Makalah Farmasi Komunitas Tentang Penyimpanan Obat [PDF]

Citation preview

MAKALAH FARMASI KOMUNITAS TENTANG PENYIMPANAN OBAT



DISUSUN OLEH : NAMA



: MARIA ULFA



KELAS



: 6A FARMASI



NIM



51704019



DOSEN PEMBIMBING : DENNY PURI A, MARS., Apt.



PROGRAM STUDI S1FARMASI STIK SITI KHADIJAH PALEMBANG TAHUN AJARAN 2020/2021



KATA PENGANTAR Puji syukur kami panjatkan ke hadirat Allah SWT. bahwa kami telah menyelesaikan tugas mata kuliah Farmasi Komunitas dalam bentuk makalah. Makalah ini saya tulis berdasarkan hasil pencarian saya dari beberapa sumber. Makalah ini di harapkan cukup untuk memberikan pemahaman tentang penyimpanan obat, walaupun tidak secara detail. Sudah tentu makalah ini masih jauh dari sempurna dan juga masih banyak kekurangannya. Maka saran, petunjuk pengarahan, dan bimbingan dari berbagai pihak sangat kami harapkan. Semoga makalah ini mendapat Ridho dari Allah SWT, dan bisa bermanfaat bagi kita semua.



Palembang, 01 Mei 2020



Penyusun



DAFTAR ISI KATA PENGANTAR.................................................................................................................2 DAFTAR ISI.................................................................................................................................3 BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang…..............................................................................................................4 B. Rumusan Masalah….........................................................................................................6 C. Tujuan…...........................................................................................................................6 BAB II ISI 1. 2. 3. 4. 5.



Pengertian Pengertian Obat..............................................................................................6 Pengaturan Tata Ruang….................................................................................................7 Penyusunan Stok Obat......................................................................................................8 Pencatatan dan Kartu Stok…............................................................................................8 Pengamatan Mutu Obat....................................................................................................11



BAB III PENUTUP A. Kesimpulan…....................................................................................................................9 DAFTAR PUSTAKA



BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Penyimpanan adalah proses jeda sementara antara penerimaan dan distribusi berikutnya, dimana penyimpanan sebenarnya adalah pengaman kebutuhan distribusi, dalam proses penyimpanan harus dipastikan dulu keberadaan tempat penyimpanan, setelah ada tempat penyimpanan barulah kemudian tempat itu dibuat sedemikian rupa sehingga tempat itu dapat menjamin kualitas, mutu dan keamanan perbekalan farmasi sesuai dengan syarat farmasi maupun masing-masing perbekalan farmasi Menjamin mutu berarti ada syarat yang diberlakukan untuk mempertahankan mutu tersebut, dimana tempat penyimpanan harus mempunyai persyaratan stabilitas, seperti terhindar dari cahaya matahari, cahaya lampu, kelembapan, suhu, dan jenis perbekalan farmasi, dan persyaratan keamanan adalah bebas dari binatang pengerat, resiko kehilangan dan kesurasakan Dalam penyimpanan harus diperhatikan antara lain : a) Perbekalan farmasi diberi label penanda khususnya obat, bahan obat dan bahan kimia obat, secara jelas terbaca, dan ada tanggal kemasan awal dibuka dan kapan masa berakhir aktifitasnya (beyond use date) b) Elektrolit konsetrasi tinggi disimpan difarmasi dan ruang perawatan khusus saja dengan disertai catatan atau peringatan khusus. c) Elektrolit konsetrasi tinggi yang disimpan di ruang perawatan selain diberi label diberi tanda dan pengaman khusus serta diawasi dan dibatasi (restriced) baik akses maupun pengambilan, disini dimaksudkan untuk mencegah peñatalaksanaan yang kurang hati-hati d) Perbekalan farmasi yang dibawa oleh pasien dari lingkungan luar rumah sakit harus diidentifikasi, dicatat, dan dikonsultasikan dengan dokter penanggung jawab pasien, bila perlu dan demi keamanan perbekalan farmasi yang dibawa pasien dan rumah sakit punya persediaannya, maka diganti dengan perbekalan farmasi dari rumah sakit, tetapi itu perlu kebijakan tersendiri e) Tempat penyimpanan obat tidak dipergunakan menyimpan sesuatu yang lain selain perbekalan farmasi, bila perlu pisahkan antara obat, bahan obat, alat kesehatan, dan jangan simpan bersamaan dengan sesuatu yang mudah atau dapat saling mengkontaminasi. Dalam PERMENKES No 72 tahun 2016 tentang Standar Pelayanan Kefarmasian di Rumah Sakit disebutkan bahwa : a) Bahan yang mudah terbakar dan dapat menimbulkan kebakaran diberi label dan ditempatkan terpisah atau tersendiri dan atau disimpan pada tempat yang tidak mudah terbakar dan diberi tanda atau stiker khusus bahan berbahaya mudah terbakar. b) Gas medis bila masih menggunakan tabung maka diletakkan dalam posisi berdiri (ujung tempat saluran gas berada diatas), terikat (supaya tidak mudah jatuh menimpa



a) b) c) d)



barang sekitarnya, ataupun bocor) kemudian diberi tanda untuk menghindari kesalahan pengambilan gas medis (contoh tabung berwarna putih untuk oksigen dan diberi tulisan pada badan tabung tulisan oksigen), tabung kosong dipisahkan dengan tabung yang masih isi gas, penyimpanan di ruangan diberi penutup demi keselamatan. Pada proses penyimpanan harus dilakukan metode FIFO ( First In First Out ) atau perbekalan farmasi yang diterima pertama maka didistribusikan yang pertama pula sehingga, terhindar dari penyimpanan barang yang terlalu lama disimpan, ataupun dengan metode FEFO ( First Expire First Out ) atau perbekalan farmasi yang mempunyai tanggal kadaluwarsa pendek digunakan lebih dahulu disbanding dengan perbekalan farmasi yang mempunyai tanggal kawaluwarsa panjang atau lama. Hindarkan penyimpanan produk yang mempunyai kemiripan atau kesamanaan atau bahkan sama dalam nama obat, penyebutan serta kemasan, kita mungkin yang di lingkungan rumah sakit sudah familiar dengan LASA (Look Alike Sound Alike) atau NORUM (Nama Obat, Rupa dan Ucapan Mirip), untuk menghidarkan dari kesalahan penyiapan dan pengambilan maka dibuat cara sedemikian rupa seperti: Memberikan stiker peringatan LASA atau NORUM Meletakkan perbekalan yang mempunyai LASA atau NORUM tidak bersebelahan, melainkan diberi sela atau jeda atau dibedakan dalam rak atau almari yang berbeda pula Diberi peringatan untuk chek berulang dan pemastian penyiapan atau pengambilan perbekalan Buat daftar perbekalan farmasi yang masuk dalam katagori LASA atau NORUM dan sosialisasikan berulang



Pada proses penyimpanan ada juga penyimpanan perbekalan emergency di ruang perawatan maupun di unit penunjang, dimana perbekalan emergency ditetapkan dengan cara diidentifikasi tentang kedaruratan di suatu unit tertentu, karena emergency di suatu unit belum tentu sama dengan kedaruratan di unit lain, setelah itu disepakati apa saja perbekalannya barulah ditetapkan oleh manajemen dan bila perlu dengan surat keputusan direktur untuk masing-masing unit, sosialisasikan dan perbekalan emergency ditempatkan di tempat yang mudah diakses akan tetapi terjamin keamanannya dengan cara diberi kunci sagel pengaman yang diberi nomor seri untuk kemudian bila sewaktuwaktu digunakan (misal bila ada kode biru atau code blue) maka mudah diakses dengan memotong kunci segelnya. Pengelolaan penyimpanan perbekalan emergency harus menjamin : a) Jumlah dan jenis obat, sesuai dengan daftar obat emergency yang disepakati dan telah ditetapkan oleh manajemen b) Tidak boleh bercampur antara obat emergency dengan persediaan obat lainnya, misal obat rutin pasien, obat persediaan ruangan (bila ada), dan sebagainya c) Bila sudah dilakukan untuk keperluan tindakan emergency maka segera dilakukan mekanisme penggantian, contoh mekanisme penggantian adalah, petugas farmasi unit atau perawat setelah menggunakan obat emergency maka lapor ke farmasi pusat atau farmasi depo atau farmasi inti, untuk kemudian oleh farmasi pusat maka disiapkan perbekalan sesuai laporan, dibawa ke unit yang menggunakan proses ganti perbekalan dilakukan, dan semua dilakukan dengan dicatat atau didokumentasikan



d) Dilakukan pengecekan secara berkala dengan kurun waktu yang telah ditentukan, misalnya bila dilakukan pengecekan bersamaan dengan stok opname, atau dilakukan sebulan sekali, dan sebagainya e) Tidak berlaku untuk saling dipinjamkan antara satu unit dengan unit lain, atau untuk kebutuhan diluar emergency. Penyimpanan perbekalan farmasi seperti perbekalan narkotik dan psikotropik dibuat atau disimpan dalam almari khusus, terpisah dengan perbekalan farmasi lain, almari terbuat dari bahan yang kuat, almari menempel pada lantai atau tembok, almari tidak mudah dipindah-pindahkan, terdiri dari dua pintu bersusun dan masing-masing pintu dilengkapi dengan kunci. B. Rumusan Masalah 1. Apa pengertian dari penyimpanan obat? 2. Bagaimana pengaturan tata ruang? 3. Bagaimana penyusunan stok obat? 4. Bagaimana pencatatan dan kartu stok? 5. Bagaimana pengamatan mutu obat? C. Tujuan 1. Untuk mengetahui pengertian dari penyimpanan obat 2. Untuk mengetahui bagaimana pengaturan tata ruang 3. Untuk mengetahui bagaimana penyusunan stok obat 4. Untuk mengetahui bagaimana pencatatan dan kartu stok 5. Untuk mengetahui bagaimana pengamatan mutu obat



BAB II ISI 1. Pengertian Penyimpanan Obat Penyimpanan adalah suatu kegiatan menyimpan dan memelihara dengan cara menempatkan obat – obatan yang diterima pada tempat yang dinilai aman dari pencurian serta gangguan fisik yang dapat merusak mutu obat. Tujuan penyimpanan obat – obatan adalah untuk : - Memelihara mutu obat - Menghindari penggunaan yang tidak bertanggungjawab - Menjaga kelangsungan persediaan - Memudahkan pencarian dan pengawasan Kegiatan penyimpanan obat meliputi : a. Pengaturan tata ruang b. Penyusunan stok obat c. Pencatatan stok obat d. Pengamatan mutu obat 2. Pengaturan Tata Ruang Untuk mendapatkan kemudahan dalam penyimpanan, penyusunan, pencarian dan pengawasan obat, maka diperlukan pengaturan tata ruang gudang dengan baik. Faktorfaktor yang perlu dipertimbangkan dalam merancang gudang adalah sebagai berikut:  Kemudahan bergerak Untuk kemudahan bergerak, maka gudang perlu ditata sebagai berikut: a. Gudang menggunakan sistem satu lantai jangan menggunakan sekat – sekat karena akan membatasi pengaturan ruangan. Jika digunakan sekat, perhatikan posisi dinding dan pintu untuk mempermudah gerakan. b. Berdasarkan arah arus penerimaan dan pengeluaran obat, ruang gudang dapat ditata berdasarkan sistem : - Arus garis lurus - Arus U - Arus L  Sirkulasi udara yang baik Salah satu faktor penting dalam merancang gudang adalah adanya sirkulasi udara yang cukup didalam ruangan gudang. Sirkulasi yang baik akan memaksimalkan umur hidup dari obat sekaligus bermanfaat dalam memperpanjang dan memperbaiki kondisi kerja. Idealnya dalam gudang terdapat AC, namun biayanya akan menjadi mahal untuk ruang gudang yang luas. Alternatif lain adalah menggunakan kipas angin. Apabila kipas angin belum cukup maka perlu ventilasi melalui atap.  Rak dan Pallet Penempatan rak yang tepat dan penggunaan pallet akan dapat meningkatkan sirkulasi udara dan gerakan stok obat. Penggunaan pallet memberikan keuntungan : - Sirkulasi udara dari bawah dan perlindungan terhadap banjir - Peningkatan efisiensi penanganan stok - Dapat menampung obat lebih banyak



- Pallet lebih murah daripada rak  Kondisi penyimpanan khusus - Vaksin memerlukan “cold chain” khusus dan harus dilindungi dari kemungkinan putusnya arus listrik. - Narkotika dan bahan berbahaya harus disimpan dalam lemari khusus dan selalu terkunci. - Bahan – bahan mudah terbakar seperti alkohol dan eter harus disimpan dalam ruangan khusus, sebaiknya disimpan di bangunan khusus terpisah dari gudang induk.  Pencegahan kebakaran Perlu dihindari adanya penumpukan bahan – bahan yang mudah terbakar seperti dus, kartun dan lain – lain. Alat pemadam kebakaran harus dipasang pada tempat yang mudah dijangkau dan dalam jumlah yang cukup. 3. Penyusunan Stok Obat Obat disusun menurut bentuk sediaan dan alfabetis. Untuk memudahkan pengendalian stok maka dilakukan langkah – langkah berikut:  Gunakan prinsip FIFO (First In First Out) dalam penyusunan obat yaitu obat yang masa kadaluarsanya lebih awal atau yang diterima lebih awal harus digunakan lebih awal sebab umumnya obat yang datang lebih awal biasanya juga diproduksi lebih awal dan umumnya relatif lebih tua dan masa kadaluarsanya mungkin lebih awal.  Susun obat dalam kemasan besar di atas pallet secara rapi dan teratur.  Gunakan lemari khusus untuk menyimpan narkotika.  Simpan obat yang dapat dipengaruhi oleh temperatur, udara, cahaya dan kontaminasi bakteri pada tempat yang sesuai.  Simpan obat dalam rak dan berikan nomor kode, pisahkan obat dalam dengan obat – obatan untuk pemakaian luar.  Cantukmkan nama masing – masing obat pada rak dengan rapi.  Apabila persediaan obat cukup banyak, maka biarkan obat tetap dalam box masing – masing, ambil seperlunya.  Obat – obatan yang mempunyai batas waktu pemakaian perlu dilakukan rotasi stok agar obat tersebut tidak selalu berada di belakang sehingga obat dapat dimanfaatkan sebelum masa kadaluarsa habis. 4. Pencatatan dan Kartu Stok Fungsi :  Kartu stok digunakan untuk mencatat mutasi obat (penerimaan, pengeluaran, hilang, rusak atau kadaluarsa).  Tiap lembar kartu stok hanya diperuntukkan mencatat data mutasi 1 (satu) jenis obat yang berasal dari 1 (satu) sumber anggaran.  Tiap baris data hanya diperuntukkan mencatat 1 (satu) kejadian mutasi obat.  Data pada kartu stok digunakan untuk menyusun laporan, perencanaan pengadaan distribusi dan sebagai pembanding terhadap keadaan fisik obat dalam tempat penyimpanannya. Kegiatan yang harus dilakukan :  Kartu stok diletakkan bersamaan / berdekatan dengan obat bersangkutan.  Pencatatan dilakukan secara rutin dari hari ke hari.



 Setiap terjadi mutasi obat (penerimaan, pengeluaran, hilang, rusak/kadaluarsa) langsung dicatat dalam kartu stok.  Penerimaan dan pengeluaran dijumlahkan pada setiap akhir bulan. Informasi yang didapat :  Jumlah obat yang tersedia (sisa stok)  Jumlah obat yang diterima  Jumlah obat yang keluar  Jumlah obat yang hilang/rusak/kadaluarsa Manfaat informasi yang didapat :  Untuk mengetahui dengan cepat jumlah persediaan obat.  Penyusunan laporan.  Perencanaan pengadaan dan distribusi  Pengendalian persediaan  Untuk pertanggungjawaban bagi petugas penyimpanan dan penyaluran  Sebagai alat bantu kontrol bagi Kepala Unit Pengelola Obat Publik dan Perbekalan Kesehatan / Bendaharawan Obat Petunjuk pengisian a) Petugas penyimpanan dan penyaluran mencatat segala penerimaan dan pengeluaran obat di Kartu Stok (formulir I) sesuai dengan apa yang tercantum didalam dokumen, Dokumen Bukti Mutasi Barang (DBMB), atau dokumen lain yang sejenis. b) Obat disusun menurut ketentuan – ketentuan berikut :  Obat dalam jumlah besar (bulk) disimpan diatas pallet atau diganjal kayu secara rapi, teratur dengan memperhatikan tanda – tanda khusus (tidak boleh terbalik, berat, bulat, segi empat dan lain – lain)  Penyimpanan antara kelompok/jenis satu dengan yang lain harus jelas sehingga memudahkan pengeluaran dan perhitungan  Penyimpanan bersusun dapat dilaksanakan dengan adanya forklift untuk obat – obat berat  Obat – obat dalam jumlah kecil dan mahal harganya disimpan dalam lemari terkunci dipegang oleh petugas penyimpanan dan penyaluran.  Satu jenis obat disimpan dalam satu lokasi (rak, lemari dan lain – lain)  Obat dan alat kesehatan yang mempunyai sifat khusus disimpan dalam tempat khusus. Contoh: eter, film dan lain – lain c) Obat – obat disimpan menurut sistem FIFO (First In First Out) d) Kartu stok memuat nama obat, satuan, asal (sumber) dan diletakkan bersama obat pada lokasi penyimpanan e) Bagian judul pada kartu stok diisi dengan: - Nama obat - Kemasan - Isi kemasan - Nama sumber dana atau dari mana asalnya obat f) Kolom – kolom pada kartu stok diisi sebagai berikut:  Tanggal penerimaan atau pengeluaran  Nomor dokumen penerimaan atau pengeluaran  Sumber asal obat atau kepada siapa obat dikirim



     



o o o o o o



No. Batch/no. Lot Tanggal kadaluarsa Jumlah penerimaan Jumlah pengeluaran Sisa stok Paraf petugas yang mengerjakan



Pencatatan dan Kartu Stok Induk Fungsi: Kartu stok induk digunakan untuk mencatat mutasi obat (penerimaan, pengeluaran, hilang, rusak atau kadaluarsa). Tiap lembar kartu stok hanya diperuntukkan mencatat data mutasi 1 (satu) jenis obat yang berasal dari semua sumber anggaran. Tiap baris data hanya diperuntukkan mencatat 1 (satu) kejadian mutasi obat. Data pada kartu stok induk digunakan sebagai: Alat kendali bagi Kepala Unit Pengelola Obat Publik dan Perbekalan Kesehatan terhadap keadaan fisik obat dalam tempat penyimpanan. Alat bantu untuk penyusunan laporan, perencanaan pengadaan dan distribusi serta pengendalian persediaan.







Kegiatan yang harus dilakukan: Kartu stok diletakkan di ruang Kepala Unit Pengelola Obat Publik dan Perbekalan Kesehatan. Pencatatan dilakukan secara rutin dari hari ke hari. Setiap terjadi mutasi obat (penerimaan, pengeluaran, hilang, rusak / kadaluarsa) langsung dicatat didalam kartu stok. Penerimaan dan pengeluaran dijumlahkan pada setiap akhir bulan.



    



Informasi yang didapat Jumlah obat yang tersedia (sisa stok) Jumlah obat yang diterima Jumlah obat yang keluar Jumlah obat yang hilang/rusak/kadaluarsa Jangka waktu kekosongan obat



  



 



Manfaat informasi yang didapat Alat kontrol bagi Kepala Unit Pengelola Obat Publik dan Perbekalan Kesehatan Alat bantu untuk : - Penyususan laporan - Perencaan pengadaan dan distribusi - Pengendalian persediaan



Kegiatan yang harus dilakukan a) Petugas pencatatan dan evaluasi, mencatat segala penerimaan dan pengeluaran obat di Kartu Stok Induk (Formulir II) berdasarkan BAPPB, SBBK atau dokumen lain yang sejenis.



b) Kartu stok induk adalah:;  Sebagai pencerminan obat – obat yang ada di gudang  Alat pembantu bagi ordonatur untuk pengeluaran obat  Alat pembantu dalam menentukan kebutuhan c) Bagian judul pada Kartu Induk Persediaan Obat diisi dengan: - Nama obat tersebut - Satuan obat - Sumber / asal obat - Jumlah persediaan minimum yang harus ada dalam persediaan, dihitung sebesar stok tunggu (6 bulan) - Jumlah persediaan maksimum yang harus ada dalam persediaan, dihitung sebesar stok kerja + stok tunggu + stok pengaman (± 20 bulan) d) Kolom – kolom pada Kartu Induk Persediaan Obat diisi sebagai berikut:  Tanggal diterima atau dikeluarkan obat  Nomor tanda bukti BAPPO dan atau DBMO dan lain – lain  Dari siapa diterima obat atau kepada siapa dikirim obat  Sampai dengan (9) jumlah obat yang diterima berdasar sumber anggaran  Sampai dengan (15) jumlah obat yang dikeluarkan  Sampai dengan (21) sisa stok obat dalam persediaan  Keterangan yang dianggap perlu, misal tanggal dan tahun kadaluarsa, nomor batch dan lain – lain. 5. Pengamatan Mutu Obat Mutu obat yang disimpan di gudang dapat mengalami perubahan baik karena faktor fisik maupun kimiawi. Perubahan mutu obat dapat diamati secara visual. Jika dari pengamatan visual diduga ada kerusakan yang tidak dapat ditetapkan dengan cara organoleptik, harus dilakukan sampling untuk pengujian laboratorium. Tanda – tanda perubahan mutu obat a) Tablet  Terjadinya perubahan warna, bau atau rasa  Kerusakan berupa noda, berbintik – bintik, lubang, sumbing, pecah, retak dan atau terdapat benda asing, jadi bubuk dan lembab  Kaleng atau botol rusak, sehingga dapat mempengaruhi mutu obat b) Kapsul  Perubahan warna isi kapsul  Kapsul terbuka, kosong, rusak atau melekat satu dengan yang lainnya c) Tablet salut  Pecah – pecah, terjadi perubahan warna  Basah dan lengket satu dengan yang lainnya  Kaleng atau botol rusak sehingga menimbulkan kelainan fisik d) Cairan  Menjadi keruh atau timbul endapan  Konsistensi berubah  Warna atau rasa berubah



 Botol – botol plastik rusak atau bocor e) Salep  Warna berubah  Pot atau tube rusak atau bocor  Bau berubah f) Injeksi  Kebocoran wadah (vial, ampul)  Terdapat partikel asing pada serbuk injeksi  Larutan yang seharusnya jernih tampak keruh atau ada endapan  Warna larutan berubah  Tindak lanjut terhadap obat yang terbukti rusak adalah:  Dikumpulkan dan disimpan terpisah  Dikembalikan / diklaim sesuai dengan aturan yang berlaku  Dihapuskan sesuai dengan aturan yang berlaku



BAB III PENUTUP A. KESIMPULAN Penyimpanan adalah suatu kegiatan menyimpan dan memelihara dengan cara menempatkan obat – obatan yang diterima pada tempat yang dinilai aman dari pencurian serta gangguan fisik yang dapat merusak mutu obat. Untuk mendapatkan kemudahan dalam penyimpanan, penyusunan, pencarian dan pengawasan obat, maka diperlukan pengaturan tata ruang gudang dengan baik. Obat disusun menurut bentuk sediaan dan alfabetis. Untuk memudahkan pengendalian stok. Mutu obat yang disimpan di gudang dapat mengalami perubahan baik karena faktor fisik maupun kimiawi. Perubahan mutu obat dapat diamati secara visual. Jika dari pengamatan visual diduga ada kerusakan yang tidak dapat ditetapkan dengan cara organoleptik, harus dilakukan samping untuk pengujian laboratorium.



DAFTAR PUSTAKA Republik Indonesia, 2016. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 72 Tahun 2016 tentang Standar Pelayanan Kefarmasian di Rumah Sakit, Jakarta. Republik Indonesia, 2014b, Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia. Nomor 35 Tahun 2014 tentang Standar Pelayanan Kefarmasian di Apotek, Jakarta.