Makalah Komunikasi Organisasi [PDF]

Citation preview

KOMUNIKASI ORGANISASI Disusun Untuk Memenuhi Tugas Mata Kuliah Komunikasi Pendidikan



DISUSUN OLEH : KELOMPOK II NAMA



: 1. NANDA FARIDAH 2. YENI LESTARI



DOSEN PEMBIMBING Novebri, S.Pd, M.Pd



SEKOLAH TINGGI AGAMA ISLAM NEGERI MANDAILING NATAL 2019/2020



KATA PENGANTAR Assalamu’alaikumWr.Wb Puji syukur kami panjatkan kehadirat Allah Subhanahuwata’ala. Karena berkat rahmat-Nya kami bisa menyelesaikan makalah yang berjudul “Komunikasi Organisasi”. Kami mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu dalam pembuatan makalah ini. Sehingga makalah ini dapat diselesaikan tepat pada waktunya. Makalah ini masih jauh dari kesempurnaan. Oleh karena itu, kritik dan saran yang bersifat membangun sangat kami harapkan demi sempurnanya makalah ini. Semoga makalah ini memberikan informasi bagi teman-teman sekalian dan bermanfaat



untuk pengembangan



wawasan dan peningkatan



ilmu



pengetahuan bagi kita semua. Wassalamu’alaikumWr.Wb



Panyabungan, 29 September 2020 Penyusun, Kelompok II



i



DAFTAR ISI KATA PENGANTAR..................................................................................



i



DAFTAR ISI.................................................................................................



ii



BAB I PENDAHULUAN.............................................................................



1



A. Latar Belakang........................................................................................



1



B. Rumusan Masalah...................................................................................



1



BAB II PEMBAHASAN..............................................................................



2



A. Distorsi Pesan Dalam Komunikasi..........................................................



2



a.



Pengertian Distorsi Pesan Dalam Komunikasi.................................



2



b.



Faktor-Faktor Penyebab Timbulnya Distorsi...................................



2



c.



Jenis-Jenis Distorsi Pesan Dalam Komunikasi................................



7



d.



Solusi Mengatasi Distorsi Pesan Dalam Komunikasi......................



8



BAB III PENUTUP......................................................................................



10



A. Kesimpulan..............................................................................................



10



B. Saran........................................................................................................



10



DAFTAR PUSTAKA



ii



BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Komunikasi merupakan aktifitas dari manusia. Dengan berkomunikasi, manusia dapat saling berhubungan satu sama lain baik dalam kehidupan sehari-hari di rumah tangga, di tempat pekerjaan, di pasar, dalam masyarakat atau dimana saja manusia berada. Tidak ada manusia yang tidak akan terlibat dalam komunikasi. Pentingnya komunikasi bagi manusia tidaklah dapat di pungkiri begitu saja halnya bagi organisasi. Dengan adanya komunikasi yang baik suatu organisasi dapat berjalan lancar dan berhasil dan begitu pula sebaliknya, kurang atau tidaknya komunikasi organisasi dapat macet atau berantakan. Komunikasi yang efektif adalah sangat penting bagi semua organisasi. Oleh karna itu, para pimpinan organisasi dan para komunikator dalam organisasi perlu memahami dan menyempurnakan kemampuan komunikasi mereka B. Rumusan Masalah 1.



Apa pengertian distorsi pesan dalam komunikasi?



2.



Apa saja faktor-faktor penyebab timbulnya distorsi ?



3.



Apa saja jenis-jenis distorsi pesan dalam komunikasi?



4.



Bagaimana solusi mengatasi distorsi pesan dalam komunikasi?



1



BAB II PEMBAHASAN A. Distorsi Pesan Dalam Komunikasi 1.



Pengertian Distorsi Pesan Dalam Komunikasi Distorsi pesan ditemui tidak hanya dalam kehidupan organisasi, dalam masyarakat luaspun terjadi, sehingga distorsi ini pun seringkali mengaburkan fakta dan data sebenarnya. Dalam distorsi pesan itu sendiri terjadi penambahan dan pengurangan pesan. Ketepatan komunikasi menunjukkan kepada kemampuan orang untuk memproduksi atau menciptakan suatu pesan dengan tepat. Dalam komunikasi, istilah ketepatan digunakan untuk menguraikan tingkat persesuaian arti pesan yang dimaksudkan oleh si pengirim pesan dengan arti yang diinterpretasikan si penerima. Kekurangan ketepatan atau perbedaan arti di antara yang dimaksudkan oleh si pengirim dengan interpretasi di penerima dinamakan distorsi. Perbedaan arti atau distorsi pesan dapat merupakan hal yang kritis dalam organisasi. Hasil penelitian menunjukkan bahwa informasi dan arti pesan berubah dari apa yang dimaksudkan, ketika pesan itu melewati individuindividu dalam jaringan komunikasi. Peoses komunikasi ke bawah, atas, horizontal, dan berbagai arah ada yang terjadi dengan cara yang simultan, secara seri, atau berantai. Pesan yang didistribusikan dengan cara yang simultan mudah terkena perubahan dan distorsi bila dibandingkan dengan komunikasi interpersonal.



2.



Faktor-Faktor Penyebab Timbulnya Distorsi Pada bagian berikut ini akan dilihat faktor-faktor yang menimbulkan terjadinya distorsi. Faktor tersebut dapat diklasifikasikan atas dua bagian, yaitu faktor personal yang terdapat dalam diri si penerima pesan dan si pengirim, dan faktor yang di luar diri mereka dinamakan faktor



2



3



organisasi. Masing-masing dari faktor tersebut akan dijelaskan berikut ini: a.



Faktor Personal Ada sejumlah prinsip yang merefleksikan faktor-faktor personal yang ikut memberikan kontribusi pada distorsi pesan. Faktor-faktor ini biasanya berasal dari konsep kita mengenai komunikasi sebagai tingkah laku proses untuk memperlihatkan arti yang dientukan Pada suatu saat kita dibombardir oleh bermacam-macam keterbatasan kita dalam proses komunikasi, baik yang datang dari luar maupun yang datang dari dalam diri kita sendiri. Adapun faktor utama yang memberikan kontribusi pada distorsi pesan dalam proses komunikasi adalah persepsi kita mengenai pemberian komunikasi tersebut. Karena faktor persepsi memegang peranan penting dalam proses



komunikasi



maka



perlu



diketahuhi



apa



yang



dimaksudkan dengan persepsi. Menurut Arni Muhammad, hal-hal yang berkenaan dengan persepsi yang ikut mempengaruhi proses komunikasi adalah sebagai berikut: 1) Orang Mengamati Sesuatu Secara Selektif Pancaindera



penerima



seperti



mata,



telinga,



hidung, kulit, dan lidah secara fisik sangat terbatas sehingga hanya dapat berespon terhadap penderitaan yang demikian dapat melalui halangan-halangan yang biasa, atau melalui keterbatasan yang kelihatan sangat berhubungan dengan situasi kita dan yang konsisten dengan pilihan dan perspektif personal. 2) Orang Melihat Sesuatu Konsisten Dengan Apa yang Mereka Percayai.



4



Persepsi seseorang mengenai sesuatu, dipengaruhi oleh cara kita bicara tentang orang, benda-benda dan kejadian-kejadian. Apa yang kita percaya dapat mengubah persepsi kita. misalnya, jika kita percaya bahwa orang sangat pintar dan cerdas, seseorang akan cenderung melihat tingkah lakunya konsisten dengan kepercayaan seseorang. 3) Bahasa Itu Sendiri Kadang-kadang Kurang Tepat Dalam komunikasi, bahasa digunakan untuk menyatakan persepsi. Melalui bahasa kita membuat persepsi yang agak umum sehingga orang lain mungkin mendapatkan



beberapa



ide



tentang



apa



yang



dimaksudkan. Sesungguhnya



bahasa



yang



tepat



dapat



menunjukan orang, atau benda sebagaimana keadaan yang



sesungguhnya.



Dengan



banyaknya



gradasi



perasaan, reaksi dan eksistensi, ada sedikit keraguan bahwa bahasa kita terbatas kemampuannya menyatakan tentang dunia, benda-benda, dan kejadian yang terjadi. b.



Faktor Organisasi Menurut Arni Muhammad di dalam buku Komunikasi Organisasi, ada beberapa hal dari lingkungan organisasi yang ikut memberikan kontribusi terhadap distorsi pesan dalam komunikasi, di antaranya karena: 1) Kedudukan atau Posisi dalam Organisasi Kedudukan atau posisi dalam suatu organisasi biasanya mempengaruhi cara orang berkomunikasi. Dalam kenyataan dapat dilihat, bahwa orang yang bekerja dalam organisasi melihat pekerjaan mereka dengan cara berbeda dengan orang yang berada di luar organisasi. Tiap-tiap posisi dalam organisasi menuntut



5



bahwa orang yang menduduki posisi itu harus mempersepsi dan berkomunikasi dari pandangan posisinya. 2) Hierarki dalam Organisasi Susunan



posisi



dalam



bentuk



hierarki



menggambarkan bahwa ada orang yang menduduki posisi yang suverior dan yang lainnya adalah bawahan. Hierarki seperti inilah yang terkadang mempengaruhi cara seseorang berkomunikasi. Orang yang menduduki tempat lebih tinggi dalam hierarki, mempunyai kontrol yang lebih banyak daripada orang yang ditempatkan pada bagian bawah. Dalam hal ini, biasanya bawahan harus lebih hati-hati dalam mennyampaikan pesan kepada atasan agar informasi tidak terganggu. 3) Keterbatasan Berkomunikasi Keterbatasan yang ditentukan oleh organisasi dimana seseorang boleh berkomunikasi dengan yang lain dan ketentuan siapa yang boleh membuat keputusan, mempengaruhi cara anggota organisasi berkomunikasi. Bila pembuatan keputusan secara sentral maka akan sangat banyak informasi dan sangat banyak keputusan yang harus dibuat dengan cepat. Keadaan informasi yang terlampau banyak serta keterbatasan itu maka akan menimbulkan distorsi dalam komunikasi. Adapun cara penyesuaian untuk menghindari pesan bila terlalu banyak dan untuk menjaga agar tidak terputusnya urutan dalam proses informasi, individu boleh melakukan beberapa hal berikut: a) Mengabaikan beberapa pesan



6



b) Menunda respon bagi pesan yang penting. c) Menjawab atau berespon hanya terhadap bagian dari beberapa pesan. d) Berespon secara tidak tepat terhadap pesan tertentu. e) Menggunakan waktu yang sedikit untuk tiaptiap pesan 4) Hubungan yang Tidak Personal Hubungan yang tidak personal dalam suatu organisasi mempengaruhi cara orang berkomunikasi. Hubungan yang tidak bersifat personal ini mengarahkan kepada tekanan yang bersifat emosional. Sehingga hubungan ini mengakibatkan distorsi. 5) Sistem Aturan dan Kebijaksanaan Sebuah sistem aturan, kebijaksanaan, serta aturanaturan



yang



berkenaan



dengan



pemikiran,



dan



perbuatan akan mempengaruhi cara orang dalam berkomunikasi.



Pada



pemakaian



aturan



dan



kebijaksanaan yang kaku selalu mengarah kepada hubungan yang formal. Sehingga komunikasi kurang bersifat emosional dan mengakibatkan distorsi dalam komunikasi karena informasi yang didapat bersifat formal. 6) Spesialisasi Spesialisasi tugas mempersempitpersepsi seseorang



dan



berkomunikasi. memberikan



mempengaruhi Meskipun



sumbangan



cara



orang



spesialisasi



telah



terhadap



produktivitas



nasional dan peningkatan efisiensi, tetapi di balik semua itu juga merupakan sumber masalah bagi komunikasi.



7



7) Ketidakpedulian Pimpinan Sikap tidak peduli dari pimpinan organisasi juga merupakan penghalang dalam proses komunikasi. Ada empat hal yang memberikan sumbangan terhadap sikap tidak peduli, yaitu: a) Pimpinan sering gagal mengirim pesan yang dibutuhkan karyawan, karena mereka mengira bahwa orang telah mengetahui dan menahan informasi. b) Kebanyakan organisasi pada dasarnya tidak menginginkan komunikasi dua arah. c) Kondisi menghalangi komunikasi yang efektif dan



dihubungkan



dengan



malas



memperdulikan orang lain. 3.



Jenis-Jenis Distorsi Pesan Dalam Komunikasi Salah satu hal yang menyebabkan banyak orang berselisih paham adalah karena kurangnya komunikasi. Komunikasi terkadang menjadi hal yang



disepelekan,



padahal



kesalahan



dalam



komunikasi



dapat



menimbulkan sebuah permasalahan yang runyam dalam relasi dua atau lebih orang. Pengertian konsep komunikasi yang paling sederhana adalah proses penyampaian pesan dari komunikator kepada komunikan. Proses ini dapat menghasilkan feedback dari komunikan sehingga komunikasi dapat berlangsung secara dua arah antara komunikator dan komunikan. a.



Komunikator Komunikator adalah pihak yang



bertindak



sebagai



pengirim pesan kepada komunikan (penerima pesan) dalam sebuah proses komunikasi. Dengan kata lain, komunikator merupakan



seseorang



atau



sekelompok



orang



yang berinisiatif untuk menjadi sumber dalam sebuah hubungan. Seorang



komunikator



tidak



hanya



berperan



menyampaikan pesan kepada penerima, tetapi juga



dalam



8



memberikan respons dan tanggapan, serta menjawab pertanyaan dan masukan yang disampaikan oleh penerima, dan publik yang terkena dampak dari proses komunikasi yang berlangsung, baik secara langsung maupun tidak langsung.  b.



Komunikan Komunikan adalah kebalikan dari komunikator yang dimana komunikan bertindak sebagai penerima data ataupun informasi yang diberikan oleh komunikator.komunikan lebih sering di samakatakan dengan pendengar. 



4.



Bagaimana Solusi Mengatasi Distorsi Pesan Dalam Komunikasi Timbulnya gangguan dalam suatu organisasi tidak dapat dielakkan. Namun demikian organisasi formal telah berusaha untuk mengurangi terjadinya gangguan tersebut seminimal mungkin. Usaha ini memang tidak dapat menghilangkan sama sekali distorsi pesan tersebut, tapi hanya mengurangi tingkatnya saja. Para ahli mengemukakan empat cara yang dapat dilakukan anggota orgnisasi untuk menambah ketepatan mengkomunikasikan informasi dalam organisasi. Cara tersebut adalah sebagai berikut: a.



Menetapkan Lebih dari Satu Saluran Komunikasi Bila seorang karyawan atau pimpinan merasa bahwa informasi yang diterima mungkin mendapat gangguan maka salah satu cara untuk menemukan gangguan tersebut adalah dengan mengkonfirmasi pesan ke berbagai sumber.



b. Menciptakan Prosedur untuk Mengimbangi Distorsi Jika orang yang bekerja dalam organisasi mengira bahwa faktor personal dan faktor organisasi akan menghasilkan gangguan dalam komunikasi maka jika mereka menerima informasi dapat menyesuaikan laporan itu secara rutin untuk menetralkan gangguan yang ada di dalamnya. Selain itu, jika seseorang tidak dapat mengetahui macam distorsi yang ada dalam suatu laporan dia akan mendapat



9



kesulitan dalam membuat penyesuaian. Salah satu alternatif yang dapat dilakukan adalah tidak menggunakan informasi itu untuk pembuatan keputusan. c.



Menghilangkan Pengantara Antara Pembuat Keputusan dengan Pemberi Informasi Dengan komunikasi



mengurangi



jumlah



maka jumlah



mata



penyaringan



rantai jaringan dan



distorsi



komunikasi akan berkurang. Kecenderungan dalam struktur organisasi yang datar adalah kurangnya distorsi dalam komunikasi vertikal, karena kurangnya jumlah tingkat yang dilalui oleh suatu pesan. a) Mengembangkan Pembuktian Gangguan Pesan Satu cara untuk mengurangi gangguan aadalah menciptakan sistem pesan yang tidak boleh mengubah arti pesan selama dalam pengiriman. Untuk membuktikan tidak adanya distorsi, suatu pesan harus dapat dikirimkan tanpa penyingkatan atau perluasan di antara sumber dan tujuan si penerima. d.



Menetapkan lebih dari satu saluaran komunikasi Salah satu cara untuk menemukan gangguan dengan menginformasikan pesan itu dengan berbagai sumber pesan,. Hal ini dapat di lakukan dengan cara berikut: 1) Menggunakan sumber informasi yang di luar organisasi termasuk materi ayng telah dipublikasikan, teman dari organisasi lain, langganan organisasi, teman dari organisasi yang lain, kenalan dan desah desus. 2) Menciptakan bidang tanggung jawab yang tumpang tindih diantara karyawan sehinnga adanya kompetensi dlam proses komunikasi.



BAB III PENUTUP A. Kesimpulan Ketepatan komunikasi menunjukkan kepada kemampuan orang untuk mereproduksi atau menciptakan suatu pesan dengan tepat. Dalam komunikasi, istilah ketepatan di gunakan untuk menguraikan tingkat persesuaian di antara pesan yang di ciptakan oleh pengirim dan reproduksi penerima mengenai pesan tersebut. Atau dengan kata lain tingkat penyesuaian arti pesan yang di maksudkan oleh si pengirim dengan arti yang diinterpretasi  oleh si penerima. Hasil penelitian  menunjukkkan bahwa informasi dan arti pesan berubah dari apa yang di maksudkan, ketika pesan itu melewati individu-individu dalam jaringan komunikasi. Proses komunikasi kebawah, keatas, horizontal dan berbagai arah ada yang terjadi dengan cara yang simultan, secara seri atau berantai. Pesan yang didistribusikan dengan cara yang simultan mudah kena perubahan dan distorsikan bila di bandingkan dengan komunikasi interpersonal. B. Saran Demikian makalah ini saya buat untuk memenuhi tugas mata kuliah Komunikasi organisasi dan menambah refrensi pengetahuan tentang komunikasi organisasi yang ada di pasar sentul. Tentunya dalam pembuatan makalah ini, banyak sekali kekurangan dan jauh dari kesempurnaan, sehingga kritik dan saran dari pembaca dan dosen komunikasi organisasi sangatlah saya butuhkan.



10



DAFTAR PUSTAKA Lise Vander Voort, 2002. Functional and Causal Explanations in Group Communication Research, Communicasion Theori 12. Muhammad, Arni., Komunikasi Organisasi. Jakarta: Bumi Aksara, 2005, cet. Ke7 Soemirat, Soleh. Dkk. 2000. Komunikasi Organisasional, Jakarta: Universitas Terbuka. Cet. Kedua.