Makalah Manajemen Laboratorium [PDF]

Citation preview

MAKALAH MANAJEMEN LABORETORIUM “POA & POAC” (DIV-A ANALIS KESEHATAN)



OLEH : 1. 2. 3. 4. 5. 6.



Afni Haerunnisa A. A. Ayu Amartiwi S. Andini Dhea Monica Anggun Sari Mianti Anike Puspita Sari Ari Irma Puji Astuti



(P07134114001) (P07134114002) (P07134114003) (P07134113004) (P07134114004) (P07134114005)



7. 8. 9. 10. 11. 12.



Asmah Wati Atin Mandela Faesal Baiq Anies Trisnasari Baiq Aryani Difayati Baiq Lasmining Puji Baiq Nila Kurnia Dewi



(P07134114006) (P07134114007) (P07134114008) (P07134114009) (P07134114010) (P07134114011)



13. 14.POLITEKNIK KESEHATAN KEMENTERIAN KESEHATAN MATARAM 15.ANALIS KESEHATAN 16.MATARAM 17.2015 / 2016 18. KATA PENGANTAR 19.



20. 21.



Puji syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa atas segala rahmat-NYA sehingga



kami dapat menyelesaikan pembuatan Makalah Manajemen Laboratorium ini yang berjudul “POAC & POA”. 22.



Makalah ini disusun untuk memenuhi salah satu tugas mata kuliah Manajemen Laboratorium yang disajikan sedemikian rupa sehingga dapat menambah pemahaman pembaca mengenai “POA & POAC”. 23.



Kami menyadari bahwa tugas ini masih jauh dari sempurna, oleh karena itu kritik



dan saran dari semua pihak yang bersifat membangun selalu kami harapkan demi kesempurnaan makalah ini. Tidak Lupa kami ucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah berperan dalam penyusunan makalah ini dari awal sampai selesai. 24. 25.



Mataram, Oktober 2016



26. 27.



Penyusun



28.



1



29.Daftar Isi 30. 31.



32. 33. KATA PENGANTAR.....................................................................................................................1 34. Daftar Isi.........................................................................................................................................2 35. PENDAHULUAN..........................................................................................................................3 36. 1.1.............................................................................................................................Latar Belakang 3 37. 1.2........................................................................................................................Rumusan Masalah 4 38. 1.3..........................................................................................................................................Tujuan 4 39. BAB II............................................................................................................................................5 40. PEMBAHASAN.............................................................................................................................5 41. 2.1..........................................................................................Pengertian POA (Planning of Action) 5 42. 2.2.......................................................................................................Tujuan Plan of Action (PoA) 5 43. 2.3.....................................................................................Kriteria Plan of Action (PoA) yang Baik 6 44. 2.4.....................................................................................................Langkah Plan of Action (PoA) 7 45. 2.5...............................................................................................Konsep POAC dalam Manajemen 9 46. BAB III.........................................................................................................................................11 47. PENUTUP....................................................................................................................................11 48. 3.1..................................................................................................................................Kesimpulan 11 49. 3.2............................................................................................................................................Saran 11 50. DAFTAR PUSTAKA....................................................................................................................12 51. 2



3



BAB I PENDAHULUAN 1.1.



Latar Belakang Organisasi adalah suatu kelompok orang dalam suatu wadah untuk tujuan bersama yang diinginkan dan mau terlibat dengan peraturan yang ada. Organisasi pada dasarnya digunakan sebagai tempat atau wadah dimana orang-orang berkumpul, bekerjasama secara rasional dan sistematis, terorganisir, terpimpin dan terkendali dalam memanfaatkan sumberdaya (uang, mesin, metode dan lingkungan), sarana prasarana, data dan lain sebagainya. Untuk menjalankan organisasi dibutuhkan manajemen sebagai alat untuk mencapai tujuan. Defenisi manajemen itu sendiri adalah proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, aktualisasi, dan pengawasan kegiatan/ usaha secara sistematik dan efektif oleh para anggota organisasi untuk mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan. Suatu program kerja dalam suatu unit memerlukan suatu perencanaan yang baik dan terperinci agar proses tersebut dapat berjalan lancar, hasil yang tercapai maksimal, evaluasi dapat diarahkan untuk mengetahui hasilnya, dan dapat dimanfaatkan untuk bahan pengembangan lebih lanjut. Tanpa perencanaan yang baik maka suatu program akan sering mengalami hambatan sehingga hasil yang dicapai tidak akan maksimal. POA adalah rencana yang sifatnya arahan yang bisa dilaksanakan. Jadi berupa suatu rencana yang telah diatur agar bisa direncanakan. Dalam suatu POA , harus terdapat rincian dari kegiatan yang akan dilaksanakan, agar para petugas pelaksana (provider) mengetahui apa yang harus dikerjakan, bagaimana prosesnya, dan kapan program kerja tersebut dilaksanakan. Jadi pada prinsipnya POA adalah rencana program kerja yang ditetapkan secara umum. POAC diterapkan dalam setiap organisasi di seluruh dunia guna mempertahankan kelanjutan organisasi. POAC adalah dasar manajemen untuk organisasi manajerial. 4



Terdapat beberapa konsep proses manajemen, misalnya saja PDCE (Plan, Do, Check, Evaluate), dan PDCA (Plan, Do, Check, Action). Namun, konsep POAC lebih banyak digunakan dan diterapkan karena lebih sesuai untuk setiap tingkat manajemen.



1.2.



Rumusan Masalah 1.2.1. Apa pengertian dari POA ? 1.2.2. Apa tujuan dari POA ? 1.2.3. Apa saja kriteria POA yang baik ? 1.2.4. Bagaimana langkah dalam menyusun POA ? 1.2.5. Bagaimana konsep POAC dalam manajemen ?



1.3.



Tujuan 1.3.1. 1.3.2. 1.3.3. 1.3.4. 1.3.5.



Untuk mengetahui definisi dari POA. Untuk mengetahui apa tujuan dari POA. Untuk mengetahui apa saja kriteria POA yang baik. Untuk mengetahui bagaimana langkah dalam menyusun POA. Untuk mengetahui bagaimana konsep POAC dalam manajemen.



1.4.Manfaat Adapun manfaat dari pembuatan makalah ini adalah dapat dijadkan sebagai sumber informasi terkait pemahaman mengenai POA dan POAC serta dapat dijadikan sebagai proses di dalam pembelajaran penulisan ilmiah.



5



BAB II PEMBAHASAN 2.1.



Pengertian POA (Planning of Action) POA adalah satu set tugas yang diberikan kepada individu atau tim yang berisi daftar target untuk setiap tugas serta tenggat waktu, orang yang bertanggung jawab, dan langkah-langkah untuk sukses. Rencana aksi memberikan gambaran untuk individu atau tim bagaimana kesuksesan mereka akan mempengaruhi pencapaian tujuan seluruh organisasi. Plan of action adalah rencana yang sifatnya arahan yang bisa dilaksanakan. Jadi berupa suatu rencana yang telah diatur agar bisa direncanakan. POA merupakan kumpulan aktivitas kegiatan dan pembagian tugas diantara para pelaku atau penanggung jawab suatu program. Lebih lanjut, Planning of Action merupakan penghubung antara “tataran konsep” dengan kumpulan kegiatan dalam jangka panjang, menengah maupun jangka pendek. Dalam suatu POA , harus terdapat rincian dari kegiatan yang akan dilaksanakan, agar para petugas pelaksana mengetahui apa yang harus dikerjakan, bagaimana prosesnya, dan kapan program kerja tersebut dilaksanakan. Jadi pada prinsipnya POA adalah rencana program kerja yang ditetapkan secara umum. Menurut Supriyanto dan Nyoman (2007), Perlu beberapa hal yang dipertimbangkan sebelum menyusun Plan of Action (PoA), yaitu dengan memperhatikan kemampuan sumber daya organisasi atau komponen masukan (input), seperti: Informasi, Organisasi atau mekanisme, Teknologi atau Cara, dan Sumber Daya Manusia (SDM).



2.2.



Tujuan Plan of Action (PoA)



Tujuan dari Plan of Action (PoA), antara lain: 1. Mengidentifikasi apa saja yang harus dilakukan 2. Menguji dan membuktikan bahwa: a. Sasaran dapat tercapai sesuai dengan waktu yang telah dijadualkan b. Adanya kemampuan untuk mencapai sasaran c. Sumber daya yang dibutuhkan dapat diperoleh d. Semua informasi yang diperlukan untuk mencapai sasaran dapat diperoleh e. Adanya beberapa alternatif yang harus diperhatikan.



6



2.3.



Kriteria Plan of Action (PoA) yang Baik Dalam penerapannya, Plan of Acton (PoA) harus baik dan efektif agar kegiatan program yang direncanakan dapat dijalankan sesuai dengan tujuan. Ada beberapa faktor yang perlu diperhatikan dalam melakukan perencanaan, yakni harus SMART. Berikut ini beberapa kriteria Plan of Acton (PoA) dikatakan baik, antara lain: 1. Spesific (spesifik) : Rencana kegiatan harus spesifik dan berkaitan dengan keadaan yang ingin dirubah. Rencana kegiatan perlu penjelasan secara pasti berapa Sumber Daya Manusia (SDM) yang dibutuhkan,



siapa saja mereka,



bagaimana dan kapan



mengkomunikasikannya. 2. Measurable (terukur) : Rencana kegiatan harus dapat menunjukkan apa yang sesungguhnya telah dicapai. 3. Attainable/achievable (dapat dicapai) : Rencana kegiatan harus dapat dicapai dengan biaya yang masuk akal. Ini berarti bahwa rencana tersebut harus sederhana tetapi efektif, tidak harus membutuhkan anggaran yang besar. Selain itu teknik dan metode yang digunakan juga harus yang sesuai untuk bisa dilakukan. 4. Relevant (sesuai) : Rencana kegiatan harus sesuai dan bisa diterapkan di suatu organisasi atau di suatu wilayah yang ingin di intervensi. Harus sesuai dengan pegawai atau masyarakat di wilayah tersebut. 5. Timely (sesuai waktu) : Rencana kegiatan harus merupakan sesuatu yang dibutuhkan sekarang atau sesuatu yang segera dibutuhkan. Jadi waktu yang sesuai sangat diperlukan dalam rencana kegiatan agar kegiatan dapat berjalan efektif.



2.4.



Langkah Plan of Action (PoA) 1. Mengidentifikasi masalah dengan pernyataan masalah (Diagram 6 kata: What, Who, When, Where, Why, How), sebagai berikut: a. Masalah apa yang terjadi? b. Dimana masalah tersebut terjadi? c. Kapan masalah tersebut terjadi? d. Siapa yang mengalami masalah tersebut? e. Mengepa msalah tersebut terjadi? f. Bagaimana cara mengatasi masalah tersebut? 2. Setelah masalah diidentifikasi, tentukan solusi apa yang bisa dilakukan. 3. Menyusun Rencana Usulan Kegiatan (RUK) atau Plan of Action. 7



Menurut Supriyanto dan Nyoman (2007), beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam menyusun Plan of Action atau Rencana Usulan Kegiatan (RUK), antara lain: a. Pembahasan Ulang Masalah Setelah menentukan masalah dan melakukan analisis penyebab masalah, dapat dilihat keadaan atau situasi yang ada saat ini dan mencoba menggambarkan keadaan tersebut nantinya sesuai dengan yang diharapkan. b. Perumusan Tujuan Umum Dengan melihat situasi yang ada saat ini dengan gambaran situasi yang diharapkan nantinya dan juga atas dasar tujan umum pembangunan kesehatan, maka dapat dirumuskan tujuan umum program atau kegiatan yang akan dilaksanakan. Tujuan umum adalah suatu pernyataan yang bersifat umum dan luas yang menggambarkan hasil akhir (outcome atau dampak) yang diharapkan. c. Perumusan Tujuan Khusus Tujuan khusus merupakan pernyataan yang bersifat spesifik, dapat diukur (kuantitatif) dengan batas waktu pencapaian untuk mencapai tujuan umum. Bentuk pernyataan dalam tujuan khusus sifatnya positif, merupakan keadaan yang diinginkan. Penentuan indikator tujuan khusus program dapat menggunakan kriteria SMARTS (Smart, Measurable, Attainable, Realistic, Time-bound, Sustainable) d. Penentuan Kriteria Keberhasilan Penentuan kriteria keberhasilan atau biasa disebut indikator keberhasilan dari suatu rencana kegiatan, perlu dilakukan agar organisasi tahu seberapa jauh program atau kegiatan yang direncanakan tersebut berhasil atau tercapai. Menentukan kriteria atau indikator keberhasilan disesuaikan dengan tujuan khusus yang telah ditentukan. Pada program kegiatan yang diusulkan harus mengandung unsur 5W+1H, yaitu: a. Who b. c. d. e.



: Siapa yang harus bertanggung jawab untuk melaksanakan rencana



kegiatan? What : Pelayanan atau spesifik kegiatan yang akan dilaksanakan How Much : Berapa banyak jumlah pelayanan atau kegiatan yang spesifik? Whom : Siapa target sasaran atau populasi apa yang terkena program? Where : Dimana lokasi atau daerah dimana aktivitas atau program dilaksanakan? 8



f. When



: Kapan waktu pelaksanaan kegiatan atau program?



Rencana Usulan Kegiatan (RUK) atau Plan of Action (POA) disusun dalam bentuk matriks (Gantt Chart) yang berisikan rincian kegiatan, tujuan, sasaran, target, waktu, besaran kegiatan (volume), dan hasil yang diharapkan. Berikut ini bentuk matriks Gantt Chart Usulan Kegiatan (RUK): Tabel 1.1 Gantt Chart Usulan Kegiatan (RUK)



4. Langkah keempat, Bersama-sama dengan pihak yang berkepentingan menguji dan melakukan validasi rencana kegiatan untuk mendapatkan kesepakatan dan dukungan. https://ikma11.weebly.com/uploads/1/2/0/7/12071055/5._poa_makalah.pdf. 2.5.



Konsep POAC dalam Manajemen Dalam sebuah organisasi, manajemen adalah suatu hal yang jelas tak terpisahkan karena sebuah organisasi tanpa adanya proses planning, organizing, actuating, controlling maka akan mengalami kesulitan dalam proses pelaksanaan tugas. Secara sederhana dapat dikatakan bahwa siklus manajemen yang dilakukan oleh suatu organisasi adalah merencanakan, mengorganisasi staf dan sumber daya yang ada, melaksanakan program kerja, dan mengendalikan (pengawasan) jalannya pekerjaan. Di dalam tahapan pengendalian dilakukan evaluasi untuk memperoleh umpan balik (feed back) untuk dasar perencanaan selanjutnya,



atau untuk perencanaan kembali (replanning).



Prinsip



manajemen ini banyak digunakan oleh organisasi untuk memajukan dan mengelola organisasi. POAC terdiri dari empat faktor, yaitu: 1. Planning (perencanaan) a) Pengertian planning Perencanaan merupakan susunan langkah-langkah secara sistematik dan teratur merupakan langkah awal dalam proses manajemen untuk mencapai tujuan organisasi. Planning menunjukkan tujuan, menentukan prioritas, pengembilan



9



keputusan dan prinsip planning dengan memanfaatkan sumber-sumber yang tersedia dengan memperhatikan segala keterbatasan guna mencapai tujuan secara efisien dan efektif. Dalam perencanaan, Terdapat beberapa faktor dalam Planning yang patut untuk dipertimbangkan, yaitu : 1. Specific, yaitu berarti sebuah perencanaan harus jelas apa maksud dan tujuanya beserta ruang lingkupnya. 2. Measurable, yaitu suatu tingkat keberhasilan yang harus dapat diukur dari program kerja dan rencana yang dibuat. 3. Achievable, yaitu sesuatu tersebut bisa tercapai dan diwujudkan, bukan hanya sekedar fiktif dan khayalan belaka. 4. Realistic, yaitu sesuatu yang sesuai dengan kemampuan dan sumber daya yang ada, harus seimbang tetapi tetap ada tantangan didalamnya. 5. Time, yaitu ada batas waktu yang jelas, sehingga bisa dinilai dan dievaluasi. b) Prinsip Perencanaan Berikut ini adalah prinsip dari perencanaan:  Prinsip Kontribusi Pencapaian tujuan selalu tergantung pada rencana dan jumlah kontribusi organisasi terhadap perencanaan.  Prinsip Suara dan Konsisten Premising Bangunan adalah asumsi mengenai kekuatan lingkungan seperti kondisi ekonomi dan pasar, sosial, politik, aspek hukum dan budaya, tindakan pesaing, dll Ini adalah lazim selama periode pelaksanaan rencana. Oleh karena itu,Rencana yang dibuat atas dasar tempat sesuai, dan masa depan perusahaan tergantung pada tingkat kesehatan rencana yang mereka buat sehingga untuk menghadapi keadaan tempat. c) Empat karakteristik tujuan : 1. Tepat dan terukur. Tujuan yang terukur dapat memberikan seorang manajer standar pembanding terhadap hasil yang telah dilaksanakan. 2. Menyebutkan issue yang penting. Untuk membangun manajer harus memilih beberapa tujuan major untuk menaksir kinerja organisasi. 3. Menantang tetapi realis. Memberikan sebuah tantangan tersendiri bagi semua karyawan, anggota organisasi untuk mengiprovisasi kinerja dalam organisasi. jika tujuan tidak 10



realis atau terlalu mudah akan membuat putus asa dan bosan pada diri karyawan atau anggota organisasi. 4. Menetapkan dalam periode waktu tertentu yang seharusnya dapat dicapai. Tenggat waktudapat menyuntikkanrasa urgensidalampencapaian tujuandan bertindaksebagai motivator.Namun, tidaksemua tujuanmemerlukankendala waktu. d) Langkah-langkah dalam membuat perencanaan : 1. Menyadari Kesempatan yang ada Sebelum menentukan suatu perencanaan maka terlebih dahulu melihat kesempatan yang ada apakah terdapat peluang menjanjikan jika berencana membangun suatu pegiatan atau program. 2. Menentukan tujuan program Agar pelaksanaan seluruh kegiatan organisasi akan mengarah pada pencapaian tujuan organisasi, maka dibutuhkan penentuan tujuan program, sehingga nantinya pelaksanaan program dapat diukur capaiannya. 3. Mengembangkan dasar pemikiran Setelah merumuskan tujuan yang ingin dicapai maka langkah selanjutnya adalah mengembangkan program apa saja yang ingin dilakukan terkait peluang yang ada. Melakukan analisa dan identifikasi terhadap situasi organisasi dengan memperhatikan tujuan organisasi dalam melakukan analisa situasi. 4. Menentukan tindakan alternative Langkah selanjutnya adalah merumuskan langkah lain yang dapat di ambil bila program yang dilakukan melenceng dari rencana awal yang telah dirumuskan sebelumya. 5. Mengevaluasi Tindakan Alternatif Setelah menentukan tindakan alternative yang akan diambil maka langkah selanjutnya adalah mengevaluasi tau menilai apakah langkah yang telah diambil sudah efektif dan efisien. 6. Memilih sebuah tindakan dan skala prioritas Setelah mengetahui apa yang ingin dicapai oleh suatu organisasi maka langkah selanjutnya adalah memilih langkah awal yang dilakukan untuk mencapai tujuan dari suatu organisasi atau perusahaan. Setelah itu maka perlu dilakukan penentuan skala prioritas terhadap pelaksanaan kegiatan. Hal ini



11



agar kebutuhan organisasi yang mendesak didahulukan untuk menjamin keberlangsungan organisasi 7. Merumuskan rencana turunan Setelah mengetahui langkah awal yang akan dilakukan untuk memulai program yang direncanakan maka selanjutnya adalah merumuskan rencana selanjutnya untuk mencapai tujuan agar efektive dan efisien. 8. Menghitung anggaran rencana Setelah mengetahui apa yang akan dilakukan selanjutnya adalah merumuskan anggaran yang dibutuhkan agar pengeluaran tidak melebihi anggaran yang telah disediakan. e) Implementasi  Menyadari kesempatan. Penting sekali bagi seorang manajer untuk mengetahui kesempatan atau peluang di lingkungan eksternal dengan sangat baik dalam organisasi sebagai awal perencanaan. Menjadi bagian penting melihat terhadap kesempatanmasa depan. Manajer harus tahu di mana kondisi pasar, kompetisi antar organisasi, permintaankonsumen



atau



pelanggan,



kekuatan



mereka



sendiri,



dankelemahan.  Menentukan tujuan. Langkah kedua adalah menetukan tujuan untuk seluruh organisasi dan setiap sub unit di dalamnya. Tujuan memberikan arahan terhadap setiap departemen atau sub unit di dalamnya.  Mengembangkan dasar pikiran. Dasar pikiran di sini adalah sebuah asumsi yang ada dalampikiran organisasi. Mengenal dan memahami dengan baik rencana akan berjalan di lingkungan yang sesuai, eksternal maupun internal. f) Metode Pengambilan keputusan  Elementary Methods(Metode dasar) Metode pendekatan ini sangat simpel, dan membutuhkan perhitungan untuk mendukung analisis. Metode ini sesuai untuk keadaan di mana masalah hanya diselesaikan oleh satu orang saja, alternatif yang terbatas dan ada karakter yang unik di lingkungan pembuatan keputusan.  MAUT (Multi-Attribute Utility Theory) Metode ini menggunakan skala prioritas antara 0-1 untuk membantu dalam pembuatan keputusan di organisasi. Hasil dari prioritas itu dapat digunakan sebagai pembuat keputusan. 12



 SMART ( Simple Multi Attribute Rating Technique) Metode pengambilan keputusan ini menggunakan fungsi nilai yang dihitung secara matematis. Adanya skala penilaian yang telah diketahui oleh banyak orang.  Basic Multi-Criteria Decision Analysis (MCDA) MCDA umumnya mempunyai masalah yang memiliki salah satu dari sejumlah alternatif. Alternatif tersebut didasarkan pada seberapa baik dalam penilaian hal yang dipilih. Kriteriadan nilai atau skornya dibuat oleh si pembuat keputusan. Setelah memberikan penilaian terhadap alternatif dijumlahkan sesuai masing-masing kriteria dan kemudian diurutkan sesuai jumlah



skor.



Urutan



hasil



yang



telah



didapatkan



oleh



pembuat



keputusanadalah hasil keputusan.  NGT (Nominal Group Technic) NGT adalah suatu metode untuk mencapai konsensus dalam suatu kelompok dalam membuat keputusan. Teknik ini mengumpulkan ide-ide dari tiap peserta atau anggota organisasi kemudian memberikan voting dan rangking terhadap ide-ide yang mereka pilih. Ide yang dipilih adalah ide yang paling banyak skornya, yang berarti merupakan konsensus bersama. g) Metode Menentukan Prioritas  Metode USG (Urgent, Seriousness, and Growth) o Urgent Tingkat kegawatan suatu masalah, artinya apabila masalah tidak segeraditanggulangi akan semakin gawat. o Seriousness Tingkat keseriusan sebuah masalah, apabila masalah tidak diselesaikan akan berakibat serius pada masalah lainnya. o Growth Besar atau luasnya masalah berdasarkan



pertumbuhan



atau



perkembangan, artinya apabila masalah tersebut tidak segera diatasi pertumbuhannya akan berjalan terus.  Metode MCUA (Multi Criteria Utility Assesment) MCUA adalah metode kuantitatif untuk memilih intervensi terbaik di antara banyak pilihan kandidat yang berbeda.  Metode CARL (Capability, Accessability, Readiness, and Leverage) Metode CARL merupakan suatu teknik atau cara yang digunakan untuk menentukan prioritas masalah jika datayang tersedia adalah data kualitatif. 13



Metode ini dilakukan dengan menentukan skor atas criteria tertentu, seperti kemampuan (capability), kemudahan (accessibility), kesiapan (readiness), serta pengungkit(leverage). Semakin besar skor semakinbesar masalahnya, sehingga semakin tinggi letaknya pada urutan prioritas. Penggunaan metode CARL untuk menetapkan prioritas masalah dilakukan apabila pengelola program menghadapi hambatan keterbatasan dalam menyelesaikan maslah. Penggunaan metode ini menekankan pada kemampuan pengelola program.  Metode Hanlon Metode Hanlon merupakan suatu teknik atau cara yang digunakan untuk menentukan prioritas masalah dengan menggunakan empat kelompok kriteria,



yaitu



besarnya



masalah



(magnitude),



kegawatan



masalah



(emergency),kemudahan penanggulangan masalah (causability), dan faktor yang menentukan dapat tidaknya program dilaksanakan (PEARLfactor). Tujuan Metode Hanlon adalah meningkatkan pemahaman dan keterampilan peserta dalam meningkatakan penentuan masalah. 2. Organizing (pengorganisasian) a) Pengertian organizing Pengorganisasian diartikan sebagai kegiatan pembagian tugas-tugas pada orang yang terlibat dalam aktivitas organisasi, sesuai dengan kompetensi SDM yang dimiliki. Dengan demikian dapat dikatakan bahwa kegiatan ini merupakan keseluruhan proses memilih orang-orang serta mengalokasikannya sarana dan prasarana untuk menunjang tugas orang-orang itu dalam organisasi, serta mengatur mekanisme kerjanya sehingga dapat menjamin pencapaian tujuan program dan tujuan organisasi. Menurut George R. Terry, tugas pengorganisasian adalah mengharmonisasikan kelompok orang yang berbeda, mempertemukan macam-macam kepentingan dan memanfaatkan seluruh kemampuan kesuatu arah tertentu. Dalam



pengorganisasian



kegiatan



yang



dilakukan



yakni



staffing



(penempatan staf) dan pemaduan segala sumber daya organisasi. Staffing sangat penting dalam pengorganisasian. Dengan penempatan orang yang tepat pada tempat yang tepat dalam organisasi, maka kelangsungan aktivitas organisasi tersebut akan terjamin. Fungsi pemimpin disini adalah mampu menempatkan the right man in the right place. Pemimpin harus mampu melihat potensi-potensi 14



SDM yang berkualitas dan bertanggung jawab untuk melaksanakan aktivitas roda organisasi. Setelah menempatkan orang yang tepat untuk tugas tertentu, maka perlu juga mengkoordinasikan dan memadukan seluruh potensi SDM tersebut agar bekerja secara sinergis untuk mencapai tujuan organisasi. b) Prinsip Pengorganisasian Proses pengorganisasian dapat dilakukan secara efisien jika manajer memiliki pedoman tertentu sehingga mereka dapat mengambil keputusan dan dapat bertindak. Untuk mengatur secara efektif, prinsip-prinsip organisasi berikut dapat digunakan oleh seorang manajer.  Prinsip Spesialisasi Menurut prinsip, pekerjaan seluruh perhatian harus dibagi di antara bawahan atas dasar kualifikasi, kemampuan dan keterampilan. Ini adalah melalui pembagian kerja dapat dicapai yang menghasilkan organisasi yang efektif.Pembagian kerja adalah pemecahan tugas kompleks menjadi komponen-komponennya sehingga setiap orangbertanggung jawab untuk beberapa aktivitas terbatas bukannya tugas secara keseluruhan.Tidak semua orang secara fisik dan psikologi mampu melaksanakan semua operasi yang menyusun kebanyakantugas kompleks, bahkan dengan anggapan seseorang dapat memperoleh semua keterampilan yang diperlukan untukmelaksanakan tugas tadi. Sebaliknya, pembagian pekerjaan menciptakan tugas yang lebih sederhana yang dapat dipelajari dan diselesaikan dengan relatif cepat.Jadi hal ini memperkuat spesialisasi, ketika setiap orang menjadi pakar dalam pekerjaan tertentu. Karena tindakan ini menciptakan variasi pekerjaan, orang dapat memilih atau ditugaskan pada suatu posisi yang sesuai dengan bakat dan minat mereka.  Prinsip Definisi Fungsional Menurut prinsip ini, semua fungsi dalam kekhawatiran harus benar dan jelas kepada manajer dan bawahan. Hal ini dapatdilakukan dengan jelas mendefinisikan tugas-tugas, tanggung jawab, wewenang dan hubungan orang terhadap satu sama lain. Klarifikasi dalam otoritas-tanggung jawab membantu dalam mencapai hubungan koordinasi dan dengan demikian organisasi dapat berlangsung efektif. Sebagai contoh, fungsi utama dari produksi, pemasaran dan keuangan dan hubungan tanggung jawab 15



wewenang dalam departemen ini harus jelas didefinisikan untuk setiap orang agar melekat dalam pemikiran karyawan. Klarifikasi dalam hubungan otoritas- tangggung jawab membantu dalam organisasi yang efisien.  Prinsip Rentang Pengendalian atau Pengawasan Menurut prinsip ini, rentang kendali adalah rentang pengawasan yang menggambarkan jumlah karyawan yang dapat ditangani dan dikontrol secara efektif oleh seorang manajer tunggal. Menurut prinsip ini, seorang manajer harus dapat menangani jumlah karyawan yang dibawahinya. Keputusan ini dapat diambil dengan memilih baik rentang lebar atau sempit froma. Ada dua jenis rentang kendali: o Rentang kendali yang luas adalah salah satu di manaseorang manajer dapat mengawasi dan mengendalikansecara efektif sebuah kelompok besar orang pada satu waktu. o Rentang kendali yang sempit yaitu yang mana rentang ini, pekerjaan dan wewenang dibagi antara banyak bawahan dan manajer tidak mengawasi dan mengendalikan kelompok yang sangat besar dari orang di bawah dia. Manajer sesuai dengan rentang yang sempit mengawasi sejumlah karyawan yang dipilih pada satu waktu. o Prinsip Rantai Skalar, Rantai skalar adalah rantai komando atau otoritas yang mengalir dari atas ke bawah. Otoritas dan tanggung jawab harus berjalan dalam garis yang tegas dan tidak terputus dari eksekutif tertinggi sampai yang paling rendah. Sebuah rantai skalar memfasilitasi alur kerja di sebuah organisasi yang membantu dalam pencapaian hasil yang efektif. Sebagai otoritas mengalir dari atas kebawah, hal itu akan menjelaskan posisi kewenangan untuk manajer disemua tingkatan dan yang memfasilitasi organisasi yangefektif.  Prinsip Kesatuan PerintahIni menyiratkan satu bawahan-satu hubungan yang superior. Setiap bawahan bertanggung jawab kepada satu manajer. Hal ini membantu dalammenghindari kesenjangan komunikasi dan kesimpangan tanggung jawab. Jika atasan yang lebih tinggi ingin memberikan perintah atau hal-hal lainkepada para bawahan yang berada beberapa tangga di bawah dalam hierarki organisasi, seyogianya hal itu dilakukan melalui atasan langsung 16



orang yang bersangkutan. Paling tidak dengan sepengetahuan atasan langsung tersebut. c) Implementasi Pentingnya pengorganisasian, menyebabkan timbulnya sebuah struktur organisasi, yang dianggap sebagai sebuah kerangka sebuah kerangka yang masih dapat menggabungkan usaha-usaha mereka dengan baik. Dengan kata lain, salah satu bagian penting tugas pengorganisasian adalah mengharrmonisasikan kelompok orang yang berbeda, mempertemukan macammacam kepentingan dan memanfaatkankemampuan-kemampuan kesemuanya kesuatu arah tertentu. Maksud dari hal tersebut adalah dapat dihasilkannya sinergisme, yang berarti



perlu



adanya



tindakan-tindakan



untuk



mengelompokkan



semua



kemampuan yang sesuai menjadi satu tempat dan memanfaaatkan kemampuan tersebut agar dapat berguna bagi organisasi tersebut. Akan tetapi suatu pengorganisasian tidak hanya mengelompokkan sumber daya manusia saja, akan tetapi juga dengan sumber daya lainnya agar dapat efektif. Jadi pengorganisasian merupakan sebuah kasus yang dapat menimbulkan efek yang sangat baik dalam upaya menggerakan seluruh aktivitas dan potensi yang bisa diwadahi serta sebagai pengawasan manajerial. d) Langkah-langkah Pengorganisasian :  Tujuan organisasi harus dipahami oleh staf. (Menjelaskan keseluruh staff 



tentang tujuan organisasi yang harus dicapai) Mendistribusi pekerjaan ke staff secara jelas. (Mendudukan orang-orang yang berkompetensi pada posisi tepat. Dan jangan sampai ada posisi strategis yang







kosong, karena akan berpengaruh pada keseluruan pencapaian organisasi) Menentukan prosedural staf. (Menentukan cara kerja dan evaluasi para staff, serta punishment dan reward yang diterima. Selain itu juga menjelaskan tentang garis koordinasi dan sinergitas dalam organisasi, sehingga seluruh







posisi dipadukan untuk menuju tujuan organisasi) Mendelegasikan wewenang. (Berani untuk mendelegasikan wewenang sesuai dengan tugas dan fungsi tiap-tiap staff)



3. Actuating (penggerakan) a) Pengertian actuating 17



Actuating, dalam bahasa Indonesia artinya adalah menggerakkan. Maksudnya, suatu tindakan untuk mengupayakan agar semua anggota kelompok berusaha untuk mencapai sasaran sesuai dengan tujuan organisasi. Jadi,actuating bertujuan untuk menggerakkan orang agar mau bekerja dengan sendirinya dan penuh dengan kesadaran secara bersama- sama untuk mencapai tujuan organisasi secara



efektif



dan



efisien.



Dalam



hal



ini



dibutuhkan



kepemimpinan



(leadership)yang baik. Actuating merupakan upaya untuk merealisasikan suatu rencana. Dengan berbagai arahan dengan memotivasi setiap karyawan untuk melaksanakan kegiatan dalamorganisasi, yang sesuai dengan peran, tugas dan tanggung jawab. Maka dari itu,actuatingtidak lepas dari peranan kemampuan leadership. b) Tujuan Actuating (Penggerakan) adalah :  Menciptakan kerjasama yang lebih efisien  Mengembangkan kemampuan & keterampilan staf  Menumbuhkan rasa memiliki & menyukai pekerjaan  Mengusahakan suasana lingkungan kerja yang meningkatkan motivasi & 



prestasi kerja staf Membuat organisasi berkembang secara dinamis.



c) Prinsip Actuating  Pelaksanaan dan Penugasan. langkah lanjutan dari penetapan program kerja pengawasan adalah pelaksanaan pengawasan dalam bentuk pemberian tugas. Tujuan utama penugasan adalah untuk mencapai keseimbangan antara beberapa faktor: persyaratan dan kualifikasi personal, keseimbangan untuk 



pengembangan profesi, dan lain-lain. Pengawasan Pengelolaan Dana.Pengelolaan terhadap dana atau anggaran yang digunakan oleh organisasi penting dilakukan agar dana tidak disia-







siakan. Penyediaan



dan



Pemanfaatan



Sarana



Pengawasan.Pengawasan



juga



membutuhkan saran dan alat untuk melakukan pengawasan, misalnya teknologi yang digunakan untuk memantaukerja anggota organisasi atau pekerja.



18







Dokumentasi Pengawasan.Hal ini diperlukan unutuk mendapatkan bukti yang nyata bila terjadi pelanggaran, kesalahan dalam melakukan aktivitas di dalam







organisasi. Supervisi Audit.



d) Implementasi Hal penting yang dipertimbangkan dalam melakukanactuatingadalah untuk memotivasi seorang karyawan untuk melakukan sesuatu, misalnya saja:  Merasa yakin dan mampu melakukan suatu pekerjaan,  Percaya bahwa pekerjaan telah menambahkan nilai untuk diri mereka sendiri,  Tidak terbebani oleh masalah pribadi atau tugas lain yang lebih penting atau  



mendesak, Tugas yang diberikan cukup relevan, Hubungan harmonis antar rekan kerja.



4. Controlling (pengendalian/ pengawasan) a) Pengertian controlling Menurut G.R Terry, pengawasan dapat didefinisikan sebagai proses penentuan, apa yang harus dicapai yaitu standar, apa yang sedang dilakukan yaitu pelaksanaan, menilai pelaksanaan dan apabila perlu melakukan perbaikanperbaikan, sehingga pelaksanaan sesuai dengan rencana yaitu selaras dengan standar. Jelas sekali bahwa fungsi pengawasan yang diambil dari sudut pandang definisi sangat vital dalam suatu perusahaan. Supaya proses pelaksanaan dilakukan sesuai dengan ketentuan dari rencana. Melakukan tindakan perbaikan, jika terdapat penyimpangan. Hal ini dilakukan untuk pencapaian tujuan sesuai dengan rencana. Controlling bukanlah hanya sekedar mengendalikan pelaksanaan program dan aktivitas organisasi, namun juga mengawasi sehingga bila perlu dapat mengadakan koreksi. Dengan demikian apa yang dilakukan staff dapat diarahkan kejalan yang tepat dengan maksud pencapaian tujuan yang telah direncanakan. Inti dari controlling adalah proses memastikan pelaksanaan agar sesuai dengan rencana. Agar pekerjaan berjalan sesuai dengan tujuan organisasi dan program kerja maka dibutuhkan pengontrolan, baik dalam bentuk pengawasan, inspeksi hingga audit. Kata-kata tersebut memang memiliki makna yang berbeda, tapi yang 19



terpenting adalah bagaimana sejak dini dapat diketahui penyimpanganpenyimpangan yang terjadi, baik dalam tahap perencanaan, pelaksanaan maupun pengorganisasian. Sehingga dengan hal tersebut dapat segera dilakukan antisipasi, koreksi dan penyesuaian-penyesuaian sesuai dengan situasi, kondisi dan perkembangan lingkungan sekitar organisasi. Proses pengawasan sebagai bagian dari pengendalian akan mencatat perkembangan organisasi kearah tujuan yang diharapkan dan memungkinkan pemimpin mendeteksi penyimpangan dari perencanaan tepat pada waktunya untuk mengambil tindakan korektif sebelum terlambat. Melalui pengawasan yang efektif, terhadap aktivitas organisasi, maka upaya pengendalian mutu dapat dilaksanakan dengan lebih baik. b) Manfaat pengawasan :  Dapat mengetahui sejauh mana program telah dilaksanakan  Dapat mengetahui adanya penyimpangan  Dapat mengetahui apakah waktu & sumber daya mencukup  Dapat mengetahui sebab-sebab terjadinya penyimpangan  Dapat mengetahu staff yang perlu diberikan penghargaan/promosi c) Proses controlling meliputi :  Menentukan standar yang akan digunakan sebagai dasar pengendalian,  Mengukur pelaksanaan atau hasil yang sudah dicapai dengan melaksanakan 



evaluasi terhadap kinerja serta kompetensi SDM yang dimiliki, Membandingkan pelaksanaan atau hasil dengan standar.



Kembali



membandingkan hasil pelaksanaan kegiatan dengan tujuan awal (rencana) 



kegiatan tersebut dilaksanakan, dan mengukur capaian keberhasilannya, Melakukan tindakan perbaikan. Jika ada kesalahan atau penyimpangan,







segera melakukan perbaikan, Meninjau dan menganalisis ulang rencana. Kembali membuat rencana baru jika terjadi penyimpangan. Namun jika hasilnya sesuai dengan tujuan program, maka perlu dibuatkan rencana lanjutan untuk melanjutkan program yang berhasil tersebut, sehingga tujuan organisasi semakin dekat untuk dicapai.



d) Implementasi Beberapa cara pengendalian yang harus dilakukan oleh seorang manajer yang meliputi pengawasan langsung, adalah pengawasan yang dilakukan sendiri secara langsung oleh seorang manejer. Manajer memeriksa pekerjaan yang sedang 20



dilakukan untuk mengetahui apakah dikerjakan dengan benar dan hasilnya sesuai dengan yang dikehendakinya. Pengawasan tidak langsung, adalah pengawasan jarak jauh, artinya dengan melalui laporan secara tertulis maupun lisan dari karyawan tentang pelaksanaan pekerjaandan hasil yang dicapai.Pengawasan berdasarkan pengecualian, adalah pengawasanyang dikhususkan untuk kesalahan yang luar biasa dari hasil atau standar yang diharapkan. Pengawasan ini dilakukan dengan cara kombinasi langsung dan tidak langsung oleh manajer. Pengawasan juga bisa dibedakan menurut sifat dan waktunya:  Preventive control, adalah pengawasan yang dilakukan sebelum kegiatan dilakukan



untuk



menghindari



terjadinya



penyimpangan



dalam



pelaksanaannya. Pengawasan ini merupakan pengawasan terbaik karena 



dilakukan sebelum terjadi kesalahan namun sifatnya prediktif. Repressive control, adalah pengawasan yang dilakukan setelah terjadinya kesalahan dalam pelaksanaanya. Dengan maksud agar tidak terjadi







pengulangan kesalahan, sehinggahasilnya sesuai dengan yang diinginkan. Pengawasan saat proses dilakukan, sehingga dapat segera dilakukan







perbaikan. Pengawasan berkala, adalah pengawasan yang dilakukan secara berkala,







misalnya perbulan, persmester, dll. Pengawasan mendadak (sidak), adalah pengawasan yang dilakukan secara mendadak untuk mengetahui apa pelaksanaannya dilakukan dengan baik atau







tidak. Pengawasan Melekat (waskat), adalah pengawasan/pengendalian yang dilakukan secara integratif mulai dari sebelum, pada saat, dan sesudah kegiatan dilakukan. Ada beberapa dasar proses dalam pengawasan, diantaranya adalah teknik



pengendalian dan sistem yang pada dasarnya sama untuk kas, prosedur kantor, moral, kualitas produk atau apa pun. Bisa diasumsikan bahwa baik rencana dan struktur organisasi yang jelas, lengkap, dan terintegrasi akan tercipta jika manajer yakin akan tugasnya. Jika manajer tidak yakin dari tugasnya atau bawahan tidak memiliki kekuatan atau tidak tahu bahwa dia memiliki kekuatan untuk



21



melaksanakan tugasnya, akan menjadi sulit untuk menentukan siapa yang bertanggung jawab.



22



BAB III PENUTUP 3.1.



Kesimpulan POA adalah satu set tugas yang diberikan kepada individu atau tim yang berisi daftar target untuk setiap tugas serta tenggat waktu, orang yang bertanggung jawab, dan langkah-langkah untuk sukses. POAC adalah dasar manajemen untuk organisasi manajerial, yang meliputi Planning, Organizing, Actuating, dan Controlling.



3.2.



Saran Dalam melakukan suatu manajemen hendaknya menggunakan prinsip POA maupun POAC agar dalam suatu perencanaan berjalan sesuai dengan rencana awa dan teratur serta



23



DAFTAR PUSTAKA



http://enkgarsimple.blogspot.co.id/2012/11/fungsi-poac-dalam-manajemen.html https://www.academia.edu/8303779/Makalah_manajemen_planning_of_action https://briancommunity.blogspot.co.id/2008/09/poa-apa-dan-bagaimana.html?m=1 http://andimpi.blogspot.co.id/2013/06/fungsi-fungsi-manajemen-poac.html https://ikma11.weebly.com/uploads/1/2/0/7/12071055/5._poa_makalah.pdf. https://www.academia.edu/8303779/Makalah_manajemen_planning_of_action https://yogarananda.wordpress.com/2012/11/23/poac-planning-organizing-actuatingcontrolling/ http://andimpi.blogspot.co.id/2013/06/fungsi-fungsi-manajemen-poac.html



24