Makalah Kelompok 12 Perkantoran [PDF]

Citation preview

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PERKANTORAN MAKALAH Untuk memenuhi tugas mata kuliah Manajemen Perkantoran dan Kearsipan Dosen Pengampu: Evi Ramadina,S.Pd.I, M.Pd.



Oleh: 1. Valiant Halim



(12207193094)



2. Anisa Aulia Wahyuningrum



(12207193116)



3. Aghisna Inayati



(12207193131)



SEMESTER 4 JURUSAN MANAJEMEN PENDIDIKAN ISLAM FAKULTAS TARBIYAH DAN ILMU KEGURUAN UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SAYYID ALI RAHMATULLAH TULUNGAGUNG JUNI 2021



KATA PENGANTAR Penulis mengucapkan puji syukur ke hadirat Allah SWT, Tuhan semesta alam, Selawat serta salam semoga dilimpahkan pada Rasulullah SAW, beserta keluarga , para sahabat, dan umatnya hngga akhir zaman. Penulis bersyukur pada Illahi Rabbi yang telah melimpahkan taufik serta hidayah-Nya kepada penulis sehingga makalah yang berjudul “Sistem Informasi Mananjemen Perkantoran” dapat terselesaikan dengan lancar. Selain itu kami ucapkan terima kasih kepada kepada pihak-pihak yang telah membantu kami, yaitu sebagai berikut 1. Bapak Prof. Dr. H. Maftukhin, M.Ag. Selaku Rektor UIN Sayyid Ali Rahmatullah Tulungagung. 2. Ibu Prof. Dr. Hj. Binti Maunah, M.Pd.I. Selaku Dekan Fakultas Tarbiyah dan Ilmu Keguruan UIN Sayyid Ali Rahmaullah Tulungagung. 3. Bapak Dr. H. Masduki, M.Ag. Selaku Ketua Jurusan Manajemen Pendidikan Islam. 4. Evi Ramadina,S.Pd.I,M.Pd. Selaku Dosen Pembimbing mata kuliah Sistem Informasi Manajemen Perkantoran 5. Teman-teman MPI 4C khususnya dan teman-teman semua yang ikut membantu terselesainya makalah ini. Kami menyadari bahwa dalam makalah ini masih terdapat kekurangankekurangan dan kesalahan baik isi maupun penulisan. Untuk itu kepada para pembaca dan pakar kami mengharapkan kritik dan saran kontruktif demi kesempurnaan makalah kami.



Tulungagung, 14 Juni 2021



Penulis



i



DAFTAR ISI KATA PENGANTAR.............................................................................................i DAFTAR ISI..........................................................................................................ii BAB I PENDAHULUAN.......................................................................................1 A. Latar Belakang.............................................................................................1 B.Rumusan Masalah.........................................................................................2 C.Tujuan Penulisan...........................................................................................2 BAB II PEMBAHASAN........................................................................................3 A. Pengertian sistem informasi manajemen perkantoran.................................3 B. Tahapan pengembangan sistem informasi manajemen perkantoran............4 C. Siklus sistem informasi manajemen perkantoran.........................................5 D. Tipe sistem informasi manajemen perkantoran...........................................8 E. Prinsip – prinsip sistem informasi manajemen perkantoran......................12 F. Analisis.......................................................................................................13 BAB III PENUTUP..............................................................................................14 A. Kesimpulan................................................................................................14 B. Saran...........................................................................................................14 DAFTAR PUSTAKA...........................................................................................15



ii



BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Informasi merupakan obyek atau data apapun yng bisa digunakan oleh pengguna informasi untuk mencapai tujuan tertentu sesuai dengan yang diinginkan1.Informasi diperoleh dari sumber-sumber informasi yang terdapat dimana saja kita jumpai.Dalam segala aspek kehidupan manusia selalu tidak bisa terpisah dari informasi,baik informasi yang sifatnya individual maupun informasi yang berisifat umum atau general.Dalam kenyataanya manusia selalu membutuhkan informasi untuk melakukan aktifitas apupun dan dimanapun,informasi yang dibutuhkan bisa berupa lisan maupun tulisan bahkan Visual dan audio visual. Dari waktu ke waktu informasi mengalami perkrmbanagan yang sangat cepat seitring dengan perkembangan ilmu teknologi informasi,dengan berkembangya teknologi informasi maka para pennguna informasi semakin mudah memperoleh informasi sesuai dengan kebutuhan,namun perkembangan terbebut harus di imbangi dengan perkembangan Sumber daya manusia dan didukung dengan media atau sarana informasi yang memadai. Hal ini sangat memdukung segala aktifitas manusia dalam berbagi bidang,satu diantaranya dalam bidang Perkantoran. Pekerjaan kantor adalah suatu kegiatan kesekretariatan dan administratif.2 Segala sesuatu yang berkaitan dengan catat-mencatat, melakukan perjanjian, memfasilitasi pertemuan, memberikan laporan, menyusun dokumen, menyimpan dokumen, mengirimkan surat dan sebagainya. Untuk keperluan tersebut, terbentuk suatu jalinan komunikasi formal maupun informal. Dengan berkembangnya teknologi informasi, penggunaan perangkat komputer untuk perkantoran membuka era otomatisasi perkantoran (Office Automation / OA). Suatu Perkantoran dimanapun selalu membutukan akan informasiinformasi penting yang digunakan dalam suatu aktifitas mencapai tujuan. Informasi dalam perkantoran merupakan informasi yang selalu bisa H.A Rusdiana, Qiqi Yuliati Zaqiah. Manajemen Perkanoran Modern (Bandung: Insan Komunikas,2014) hlm.301 2 Neti Karnati. Manajemen Perkantoran. (Aceh: CV. Bunda Ratu,2015) hlm.14 1



1



digunakan oleh pelaku atau personel yang beraktifitas didalam kantor tersebut. Dengan bebagai macam jenis maupun tingkat pentingnya suatu informasi yang harus disampaikan antara sumbersumber informasi dengan penerima informasi, maka perlu adaya pengaturan sistem didalam pengelolaan informasi tersebut yang biasa disebut sebagai Sistem Informasi Manajemen Perkantoran. Sistem tersebut berjalan dan berkembang didalam perkantoran dan merupakan sumber daya konseptual sangat penting untuk mendukung berlangsungnya aktifitas perkantoran. B. Rumusan Masalah Adapun rumusan masalah yang akan dibahas dalam makalah ini sebagai berikut : 1. Apa pengertian sistem informasi manajemen perkantoran? 2. Apa tahapan sistem informasi manajemen perkantoran? 3. Apa siklus sistem informasi manajemen perkantoran? 4. Apa tipe sistem informasi manajemen perkantoran? 5. Bagaimana prinsip – prinsip sistem informasi manajemen perkantoran? C. Tujuan Penulisan Adapun tujuan penulisan dari rumusan makalah diatas yang akan dibahas dalam makalah ini sebagai berikut : 1. Untuk mengetahui pengertian sistem informasi manajemen perkantoran 2. Untuk mengetahui tahapan sistem informasi manajemen perkantoran 3. Untuk mengetahui siklus sistem informasi manajemen perkantoran 4. Untuk mengetahui tipe sistem informasi manajemen perkantoran 5. Untuk mengetahui prinsip – prinsip sistem informasi manajemen perkantoran



2



BAB II PEMBAHASAN A. Pengertian Sistem Informasi Manajemen Perkantoran Sistem informasi manajemen perkantoran disebut dengan otomatisasi perkantoran, Otomatisasi perkantoran adalah semua sistem informasi formal dan informal terutama yang berkaitan dengan komunikasi informasi kepada dan dari orang yang berbeda di dalam maupun di luar perusahaan. Dengan kata lain otomatisasi perkantoran



merupakan sebuah rencana untuk



menggabungkan teknologi tinggi melalui perbaikan proses pelaksanaan pekerjaan.3Otomatisasi kantor digunakan oleh semua orang yang bekerja di dalam kantor.\ Pada dasarnya ada empat kategori pemakai otomatis kantor, yaitu4 : 1. Manajer adalah orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya perusahaan terutama sumber daya manusia. 2. Profesional yakni tidak mengelola orang tetapi menyumbang keahlian khususnya (mis. Pembeli, wiraniaga, dan asisten staff khusus). Manajer dan profesional secra bersama dikenal sebagai pekerja terdidik. 3. Sekretaris bisanya ditugaskan pada pekerja terdidik tertentu untuk melaksanakan berbagai tugas menangani korespondensi, menjawab telepon, dan mengatur jadwal pertemuan. 4. Chemical Employe (pegawai administratif) melaksanakan tugas untuktugas untuk sekretaris, seperti mengoperasikan mesin fotokopi, menyusun dokumen dan mengirimkan surat.



Henry F. Korth, Abraham Silberschatz, Database System Concepts, Mc Graw Hill, 2nd edition, 1995, hal 57-58 4 Ibid., hal 108-110 3



3



B. Tahapan Pengembangan Sistem Informasi Manajemen Perkantoran Sebuah pengembangan sistem informasi terdiri atas enam tahapan penting, yaitu5: 1. Survei Sistem Tahap terdiri dari tiga poin utama yaitu: a. Identifikasi Sistem Proses ini adalah untuk mengidentifikasi masalah yang dihadapi perusahaan dan sistem yang dimilikinya. Tim kemudian akan mencari peluang apa saja yang dapat dilakukan untuk mengatasi hal tersebut. b. Seleksi Tahap seleksi akan menerapkan poin-poin evaluasi pada proyek pengembangan. c. Perencanaan Sistem Langkah ini merupakan langkah pengembangan rencana formal untuk mulai mengerjakan dan mengimplementasikan konsep pengembangan sistem informasi yang sudah dipilih. 2. Analisis Kebutuhan Analisis kebutuhan sistem adalah sebuah teknik memecahkan masalah dengan cara melakukan dekomposisi komponen-komponen penyusun sistem tersebut. Tujuannya tidak lain adalah untuk mengetahui lebih dalam tentang bagaimana cara kerja tiap komponen serta interaksi antara satu komponen dengan komponen. 3. Perancangan Perancangan atau desain pengembangan sistem dimaksudkan memberikan blueprint lengkap sebagai guideline bagi tim IT (terutama programmer) dalam membuat aplikasi. Dengan demikian tim IT pun tak lagi mengambil keputusan atau bekerja dengan cara sporadis. 4. Implementasi Tahap pengembangan sistem informasi ini adalah mengerjakan pengembangan yang sudah dirancang sebelumnya. Lukman Ahmad, Sistem Informasi Manajemen, (Banda Aceh:Lembaga komunias teknologi aceh,2018) hlm.37 5



4



5. Pengujian Suatu sistem untuk pengembangan di Indonesia yang diterapkan bermacam-macam, seperti performa, efisiensi input, sintak (logika program), output, dan sebagainya. Tahap pengembangan sistem informasi ini membutuhkan persiapan berbagai aspek pendukung. Selain aplikasi, kesigapan perangkat keras dan beberapa fasilitas terkait lainnya juga perlu disiapkan. Adapun dalam implementasi, beberapa kegiatan yang dilakukan antara lain migrasi data (konversi), pelatihan untuk user, dan uji coba. 6. Perubahan dan Pemeliharaan Langkah ini mencakup seluruh proses dalam rangka menjamin keberlangsungan, kelancaran, dan penyempurnaan sistem. Di samping memantau sistem pada waktu tertentu, maintenance juga mencakup aktivitas antisipasi gangguan kecil (bug), penyempurnaan sistem, dan antisipasi terhadap beberapa risiko dari faktor luar. C. Siklus Sistem Informasi Manajemen Perkantoran Adapun siklus sistem informasi manajemen perkantoran sebagai berikut6: 1. Perencanaan Kegiaan ini dimulai dengan mendefinisikan masalah dan dilanjutkan dengan sistem penunjukan objektif dan paksaan. Di sini sistem analis memimpin studi yang mungkin terjadi dan mengemukakan pelaksanaannya pada manajer. 2. Analisis Kegiatan ini mempunyai tugas penting yaitu menunjukkan kebutuhan pemakai informasi dan menentukan tingkat penampilan sistem yang diperlukan untuk memuaskan kebutuhan tersebut. Fase ini meliputi penetapan jangkauan proyek, mengenal resiko, mengatur rangkaian tugas, dan



menyediakan



dasar



untuk



kontrol.



Analisis



mengumpulkan



persyaratan untuk sistem. Tahap ini meliputi rinci kajian terhadap kebutuhan bisnis organisasi. 3. Desain Lukman Ahmad, Sistem Informasi Manajemen, (Banda Aceh:Lembaga komunias teknologi aceh,2018) hlm.45 6



5



Desain ini meliputi penentuan pemrosesan dan data yang dibutuhkan oleh sistem yang baru, dan pemilihan konfigurasi terbaik dari hardware yang menyediakan desain. Desain system adalah ketentuan mengenal proses dan data yang dibutuhkan oleh sistem yang baru. Proses desain akan menerjemahkan syarat kebutuhan ke sebuah perancangan perangkat lunak yang dapat diperkirakan sebelum dibuat coding. Proses ini berfokus pada : struktur data, arsitektur perangkat lunak, representasi interface, dan detail (algoritma) prosedural. Merancang alir kerja (workflow) dari sistem dalam bentuk diagram alir (flowchart) atau Data Flow Diagram (DFD) Merancang basis data (database) dalam bentuk Entity Relationship Diagram (ERD) bisa juga sekalian membuat basis data secara fisik. Merancang input ouput aplikasi (interface) dan menentukan form-form dari setiap modul yang ada. Merancang arsitektur aplikasi dan jika diperlukan menentukan juga kerangka kerja (framework) aplikasi. Pada tahapan ini atau sebelumnya sudah ditentukan teknologi dan tools yang akan digunakan baik selama tahap pengembangan (development) maupun pada saat implementasi (deployment).7 4. Implementasi Beberapa spesialis informasi tambahan yang mengubah desain dari bentuk kertas menjadi satu dalam hardware, software, dan data. Pelaksanaan adalah penambahan dan penggabungan antara sumber-sumber secara fisik dan konseptual yang menghasilkan pekerjaan sistem. Dalam tahap ini, desain yang sudah diterjemahkan ke dalam kode.Program komputer yang ditulis menggunakan bahasa pemrograman konvensional atau aplikasi generator.



Lukman Ahmad, Sistem Informasi Manajemen, (Banda Aceh:Lembaga komunias teknologi aceh,2018) hlm.47 7



6



Tahap untuk merealisasikan hasil desain/perancangan sistem yang telah dilakukan sebelumnya ke dalam bentuk yang sebenarnya. Implementasi sistem meliputi: a. Merencanakan waktu yang tepat untuk implementasi. b. Mengumumkan rencana mplementasi. c. Mendapatkan sumberdaya perangkat keras dan lunak. d. Menyiapkan database. e. Menyiapkan fasilitas fisik. f. Memberikan pelatihan dan workshop. g. Menyiapkan saat yang tepat untuk cutover (peralihan sistem). h. Penggunaan sistem baru 5. Penggunaan Selama penggunaan, audit memimpin pelaksanaannya untuk menjamin bahwa sistem benar-benar dikerjakan, dan pemeliharaannya pun dilakukan sehingga sistem dapat menyediakan kebutuhan yang diinginkan. sistem melakukan pengetesan penerimaan sistem (system acceptance test). Penggunaan ini dilakukan dengan data yang sebenarnya dalam jangka waktu tertentu bersama-sama dengan pengguna sistem. Setelah itu analisis sistem bersama dengan pengguna melakukan diskusi untuk menentukan apakah sistem yang baru bisa diterima atau perlu diperbaiki lagi. Setelah sistem baru diterapkan, maka tahapan akhir yang harus dilakukan adalah perawatan. Perawatan sangat penting peranannya agar sistem baru yang dikembangkan tetap bisa dipergunakan untuk masa sekarang sampai masa yang akan datang. Pada tahap 1-3 adalah siklus hidup pengembangan sistem. Tahap 4 adalah tahap penggunaan (implementasi) yang berlangsung hingga tiba waktunya untuk merancang sistem itu kembali jika diperlukan. Proses merancang kembali akan mengakibatkan berulangnya siklus secara keseluruhan.



7



D. Tipe – Tipe Sistem Informasi Manajemen Perkantoran        Sistem informasi manajemen perkantoran memiliki 10 tipe yaitu8: 1. Transaction Processing System (TPS) Transaction Processing System atau sistem pemrosesan transaksi adalah aplikasi sistem informasi yang mengumpulkan dan mengolah data tentang transaksi harian suatu proses bisnis. TPS juga bisa memelihara data sehingga dapat memperbarui data yang diperlukan. TPS terus sebagai sistem



yang



berkembang



sejalan



dengan



perkembangan



bisnis.



Perkembangan bisnis ini disebut proses mendesain ulang binis yaitu sebuah study dan analisis yang mendasar untuk mengurangi ongkos atau meningkatkan nilai tambah yang dihasilkan. Contoh TPS seperti, airline reservation (reservasi maskapai penerbangan), Bank deposit (deposit bank),



Customer



procurement



returns



(pengadaan



(pengembalian inventaris),



pelanggan),



Order



Inventory



processing



(proses



pemesanan), Payroll (daftar gaji). 2. Management Information System (MIS) Management information system atau sistem managemen informasi adalah suatu aplikasi sistem informasi yang menyediakan laporan informasi terpadu atau ringkasan rutin aktivitas pekerjaan untuk pihak manajemen guna mendukung fungsi perencanaan, pengorganisasian, pengawasan,



dan pengambilan



keputusan.9 MIS



dihasilkan



dari



beberapa basis data yang menyimpan data dari banyak sumber, termasuk data dari sistem pemrosesan transaksi. MIS menyajikan informasi yang detail, rangkuman informasi dan informasi terpilih. MIS merupakan salah satu elemen manajemen yang dirasa penting oleh banyak perusahaan oleh karena itu pengembangan MIS terus berlanjut. Contoh MIS seperti, budget forecasting and analysis (perkiraan dan analsis anggaran), financial reporting (laporan keuangan), inventory reporting (pelaporan inventaris), material requirement (kebutuhan material), planning salary (perencanaan gaji), analysis (analisis). Badri Munir Sukoco, Manajemen Administrasi Perkantoran Modern, (Surabaya: Erlangga, 2017), hlm. 35 9 Ibid.hlm. 36. 8



8



3. Decision Support System (DS) Decision Support System atau sistem pendukung keputusan  adalah salah satu aplikasi sistem informasi yang mengkombinasikan data dengan sistem analisis data guna mendukung pengambilan keputusan kepada penggunanya.10 Jika pengguna DSS adalah seorang manajemen, maka program ini disebut  Executive Information System (EIS) atau sitem informasi eksekutif. DSS berfokus pada penyediaan informasi untuk mendukung



pengambilan



keputusan. DSS menyediakan



alat



bagi



pengguna untuk mengakses data dan menganalisisnya sehingga dapat mengambil keputusan yang tepat. Pertimbangan-pertimbangan yang terdapat pada DSS berupa identifikasi masalah, identifikasi beberapa alternatif solusi, akses informasi yang dibutuhkan guna memecahkan masalah atau mengambil keputusan, analisis beberapa keputusan atau variabel yang akan mempengaruhi keputusan, dan simulasi dari keputusan dan hasil yang akan diberikan. 4. Expert Systems (sistem ahli) Expert system merupakan pengembangan dari  decision support system. Expert system adalah suatu sistem informasi pengambilan keputusan yang mengambil dan meniru pengetahuan serta keahlian dari seorang expert problem solving (ahli pemecah masalah) atau decision maker (pengambil keputusan) untuk kemudian berpikir serta bereaksi sesuai dengan seorang ahli tadi. Sistem ini digunakan untuk menangani masalah yang tidak rutin terjadi yang membutuhkan pertimbangan, evaluasi, dan solusi baru.11 Expert



system ditujukan



untuk



menduplikasi



keahlian



dari



seorang problem solver (pemecah masalah), manajer, profesional dan para teknisi. Para tenaga ahli ini sering menguasai pengetahuan dan keahlian yang tidak bisa dengan mudah diikuti dan digantikan oleh sembarang orang dalam sebuah organisasi. Expert system meniru logika dan Badri Munir Sukoco, Manajemen Administrasi Perkantoran Modern, (Surabaya: Erlangga, 2017), hlm.37 10



11



Ibid,hlm. 37.



9



pemikiran dari seorang ahli dalam bidang mereka masing-masing. Hal itu dibutuhkan agar orang lain yang bukan seorang ahli dapat mengetahui pengetahuan dan keahlian yang dimiliki oleh seorang ahli. Contoh dari penggunaan expert



system seperti,



sebuah



industri



makanan



menggunakan expert system untuk menyimpan keahlian dari seorang ahli yang sudah mendekati masa pensiun. , teknologi dalam sistem ini dapat menganalisis sebuah masalah dan berusaha memecahkannya. Bahkan, kinerja yang dilakukan oleh sistem ini dapat selesai dalam waktu cepat jika sudah terprogram dengan baik.  5. Supply Chain Management (SCM) Supply chain management atau manajemen rantai persediaan adalah jenis sistem informasi yang menghubungkan data barang, produk dan jasa kepada para pelanggannya. 12 Jadi data seluruh catatan detail yang berhubungan dengan penyediaan bahan baku yang dilakukan oleh perusahaan mudah ditemukan.sehingga, manajemen perusahaan akan lebih mudah mengontrolnya.  6. Office Automation System (OAS) Office automation system atau sistem otomasi kantor adalah sistem informasi manajemen yang mengintegrasi server komputer milik perusahaan.13 Fungsi OAS adalah sebagai aplikasi yang mampu menyatukan perangkat komputer dalam sebuah perusahaan dalam suatu wadah yang berhubungan satu sama lain. Tujuan dari pengaplikasian sistem ini adalah untuk memperlancar komunikasi yang dilakukan antar departemen dalam sebuah perusahaan. Contoh penggunaan OAS adalah saat ingin mengirim email atau pesan kepada departemen lain, karyawan dapat langsung melakukannya dengan aplikasi OAS. Kebutuhan akan pelayanan publik seperti Yahoo, Gmail, ataupun media sosial lainnya pun menjadi lebih kecil. Dengan begitu, komunikasi intra perusahaan menjadi lebih eksklusif dan terjaga rahasianya. Widarto Rachbini, “Supply Chain Management dan Kinerja Perusahaan”, Riset Manajemen dan Bisnis Vol. 1 No. 1, 2016, hlm. 20. 13 Hendi Haryadi, Administrasi Perkantoran Untuk Manajer & Staf, (Jakarta: Visi Media, 2009), hlm. 34. 12



10



7. Enterprise Resource Planning (ERP) Enterprise resource planning atau perencanaan sumber daya perusahaan adalah sistem informasi yang mengkontrol, mengelola, dan mengintegrasikan seluruh unit di lingkup perusahaan.14 Pengawasan yang dilakukan saling terintegrasi terhadap unit bidang kerja Keuangan, Accounting, Sumber Daya Manusia, Pemasaran, Operasional, dan Pengelolaan Persediaan. ERP seringkali diaplikasikan oleh perusahaan besar meski bisa juga digunakan oleh perusahaan dengan skala yang lebih kecil. Dengan menggunakan enterprises resource planning, manajemen perusahaan dapat senantiasa melakukan pengawasan secara maksimal dan dalam segi waktu lebih efisien. 8. Knowledge Work System (KWS) Knowledge work sistem atau sistem kerja pengetahuan adalah sistem informasi yang dapat membagikan informasi atau pengetahuan baru  dan akan langsung terintegrasi ke seluruh departemen dalam perusahaan.15 Alhasil, seluruh karyawan atau pekerja dapat mengakses informasi tersebut dan membantu bidang pekerjaan yang sedang dilakukan. Kinerja perusahaan pun dapat berjalan dengan lebih efektif dan efisien. Karyawan pun tidak perlu repot mencari informasi yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tanggung jawab yang dimiliki. 9. Executive Support System (ESS) Executive support system atau sistem pendukung eksekutif adalah sistem informasi yang berfungsi untuk membantu manajer dalam berkomunikasi dengan anak buahnya dan membuat keputusan pada tingkat



strategis.16



ESS



dapat



memudahkan



manajer



untuk



mengkomunikasikan grafik dan juga informasi pendukung kepada anggota perusahaan yang berada dibawah tanggung jawabnya. Jika komunikasi antara manajer dan bawahannya menggunakan sistem ini berjalan dengan baik, besar kemungkinan kinerja perusahaan akan Setyawan Wibisono, “Enterprise Resource Planning (ERP) Solusi Sistem Informasi Terintegrasi”, Teknologi Infromasi Dinamik Vol. 10 No. 3, 2005, hlm. 150. 15 Hendi Haryadi, Administrasi Perkantoran Untuk Manajer & Staf, (Jakarta: Visi Media, 2009), hlm. 34. 16 Ibid hlm.37. 14



11



berkembang lebih pesat. Jadi, jika pada perusahaan interaksi antara atasan dengan karyawan biasa terjalin cukup intens, ada baiknya untuk mengaplikasikan sistem informasi manajemen ini. 10. Group



Decision



Support



System (GDSS)



dan Computer



Support



Colaborative Work System (CSCWS) Group decision support system atau sistem pendukung keputusan kelompok adalah sistem informasi yang mirip dengan DSS akan tetapi sistem ini memberikan solusi untuk kegiatan yang berbasis kelompok. Jadi, skala analisa yang dilakukan oleh  GDSS dan CSCWS lebih besar dibanding DSS yang melakukannya per individu. Cara kerja dari GDSS ini adalah dengan mengumpulkan informasi yang dibutuhkan guna menyelesaikan masalah kelompok dalam sebuah perusahaan. Proses pengumpulan informasi tersebut dapat dilakukan dengan menyebar kuesioner, skenario, ataupun layanan konsultasi. 17 Dengan begitu, perusahaan dapat mengambil keputusan dalam skala besar dengan lebih cepat dan akurat. E. Prinsip-Prinsip Sistem Informasi Manajemen Perkantoran Dalam sistem informasi manajemen perkantoran terdapat prinsipprinsip yang harus ada dan dijalankan seperti18: 1. Bagian-bagian dari SIM saling berkaitan, saling mempengaruhi, saling tergantung, saling melengkapi dan terpadu. 2. Baku. 3. Berorientasi untuk mencapai tujuan sasaran maksud tertentu. 4. Hasil sistem lebih besar dibanding hasil bagian-bagian baik dilihat dari segi mutu dan atau jumlah. 5. Subsistem mempunyai tujuan sebagai bagian dari tujuan organisasi. 6. Mempunyai manfaat yang jelas. 7. Mempunyai mekanisme keamanan yang dapat diandalkan. Hendi Haryadi, Administrasi Perkantoran Untuk Manajer & Staf, (Jakarta: Visi Media, 2009), hlm. 36. 18 Chamdan Purnama, Sistem Informasi Manajemen, (Mojokerto: Insan Global, 2016), hlm. 153. 17



12



8. Beroprasi pada tugas-tugas yang terstruktur, yakni pada lingkungan yang telah mendefinisikan hal-hal secara tegas dan jelas. 9. Meningkatkan efisiensi dengan mengurangi biaya. 10. Menyediakan laporan dan kemudahan akses yang berguna untuk pengambilan keputusan tetapi tidak secara langsung.



F. Analisis Sistem informasi manajemen perkantoram adalah suatu sistem perencanaan di dalam perkantoran yang melibatkan pengendalian internal seperti pemanfaatan sumber daya, dokumen, teknologi, dan akuntansi manajemen sebagai salah satu strategi dalam bisnis. Dalam islam sistem informasi manajemen adalah proses pengolahan data menjadi suatu informasi yang benar dan jujur berdasarkan Al-Qur'an dan Al-Hadist untuk dapat digunakan dalam membuat keputusan. Al Qur’an menjelaskan bahwa sistem informasi manajemen harus memberikan informasi yang hak dan benar sesuai Firman Allah SWT pada Surat Al Baqarah ayat 42 َّ ‫ق بِ ۡالبَا ِط ِل َوت َۡكتُ ُموا ۡال َحـ‬ َّ ‫َواَل ت َۡلبِسُوا ۡال َحـ‬ َ‫ق َواَ ۡنتُمۡ ت َۡعلَ ُم ۡون‬ Artinya: Dan janganlah kamu campuradukkan kebenaran dengan kebatilan dan (janganlah) kamu sembunyikan kebenaran, sedangkan kamu mengetahuinya. Dalam ayat tersebut menjelaskan bahwa informasi harus benar dan perlu diketahui oleh orang lain serta tidak mencampuradukan berita yang benar dan berita yang salah. Sehingga untuk mencapai tujuan adanya sistem informasi manajemen perkantoran berupa, membantu memudahkan pengguna informasi dalam memperoleh informasi yang berguna sebagai acuan atau sebagai dasar melaukan aktifitas mencapai organisasi perkantoran, maka seyogyanya acuan tersebut haruslah diterpakan.



BAB III PENUTUP 13



A. Kesimpulan 1. Sistem informasi manajemen perkantoran adalah sebuah sistem yang menerima, mengolah dan memberikan informasi baik formal maupun informal pada perkantoran dengan menggunakan suatu teknologi tinggi. 2. Tahapan pengembangan sistem informasi manajemen perkantoran terdiri dari survei sistem, analisis kebutuhan, perancangan, implementasi, pengujian, perubahan dan pemeliharaan. 3. Siklus sistem informasi manajemen perkantoran terdiri dari perencanaan, analisis, desain, implementasi, dan penggunaan. 4. Tipe-tipe sistem informasi perkantoran ada 10 yaitu, Transaction Processing System (TPS), Management Information System (MIS), Decision Support System (DDS), Expert Systems (sistem ahli), Supply Chain



Management



(SCM),



Office



Automation



System



(OAS),



Enterprise Resource Planning (ERP), Knowledge Work System (KWS), Executive Support System (ESS), Group Decision Support System (GDSS) dan Computer Support Colaborative Work System (CSCWS) 5. Prinsip-prinsip sistem informasi manajemen perkantoran berupa padu, baku, mudah, efektif, efisien, aman, dan bermanfaat guna mencapai tujuan perkantoran. B. Saran Hal untuk memudahkan akses dan distribusi informasi, sistem informasi manajemen perkantoran juga diperlukan guna memcahkan masalah dalam perkantoran dan menerapkan strategi guna mencapai tujuan perkantoran. Oleh karena itu pengawasan, evaluasi dan perbaikan sistem informasi perkantoran mutlak dilakukan secara rutin guna menjaga ketercapaian tujuan penggunaannya secara efektif dan efisien.



DAFTAR PUSTAKA



14



Ahmad, Lukman, 2018, Sistem Informasi Manajemen, Banda Aceh: Lembaga komunias teknologi aceh. Haryadi, Hendi. 2009. Administrasi Perkantoran Untuk Manajer & Staf. Insan Global. Jakarta: Visi Media. Karnati, Neti. 2015. Manajemen Perkantoran.Aceh: CV. Bunda Ratu Korth, Henry , 1995Abraham Silberschatz, Database System Concepts, Mc Graw Hill, 2nd edition Munir Sukoco, Badri. 2017. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Surabaya: Erlangga. Purnama, Chamdan. 2016. Sistem Informasi Manajemen. Mojokerto: Rachbini,Widarto. (2016). Supply Chain Management dan Kinerja Perusahaan Riset Manajemen dan Bisnis Vol. 1 (1), 20. Rusdiana, H.A. Qiqi Yuliati Zaqiah. 2014. Manajemen Perkanoran Modern. Bandung: Insan Komunikas. Wibisono, Setyawan. 2005. Enterprise Resource Planning (ERP) Solusi Sistem Informasi Terintegrasi. Teknologi Infromasi Dinamik Vol. 10 (3), 150



15