Rekam Medis Puskesmas Kasihan I”



Disusun oleh : L. ERNY SRI ANJANI



(18134044)



WITA INDRIYANI



(18134086)



PROGRAM STUDI D3 REKAM MEDIS DAN INFORMASI KESEHATAN POLTEKKES BHAKTI SETYA INDONESIA YOGYAKARTA 2020



LEMBAR PERSETUJUAN Laporan Praktek Kerja Lapangan II Judul :”Sistem dan Prosedur Manajemen Unit Rekam Medis serta Pengelolaan Statistik Puskesmas di Bagian Rekam Medis Puskesmas Kasihan I”



Disusun Oleh : L. ERNY SRI ANJANI



(18134044)



WITA INDRIYANI



(18134086)



Laporan ini telah diperiksa dan disetujui untuk dipresentasikan pada seminar hasil Praktek Kerja Lapangan. Disahkan oleh: Pembimbing Lapangan



Dosen Pembimbing



(Okti Rahmawati Listyaningrum, A.Md)



( Hendra Rohman, SKM., MPH )



Tanggal : ........./ ........./.........



Tanggal : ........./ ........./.........



ii



LEMBAR PENGESAHAN Laporan Praktek Kerja Lapangan II Judul :”Sistem dan Prosedur Manajemen Unit Rekam Medis serta Pengelolaan Statistik Puskesmas di Bagian Rekam Medis Puskesmas Kasihan I” Disusun Oleh : L. ERNY SRI ANJANI



(18134044)



WITA INDRIYANI



(18134086)



Laporan ini telah dipresentasikan pada seminar hasil praktek kerja lapangan dan disetujui di Poltekkes Bhakti Setya Indonesia pada tanggal ......................



Disahkan oleh: Pembimbing Lapangan



Dosen Pembimbing



(Okti Rahmawati Listyaningrum, A.Md)



( Hendra Rohman, SKM., MPH )



Mengetahui, Program Studi D3 Rekam Medis & Informasi Kesehatan Ka.Prodi



( Ibnu Mardiyoko, SKM.,MM )



iii



KATA PENGANTAR



Segala puji dan syukur penulis haturkan kehadiran Tuhan Yang Maha Esa atas karunia-Nya penulis dapat menyusun laporan Praktik Kerja Lapangan (PKL) yang berjudul ”Sistem dan Prosedur Manajemen Unit Rekam Medis serta Pengelolaan Statistik Puskesmas di Bagian Rekam Medis Puskesmas Kasihan I” hingga selesai. Laporan PKL ini disusun sebagai persyaratan untuk menyusun tugas dan bukti pelaksanaan Mata Kuliah Akademik Diploma III program studi Rekam Medis & Informasi Kesehatan di Poltekkes BSI Yogyakarta. Laporan PKL ditulis berdasarkan informasi yang di kumpulkan dari berbagai pihak selama pelaksanaan PKL pada tanggal 24 Agustus 2020 s/d 05 September 2020 di Puskesmas Kasihan I Bantul. Laporan ini dapat disusun dengan baik karena banyak masukan dan dukungan dari berbagai pihak yang berupa informasi, arahan dan bimbingan, oleh karena itu penulis mengucapkan terima kasih kepada: 1. Dra. Hj. Yuli Puspitorini, M.Si selaku Direktur Poltekkes BSI Yogyakarta. 2. Bapak Ibnu Mardiyoko, SKM.,MM. selaku Ka.Prodi Rekam Medis & Informasi Kesehatan Poltekkes BSI Yogyakarta 3. Bapak Hendra Rohman, S.K.M., M.P.H selaku Pembimbing PKL dari Poltekkes BSI Yogyakarta 4. Ibu Okti Rahmawati Listyaningrum, A.Md Selaku Pembimbing Lahan PKL dari Puskesmas Kasihan I Bantul. 5. Seluruh staf dan karyawan Puskesmas Kasihan I Bantul Yogyakarta yang telah memberikan ilmu dan pengalaman. Penulis menyadari sepenuhnya dalam penyusunan laporan PKL ini, masih banyak terdapat kekurangan dan kelemahan yang dimiliki penulis baik itu sistematika



penulisan



maupun



penggunaan



bahasa.



Untuk



itu



penulis



mengharapkan saran dan kritik dari berbagai pihak yang bersifat membangun



iv



demi penyempurnaan laporan ini. Semoga laporan ini berguna bagi pembaca secara umum dan penulis secara khusus. Akhir kata penulis ucapkan banyak terima kasih.



Yogyakarta, September 2020



Penulis



v



DAFTAR ISI



LEMBAR PERSETUJUAN....................................................................................ii LEMBAR PENGESAHAN....................................................................................iii KATA PENGANTAR.............................................................................................iv DAFTAR ISI...........................................................................................................vi DAFTAR TABEL.................................................................................................viii DAFTAR BAGAN..................................................................................................ix DAFTAR LAMPIRAN............................................................................................x BAB I PENDAHULUAN........................................................................................1 A. Latar Belakang.....................................................................................................1 B. Tujuan..................................................................................................................4 C. Ruang Lingkup....................................................................................................6 BAB II HASIL........................................................................................................8 A. Gambaran Umum Puskesmas Kasihan I.............................................................8 B. Hasil...................................................................................................................16 BAB III PEMBAHASAN......................................................................................47 A. Sistem dan alur Penerimaan Pasien Rawat Jalan dan Rawat Darurat...............47 B. Sistem Penomoran dan Sistem Penamaan Pada Pemeriksaan Pasien...............52 C. Sistem dan Alur Penyimpanan dan Pengambilan Berkas Rekam Medis..........55 D. Sistem dan Alur Perakitan Berkas Rekam Medis (Assembling)........................59 E. Klasifikasi Penyakit dan Tindakan Pada Kasus yang Berhubungan Dengan Sistem Panca Indera, saraf, mental, sistem reproduksi, malformasi kongenital, deformitas, dan abnormali kromosom...............................................................60 F. Sistem Penyusutan dan Jadwal Retensi Rekam Medis......................................62 G. Sistem dan Alur Penerimaan Pasien BPJS........................................................63 H. Alur dan Proses Penyelesaian Klaim BPJS.......................................................64 I. Mengidentifikasi system Pelaporan...................................................................65 J. Sistem Pegumpulan, Pengolahan, dan Penyajian Pelaporan.............................67 K. Alur Pembuatan Surat Keterangan Medis (asuransi, visum et repertum, dsb).. 69 BAB IV PENUTUP...............................................................................................70 A. Kesimpulan........................................................................................................70 B. Saran..................................................................................................................72 vi



Lampiran................................................................................................................74 DAFTAR PUSTAKA.............................................................................................77



vii



DAFTAR TABEL



Tabel 2. 1 Wilayah Kerja Puskesmas Kasihan I....................................................10 Tabel 2. 2. Sepuluh besar penyakit di Puskesmas Kasihan I Tahun 2020.............16 Tabel 2. 3. Jumlah kunjungan rawat jalan dan rawat inap di Puskesmas Kasihan I Tahun 2020............................................................................................................17 Tabel 2. 4. Klasifikasi kode penyakit Puskesmas Kasihan I.................................32 Tabel 3. 1. Status pasien........................................................................................54 Tabel 3. 2. Status pasien.........................................................................................55



viii



DAFTAR BAGAN



Bagan 2. 1. Alur penerimaan pasien rawat jalan....................................................16 Bagan 2. 2. Alur penerimaan pasien rawat inap.....................................................21 Bagan 2. 3. Alur penerimaan pasien gawat darurat................................................24 Bagan 2. 4. Alur penyimpanan berkas rekam medis..............................................27 Bagan 2. 5. Alur pengambilan berkas rekam medis...............................................28 Bagan 2. 6. Alur penerimaan pasien BPJS.............................................................32 Bagan 2. 7. Alur kapitasi penyelesaiaan klaim BPJS.............................................36 Bagan 2. 8. Alur non kapitasi penyelesaiaan klaim BPJS......................................37 Bagan 2. 9. Alur pembuatan surat keterangan medis.............................................44 Bagan 2. 10. Alur pembuatan Visum et Repertum..................................................45



ix



DAFTAR LAMPIRAN



Lampiran 1. Sterilisasi/Penyemprotan Disinfektan di Ruang Rekam Medis Puskesmas Kasihan I Bantul..................................................................................75 Lampiran 2. Mensortir Berkas Rekam Medis Pasien setelah kembali dari Poliklinik dan akan dikembalikan ke rak filing sesuai pada tempatnya................76



x



BAB I PENDAHULUAN



A.



Latar Belakang Kesehatan merupakan hal yang dianggap penting oleh masyarakat Indonesia, dengan adanya kesadaran masyarakat mengenai pentingnya kesehatan, menjadikan dampak yang positif bagi penyedia pelayanan kesehatan. Hal tersebut ditandai dengan berkembangnya penyedia pelayanan kesehatan di Indonesia. Salah satu penyedia pelayanan di bidang kesehatan, yaitu puskesmas. Puskesmas memiliki tujuan di dalam meningkatkan kualitas pelayanan kesehatan kepada masyarakat. Puskesmas (Pusat Kesehatan Masyarakat) adalah fasilitas pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan upaya kesehatan masyarakat dan upaya kesehatan perseorangan tingkat pertama, dengan lebih mengutamakan upaya promotif dan preventif di wilayah kerjanya (PMK Permenkes Nomor 43 tentang Puskesmas tahun 2019). Puskesmas merupakan pelayanan kesehatan yang mengutamakan upaya promotif yaitu proses promosi kesehatan untuk membantu kemampuan masyarakat dalam memelihara dan meningkatkan kesehatannya. Untuk mencapai derajat kesehatan yang sempurna, baik fisik, mental, dan sosial, maka masyarakat harus mampu mengenal serta mewujudkan aspirasinya, kebutuhannya, dan mampu mengubah atau mengatasi lingkungannya serta preventif yaitu sebagai kegiatan pencegahan terhadap masalah kesehatan atau penyakit dan pelayanan kesehatan. Dalam upaya penyelenggaraan peningkatan mutu pelayanan di puskesmas sangat diperlukan kinerja rekam medis yang baik sehingga puskesmas dapat memberikan pelayanan kesehatan yang maksimal terhadap masyarakat. Menurut



Peraturan



Menteri



Kesehatan



Republik



Indonesia



No.269/Menkes/Per/III/2008 tentang rekam medis pada pasal 5 ayat 1



1



menyebutkan



bahwa:



“Setiap



sarana



pelayanan



kesehatan



wajib



menyelenggarakan rekam medis”, sedangkan Rekam Medis adalah Berkas



2



2



yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien. Rekam medis memiliki beberapa fungsi, yaitu dalam administrasi, penyedia bahan tanda bukti untuk penegakan keadilan, besaran biaya yang digunakan untuk melayani pasien, riset, edukasi dan dokumentasi. Oleh karena itu, rekam medis perlu dijaga dengan baik, sehingga rekam medis dapat tersedia, saat dibutuhkan di dalam pelayanan kesehatan. Dalam pelayanan rekam medis terdapat beberapa fungsi yang menjadi tugas perekam medis dimana salah satu fungsi petugas rekam medis adalah melakukan pelaporan yang meliputi pengumpulan, pengelolaan dan penyajian statistik kesehatan. Oleh karena itu pelaporan statistik pada bagian rekam medis diperlukan untuk memberikan data dan informasi yang lengkap, akurat, tepat waktu yang sesuai dengan kebutuhan untuk proses pengambilan keputusan. Pada masa pandemi seperti sekarang ini statistik sangat diperlukan sebagai teknik untuk menyiapkan data, sehingga data lebih mudah diakses, contonya melalui tabel, grafik, atau diagram peningkatan penyebaran COVID19. Covid-19 adalah penyakit yang disebebkan oleh infeksi virus SARS-CoV2, pertama kali diidentifikasi di kota Wuhan, di provinsi Hubei Cina pada Desember 2019. Statistik



dapat



juga



diartikan



sebagai



hasil



dari



perhitungan,



pengumpulan, penataan, pengorganisasian, analisa dan interprestasi data, metode dan teknik yang kuat dan efisien (Hatta, 2008). Selain itu puskesmas juga merupakan pemberi pelayanan kesehatan tingkat pertama dalam pembuatan surat rujukan pasien yang terdaftar sebagai anggota Badan Penyelenggaraan Jaminan Sosial Kesehatan (BPJS Kesehatan). Di dalam sarana pelayanan kesehatan sangat diperlukan adanya sistem pengolaan pasien BPJS dan manajemen statistik yang berguna untuk pelaporan.



Sistem



pengelolaan



pasien



BPJS



dimaksudkan



untuk



3



mempermudah pelayanan kesehatan sebagai tindakan tindak lanjut program pemerintah di puskesmas sebagai pemberi pelayanan kesehatan tingkat satu. Di puskesmas terdapat perbedaan alur penerimaan rawat jalan, rawat inap, dan rawat darurat. Untuk pasien dengan keadaan normal, maka pada umumnya pasien harus mengikuti prosedur alur pelayanan rawat jalan. Perbedaan utama alur pelayanan tergantung pada kasus yang bersifat darurat (emergency) seperti serangan penyakit akut dan kecelakaan lalu lintas. Menurut Permenkes RI no.47 tahun 2018 pasal 1 ayat 3 tentang kegawatdaruratan “Gawat darurat adalah keadaan klinis yang membutuhkan tindakan medis segera untuk penyelamatan nyawa dan pencegahan kecacatan”. Penyimpanan atau filing adalah satu sistem penataan rekam medis dalam suatu tempat yang khusus agar penyimpanan dan pengambilan berkas rekam medis menjadi lebih mudah dan cepat. Sistem penyimpanan dibedakan menjadi dua yaitu sentralisasi dan desentralisasi. Menurut Permenkes No.26



/Menkes/Per/III/2008



tentang



penyimpanan,



pemusnahan,



dan



kerahasiaan pasal 9 ayat 1 “rekam medis pada sarana pelayanan kesehatan non rumah sakit wajib disimpan sekurang-kurangnya untuk jangka waktu 2 (dua) tahun terhitung dari tanggal terakhit pasien berobat”. Sistem penamaan pada dasarnya untuk memberikan identitas kepada seorang pasien serta untuk membedakan antara pasien satu dengan pasien lainnya. Sehingga mempermudah dalam memberikan pelayanan rekam medis kepada pasien yang datang ke puskesmas. Sistem penomoran ada tiga macam yang umumnya dipakai yaitu pemberian nomor secara seri, unit dan seri unit. Rekam medis juga melakukan pengkodean penyakit serta tindakan yang telah ditetapkan dokter. Pengkodean atau koding adalah salah satu kegiatan pengolahan data rekam medis untuk memberikan kode dengan huruf atau dengan angka atau kombinasi huruf dan angka yang mewakili komponen data. Pemberian kode diagnosis klasifikasi pemyakit yang berlaku dengan menggunakan ICD-10 untuk mengkode penyakit, sedangkan ICD-9 CM digunakan untuk mengkode tindakan. Kegiatan dan tindakan serta diagnosis



4



yang di dalam rekam medis harus diberi kode dan selanjutnya dilakukan indeks agar memudahkan pelayanan data, penyajian informasi, untuk menunjang fungsi perencanaan, manajemen, dan riset pada bidang kesehatan (Dirjen Yanmed, 2006:59). Untuk meningkatkan pelayanan di puskesmas, sangat diperlukan adanya manajemen statistik pelayanan kesehatan yang berguna untuk laporan. Pengertian dari statistik pelayanan kesehatan merupakan ilmu yang mempelajari cara pengumpulan, pengolahan, penyajian, dan analisis data termasuk juga cara pengambilan kesimpulan dengan memperhitungkan unsur ketidakpastian berdasarkan konsep probabilitas (Notoatmodjo, soekidjo 2007). Suatu sistem manajemen puskesmas tidak terlepas dari sistem pencatatan dan pelaporan, pencatatan dan pelaporan adalah indikator keberhasilan suatu kegiatan, tanpa ada pencatatan dan pelaporan kegiatan atau program apapun yang dilaksanakan tidak akan terlihat hasilnya (Tiara, 2011). sehingga menghasilkan informasi yang lengkap dan akurat untuk menunjang peningkatan kualitas dari pelayanan puskesmas. Dari uraian di atas, maka praktik kerja lapangan II ini tema yang diambil adalah “Sistem dan Prosedur Manajemen Unit Rekam Medis serta Pengelolaan Statistik Puskesmas di Bagian Rekam Medis” di Puskesmas Kasihan I dengan tujuan untuk menerapkan teori prinsip-prinsip manajemen dan melaksanakan fungsi teknik penyelenggaraan prosedur pelaksanaan rekam medis di unit/instalasi rekam medis puskesmas. B. Tujuan 1. Tujuan umum Memperkenalkan



penerapan



teori



prinsip-prinsip



manajemen



dan



memberikan kesempatan kepada mahasiswa untuk melaksanalan fungsi teknik penyelenggaraan prosedur pelaksanaan rekam medis di unit/instalasi rekam medis puskesmas.



5



Mampu memahami dan memperoleh gambaran dalam hal manajemen data dengan metode statistik di puskesmas.



6



2. Tujuan khusus a. Mengetahui sistem dan alur penerimaan pasien rawat jalan, rawat darurat dan rawat inap. b. Mengetahui sistem penomoran dan sistem penamaan pada penerimaan pasien. c. Mengetahui sistem dan alur penyimpanan dan pengambilan berkas rekam medis. d. Mengetahui sistem dan perakitan berkas rekam medis (assembling). e. Mengtahui sistem klasifikasi penyakit dan tindakan pada kasus yang berhubungan dengan sistem panca indera, saraf, mental, sistem reproduksi,



malformasi kongenital,



deformitas, dan abnormali



kromosom. f. Mengetahui sistem penyusutan dan jadwal retensi berkas rekam medis. g. Mengetahui sistem dan alur penerimaan pasien BPJS. h. Mengetahui alur dan proses penyelesaian klaim BPJS. i. Mengidentifikasi sistem pelaporan. j. Mengetahui



sistem



pengumpulan,pengolahan,



dan



penyajian



pelaporan. k. Mengetahui alur pembuatan surat keterangan medis (asuransi, visum at repertum, dsb). Manfaat 1. Bagi institusi pendidikan a. Memaksimalkan potensi mahasiswa dibidang rekam medis, sehingga mahasiswa memiliki keahlian dan kesiapan dalam dunia kerja. b. Sebagai bahan pertimbangan dalam mengadakan praktek kerja lapangan berikutnya.



7



c. Mengetahui kemampuan mahasiswa dalam penerapan pengetahuan yang diperoleh di perkuliahan. 2. Bagi lahan praktek Sebagai masukan untuk memperbaiki kekurangan didalam pelayanan Kesehatan dibidang rekam medis. Menjalin kerja sama antara institusi pendidikan. Membantu meringankan beban kerja petugas rekam medis di puskesmas. 3. Bagi mahasiswa a. Menambah pengetahuan, wawasan dan pengalaman mahasiswa dalam rekam medis. b. Menerapkan dan membandingkan antara teori yang didapat dengan kenyataan yang ada dilapangan. c. Mahasiswa dapat berinteraksi dan bersosialisasi dengan pasien, karyawan dan staf yang ada di puskesmas. C. Ruang lingkup 1. Waktu Praktik Kerja Lapangan I dilaksanakan selama 14 hari dan dimulai pada tanggal 24 Agustus 2020 – 05 September 2020. 1. Lokasi Praktek kerja lapangan II dilaksanakan di Puskesmas Kasihan I, Jl. Bibis Km 8 Bangunjiwo Kasihan Bantul, Daerah Istimewa Yogyakarta. 2. Materi Materi atau tema Praktek Kerja Lapangan (PKL) yang akan dibahas adalah “Sistem dan Prosedur Manajemen Unit Rekam Medis serta Pengelolaan Statistik Puskesmas di Bagian Rekam Medis” dengan tujuan untuk menerapkan teori prinsip-prinsip manajemen dan melaksanakan



8



fungsi teknik penyelenggaraan prosedur pelaksanaan rekam medis di unit/instalasi rekam medis puskesmas.



BAB II HASIL Gambaran Umum Puskesmas Kasihan I 1. Sejarah singkat dan lokasi Puskesmas Kasihan I Pada tahun 1975 pendirian Puskesmas Kasihan I tidak bisa terlepas dari Puskesmas Kasihan II. Pada awal pembangunan tidak memakai penyebutan Puskesmas Kasihan. Gedung Puskesmas Kasihan berada di Dusun Ngentak, Desa Bangunjiwo, 3 Desa yang lain (Tamantirto, Tirtonirmolo, Ngestiharjo) didirikan puskesmas pembantu. Puskesmas Kasihan I merupakan salah satu dari 27 puskesmas yang ada di Kabupaten Bantul, terletak di Kecamatan Kasihan Kabupaten Bantul. Letak puskesmas Kasihan I dengan ibukota Kecamatan berjarak kurang lebih 5 km, dengan Desa Bangunjiwo berjarak 300 meter dan dengan Desa Tamantirto berjarak 3 km. Puskesmas Kasihan I terletak di Desa Bangunjiwo dan Puskesmas Pembantu ada 1 unit terletak di Desa Tamantirto. Secara geografis wilayah Kasihan berbatasan dengan kota dan dengan pertumbuhan penduduk serta luasnya wilayah maka Puskesmas Kasihan di bagi menjadi dua yaitu Puskesmas Kasihan I dengan wilayah Desa Bangunjiwo dan Desa Tamantirto, Sedangkan Desa Tirtonirmolo dan Desa Ngestiharjo menjadi wilayah Puskesmas Kasihan II. Pada tahun 1988 Puskesmas Kasihan I menempati rumah Kepala Dukuh Ngentak sambil menunggu pembangunan yang terletak di Dusun sebelah selatan. Pada tahun 1989 Puskesmas Kasihan I pindah ke pembangunan yang baru yang di bangun pemerintah di atas tanah kas desa yang dipinjami sampai sekarang. Secara administratif Puskesmas Kasihan I memiliki dua wilayah kerja, yaitu Desa Bangunjiwo dan Tamantirto. Desa Bangunjiwo terdiri dari 19 dusun sedangkan Desa Tamantirto terdiri dari 10 dusun. Adapun nama-nama dusun tersebut bisa dilihat di bawah ini:



9



10



Tabel 2. 1 Wilayah Kerja Puskesmas Kasihan I No 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 Total



DESA BANGUNJIWO Bangen Bibis Donotirto Gendongan Gendeng Jipangan Kajen Kalangan Kalipucang Kalirandu Kenalan Lemahdadi Ngentak Petung Salakan Sambikerep Sembungan Sribitan Tirto 19



TAMANTIRTO Kasihan Tlogo Gatak Ngrame Gonjen Kembaran Jetis Brajan Jadan Ngebel



10



Sumber : Aplikasi SIMPUS Puskesmas Kasihan I



1. Pemilik Pemilik Puskesmas Kasihan I adalah Dinas Kesehatan Kabupaten Bantul



11



2. Visi, Misi, Motto a. Visi Menjadikan Puskesmas yang Handikraf (Handal,Dinamis dan Kreatif) sehingga mewujudkan kecamatan Kasihan sehat. 1) Handal Pelayanan yang kompeten, berstandar, aman, bermutu dan sesuai kebutuhan pelanggan. 2) Dinamis Senantiasa terbuka mengikuti perubahan, perkembangan dan tuntutan kebutuhan pelangggan. 3) Kreatif Inisiatif menciptakan perubahan untuk meningkatkan mutu yang berkelanjutan. b. Misi 1) Mendorong kemandirian hidup sehat bagi keluarga dan masyarakat. 1) Pemberdayaan masyarakat dan sector terkait sebagai mitra puskesmas dalam pembangunan berwawasan Kesehatan. 2) Memelihara



dan



meningkatkan



mutu



pelayanan



Kesehatan



puskesmas. 3) Memelihara dan meningkatkan Kesehatan perorangan, keluarga dan masyarakat beserta lingkungannya. c. Motto Puskesmas Kasihan I Sahabat Sehatku 3. Jenis-jenis pelayanan Pelayanan Puskesmas Kasihan I dengan jadwal pendaftaran sebagai berikut: a. Hari Senin – Kamis



: 07.30 - 11.00 WIB



b. Hari Jumat



: 07.30 - 10.00 WIB



c. Hari Sabtu



: 07.30 - 10.00 WIB



d. UGD



: Setiap Hari (24 Jam)



12



e. Rawat Inap & Persalinan



: Setiap Hari (24 Jam)



Berikut pelayanan kesehatan yang terdapat di Puskesmas Kasihan I: a. UKP 1) Pelayanan BP Umum a) Konsultasi Dokter Umum b) Surat Keterangan Sehat c) Pemeriksaan Bebas Buta Warna d) Pemeriksaan Calon Pengantin Laki-laki e) Pemeriksaan HIV/AIDS dan IMS f) Pemeriksaan Calon Haji 2) Pelayanan BP Gigi Pembersihan karang gigi Penambalan Gigi Laser (Komposit) Penambalan Gigi Glass Ionomer Konsultasi Tumbuh Kembang Gigi Geligi Pencabutan Gigi Dewasa (Gigi Permanen) Pencabutan Gigi Anak Perawatan Syaraf Gigi Sederhana (Devitalisasi Pulpa) Perbaikan Koreksi Oklusi Gigit 3) Pelayanan KIA / KB a) Pelayanan ANC Terpadu b) Pemeriksaan HIV IMS c) Pelayanan Calon Pengantin Wanita d) Pelayanan KB Hormonal (Pil KB dan Suntik) e) KB Kondom f) Tindik g) Pelayanan Pemeriksaan Kunjungan Neonatal h) Pelayanan Pemeriksaan Nifas i) Pelayanan SDIDTK j) Pemasangan KB IUD k) Pemasangan KB Implant



13



l) Papsmear m)Kebidanan n) Pemeriksaan IVA (Inveksi Visual Asamasetat) o) Konsultasi Kesehatan Reproduksi p) Imunisasi (Dpt pentavalent, IPV, (Polio), Hb 0) q) Imunisasi Lengkap (Dpt Pentavalen, IPV (Polio), Hb 0, BCG dan MR) 4) Pelayanan Laboratorium a) Pemeriksaan Darah (1) Pemeriksaan Darah Rutin  Hematologi Otomatis  KED (Kecepatan Endap Darah (2) Pemeriksaan Kimia Darah  Gula Darah  Cholesterol  Trigliserid  Asam Urat b) Pemeriksaan Urin (1) Urin Lengkap  Urin Carik Celup  Sedimen Urin (2) Pp Test (Test Kehamilan) c) Pemeriksaan Feses Rutin d) Pemeriksaan Lain-lain (1) Golongan Darah (2) Malaria (3) Widal (4) BTA (Bakteri Tahan Asam) (5) Jamur (6) HIV (7) IMS



14



15



5) Pelayanan Gizi Konseling Gizi Ibu Hamil Konseling Gizi Caten 6) Pelayanan Psikologi Penyuluhan Psikologi Dalam dan Luar Gedung Konseling Calon Pengantin Konseling ANC Terpadu Konseling Calon Haji Konseling Pasien TB Konseling Tumbuh Kembang Anak Konseling Berhenti Merokok Konseling Kespro/ IMS Konseling DM dan HT 7) Pelayanan TB-DOTS a) Pelayanan Konsultasi Pasien TB b) Pelayanan Pengobatan Pasien TB 8) Pelayanan UGD a) Rawat Luka b) Konsultasi 9) Pelayanan Farmasi Pelayanan Resep dan Peracikan Obat Pemberian Obat Pemberian Informasi Obat Pemberian Minum Obat Pelayanan Obat Pasien PRB dan Prolanis 10) Pelayanan Sanitasi a) Layanan Konsultasi Penyakit Berbasis Lingkungan (DBD, Diare, ISPA, Kecacingan, Keracunan, Kulit, Malaria, dan TBC) b) Layanan Konsultasi Klien Untuk Permintaan Uji Kualitas Air Mikrobiologi dan Kimia



16



c) Layanan Konsultasi Klien Untuk Permintaan Uji Kualitas Makanan Untuk Perijinan IRT d) Layanan Permintaan IKL Untuk Penerbitan Berita Acara Penilaian Lingkungn Produksi Untuk P-IRT b. UKM 1) UKM Esensial 2) UKM Pengembangan c. Admen 4. Jumlah Tempat Tidur Puskesmas Kasihan I menyediakan 8 tempat tidur untuk pasien rawat inap. 5. Performance Tabel 2. 2. Sepuluh besar penyakit di Puskesmas Kasihan I Tahun 2020 No



DIAGNOSA



KODE ICD-10



JUMLAH



. 1. 2. 3. 4.



Essential (Primary) Hypertension Schizophrenia Injury of Unspecified Body Region Acute Nasopharyngitis (Common-



I10 F20 T14 J00



292 65 60 56



5. 6.



Cold) Non-Insulin-Dependent DM Non-Insulin-Dependent DM



E11 E11-9



43 42



7. 8. 9. 10.



without Complication Necrosis of Pulp Dyspepsia Myalgia Fever, Unspecified



K04.1 K30 M79.1 R50.9



34 34 29 22



Sumber: Laporan data kesakitan Puskesmas Kasihan I



17



Tabel 2. 3. Jumlah kunjungan rawat jalan dan rawat inap di Puskesmas Kasihan I Tahun 2020 NO



BULAN



1. 2. 3. 4. 5. 6.



Februari Maret April Mei Juni Juli



JUMLAH Rawat Jalan 4.683 6.504 2.791 1.592 2.618 2.288



Rawat Inap 25 21 3 6 1 2



Sumber: Laporan bulanan kunjungan Puskesmas Kasihan I Feb-Juli 2020



18



A. Hasil 1. Sistem dan Alur Penerimaan Pasien Rawat Jalan, Rawat Darurat, dan Rawat Inap a. Alur penerimaan pasien rawat jalan Puskesmas Kasihan I



mulai Pendaftaran



Poli batuk



Ya



Batuk? Tidak



Mengambil nomor antrian Pasien menjepit no.antrian dengan identitas



Ya



Baru?



Tidak



Pasien menjepit no.antrian dengan identitas Petugas mencari data pasien lama



Petugas menginput data pasien baru, membuatkan no.RM dan kartu periksa



Mencetak resep berisi no.RM dijepit bersama nomor antrian. Poliklinik Ya Lab? Tidak



Kasir Ya Farmasi



Obat? Tidak



Pulang



selesai



Laborat



19



Bagan 2. 1. Alur penerimaan pasien rawat jalan



20



Keterangan: 1) Pasien datang ke ruang pendaftaran 2) Petugas



pendaftaran



melakukan



identifikasi



pelayanan



yang



dibutuhkan pasien jika pasien batuk akan langsung diarahkan untuk mendaftar langsung dan menunggu di poliklinik Batuk. 3) Pasien mengambil nomor antrian a) Untuk pasien lama (1) Pasien menjepit nomor antrian dengan kartu indentitas/kartu periksa/kartu jaminan. (2) Petugas pendaftaran mencari data pasien dikomputer menggunakan SIMPUS DGS (Digital Government Service) Kesehatan. Sistem ini sama dengan puskesmas seluruh Bantul dan sudah terintegrasi dengan dukcapil dan BPJS. (3) Petugas pendaftaran mengembalikan kartu indentitas/kartu periksa/kartu jaminan milik pasien. (4) Petugas pendaftaran mencetak resep berisi nomor rekam medis dan dijepit bersama nomor antrian. (5) Petugas filing mengantar rekam medis ke Poliklinik. (6) Petugas pendaftaran mempersilahkan pasien menuju ruang pelayanan yang dibutuhkan. (7) Petugas pelayanan di Poliklinik memberikan pelayanan sesuai kebutuhan pasien. (a) Apabila pasien tidak memerlukan obat (konsultasi) pasien langsung dipersilahkan pulang untuk pasien dengan jaminan kesehatan, dan ke kasir untuk pasien umum. (b) Apabila pasien hanya membutuhkan rujukan, diberikan rujukan eksternal kemudian pulang.



21



(c) Apabila



pasien



tidak



memerlukan



pemeriksaan



penunjang, pasien diberikan resep obat. (d) Apabila diperlukan pelayanan dari unit pelayanan lain, pasien dirujuk menuju unit pelayanan lain yang dimaksud. (e) Apabila pasien sudah selesai dari bagian yang lain, petugas mempersilahkan pasien kembali ke poliklinik yang merujuk atau ke farmasi atau boleh langsung pulang. (f) Apabila pasien memerlukan pemeriksaan penunjang pasien dirujuk dengan menggunakan surat pengantar. (g) Apabila pasien dengan jaminan kesehatan, untuk pasien dengan pemeriksaan penunjang, pasien langsung kembali ke unit pelayanan yang merujuk (h) Dan apabila pasien tidak mempunyai jaminan kesehatan, pasien dipersilahkan membayar ke kasir, selanjutnya mengambil hasil pemeriksaan penunjang dan kembali ke unit pelayanan yang merujuk. (i) Jika diperlukan, pasien diberi resep untuk mengambil obat di bagian farmasi. Tapi jika memang sudah cukup, pasien boleh langsung pulang. b) Untuk pasien baru Pasien menjepit nomor antrian dengan kartu indentitas/kartu jaminan. Petugas pendaftaran menginput data pasien baru Apabila anggota keluarga sudah ada yang pernah periksa, petugas pendaftaran akan mengecek pada SIMPUS DGS (Digital Government Service)



Kesehatan.



Selanjutnya



petugas



pendaftaran



membuatkan berkas rekam medis kemudian berkas tersebut



22



dijadikan satu dengan berkas rekam medis keluarganya namun jika pasien atau keluarga pasien belum pernah ada yang berobat ke Puskesmas Kasihan I maka petugas pendaftaran membuatkan berkas rekam medis baru dan membuatkan kartu periksa. Petugas



pendaftaran



mengembalikan



kartu



indentitas/kartu



jaminan milik pasien. Petugas pendaftaran mencetak resep berisi nomor rekam medis dan dijepit bersama nomor antrian. Petugas filing mengantar rekam medis ke Poliklinik. Petugas pendaftaran mempersilahkan pasien menuju ruang pelayanan yang dibutuhkan. Petugas pelayanan di Poliklinik memberikan pelayanan sesuai kebutuhan pasien. (a) Apabila pasien tidak memerlukan obat (konsultasi) pasien langsung dipersilahkan pulang untuk pasien dengan jaminan kesehatan, dan ke kasir untuk pasien umum. (b) Apabila pasien hanya membutuhkan rujukan, diberikan rujukan eksternal kemudian pulang. (c) Apabila



pasien



tidak



memerlukan



pemeriksaan



penunjang, pasien diberikan resep obat. (d) Apabila diperlukan pelayanan dari unit pelayanan lain, pasien dirujuk menuju unit pelayanan lain yang dimaksud. (e) Apabila pasien sudah selesai dari bagian yang lain, petugas mempersilahkan pasien kembali ke poliklinik yang merujuk atau ke farmasi atau boleh langsung pulang.



23



(f) Apabila pasien memerlukan pemeriksaan penunjang pasien dirujuk dengan menggunakan surat pengantar. (g) Apabila pasien dengan jaminan kesehatan, untuk pasien dengan pemeriksaan penunjang, pasien langsung kembali ke unit pelayanan yang merujuk (h) Dan apabila pasien tidak mempunyai jaminan kesehatan, pasien dipersilahkan membayar ke kasir, selanjutnya mengambil hasil pemeriksaan penunjang dan kembali ke unit pelayanan yang merujuk. (i) Jika diperlukan, pasien diberi resep untuk mengambil obat di bagian farmasi. Tapi jika memang sudah cukup, pasien boleh langsung pulang.



24



b. Alur penerimaan pasien rawat inap Puskesmas Kasihan I



mulai UGD



Keluarga pasien mendaftar Mengambil nomor antrian



Keluarga pasien menjepit no.antrian dengan identitas.



Ya



Baru?



Tidak



Keluarga pasien menjepit no.antrian dengan identitas. Petugas mencari data pasien lama



Petugas menginput data pasien baru, membuatkan no.RM dan kartu periksa



Mencetak resep berisi no.RM dijepit bersama nomor antrian Petugas menyiapkan kamar rawat inap



Ruang rawat Inap



Kasir



Ya Farmasi



Obat? Tidak



Pulang



selesai



Bagan 2. 2. Alur penerimaan pasien rawat inap



25



Keterangan: 1) Dari poliklinik pasien transit di UGD atau langsung ke UGD 2) Keluarga pasien datang ke ruang pendaftaran 3) Keluarga pasien mengambil nomor antrian a) Untuk pasien lama (1) Menjepit nomor antrian dengan kartu indentitas/kartu periksa/kartu jaminan. (2) Petugas pendaftaran mencari data pasien dikomputer menggunakan SIMPUS DGS (Digital Government Service) Kesehatan. (3) Petugas pendaftaran mengembalikan kartu indentitas/kartu periksa/kartu jaminan milik pasien. (4) Petugas pendaftaran mencetak resep berisi nomor rekam medis dan dijepit bersama nomor antrian. (5) Petugas filing mengantar rekam medis ke UGD. (6) Petugas menyiapkan kamar ruang rawat inap. (7) Petugas membawa pasien ke ruang rawat inap dan memberikan pelayanan sesuai kebutuhan pasien. (8) Apabila pasien memerlukan rujukan pasien dirujuk dengan menggunakan surat pengantar. (9) Apabila pasien dengan jaminan kesehatan BPJS yang berlaku dipuskesmas Kasihan I maka biaya perawatan ditanggung oleh BPJS Kesehetan. (10) Dan apabila pasien tidak mempunyai jaminan kesehatan, keluarga pasien dipersilahkan membayar ke kasir. (11) Jika diperlukan, pasien diberi resep untuk mengambil obat di bagian farmasi. Tapi jika memang sudah cukup, pasien boleh langsung pulang.



26



b) Untuk pasien baru (1) Menjepit nomor antrian dengan kartu indentitas/kartu periksa/kartu jaminan. (2) Petugas pendaftaran menginput data pasien baru Apabila anggota keluarga sudah ada yang pernah periksa, petugas pendaftaran akan mengecek pada SIMPUS DGS (Digital Government



Service)



Kesehatan.



Selanjutnya



petugas



pendaftaran membuatkan berkas rekam medis kemudian berkas tersebut dijadikan satu dengan berkas rekam medis keluarganya namun jika pasien atau keluarga pasien belum pernah ada yang berobat ke Puskesmas Kasihan I maka petugas pendaftaran membuatkan berkas rekam medis baru dan membuatkan kartu periksa. (3)



Petugas pendaftaran mengembalikan kartu indentitas/kartu periksa/kartu jaminan milik pasien.



(4)



Petugas pendaftaran mencetak resep berisi nomor rekam medis dan dijepit bersama nomor antrian.



(5)



Petugas filing mengantar rekam medis ke UGD.



(6)



Petugas menyiapkan kamar ruang rawat inap.



(7)



Petugas membawa pasien ke ruang rawat inap dan memberikan pelayanan sesuai kebutuhan pasien.



(8)



Apabila pasien memerlukan rujukan pasien dirujuk dengan menggunakan surat pengantar.



(9)



Apabila pasien dengan jaminan kesehatan BPJS yang berlaku dipuskesmas Kasihan I maka biaya perawatan ditanggung oleh BPJS Kesehetan.



(10) Dan apabila pasien tidak mempunyai jaminan kesehatan, keluarga pasien dipersilahkan membayar ke kasir.



27



(11) Jika diperlukan, pasien diberi resep untuk mengambil obat di bagian farmasi. Tapi jika memang sudah cukup, pasien boleh langsung pulang.



c. Alur penerimaan pasien gawat darurat Puskesmas Kasiha I



mulai Keluarga pasien mendaftar Mengambil nomor antrian



Keluarga pasien menjepit no.antrian dengan identitas.



Ya



Baru?



Tidak



Keluarga pasien menjepit no.antrian dengan identitas. Petugas mencari data pasien lama



Petugas menginput data pasien baru, membuatkan no.RM dan kartu periksa



Mencetak resep berisi no.RM dijepit bersama nomor antrian UGD Rawat Inap



Pulang



Kasir



Farmasi



Ya Obat? Tidak



Pulang



selesai



Bagan 2. 3. Alur penerimaan pasien gawat darurat



Rujuk RS



28



Keterangan: (1) Pasien langsung ke UGD tanpa melalui pendaftaran. (2) Keluarga/pengantar pasien mendaftarkan pasien di ruang pendaftaran. (3) Untuk pasien lama (4) Keluarga pasien menjepit nomor antrian dengan kartu indentitas/kartu periksa/kartu jaminan. (5) Petugas pendaftaran mencari data pasien di komputer pada SIMPUS DGS (Digital Government Service) Kesehatan. (6) Petugas



pendaftaran



mengembalikan



kartu



indentitas/kartu



periksa/kartu jaminan milik pasien. (7) Petugas pendaftaran mencetak resep berisi nomor rekam medis dan dijepit bersama nomor antrian. (8) Petugas filing mengantar rekam medis ke UGD. (9) Petugas di UGD memberikan pelayanan sesuai kebutuhan pasien. (a) Untuk pasien yang memerlukan pemeriksaan penunjang, pasien diberikan pemeriksaan penunjang yang dibutuhkan lalu diberikan resep obat. (b) Apabila pasien tidak memerlukan pemeriksaan penunjang, pasien langsung diberikan resep obat. (c) Untuk pasien dengan jaminan kesehatan, pasien/keluarga pasien langsung mengambil obat ke bagian farmasi. (d) Untuk pasien tanpa jaminan kesehatan, pasien/keluarga pasien ke kasir dulu baru mengambil obat ke bagian farmasi. (e) Untuk pasien yang membutuhkan rujukan, petugas di ruang tindakan merujuk pasien kerumah sakit yang dibutuhkan.



29



2. Sistem Penomoran dan Sistem Penamaan Pada Penerimaan Pasien Puskesmas Kasihan I Sistem penomoran Berdasarkan hasil pengamatan kami sistem penomoran rekam medis di Puskesmas Kasihan I adalah Unit Numbering System (UNS) sistem ini memberikan satu nomor rekam medis pada pasien berobat rawat jalan, rawat inap dan gawat darurat serta bayi baru lahir. Sistem penomoran yang dimana pemberian satu nomor rekam medis yang digunakan untuk seluruh anggota keluarga dan nomor rekam medis tersebut digunakan untuk kunjungan berikutnya. Sistem penomoran ini sangat efisen apabila pasien berobat dengan anggota keluarganya. Awalnya puskesmas Kasihan I menggunakan system Family Folder pada tahun.. dipindah ke Personal Folder dan pada tahun 2019 dikarenakan adanya peraturan pemerintah yang mewajibkan puskesmas menggunakan sistem Family Folder kemudian sejak akhir tahun 2019 sistem penyimpanan Kembali lagi menjadi Family Folder dan proses pergantiannya masih berlangsung sampai sekarang. Family folder adalah penyimpanan satu berkas rekam medis digunakan oleh satu keluarga dan masing-masing formulir diberi kode khusus 2 digit angka di depan sebagai kode keluarga untuk menandai kode rekam medis milik ayah, ibu, dan anak.00 Untuk Kepala Keluarga (Ayah), 01 Untuk Ibu, 02 Untuk Anak Pertama, 03 Untuk Anak ke Dua dan seterusnya. Untuk anggota kelurga lain menggunakan kode 90 yang otomatis dibuat oleh sistem setelah petugas pendaftaran melakukan input data dan memilih jenis keluarga. Sistem penamaan Berdasarkan hasil pengamatan kami sistem penamaan berkas rekam medis di Puskesmas Kasihan I menggunakan penamaan dimana pasien datang petugas pendaftaran langsung melakukan input atau mengisi formulir sesuai dengan yang tertera di KTP, SIM atau PASPOR. Di



30



Puskesmas Kasihan I tidak dilakukan pencantuman Tn, Ny, atau Nn diawal atau akhir nama pasien. Sistem dan Alur Penyimpanan atau Pengambilan Berkas Rekam Medis a. Sistem penyimpanan atau pengambilan berkas rekam medis Berdasarkan hasil pengamatan kami system penyimpanan berkas rekam medis di Puskesmas Kasihan I adalah secara sentralisasi yaitu antara rekam medis rawat jalan dengan rawat inap disimpan dalam satu berkas rekam medis. Penjajaran rekam medis di Puskesmas Kasihan I adalah Straigt Numerical Filing yaitu penjajaran Berkas rekam medis dengan menggunakan nomor langsung secara berturut-turut sesuai dengan urutan nomornya. b. Alur penyimpanan berkas rekam medis



mulai Petugas menerima/mengambil berkas dari poliklinik Petugas mensortir berkas



Petugas mengembalikan berkas ke rak penyimpanan



selesai



Bagan 2. 4. Alur penyimpanan berkas rekam medis Keterangan: 1.) Petugas rekam medis menerima resep dari petugas pendaftaran. 2.) Petugas menerima/mengambil berkas rekam medis dari poliklinik. 3.) Petugas mensortir/mengecek berkas rekam medis yang ada di dalam map rekam medis.



31



4.) Petugas mengembalikan berkas rekam medis ke rak penyimpanan



sesuai tempatnya. c. Alur pengambilan berkas rekam medis



mulai Petugas menerima resep yang berisi nama dan no. rekam medis pasien Petugas filing mengambil berkas rekam medis



Petugas rekam medis menyerahkan berkas kepada poliklinik



selesai



Bagan 2. 5. Alur pengambilan berkas rekam medis Keterangan: 1.) Petugas menerima resep yang berisi nama dan nomor RM pasien. 2.) Petugas mengambil berkas rekam medis sesuai nomor yang tercetak di resep. 3.) petugas rekam medis menyerahkan berkas rekam medis ke poliklinik yang dituju. Sistem dan alur Perakitan Berkas Rekam Medis (Assembling) Puskesmas Kasihan I Berdasarkan hasil pengamatan kami sistem perakitan (assembling) di Puskesmas Kasihan I tidak melaksanakan perakitan berkas rekam medis karena berkas rekam medis rawat inap sebelumnya sudah disiapkan dalam satu bendel sehingga tidak memerlukan assembling lagi, Sementara selama pandemi Covid-19 Puskesmas Kasihan I tidak lagi menerima pasien rawat inap hanya menerima pasien rawat jalan, pasien gawat darurat dan persalinan.



32



5.



Sistem Klasifikasi penyakit dan Tindakan pada kasus yang berhubungan dengan system panca indera, saraf, mental, system reproduksi, malformasi kongenital, deformitas, dan abnormali kromosom. Berdasarkan hasil pengamatan kami sistem klasifikasi penyakit dan tindakan di Puskesmas Kasihan I dilakukan dengan cara komputerisasi. Dikarenakan hanya terdapat dua petugas rekam medis di Puskesmas Kasihan I maka kodefikasi penyakit dilakukan oleh petugas pemberi pelayanan kesehatan pada masing-masing Poliklinik sedangkan sistem kodefikasi tindakan yang ada di Puskesmas Kasihan I tidak diberikan kode tetapi hanya ditulis nama tindakannya pada lembar pemeriksaan. Tabel 2. 4. Klasifikasi kode penyakit Puskesmas Kasihan I No 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 No 18 19 20 21 22 23 24



Diagnosis Cystitis Chronic kidney Other disorder of urinary system Inflamatory disorder of breast Female pelvic inflamatory disease Acute vaginitis Amenorrhea Down syndrome unspecified Arteriovenous malformation of precerebral vessels Tetralogi of fallot Lamellar ichthyosis Atrial septal defect Schizophrenia Other anxiety disorder Phychological and behavioural factors with disorder Depressive episode Paranoid schizophrenia Diagnosis Chalazion Conjunctivitis Senile cataract Glaucoma Other disorders of external ear Disorder of refraction, unspecified Impacted cerumen



Kode ICD-10 N30 N10 N39 N61 N73.9 N76.0 N91.2 Q90.9 Q28.2 Q21.3 Q80.2 Q21.1 F20 F41 F54 F32 F20.0 Kode ICD-10 H00.1 H10 H25 H40 H61 H52.7 H61.2



33



25 26 27 28 29 30



Other headache syndromes Carpal tunnel syndrome Parkinson disease Epilepsy Mononeuropathy of lower limb, unspecified Polyneuropathy, unspecified



G44 G56.0 G20 G40 G57.9 G62.9



Sumber : Aplikasi SIMPUS Puskesmas Kasihan I



6. Sistem Penyusutan dan Jadwal Retensi Berkas Rekam Medis di Puskesmas Kasihan I Berdasarkan hasil pengamatan kami kegiatam retensi/penyusutan di Puskesmas Kasihan I sudah dilakukan pada akhir tahun 2019, sejak tahun 2006 hingga 2019 retensi baru dilaksanakan satu kali. Sistem penyusutan berkas rekam medis dilakukan dengan cara melihat tahun terakhir kunjungan dan dipisahkan dengan berkas yang aktif setelah dipisahkan Berkas rekam medis inaktif akan dilakukan pengentrian pada microsoft excel untuk kemudian dibuat daftar pertelaan. Untuk sistem pemusnahannya dilakukan dengan pihak ketiga.



34



7. Sistem dan Alur Penerimaan Pasien BPJS a. Sistem penerimaan pasien BPJS Sistem penerimaan pasien BPJS Puskesmas Kasihan I sama seperti penerimaan pasien umum, yang membedakan pasien BPJS, pasien harus membawa kartu BPJS atau kartu jaminan kesehatan dan juga pada pembayaran pasien. Setelah dari pendaftaran pasien akan diarahkan oleh petugas untuk mengambil nomor antrian, petugas menanyakan poliklinik tujuan pasien dan ara pembayaran pasien, jika pasien akan menggunakan BPJS/jaminan kesehatan lainnya maka petugas pendaftaran akan meminta kartu jaminan tersebut untuk dicek apakah kartu tersebut masih aktif atau tidak. Jiks ksrtu tersebut tidak aktif maka pasien akan menjadi pasien umum/bayar namun jika BPJS aktif petugas akan mengecek apakah kartu BPJS pasien terdaftrar pada faskes pelayanan PPK 1 yaitu Puskesmas Kasihan I, namun jika BPJS tidak termasuk dalam PPK Puskesmas Kasihan I dan bukan wilayah Bantul maka pasien akan diberikan toleransi pemakaian kartu BPJS di Puskesmas Kasihan I sebanyak



tiga kali



kunjungan dan jika pasien masuk dalam wilayah Bantul tetapi bukan termasuk PPK 1 Puskesmas Kasihan I maka pasien akan menjadi pasien umum.



35



b. Alur penerimaan pasien BPJS



mulai Pendaftaran



Poli batuk



Ya



Batuk? Tidak



Mengambil nomor antrian



Pasien menjepit no.antrian dengan identitas



Ya



Baru?



Tidak



Pasien menjepit no.antrian dengan identitas Petugas mencari data pasien lama



Petugas menginput data pasien baru, membuatkan no.RM dan kartu periksa



Mencetak resep berisi no.RM dijepit bersama nomor antrian Poliklinik Ya Lab? Tidak



Kasir



Bagan 2. 6. Alur penerimaan pasien BPJS



Ya Farmasi



Obat? Tidak



Pulang



selesai



Laborat



36



Keterangan:



1) Pasien datang ke ruang pendaftaran 2) Petugas



pendaftaran



melakukan



identifikasi



pelayanan



yang



dibutuhkan pasien jika pasien batuk akan langsung diarahkan untuk mendaftar langsung dan menunggu di poliklinik Batuk. 3) Pasien mengambil nomor antrian a) Untuk pasien lama Pasien menjepit nomor antrian dengan kartu indentitas/kartu periksa/kartu jaminan. Petugas



pendaftaran



mencari



data



pasien



dikomputer



menggunakan SIMPUS DGS (Digital Government Service) Kesehatan dan memastikan kartu jaminan berlaku di Puskesmas Kasihan I. Petugas



pendaftaran



mengembalikan



kartu



indentitas/kartu



periksa/kartu jaminan milik pasien. Petugas pendaftaran mencetak resep berisi nomor rekam medis dan dijepit bersama nomor antrian. Petugas filing mengantar rekam medis ke Poliklinik. Petugas pendaftaran mempersilahkan pasien menuju ruang pelayanan yang dibutuhkan. Petugas pelayanan di poliklinik memberikan pelayanan sesuai kebutuhan pasien. (a) Apabila pasien tidak memerlukan obat (konsultasi) pasien langsung dipersilahkan pulang untuk pasien dengan jaminan kesehatan, dan ke kasir untuk pasien umum. (b) Apabila pasien hanya membutuhkan rujukan, diberikan rujukan eksternal kemudian pulang. (c) Apabila pasien tidak memerlukan pemeriksaan penunjang, pasien diberikan resep obat.



37



(d) Apabila diperlukan pelayanan dari unit pelayanan lain, pasien dirujuk menuju unit pelayanan lain yang dimaksud. (e) Apabila pasien sudah selesai dari bagian yang lain, petugas mempersilahkan pasien kembali ke poliklinik yang merujuk atau ke farmasi atau boleh langsung pulang. (f) Apabila pasien memerlukan pemeriksaan penunjang pasien dirujuk dengan menggunakan surat pengantar. (g) Untuk pasien dengan pemeriksaan penunjang, pasien langsung kembali ke unit pelayanan yang merujuk. (h) Setelah pemeriksaan selesai pasien menuju ke kasir untuk menyelesaikan administrasi dengan menunjukan kartu BPJS. (i) Jika diperlukan, pasien diberi resep untuk mengambil obat di bagian farmasi. Tapi jika memang sudah cukup, pasien boleh langsung pulang. b) Untuk pasien baru Pasien menjepit nomor antrian dengan kartu indentitas/kartu jaminan. Petugas pendaftaran menginput data pasien baru Apabila anggota keluarga sudah ada yang pernah periksa, petugas pendaftaran akan mengecek pada SIMPUS DGS (Digital Government Service)



Kesehatan.



Selanjutnya



petugas



pendaftaran



membuatkan berkas rekam medis kemudian berkas tersebut dijadikan satu dengan berkas rekam medis keluarganya namun jika pasien atau keluarga pasien belum pernah ada yang berobat ke Puskesmas Kasihan I maka petugas pendaftaran membuatkan berkas rekam medis baru dan membuatkan kartu periksa. Petugas



pendaftaran



mengembalikan



jaminan milik pasien.



kartu



indentitas/kartu



38



Petugas pendaftaran mencetak resep berisi nomor rekam medis dan dijepit bersama nomor antrian. Petugas filing mengantar rekam medis ke Poliklinik. Petugas pendaftaran mempersilahkan pasien menuju ruang pelayanan yang dibutuhkan. Petugas pelayanan di poliklinik memberikan pelayanan sesuai kebutuhan pasien. (a) Apabila pasien tidak memerlukan obat (konsultasi) pasien langsung dipersilahkan pulang untuk pasien dengan jaminan kesehatan, dan ke kasir untuk pasien umum. (b) Apabila pasien hanya membutuhkan rujukan, diberikan rujukan eksternal kemudian pulang. (c) Apabila



pasien



tidak



memerlukan



pemeriksaan



penunjang, pasien diberikan resep obat. (d) Apabila diperlukan pelayanan dari unit pelayanan lain, pasien dirujuk menuju unit pelayanan lain yang dimaksud. (e) Apabila pasien sudah selesai dari bagian yang lain, petugas mempersilahkan pasien kembali ke poliklinik yang merujuk atau ke farmasi atau boleh langsung pulang. (f) Apabila pasien memerlukan pemeriksaan penunjang pasien dirujuk dengan menggunakan surat pengantar. (g) Untuk pasien dengan pemeriksaan penunjang, pasien langsung kembali ke unit pelayanan yang merujuk.



39



(h) Setelah pemeriksaan selesai pasien menuju ke kasir untuk menyelesaikan administrasi dengan menunjukan kartu BPJS. (i) Jika diperlukan, pasien diberi resep untuk mengambil obat di bagian farmasi. Tapi jika memang sudah cukup, pasien boleh langsung pulang.



8. Alur dan Proses Penyelesaian Klaim BPJS Pada proses klaim pasien BPJS dibedakan menjadi 2, yaitu kapitasi dan non kapitasi. a. Alur kapitasi Kapitasi, dana kapitasi diterima puskesmas setiap bulan berdasarkan jumlah peserta yang terdaftar di puskesmas. Dana kapitasi ditransfer melalui rekening Puskesmas Kasihan I.



Bagan 2. 7. Alur kapitasi penyelesaiaan klaim BPJS Keterangan: 1) Jumlah peserta terdaftar dalam 1 bulan di puskesmas. 2) Data jumlah peserta dijadikan dasar pembayaran kapitasi Puskesmas Kasihan I.



40



3) Kapitasi dibayarkan oleh pihak BPJS sesuai jumlah peserta terdaftar. b. Alur non kapitasi Pembayaran berdasarkan klaim. Yang diklaim yaitu, pelayanan: 1) RITP (Rawat Inap Tingkat Pertama) 2) Laborat Prolanis 3) KB jangka panjang termasuk IUD, implan dan KB suntik 3 bulan. 4) ANC (Antenatal Care) untuk pemeriksaan ibu hamil a) semester 1, 1 kali b) semester 2, 1 kali c) semester 3, 2 kali pemeriksaan



41



Bagan 2. 8. Alur non kapitasi penyelesaiaan klaim BPJS Keterangan: Pasien datang. Pasien di periksa di poli KIA/KB/Laboratorium/UGD (Rawat Inap). Pasien melengkapi kelengkapan berkas. Data di entri di P-Care dan dibuat SPP ( Surat Pernyataan Pelayanan), FKPP (Formulir Klaim Pelayanan Primer) Membuat FPK (Formulir Pengajuan Klaim) Berkas pengajuan klaim dikirim ke BPJS Petugas BPJS memverifikasi berkas pengajuan klaim BPJS memberikan umpan balik ke Puskesmas Dari puskesmas membuatkan kwitansi pengajuan klaim. Kwitansi diverifikasi dibagian keuangan Puskesmas Kemudian dikirim ke BPJS Klaim dibayarkan oleh BPJS c. Proses grouper klaim Buka Chrome/ Mozilla. Ketikkan P-Care pada pencarian, kemudian masukkan username. Cara mengklaim : Entri data, kemudian masuk ke pendaftaran pasien. Sesuaikan tanggal kunjungan. Pada nomor pencarian masukkan nomor BPJS. Masukkan dalam data kunjungan sakit. Poliklinik disesuaikan. Klik simpan. Kemudian muncul new record succes. Masuk ke entri data, pelayanan pasien Klik no kartu, masukkan nomor BPJS. Masukkan alergi pasien jika ada seperti, alergi makanan, obat, udara Masukkan diagnosis dan terapi obat



42



Masukkan suhu tubuh, tinggi badan, dan berat badan, lingkar perut, tekanan darah. Pilih tenaga medis yang memberikan pengobatan Pilih keadaan pasien pulang : Berobat jalan, rujuk, meninggal. Klik simpan



9. Mengidentifikasi sistem Pelaporan Berdasarkan hasil pengamatan kami di Puskesmas Kasihan I ada empat jenis pelaporan yang disajikan yaitu Laporan Bulanan, Laporan Tahunan, Laporan Khusus, Dan Laporan SPM (Standar Pelayanan Minimal). Jenis-jenis laporan bulanan yang ada di Puskesmas Kasihan I adalah sebagai berikut: 1) Laporan bulanan a) LB1 Laporan LB 1 di Puskesmas Kasihan I berisi tentang Laporan



Data Kesakitan. b) LB2 / LPLPO Laporan LPLPO (Laporan Pemakaian dan Permintaan Obat) di Puskesmas Kasihan I berisi jenis-jenis obat yang tersedia dan pemakaian obat. Laporan ini dibuat oleh bagian farmasi. c) LB3 Laporan LB3 di Puskesmas Kasihan I berisi cakupan program



kegiatan (Gizi, KIA-KB, imunisasi dan pengamatan penyakit menular). d) LB4 Laporan LB4 di Puskesmas Kasihan I



berisi data kegiatan



kunjungan puskesmas. 2) Laporan tahunan a) Laporan Data Dasar Puskesmas Kasihan I (LT1) berisi identitas



Puskesmas, Kondisi Puskesmas, Ketenagaan Puskesmas, Kondisi Kendaraan



Puskesmas,



Jaringan



Puskesmas,



UKBM



(Upaya



Kesehatan Bersumber Daya Masyarakat), Pendataan Poskesdes di wilayah Puskesmas Kasihan I. b) Laporan Data Kepegawaian (LT2)



berisi mengenai jumlah tenaga



Kesehatan atau sumber daya manusia tenaga non Kesehatan.



43



c) Laporan Data Peralatan berisi mengenai jumlah sarana dan prasarana



yang dimiliki oleh Puskesmas Kasihan I.



44



3) Laporan khusus a) Laporan kejadian luar biasa (1) Laporan Wabah Harian (W1) dilaporkan dalam 24 jam digunakan



untuk melaporkan kejadian luar biasa atau wabah. (2) Laporan Wabah Mingguan (W2) dilaporkan secara mingguan



digunakan



untuk



melaporkan



penyakit



yang



berpotensi



menimbulkan KLB atau wabah. b) Laporan bulanan puskesmas panduan (Sentinel)



Laporan sentinel di Puskesmas Kasihan I meliputi penyakit yang dapat dicegah dengan imunisasi (PD31), penyakit infeksi saluran pernapasan akut (ISPA), diare, tetanus neonatorium dan penyakit akibat kerja. Laporan dibuat oleh surveilans. Pelaporan dilakukan sebelum tanggal 10 dan dikirim langsung ke Dinas Kesehatan Provinsi melalui email. 4) Laporan SPM (Standar Pelayanan Minimal)



Laporan SPM di Puskesmas Kasihan I meliputi Pelayanan Kesehatan Ibu Hamil, Pelayanan Kesehatan Ibu Bersalin, Pelayanan Kesehatan Bayi Baru Lahir, Pelayanan Kesehatan Balita, Pelayanan Kesehatan Pada Usia Pendidikan Dasar, Pelayanan Kesehatan Pada Usia Produktif, Pelayanan Kesehatan Pada Usia Lanjut, Pelayanan Kesehatan Penderita Hipertensi, Pelayanan Kesehatan Penderita Diabetes Militus, Pelayanan Kesehtan Orang dengan Gangguan Jiwa Berat , Pelayanan Kesehatan Orang dengan Tuberculosis, Pelayanan Kesehatan Orang dengan Resiko Terinfeksi HIV. 10. Sistem Pengumpulan, Pengolahan, dan Penyajian Pelaporan



Sistem pengumpulan 1) Sistem pengumpulan data dalam gedung (Internal) Pengumpulan data puskesmas merupakan data yang di kumpulkan setiap hari dari pasien rawat jalan. Data tersebut berguna untuk



45



memantau perawatan pasien setiap hari, mingguan, bulanan dan tahunan (Hatta R, 2008). Kegiatan pengumpulan data di Puskesmas Kasihan I sudah dilakukan berdasarkan teori Hatta R, 2008 yaitu pengumpulan data dimulai pada saat pasien diterima sampai keluar dari puskesmas dengan segala bentuk tindakan yang diberikan pasien. Data dalam gedung diambil dari register kunjungan puskesmas meliputi register rawat jalan, rawat inap, poli umum, dan UGD (Unit Gawat Darurat). Pelaksanan tersebut bertujuan untuk menunjang tercapainya tertib administrasi dalam upaya peningkatan pelayanan kesehatan di puskesmas. Pengumpulan data diperoleh dari entry data pada Sistem E-Health oleh perawat dari masing-masing poliklinik yang dientri setiap hari dan direkapitulasi setiap bulan, setiap unit pelayanan



memiliki



petugas



yang



bertanggung



jawab



untuk



melaporkan data kegiatan yang terjadi di unit pelayanan. 2) Sistem pengumpulan data luar gedung (Eksternal) Pengumpulan data diambil dari hasil kegiatan di luar gedung Puskesmas Kasihan I yang dicatat menggunakan buku register, data luar gedung diambil dari buku register kunjungan puskesmas meliputi Posyandu Lansia, Pemeriksaan PSWT, Panti Sosial Tresna Wredha (Panti Jompo) dan Kunjungan PisPK (Kunjungan Keluarga). Segala kegiatannya dicatat di buku register kemudian data tersebut direkapitulasi dan dikumpulkan ke petugas entri data di Puskesmas Kasihan I. Pengolahan data Hasil pengumpulan data kemudian dilakukan pengolahan, yakni semua bentuk catatan, baik dari hasil rekapitulasi harian maupun lembaran formulir rekam medis, yang selanjutnya dipakai sebagai bahan laporan puskesmas. Pengolahan data bertujuan untuk mengubah data yang telah dikumpulkan menjadi informasi yang dibutuhkan untuk tujuan tertentu. Sebelum melakukan pengolahan data terlebih dahulu dilakukan koreksi



46



data dan tabulasi data (Soeparto dkk, 2006). Di Puskesmas Kasihan I proses pengolahan data dilakukan secara komputerisasi dan manual berdasarkan teori menurut Soeparto dkk, 2006). Data yang telah diperoleh dikumpulkan dan direkap serta dicek kebenarannya kemudian dimasukkan atau di input ke dalam komputer untuk menghasilkan informasi yang dibutuhkan. Penyajian data Setelah data layanan kesehatan selesai dikumpulkan, maka data tersebut harus diubah menjadi informasi. Data yang telah terkumpul dapat disajikan dengan cara tekstural, tabel dan grafik (Hatta, 2008:224). 1) Penyajian tekstural Penggambaran isi dari data dilakukan dengan penulisan yang ditulis dengan beberapa kalimat, singkat kadang dapat pula dimasukkan simbol dari tanda-tanda statistik. 2) Penyajian tabel Tabel bermanfaat untuk memperlihatkan pola, kecenderungan, kekhususan, perbedaan dan hubungan lain yang ada pada data dan tabel dapat pula merupakan dasar untuk membuat tampilan yang lain, seperti grafik. 3) Penyajian grafik Dalam bidang kesehatan, umumnya digunakan grafik koordinat kotak (rectangular coordinate graph), yang memiliki dua sumbu, satu sumbu horizontal dan satu sumbu vertikal. Umumnya digunakan sumbu horizontal untuk menunjukkan nilai variabel independen, umumnya berupa kategori pengelompokan, seperti umur, jenis kelamin dll. Sedangkan sumbu vertikal digunakan untuk menampilkan variabel dependen, seperti frekuensi kejadian penyakit. Tiap sumbu harus diberi keterangan apa yang ditampilkan pada sumbu tersebut. Penyajian data di Puskesmas Kasihan I sudah dilakukan berdasarkan teori menurut



47



Hatta, (2008:224) yaitu data yang telah dikumpulkan dan diolah kemudian disajikan dalam bentuk tabel, dan grafik sesuai kebutuhan yang diperlukan. 11. Alur Pembuatan Surat Keterangan Medis (Assuransi, Visum et Repertum, dsb) Berdasarkan hasil pengamatan kami di Puskesmas Kasihan I



Surat



keterangan medis dimulai dari petugas mengisi identitas pemohon surat keterangan medis kemudian pasien akan dilakukan pemeriksaan fisik oleh petugas medis. Setelah pelayanan pemeriksaan dokter atau tenaga kesehatan mengesahkan SKM yang disertai tandatangan dari dokter atau petugas kesehatan kemudian paien akan diarahkan ke kasir untuk penyelesaian administrasi setelah itu pasien pulang.



48



a. Alur pembuatan surat keterangan medis Puskesmas Kasihan I



mulai mendaftar



Mengambil nomor antrian



pasien menjepit no.antrian dengan identitas.



Ya



Baru?



Tidak



pasien menjepit no.antrian dengan identitas. Petugas mencari data pasien lama



Petugas menginput data pasien baru, membuatkan no.RM dan kartu periksa



Mencetak resep berisi no.RM dijepit bersama nomor antrian Poliklinik Umum



Kasir



Poliklinik Umum



Dibuatkan SKM



Pulang



selesai



Bagan 2. 9. Alur pembuatan surat keterangan medis Keterangan: 1) Pasien datang, mengambil nomor antrian (umum). 2) Kemudian setelah nomor antriannya dipanggil pasien mendaftar di pendaftaran. Pasien menunjukkan kartu BPJS (apabila peserta BPJS) dan kartu pengenal dari puskesmas (Pasien Lama). Apabilla pasien baru maka menunjukkan identitas pasien dan kartu BPJS (apabila peserta BPJS). Pasien diperiksa di poli umum.



49



3) Setelah pasien diperiksa, pasien menuju kasir untuk menyelesaikan administrasi. 4) Pasien kembali ke poli umum dan dibuatkan Surat Keterangan Medis (SKM). 5) Setelah dibuatkan SKM, pasien menuju BP untuk minta tanda tangan dokter dan Pasien pulang. Alur pembuatan SKM Visum Et Repertum mulai Surat pengantar kepolisisan mendaftar Mengambil nomor antrian pasien menjepit no.antrian dengan identitas.



Ya



Baru?



Tidak



pasien menjepit no.antrian dengan identitas. Petugas mencari data pasien lama



Petugas menginput data pasien baru, membuatkan no.RM dan kartu periksa



Mencetak resep berisi no.RM dijepit bersama nomor antrian Poliklinik Umum Kasir Poliklinik Umum Dibuatkan Visum et Repertum Pulang



selesa i



Bagan 2. 10. Alur pembuatan Visum et Repertum



50



Keterangan: 1) Pasien datang dengan membawa surat pengantar dari kepolisian, kemudian mengambil nomor antrian (umum). 2) Kemudian setelah nomor antriannya dipanggil pasien mendaftar di pendaftaran. Pasien menunjukkan kartu BPJS (apabila peserta BPJS) dan kartu pengenal dari puskesmas (pasien lama). Apabilla pasien baru maka menunjukkan identitas pasien dan kartu BPJS (apabila peserta BPJS). 3) Pasien diperiksa di poli umum. 4) Setelah pasien diperiksa, pasien menuju kasir untuk menyelesaikan administrasi. 5) Pasien kembali ke poli umum dan yang boleh mengambil hasil visum at repertum adalah pihak kepolisian. 6) Pasien pulang. b.



BAB III PEMBAHASAN A. Sistem dan alur Penerimaan Pasien Rawat Jalan dan Rawat Darurat Menurut SOP pendaftaran pasien puskesmas Kasihan I dengan Nomor Dokumen 01/SOP/VII/2018. Pendaftaran adalah tata cara penerimaan pasien yang baru pertama kali datang dan tata cara penerimaan pasien lama/sudah pernah berkunjung ke Puskesmas Kasihan 1 untuk berobat. Kegiatan pendaftaran



pasien



bertujuan



untuk



mengetahui



kebutuhan



pasien,



mengidentifikasi dan menjaring data sosial pasien yang diperlukan puskesmas dalam rangka memenuhi kebutuhan pasien. Prosedur yang dilakukan petugas pendaftaran yang melayani pasien: 1. Pasien baru a. Petugas pendaftaran menyapa pasien dengan senyum, salam, sapa, sopan dan santun. b. Petugas pendaftaran mempersilahkan pasien mengambil nomor antrian unit layanan yang dituju, terdiri dari unit layanan umum, gigi, lansia dan KIA. c. Petugas memberikan nomor antrian psikologi untuk pasien yang menghendaki pelayanan langsung ke psikolog. d. Petugas mempersilahkan pasien untuk menyiapkan kartu identitas (KTP/SIM) serta kartu jaminan kesehatan bila memiliki atau identitas lain. e. Petugas pendaftaran mengecek kepesertaan pada aplikasi P-care apabila pasien mempunyai kartu jaminan kesehatan tersebut bias digunakan di Puskesmas Kasihan atau tidak. f. Petugas pendaftaran meminta fotocopy kartu jaminan kesehatan apabila pasien mempunyai kartu jaminan. g. Petugas pendaftaran mengembalikan kartu identitas dan kartu jaminan kesehatan.



51



52



h. Petugas pendaftaran meminta pasien/keluarga pasien mengisi formulir pendaftaran pasien baru yang telah disediakan, meliputi: Nama Jenis kelamin Tempat dan tanggal lahir Nama Kepala Keluarga Status Alamat Kartu jaminan dan nomor jaminan Pekerjaan Pendidikan terakhir No. Handphone i. Petugas pendaftaran membantu mengisi formulir pendaftaran pasien baru apabila pasien/keluarga pasien bila kesulitan membaca dan menulis. j. Petugas pendaftaran mengecek ulang identitas pasien yang telah diisi/ditulis di formulir pendaftaran. k. Petugas pendaftaran mempersilahkan menjepit nomor antrian nomor antrian dan formulir pendaftaran pasien baru dengan trigonal. l. Petugas pendaftaran mempersilahkan pasien untuk meletakkan nomor antrian dan formulir pendaftaran pasien baru yang telah dijepitkan dengan trigonal. m. Petugas pendaftaran memberikan penjelasan tentang hak dan kewajiban pasien serta alur pelayanan di Puskesmas Kasihan I. n. Petugas pendaftaran mempersilahkan pasien untuk menunggu di ruang tunggu di depan ruang periksa sesuai dengan poli yang dituju. o. Petugas pendaftaran menginput data pasien yang telah dituliskan di formulir pendaftaran pasien baru untuk diinput di dalam komputer dan mengeprint resep. p. Petugas pengklasifikasi rekam medis sesuai poli yang dituju q. Petugas mengantar berkas rekam medis sesuai dengan poli yang dituju



53



2. Pasien lama a.



Petugas pendaftaran menyapa pasien dengan senyum, salam, sapa, sopan dan santun.



b.



Petugas pendaftaran mempersilahkan pasien mengambil nomor antrian unit layanan yang dituju terdiri dari: unit layanan umum, lansia, gigi dan kia.



c.



Petugas memberikan nomor antrian fisioterapi untuk pasien yang memerlukan pelayanan fisioterapi lanjutan



d.



Petugas mempersilahkan pasien untuk mempersiapkan kartu periksa dan jaminan kesehatan.



e.



Petugas pendaftaran mempersilahkan menjepit nomor antrian, kartu berobat dan kartu jaminan kesehatan bila memiliki dengan trigonal.



f.



Petugas pendaftaran mempersilahkan pasien untuk menaruh nomor antrian poli yang dituju, kartu berobat dan kartu jaminan kesehatan yang telah dijepit ketempat yang telah disediakan.



g.



Petugas pendaftaran menganjurkan pasien menuliskan identitasnya di formulir pasien bila tidak membawa kartu berobat atau identitas lain, dan mencetakkan kartu berobat yang baru.



h.



Petugas pendaftaran mempersilahkan pasien untuk duduk dan menunggu panggilan di tempat yang telah disediakan.



i.



Petugas pendaftaran mengentri identitas kartu berobat pasien dan mengeprint resep.



j.



Petugas mempersilahkan pasien untuk menunggu di depan ruang periksa sesuai poli yang dituju.



k.



Petugas mengentri data pasien ke komputer, mengeprint resep (kecuali pasien rujukan rutin, imunisasi dan KB pil/suntik).



l.



Petugas mengambil rekam medis di rak rekam medis sesuai nomor dan wilayah pedukuhan



m. Petugas mengklasifikasikan rekam medis sesuai poli yang dituju. n.



Petugas mengantar berkas rekam medis sesuai dengan poli yang dituju.



MENGAMBIL NOMOR ANTRIAN



PASIEN DATANG



tidak



PASIEN SUDAH



ya



PASIEN LAMA



PASIEN BARU



54 MENJEPIT NO. ANTRIAN DENGAN IDENTITAS/JAMINAN (BILA MEMILIKI) MASUKKAN KERANJANG



MENJEPIT NO. ANTRIAN DENGAN IDENTITAS/JAMINAN (BILA MEMILIKI) MASUKKAN KERANJANG



IDENTIFIKASI INFORMASI



DIBERI PENJELASAN HAK DAN KEWAJIBAN ALUR PELAYANAN



MENUNGGU PANGGILAN DI POLIKLINIK TUJUAN



Bagan 3. 1. Alur penerimaan pasien 3. Pasien gawat darurat a.



Petugas pendaftaran menyapa pasien dengan senyum, salam, sapa, sopan dan santun.



b.



Petugas pendaftaran langsung mempersilahkan pasien masuk ke ruang tindakan.



c.



Petugas



pendaftaran



mempersilahkan



keluarga/pengantar



pasien



mendaftarkan pasien di ruang pendaftaran. d.



Petugas pendaftaran menanyakan kartu berobat dan kartu jaminan kesehatan pasien.



e.



Petugas meminta KTP dan kartu jaminan kesehatan pasien bila pasien baru pertama kali berkunjung di Puskesmas Kasihan I.



55



f.



Petugas teteap mengecek data pasien di database komputer terlebih dahulu.



g.



Petugas pendaftaran mengecek nomor kartu jaminan kesehatan/BPJS di P-care apakah kartu BPJS tersebut bisa digunakan di Puskesmas Kasihan I atau tidak pasien dengan jaminan kesehatan/BPJS



h.



Petugas membuatkan rekam medis pasien baru jika pasien belum pernah periksa di Puskesmas Kasihan I.



i.



Petugas mengembalikan KTP dan kartu jaminan kesehatan pasien.



j.



Petugas meng-entry data pasien ke komputer, meng-print form resep dan kartu berobat.



k.



Petugas mengantarkan rekam medis ke ruang tindakan.



l.



Untuk pasien lama, petugas meminta kartu berobat dan kartu jaminan kesehatan pasien.



m. Petugas meng-entry data pasien sesuai nomor rekam medis dan mengeprint resep. n.



Petugas mengembalikan kartu berobat dan kartu jaminan kesehatan pasien.



o.



Petugas mengambilkan rekam medis pasien di rak rekam medis.



p.



Petugas mengantarkan rekam medis ke ruang tindakan. Dari hasil pengamatan kami sistem penerimaan pasien rawat jalan dan



rawat darurat di Puskesmas Kasihan I sudah dilaksanakan dengan baik sesuai dengan SOP pendaftaran dengan nomor dokumen



01/SOP/VII/2018.



Sedangkan penerimaan pasien rawat inap selama pandemi Covid-19 untuk sementara ditiadakan sampai waktu yang tidak ditentukan.



56



Sistem Penomoran dan Sistem Penamaan Pada Pemeriksaan Pasien Sistem penomoran Menurut Budi (2011),



Sistem penomoran dalam pelayanan rekam



medis yaitu tata cara penulisan nomor yang diberikan kepada pasien yang datang berobat sebagai bagian dari identitas pribadi pasien yang bersangkutan. Nomor rekam medis memiliki berbagai kegunaan atau tujuan yaitu: a. Sebagai petunjuk pemilik berkas rekam medis pasien yang bersangkutan b. Untuk pedoman dalam tata cara penyimpanan (penjajaran) berkas rekam medis c. Sebagai petunjuk dalam pencarian berkas rekam medis yang telah tersimpan dalam filing. Menurut Bambang Shofari dalam bukunya yang berjudul Pengantar Sistem Rekam Medis Kesehatan (1998) ada tiga sistem pemberian nomor pasien (administrasion numbering system) yaitu: a. Pemberian Nomor Secara Seri (Serial Numbering System) Merupakan suatu system penomoran dimana setiap pasien yang berkunjung di Puskesmas atau di sarana pelayanan kesehatan akan mendapat nomor baru. b. Pemberian Nomor Secara Unit (Unit Numbering System) Suatu system penomoran dimana system ini memberikan satu nomor kepada pasien rawat jalan, rawat inap, dan gawat darurat. Setiap pasien yang berkunjung mendapat satu nomor pada saat pertama kali pasien datang ke Puskesmas dan digunakan selamanya pada kunjungan berikutnya. Sistem penomoran unit dibagi menjadi dua, yaitu: 1) Social



Security



Numbering



Merupakan



penomoran



yang



berhubungan dengan lingkungannya dan hanya di Amerika Serikat dan efektif pada veteran administration hospital. 2) Family Numbering Merupakan penomoran yang berhubungan dengan keluarga (satu nomor untuk satu keluarga).



57



c. Pemberian Nomor Secara Seri Unit (Serial Unit Numbering System) Pemberian nomor dengan cara ini menggabungan cara seri dan unit dimana setiap pasien datang berkunjung ke Puskesmas diberikan nomor baru tetapi dokumen rekam medis terdahulu digabungkan dan disimpan menjadi satu di bawah nomor yang baru. 1) Sistem Penomoran Rekam Medis di Puskesmas Kasihan I Menggunakan sistem penomoran unit (unit numbering system) dimana pasien diberi satu nomor untuk seumur hidup dam sistem penomoran unitnya menggunakan sistem family numbering yaitu satu nomor untuk untuk satu keluarga dan sudah sesuai dengan teori menurut Bambang Shofari (1998) yang dijelaskan di atas. 2) Sistem Penamaan Menurut Budi (2011), Nama dalam arti bahasa yaitu kata yang digunakan untuk menyebut dan memanggil orang, barang, dapat pula berarti gelar, sebutan, kemasyhuran kehormatan. Nama dibedakan menjadi: Nama orang Indonesia Nama orang Cina, Korea, Vietnam, dan sejenisnya Nama



orang



India,



Jepang,



Muangthai,



dan



sejenisnya



Nama orang Arab, Persia, Turki, dan sejenisnya Nama orang Eropa, Amerika, dan sejenisnya. Di Indonesia sendiri sangat beragam untuk jenis penamaannya. Hal ini karena nama biasanya dikaitkan dengan suku, gelar kepangkatan, baptis, atau tambahan pada wanita yang sudah menikah dengan nama suaminya. Berikut ini adalah cara menulis dan mengindeks nama pasien pada formulir rekam medis: a)



Penulisan nama pasien diikuti singkatan yang menunjukkan status pasien. Singkatan ini bisa dituliskan di depan nama atau dibelakang nama pasien, pada dasarnya di fasilitas pelayanan kesehatan tersebut sebaiknya konsisten penulisannya. Untuk singkatan yang



58



menunjukkan status pasien yang disertakan pada nama pasien dapat dilihat dari tabel di bawah ini: Tabel 3. 1. Status pasien No.



Status Pasien



Nama Singkatan



1.



Bayi



By



2.



Bayi yang belum mempunyai nama



(nama ibunya) By. Ny.



3.



Anak-anak



An.



4.



Laki-laki yang belum menikah



Sdr.



5.



Perempuan yang belum menikah



Sdri. atau Nn.



6.



Laki-laki yang sudah menikah



Bp.



7.



Perempuan yang sudah menikah



Ny.



8.



Pasien yang sudah meninggal



Alm.



Sumber : Budi, 2011 b)



Penulisan gelar atau pangkat dituliskan dibelakang nama pasien yang seharusnya mempunyai gelar didepan namanya, maka gelar tetap dituliskan dibelakang nama pasien. Misalnya, pada pasien yang sudah menikah dengan nama Prof. Febriant maka penulisan nama pada rekam medisnya adalah Febriant, Prof. Bp.



c)



Nama pasien dituliskan dengan lengkap sesuai dengan kartu tanda penduduk (bukan nama panggilan).



d)



Penulisan nama menggunakan ejaan yang disempurnakan di Indonesia (sesuai dengan EYD).



e)



Nama pada sampul BRM ditulis dengan menggunakan huruf kapital, hal ini untuk mempermudah petugas dalam membaca nama pasien.



f)



Pada lembar identitas pasien disertakan penanggungjawab yang sah seperti tabel di bawwah ini: Tabel 3. 2. Status pasien



59



No.



Status pasien



Penanggung jawab Pertama



1. Anak-anak



Ayah



2. Laki-laki sudah menikah



Dirinya sendiri atau istrinya



3. Perempuan sudah menikah



Suaminya



Dari hasil pengamatan kami sistem penomoran berkas rekam medis pasien di Puskesmas Kasihan I sudah sesuai dengan isi buku “Manajemen Unit Kerja Rekam Medis”(Budi, 2011). Dan Sistem penamaan berkas rekam medis pasien belum terlaksana dengan baik sesuai dengan isi buku “Manajemen Unit Kerja Rekam Medis”(Budi, 2011).



C. Sistem dan Alur Penyimpanan dan Pengambilan Berkas Rekam Medis Menurut Sugiarto Wahyono (2005). Sistem penyimpanan adalah sistem yang digunakan pada penyimpanan dokumen agar kemudahan kerja penyimpanan dapat diciptakan dan penemuan dokumen yang suda disimpan dapat dilakukan dengan cara cepat bilamana dokumen tersebut seaktu-waktu dibutuhkan. Menurut Budi (2011), penyimpanan berkas rekam medis didalam penyelenggaraan rekam medis dibagi menjadi 2 (dua), yaitu : 1. Sentralisasi Sentralisasi adalah penyimpanan rekam medis dalam satu kesatuan baik catatan kunjungan poliklinik maupun catatan selama seorang pasien dirawat, disimpan pada satu tempat yaitu bagian rekam medis.



60



2. Desentralisasi Desentralisasi adalah penyimpanan yang dibuat secara terpisah antara berkas rekam medis. Rekam medis poliklinik disimpan pada satu tempat penyimpanan, sedangkan rekam medis penderita dirawat disimpan pada bagian pencatatan medis. Secara lain penyimpanan berdasarkan lokasi penyimpanan berkas rekam medis, masih ada pengaturan penyimpanan berkas rekam medis, menurut jenis sistem penyimpanan berkas yang digunakan pada fasilitas pelayanan kesehatan. Jenis penyimpanan berkas rekam medis di fasilitas pelayanan kesehatan sangat beragam, hal ini disesuaikan dengan kondisi dan kebutuhan penyimpanan berkas rekam medis di masing-masing fasilitas pelayanan kesehatan. Jenis sistem meliputi : a.



Sistem penyimpanan alphabetic merupakan jenis penyimpanan berkas rekam medis berdasarkan urutan abjad. Huruf depan dari nama pasien akan dijadikan huruf kunci untuk pencarian pada rak penyimpanan. Pada jenis penyimpanan ini membutuhkan waktu kerja yang lama dan mempunyai risiko tinggi terhadap timbulnya banyak kesalahan, misal nama yang berubah dan nama yang salah eja. Selain itu, tidak dapat melakukan perkiraan terhadap kebutuhan penggunaan area rak tertentu, karena petugas tidak dapat memprediksi nama-nama pasien yang akan berobat nantinya. Hal ini meyebabkan tidak adanya kontrol terhadap pengelolaan



pada



tempat



penyimpanan



berkas



rekam



medis.



Kekurangan lain dari jenis penyimpanan ini adalah petugas harus teliti melihat satu persatu dari urutan huruf pada nama pasien. Dengan demikian jenis penyimpanan ini cocok untuk fasilitas pelayanan kesehatan dengan jumlah pasien yang masih sedikit. b.



Sistem penyimpanan numerik jenis penyimpanan berkas dengan numerik merupakan salah satu jenis penyimpanan berkas rekam medis yang mengikuti urutan nomor rekam medisnya. Terdapat 3 cara penyimpanan berdasarkan numerik ini, yaitu:



61



1) Sistem penjajaran nomor langsung (Strainght Numerical Filing) Dikenal dengan sistem penjajaran dengan nomor langsung yaitu suatu sistem penyimpanan berkas rekam medis dengan menjajarkan berkas rekam medis berdasarkan dengan menjajarkan berkas rekam medis berdasarkan dengan urutan nomor rekam medisnya secara langsung pada rak penyimpanan. Misalnya kesempatan rekam medis berikut ini akan disimpan berurutan dalam suatu rak, yaitu 08-00-01, 0800-02, 08-00-03. 2) Sistem penjajaran nomor tengah (Middle Digit Filing) merupakan



sistem



penyimpanan



berkas



rekam



medis



berdasarkan numerik dengan urutan sistem angka tengah. Sistem ini menyimpan berkas rekam medis dengan menjajarkan berkas rekam medis berdasarkan urutan nomor rekam medis pada 2 angka kelompok tengah. Dalam hal ini angka yang terletak ditengahtengah menjadi angka pertama, pasangan angka terletak paling kiri menjadi angka kedua, dan kelompok angka paling kanan menjadi angka ketiga. 3) Sistem penjajaran nomor akhir (Terminal Digit Filing) Merupakan sistem penyimpanan berkas rekam medis di rak filing dengan menjajarkan berkas rekam medis berdasarkan urutan nomor rekam medis kelompok akhir. Artinya 2 angka pada kelompok akhir ini dijadikan sebagai kunci penyimpanan berkas rekam medisnya. Untuk menjalankan sistem ini, terlebih dahulu simpan rak penyimpanan dengan membaginya menjadi 100 seksi (section) seusai dengan 2 angka kelompok akhir tersebut, mulai dari angka akhir seksi 00-01-02 dan seterusnya sampai seksi 99 c. Sistem penyimpanan kronologis Jenis penyimpanan kronologis merupakan jenis penyimpanan berkas rekam medis. Berdasarkan urutan peristiwa/kejadian pasien datang ke fasilitas pelayan kesehatan. Sebagai contoh pada fasilitas pelayanan kesehatan. Sebagai contoh pada fasilitas pelayanan kesehatan



62



menyimpan berkas rekam medisnya dengan cara diurutkan tipe tanggal, sehingga mungkin akan terbentuk kelompok-kelompok sesuai pasien datang berobat. Secara tidak langsung penyimpanan kronologis dilakukan dengan cara menyimpan berkas dengan sesuai urutan waktu kedatangan di fasilitas pelayanan kesehatan. Sistem penyimpanan ini hanya cocok untuk fasilitas pelayanan kesehatan dengan ruang lingkup yang kecil, contohnya pada dokter praktek pribadi, praktek dokter spesialis dan bidan. d. Sistem penyimpanan subjek (Kasus) Jenis penyimpanan subjek (kasus) merupakan jenis penyimpanan berkas rekam medis. Berdasarkan kasus penyakit yang diderita masingmasing pasien. Misalnya rak pertama untuk penyimpanan berkas rekam medis pada penyakit dalam, dan rak kedua penyimpanan berkas rekam medis pada kasus penyakit jantung, dan seterusnya. e. Sistem penyimpanan wilayah Sistem penyimpanan berdasarkan wilayah merupakan jenis penyimpanan rekam medis berdasarkan wilayah yang ada di lingkup fasilitas pelayanan kesehatan berada rak-rak penyimpanan berkas rekam medis akan dikelompokkan berdasarkan nama wilayah yang ada, sehingga berkas rekam medis pasien akan disimpan berdasarkan wilayah tempat tinggalnya. Sistem penyimpanan ini sering disebut dengan system penyimpanan family folder umumnya dalam satu berkas rekam medis digunakan oleh satu keluarga dan masing-masing formulir diberi tambahan kode khusus menandakan kode rekam medis ayah, ibu, dan anak. Fasilitas pelayanan kesehatan yang memungkinkan untuk menggunakan sistem ini adalah puskesmas. Hal ini karena tekait dengan tugas puskesmas yang bertanggung jawab terhadap kesehatan masyarakat di wilayahnya. Sehingga dengan sistem ini akan diketahui banyaknya masyarakat yang berobat atau sakit dari masing-masing wilayah, sehingga dapat digunakan untuk pengambilan keputusan penanganan kesehatan di wilayah tersebut (Budi, 2011).



63



Dari hasil pengamatan kami, Sistem penyimpanan dan pengambilan berkas rekam medis di Puskesmas Kasihan I menggunakan sistem sentralisasi dimana berkas rekam medis pasien disimpan dengan cara menyatukan lembar status pasien kedalam satu folder baik pasien UGD maupun pasien rawat jalan dan



rawat inap menggunakan sistem



penyimpanan berdasarkan family folder dimana dalam satu berkas rekam medis digunakan untuk satu keluarga dan masing-masing diberi tambahan kode khusus untuk menandai kode rekam medis ayah, ibu dan anak. Sistem penyimpanan yang ada di Puskesmas Kasihan I sudah sesuai dengan isi buku “Manajemen Unit Kerja Rekam Medis”(Budi, 2011). D. Sistem dan Alur Perakitan Berkas Rekam Medis (Assembling) Assembling merupakan bagian sub sistem rekam medis yang berfungsi sebagai peneliti kelengkapan isi dan perakitan dokumen rekam medis yang berfungsi sebelum disimpan lembar formulir dalam dokumen rekam medis diatur kembali sesuai urutan riwayat pasien dan diteliti kelengkapan isi dokumen rekam medis, bila belum lengkap akan dikembalikan ke instansi yang bertanggung jawab (Depkes RI, 1997). Tujuannya dilakukan assembling berkas rekam medis pasien adalah untuk mengetahui gambaran riwayat kesehatan pasien dari dulu hingga sekarang yang dapat membantu petugas medis memberikan penanganan yang tepat pada pasien. Hal ini sangat penting dilakukan mengingat betapa berbahayanya jika penanganan seorang pasien tanpa mengetahui riwayat kesehatan dan pengobatannya, jika tidak berhati-hati maka akan memperburuk kondisi pasien. Dari hasil pengamatan kami, di Puskesmas Kasihan I tidak ada sistem dan alur penataan berkas rekam medis (assembling) tetapi jika ada lembar pemeriksaan baru diletakkan diatas berkas pemeriksaaan yang lama, karena terbatasnya tenaga kerja rekam medis di Puskesmas Kasihan I Jadi urutan assembling atau penataan berkas rekam medis di Puskesmas Kasihan I belum



64



sesuai dengan Depkes RI, 1997 dan selama pandemi Covid-19 kegiatan rawat inap di Puskesmas Kasihan I ditiadakan jadi tidak ada berkas rekam medis yang harus di assembling. E. Klasifikasi Penyakit dan Tindakan Pada Kasus yang Berhubungan Dengan Sistem Panca Indera,



saraf, mental, sistem reproduksi,



malformasi kongenital, deformitas, dan abnormali kromosom Menurut Dirjen Yanmed (2006) klasifikasi adalah pemberian penetapan kode dengan menggunakan huruf atau angka atau kombinasi huruf dalam angka yang menwakili komponen data. Kegiatan serta diagnosis yang ada didalam rekam medis harus diberi kode dan selanjutnya diindeks agar memudahkan pelayanan pada penyajian informasi untuk menunjang fungsi perencanaan, manajemen dan riset bidang kesehatan. Klasifikasi ini bertujuan untuk menyeragamkan nama dan golongan penyakit, cedera, gejala, dan factor yang mempengaruhi kesehatan. Penetapan diagnosis seorang pasien merupakan kewajiban, hak dan tanggungjawab dokter (tenaga medis) yang terkait tidak boleh diubah, oleh karena itu diagnosis yang ada dalam rekam medis harus diisi dengan lengkap dan jelas sesuai denan arahan yang ada dibuku ICD 10. Coding merupakan sub sistem untuk memberikan kode untuk diagnosis penyakit maupun tindakan medis. Dalam pemberian kode yang selesai dengan cara melihat di ICD-10 (International Statistical Classification of Disease and Related Health Problem Tenth Revision) untuk melihat kode tindakan medis menggunakan (International Statistical Classification of Disease and Related Health Problem Tenth Revision clinical modification) ICD 9 CM. Ketepatan pemberian kode sangat penting (Budi, 2011). Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No 55. Tahun 2013 tentang Penyelenggaraan Pekerjaan Perekam Medis pasal 13 yaitu salah satu wewenang dari perekam medis adalah melaksanakan sistem klasifikasi klinis dan kodefikasi penyakit yang berkaitan dengan kesehatan dan tindakan medis sesuai terminologi medis yang benar.



65



Dari hasil pengamatan kami, pengklasifikasian penyakit di Puskesmas Kasihan I dilakukan dengan cara komputerisasi dan menggunakan ICD-10 sudah sesuai dengan buku “Manajemen Unit Kerja Rekam Medis” (Budi, 2011). Sedangkan petugas yang melakukan kodefikasi penyakit adalah perawat atau dokter yang melayani pemeriksaan langsung kepada pasien. Jika di tinjau dari Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No. 55 Tahun 2013 tentang Penyelenggaraan Pekerjaan Perekam Medis pasal 13 kompetensinya bukan tidak sesuai, hanya saja dalam kompetensi perekam medis di Pukesmas Kasihan I digunakan pada saat verifikasi kode pada SIMPUS jadi petugas rekam medis lah yang bertanggung jawab dalam ketepatan dalam pengkodean penyakit seperti tercantum dalam KepMenKes No.377/MenKes/SK/III/2007



tentang



standar



profesi



perekam



medis



menyebutkan salah satu kompetensi perekam medis adalah klasifikasi dan kodefikasi penyakit dan tindakan medis, artinya perekam medis harus mampu mengkode penyakit dan tindakan medis sesuai dengan klasifikasi yang berlaku di Indonesia yaitu ICD-10. (International Stastical Classification of Disease and Related Health Problem Tenth Revision) dengan seakurat mungkin agar tidak terjadi kesalahan dalam pengambilan keputusan. Dengan demikian setiap pelayanan kesehatan semestinya menyediakan profesi perekam medis untuk menjamin keakuratan dalam mengelola klasifikasi diagnosis penyakit maupun tindakan. Di Puskesmas Kasihan I hanya terdapat dua petugas perekam medis, maka kodefikasi penyakit dilakukan oleh petugas pemberi pelayanan yang ada di masing-masing poliklinik. Meskipun demikian masih sering ditemukan pada BRM yang tidak dituliskan kode penyakitnya dan hanya ditulis diagnosisnya saja. Sedangkan untuk sistem kodefikasi tindakan yang ada di Puskesmas Kasihan I tidak dilakukan tetapi hanya ditulis nama tindakannya pada berkas rekam medis. Setiap selesai melakukan pelayanan kesehatan, petugas akan memasukan diagnosis pasien kedalam komputer (SIMPUS) dan primay care BPJS (bagi pasien yang terdaftar BPJS) untuk bisa dilakukan pada proses klaim biaya pelayanan kesehatan.



66



F. Sistem Penyusutan dan Jadwal Retensi Rekam Medis Sistem penyusutan berkas rekam medis di puskesmas menurut PERMENKES No. 269/Menkes/PER/III/2008 bab IV tentang penyimpanan, pemusnahan dan kerahasiaan pasal 9 ayat 1 rekam medis pada sarana pelayanan kesehatan non rumah sakit wajib disimpan sekurang-kurangnya untuk jangka waktu 2 tahun terhitung dari tanggal terakhir pasien berobat. Pasal 9 ayat 2 berbunyi: setelah batas waktu sebagaimana dimasud pada ayat 1 dilampaui rekam medis dapat dimusnahkan. Menurut SOP Puskesmas Kasihan I No.Dokumen :145/SOP/VIII/2018 Retensi rekam medis merupakan kegiatan pengurangan jumlah formulir di dalam rekam medis dengan cara memilah nilai guna dari tiap-tiap formulir. Langkah-langkah pelaksanaan retensi sbb: 1. Petugas rekam medis mengambil data pasien yang akan diretensi melalui aplikasi E-Health. 2. Petugas rekam medis merekap data pasien tidak aktif dalam bentuk excel dengan mencantumkan tahun retensi. 3. Petugas rekam medis mengambil rekam medis dari rak penyimpanan dari nomor yang paling kecil. 4. Petugas rekam medis memeriksa berkas rekam medis dengan melihat tanggal kunjungan terakhir pasien dan mencocokkan dengan data yang diambil dari E-Health. 5. Petugas rekam medis memindahkan dan menyimpan rekam medis yang telah mencapai 2 tahun masa penyimpanan dari tanggal kunjungan terakhir ke gudang penyimpanan rekam medis tidak aktif. 6. Pasien lama yang datang kembali namun berkas rekam medisnya telah di non aktifkan akan dibuatkan rekam medis baru dengan nomor lama. Dari hasil pengamatan kami, sistem penyusutan dan pemusnahan rekam medis di Puskesmas Kasihan I sudah dilakukan pada akhir tahun 2019 namun pelaksanaannya belum sesuai dengan sistem penyusutan menurut SOP



67



Puskesmas Kasihan I No.Dokumen :145/SOP/VIII/2018. Puskesmas Kasihan I melakukan retensi setelah 13 tahun. G. Sistem dan Alur Penerimaan Pasien BPJS Berdasarkan peraturan BPJS kesehatan 2014. Badan Penyelenggara Jaminan Sosial (BPJS) kesehatan adalah badan usaha milik negara yang ditugaskan khusus oleh pemerinatah untuk menyelenggarakan jaminan pemeliharaan kesehatan bagi seluruh rakyat Indonesia, terutama untuk pegawai negeri sipil, penerimaan pensiunan PNS dan TNI/POLRI, Veteran, Perintis kemerdekaan beserta keluarganya dan badan usaha lainnya ataupun rakyat biasa. Alur penerimaan pasien BPJS : 1. Peserta BPJS membawa kartu BPJS kesehatan atau kartu anggota askes yang lama mendatangi faskes tingkat pertama tempat peserta terdaftar (puskesmas, dokter keluarga, klinik TNI/POLRI, dan faskes setingkat itu). Pada tahap ini peserta akan mendapatkan pelayanan kesehatan sesuai kompetensi dan kapasitas faskes ditingkat pertama tersebut (seperti konsultasi kesehatan, laboratorium kinik dasar dan obat-obatan). 2. Apabila setelah pemeriksaan awal pasien belum sembuh, maka pasien dirujuk ke faskes tingkat lanjutan (rumah sakit pemerintah, rumah sakit swasta, rumah sakit TNI/POLRI yang bekerja sama dengan BPJS kesehatan). Sedangkan untuk kondisi gawat darurat akan mendapatkan pelayanan faskes tingkat lanjutan tanpa mendapat rujukan dari faskes pertama. 3. Di faskes tingkat lanjutan, peserta menujukan kartu BPJS lama dan surat rujukan faskes tingkat pertama kepada petugas BPJS kesehatan selanjutnya petugas akan memberikan surat eligibilitas peserta (SEP). Sebagai dokumen yang menyatakan bahwa peserta dirawat dengan biaya BPJS Kesehatan. 4. Setelah mendapatkan SEP, pasien akan mendapatkan pelayanan kesehatan di faskes tingkat lanjutan, baik untuk pelayanan rajal maupun ranap.



68



Apabila penyakit pasien dpat ditangani tanpa harus dirujuk kembali ke faskes tingkat pertama. Sedangkan untuk pasien dengan penyakit kronis dapat masuk ke dalam program pengelolaan penyakit kronis (prolanis) di faskes kesehatan tingkat pertama tersebut. Dari hasil pengamatan kami mengenai sistem dan alur penerimaan pasien BPJS yang ada di Puskesmas Kasihan I sudah sesuai dengan teori berdasarkan peraturan BPJS kesehatan 2014. Puskesmas Kasihan I belum ada peraturan tersendiri mengenai penerimaan pasien BPJS, pelaksanaan alur sistem penerimaan pasien BPJS di Puskesmas Kasihan I mengikuti alur dari BPJS dengan terlebih dahulu pasien yang dengan jaminan harus menunjukkan kartu kepesertaan JKN (BPJS atau KIS) kepada petugas pendaftaran untuk diinput ke SIMPUS dan P-care. Untuk pasien yang tidak menggunakan jaminan disebut pasien umum. H. Alur dan Proses Penyelesaian Klaim BPJS Berdasarkan Peraturan Menteri Kesehatan RI No 69 tahun 2013 tentang Standar Tarif Pelayanan Kesehatan pada Fasilitas Kesehatan Tingkat Pertama dan Fasilitas Kesehatan Tingkat Lanjutan dalam Penyelenggaraan Program Jaminan Kesehatan, tarif pelayanan kesehatan pada fasilitas kesehatan tingkat pertama meliputi: Tarif kapitasi adalah besaran pembayaran perbulan yang dibayar dimuka oleh BPJS Kesehatan kepada fasilitas kesehatan tingkat pertama berdasarkan jumlah peserta yang terdaftar tanpa menghitung jenis dan jumlah pelayanan kesehatan yang telah diberikan kepada pasien. Tarif non kapitasi adalah besaran pembayaran klaim oleh BPJS Kesehatan kepada fasilitas kesehatan tingkat pertama berdasarkan jenis dan jumlah pelayanan kesehatan yang telah diberikan kepada pasien . BPJS di Puskesmas yaitu menggunakan sistem kapitasi dan non kapitasi. Dengan demikian proses penyelesaian klaim BPJS sudah dilakukan berdasarkan Peraturan Menteri Kesehatan RI No 69 tahun 2013 tentang



69



Standar Tarif Pelayanan Kesehatan pada Fasilitas Kesehatan Tingkat Pertama dan Fasilitas Kesehatan Tingkat Lanjutan dalam Penyelenggaraan Program Jaminan Kesehatan. Dari hasil pengamatan kami, Proses penyelesaian klaim BPJS di Puskesmas Puskesmas Kasihan I sudah sesuai dengan Peraturan Menteri Kesehatan RI No 69 tahun 2013 tentang Standar Tarif Pelayanan Kesehatan pada Fasilitas Kesehatan Tingkat Pertama. Proses penyelaian klaim BPJS Puskesmas Kasihan I menggunakan tarif kapitasi dan non kapitasi, tetapi dalam pelaksanaanya masih banyak lembar resep yang tidak tercantum diagnosis pasien, yang seharusnya dientrikan ke P-Care sebagai klaim BPJS, dan juga banyak yang tidak bisa dientrikan ke PCare. Hal tersebut dapat menimbulkan permasalahan, seperti klaim yang semestinya terbayarkan tapi tidak bisa terbayarkan karena terdapat lembar resep yang tidak ada diagnosisnya dan tidak bisa dientri, dan juga karena kode penyakit belum spesifik dan tidak ada kode tindakan apabila pasien membutuhkan tindakan. I. Mengidentifikasi system Pelaporan Sistem pencatatan dan pelaporan dalam puskesmas adalah kegiatan mengenai pencatatan dan pelaporan data umum, sarana, dan upaya pelayanan kesehatan di puskesmas yang telah disederhanakan sesuai keputusan direktur jenderal pembinaan kesehatan masyarakat No. 590/BM/DJ/INFO/V/1996. SP2TP yang mencakup berbagai laporan diantaranya laporan bulanan, laporan tahunan, dan lain-lain. Laporan Puskesmas bulanan meliputi pelaporan bulanan data Kesakitan (LB-1), laporan bulanan obat-obatan (LB-2) atau LPLPO, laporan bulanan gizi, KIA, imunisasi dan pencatatan penyakit menular (LB-3). Laporan bulanan kegiatan di puskesmas meliputi kunjungan puskesmas (LB-4). Pengisian Formulir Pelaporan SP2TP diatur berdasarkan keputusan direktur



Jendral



Pembinaan



Kesehatan



Masyarakat



No.



590/BM/DJ/Info/V/1996 tentang penyederhanaan SP2TP, formulir laporan



70



telah disederhanakan dalam upaya mengurangi beban kerja petugas puskesmas. Dengan demikian data yang dilaporkan diharapkan dapat dipercaya serta dapat diterima tepat waktu. a. Format laporan 1) Laporan bulanan a) Laporan bulanan data kesakitan (LB1) b) Laporan bulanan data obat-obatan (LB2/LPLPO) c) Laporan bulanan gizi, KIA, Imunisasi, dan pengamatan penyakit menular (LB3) d) Laporan bulanan kegiatan puskesmas meliputi kunjungan puskesmas (LB4) 2) Laporan bulanan sentinel a) Laporan bulanan sentinel penyakit yang dapat dicegah dengan imunisasi, ISPA dan Diare (LB 1S). laporan ini dibuat oleh puskesmas sentinel PD3I, dari setiap Dati II hanya satu puskesmas. b) Laporan bulanan sentinel KIA, gizi dan penyakit akibat kerja (LB 2S). Laporan ini dibuat oleh puskesmas dengan ruang rawat inap. 3) Laporan tahunan a) Laporan tahunan data dasar puskesmas (LT1) b) Laporan tahunan data kepegawaian (LT2) c) c) Laporan tahunan data peralatan (LT3) b. Frekuensi laporan 1) Laporan bulanan dari puskesmas ke Dati II (LB1, LB2, LB3, LB4) paling lambat tanggal 10 bulan berikutnya dikirim ke Dinas Kesehatan Dati II, khusus laporan LB2, satu kopi dikirimkan pula ke GFK (Gedung Farmasi Kabupaten). 2) Laporan bulanan sentinel (LB1S dan LB2S) paling lambat tanggal 10 bulan berikutnya diterima oleh Dinas Kesehatan Dati II, Dati I dan pusat (untuk LB1S ke Direktorat Jendral PPM dan PLP, sedangkan LB2S ke Direktorat Jendral Binkesmas).



71



3) Laporan tahunan (LT1, LT2, LT3) paling lambat tanggal 31 Januari tahun berikutnya telah dikirim ke Dinas Kesehatan Dati II. Menurut Budi (2011) sistem pelaporan tingkat puskesmas yang biasa disebut SP2TP, dibuat dari pengumpulan sumber data yang meliputi kartukartu individu warga masyarakat di wilayah puskesmas dan register masingmasing unit pelayanan, laoran yang dibuat diantaranya LB1, LB2, LB3, LT1, LT2, W1, W2, LB1S, LB2S. Dari hasil pengamatan kami mengenai sistem pelaporan yang ada di Puskesmas Kasihan I sudah sesuai dengan teori direktur



Jendral



Pembinaan



Kesehatan



berdasarkan keputusan Masyarakat



No.



590/BM/DJ/Info/V/1996 tentang penyederhanaan SP2TP. Di Puskesmas Kasihan I ada empat jenis pelaporan yang disajikan yaitu laporan bulanan (LB1, LB2/LPLPO, LB3, LB4), laporan tahunan (LT1, LT2, Laporan Data Peralatan), laporan khusus (W1,W2), dan laporan SMP (Standar Pelayanan Minimal). J. Sistem Pegumpulan, Pengolahan, dan Penyajian Pelaporan a. Sistem pengumpulan Pengumpulan data puskesmas merupakan data yang dikumpulkan setiap hari dari pasien rawat jalan. Data tersebut berguna untuk memantau perawatan pasien setiap hari, mingguan, bulanan dan tahunan (Hatta R, 2008). b. Sistem pengelolaan Menurut Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 46 Tahun 2014 tentang Sistem Informasi Kesehatan Pasal 19 Pengolahan data dan informasi kesehatan dilakukan dengan data dan informasi kesehatan dilakukan dengan menggunakan sistem elektronik sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.



72



b. Sistem penyajian Menurut penetapan Direktur Jendral Pembinaan Kesehatan Masyarakat No 143/Binkesmas/DJ/II/1981 penyajian data dapat disederhanakan dengan bentuk table, grafik batang, lingkaran (pie), garis, gambar dan sebagainya. Dari hasil pengamatan kami, sistem pengumpulan data di Puskesmas Kasihan I sudah terlaksana dengan baik sesuai dengan Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 46 Tahun 2014 tentang Sistem Informasi Kesehatan Pasal 19 Pengolahan data dan informasi kesehatan, Pengumpulan data diperoleh dari hasil kegiatan pelayanan kesehatan dalam gedung maupun luar gedung. Data dalam gedung diambil dari register kunjungan puskesmas meliputi register rawat jalan, rawat inap, poli umum, dan UGD (Unit Gawat Darurat). Data ini merupakan hasil kegiatan yang dicatat setiap hari dan direkapitulasi setiap bulan di Puskesmas. Sedangkan data luar gedung, pengumpulan data diambil dari hasil kegiatan di luar gedung Puskesmas Kasihan I yang dicatat menggunakan buku register, data luar gedung diambil dari buku register kunjungan puskesmas meliputi Posyandu Lansia, Pemeriksaan PSWT, Panti Sosial Tresna Wredha (Panti Jompo) dan Kunjungan PisPK (Kunjungan Keluarga). Segala kegiatannya dicatat di buku register kemudian data tersebut direkapitulasi dan dikumpulkan ke petugas entry data di Puskesmas Kasihan I. Hasil pengolahan yakni dalam bentuk catatan, baik hasil rekapitulasi harian maupun lembar formulir rekam medis yang selanjutnya dipakai sebegai bahan laporan puskesmas. Sistem penyajian data di Puskesmas Kasihan I sudah terlaksana dengan baik sesuai dengan penetapan Direktur Jendral Pembinaan Kesehatan Masyarakat No 143/Binkesmas/DJ/II/1981 data yang telah terkumpul disajikan dengan cara tekstural, tabel dan grafik.



73



K. Alur Pembuatan Surat Keterangan Medis (asuransi, visum et repertum, dsb). Menurut Depkes. RI 1997 Pembuatan SKM (Surat Keterangan Medis) ada 2 macam, yaitu surat keterangan medis untuk Pengadilan dan Non-Pengadilan. Surat keterangan medis di pengadilan sebagai bukti dalam suatu sidang pengadilan. Contoh surat keterangan medis yang dibuat untuk keperluan pengadilan berupa visum at repertum. Untuk contoh surat keterangan medis non-pengadilan diantaranya surat keterangan medis untuk asuransi, surat kesehatan, surat kematian, surat keterangan dirawat, dan surat keterangan sehat. Dari hasil pengamatan kami, alur pembuatan Surat Keterangan Medis (SKM) di Puskesmas Kasihan I sama dengan pasien rawat jalan yang datang ke Puskesmas Kasihan I dimulai dari pasien datang ke pendaftaran membawa kartu identitas atau kartu jaminan, mengambil nomor antrian, dan menunggu panggilan poliklinik umum untuk pemeriksaan, mengecap stampel Surat Keterangan Medis kemudian pasien pulang dan jenis pelayanan surat keterangan medis yang disediakan Puskesmas Kasihan I sudah sesuai dengan teori DepKes RI (1997).



BAB IV PENUTUP A. Kesimpulan 1.



Pelaksanaan sistem dan alur penerimaan pasien di Puskesmas Kasihan I sudah sesuai dengan peraturan yang berlaku dan SOP di Puskesmas Kasihan I, maka sebaiknya mempertahankan dan meningkatkan kualitas penerimaan pasien di Puskesmas Kasihan I.



1.



Puskesmas Kasihan I menggunakan sistem penomoran dan sistem penamaan pada penerimaan pasien diantaranya sistem penomoran menggunakan sistem unit (unit numberyng system). Nomor rekam medis digunakan untuk satu keluarga (family folder) dan satu rekam medis tersebut digunakan untuk selamanya, sedangkan sistem penamaan belum menggunakan sistem nama indonesia tanpa menggunakan sapaan, jabatan, marga, dan gelar.



2.



Sistem penyimpanan Puskesmas Kasihan I menggunakan sistem sentralisasi yang memiliki beberapa keuntungan, salah satunya mengurangi terjadinya duplikasi dalam pemeliharaan dan penyimpanan berkas rekam medis tetapi di Puskesmas Kasihan I masih terjadi duplikasi berkas rekam medis. Hal tersebut biasanya terjadi karena pada saat pasien berkunjung (pasien lama) berkas rekam medis tidak ada pada tempatnya atau tidak ditemukan sehingga petugas membuatkan rekam medis baru. Dan keadaan berkas rekam medis banyak ditemukan yang sudah tidak layak pakai, seperti sobek dan banyak coretan.



3.



Sistem assembling di Puskesmas Kasihan I belum dilakukan karena belum ada petugas khusus yang melakukan assembling dan SOP assembling belum ada. Dengan tidak adanya sistem assembling mengakibatkan munculnya beberapa kendala, seperti isi berkas Rekam Medis tidak urut yaitu lembar kunjungan pasien, kepala keluarga yang seharusnya ada pada bagian depan diletakkan pada lembar bagian belakang lembar riwayat anaknya yang pernah berkunjung. Atau lembar riwayat kunjungan pasien tidak urut dengan riwayat kunjungan terakhir.



74



75



4.



Pengklasifikasian penyakit di Puskesmas Kasihan I dilakukan oleh dokter /perawat yang bertugas di poliklinik secara komputerisasi, menggunakan kode ICD-10 yang sudah ada pada aplikasi P-care sehingga mudah diakses oleh petugas. Selanjutnya pengklasifikasian/kode tindakan belum dilakukan belum dilakukan karena di Puskesmas Kasihan I tidak menggunakan buku ICD-10 dan ICD-9 CM.



5.



Puskesmas Kasihan I sudah melakukan retensi, namun belum sesuai dengan Permenkes 269/Menkes/Per/III/2008 dalam bab IV pasal 8 dan pasal 9, karena di Puskesmas Kasihan I kurang petugas rekam medis sehingga retensi baru dilakukan sekali dalam 13 tahun terakhir.



6.



Sistem penerimaan pasien BPJS, filing Puskesmas Kasihan I sudah sesuai menurut Peraturan Mentri Kesehatan No. 001 tahun 2012 yang berlaku untuk pelayanan pasien BPJS masih digabung dengan pasien non BPJS, untuk perbedaan proses penerimaan pasien BPJS dengan non BPJS adalah pada saat petugas pendaftaran memanggil nomor urut, pasien harus menunjukkan kartu BPJS.



7.



Proses penyelesaian klaim BPJS di Puskesmas Kasihan I sudah sesuai dengan Peraturan Menteri Kesehatan RI No 69 tahun 2013 tentang Standar Tarif Pelayanan Kesehatan pada Fasilitas Kesehatan Tingkat Pertama. Dari hasil pengamatan, proses penyelaian klaim BPJS Puskesmas Kasihan I menggunakan tarif kapitasi dan non kapitasi.



8.



Puskesmas Kasihan I mempunyai 4 jenis laporan yaitu empat jenis pelaporan yang disajikan yaitu laporan bulanan, laporan tahunan, laporan, danlaporan SPM (Standar Pelayanan Minimal).



9.



Sistem pengumpulan data di Puskesmas Kasihan I sudah terlaksana dengan baik sesuai dengan Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 46 Tahun 2014 tentang Sistem Informasi Kesehatan Pasal 19 Pengolahan data dan informasi kesehatan, Pengumpulan data diperoleh dari hasil kegiatan pelayanan kesehatan dalam gedung maupun luar gedung. Data dalam gedung diambil dari register kunjungan puskesmas meliputi register rawat jalan, rawat inap, poli umum, dan UGD (Unit



76



Gawat Darurat). Data ini merupakan hasil kegiatan yang dicatat setiap hari dan direkapitulasi setiap bulan di Puskesmas. Sedangkan data luar gedung, pengumpulan data diambil dari hasil kegiatan di luar gedung Puskesmas Kasihan I yang dicatat menggunakan buku register, data luar gedung diambil dari buku register kunjungan puskesmas meliputi Posyandu Lansia, Pemeriksaan PSWT, Panti Sosial Tresna Wredha (Panti Jompo) dan Kunjungan PisPK (Kunjungan Keluarga). Hasil pengolahan yakni dalam bentuk catatan, baik hasil rekapitulasi harian maupun lembar formulir rekam medis yang selanjutnya dipakai sebegai bahan laporan puskesmas. Sistem penyajian data di Puskesmas Kasihan I sudah terlaksana dengan baik sesuai dengan penetapan Direktur Jendral Pembinaan Kesehatan Masyarakat No 143/Binkesmas/DJ/II/1981 data yang telah terkumpul disajikan dengan cara tekstural, tabel dan grafik. 10. Alur pembuatan Surat Keterangan Medis (SKM) di Puskesmas Kasihan I



sama dengan pasien rawat jalan yang datang ke Puskesmas Kasihan I dimulai dari pasien datang ke pendaftaran membawa kartu identitas atau kartu jaminan, mengambil nomor antrian, dan menunggu panggilan poliklinik



umum



untuk



pemeriksaan,



mengecap



stampel



Surat



Keterangan Medis kemudian pasien pulang dan jenis pelayanan surat keterangan medis yang disediakan Puskesmas Kasihan I sudah sesuai dengan teori DepKes RI (1997). B. Saran 1. Sistem penamaan belum menggunakan sistem nama indonesia tanpa menggunakan sapaan, jabatan, marga, dan gelar. Maka sistem penamaan di Puskesmas Kasihan I sebaiknya diterapkan sesuai dengan teori Budi (2011). 2. Pelaksanaan retensi di Puskesmas Kasihan I sudah pernah dilakukan 1 kali dalam 13 tahun terakhir. Namun pelaksanaannya belum sesuai karena kurangnya petugas perekam medis. Sehingga perlunya penambahan



77



petugas rekam medis agar jadwal retensi dilaksanakan sesuai dengan Permenkes 269/Menkes/Per/III/2008.



78



Lampiran



79



Lampiran 1. Sterilisasi/Penyemprotan Disinfektan di Ruang Rekam Medis Puskesmas Kasihan I Bantul.



80



Lampiran 2. Mensortir Berkas Rekam Medis Pasien setelah kembali dari Poliklinik dan akan dikembalikan ke rak filing sesuai pada tempatnya.



DAFTAR PUSTAKA



Budi, Savitri citra, 2011. Manajemen Unit Kerja Rekam Medis. Yogyakarta: Quantum Sinergis Media. DepKes RI, 1997. Pedoman Pengolahan Rekam Medis Rumah Sakit di Indonesia: Jakarta. Hatta, Gemala, 2008. Pedoman Manajemen Informasi Kesehatan di Sarana. Menkes RI, 2008. Permenkes RI No. 269/MENKES/PER/III/2008 tentang Rekam Medis, Jakarta: Indonesia. Penetapan



Direktur



Jendral



Pembinaan



Kesehatan



Masyarakat



No.



143/Binkesmas/DJ/II/1981 tentang Petunjuk Pelaksanaan Penyelenggaraan. Peraturan Mentri Kesehatan No. 01 tahun 2012 tentang Sistem BPJS. Permenkes RI No. 69 tahun 2013 tentang Standar Tarif Pelayanan Kesehatan. Penetapan



Direktur



Jendral



Pembinaan



Kesehatan



Masyarakat



590/BM/DJ/Info/V/1996 tentang penyederhanaan SP2TP. Standar Operasional Prosedur Rekam Medis Puskesmas Kasihan I.



81



No.