Kel.4PERENCANAAN PESAN BISNIS [PDF]

Citation preview

PERENCANAAN PESAN BISNIS



DISUSUN OLEH : Muhammad Nurfitri Farid 023001801081 Ridho Yudiansyah 023001801077



UNIVERSITAS TRISAKTI FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS JAKARTA 2020



BAB I PENDAHULUAN Latar Belakang Setelah memperoleh gambaran mengenai berbagai macam bentuk saluran komunikasi baik yang bersifat formal maupun informal, langkah berikutnya adalah melakukan perencanaan pesan-pesan bisnis, mencakup pesan-pesan yang disampaikan secara tertulis (macam-macam surat) dan pesan-pesan yang disampaikan secara lisan. Perencanaan pesan-pesan bisnis merupakan suatu langkah strategis bagi pencapaian tujuan suatu organisasi secara menyeluruh, dan merupakan salah satu faktor penentu keberhasilan komunikasi. Pesan-pesan bisnis yang terencana dengan baik akan mempermudah pencapaian tujuan komunikasi. Dalam hal ini, perencanaan pesan-pesan bisnis lebih difokuskan pada perencanaan pesan-pesan bisnis secara tertulis.



BAB II PEMBAHASAN



2.1



Mengenai tiga tahap penulisan



1. Perencanaan  Analisis Situasinya Tentukan tujuan Anda dan kembangkan profil audiens.  Mengumpulkan informasi Tentukan kebutuhan audiens dan dapatkan informasi yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan tersebut.  Pilih Medium dan Channel Identifikasi kombinasi terbaik untuk situasi, pesan, dan audiens.  Atur Informasi Tentukan ide utama Anda, batasi ruang lingkup Anda, pilih pendekatan langsung atau tidak langsung, dan garis besar konten Anda. 2. Penulisan  Beradaptasi dengan Audiens Anda Peka terhadap kebutuhan audiens dengan menggunakan sikap "Anda", kesopanan, penekanan positif, dan bahasa yang tidak bias. Bangun hubungan yang kuat dengan audiens Anda dengan membangun kredibilitas dan memproyeksikan citra yang disukai perusahaan Anda. Kontrol gaya Anda dengan nada percakapan, bahasa Inggris yang sederhana, dan suara yang sesuai.  Tulis Pesan Pilih kata-kata yang kuat yang akan membantu Anda membuat kalimat yang efektif dan paragraf yang koheren. 3. Revisi  Merevisi Pesan Evaluasi konten dan tinjau keterbacaan, edit dan tulis ulang untuk keringkasan dan kejelasan.  Hasilkan Pesan Gunakan elemen desain yang efektif dan tata letak yang sesuai untuk penampilan yang bersih dan profesional.  Koreksi Pesan Tinjau kesalahan dalam tata letak, ejaan, dan mekanik.



 Distribusikan Pesan Sampaikan pesan Anda menggunakan media yang dipilih; pastikan semua dokumen dan semua file yang relevan berhasil didistribusikan.



2.2



Analisa situasi dalam penulisan pesan bisnis



Menentukan Tujuan Semua pesan bisnis memiliki tujuan umum: menginformasikan, membujuk, atau berkolaborasi dengan audiens. Tujuan ini membantu menentukan pendekatan keseluruhan yang perlu Anda ambil, mulai dari mengumpulkan informasi hingga mengatur pesan Anda. Misalnya, apakah tujuan Anda hanya untuk memberi tahu audiens tentang beberapa acara yang akan datang, atau apakah Anda ingin orang-orang segera mengambil tindakan? Nyatakan tujuan spesifik Anda setepat mungkin, bahkan sampai mengidentifikasi audiens mana yang harus merespons, bagaimana seharusnya mereka menanggapi, dan kapan. Uji tujuan Anda dengan menanyakan empat pertanyaan berikut: ● Pertimbangkan perspektif penonton. Tempatkan diri Anda sebagai penonton. Apa yang dipikirkan, dirasakan, atau direncanakan penyampai pesan? Informasi apa yang mereka butuhkan untuk maju? Jika Anda memulai percakapan dalam konteks media sosial, informasi apa yang akan merangsang diskusi di antara komunitas target Anda? ● Apakah tujuan Anda realistis? Mengenali apakah tujuan itu realistis adalah bagian penting dari memiliki naluri bisnis yang baik. Misalnya, jika Anda meminta kenaikan gaji saat perusahaan sedang kesulitan, Anda dapat mengirimkan pesan bahwa Anda tidak memahami situasi di sekitar Anda. ● Apakah waktunya tepat? Orang-orang yang sibuk atau terganggu ketika mereka menerima pesan Anda cenderung tidak memperhatikannya. Banyak profesi dan departemen memiliki siklus berulang dalam beban kerja mereka, misalnya, dan pesan yang dikirim selama waktu sibuk dapat diabaikan. ● Apakah tujuan Anda dapat diterima oleh organisasi Anda? Tujuan dan kebijakan bisnis perusahaan Anda, dan bahkan undang-undang yang berlaku untuk industri tertentu Anda, dapat menentukan apakah tujuan tertentu dapat diterima. Misalnya, jika Anda bekerja untuk pialang saham diskon, yang tidak menawarkan nasihat investasi, tidak pantas untuk menulis



Mengembangkan profile audience Sebelum audiens meluangkan waktu untuk membaca atau mendengarkan pesan Anda, mereka harus tertarik dengan apa yang Anda katakan. Mereka perlu mengetahui bahwa pesan tersebut relevan dengan kebutuhan mereka meskipun mereka tidak ingin membaca atau melihatnya. Semakin banyak Anda tahu tentang anggota audiens Anda, kebutuhan



mereka, dan harapan mereka, semakin efektif Anda dapat berkomunikasi dengan mereka. Ikuti langkah-langkah berikut untuk melakukan analisis audiens secara menyeluruh ● Identifikasi audiens utama Anda. Untuk beberapa pesan, audiens tertentu mungkin lebih penting daripada yang lain. Jangan mengabaikan kebutuhan anggota yang kurang berpengaruh, tetapi pastikan Anda mengatasi masalah pembuat keputusan utama. ● Tentukan ukuran penonton dan distribusi geografis. Sebuah pesan yang ditujukan untuk 10.000 orang yang tersebar di seluruh dunia mungkin akan membutuhkan pendekatan yang berbeda dari yang ditujukan untuk selusin orang di aula. ● Tentukan komposisi penonton. Cari persamaan dan perbedaan dalam budaya, bahasa, usia, pendidikan, pangkat dan status organisasi, sikap, pengalaman, motivasi, bias, kepercayaan, dan faktor lain yang mungkin mempengaruhi keberhasilan pesan Anda ● Ukur tingkat pemahaman anggota audiens. Jika penonton berbagi latar belakang umum Anda, mereka mungkin akan memahami materi Anda tanpa kesulitan. Jika tidak, pesan Anda akan membutuhkan elemen pendidikan untuk membantu orang memahaminya. ● Pahami ekspektasi dan preferensi penonton. Misalnya, apakah audiens Anda mengharapkan detail lengkap atau hanya ringkasan poin utama? Secara umum, untuk komunikasi internal, semakin tinggi organisasi pesan Anda, semakin sedikit detail yang ingin dilihat orang. ● Perkirakan kemungkinan reaksi penonton. Seperti yang akan Anda baca nanti di bab ini, reaksi audiens potensial memengaruhi organisasi pesan. Jika Anda mengharapkan tanggapan yang baik, Anda dapat menyatakan kesimpulan dan rekomendasi di awal dan menawarkan bukti pendukung yang minimal. Jika Anda mengharapkan skeptisisme, Anda dapat membuat kesimpulan secara bertahap dan memberikan lebih banyak bukti.



2.3



Pengumpulan informasi dalam penulisan



Ketika Anda memiliki gambaran yang jelas tentang audiens Anda, langkah Anda selanjutnya adalah mengumpulkan informasi untuk disertakan dalam pesan Anda. Untuk pesan sederhana, Anda mungkin sudah memiliki semua informasi, tetapi untuk pesan yang lebih kompleks, Anda mungkin perlu melakukan banyak penelitian dan analisis sebelum Anda siap untuk mulai menulis. Berikut berbagai teknik informal untuk mengumpulkan wawasan dan memandu upaya penelitian Anda: ● Pertimbangkan perspektif penonton. Tempatkan diri Anda sebagai penonton. Apa yang dipikirkan, dirasakan, atau direncanakan orang-orang ini? Informasi apa yang mereka butuhkan untuk maju? Jika Anda memulai percakapan dalam konteks media sosial, informasi apa yang akan merangsang diskusi di antara komunitas target Anda? ● Dengarkan komunitas. Untuk hampir semua topik yang terkait dengan bisnis akhirakhir ini, kemungkinan ada komunitas pelanggan, penggemar produk, atau orang lain yang terlibat dalam diskusi online. Temukan mereka dan dengarkan apa yang mereka katakan.



● Baca laporan dan dokumen perusahaan lainnya. Laporan tahunan, laporan keuangan, rilis berita, blog oleh pakar industri, laporan pemasaran, dan survei pelanggan hanyalah beberapa dari banyak sumber informasi potensial. Cari tahu apakah perusahaan Anda memiliki sistem manajemen pengetahuan, database terpusat yang mengumpulkan pengalaman dan wawasan karyawan di seluruh organisasi. ● Bicaralah dengan supervisor, kolega, atau pelanggan. Rekan kerja dan pelanggan mungkin memiliki informasi yang Anda butuhkan, atau mereka mungkin memiliki wawasan yang baik tentang kebutuhan audiens target Anda. ● Minta masukan dari audiens Anda. Jika Anda tidak yakin apa yang dibutuhkan anggota audiens dari pesan Anda, tanyakan kepada mereka, jika memungkinkan. Mengakui bahwa Anda tidak tahu tetapi ingin memenuhi kebutuhan mereka akan membuat penonton terkesan lebih dari sekadar menebak-nebak dan salah.



2.4



Pemilihan media yang tepat dalam penulisan



Cara paling sederhana untuk mengkategorikan pilihan media adalah dengan membaginya menjadi tiga, yaitu:



Media Lisan Tatap muka Media lisan tatap muka melibatkan berbicara dengan orang-orang yang berada di lokasi yang sama, apakah itu percakapan empat mata saat makan siang atau pidato atau presentasi yang lebih formal. Berada di ruang fisik yang sama adalah perbedaan utama karena memungkinkan nuansa komunikasi nonverbal lebih banyak daripada kombo media / saluran lainnya. sinyal nonverbal ini dapat memberikan bobot yang sama dalam percakapan seperti halnya kata-kata yang diucapkan. Digital Media lisan melalui saluran digital mencakup transmisi suara apa pun melalui sarana elektronik, baik secara langsung maupun direkam, termasuk panggilan telepon, podcast, dan pesan surat suara. Percakapan telepon langsung menawarkan percakapan memberi dan menerima secara langsung dan dapat menjadi alternatif terbaik untuk berbicara secara langsung. Tanpa komponen video, bagaimanapun, mereka tidak dapat memberikan nuansa komunikasi nonverbal. Podcast dapat menjadi cara yang baik untuk berbagi ceramah, komentar, dan konten lisan lainnya.



Media Tertulis Cetak Dokumen tertulis dan tercetak adalah format klasik komunikasi bisnis. Seperti Memo, Surat, Laporan. Memo adalah dokumen cetak singkat yang biasanya digunakan untuk pertukaran informasi rutin sehari-hari dalam suatu organisasi. Surat adalah pesan tertulis singkat yang dikirim ke pelanggan dan penerima lain di luar organisasi. Laporan dan proposal biasanya lebih panjang dari memo dan surat, meski keduanya bisa dibuat dalam format memo atau surat. Dokumen-dokumen ini memiliki panjang yang bervariasi, mulai dari beberapa halaman hingga beberapa ratus, dan biasanya memiliki nada yang cukup formal.



Digital Sebagian besar upaya komunikasi bisnis Anda akan melibatkan pesan digital tertulis, mulai dari tweet super pendek hingga konten situs web hingga laporan panjang buku didistribusikan sebagai file format dokumen portable.



Media Visual Cetak Foto dan diagram dapat menjadi alat komunikasi yang efektif untuk menyampaikan konten emosional, hubungan spasial, proses teknis, dan konten lain yang sulit dijelaskan hanya dengan menggunakan kata-kata. Anda terkadang dapat membuat pesan cetak visual sebagai item mandiri, tetapi sebagian besar akan digunakan sebagai materi pendukung dalam dokumen cetak. Digital Pesan bisnis bisa menjadi hidup ketika disampaikan melalui media visual di saluran digital. Infografis, diagram interaktif, animasi, dan video digital memiliki potensi untuk melibatkan audiens dengan cara yang tidak dapat dilakukan oleh format lain, itulah sebabnya penggunaan elemen visual dalam komunikasi bisnis terus berkembang



BAB III PENUTUP 3.1



Simpulan



Perencanaan pesan-pesan bisnis merupakan suatu langkah strategis bagi pencapaian tujuan suatu organisasi secara menyeluruh, dan merupakan salah satu faktor penentu keberhasilan komunikasi. Pesan-pesan bisnis yang terencana dengan baik akan mempermudah pencapaian tujuan komunikasi. Dalam hal ini, perencanaan pesan-pesan bisnis lebih difokuskan pada perencanaan pesan-pesan bisnis secara tertulis. Proses penyusunan pesan – pesan bisnis terdiri atas tiga hal, yaitu perencanaan, komposisi, dan revisi. Dalam melakukan perencanaan, maksud/tujuan penyampaian pesan – pesan bisnis harus ditentukan terlebih dahulu baik secara umum maupun khusus. Disamping itu, tahap perencanaan, analisis audiens yang mencakup pengembangan profil audiens, pemenuhan kebutuhan informasi audiens, dan pemenuhan kebutuhan motivasional audiens perlu dilakukan. 3.2 Saran Demikian makalah yang kami buat, semoga dapat bermanfaat bagi pembaca. Apabila terdapat kesalahan mohon dimaafkan dan memakluminya. Kritik dan saran yang ingin disampaikan, kami secara terbuka menerimanya.