![Makalah Penulisan Pesan Bisnis [PDF]](https://pdfs.asia/img/200x200/makalah-penulisan-pesan-bisnis.jpg)
11 0 235 KB
1
PROSES PENULISAN PESAN-PESAN BISNIS
2
Disusun untuk Memenuhi Tugas Mata Kuliah Komunikasi Bisnis
3
Dosen Pembimbing Subiyantoro, S.Sos, M.Si
4
5 6 7
Disusun Oleh:
8
1. Alfina Zahrani (193101078)
9
2. Nadila Lutqi W (193101047)
10
3. Oktafia Ramto (193101043)
11
4. Putri Aprilia S (193101031)
12
5. Rida Mukhlisin (193101095)
13 14
POLITEKNIK NEGERI MADIUN
15
JURUSAN ADMINISTRASI BISNIS
16
PROGRAM STUDI ADMINISTRASI BISNIS
17
TAHUN AJARAN 2019/2020
18
19
KATA PENGANTAR
20 21
Puji syukur kami panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa karena
22berkat limpahan rahmat dan hidayah-Nya, Makalah mengenai “Proses Penulisan 23Pesan-Pesan Bisnis” ini dapat disusun dan dikumpulkan. 24
Makalah ini disusun dengan memperhatikan kemampuan kelompok kami
25dalam menyusun makalah berdasarkan informasi yang telah kami dapatkan dari 26berbagi sumber sesuai dengan kemampuan kami. Dengan demikian, Makalah ini 27dapat digunakan sebagai pelengkap materi “Komunikasi Bisnis”. Tersusunnya 28makalah ini tidak lepas dari kerjasama dan partisipasi kelompok kami dan dari 29berbagai sumber, untuk itu kami ucapkan terima kasih kepada berbagai pihak 30yang telah membantu kami untuk menyelesaikan makalah ini 31
Kami menyadari bahwa makalah ini masih belum sempurna. Untuk
32itu,kritik dan saran yang membangun dari berbagai pihak sangat kami harapkan 33dengan kesempurnaan karya berikutnya. 34 35 36
Madiun, 29 Februari 2020
37 38 39 40 41 42 43
Tim Penyusun
44
DAFTAR ISI
45i 46KATA PENGANTAR.............................................................................................ii 47DAFTAR ISI..........................................................................................................iii 48BAB I PENDAHULUAN........................................................................................1 49
A. Latar Belakang.............................................................................................1
50
B. Rumusan Masalah........................................................................................2
51
C. Tujuan..........................................................................................................2
52BAB II PEMBAHASAN........................................................................................4 53
A. Penentuan Permasalahan Penulisan Pesan Bisnis.......................................4
54
1. Mendefinisikan tujuan..........................................................................4
55
2. Analisis Audiens...................................................................................5
56
3. Penentuan Ide Pokok............................................................................6
57
4. Seleksi Saluran dan Media...................................................................8
58
B. Tujuan Penulisan Pesan Bisnis...................................................................9
59
C. Pemilihan Kata, Penyusunan Kalimat Efektif, dan Pengembangan
60
Paragraf Yang Logis...............................................................................11
61
1. Pemilihan Kata yang Tepat................................................................11
62
2.. Membuat Kalimat yang Efektif.........................................................11
63
3. Pengembangan Paragraf Yang Logis Dalam Pesan Bisnis................12
64
D. Pengorganisasian Pesan-Pesan Bisnis.......................................................13
65 66
1. Hal-Hal yang Menyebabkan Pesan-Pesan tak Terorganisasi dengan Baik....................................................................................................13
67
2. Pentingnya Pengorganisasian yang Baik............................................14
68
3. Pengorganisasian Pesan-Pesan Melalui Outline..................................15
69BAB III PENUTUP..............................................................................................19 70
A. KESIMPULAN..........................................................................................19
71DAFTAR PUSTAKA............................................................................................20
72
BAB I
73
PENDAHULUAN
74A. Latar Belakang 75
Dalam suatu organisasi, pesan-pesan yang disampaikan oleh pemimpin
76kepada para bawahan, terkadang tidak terorganisasi dengan baik. Hal ini 77menyebabkan pesan-pesan yang disampaikan tidak mengenai sasaran atau 78hasilnya tidak sesuai dengan apa yang dikehendaki. Dengan mengatur ide-ide 79secara logis, berurutan, dan tidak bertele-tele, ide yang disampaikan akan dapat 80memuaskan kebutuhan-kebutuhan informasi, motivasi, maupun praktis bagi 81audiens. Mengorganisasi pesan-pesan secara baik adalah suatu keharusan dan 82menjadi tantangan bagi komunikator. 83
Hal ini dapat dianalogikan dengan proses penciptaan lagu seperti yang
84dilakukan oleh seorang komposer. Dia harus merencanakan lagu apa yang akan 85dibuat, menentukan bentuk aransemen dan personal group yang mengiringi lagu 86tersebut. Kemudian mereka harus melakukan latihan dan uji ulang atau revisi87revisi yang diperlukan, sehingga lagu yang diciptakan mempunyai mutu yang 88bagus, enak didengar, dan mudah dicerna para penggemarnya. Begitu halnya 89dengan proses penulisan untuk pesan-pesan bisnis. Penyususunan pesan-pesan 90bisnis meliputi 3 tahap, yaitu : perencanaan, komposisi, dan revisi. 91
Perencanaan
92
Dalam fase perencanaan (planning phase) dipikirkan hal-hal yang cukup
93mendasar, seperti maksud/tujuan komunikasi, audiens yang akan menerima pesan, 94ide pokok (main idea) pesan-pesan yang akan di sampaikan dan seluruh atau 95media yang akan digunakan menyampaikan pesan. Di samping itu, intonasi juga 96perlu di atur, apakah menlemah, mendatar, atau meninggi.yang terpenting adalah 97menyiasati situasi yang ada, sehingga tujuan yang di kehendaki dapat tercapai. 98
Organisasi dan komposisi
99
Setelah
tahap
perencanaan,
tahap
berikutnya
adalah
bagaimana
100mengorganisasikan ide-ide dan selanjutnya di tuangkan dalam bentuk draft yang 1
2
101berkaitan dengan komitmen pemikiran anda yang dimulai dengan merangkai kata, 102kalimat, paragraf dan memiliki ilustrasi yang di perlukan untuk mendukung ide 103pokok bahasan. Organisasi dan komposisi erat kaitannya dengan penyusunan atau 104pengaturan kata-kata, kalimat dan paragraf. Oleh karena itu diperlukan perhatikan 105bagaimana mengunakan kata-kata, kalimat dan paragraf yang sederhana. 106
Revisi
107
Seluruh maksud dan isi pesan harus ditelaah kembali baik dari sisi subtitusi
108pesan yang ingin disampaikan, tetapi juga bagaimana gaya penulisannya, stuktur 109kalimat yang digunakan dan bangaimana tingkat pemahamannya. Jika belum 110sesuai, perlu di lakukan pengecekan sekaligus revisi/perbaikan-perbaikan 111seperlunya. Oleh karena perkembangan dunia bisnis saat ini begitu cepatnya, 112maka penyampaian pesan-pesan bisnis perlu tetap memperhatikan bagaimana 113merencanakan, mengorganisasi dan mengkomposisi, serta merevisi pesan-pesan 114bisnis secara jelas dan seefektif mungkin. 115B. Rumusan Masalah 1161. Apa saja tahapan dalam proses penulisan pesan bisnis ? 1172. Bagaimana penentuan permasalahan pesan bisnis ? 1183. Apa tujuan proses permasalahan pesan bisnis ? 1194. Bagaimana pemilihan kata dan penyusunan kalimat efektif dalam penulisan 120
pesan bisnis ?
1215. Bagaimana pengembangan paragraf yang logis ? 1226. Bagaimana pengorganisasian pesan bisnis yang baik ? 123 124C. Tujuan 125
1. Untuk mengetahui tahapan-tahapan dalam proses penulisan pesan bisnis.
126
2. Untuk mengetahui penentuan permasalahan pesan bisnis.
127
3. Untuk memahami tujuan proses permasalahan pesan bisnis.
3
128 129
4. Untuk mengetahui cara pemilihan kata dan penyusunan kalimat efektif dalam penulisan kalimat efektif dalam penulisan pesan bisnis.
130
5. Untuk mengetahui pengembangan paragraf yang logis
131
6. Untuk memahami pengorganisasian pesan bisnis yang baik.
132 133
134
BAB II
135
PEMBAHASAN
136A. Penentuan Permasalahan Penulisan Pesan Bisnis. 1371. Mendefinisikan tujuan 138
Tahap pertama dalam merencanakan dalam suatu pesan bisnis adalah
139
memikirkan maksud atau tujuan komunikasi, seorang komunikator
140
tentunya ingin nama baik di hadapan audiens, sekaligus menghasilkan
141
sesuatu yang baik bagi organisasi. Sebelum memutuskan untuk
142
menyampaikan pesan-pesan bisnis kepada pihak lain, ada perlu menjawab
143
pertanyaan, apakah tujuan tersebut realistis, apakah waktunya sudah tepat,
144
dan apakah tujuannya dapat diterima organisasi tersebut.
145
1) Mengapa tujuan harus jelas
146
Tujuan yang jelas akan membantu mengarahkan anda mencapai
147
tujuan yang dikehendaki, sebagaimana diketahui, setiap organisai
148
tentunya memiliki tujuan yang bermacam-macam.di samping itu, dapat
149
mengambil keputusan yang mencakup antara lain:
150
2) Keputusan untuk meneruskan pesan
151
Sebelum menyampaikan suatu pesan, tanyakan pada diri anda sendiri
152
apakah pesan yang akan di sampaikan benar-benar perlu atu tidak. Jika
153
pesan-pesan yang akan di sampaikan diduga mempunyai pengaruh yang
154
sangat kecil kepada audiens, sebaiknya penyampaiannya ditunda dulu.
155
Sebalinya bila sangat penting dan akan membawa pengaruh yang besar,
156
pesan seharusnya segera di sampaikan atau di teruskan.
157 158
3) Keputusan untuk menanggapi audiens Untuk memutuskan cara terbaik mennggapi audiens, komunikator
159
perlu
160
memperhatikan isi pesan yang di sampaikan ?. Apakah mereka
161
mengharapkan keuntungan ?. Apakah harapan mereka sesuai dengan
mempertimbangkan
motif-motif
4
mereka.
Mengapa
mereka
5
162
harapan
163
komunikator
164
Komunikator dan audiens juga akan gagal mendapatkan apa yang mereka
165
inginkan jika harapan mereka tidak sesuai/sejalan.
166
komunikator tidak
?. akan
Tanpa
mengetahui
menggapai
motif
mereka
audiensnya,
dengan
baik.
4) Keputusan untuk memusatkan isi pesan
167
Menetapkan tujuan yang jelas akan membantu memutuskan isi
168
pesan.komunikator seharusnya hanya memasukkan informasi yang
169
penting, yang relevan dengan pencapaian tujuan yang telah di tetapkan.
170
5) Keputusan yang akan menetapkan media yang akan digunakan
171
Penentuan saluran atau media yang akan digunakan untuk
172
menyampaikan suatu pesan, sangat bergantung pada tujuan yang
173
dikehendaki. Media komunikasi dapat di gunakan yang dapat berupa lisan
174
maupun tulisan.
175
Dalam dunia bisnis, persentasi yang baik harus mampu mampu
176
menjelaskan tujuan yang diinginkan secara spesifik. Oleh karena itu,
177
untuk merumuskan tujuan tersebut, sesorang perlu menanyakan kepada
178
dirinya sendiri, apakah audiens mampu melakukan penelaahan terhadap
179
suatu pesan atau tidak. Sebelum menetapkan maksud untuk mengirimkan
180
pesan, ada faktor yang perlu dipertimbangkan yang meliputi hal-hal
181
berikut :
182
a) Tujuan yang realistis.
183
b) Ketepatan waktu.
184
c) Ketepatan orang yang mengirimkan pesan.
185
d) Tujuan yang selaras dengan tujuan organisasi.
1862. Analisis Audiens 187
Bila suatu komunikasi telah memiliki maksud dan tujuan yang jelas,
188
langkah berikutnya adalah memperhatikan audiens yang akan menerima
6
189
pesan kita. Siapa mereka, bagaimana pemahaman/pengetahuan mereka,
190
latar belakang usia, pendidikan, jenis kelamin mereka, bagaimana minat
191
mereka dan apa yang mereka ketahui.
192
a. Cara mengembangkan profil audiens
193
Mengembangkan suatu profil audiens boleh di katakan gampang-
194
gampang susah. Akan menjadi mudah apabila lawan komunikasi dikenal
195
baik. Akan tetapi, semua akan menjadi sulit jika yang menjadi audiens
196
adalah orang-orang yang sama sekali belum di kenal. Dan komunikator
197
perlu melakukan invetigasi untuk mengantisipasi reaksi mereka.
198
a) Melakukan ukuran dan komposisi audiens.
199
b) Siapa audiensnya
200
c) Reaksi audiens
201
d) Tingkat pemahaman audiens
202
e) Hubungan komunikator dengan audiens
203
f)
Cara memuaskan audiens akan kebutuhan informasi
204b. Cara memuaskan audiens akan kebutuhan informasi 205
Kunci komunikasi yang efektif adalah dengan menentukan kebutuhan
206informasi audiens, dan selanjutnya berusaha memenuhi kebutuhan audiens. Ada 5 207tahapan yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan audiens, yaitu: 208
a) Temukan apa yang yang diinginkan oleh audiens
209
b) Antisipasi pertanyaan yang tidak diinginkan
210
c) Berikan semua informasi yang diperlukan
211
d) Pastikan bahwa informasinya akurat
212
e) Tekankan ide-ide yang paling menarik audiens
7
2133. Penentuan Ide Pokok 214
Setelah menganalisis tujuan dan audiens, selanjutnya adalah
215
menentukan cara untuk mencapai tujuan tersebut. Setiap pesan-pesan
216
bisnis akan bermuara pada satu tema pokok yaitu ide pokok (main idea).
217
Hal-hal yang lain dianggap sebagai ide-ide pendukung. (supporting idea).
218
Topik dan ide pokok adalah dua hal yang berbeda. Topik adalah
219
subjek pesan yang lebih luas, sedangkan ide pokok adalah pernyataan
220
tentang suatu topik yang menjelaskan isi dan tujuan dari topik tersebut.
221
Ide pokok dapat memotivasi orang untuk melakukan apa yang diinginkan
222
dengan menggabungkan atau menyelaraskan tujuan pengirim dengan
223
tujuan mereka. Sebelum dapat menentukan ide pokok, hal-hal yang
224
penting harus diidentifikasi terlebih dahulu.
225
a. Teknik curah pendapat (brainstroming)
226
Untuk dapat mengidentifikasi ide pokok, diperlukan kreativitas dan
227
pengalaman. Pendekatan yang paling baik adalah curah pendapat yang
228
memberikan keleluasaan pikiran untuk mencari berbagai kemungkinan,
229
menguji berbagai alternatif dengan mempertimbangkan tujuan, audiens,
230
dan fakta yang ada. Beberapa teknik curah pendapat yang dapat di
231
gunakan antara lain:
232
a) Storyteller’s tour
233
Hidupkan tape recorder, dan telaah pesan-pesan yang di sampaikan.
234
Dengarkan dengan teliti dan berlatihlah sehingga ide-ide pokok dari suatu
235
pesan dapat di temukan dengan mudah.
236
b) Random list
237
Tulis segala sesuatu yang ada dalam pikiran anda di atas kertas
238
kosong. Hubungkan antara ide satu dengan ide yang lain. Bagi kedalam
239
kelompok-kelompok, dan temukan butir yang penting dan tidak penting.
240
c) CFR (conclusions, findings, recommendations) Worksheet
8
241
Jika subjeknya mencakup pemecahan masalah, gunakanlah suatu
242
lembar kerja (worksheet) yang akan membantu menjelaskan hubungan
243
antara temuan (findings), kesimpulan (conclusions), dan rekomendasi
244
(recommendations) yang akan di berikan.
245
d) Journalistic approach
246
Pendekatan ini memberikan butir yang baik sebagai langkah awal
247
menentukan ide pokok. Jawaban terhadap pertanyaan siapa (who), apa
248
(what), kapan (when), dimana (where), dan bagaimana (how), akan dapat
249
menjelaskan ide pokok presentasi.
250
e) Question and answer chain
251
Pendekatan yang paling baik adalah melihat dari sisi perspektif
252
audiens. Apa pertanyaan pokok audiens, apa yang diinginkan audiens,
253
periksa jawaban atas pertanyaan tersebut. Apa pertanyaan tambahan yang
254
mungkin muncul. Ikuti arus pertanyaan dan jawab pertanyaan tersebut
255
sehingga ide pokok dapat di temukan.
256
f) Pembatasan Cakupan
257
Secara umum, penyajian informasi rutin kepada audiens yang telah
258
anda kenal hendaknya menggunakan kata-kata yang singkat. Ini dapat
259
membangkitkan rasa hormat (respect) audiens kepada komunikator,
260
sedangkan penyampaian pesan yang kompleks dan kontroversial akan
261
memakan waktu lebih lama. Yang lebih penting adalah ide-ide pokok
262
yang disampaikan haruslah mudah dimengerti dan diterima oleh audiens.
2634. Seleksi Saluran dan Media 264
Pesan-pesan bisnis harus sesuai dengan situasi yang ada. Ide-ide
265
dapat di sampaikan melalui dua saluran, yaitu saluran lisan (oral) dan
266
tulisan (wrutten). Pilihan mendasar antara berbicara atau menulis
267
bergantung pada tujua atau maksud pesan, audiens dan karakteristik dari
268
kedua saluran komunikasi tersebut.
9
269
Komunikasi lisan
270
Salah satu kelebihan dari komunikasi lisan (oral communicantons)
271
adalah kemampuannya memberikan umpan balik (feedback) dengan
272
segera.
273
bermanfaat bila yang disajikan adalah informasi kontoversial, karena
274
reaksi audiens dapat terbaca dari bahasa isyarat mereka sehingga
275
komunikator dapat menyesuaikan pesan-pesan yang di sampaikan.
Komunikasi lisan ini lebih ekonomis, pendekatan lisan juga
276
Komunikasi lisan mencakup antara lain percakapan antara dua orang
277
atau lebih, pembicara lewat telepon, wawancara kerja, pertemuan
278
kelompok kecil (diskusi kelompok) seminar, lokakarya, program
279
pelatihan, pidato formal, dan persentasi penting lainnya.
280
Komunikasi tertulis
281
Pesan-pesan tertulis juga memiliki berbagai macam bentuk, seperti
282
surat, memo, proposal dan laporan. Salah satu kelebihan komunikasi
283
tertulis (writter communications) adalah bahwa penulis mempunyai
284
kesempatan untuk merencanakan dan mengendalikan pesan-pesan
285
mereka.
286
Dalam memilih saluran dan media berkomunikasi perlu di
287
pertimbangkan tingkat kepentingannya, formalitas, kompleksitas, tingkat
288
kerahasiaan, emosional, dan biaya pengirim serta harapan audiens.
289B. Tujuan Penulisan Pesan Bisnis 290
Dalam organisasi bisnis apapun, setiap kegiatan yang dilakukan pasti
291
memiliki maksud dan tujuan tertentu yang digunakan sebagai target
292
kegiatan. Hal ini menegaskan bahwa langkah paling awal dalam
293
merencanakan suatu pesan bisnis adalah menentukan tujuan komunikasi
294
yang akan dilakukan. Artinya bahwa tujuan yang hendak dicapai harus
295
ditentukan dengan jelas, sesuai dengan tujuan organisasi. Penentuan
296
tujuan yang jelas bagi organisasi bisnis akan sangat membantu dalam
297
proses pengambilan keputusan untuk:
10
298
1. Meneruskan pesan, yakni memperkirakan pengaruh pesan-pesan yang
299
akandisampaikan terhadap audiens, jika diperkirakan hanya berpengaruh
300
kecil saja penyampaiannya ditunda dulu, namun jika berpengaruh besar,
301
pesan sebaiknya segera disampaikan.
302 303
2. Menanggapi audiens, yakni mempertimbangkan motif-motif audiens, sehingga dapat menanggapi dengan baik.
304
3. Memusatkan isi pesan, yakni hanya memasukkan informasi yang
305
penting, yang relevan dengan pencapaian tujuan yang telah ditetapkan
306
sebelumnya;
307 308
4. Menetapkan media komunikasi yang akan digunakan, berupa lisan atau tulisan.
309
Secara umum terdapat tiga tujuan dalam komunikasi bisnis, yakni:
310
(i) memberi informasi (informing) dalam hal bisnis kepada pihak lain atau
311
kepada publik; (ii) melakukan persuasi (persuasing), untuk meyakinkan
312
atau membujuk pihak lain agar dapat dipahami dengan benar; dan (iii)
313
melakukan
314
kerjasama antar pebisnis dengan tujuan agar bisnis yang dijalankan dapat
315
lebih berkembang.
kolaborasi
(colaborating),
untuk
mendapatkan
suatu
316Setelah tujuan ditetapkan, selanjutnya dilakukan pengujian untuk melihat: 3171) Apakah tujuan sudah realistis, dalam arti bahwa ide-ide atau gagasan yang 318
hendak disampaikan
319
kemampuan finansial, manajerial, sumber daya, atau teknis operasionalnya.
telah sesuai dengan kemampuan yang ada, seperti:
3202) Apakah dari sisi waktu sudah tepat, misalnya dalam situasi laba yang terus 321
menurun dalam beberapa waktu, ide untuk melakukan kenaikan gaji pegawai
322
atau merekrut pegawai baru sangat tidak tepat;
3233) Apakah orang yang akan menyampaikan pesan sudah tepat, hal ini 324
mengingat bahwa biasanya suatu pesan atau ide akan lebih dapat diterima
11
325
apabila disampaikan oleh orang yang memiliki kedudukan atau jabatan tinggi
326
daripada disampaikan oleh orang yang kedudukannya rendah;
3274) Apakah tujuan penyampaian pesan sudah selaras dengan tujuan 328
organisasi, dalam hal ini dilihat dengan mengacu pada tujuan organisasi secara
329
keseluruhan.
330Secara umum, ada tiga tujuan komunikasi bisnis yaitu: 331
a) Memberi informasi
332
b) Melakukan persuasi
333
c) Melakukan kolaborasi
334C. Pemilihan Kata, Penyusunan Kalimat Efektif, dan Pengembangan 335
Paragraf Yang Logis.
3361. Pemilihan Kata yang Tepat 337
Pemilihan kata adalah penggunaan kata-kata tertentu untuk
338
mencurahkan ide atau pikiran ke dalam sebuah kalimat. Agar pesan yang
339
terkandung dalam kalimat yang disampaikan kepada orang lain dengan
340
mudah dapat dimengerti. Agar maksud komunikasi dapat tercapai, perlu
341
diperhatikan beberapa hal berikut ini.
342
a. Pilihlah kata yang sudah familier/dikenal
343Diperlukan analisis suatu audiens, terutama untuk mengetahui latar belakang 344pendidikan dan pengalaman audiens. Pemahaman yang baik terhadap audiens 345akan memberikan pengaruh yang baik bagi proses penyampaian pesan. 346
b. Pilihlah kata yang singkat
347Kata-kata yang singkat, selain efisien, juga mudah dipahami oleh audiens. Tetapi 348harus tetap diperhatikan berbagai kaidah penulisan bahasa yang baik dan benar. 349
c. Hindari kata-kata yang bermakna ganda
12
350Penggunaan kata bermakna ganda akan mengakibatkan terjadinya penafsiran yang 351bermacam-macam. Akibat selanjutnya, kemungkinan tidak tercapainya maksud 352penyampaian pesan-pesan bisnis. 3532.. Membuat Kalimat yang Efektif 354
Kalimat efektif merupakan bentuk kalimat yang dengan sadar dan
355
sengaja disusun untuk mencapai daya informasi yang tepat dan baik.
356
kalimat yang dapat dikatakan efektif setidaknya dapat memenuhi dua
357
syarat , yakni (i) mampu mewakili perasaan pikiran atau perasaan
358
komunikator secara tepat, (ii) mampu menimbulkan pengertian yang
359
sama tepat dalam pikiran dan perasaan audiens. Secara umum terdapat
360
tiga jenis kalimat dalam pesan-pesan bisnis, yakni:
361
a. Kalimat sederhana
362
Suatu kalimat yang hanya memiliki sebuah subjek dan sebuah
363
predikat. Namun tak menutup kemungkinan suatu kalimat dilengkapi
364
objek baik langsung maupun tak langsung. Contoh : Saya membeli buku
365
Komunikasi Bisnis di tokok buku “Berkah” kemarin.
366
b. Kalimat majemuk
367
Kalimat yang berisi dua atau lebih klausa independen dan tidak
368
mempunyai klausa dependen. Klausa independen merupakan klausa yang
369
dapat berdiri sendiri, sehingga tidak memiliki pengertian yang utuh.
370
Kalimat majemuk dihubungkan dengan kata penghubung seperti “dan”,
371
“tetapi”, “atau”. Contoh : Adik membeli kertas dan kakak membeli buku.
372
c. Kalimat kompleks
373
Kalimat yang berisi sebuah klausa independen dan satu atau lebih
374
klausa dependen sebagai anak kalimat. Contoh: Meskipun gaji tidak naik,
375
para pegawai bekerja sebagaimana mestinya.
3763. Pengembangan Paragraf Yang Logis Dalam Pesan Bisnis.
13
377
Secara umum ada dua pendekatan yang dapat digunakan untuk
378
mengembangkan suatu paragraf, yaitu pendekatan induktif dan deduktif.
379
Pendekatan induktif dimulai dengan mengemukakan berbagai alasan
380
kemudian dibuat kesimpulan. Pendekatan deduktif dimulai dari
381
kesimpulan kemudian diikuti dengan alasan-alasannya. Lebih lanjut,
382
suatu paragraf dapat dikembangkan dengan:
383a. 384 385 386b.
Ilustrasi Pemberian ilustrasi terhadap suatu topik bahasan yang relevan akan memberikan gambaran yang lebih jelas dan mudah dipahami audiens. Perbandingan (persamaan dan perbedaan)
387
Cara ini memerlukan wawasan berpikir yang luas bagi penyampaian
388
pesan-pesan bisnis dan tentunya akan dapat membuat perbandingan yang
389
berkaitan dengan persamaan maupun perbedaan terhadap suatu pokok
390
bahasan tertentu.
391c. Pembahasan sebab-akibat 392 393
Pola pengembangan paragraf dengan sebab-akibat akan membantu memberikan arah yang jelas terhadap suatu pokok bahasan tertentu.
394d. Klasifikasi 395
Pola pengembangan paragraf dengan pengelompokkan ini akan
396
mempermudah pemahaman bagi pengirim pesan meupun penerima pesan.
397
Selain itu juga menjadikan suatu topik bahasan menjadi lebih terarah atau
398
terfokus.
399e. Pembahasan pemecahan masalah 400
Cara ini akan mampu memberikan latihan analitis yang sangat
401
diperlukan bagi seseorang dalam pengambilan keputusan-keputusan
402
penting bagi suatu organisasi. Dengan kata lain pola pengembangan ini
403
memberikan suatu arah yang sistematis.
14
404D. Pengorganisasian Pesan-Pesan Bisnis 4051. Hal-Hal Yang Menyebabkan Pesan-Pesan Tak Terorganisasi Dengan Baik 406 407
Tidak terorganisasinya komunikasi dengan baik dapat disebabkan oleh beberapa hal sebagai berikut:
4081) Bertele-tele 409
Sering kali pesan pembuka awal sebuah surat terlalu panjang, mencapai
410beberapa paragraf, baru kemudian masuk ke topik bahasan sehingga pembaca 411memerlukan waktu yang cukup lama untuk memahami maksud pesan yang 412disampaikan. 4132) Memasukkan Bahan-Bahan yang Tidak Relevan 414
Informasi yang tidak relevan disamping membuang-buang waktu, juga dapat
415membuat pesan yang disampaikan menjadi kabur, tidak jelas, dan sulit dipahami. 4163) Menyajikan Ide-Ide Secara Tidak Logis 417
Hal ini menyebabkan ketidaklancaran komunikasi karena audiens akan sulit
418memahami poin-poin penting yang disampaikan. 4194) Informasi Penting Kadang Kala Tidak Tercakup Di Dalam Pembahasan 420
Apabila pesan-pesan yang tidak relevan, pesan-pesan yang tidak
421
penting, dan pesan-pesan yang bersifat bombastis lebih dominan, ada
422
kecenderungan poin-poin yang penting justru terlupakan dari topik
423
pembahasan. Hal tersebut perlu memperoleh perhatian yang seksama bagi
424
para komunikator.
4252. Pentingnya Pengorganisasian yang Baik 426
Dalam suatu organisasi, pesan-pesan yang disampaikan oleh seorang
427
atasan kepada para bawahan, terkadang tidak terorganisasi dengan baik.
428
Hal ini menyebabkan pesan-pesan yang disampaikan tidak mengenai
429
sasaran atau hasilnya tidak sesuai dengan apa yang dikehendaki.
15
430
Suatu pesan yang disusun dengan baik akan membantu audiens
431
memahami pesan yang disampaikan, membantu audiens menerima pesan,
432
menghemat waktu audiens, dan mempermudah pekerjaan komunikator.
433a. Membantu audiens memahami suatu pesan 434
Dengan mengemukakan poin-poin penting secara jelas, menyusun
435
ide-ide secara logis dan runtut, dan memasukkan semua informasi yang
436
relevan dalam pesan, audiens dengan mudah akan memahami
437
maksud/tujuan pesan.
438b. Membantu audiens menerima suatu pesan 439
Misalnya seorang konsumen yang mengadu masalah pembelian
440
produk kepada manajer toko memperoleh jawaban yang tidak
441
menyenangkan. Mungkin saja surat jawaban telah disusun secara logis
442
sehingga dapat dipahami maksudnya tetapi tidak dapat diterima
443
konsumen karena gaya bahasa yang terlalu menusuk sasaran.
444c. Menghemat waktu 445
Dengan hanya menyampaikan informasi yang relevan, waktu
446
audiens dapat dihemat. Audiens juga dapat dengan mudah mengikuti alur
447
pemikiran pesan yang disampaikan, tanpa harus memeras otak dan
448
mengerutkan dahi.
449d. Mempermudah pekerjaan komunikator 450
Dengan mengetahui apa yang ingin disampikan dan mengetahui
451
cara menyampaikannya, rasa percaya diri komunikator akan meningkat
452
dan semakin cepat dan efisien ia menyelesaikan pekerjaan.
4533. Pengorganisasian Pesan-Pesan Melalui Outline 454 455 456
Pada dasarnya, untuk mencapai pengorganisasian yang baik perlu diperlukan dua proses tahapan yaitu : Mendefinisikan dan Mengelompokkan Ide-Ide
16
457
Memutuskan apa yang harus dikatakan adalah masalah mendasar
458
bagi setiap komunikator. Apabila pesan yang disusun panjang dan
459
kompleks, outline sangat diperlukan dan menjadi penting artinya, karena
460
outline akan membantu memvisualisasikan hubungan antara bagian yang
461
satu dengan bagian yang lain. Outline juga akan menuntun untuk
462
mengkomunikasikan ide-ide dengan cara yang sistematik, efisien, dan
463
efektif. Outline akan membantu mengekspresikan transisi antara ide-ide
464
sehingga audiens akan mengerti dan memahami pola pemikiran
465
komunikator.
466Susunan outline secara garis besar dapat digolongkan ke dalam tiga golongan: 4671)
Mulailah dengan ide pokok
468
Ide pokok dapat membantu menetapkan tujuan dan strategi umum
469 470
dari suatu pesan. Ide pokok dirangkum dalam dua hal, yaitu: -
471
Apa
yang
diinginkan
terhadap
audiens
untuk
melakukannya
ataumemikirkannya
472
-
4732)
Nyatakan poin-poin pendukung yang penting
Alasan mendasar mengapa mereka harus melakukan atau memikirkannya.
474
Setelah menetapkan ide pokok pesan yang akan disampaikan, tahap
475
selanjutnya adalah menyususn poin-poin pendukung yang penting sebagai
476
pendukung ide-ide pokok tersebut.
4773)
Ilustrasi dengan bukti-bukti
478
Tahap ketiga adalah memberikan ilustrasi dengan mengemukakan
479
bukti-bukti yang berhasil dikumpulkan. Semakin banyak bukti-bukti yang
480
dapat disajikan, outline akan menjadi semakin baik.
481Bagan organisasi untuk pengorganisasian suatu pesan:
17
Ide Pokok Poin Pendukung
482 483 484 485 486
Bukti A
Bukti B
Poin Pendukung Bukti A
Bukti B
Poin Pendukung Bukti A
Bukti B
Menentukan Urutan dengan Rencana Organisasional Untuk dapat menentukan urutan ide-ide, ada dua pendekatan penting, yaitu: 1. Pendekatan langsung (pendekatan deduktif)
487
Pendekatan langsung (direct approach) merupakan pendekatan
488
dimana ide pokok muncul paling awal, kemudian diikuti bukti-bukti
489
pendukungnya. Digunakan bila reaksi audiens cenderung positif atau
490
menyenangkan.
491
2. Pendekatan tidak langsung (pendekatan induktif)
492
Pendekatan tidak langsung (direct approach) merupakan pendekatan
493
dimana Bukti-bukti muncul terlebih dahulu, kemudian diikuti ide
494
pokoknya. Digunakan bila reaksi audiens cenderung negatif atau tidak
495
menyenangkan.
496
Kedua pendekatan tersebut dapat diterapkan baik untuk pesan-pesan
497
singkat maupun formal. Untuk memilih di antara kedua alternatif, harus
498
menganalisis bagaimana audiens terhadap maksud/tujuan dan pesan-
499
pesan yang disampaikan. Setelah memilih suatu pendekatan umum,
500
selanjutnya memilih rencana organisasional yang paling cocok sebagai
501
berikut:
502
1) Direct request
18
503
Jenis/tipe pesan bisnis yang paling umum digunakan adalah
504
penyampaian yang langsung pada poin yang dituju. Direct request dapat
505
berbentuk surat meupun memo. Permintaan langsung menggunakan
506
pendekatan langsung, karena langsung pada poin yang dituju.
507
2) Pesan-pesan rutin, good news, atau goodwill.
508
Memberikan informasi rutin sebagai bagian dari bisnis tetap, audiens
509
kemungkinan akan menjadi netral. Pesan-pesan rutin, good news, atau
510
goodwill lebih cocok dengan menggunakan pendekatan langsung.
511
3) Pesan-pesan bad news
512
Jika mempunyai berita yang kurang menyenangkan, cobalah
513
menempatkannya pada bagian pertengahan surat dengan menggunakan
514
bahasa yang halus.
515
4) Pesan-pesan persuasif
516
Bila audiens sangat tidak tertarik terhadap pesan-pesan yang
517
disampaikan, pesan-pesan persuasif dapat digunakan dan pendekatannya
518
adalah dengan cara tak langsung. Perlu membuka pikiran audiens dengan
519
melakukan persuasi sehingga mereka dapat memahami fakta yang ada.
520Selanjutnya organisasi permohonan langsung mencakup: - pembukaan, yakni 521menyajikan permintaan atau ide-ide pokok (main idea) yang diikuti dengan fakta522fakta yang perlu secara rinci, yang selanjutnya diikuti dengan pernyataan 523keramahan dan tindakan yang diinginkan. - penjelasan rinci, yakni memberi 524penjelasan secara rinci sebagai pendukung alinea pembukaan. - penutup, diisi 525dengan suatu permintaan untuk beberapa tanggapan khusus, lengkap dengan batas 526waktunya dan ekspresi terhadap apresiasi atau pemberian goodwill, dengan.
527 528
BAB III
529
PENUTUP
530A. KESIMPULAN 531
Pesan-pesan bisnis dapat diterima baik apabila disampaikan dengan
532
mengatur ide-ide secara logis, berurutan, dan tidak bertele-tele. Kemudian
533
Ide yang disampaikan akan dapat memuaskan kebutuhan-kebutuhan
534
informasi, motivasi, maupun praktis bagi audiens.
535
Karena perkembangan dunia bisnis saat ini begitu cepatnya, maka
536
penyampaian pesan-pesan bisnis perlu tetap memperhatikan bagaimana
537
merencanakan, mengorganisasi dan mengkomposisi, serta merevisi
538
pesan-pesan bisnis secara jelas dan seefektif mungkin.
539 540 541
19
542
DAFTAR PUSTAKA
543Atmaji, Wuri Adityo. 2018. “Makalah Perencanaan Pesan-Pesan Bisnis”. 544 https://wuriadityo.wordpress.com/2017/10/24/makalah-perencanaan-pesan-pesan545 bisnis/amp/ Diakses pada 27 Februari 2020 546Maesyaroh, Siti.2012.”Proses Penulisan Pesan-Pesan Bisnis. Yogyakarta : UNY. 547 http://inndori.blogspot.com/2013/06/komunikasi-bisnis-proses-penulisan.html?m=I 548 Diakses pada 25 Februari 2020. 549Putri Ragil, Zahrida. 2017. “Revisi Pesan-Pesan Bisnis”. Semarang : Universitas 550 Muhamaddiyah Semarang. https://zahridaputri.blogspot.com/2017/?m=I Diakses 551 pada 25 Februari 2020 552Purwanto, Djoko. 2011. “Komunikasi Bisnis”. Jakarta : Penerbit Erlangga 553
20
