Makalah Manajemen Koperasi [PDF]

Citation preview

BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Walau secara kelembagaan koperasi mempunyai prinsip, fungsi, dan ciri-ciri yang berbeda dari bentuk-bentuk



perusahaan lainnya, namun koperasi tetap merupakan sebuah



organisasi yang ingin mencapai tujuan tertentu. Organisasi sebagai wadah untuk mencapai tujuan harus mempunyai bentuk dan struktur yang tepat, efesien dan efektif. Perilaku organisasi akan mencerminkan seberapa jauh tertib hukum dan kaidah hukum dilaksanakan. Pengaturan organisasi sangat menentukan pelaksanaan usaha dan keberhasilan pencapaian tujuan yang telah ditetapkan. Demikian pula halnya dengan koperasi, organisasinya harus mencerminkan kekuatan yang memberikan kepercayaan bagi anggota, masyarakat dan badan usaha lainnya dalam melaksanakan hubungan kerja sama. Untuk mencapai tujuan tersebut maka koperasi harus memiliki manajemen yang baik dan organisasi yang tangguh, efesien dan efektif. Anggota koperasi sebagai pendiri, pemilik dan pengguna jasa (sebagai produsen dan konsumen) koperasi, maka akan merasa mantap apabila keberadaan organisasi koperasi mereka jelas dan kuat. Pengakuan keberadaan koperasi dari anggota dan masyarakat merupakan daya dukung yang potensial,yang dapat dijadikan ukuran (barometer) bagi jalannya organisasi dan kelangsungan hidup koperasi. Oleh karena itu organisasi koperasi perlu mendapat perhatian yang serius terutama dari aspek hukumnya. Karena dulu ijin Usaha Koperasi ditangani Departemen Koperasi. Dan sekarang era otonomi daerah dan Departemen Koperasi juga sudah tidak ada, diganti menjadi Kementrian Negara.



1.2 Rumusan Masalah 1. Apa yang dimaksud dengan manajemen dan organisasi koperasi? 2. Apa saja aspek-aspek manajemen koperasi? 3. Apa yang dimaksud dengan akuntabilitas koperasi?



1.3 Tujuan Penulisan 1. Menjelaskan manajemen dan organisasi koperasi 2. Memahami apa saja aspek-aspek manajemen koperasi 3. Mengetahui pentingnya akuntabilitas dalam koperasi 1



BAB II PEMBAHASAN 2.1 Manajemen dan Organisasi Koperasi 1. Manajemen Koperasi Manajemen merupakan kebutuhan mutlak bagi setiap organisasi. Sebagaimana diketahui, hakikat manajemen ialahmencapai tujuan dengan tangan orang lain. Pencapaian tujuan dengan tangan orang lain itu dilakukan oleh manajemen dengan melaksanakan fungsi-fungsi manajemen,yaitu fungsi perencanaan, fungsi pengorganisasian, fungsi pelaksanaan, dan fungsi pengawasan. Dengan demikian, keberhasilan manajemen sebuah organisasi akan sangat tergantung pada pelaksanaan masing-masing fungsi tersebut. a. Fungsi perencanaan Perencanaan adalah proses perumusan program beserta anggarannya yang harus dilakukan oleh sebuah koperasi sebagai tindak lanjut dari pelaksanaan strategi yang hendak dilaksanakan. Sebagai tindak lanjut dari strategi, maka pelaksaan fungsi perencanaan dalam sebuah organisasi koperasi harus konsisten mengacu pada tujuan dan misi koperasi tersebut. Dalam melaksanakan sebuah perencanaan, selain harus mengacu Pada tujuan dan misi koperasi, penentuan strategi harus mempertimbangkan secara cermat hal-hal berikut. 1) Berbagai ketentuan internal koperasi 2) Berbagai kelemahan internal yang dimilikinya 3) Kesempatan / peluang bisnis yang dimanfaatkan untuk mencapai tujuan koperasi 4) Hambatan / kendala bisnis yang diperkirakan akan mengganggu pencapaian tujuan koperasi. Adapun jenis strategi yang dapat dipilih oleh koperasi dalam garis besarnya dibedakan antara strategi tingkat korporasi dan strategi ditingkat unit usaha. Jenis strategi yang dapat dipilih pada tingkat korporasi meliputi : usaha tunggal, diversifikasi usaha terkait, dan diversifikasi usaha tidak terkait atau konglomerasi. Sedangkan jenis strategi yang dapat dipilih pada tingkatan unit usaha meliputi : minimasi biaya, diferensiasi produk, konsentrasi pada pasar tertentu atau gabungan ketiganya. b. Pengorganisasian Pengorganisasian adalah pembagian tugas dan wewenang dalam koperasi diantara para pelaku yang bertanggungjawab atas pelaksanaan rencana-rencana koperasi. Jenis struktur organisasi dibedakan atas struktur fungsional, struktur unit usaha, dan struktur matriks. 2 hal penting yang perlu dipertimbangkan pengurus dalam hal struktur organisasi adalah : 1) Efektifitas struktur organisasi dari segi pencapaian tujuan koperasi 2) Efisiensi struktur organisasi itu dapat dilihat dari segi biaya penyelenggaraannya.



2



c.



Pelaksanaan Pelaksanaan ialah proses penerapan-penerapan rencana-rencana koperasi oleh masing-masing fungsi atau unsur dalam organisasi koperasi. Aspek yang terpenting pada tahap pelaksanaan adalah aspek koordinasi dan monitoring. Dengan melakukan koordinasi, maka berbagai unsur dalam organisasi diupayakan untuk bekerja saling bahu-membahu dalam mencapai tujuan koperasi. Tanggungjawab fungsi pelaksanaan merupakan tanggung jawab pengurus koperasi. Tetapi, karena pengurus tidak dapat melaksanakan semua tugasnya tanpa bantuan orang lain, maka pengurus memiliki wewenang untuk mengangkat pengelola sebagai pelaksana harian manajemen koperasi. d. Pengawasan Yaitu upaya yang dilakukan oleh kewenangan yang lebih tingi, untuk mengukur tingkat kesesuaian antara rencana yang telah ditetapkan dengan hasil yang telah dicapai. Sesuai dengan UU No. 25/1992, pengawasan atas pelaksanaan kegiatan usaha koperasi dilaksanakan oleh pengawas. Kegiatan pengawasan terutama sekali dilakukan terhadap pelaksanaan kebijakan dan pengelolaan usaha koperasi. Dengan demikian pengawas diharapkan dapat mencegah/mengurangi akan terjadinya penyalahgunaan sumbersumber ekonomi yang dimiliki oleh koperasi secara tidak bertanggung jawab.



2. Struktur Organisasi Koperasi Struktur organisasi koperasi tidak hanya mencakup segi intern koperasi, tetapi meliputi segala segi eksternnya. Segi intern organisasi adalah struktur organisasi koperasi yang meliputi unsur-unsur kelengkapan yang ada didalam organisasi koperasi tersebut. Sedangkan segi intern koperasi adalah, hubungan dan kedudukan koperasi terhadap koperasi lainnya, baik yang setingkat (antar sesama koperasi primer) maupun dengan koperasi yang lebih tinggi tingkatannya. Termasuk dalam lingkup segi ekstern organisasi koperasi adalah hubungan koperasi dengan induk organisasi gerakan koperasi, yaitu Dewan Koperasi Indonesia, yang berkedudukan di Jakarta. a. Struktur Intern Organisasi Koperasi Struktur intern organisasi koperasi terdiri dari 3 unsur yaitu: 1) Unsur-unsur alat perlengkapan organisasi koperasi meliputi :  Rapat Anggota Koperasi  Pengurus Koperasi  Pengawas Koperasi 2) Unsur-unsur pelaksanaan teknis yaitu, manajer dan karyawan koperasi lainnya. 3) Unsur penasihat (Dewan penasihat) b. Struktur Ekstern Organisasi Koperasi Dari segi ekstern, beberapa koperasi primer (koperasi yang beranggotakan sekurangkurangnya 20 orang) dapat mengadakan penggabungan dengan beberapa koperasi yang ada dilingkungannya, sehingga membentuk koperasi pusat, misal kita mengenal pusat Koperasi Pegawai Negeri.



3



3. Administrasi Organisasi Koperasi Administrasi organisasi koperasi meliputi semua pencatatan yang berkaitan dengan kegatan organisasi koperasi, kegiatan pencatatan antara lain meliputi hal-hal berikut. a. Buku Daftar Anggota b. Buku Daftar Pengurus c. Buku Daftar Anggota Pengurus d. Buku Notulen Rapat e. Buku Simpanan Anggota 2.2 Aspek-Aspek Manajemen Koperasi Aspek-aspek yang terdapat pada setiap koperasi dibedakan atas kegiatan-kegiatan operasi, kegiatan keuangan, kegiatan pemasaran, dan kegiatan administrasi dan umum. 1. Manajemen Operasi Manajemen operasi ialah salah satu aspek dari manajemen koperasi yang memusatkan perhatiannya terhadap pengelolaan variable-variabel kunci yang menentuan tercapainya efisiensi dan efektifitas kegiatan utama koperasi optimal. Manajemen operasi itu dapat diilustrasikan dengan melihat pengelolaan kegiatan sebuah koperasi yang bergerak dalam bidang manufaktur. Karakteristik operasi sebuah manufaktur ialah terjadinya proses transformasi masukan (input) menjadi keluaran(output),baik dengan bantuan tenaga manusia maupun dengan bantuan peralatan yang bersifat mekanik. a. Manajemen Masukan Yang dimaksud dengan masukan dalam hal ini ialah bahan baku yang digunakan dalam proses produksi tersebut. Sehubungan dengan bahan baku ini, maka pertamatama pengurus koperasi harus bisa menentukan sumber pengadaan bahan baku paling murah berkualitas. b. Managemen Peralatan dan Sumber Daya Manusia Pengurus koperasi harus menentukan secara cermat jenis alat produksi yang hendak digunakan,serta jumlah dan kualitas SDM yang hendak melaksanakan proses produksi tersebut.Kaitan nya dengan jumlah dan kualitas SDM pengurus koperasi harus dapat menenuntukan kualifikasi tenaga kerja macam apa yang diperlukan sehingga dapat mengimbangi metode produksi yang dipakai c. Managemen Keluaran Pengurus koperasi harus menentukan secara tepat,baik jumlah satuan yang akan dihasilkan yang dapat diserap oleh pasar maupun standar kualitas tertumpu sesuai sasaran pasar yang ingin diraih.Agar proses produksi dapat berjalan dengan biaya terendah dengan keluaran yang memenuhi standar kualitas tertentu maka biaya susunan standar biaya produksi dan biaya merupakan kebutuhan yang mutlak dan sifat nya pada tahap produksi. 2. Manajemen Keuangan Pusat perhatian manajemen keuangan ialah berbagai aspek keuangan suatu usaha.sebagai salah satu sumber daya strategis untuk menjalankan usaha, hakekat manajemen keuangan ialah mengupayakan keseimbangan antara kebutuhan dana serta penggunaannya. Maksudnya seimbang dalam hal ini adalah keseimbangan antara sisi aktiva dan pasiva neraca. Dengan demikian pembelajaran yang direncanakan akan menempatkan koperasi pada posisi yang sehat dilihat dari segi likuiditas, solvabilitas, dan rehabilitas. 4



3.



a. Manajemen Modal Kerja Modal kerja diperlukan dalam menunjang kelancaran kegiatan seperti membayar gaji pegawai, membayar utang, membayar bunga dan kegiatan lainnya yang termasuk dalam kegiatan rutin koperasi. Agar berbagai kegiatan dapat dilakukan dengan lancar, maka koperasi harus dapat merencanakan kebutuhan modal kerjanya dengan baik dan merencanakan penggunaannya secara baik pula. Prinsipnya ialah koperasi harus selalu berusaha agar uang yang dibelanjakan untuk membiayai berbagai kegiatannya harus dapat kembali masuk ke dalam koperasi melalui penjualan barang-barang atau jasa yang dilakukannya. b. Manajemen Kas Pusat perhatian manajemen kas adalah pada tercapainya antara kas yang dikeluarkan (cash flow) dengan kas yang diterima(cash inflow). Kas adalah aktiva yang sifatnya likuid. c. Manajemen Piutang Piutang adalah tagihan kepada pihak-pihak diluar koperasi yang timbul karena terjadinya penjualan atau penyerahan jasa-jasa koperasi. Permasalahan manajemen piutang biasanya terletak pada segi kolektibilitas atas penagihannya. Piutang mempunyai pengaruh yang sangat besar terhadap likuiditas koperasi. d. Manajemen Persediaan Persediaan adalah barang-barang yang dimiliki oleh koperasi, dengan maksud untuk dijual kembali atau di proses lebih lanjut menjadi produk baru yang mempunyai nilai ekonomis tinggi, maka persediaan dapat dibedakan menjadi bahan baku dan persediaan barang jadi. Masalah utama manajemen persediaan bahan baku adalah maasalah pemenuhan kebutuhan bahan baku secara efisien dan tepat waktu, sehingga penundaan waktu proses dapat dihindari. Agar biaya pengadaan bahan baku dapat ditekan hingga serendah mungkin, maka pembelian bahan baku harus memperhatikan syarat-syarat pembelian yang ekonomis. Manajemen penyediaan barang jadi cenderung memiliki lingkup yang lebih luas. Barang jadi adalah hasil transformasi bahan baku setelah ditambahkan dengan jasa tenaga kerja dan jasa fasilitas. Sebagai hasil transofrmasi bahan baku, maka barang jadi biasanya mempunyai nilai yang cukup material terhadap kekayaan koperasi secara keseluruhan. e. Manajemen Investasi Jangka Pendek Investasi jangka pendek adalah investasi berupa pembelian surat-surat berharga jangka pendek dengan tujuan segera dijual kembali. Tindakan investasi jangka pendek biasanya dilakukan untuk mendayagunakan kelebihan sementara kas koperasi, yaitu untuk memperoleh pendapatan tambahan. Manajemen Pemasaran Pemasaran adalah usatu proses yang dilakukan oleh sesuatu usaha untuk menimbulkan permintaan terhadap barang dan jasa yang dihasilkannya. Kegiatan pemasaran dapat di bagi atas beberapa kegiatan yaitu:  Analisis pasar  Identifikasi kebutuhan konsumen  Menyusun rencana kebutuhan konsumen  Menguji rencana pemasaran dengan menempatkan produk ke pasar.  Evaluasi hasil-hasil pengujian rencana pemasaran. 5



Masalah utama pemasaran adalah mengupayakan terpenuhinya kepuasan konsuMmen melalui perencanaan yang cermat terhadap elemen-elemen kunci pemasaran. Elemenelemen kunci pemasaran antara lain meliputi hal-hal Berikut:  Perencanaan Produk, kegiatan perencanaan produk ialah masalah kesesuaian kualitas suatu produk dengan selera konsumennya.  Distribusi Produk, masalah pemasaran berikutnya yaitu masalah penempatan atau distribusi produk. Masalah ini berkaitan dengan masalah penentuan pasar dan pemilihan saluran distribusi yang paling efisien bagi suatu produk. Dalam melakukan pemasaran, koperasi harus berusaha untuk memperpendek mata rantai distribusi agar produk cepat samapi ditangan konsumen akhir.  Penetapan Harga Jual, penetapan harga adalah masalah penentuan tingkat harga jual yang paling optimal. Yaitu tingkat harga yang memperhitungkan seluruh ongkos produksi, kondisi persaingan, dan daya saing produk, serta sumbangannya terhadap sisa hasil usaha koperasi dalam jangka panjang.  Promosi, merupakan upaya menyampaikan informasi mengenai spesifik poduk, terutama menyangkut keunggulan-keunggulan komperatif yang dimiliki oleh suatu produk kepada calon konsumennya.  Pelayanan Purna Jual, ini berpengaruh terhadap tingkat kepuasan konsumen. Pelayanan purna jual perlu dilakukan agar konsumen yang bersangkutan benarbenar mempercayakan pemenuhan kebutuhan produk tersebut. 2.3 Akuntabilitas Koperasi 1. Pengertian Akuntabilitas Akuntabilitas dapat di kemukakan melalui dua pendekatan yaitu: a) Segi fungsi, akuntabilitas adalah kegiatan jasa yang berfungsi menyajikan informasi kuantitatif, terutama yang bersifat keuangan, dari suatu lembaga atau perusahaan yang dapat digunakan sebagai dasar dalam mengambil keputusan ekonomi diberbagai alternatif tindakan b) Segi proses, akuntabilitas adalah suatu teknik untuk mencatat, menggolongkan dan meringkas transaksi-transaksi keuangan yang dilakukan oleh suatu lembaga atau perusahaan, serta menyajikan dan meginterpretasikan data-data tersebut melalui laporan keuangan. Akuntabilitas dalam pengelolaan keuangan dikelompokkan menjadi tiga yaitu akuntabilitas kebijakan, akuntabilitas kegiatan, dan akuntabilitas pengelolaan uang secara fisik. 2. Proses Akuntansi Dalam pengelolaan uang secara fisik berati tidak terlepas dari proses akuntansi terutama untuk menyajikan data keuangan. Proses akuntansi koperasi mempunyai tahapan yang sama dengan akuntansi perusahaan pada umumnya. Berikut tahap-tahap tersebut diuraikan : a) Pencatatan b) Penggolongan c) Peringkasan d) Penyusunan laporan keuangan. 6



3. Buku-buku Koperasi Penyelenggaraan akuntansi koperasi menggunakan buku-buku antara lain, buku kas, buku memorial, buku besar dan buku pembantu. Buku kas dan buku memorial yaitu buku yang digunakan untuk mencatat setiap transaksi yang telah dibuktikan kebenaran oleh pihak-pihak yang berkompeten. 4. Laporan Keuangan Koperasi laporan keuangan koperasi yang umumnya disajikan adalah Neraca dan Laporan Sisa Hasil Usaha. Hal yang perlu diperhatikan dalam menyusun Neraca adalah jumlah aktiva yang harus selalu sama dengan jumlah utang di tambah modal. Persamaan inilah yang dimaksud dengan persamaan dasar akuntansi. Aktiva = Utang + Modal Aktiva adalah sumber-sumber ekonomi yang dimiliki atau dikendalikan koperasi yang besarnya dinyatakan dalam satuan utang.Utang adalah semua kewajiban yang ada pada saat sekarang dank arena itu harus dibayar oleh koperasi sebagai akibat dari transaksi yang dilakukannya dengan pihak ketiga. Modal adalah nilai hak pemilikan koperasi atas seluruh kekayaan koperasi.



7



BAB III PENUTUP



3.1 Kesimpulan Manajemen merupakan kebutuhan mutlak bagi setiap organisasi. Sebagaimana diketahui, hakikat manajemen ialah mencapai tujuan dengan tangan orang lain. Pencapaian tujuan dengan tangan orang lain itu dilakukan oleh manajemen dengan melaksanakan fungsi-fungsi manajemen, yaitu fungsi perencanaan, fungsi pengorganisasian, fungsi pelaksanaan, dan fungsi pengawasan. Aspek-aspek yang terdapat pada setiap koperasi dibedakan atas kegiatan-kegiatan operasi, kegiatan keuangan, kegiatan pemasaran, dan kegiatan administrasi dan umum. Akuntabilitas dalam pengelolaan keuangan dikelompokkan menjadi tiga yaitu akuntabilitas kebijakan, akuntabilitas kegiatan, dan akuntabilitas pengelolaan uang secara fisik. 3.2 Saran



8