Kelompok 2 - Sistem Perkantoran [PDF]

Citation preview

MAKALAH SISTEM PERKANTORAN “TEORI ADMINISTRASI”



Oleh Kelompok 2: Alfida Yuliasari (04010420004) Belinda Putri Febianti (04010420005) Khozinatul Asrori (04010420012)



Dosen Pengampu: M. Adi Trisna Wahyudi, S.Sos, M.M



PRODI MANAJEMEN DAKWAH FAKULTAS DAKWAH DAN KOMUNIKASI UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SUNAN AMPEL SURABAYA 2020



KATA PENGANTAR



Puji syukur kami ucapkan kepada Allah SWT yang telah memberikan rahmat-Nya kepada kami, sehingga kami dapat menyelesaikan tugas makalah dalam mata kuliah Teori Administrasi yang berjudul “Sistem Perkantoran” ini. Kami menyadari tanpa dukungan dari berbagai pihak, sangat sulit bagi kami untuk dapat menyelesaikan makalah ini. Oleh karena itu kami ingin mengucapkan terima kasih kepada: (1) Bapak M. Adi Trisna Wahyudi, S.Sos, M.M, selaku dosen pengampu mata kuliah Teori Administrasi yang membimbing kami dalam penyusunan makalah ini. (2) Orang tua kami yang telah memberikan dukungan penuh kepada kami. (3) Teman-teman yang telah membantu memberikan masukan dan



kritikan



sehingga tersusunlah makalah ini. Kami menyadari terdapat banyak kekurangan dalam makalah ini, maka dari itu kami meminta kritik dan sarannya kepada pembaca demi tercapainya makalah yang sempurna. Besar harapan



kami juga semoga makalah ini



bermanfaat bagi kami khususnya dan pembaca pada umumnya.



Lamongan, 4 Maret 2021



Penulis



ii



DAFTAR ISI



KATA PENGANTAR............................................................................................ii DAFTAR ISI.........................................................................................................iii BAB I.......................................................................................................................1 PENDAHULUAN...................................................................................................1 A. Latar Belakang..............................................................................................1 B. Rumusan Masalah............................................................................................2 C. Tujuan Pembahasan.........................................................................................2 BAB II.....................................................................................................................4 PEMBAHASAN.....................................................................................................4 A. Sistem Perkantoran.......................................................................................4 B. Macam-Macam Sistem Perkantoran.............................................................4 C. Kelebihan dan Kekurangan Sistem Perkantoran.........................................15 BAB III..................................................................................................................19 PENUTUP.............................................................................................................19 A. Kesimpulan.................................................................................................19 B. Saran............................................................................................................19 DAFTAR PUSTAKA...........................................................................................20



iii



BAB I PENDAHULUAN



A. Latar Belakang Pada sebuah organisasi terdapat beberapa fungsi yang memiliki aktivitas dan deskripsi pekerjaan berbeda-beda satu sama lain. Setiap aktivitas tersebut menghasilkan data dan informasi. Data adalah fakta yang mempresentasikan keadaan atau aktivitas pekerjaan sebelum diolah ke dalam form yang dapat dipahami oleh orang lain. Adapun informasi merupakan data yang telah diubah ke dalam form yang dapat dipahami dan berguna bagi organisasi. Sistem kantor sekolah yang baik akan menjelaskan bagaimana sebuah data diolah menjadi informasi, didistribusikan, mendapatkan umpan balik, hingga sebuah keputusan dapat diambil oleh kepala sekolah.1 Sistem terdiri dari subsistem yang berhubungan dengan prosedur yang membantu pencapaian tujuan. Pada saat prosedur diperlikan untuk melengkapi beberapa proses pekerjaan, maka metode berisi tentang aktivitas operasional atau teknis yang akan menjelaskannya (Sukoco, 2007). Penggunaan sitem dalam sebuah kantor yang dibuat sesuai kebutuhan akan menghasilkan manfaat sebagai berikut.2 1. Melancarkan pekerjaan perkantoran. Paduan yang jelas membuat setiap unit bekerja dan bertanggung jawab sesuai tugas dan kewajibannya masingmasing. 2. Mengurangi keterlambatan dan hambatan. Prosedur yang baik seharusnya mencantumkan waktu atau jadwal pencapaian tujuan secara jelas. 3. Pengawasan atau kontrol yang lebih baik terhadap pekerjaan sehingga mencegah kemungkinan terjadinya kesalahan dalam pekerjaan. 4. Penghematan tenaga, waktu, dan biaya tata usaha. Prosedur dan metode yang jelas membuat staff melaksanakan pekerjaannya secara efektif dan efisien.



1 2



Zulkarnain, Wildan. Manajemen Perkantoran Profesional. Jakarta : Gunung Samudera. Badri, Sukoco. 2007. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Jakarta : Erlangga.



1



2



5. Meningkatkan koordinasi berbagai seksi dan bagian dalam organisasi. Mekanisme kerja yang terencana dengan baik akan meningkatkan kerjasama yang baik antar bagian dan unit-unit dalam organisasi. 6. Kemudahan dalam melatih para pegawai. Karena pegawai dapat langsung melihat manual tertulis jika belum mengerti benar. Sehingga instruktur tidak perlu bersusah payah menjelaskan kepada para pegawai. Hal yang perlu diwaspadai oleh seseorang manajer kantor ialah pengoprasian yang kurang fleksibel dan akan menjadikan sistem yang tidak berfungsi secara optimal. Demikian pula jika sistem dan subsistem diubah akibat tuntutan lingkungan, maka seluruh prosedur dan metode suatu organisasi juga



akan



ikut



berubah.



Hal



ini



akan



memerlukan



waktu



untuk



mensosialisasikan perubahan metode, prosedur, dan sistem baru itu. Belum lagi resiko menghadapi resistensi/ penolakan dari anggota organisasi terhadap sistem baru tersebut. Sehingga diperlukanlah sistem informasi manajemen (SIM) yakni perangkat sistem yang mendukung fungsi POAC dalam pengambilan keputusan dengan menyediakan ringkasan rutin tentang aktivitas pekerjaan (Laudon, 2004). Sebagai sebuah perangkat, SIM menggunakan hardware, software, brainware, prosedur, metode, pedoman model manajemen dan data base. Sesuai konsepnya, SIM mengikuti pola sistematik yaitu : input-proses-output. Pembahasan input dalam manajemen sekolah meliputi data mengenai isi/ substansi manajemen pendidikan (Setyadin, 2003). Data yang menyangkut substansi ini disimpan sebagai data base yang sewaktu-waktu diperbaharui (updating) dan diproses sesuai dengan kebutuhan. Selanjutnya hasil pemrosesan data ini (output) berupa informasi yang disajikan kepada kepala sekolah (user) untuk digunakan sebagai bahan pengambilan keputusan. B. Rumusan Masalah 1. Apa yang dimaksud dengan Sistem Perkantoran ? 2. Apa saja macam-macam Sistem Perkantoran ? 3. Apa Kelebihan dan kekurangan Sistem Perkantoran ? C. Tujuan Pembahasan



3



1. Mengetahui apa yang dimaksud dengan Sistem Perkantoran ? 2. Mengetahui apa saja macam-macam Sistem Perkantoran ? 3. Mengetahui apa Kelebihan dan kekurangan Sistem Perkantoran ?



BAB II PEMBAHASAN



A. Sistem Perkantoran Menurut AM. Kadarman, “Sistem adalah suatu kumpulan bagian yang saling berhubungan dan bergantung serta diatur sedemikian rupa sehingga menghasilkan sistem keseluruhan”.3 Sedangkan administrasi menurut Siagian yang dikutip oleh Makassau, “Administrasi adalah keseluruhan proses kerja sama antara dua orang manusia atau lebih yang didasarkan atas rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.”4 Menurut J.C. Denyer sistem perkantoran adalah urutan baku operasioperasi dalam suatu kegiatan perusahaan khusus (seperti: pembayaran upah, pembuatan faktur penjualan, dll) yang berkenaan dengan bagaimana operasioperasi



itu



dilaksanakan



(metode)



maupun



dimana



dan



bilamana



dilaksanakannya.5 B. Macam-Macam Sistem Perkantoran 1. Prinsip-prinsip Manajemen Perkantoran Keeling,



et.



All



(1978)



dalam



bukunya



Administrative



Office



Management, dengan mengacu pada William H. Leffingwell, mengatakan bahwa Lellingwell dipandang sebagai bapak manajemen kantor, adalah seorang



penggagas



pertama



dengan



menerapkan



prinsip-prinsip



manajemen ilmiah pada pekerjaan kantor. Bukunya Scientific Office Management yang diterbitkan pada tahun 1917 adalah mendahului dari semua studi modern dalam manajemen kantor. Kelima prinsip dan pekerjaan yang efektif diilustrasikan dalam gambar yang dimuat pada halaman 16 yang kemudian dikembangkan Keeling dan kawan-kawan. Prinsip-prinsip ini dapat dikaitkan dengan pas pada manajemen di semua pekerjaan. G. R. Terry dan L. W. Rue, Dasar-dasar Manajemen, Bumi Aksara, Jakarta. Hal 232. M. A. Makassau, 1985, Metode Analisa System Pola Operasional Administrasi, C. V. Sinar Baru, Bandung, Hal. 20. 5 J.C. Denyer. Edisi 4 berilustrasi. Penerbit Macdonald & Evans, 1974 3 4



5



Prinsip 1 Dapat dengan mudah manajer kantor harus merencanakan pekerjaan apa yang harus dikerjakan dan bagaimana, kapan dan di mana harus dikerjakan, dan oleh siapa harus dikerjakan. Prinsip 2 Dengan memahami seluruh perencanaan kantor dan organisasi serta pengembangan produk, manajer tersebut dapat mengkoordinasikan upayaupaya



semua



pegawai,



mesin-mesin,



dan



informasi



untuk



memformulasikan jadwal kerja yang sesuai dengan perencanaan. Prinsip 3 dan 4 Lebih jauh, prosedur dan sistem operasi yang tepat, praktik penyimpanan arsip, metode untuk melaksanakan rencana juga pengukuran, standar dan tata letak untuk melaksanakan pekerjaan harus dikembangkan secara efektif. Prinsip 5 Mungkin yang paling penting, manajer kantor menseleksi, melatih, memotivasi,



mengkompensasi



dan



meningkatkan



pegawai



untuk



mempertahankan minat terhadap organisasi pada tingkat yang optimal. Komaruddin



(1981)



mengemukan



sembilan



prinsip



manajemen



perkantoran sebagai berikut: a. Manajer kantor itu adalah seorang eksekutif yang harus membuat rencana, menyusun organisasi, dan melakukan pengawasan terhadap sebagian besar pekerjaan kantor yang harus dilaksanakan, serta memimpin para pegawai dalam melaksanakan tugas mereka. Manajemen tertinggi harus menyadari diri bahwa manajer kantor itu bukan seorang penyelia yang semata-mata hanya berurusan dengan ketata usahaan saja; b. Tata ruang kantor harus direncanakan dengan ilmiah untuk menghindari gerakan yang tidak perlu (mubazir), keterlambatan, dan kesukaran untuk menggapai pekerjaan atau bahan-bahan;



6



c. Mesin-mesin



dan



perlengkapan-perlengkapan



yang



otomatis



hendaknya dipergunakan apabila hasilnya ekonomis; d. Kajian gerakan dan waktu (time and motion study) penyederhanaan kerja dan pengukuran kerja hendaknya diterapkan dalam pekerjaan kantor; e. Sistem dan prosedur kantor harus dengan terus menerus diupayakan agar menjadi lebih efisien dan mengurangi biaya; f. Sistem manajemen arsip/warkat yang diperbaiki harus dikembangkan sesuai dengan pengawasan formulir. Hal ini termasuk menghidangkan metode pengarsipan yang tidak efisien, penetapan jadwal pemusnahan arsip, perbaikan sistem penelusuran arsip, dan perencanaan perbaikan formulir kantor; g. Hubungan kepegawaian yang lebih ilmiah harus dikembangkan melalui analisis pekerjaan, prgram Diklat, nasihat kepegawaian, dan panduan perintah; h. Standar kualitas dan kuantitas pekerjaan kantor harus digunakan dan dikembangkan; i. Kesadaran kerja, bersamaan dengan konsep dasar manajemen ilmiah dalam pekerjaan kantor hendaknya dikembangkan baik pada jiwa penyelia maupun pada sikap pegawai.6 J.C. Denyer telah mencatat sebanyak 11 general principles of office systems (asas-asas umum sistem perkantoran) yang berikut:7 a. Sistem perkantoran yang baik mempunyai suatu arus kerja yang lancar tanpa terjadi hambatan-hambatan. b. Sistem perkantoran yang baik menghindari terjadinya kekembaran kerja dan warkat. c. Sistem itu menjaga sehingga perjalanan mondar-mandir para petugas terjadi secara minimum. d. Sistem itu menghindari pula tulsi-menulis yang tidak perlu. Soetrisno dan Renaldi, Bhisma. Manajemen Perkantoran Modern. Lembaga Admnistrasi Negara – Republik Indonesia. Jakarta: 2006. hal. 15-17. 7 The Liang Gie. 2000. Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta : Liberty. hal. 27. 6



7



e. Sistem



perkantoran



memanfaatkan



sebaik-baiknya



kelebihan



spesialisasi dalam pelaksanaan kerja. f. Sistem perkantoran yang baik menjaga sehingga jumlah pekerjaan dengan perbekalan kertas adalah minimum. g. Untuk mencegah berlangsungnya banyak pencatatan dan pengecekan yang tak perlu, sistem perkantoran perlu menerapakan prinsip manajemen berdasarkan pengecualian (the principle of management by exception). Prinsip ini berarti bahwa bilamana prosedur rutin telah ditetapkan dan dijadwalkan, maka tidak perlu semua urusan dilakukan pencatatan melainkan hanya hal-hal khusus yang merupakan kekecualian. h. Untuk terciptanya prosedur rutin yang tetap, pengecualian terhadap aturan perlu diusahakan sesedikit mungkin. i. Sistem perkantoran yang baik menghindarkan pengecekan yang tidak perlu. j. Sistem perkantoran yang baik memanfaatkan sebaik-baiknya mesinmesin, tetapi tidak mempergunakan secara berlebihan. k. Terakhir



setiap



sistem



perkantoran



harus



berdasarkan



asas



kesederhanaan. Sistem yang rumit biasanya mendorong terjadinya kesalahan-kesalahan dalam pelaksanaan kerja. Oleh karena itu, untuk mencapai efisiensi yang maksimum, prosedur perkantoran harus dibuat sesederhana mungkin, yakni sederhana untuk dimengerti dan sederhana untuk dijalankan. Berbagai asas sistem perkantoran itu dapat diringkas dan dikembalikan kepada suatu asas umum dari pelaksanaan kerja dalam kebanyakan bidang pekerjaan, yaitu asas efisiensi. Secara singkat efisiensi dalam bidang pekerjaan apapun adalah perbandingan terbaik antara suatu kerja dengan hasil yang dicapai. 2. Karakteristik Sistem



8



Menurut Mcleod dan Schell (2001), sebuah sistem yang baik memiliki karakteristik sebagai berikut:8 a. Fleksibel. Walaupun sistem yang efektif adalah sistem yang terstruktur dan terorganisir dengan baik, namun  sebaiknya cukup fleksibel agar lebih mudah disesuaikan dengan keadaan yang sering berubah; b. Mudah diadaptasikan. Sistem yang baik juga harus cepat dan mudah diadaptasikan dengan kondisi baru tanpa mengubah sistem yang lama maupun mengganggu fungsi utamanya; c. Sistematis. Agar berfungsi secara efektif, hendaknya sistem yang ada bersifat logis dan sistematis, yaitu sistem yang dibuat tidak akan mempersulit aktivitas pekerjaan yang telah ada; d. Fungsional.  sistem yang efektif harus dapat membantu mencapai tujuan yang telah ditentukan; e. Sederhana. Sebuah sistem sehari lebih sederhana dipahami dan dilaksanakan; f. Pemanfaatan sumber daya yang optimal. sistem yang dirancang dengan baik akan menjadikan penggunaan sumber daya yang dimiliki organisasi dapat dioptimalkan pemanfaatannya. 3. Unsur Sistem Secara umum, sebuah sistem yang ideal memiliki unsur (Laudon dan Laudon, 2004; Odgers, 2005) sebagai berikut:9 a. Input. Aliran sistem dimulai oleh input dari beberapa jenis sumber daya. Di dalam area kerja, jenis input yang biasa dijumpai adalah data, informasi, dan material yang diperoleh baik dari dalam maupun luar organisasi. Tentunya kelancaran aliran input ini akan ditunjang oleh keterampilan dan pengetahuan karyawan, serta peralatan kantor yang memadai guna menjalankan metode dan prosedur dalam sistem. Dalam beberapa instansi, output dari satu sistem menjadi input untuk sistem yang lain; Badri, Sukoco. 2007. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Jakarta : Erlangga. hal 32. Badri, Sukoco. 2007. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Jakarta : Erlangga. hal 3233. 8 9



9



b. Processing. Perubahan dari input menjadi output yang diinginkan dilakukan pada saat pemrosesan yang melibatkan metode dan prosedur dalam



sistem.



Biasanya, aktivitas



ini



akan



secara



otomatis



mengklarifikasikan, mengonversikan, menganalisis, serta memperoleh kembali data atau informasi yang dibutuhkan; c. Output. Setelah melalui pemrosesan input akan menjadi output, berupa informasi pada sebuah kertas atau dokumen yang tersimpan secara elektronik.  Output ini akan didistribusikan kepada bagian atau pegawai yang membutuhkan. Untuk itu, kualitas output mempunyai dampak yang signifikan terhadap kinerja bagian yang berkaitan, karena bisa jadi di output pada suatu subsistem (departemen atau bagian) tertentu merupakan input dari sistem (departemen atau bagian) yang lain; d. Feedback. Pemberian umpan balik mutlak diperlukan oleh sebuah sistem, karena hal itu akan membantu organisasi untuk mengevaluasi dan memperbaiki sistem yang ada sekarang menjadi lebih baik lagi. Sebagai contoh, jika unit biaya melebihi standar yang ditentukan, maka pengendalian masing-masing proses perlu untuk ditingkatkan.  Umpan balik akan membuat sistem dapat mengevaluasi efektivitas output



yang



dihasilkan



agar



lebih



bernilai



tambah



bagi



organisasi. Tentunya kuantitas maupun kualitas umpan balik yang dibutuhkan berbeda dari satu sistem (departemen atau bagian) ke sistem (departemen atau bagian) yang lain. Semakin vital keberadaan sistem (departemen atau bagian) tersebut bagi organisasi, semakin penting pula umpan balik tersebut diperlukan; e. Pengawasan. Seperti halnya elemen sistem yang lain pengawasan juga memiliki dimensi internal dan eksternal. Dimensi internal tersebut adalah kebijakan perusahaan dan prosedur sistem yang harus ditaati. Dimensi



eksternal



melibatkan



negara,



peraturan



pemerintah, dan regulasi yang berdampak pada kebijakan sistem begitu juga etika, dan pertimbangan moral.



10



Dapat disimpulkan bahwa keberadaan tiap unsur tersebut di atas sangatlah penting, karena masing-masing memainkan peranan yang penting dalam menjalankan sistem dan yang paling utama adalah bahwa output dari sebuah sistem (departemen atau bagian) tertentu mempunyai hubungan yang erat dengan sistem (departemen atau bagian) yang lain.  4. Tahapan dalam Pengembangan Sistem Pengembangan dari satu sistem baru atau memodifikasi sistem yang telah ada merupakan upaya untuk mengembangkan sistem yang lebih baik dan mampu beradaptasi dengan lingkungan secara cepat. meskipun pada awalnya sistem dibangun hanya menggunakan angka 1, 4, dan 5,  namun angka 1 hingga 5 dapat digunakan jika organisasi hendak memodifikasi sistem yang telah ada.  Berikut ini adalah tahapan pengembangan sistem yang diajukan oleh Quible (2001):10 a. Batasi secara jelas proses yang perlu dipelajari. Langkah ini akan memberikan gambaran yang jelas dan hasil yang diharapkan serta analisis yang diperlukan guna mempertahankan analisis yang dilakukan; b. Beri rencana tentang isi dan proses yang berjalan. Sebelum sistem dimodifikasi, proses yang ada harus digambarkan atau dibuat perencanaan. Proses tersebut dapat digambarkan secara naratif dengan menggunakan form/chart. Rencanakan setiap proses berjalan dari masing-masing langkah. lengkapi dengan langkah-langkah yang dapat menyakinkan, yaitu



dengan



memberikan



pertanyaan-pertanyaan



berikut: siapa, apa, kapan ,di mana, mengapa, dan bagaimana; c. Analisis proses yang sedang berjalan. Langkah berikutnya adalah analisis



proses.



Adanya



pertanyaan



dapat



membantu



mengidentifikasikan proses dengan sederhana, aktivitas kantor apa yang perlu dieliminasi atau dapat dikombinasi dengan yang lain. Ketika proses pekerjaan dilakukan, penyederhanaan menjadi fokus



10



Badri, Sukoco. 2007. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Jakarta : Erlangga. Hal 34.



11



utama, dan terkadang ketika satu langkah dieliminasi langkah yang lain juga tereliminasi; d. Rencanakan proses yang dikembangkan. Pada saat proses yang berjalan telah dianalisis, maka proses yang dikembangkan telah direncanakan dengan jelas. Pada beberapa kasus dapat dicoba dengan menggunakan uji coba dan segera melakukan pembenahan sebelum sistem seluruhnya diimplementasikan; e.  Buat proses baru. Setelah keputusan dibuat untuk diimplementasikan pada proses yang baru, maka pembuatan proses baru dapat dimulai. beberapa karyawan perlu diyakinkan bahwa proses yang baru sebenarnya merupakan pengembangan dari proses yang lama. Pendekatan sistem dalam organisasi selama ini telah terbukti dapat menyelesaikan



permasalahan



yang



dihadapi



organisasi,



dengan



mengembangan sistem baru atau memodifikasi sistem yang telah ada. 5. Jenis Sistem Menurut Martin dkk. (2002), pada organisasi idealnya harus terdapat empat jenis sistem, dimana tiap jenisnya melayani tingkatan organisasi yang berbeda.  sistem tersebut antara lain:11 a. Sistem pada tingkatan operasional: Sistem informasi yang memonitor



aktivitas administrasi di kantor, dan diharapkan dapat menjawab pertanyaan rutin berikut:  Berapa jumlah penjualan (kredit maupun tunai) untuk masing-masing jenis produk pada bulan ini?  Berapa jumlah bahan baku produk tipe A di gedung?  Atau berapa jumlah pegawai yang telah mengikuti Brevet A pajak? Berapa banyak scanner yang dimiliki dengan kualitas image diatas 1000 dpi? Sistem dasar yang digunakan pada aktivitas seperti ini ditunjang oleh TPS (transaction processing system), berupa sistem komputer yang mencatat transaksi harian dalam bisnis, seperti pemasukan data penjualan, data pembayaran gaji atau tagihan, dan sebagainya. Badri, Sukoco. 2007. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Jakarta : Erlangga. hal 3538. 11



12



b. Sistem pada tingkatan staf (perkantoran):  Sistem informasi yang



mendukung pekerjaan yang dilakukan pegawai teknis (pegawai yang membutuhkan pengetahuan khusus untuk bekerja, seperti arsitek atau programer komputer, yang menciptakan nilai tambah pengetahuan bagi organisasi) maupun pegawai administrasi (pegawai yang memproses data dan informasi suatu organisasi, seperti sekretaris atau pengelola data personalia suatu organisasi). Beberapa sistem yang dapat digunakan antara lain Microsoft Office, document imaging system, dan lain-lain. Sistem pengolahan data word processing merupakan sistem yang paling banyak digunakan di kantor karena memproduksi dokumen dan informasi merupakan aktivitas utama sebuah kantor. c. Sistem pada tingkatan manajemen: informasi yang mendukung



aktivitas perencanaan pengorganisasian, pengawasan, dan pengambilan keputusan yang dilakukan oleh manajer tingkat menengah. Menurut Laudon (2004), ada dua sistem yang dapat diklasifikasin dalam sistem ini: 1) Sistem informasi manajemen (management Information System-



MIS): Sistem informasi yang mendukung fungsi perencanaan, pengorganisasian,



pengawasan,



dan



pengambilan



keputusanDengan menyediakan ringkasan rutin tentang aktivitas pekerjaan.  2) Sistem pendukung keputusan (decision support system-DSS): 



Sistem



Informasi



pada



tingkatan



manajemen



yang



mengkombinasikan kan data dengan sistem analisis data untuk mendukung pengambilan keputusan terstruktur maupun tidak. d. Sistem pada tingkatan strategis:  Sistem informasi yang mendukung



aktivitas perencanaan jangka panjang (strategis) yang dilakukan oleh manajer senior, yang biasa dikenal dengan nama ESS (executive support system). Sistem ini ditujukan untuk menangani masalah yang tidak rutin terjadi dan membutuhkan pertimbangan, evaluasi, dan solusi yang tidak normal. ESS didesain untuk data mengenai peristiwa



13



eksternal,seperti diterbitkannya aturan pajak terbaru atau layanan administrasi baru pesaing. Namun sistem ini juga mampu mencarikan data dari MIS dan DSS internal, seperti berapa pegawai yang telah menerima training program komputer terbaru atau jumlah pegawai administrasi yang membutuhkan training pajak terbaru Sistem tersebut diklasifikasikan berdasarkan tingkatan manajerial yang dilayani oleh masing-masing sistem, tetapi ada juga sistem yang digunakan organisasi berdasarkan fungsi yang dijalankan oleh masingmasing departemen. Misalnya, sistem yang dijalankan oleh departemen pemasaran mempunyai karakteristik yang berbeda dengan departemen keuangan. Hal yang perlu diperhatikan adalah bahwa sistem yang dikembangkan harus terintegrasi satu sama lain. Perlu disayangkan apabila sistem yang dijalankan oleh departemen pemasaran berbeda dengan departemen produksi, sehingga apabila persetujuan penjualan tercapai, ternyata persediaan barang di gudang tidak mencukupi. 6. Alat-alat Sistem Beberapa alat disediakan guna memodifikasi sistem atau mengembangkan suatu sistem baru. Pemilihan alat yang tepat untuk tujuan yang ingin dicapai sangat diperlukan. Secara umum, ada 4 alat yang umum digunakan, yaitu: 12 a. Bagan Beban Kerja (workload chart) Tujuan penggunaan alat ini adalah untuk menyederhanakan proses kerja. Bagan ini dapat dianalisis dengan menjawab pertanyaan sebagai berikut : 1) Apakah tugas yang diberikan kepaada pegawai menggambarkan kondisi pekerjaan yang sesungguhnya? 2) Apakah kemampuan dan keahlian pegawai telah digunakan seluruhnya?



Badri, Sukoco. 2007. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Jakarta : Erlangga. hal 3844. 12



14



3) Apakah tugas utama sebuah unit kerja digunakan secara tepat sesuai dengan jumlah waktu kerja yang dialokasikan? 4) Apakah pekerjaan telah didistribusikan secara tepat kepada para pegawai? 5) Apakah proses kerja sudah tepat dan efisien? Pertanyaan tersebut akan membantu pengidentifikasian area yang dapat dikoreksi untuk memperbaiki sistem. Hal ini sesuai dengan konsep dasar pendekatan sistem dengan mengaliminir prosedur atau aktivitas yang kurang tepat atau menggunakan metode baru dengan memodifikasi sistem kerja yang lama. b. Bagan Aliran Kerja (work-flow chart) Bagan aliran kerja (work-flow chart) sering digunakan untuk menganalisis dan menyederhanakan pekerjaan, yaitu alat yang membantu terutama untuk mengidentifikasi tiap langkah dalam proses kerja yang spesifik. Berbagai macam langkah dalam



proses



dikategorikan dan diidentifikasikan dengan salah satu dari simbol di bawah ini : 1) Operasi : Mengubah karakteristik fisik sebuah objek. Misalnya mengetik, menghapus, menyatukan halaman, menggarisbawahi, dan melingkari kata-kata. 2) Transportasi : Perpindahan suatu objek dari satu tempat ke tempat lain. Misalnya memberikan draft surah persetujuan untuk ditandatangani oleh pimpinan. 3) Inspeksi : Mengoreksi data atau mengecek suatu objek. Contohnya adalah proofreading (mengecek kebenaran isi atau ejaan sebuah surat). 4) Penundaan : Situasi yang mnyebabkan proses lanjutan menjadi tertunda. Surat yang menunggu untuk ditandatangani adalah salah satu contohnya. 5) Penyimpanan : Menyimpan dan melindungi suatu objek. Filing adalah salah satu contohnya.



15



c. Bagan Layout Kerja (work-layout chart) Bagan layout kerja umum sering digunakan bersamaan dengan workload chart yang digunakan untuk menggambarkan aliran kerja yang dilakukan di kantor. Bagan ini secara mudah mengidentifikasi dengan jelas pekerjaan yang cenderung berulang-ulang (backtracking), yaitu pekerjaan yang seharusnya dapat diselesaikan pada satu bagian namu harus melewati bagian atau departemen lain yang seharusnya tidak diperlukan (criss-crossing) sehingga linefisiensi yang itimbulkan oleh aliran kerja dapat diminimalisir. d. Bagan Proses Kerja (work-procces chart) Bagan ini menggambarkan sebuah proses kerja yang harus dilakukan berkaitan dengan penyelesaian sebuah pekerjaan. e. Diagram Balok EDP (Electronic Data Processing) Sebagai besar sistem yang dirancang oleh organisasi dewasa ini, baik itu sistem informasi manajemen, sistem informasi akuntansi maupun sistem perkantoran dikembangkan agar dapat diintegrasikan dengan komputer. Pengembangan sistem yang baik akan mendukung keteraturan, pemrosesan data dan informasi yang dilakukan sebuah organisasi. Penggambaran sebuah sistem yang akan diintegrasikan dengan komputer umumnya menggunakan sebuah diagram balok EDP, yang disiapkan secara berkala untuk memudahkan programmer dalam memecahkan masalah bisnis yang terdapat dalam sistem organisasi secara efisien dan teratur. Diagram ini bermanfaat ketika sistem atau aplikasi yang dijalankan tidak berjalan sebagai mana yang diharapkan atau membutuhkan modifikasi agar berfungsi lebih baik lagi. Simbol yang digunakan juga sama, dan terlebih dahulu seorang analis sistem kantor harus mendeskripsikan proses kerja yang dilakukan. C. Kelebihan dan Kekurangan Sistem Perkantoran Sistem perkantoran terdapat suatu tujuan yang hendak dicapainya dan yang akan menjadi pelengkap dalam sistem perkantoran tersebut. Karena



16



dengan adanya tujuan maka akan lebih jelas kemana arah suatu perusahaan atau kantor itu akan dijalankan. Berikut ini tujuan sistem perkantoran: 1. Efisiensi dalam pemanfaatan sumber daya organisasi. Efisiensi menurut Gie (2000) adalah suatu asas dasar tentang perbandingan terbaik antara suatu usaha dengan hasilnya. Menurutnya perbandingan ini dapat dilihat dari dua segi, yaitu: a. Segi Usaha Suatu usaha dapat dikatakan efisien jika suatu hasil tertentu tercapai dengan



usaha



yang sekecil-kecilnya.



Pengertian



usaha dapat



dikembalikan pada lima system yang dapat juga disebut sumbersumber kerja, yaitu: pikiran, tenaga, waktu, ruang dan benda (termasuk uang). b. Segi Hasil Suatu kegiatan dapat disebut efisien jika dengan suatu usaha tertentu memberikan hasil yang sebanyak-banyaknya, baik mengenai mutunya ataupun jumlah satuan hasil itu.13 Dengan demikian efisiensi itu berkaitan erat dengan sumber daya yang dikeluarkan dan hasil pencapaian tujuan yang diperoleh. Semakin kecil sumber daya yang dikerahkan untuk memperoleh hasil yang di capai, maka semakin efisien dari suatu kegiatan tersebut. Namun demikian besar kecilnya pencapaian tujuan tetapkan menjadi ukuran tingkat efisiensi suatu kegiatan. Dalam konsep manajemen kantor yang efektif dan efisien merupakan



konsep



pengelolaan



kantor



yang



bertujuan



untuk



memaksimalkan ketepatan terhadap tercapainya sasaran ataupun tujuan pekerjaan kantor dengan menggunakan usaha-usaha berupa pikiran, tenaga, waktu, ruang dan benda yang sesuai dengan hasilnya.14 2. Mengendalikan biaya operasi Sistem digunakan untuk mengendalikan biaya operasi dengan cara membandingkan hasil kerja yang telah dilakukan dengan standar yang 13 14



Ibid, 171. The Liang Gie. 2000. Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta : Liberty.



17



berlaku. Jika terjadi ketidak sesuaian antara hasil kerja dengan standar, maka perlu dilakukan perbaikan atau memodifikasi metode sehingga kesalahan dapat diminimalisir dan biaya pun dapat ditekan. 3. Meningkatkan efiensi operasional Sistem kantor yang jelas dapat membantu meminimalkan gerakan/aktifitas yang tidak perlu, keterlambatan, dan ketidak pastian. Selain itu, dengan sistem



yang



baik



juga



membantu



atasan



untuk



melimpahkan/mendelegasikan tugas-tugas khusus, sehingga atasan dapat melaksanakan tugas sesuai dengan kewenangannya. 4. Membantu pencapaian tujuan organisasi Jika sistem dirancang dengan baik dan digunakan secara efektif, Efektifitas merupakan suatu hal yang berkaitan dengan sejauh mana organisasi mencapai tujuan yang telah ditentukan.15 Namun demikian banyak definnisi yang diberikan berkaitan dengan Efektifitas tersebut. Misalnya efektifitas di kaitkan denan pencapaian usaha yang sesuai dengan rencananya atau rencana hasil dibandingkan dengan realisasi hasil.16 Efektifitas juga merupakan suatu keadaan atau kemampuan kerja yang dilaksanakan oleh manusia untuk memberikan nilai guna yang diharapkan.17 Dengan demikian sistem tersebut dapat membantu peencapaian tujuan organisasi, yaitu: kepuasan pelanggan, pengurangan biaya, dan keuntungan yang lebih tinggi. Namun dengan adanya tujuan dalam sistem perkantoran, tetap saja memiliki suatu kelebihan dan kekurangan didalamnya. Beberapa kelebihan sistem perkantoran yaitu: 1. Kelancaran aliran kerja; Karyawan mengikuti metode yang baku untuk membantu menghindari gerakan yang tidak perlu, keterlambatan, dan kesalahan saat melaksanakan instruksi pekerjaan. 2. Keseragaman tindakan; Sistem juga membantu karyawan untuk mengikuti prosedur yang sama untuk pekerjaan yang sama (standar). Komaruddin, (1981). Manajemen Kantor, Teori dan Praktek, Bandung: Sinar Baru: 12 Akmal, (2005). Menata Rumah dengan Estetika.Jakarta: PT. Gramedia Pustaka Utama: 36. 17 The Liang Gie, (2000). Administrasi …: 24. 15 16



18



3. Ekonomis; sistem menghilangkan: gerakan yang tidak perlu, duplikasi kegiatan, keterlambatan, dan kesalahan sehingga mengurangi biaya. 4. Penetapan tanggung jawab; Sistem membagikan dan mendistribusikan pekerjaan kantor secara sistematis. 5. Pelatihan karyawan; Sistem memberikan pelatihan yang sederhana namun efektif untuk melakukan berbagai kegiatan kantor. 6. Koordinasi



kegiatan;



Sistem



membantu



karyawan



untuk



memvisualisasikan keterkaitan dari kegiatan yang berbeda di departemen lain. 7. Mengurangi beban manajemen; Sistem membantu dalam memastikan tindakan yang konsisten untuk pekerjaan rutin. Adapun juga kekurangan dari sistem perkantoran : 1. Kesulitan membangun sistem Merancang sistem yang cocok didasarkan pada banyak faktor yang mungkin tidak selalu menguntungkan bagi pembentukan sebuah sistem . 2. Kesulitan mematuhi sistem Pekerjaan



tertentu



selalu



membutuhkan



fleksibelitas



dalam



pelaksanaannya. Sistem yang kaku dapat menghambat pelaksanaan pekerjaan. 3. Sistem tidak berguna sepanjang waktu Keadaan yang dinamis menuntut sistem untuk menyesuaikan dengan perubahan organisasi. 4. Investasi sistem Penerapan sistem melibatkan timbulnya pengeluaran tambahan. Sebagai contoh, sistem mekanisasi pekerjaan kantor, membutuhkan investasi pada komputer.



BAB III PENUTUP



A. Kesimpulan Sistem perkantoran ialah segenap rangkaian prosedur yang telah menjadi pola kebulatan, tata kerja, dan tata tertib dalam penyelesaian sesuatu bidang kerja atau fungsi pokok dalam suatu organisasi. Dengan beberapa karakteristiknya yaitu Fleksibel, Mudah diadaptasikan, Sistematis, Fungsional, Sederhana, Pemanfaatan sumber daya yang optimal. masing-masing unsur system memainkan peranan yang penting dalam menjalankan sistem dan yang paling utama adalah bahwa output dari sebuah sistem (departemen atau bagian) tertentu mempunyai hubungan yang erat dengan sistem (departemen atau bagian) yang lain. Jenis  system diklasifikasikan berdasarkan tingkatan manajerial yang dilayani oleh masing-masing system. tujuan sistem perkantoran yaitu efisiensi dalam pemanfaatan sumber daya organisasi, mengendalikan biaya operasi, meningkatkan efiensi operasional, membantu pencapaian tujuan organisasi. Beberapa kelebihan sistem perkantoran: Kelancaran aliran kerja, keseragaman tindakan, ekonomis, dls. Kekurangan dari sistem perkantoran: Kesulitan membangun sistem, kesulitan mematuhi sistem, sistem tidak berguna sepanjang waktu, investasi system. D. Saran Kami menyadari masih banyak sekali kesalahan dalam pembuatan tugas kami pada kali ini untuk itu kami mohon maaf jika ada kesalahan dan ketidakbenaran



dari pembahasan kami serta penulisan kami yang kurang



dapat di mengetri, oleh sebab itu untuk memperbaiki dalam pembuatan tugas kami selanjutnya kami minta kritik dan saran.



19



DAFTAR PUSTAKA



Zulkarnain, Wildan. Manajemen Perkantoran Profesional. Jakarta : Gunung Samudera. Badri, Sukoco. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Jakarta : Erlangga, 2007. Soetrisno dkk. Manajemen Perkantoran Modern. Lembaga Admnistrasi Negara – Republik Indonesia. Jakarta: 2006.



Gie, The Liang. Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta : Liberty. 2000.



Komaruddin. Manajemen Kantor, Teori dan Praktek, Bandung: Sinar Baru, (1981).



Akmal. Menata Rumah dengan Estetika.Jakarta: PT. Gramedia Pustaka Utama, (2005). Rue, G. R. Terry dan L. W. Dasar-dasar Manajemen. Jakarta: Bumi Aksara. Makassau. Metode Analisa System Pola Operasional Administrasi. Bandung: C. V. Sinar Baru, 1985.



J.C. Denyer. Office Management. Edisi 4 berilustrasi. Penerbit Macdonald & Evans. 1974.



20