Makalah Pengorganisasian Dan Struktur Organisasi [PDF]

Citation preview

BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang



1.2 Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang diatas, maka dapat dirumuskan beberapa permasalah sebagai berikut : 1.2.1



Apakah yang dimaksud dengan organisasi?



1.2.2



Apkah yang dimaksud dengan pengorganisasian?



1.2.3



Apakah yang dimakasud dengan struktur organisasi?



1.2.4



Apakah yang dimaksud dengan pembagian kerja?



1.2.5



Apakah yang dimaksud dengan bagan organisasi formal?



1.2.6



Apakah yang dimaksud dengan departementalisasi?



1.2.7



Bagaimanakah contoh Struktur Organisasi?



1.3 Tujuan Berdasarkan rumusan masalah diatas, maka tujuan dari penulisan makalah ini yaitu : 1.3.1



Untuk mengetahui pengertian dari organisasi



1.3.2



Untuk mengetahui pengertian pengorganisasian



1.3.3



Untuk mengetahui struktur organisasi



1.3.4



Untuk mengetahui pengertian pembagian kerja



1.3.5



Untuk mengetahui bagan organisasi formal



1.3.6



Untuk mengetahui departementalisasi



1.3.7



Untuk mengetahui contoh Struktur Organisasi



BAB II PEMBAHASAN 2.1 Pengertian Organisasi



Organisasi adalah sebuah wadah atau tempat berkumpulnya sekelompok orang untuk bekerjasama secara rasional dan sistematis, terkendali, dan terpimpin untuk mencapai suatu tujuan tertentu dengan memanfaatkan sumber daya yang ada. Pada umumnya organisasi akan memanfaatkan berbagai sumber daya tertentu dalam rangka untuk mencapai tujuan, seperti; uang, mesin, metode/ cara, lingkungan, sumber daya manusia, dan sumber daya lainnya, yang dilakukan secara sistematis, rasional, dan terkendali. 2.2 Pengertian Pengorganisasian pengorganisasian merupakan salah satu fungsi manajemen yang penting karena dengan pengorganisasian berarti akan memadukan seluruh sumber-sumber yang ada dalam organisasi, baik yang berupa sumber daya manusia maupun sumber daya lainnya ke arah tercapainnya suatu tujuan. Istilah pengorganisasian mempunyai bermacam-macam pengertian. Istilah tersebut dapat digunakan untuk menunjukkan hal-hal berikut ini 1. Cara manajemen merancang struktur formal untuk penggunaan yang paling efektif sumber daya-sumber daya keuangan, phisik, bahan baku, dan tenaga kerja organisasi. 2. Bagaimana organisasi mengelompokkan kegiatan-kegiatannya, di mana setiap pengelompokan diikuti dengan penugasan seorang manajer yang diberi wewenang untuk mengawasi anggota-anggota kelompok. 3. Hubungan-hubungan antara fungsi-fungsi, jabatan jabatan, tugas-tugas dan para karyawan.



4. Cara dalam mana para manajer membagi lebih lanjut tugas-tugas yang harus dilaksanakan dalam departemen mereka dan mendelegasikan wewenang yang diperlukan untuk mengerjakan tugas tersebut. Berikut ini proses atau langkah-langkah dalam proses pengorganisasian 1.



Memperinci seluruh pekerjaan yang harus dilaksanakan untuk mencapai tujuan organisasi. Karena organisasi itu dibentuk berdasarkan suatu tujuan, maka kita harus merinci seluruh pekerjaan yang akan dilakukan agar dalam proses pencapaian tujuan bisa sesuai dengan apa yang dikerjakan dalam organisasi.



2.



Membagi pekerjaan ke dalam aktivitas-aktivitas yang secara logis dan menyenangkan dapat dilakukan oleh seseorang atau oleh sekelompok orang. Biasanya dalam organisasi yang telah merinci pekerjaan apa yang akan dilakukan, organisasi tersebut akan membagi pekerjaan tersebut ke dalam bidang-bidang tertentu, dengan kata lain yaitu pekerjaan dikelompokan sesuai kualifikasinya lalu di bagi ke dalam  bidang-bidang dalam organisasi. Bidang-bidang itu yang akan mengerjakan tugas tersebut.



3.



Mengkombinasikan pekerjaan anggota organisasi dalam cara yang logis dan efisien. Setelah dibagi pekerjaan, maka perlu dibagi bagian-bagian atau divisi-divisi organisasi untuk melaksakan pembagian pekerjaan tersebut.



4.



Penetapan mekanisme untuk mengkoordinasi pekerjaan anggota organisasi dalam satu kesatuan yang harmonis. Setelah berhasil membagi pekerjaan sesuai bidang organisasi, maka perlu dilakukan koordinasi antar bidang dan pengurus organisasi agar mempermudah pelaksanaan pekerjaan. Terkadang ada suatu bidang dalam organisasi yang akan membutuhkan sumber daya yang sama atau data yang sama, itulah perlunya koordinasi.



5.



Memonitor efektivitas organisasi dan pengambilan langkah-langkah penyesuaian untuk mempertahankan atau meningkatkan efektivitas.



2.3 Struktur Organisasi 2.3.1 Pengertian Struktur Organisasi Struktur organisasi adalah susunan komponen-komponen (unit-unit kerja) dalam organisasi. Struktur Organisasi menggambarkan dengan jelas pemisahan kegiatan pekerjaan antara yang satu dengan yang lain dan bagaimana hubungan aktivitas dan fungsi dibatasi. Dalam



struktur organisasi yang baik harus menjelaskan hubungan wewenang siapa melapor kepada siapa, jadi ada satu pertanggung jawaban apa yang akan di kerjakan. 2.3.2 Faktor-Faktor yang mempengaruhi struktur organisasi Adapun faktor-faktor yang mempengaruhi struktur organisasi adalah sebagai berikut: 1. Strategi Organisasi, strategi organisasi dibuat sebagai upaya pencapaian tujuan organisasi. Oleh karena itu, jika struktur organisasi dibentuk sebagai jalan untuk pencapaian tujuan maka struktur organisasi pun selayaknya sejalan dengan strategi organisasi. Maka, jika terjadi perubahan pada strategi organisasi akan berdampak pula pada perubahan struktur organisasi. 2. Skala Organisasi, organisasi dapat dibedakan skalanya menurut berbagai faktor diantaranya adalah dari jumlah penjualan, pangsa pasar hingga  jumlah tenaga kerja. Organisasi yang berskala besar artinya organisasi tersebut barangkali memiliki berbagai cabang diberbagai daerah dikarenakan pangsa pasarnya yang luas, dengan demikian memiliki tenaga kerja yang juga tidak sedikit. Tapi walaupun tanpa cabang, organisasi dapat dikatakan berskala besar jika tenaga kerja yang ada berjumlah ribuan seperti pabrik-pabrik  garmen penghasil produk-produk konveksi. Organisasi yang berskala besar karena ruang lingkup aktivitasnya yang luas maka memerlukan pendelegasian wewenang dan pekerjaan sehingga dalam mendesain struktur organisasinya pun perlu mempertimbangkan berbagai faktor yang terkait dengan aktifitas yang luas tersebut. Sedangkan organisasi berskala kecil biasanya memiliki jumlah tenaga kerja yang sedikit karena pangsa pasar yang mungkin masih sedikit, jumlah penjualan atau produksi yang juga sedikit. Organisasi yang berskala kecil biasanya memiliki struktur organisasi yang lebih sederhana dan tidak terlalu banyak terjadi pendelegasian wewenang dan pekerjaan. 3. Teknologi, faktor teknologi yang dimaksudkan disini adalah terkait dengan cara bagaimana suatu pekerjaan dilakukan. Selain itu juga, faktor teknologi terkait dengan penggunaan alat-alat bantu dalam sebuah organisasi. 4. Lingkungan, lingkungan yang dinamis menuntut organisasi juga untuk menyesuaikan diri secara dinamis. Proses penyesuaian yang dilakukan oleh organisasi juga termasuk dalam penentuan struktur organisasinya. Lingkungan yang dinamis akan mendorong organisasi



untuk selalu menyesuaikan struktur organisasi dengan tuntutan lingkungan yang senantiasa berubah. Sebaliknya, lingkungan yang cenderung statis tidak akan terlalu banyak mengubah struktur organisasi. 2.3.3 Fungsi Struktur Organisasi Sedangkan fungsi dari struktur organisasi itu sendiri adalah sebagai berikut: 1. Kejelasan Tanggung Jawab, setiap anggota organisasi harus bertanggung jawab dan apa yang harus dipertanggung jawabkan. Setiap anggota organisasi harus bertanggung jawab kepada pimpinan atau atasan yang memberikan kewenangan, karena pelaksanaan kewenangan itu yang harus dipertanggungjawabkan. 2. Kejelasan Kedudukan, kejelasan kedudukan seseorang dalam struktur organsisasi sebenarnya mempermudah dalam melakukan koordinasi maupun hubungan karena adanya keterkaitan penyelesaian suatu fungsi yang dipercayakan kepada seseorang. 3. Kejelasan Uraian Tugas, kejelasan uraian tugas dalam struktur organisasi sangat membantu pihak pimpinan untuk melakukan pengawasan dan pengendalian, dan bagi bawahan akan dapat berkonsentrasi dalam melaksanakan suatu pekerjaan karena uraiannya yang jelas. 2.3.4



Elemen-Elemen Struktur Organisasi Ada enam unsur yang perlu diperhatikan jika ingin merancang struktur organisasi.



Elemen tersebut terdiri dari : 1. Spesialisasi Kerja,Spesialisasi kerja adalah pembagian tenaga kerja untuk mendeskripsikan sampai tingkat mana tugas dalam organisasi dipecah-pecah menjadi pekerjaan-pekerjaan yang terpisah. Hakikat spesialisasi kerja adalah bahwa, daripada dilakukan oleh satu individu, lebih baik seluruh pekerjaan itu dipecah-pecah menjadi sejumlah langkah, dengan tiap langkah diselesaikan oleh seorang individu yang berlainan. Pada hakikatnya, individu-individu berspesialisasi dalam mengerjakan bagian dari suatu kegiatan, bukannya mengerjakan seluruh kegiatan. 2. Departementalisasi, Begitu kita membagi-bagi pekerjaan lewat spesialisasi kerja, anda perlu mengelompokkan pekerjaan-pekerjaan ini sehingga tugas



yang sama/mirip dapat dikoordinasikan. Dasar yang dipakai dalam pengelompokkan pekerjaan disebut departementalisasi. Salah satu cara yang populer untuk mengelompokkan kegiatan adalah menurut fungsi yang dijalankan. 3. Rantai Komando, Rantai komando merupakan garis tidak putus dari wewenang yang terentang dari puncak organisasi ke eselon terbawah dan memperjelas siapa melapor ke siapa. Anda tidak dapat membahas rantai komando tanpa membahas konsep komplementer : wewenang dan kesatuan komando. Wewenang mengacu kepada hak-hak yang inheren untuk memberi perintah dan mengharapkan perintah itu dipatuhi. Asas kesatuan komando membantu mengamankan konsep garis wewenang yang tidak terputuskan. Kesatuan ini menyatakan bahwa semua mempunyai satu atasan kepada siapa ia harus bertanggung jawab. 4. Rentang Kendali, Pertanyaan tentang rentang kendali ini sangat penting, karena sangat menentukan banyaknya tingkatan yang harus dimiliki oleh suatu organisasi. 5. Sentralisasi dan Desentralisasi, Sentralisasi adalah memusatkan seluruh wewenang kepada sejumlah kecil pemimpin atau yang berada di posisi puncak pada suatu struktur organisasi. Sentralisasi banyak digunakan pada pemerintahan lama di Indonesia sebelum adanya otonomi daerah.  Kelemahan dari sistem sentralisasi adalah di mana seluruh keputusan dan kebijakan di bawah dihasilkan oleh orang-orang yang berada di pusat, sehingga waktu yang diperlukan untuk memutuskan sesuatu menjadi lama. Kelebihan sistem ini adalah di mana pusat tidak harus pusing-pusing pada permasalahan yang timbul akibat perbedaan pengambilan keputusan, karena seluluh keputusan dan kebijakan dikoordinir seluruhnya oleh pusat. Desentralisasi adalah pendelegasian wewenang dalam membuat keputusan dan kebijakan kepada orang-orang yang berada pada level bawah dalam suatu struktur organisasi. Pada saat sekarang ini banyak perusahaan atau organisasi yang memilih serta menerapkan sistem desentralisasi karena dapat memperbaiki



serta



meningkatkan



efektifitas



dan



produktifitas



suatu



organisasi. Pada sistem pemerintahan yang terbaru tidak lagi banyak menerapkan sistem sentralisasi, melainkan sistem otonomi daerah atau otda yang memberikan sebagian wewenang yang tadinya harus diputuskan pada pemerintah pusat kini dapat di putuskan di tingkat pemerintah daerah atau pemda. Kelebihan sistem ini adalah sebagian besar keputusan dan kebijakan yang berada di daerah dapat diputuskan di daerah tanpa adanya campur tangan dari pemerintahan di pusat. Namun kekurangan dari sistem desentralisasi pada otonomi khusus untuk daerah adalah euforia yang berlebihan di mana wewenang tersebut hanya mementingkat kepentingan golongan dan kelompok serta digunakan untuk mengeruk keuntungan pribadi atau oknum. Hal tersebut terjadi karena sulit untuk dikontrol oleh pemerintah di tingkat pusat. 6. Formalisasi Formalisasi mengacu pada suatu tingkat yang terhadapnya pekerjaan di dalam organisasi itu di bakukan. Jika suatu pekerjaan sangat diformalkan, maka pelaksana pekerjaan itu mempunyai kuantitas keleluasaan yang minimum mengenai apa yang harus dikerjakan, kapan harus dikerjakan, dan bagaimana ia harus mengerjakan. 2.3.5 Bentuk-Bentuk Struktur Organisasi. Adapun terdapat beberapa macam bentuk struktur organisasi yaitu : 1.      Struktur organisasi lini 2.      Struktur organisasi lini dan staff 3.      Struktur organisasi fungsional 4.      Struktur organisasi lini dan fungsional 1.      Organisasi Lini Organisasi Garis/ Lini adalah suatu bentuk organisasi dimana pelimpahan wewenang langsung secara vertical dan sepenuhnya dari kepemimpinan terhadap bawahannya. Bentuk lini juga disebut bentuk lurus atau bentuk jalur. Bentuk ini merupakan bentuk yang dianggap paling



tua dan digunakan secara luas pada masa perkembangan industri pertama. Organisasi Lini ini diciptakan oleh Henry Fayol Ciri : 1.



Hubungan antara pimpinan & bawahan masih bersifat langsung melalui satu garis wewenang



2.



Selain top manajer , manajer dibawahnya hanya sebagai pelaksana



3.



Jumlah karyawan sedikit



4.



Sarana dan alatnya terbatas



5.



Bentuk lini pada perusahaan perseorangan, pemilik perusahaan adalah sebagai top manajer



6.



Organisasi kecil



Keuntungan dari struktur organisasi ini adalah : 1. Atasan dan bawahan dihubungkan dengan satu garis komando 2. Rasa solidaritas dan spontanitas seluruh anggota organisasi besar 3. Proses decesion making berjalan cepat 4. Disiplin dan loyalitas tinggi 5. Rasa saling pengertian antar anggota tinggi



Keburukan dari struktur organisasi ini adalah : 1. Ada tendensi gaya kepernimpinan otokratis 2. Pengembangan kreatifitas karyawan terhambat 3. Tujuan top manajer sering tidak bisa dibedakan dengan tujuan organisasi 4. Karyawan tergantung pada satu orang dalam organisasi



Gambar struktur organisasi Lini :



    2.      Organisasi Lini dan Staf Organisasi Lini dan Staf adalah kombinasi dari organisasi lini dan organisasi fungsional. Pelimpahan wewenang dalam organisasi ini berlangsung secara vertikal dari seorang atasan pimpinan hingga pimpinan dibawahnya. Untuk membantu kelancaran dalam mengelola organisasi tersebut seorang pimpinan mendapat bantuan dari para staf dibawahnya. Tugas para staf disini adalah untuk membantu memberikan pemikiran nasehat atau saran-saran, data, informasi dan pelayanan kepada pimpinan sebagai bahan pertimbangan untuk menetapkan suatu keputusan atau kebijaksanaan. Pada struktur organisasi ini Hubungan antara atasan dengan bawahan tidak secara langsung Ciri : 1. Hubungan atasan dan bawahan tidak seluruhnya secara langsung 2. Karyawan banyak 3. Organisasi besar 4. Ada dua kelompok kerja dalam organisasi sehingga ditekankan adanya spesialisasi: a. Personel lini b. Personel staf Keuntungan dari struktur organisasi ini adalah : 1. Ada pembagian tugas yang jelas 2. Kerjasama dan koordinasi dapat dilaksanakan dengan jelas 3. Pengembangan bakat segenap anggota organisasi terjamin 4. Staffing dilaksanakan sesuai prinsip the right man on the right place



5. Bentuk organisasi ini fleksibel untuk diterapkan Keburukan dari struktur organisasi ini adalah : 1. Tugas pokok orang-orang sering dinomorduakan 2. Proses decesion makin berliku-liku 3. Jika pertimbangan tidak terkontrol maka sering menimbulkan nepotism spoilsystem patronage 4. Persaingan tidak sehat antara pejabat yang satu dengan pejabat lainnya Gambar struktur organisasi Lini dan Staf   



 3.      Organisasi Fungsional Organisasi fungsional diciptakan oleh F.W.Taylor yaitu suatu bentuk organisasi di mana kekuasaan pimpinan dilimpahkan kepada para pejabat yang memimpin satuan di bawahnya dalam satuan bidang pekerjaan tertentu. Struktur ini berawal dari konsep adanya pimpinan yang tidak mempunyai bawahan yang jelas dan setiap atasan mempunyai wewenang memberi perintah kepada setiap bawahan, sepanjang ada hubunganya dengan fungsi atasan tersebut Ciri : 1. Organisasi kecil 2. Di dalamnya terdapat kelompok-kelompok kerja staf ahli 3. Spesialisasi dalam pelaksanaan tugas 4. Target yang hendak dicapai jelas dan pasti 5. Pengawasan dilakukan secara ketat



Keuntungan dari struktur organisasi ini adalah : 1. Program tearah, jelas dan cepat 2. Anggaran, personalia, dan sarana tepat dan sesuai 3. Kenaikan pangkat pejabat fungsional cepat 4. Adanya pembagian tugas antara kerja pikiran dan fisik 5. Dapat dicapai tingkat spesialisasi yang baik 6. Solidaritas antar anggota yang tinggi 7. Moral serta disiplin keija yang tinggi 8. Koordinasi antara anggota berjalan dengan baik 9. Mempromosikan ketrampilan yang terspesialisasi. 10. Mengurangi duplikasi penggunaan sumber daya yang terbatas 11. Memberikan kesempatan karir bagi para tenaga ahli spesialis Keburukan dari struktur organisasi ini adalah : 1. Pejabat fungsional bingung dalam mengikuti prosedur administrasi 2. Pangkat pejabat fungsional lebih tinggi dibandingkan kepala unit sehingga inspeksi sulit dilaksanakan 3. Insiatif perseorangan sangat dibatasi 4. Sulit untuk melakukan pertukaran tugas, karena terlalu menspesialisasikan diri dalam satu bidang tertentu 5. Menekankan pada rutinitas tugas - kurang memperhatikan aspek strategis jangka panjang 6. Menumbuhkan perspektif fungsional yang sempit 7. Mengurangi komunikasi dan koordinasi antar fungsi 8. Menumbuhkan ketergantungan antar-fungsi dan kadang membuat koordinasi dan kesesuaian jadwal kerja menjadi sulit dilakukan Dan tipe fungsional ini relevan untuk situasi seperti berikut : 1. Lingkungan stabil 2.  Tugas bersifat rutin dan tidak banyak perubahan terjadi 3. Mengutamakan efisiensi dan kapabilitas fungsional



Gambar struktur organisasi Fungsional



4.      Organisasi Lini dan Fungsional Organisasi Lini dan Fungsional adalah organisasi yang masing-masing anggota mempunyai wewenang yang sama dan pimpinannya kolektif. Organisasi Komite lebih mengutamakan pimpinan, artinya dalam organisasi ini terdapat pimpinan “kolektif/ presidium/plural executive” dan komite ini bersifat managerial. Komite dapat juga bersifat formal atau informal,komite-komite itu dapat dibentuk sebagai suatu bagian dari struktur organisasi formal, dengan tugas-tugas dan wewenang yang dibagi-bagi secara khusus. Ciri : 1. Tidak tampak adanya pembedaan tugas pokok dan bantuan 2. Spesialisasi secara praktis pada pejabat fungsional 3. Pembagian kerja dan wewenang tidak membedakan perbedaan tingkat eselon 4. Strukutur organisasi tidak begitu kompleks. Biasanya terdiri dari ketua, sekretaris, bendahara, ketua-ketua seksi, dan para perugas 5. Struktur organisasi secara relatif tidak permanea. Organisasi ini hanya dipakai sesuai kebutuhan atau kegiatan 6. Tugas pimpinan dilasanakan secara kolektif 7. Semua anggota pimpinan mempunyai hak, wewenang dan tanggung jawab yang sama 8. Para pelaksana dikelompokkan menurut tugas-tugas tertentu dalam bentuk satgas Keuntungan dari struktur organisasi ini adalah : 1. Solodaritas tinggi 2. Disiplin tinggi



3. Produktifitas tinggi karena spesialisasi dilaksanakan maksimum 4. Pekerjaan-pekerjaan yang tidak rutin atau teknis tidak dikerjakan 5. Keputusan dapat diambil dengan baik dan tepat 6. Kecil kemungkinan penggunaan kekuasaan secara berlebihan dari pimpinan 7. Usaha kerjasama bawahan mudah digalang Keburukan dari struktur organisasi ini adalah: 1. Kurang fleksibel dan tour of duty 2. Spesialisasi memberikan kejenuhan 3. Proses pengambilan keputusan agak larnban karena harus dibicarakan terlebih dahulu dengan anggota organisasi 4. Kalau terjadi kemacetan kerja, tidak seorang pun yang mau bertanggung jawab melebihi yang lain 5. Para pelaksana sering bingung, karena perintah datangnya tidak dari satu orang saja 6. Kreativitas nampaknya sukar dikembangkan, karena perintah pelaksanaan didasarkan pada kolektivitas Organisasi panitia biasanya terdiri dari ketua, sekretaris, bendahara, dan beberapa seksi Gambar struktur organisasi Lini dan Fungsional



2.4



Pengertian Pembagian Kerja Tujuan suatu organisasi adalah untuk mencapai tujuan di mana individu-individu tidak dapat



mencapainya sendiri. Kelompok dua atau lebih orang yang bekerja bersama secara kooperatif



dan dikoordinasikan dapat mencapai hasil lebih dari pada dilakukan perseorangan. Konsep ini disebut synergy. Tiang dasar pengorganisisian adalah prinsip pembagian kerja (division of labor) yang memurigkinkan synergy terjadi. Sebagai contoh, pembagian kerja dalam team sepak bola: di mana ada manajer tim, kepala pelatih, asisten pelatih, dokter tim, penjaga gawang, dan pemain lainnya. Pembagian kerja ini efektif karena bila hanya omponen kecil dari pekerjaan yang dilaksanakan, kualifikasi personalia yang rendah digunakan, dan latihan jabatan lebih mudah. Gerakan-gerakan dan perpindahan yang percuma dari komponen pekerjaan yang besar diminimumkan. Lebih dari itu, pembagian kerja mengarahkan penanaman pada peralatan dan mesin-mesin yang efisien untuk meningkatkan produktivitas. Namun demikian, beberapa penulis telah menunjukkan adanya konsekuensi-konsekuensi pada perilaku karyawan sehubungan dengan pembagian kerja, bila hal itu dilaksanakan secara ekstrim. Ini dapat menimbulkan kebosanan, keletihan, monoton dan kehilangan motivasi yang dapat menghasilkan ketidak efisienan dan bukan efisiensi. Pembagian kerja merupakan penjadwalan kerja personila karyawan di suatu perusahaan. Fungsi pembagian kerja ini untuk memudahkan dan menghindarkan bentrok kerja. Diwujudkan untuk mengelompokan tugas sesuai dengan tanggung jawab masing-masing personil atau unit kerja



2.5 Bagan Organisasi Formal Struktur organisasi terlalu kompleks untuk disajikan secara verbal. Manajer perlu menggambarkan bagan organisasi (organization chart) untuk menunjukkan struktur organisasi. Bagan organisasi memperlihatkan susunan fungsi-fungsi, departemen-departemen, atau posisi. Posisi organisasi menunjukkan bagaimana hubungan di antaranya. Satuan-satuan organisasi yang terpisah biasanya digambarkan dalam kotak-kotak, di mana dihubungkan satu dengan yang lain dengan garis yang menunjukkan rantai perintah dan jalur komunikasi formal. Bagan organisasi menggambarkan lima aspek utama suatu sturktur organisasi, yang secara ringkas dapat diuraikan sebagai berikut : 1. Pembagian kerja. Setiap kotak menunjukkan individu atau satuan organisasi mana yang bertanggung jawab untuk kegiatan organisasi tertentu, dan tingkat spesialisasi yang digunakan.



2. Manajer dan bawahan atau rantai perintah. Rantai perintah menunjukkan hubungan wewenang-tanggung jawab yang menghubungkan atasan dan bawahan dalam keseluruhan organisasi. Aliran ini dimulai dari jenjang organisasi yang tertinggi sampai karyawan terendah dalam organisasi, Oleh karena itu, setiap anggota organisasi mempunyai suatu kaitan dengan manajer-puncak organisasi. Dalam hal ini prinsip kesatuan perintah harus jelas, di mana setiap karyawan menerima tugas dan pelimpahan wewenang hanya dari seorang manajer dan melaporkan pertanggung jawaban juga hanya kepada seorang manajer. 3. Tipe pekerjaan yang dilaksanakan. Label dan deskripsi pada tiap kotak menunjukkan pekerjaan organisasional atau Ndang tanggung jawab yangberbeda. 4. Pengelompokan segmen-segmen pekerjaan. Keseluruhan bagan menunjukkan atas dasar apa kegiatan-kegiatan organisasi dibagi dasar fungsional ataudivisional, atau lainnya (departementalisasi). 5. Tingkatan manajemen. Suatu bagan tidak hanya menunjukkan manajer dan bawahan tetapi juga keseluruhan hirarki manajemen. Seberapa luas tingkat spesialisasi kerja dalam organisasi dapat di perkirakan dengan membaca label-label yang menunjukkan pekerjaan-pekerjaan yang berbeda dan bagaimana tugas-tugas dikelompokkan. Garis menunjukkan rantai perintah yang merupakan aspek kunci koordinasi dalam setiap organisasi. Bagan juga dapat menunjukkan besarnya (size) organisasi, tetapi tanpa informasi tambahan akan menimbulkan gambaran yang tidak jelas. Keuntungan dan kelemahan bagan organisasi telah menjadi subyek perdebatan cukuplama di antara para penulis manajemen. Salah satu keuntungannya adalah bahwa karyawan dan lain-lain diberi gambaran bagaimana organisasi disusun. Manajer, bawahan dan tanggung jawab digambarkan dengan jelas. Bila seseorang dibutuhkan untuk menangani suatu masalah khusus, bagan menunjukkan tempat di mana orang itu dapat ditemukan. Proses pembuatan bagan juga memungkinkan manajer mengetahui dengan tepat kelemahan-kelemahan organisasi, seperti sumber-sumber potensial terjadinya konflik atau bidang-bidang di mana duplikasi yang tidak diperlukan terjadi.



Kelemahan atau kekurangan utama bagan adalah masih banyak hal-hal yang tidak jelas atau tidak ditunjukkan. Bagan, sebagai contoh, tidak menunjukkan seberapa besar tingkat wewenang dan tanggung jawab setiap tingkatan manajerial. Bagan juga tidak menunjukkan hubunganhubungan informal dan saluran komunikasi, di mana organisasi tidak dapat berfungsi secara efisien tanpa hal-hal itu. 2.6



Departementalisasi Departementalisasi merupakan proses penentuan bagian-bagian dalam organisasi yang akan



bertanggung jawab dalam melakukan bermacam jenis pekerjaan yang telah dikategorikan berdasarkan faktor-faktor tertentu. Dalam mendesain organisasi, khususnya dalam proses departementalisasi sebagaimana diuraikan di muka, ada beberapa pendekatan yang bisa digunakan oleh organisasi, yaitu pendekatan berdasarkan fungsional, berdasarkan produk, berdasarkan Pelanggan, berdasarkan geografis, dan berdasarkan matriks. A. Pendekatan Fungsional Penentuan sub-subbagian dari organisasi atau proses departementalisasi yang pertama adalah berdasarkan fungsi (functional departmentalization). Berdasarkan pendekatan ini, proses departementalisasi dilakukan berdasarkan fungsi-fungsi tertentu yang mesti dijalankan dalam sebuah organisasi. Dalam sebuah organisasi bisnis misalnya, ada pekerjaan-pekerjaanyang terkait dengan fungsi produksi, ada pekerjaanpekerjaan yang terkait dengan pelanggan atau pasar, sehingga dinamakan dengan fungsi pemasaran,dan lain sebagainya. Pada Gambar 8.6 ditunjukkan contoh sebuah desain organisasi



melalui



departementalisasi



yang



dibentuk



berdasarkan



pendekatan



fungsional.



Seperti yang ditunjukkan oleh garis terputus-putus dalam Gambar di atas, setiap bagian dalam struktur organisasi dibentuk untuk menjalankan berbagai fungsi yang terkait dengan kegiatan bisnis perusahaan PT ABC. Bagian Keuangan, Produksi, Pemasaran, dan SDM memiliki fungsi yang khas dalam setiap pekerjaan bisnisnya. Dan, setiap bagian tersebut secara lebili rinci diturunkan menjadi subbagian promosi dan penjualan (bagian Pemasaran), produksi dan pergudangan (bagian Produksi), serta rekrutmen dan seleksi dan pelatihan dan pengembangan (bagian SDM). B. Pendekatan Produk Pendekatan kedua dalam departementalisasi adalah berdasarkan produk atau product departmentalization. Berdasarkan pendekatan ini, penentuan bagian-bagian dalam organisasi ditentukan berdasarkan jenis produk yang dibuat oleh organisasi. Sebagai contoh, PT ABC memiliki beberapa jenis produk dari mulai produk susu, sabun mandi, pasta gigi, hingga mi instan, maka di bawah bagian produksi dapat juga dibuat subbagian.



Bagian-bagian produk susu, sabun mandi, pasta gigi, dan mi instan, seperti ditunjukkan



dalam



Gambar



melalui



garis



putus-putus,



merupakan



contoh



departementalisasi berdasarkan produk. Pada pelaksanaannya, departementalisasi berdasarkan produk ini tidak selalu harus berada di bawah bagian tertentu dalam struktur organisasi tertentu, akan tetapi juga dapat dibuat tersendiri dalam suatu organisasi. Seperti misalnya ditunjukkan dalam Gambar dibawah.



Pada Gambar diatas tersebut jelas bahwa bagian-bagian fungsional seperti Pemasaran, Produksi, Keuangan, dan SDM tidak selalu harus berada di atas subbagian berdasarkan produk, akan tetapi juga dapat menjadi subbagian dari departemen berdasarkan produk. C. Pendekatan Pelanggan Pendekatan ketiga dalam departementalisasi adalah berdasarkan pelanggan atau customer departmentalization. Berdasarkan pendekatan ini, penentuan bagian-bagian dalam organisasi ditentukan berdasarkan karakteristik pelangganyang menjadi sasaran



pelanggan dari organisasi. Sebagai contoh, jika produk sabun mandi dari PT ABC di atas ternyata tidak hanya satu, tetapi ada sabun mandi untuk bayi, anak, remaja, dan dewasa, maka bentuk desain organisasi dapat dibuat sebagaimana ditunjukkan dalam Gambar berikut ini.



D.



Pendekatan Geografis Pendekatan keempat



dalam



departementalisasi adalah berdasarkan faktor geografis. Berdasarkan pendekatan ini, penentuan bagianbagian dalam organisasi ditentukan berdasarkan wilayah geografis di mana organisasi beroperasi. Jika PT ABC memiliki daerah penjualan



di



empat daerah, misalnya Jakarta, Bandung, Makassar, dan Medan, maka desain organisasi yang dapat dibentuk adalah sebagaimana ditunjukkan oleh Gambar berikut:



Berdasarkan Gambar di atas, tampak bahwa wilayah penjualan dari PT ABC mencakup empat daerah sebagaimana disebutkan di atas. Agar penjualan lebih dapat terkonsentrasi dan disebabkan karakteristik pelanggan dan lingkungan di wilayah geografis berbeda-beda, maka departementalisasi berdasarkan geografis bisa dilakukan. Pendekatan ini tidak saja dilakukan untuk menentukan bagian atau departemen di bawah bagian penjualan, tetapi juga dapat dilakukan dalam berbagai jenis organisasi lainnya. Organisasi yang memiliki berbagai cabang di berbagai daerah biasanya melakukan desain organisasi berdasarkan pendekatan ini. Perusahaan perbankan juga termasuk ke dalam organisasi yang melakukan departementalisasi berdasarkan geografis dikarenakan perusahaan perbankan mengandalkan kantor-kantor cabangnya dalam meraih pangsa pasarnya.



E. Pendekatan Matriks Pendekatan departementalisasi terakhir adalah pendekatan matriks. Pendekatan ini pada dasarnya merupakan proses departementalisasi yang menggabungkan antara pendekatan fungsional dengan pendekatan lain, misalnya berdasarkan proyek tertentu, produk tertentu, ataupun berdasarkan pendekatan lainnya. Setiap pekerja yang berada di bawah departemen tertentu dalam kenyataannya juga merupakan bagian dari sebuah proyek tertentu atau bagian pekerjaan yang lain dari perusahaan. Jika kita kembali menggunakan contoh PT ABC tersebut di atas, dan melakukan penyesuaian desain organisasinya menjadi bentuk matriks, maka desainorganisasi yang dapat dibuat adalah seperti ditunjukkan dalam Gambar dibawah berikut ini. Berdasarkan Gambar diketahui bahwa PT ABC memiliki struktur organisasifungsional di mana di dalamnya terdapat



dari mulai bagian Keuangan, Pemasaran, SDM, serta Riset dan Pengembangan. Masingmasing bagian tersebut dikepalai oleh seorang manajer. Selain keempat fungsi tersebut, ada juga fungsi profit dari PT ABC yaitu yang terkait dengan bisnis yang dijalankan PT ABC untuk memperoleh profit yang terdiri dari produk susu, sabun mandi, pasta gigi, dan mi instan. Masing-masing profit project ini memiliki pengaturan keuangan tertentu; SDM tertentu yang dipekerjakan, Pemasaran tertentu, dan juga Riser serta Pengembangan tertentu. Setiap pekerjaan ini mensyaratkan adanya tenaga kerja yang dipekerjakan. Berdasarkan pendekatan matriks, tenaga kerja selain misalnya ditugaskan di bawah sebuah departemen tertentu seperti Pemasaran, SDM, dan lain sebagainya, juga merupakan bagian dari kegiatan peraihan profit atau profit project. Irisan kedua bagian ini digambarkan melalui lingkaran atau bentuk lonjong sebagaimana ditunjukkan oleh Gambar 8.11. Berdasarkan pendekatan ini tenaga kerja tidak saja bertanggung jawab dan berkoordinasi kepada atasan fungsionalnya saja, tetapi juga kepada pimpinan proyek di mana tenaga tersebut terlibat.



Setiap pendekatan tentunya memiliki berbagai kelebihan sekaligus keterbatasannya. Pendekatan fungsional misalnya, memberikan kemudahan bagi organisasi untuk membagi-bagi pekerjaan berdasarkan fungsi-fungsi yang harus dilakukan dalam organisasi bisnis. Namun di sisi lain, pendekatan fungsional agak menyulitkan organisasi ketika misalnya terdapat perbedaan



kepentingan antarbagian yang berbeda. Bagian Pemasaran yang bermaksud untuk menaikkan biaya promosi misalnya dapat konflik dengan bagian Keuangan, atau juga dengan bagian SDM yang menerima tuntutan pegawai untuk kenaikan gaji. Kelemahan dari pendekatan fungsional ini bisa diselesaikan dengan pendekatan produk misalnya. Di setiap produk misalnya terdapat berbagai subbagian fungsional seperti Pemasaran, Produksi, dan lain-lain yangdengan demikian konflik antarbagian dapat dihindari. Namun, pendekatan ini juga belum tentu sesuai ketika misalnya organisasi memiliki cabang-cabang di berbagai daerah, atau organisasi tersebut bukan berupa organisasi bisnis. Bagi organisasi nonprofit misalnya, pendekatan berdasarkan produk belum tentu cocok, dan cenderung justru tidak efektif. Sebagai kesimpulan setiap pendekatan memiliki keterbatasan sekaligus kelebihannya. Oleh karena itu penggunaannya juga sangat situasional dengan berbagai faktor yang dimiliki dan dihadapi oleh organisasi.



2.7



Contoh Struktur Organisasi



Berikut ini disajikan contok struktur organisasi dari Koperasi Swastiastu



https://dykaandrian.blogspot.com/2014/12/pengantar-manajemen-5 pengorganisasian.html



https://pengantarmanajemen08.wordpress.com/ii-pengorganisasian-dan-tujuanorganisasi/ Dari struktur organisasi di atas dapat dilihat bahwa koperasi suastiastu menyusun bagian-bagian dalam organisasinya menggunakan pendekatan matrix. Dimana perusahaan menggabungkan pendekatan fungsional dengan pendekatan geografis. Pendekatan fungsional yang dimaksud adalah pembagian unit kerja yang terdiri dari Devisi Kredit, Devisi Akunting, Devisi Permodalan, Devisi Audit Devisi Teknologi Informasi dan Komunikasi serta Devisi Umum. Sedangkan pendekatan geografis yang dimaksud adalah pembagian berdasarkan letak kantor cabang dari Koperasi tersebut. Berdasarkan struktur organisasi tersebut dapat dijelaskan dimana garis putus-putus merupakan garis koordinasi yang menunjukan hubungan kerja atau koordinasi antar unit. Pada struktur organisasi di atas, garis koordinasi menghubungkan antara pengurus dan pengawas yang artinya dalam bekerja mereka akan selalu berkoordinasi satu sama lain. Garis lurus menunjukan garis komando yang menunjukkan alur komando/perintah yang mengalir dari pimpinan organisasi kepada unit dibawahnya sampai ke unit terendah pada organisasi tersebut. Pada struktur organisasi di atas ditunjukkan bahwa garis komando menghubungkan manajer dengan devisi audit yang artinya manajer dapat memberikan perintah kepada devisi audit namun juga tetap melakukan koordinasi.



https://www.maxmanroe.com/vid/organisasi/pengertian-organisasi.html http://rachmabuana.blogspot.com/2013/11/pengertian-pengorganisasian-organizing.html https://ilmumanajemenindustri.com/pengertian-pengorganisasian-organizing-prinsippengorganisasian/ https://dykaandrian.blogspot.com/2014/12/pengantar-manajemen-5pengorganisasian.html http://armoz31.blogspot.com/2013/09/struktur-organisasi.html https://www.academia.edu/11766132/_PENGORGANISASIAN_STRUKTUR_ORGANI SASI_KEKUASAAN_DAN_DISTRIBUSI_WEWENANG_



file:///C:/Users/FRISKA%20JEGEG/Downloads/Documents/P3-Pengoraganisasian-danStruktur-Organisasi.pdf https://fatimahazz88.wordpress.com/2014/12/26/pengantar-manajemen-kelompok-3pembagian-struktur-kerja-struktur-organisasi-dan-koordinasi-dan-rentang-manajemen/