Pesan Bisnis [PDF]

Citation preview

Nama



: Winda Nuraini



NPM



: 1751040120



Prodi



: Manajemen Bisnis Syariah (D)



Mata Kuliah : Komunikasi Bisnis Syariah



Soal Pesan Bisnis : 1. Apakah yang dimaksud Pesan Bisnis Jawab: Pengertian pesan bisnis a. Menurut ahli Onong Effendy, menyatakan bahwa pesan adalah: “suatu komponen dalam proses komunikasi berupa paduan dari pikiran dan perasaan seseorang dengan menggunakan lambang, bahasa/lambang-lambang lainnya disampaikan kepada orang lain” (Effendy, 1989: 224). b. Pesan secara umum Pesan adalah setiap pemberitahuan (pikiran dan perasaan), kata, atau komunikasi baik secara lisan maupun tertulis yang dikirimkan dari satuorang ke orang lain. c. Pesan bisnis secara umum Pesan bisnis adalah suatu pesan atau surat yang digunakan oleh pengirim (source) untuk menyampaikan informasi yang tertulis maupun tidak tertulis, dalam penyelenggaraan kegitan bisnis yang diterima oleh orang ataupun organisasi (receiver).



2. Sebutkan tahapan dalam membuat pesan Bisnis Jawab: a. Perencanaan Pada dasarnya, proses perencanaan meliputi tiga tahapan penting yang perlu diperhatikan, yaitu mendefinisikan tujuan, menganalisis audiens, serta memilih saluran dan media komunikasi yang akan digunakan.



b. Pengorganisasian Proses ini dimulai dengan merangkai kata, kalimat, paragraf, dan memilih ilustrasi yang diperlukan untuk mendukung ide pokok bahasannya. Perlu diperhatikan bagaimana menggunakan kata-kata, kalimat, dan paragraf yang sederhana, mudah dipahami, dimengerti, dan dilaksanakan oleh penerima pesan.



c. Revisi Seluruh maksud dan isi pesan harus ditelaah kembali dari sisi substansi pesan yang ingin disampaikan maupun dari gaya penulisannya, struktur kalimat yang digunakan, dan bagaimana tingkat pemahamannya. Kalau belum sesuai, perlu dilakukan pengecekan sekaligus revisi, sehingga apa yang telah direncakan sebelumnya dapat dicapai seefektif mungkin. d. Penentuan Tujuan Tahap pertama dalam merencanakan suatu pesan bisnis adalah memikirkan maksud dan tujuan komunikasi. Harus dapat menentukan tujuan yang jelas dan dapat diukur sesuai dengan tujuan organisasi. e. Analisis Audiens Cara Mengembangkan Profil Audiens. Penentuan profil audiens dikatakan gampang apabila lawan komunikasi adalah orang yang sudah dikenal. Namun akan mengalami kesulitan bila yang menjadi audiens adalah orang yang belum dikenal. Komunikator dalam hal ini perlu melakukan investigasi untuk mengantisipasi reaksi mereka. 



Menentukan ukuran dan komposisi audiens Bentuk dan format penulisan materi yang akan disampaikan juga ditentukan oleh jumlah audiens. Audiens jumlahnya kecil, materi dapat dikemas dalam suatu laporan sederhana kemudian dipresentasikan atau dibagikan kepada mereka. Untuk audiens jumlah besar, materi dikemas dalam makalah atau laporan dengan gaya pengorganisasian dan format penulisan yang lebih formal. Selingan segar seperti humor dapat dilakukan untuk menarik perhatian audiens yang jumlahnya besar.







Siapa audiensnya Bila audiens lebih dari satu orang, komunikator perlu mengidentifikasi siapa diantara mereka yang memegang posisi kunci/posisi paling penting.







Tingkat pemahaman audiens Jika komunikator dan audiens memiliki latar belakang yang jauh berbeda, perlu diputuskan seberapa jauh audiens harus dididik. Usahakan tidak terlalu menggurui agar audiens tidak merasa jenuh, bosan, dan kurang tertarik.







Hubungan komunikator dengan audiens Jika komunikator belum dikenal audiens maka komunikator harus meyakinkan audiens sebelum penyampaian suatu pesan dilakukan. Penampilan komunikator berpengaruh pada penyampaian pesan komunikator tersebut. Nada suara menunjukkan tingkat hubungan komunikator dan audiens.



3. Sebutkan kriteria tujuan yang baik dari sebuah pesan bisnis Jawab: Dalam merencanakan suatu pesan bisnis hal yang pertama dilakukan adalah memikirkan maksud atau tujuan komunikasi. Untuk dapat melakukan dan menjaga goodwill di hadapan audience, maka hal pertama-tama ia harus menentukan tujuan yang jelas dan dapat diukur, sesuai dengan tujuan organisasi. Mengapa tujuan itu harus jelas? Dengan tujuan yang jelas maka akan membantu pengambilan beberapa keputusan diantaranya sebagai berikut :



1. Keputusan untuk meneruskan pesan Sebelum menyampaikan suatu pesan, tanyakan pada diri sendiri sendiri, apakah pesan yang akan disampaikan benar-benar diperlukan atau tidak?



2. Keputusan untuk menanggapi audience Untuk memutuskan cara terbaik menanggapi audience, komunikator perlu mempertimbangkan motif-motif mereka. Mengapa mereka memperhatikan inti pesan yang disampaikan? Apakah mereka mengharapkan keuntungan? Apakah harapan mereka sesuai dengan harapan komunikator? Tanpa mengetahui tanpa mengetahui motif audiencenya, komunikator tidak dapat menanggapi mereka dengan baik.



Ada tiga tujuan umum komunikasi bisnis, yaitu : 1. Memberi informasi (informing) Tujuan pertama dalam komunikasi bisnis adalah memberikan informasi yang berkaitan dengan dunia bisnis kepada pihak lain. Sebagai contoh, seorang pemimpin suatu perusahaan



membutuhkan bebebrapa pegawai baru yang akan di tempatkan sebagai staf adminitrasi di kantor- kantor cabang yang ada. 2. Membujuk atau persuasi (persuading) Tujuan kedua komunikasi bisnis adalah memberikan persuasi kepada pihak lain agar apa yang disampaikan dapat dipahami dengan baik dan bener. Hal ini sering dilakukan, terutama yang berkaitan dengan negosiasi antara seseorang dengan orang lain dalam bisnis. 3. Melakukan kerjasama atau kolaborasi (kolaborating) Tujuan ketiga dalam komunikasi bisnis adalah melakukan kolaborasi atau kerjasama bisnis antara seseorang dengan orang lain. Malalui jalinan komunikasi bisnis tersebut seseorang dapat dengan mudah melakukan kerjasama bisnis, baik dengan perusahaan domestik maupun perusahaan asing.



4. Apakah yang dimaksud dengan analisis Audience? Jawab: Analisis Audiens Secara harfiah audiens sama saja dengan khalayak. Audiens adalah sekumpulan orang yang menjadi pembaca, pendengar, dan pemirsa berbagai media atau komponen beserta isinya, seperti pendengar radio dan atau penonton televisi. Audiens adalah sekumpulan orang yang menjadi pembaca, pendengar, dan pemirsa berbagai media atau komponen beserta isinya, seperti pendengar radio atau penonton televisi. Sebelum media massa ada, audiens adalah sekumpulan penonton drama, permainan dan tontonan. Setelah ada kegiatan komunikasi massa, audiens sering diartikan sebagai penerima pesan-pesan media massa. Komunikator atau penulis surat ini menggunakan jenis paragraph deduktif dalam cara komunikasinya. Jika dianalisis dari sisi audiens, maka ada beberapa point yang dapat diperhatikan sebagai bahan analisa, antara lain: 1) Ukuran dan Komposisi Audiens Secara ukuran dan komposisi, maka audiens dalam surat pembaca ini merupakan audiens dalam jumlah besar. Sehingga seharusnya diperlukan teknik komunikasi yang berbeda dengan audiens yang komposisinya lebih sedikit. Namun, dalam surat ini, penulis surat pada



awalnya hanya menekankan kepada 1 pihak saja sebagai audiens. Bisa dikatakan hanya satu audiens yang mendominasi isi surat ini, yaitu pihak smartfren. Dan di akhir paragraph, barulah penulis surat mencantumkan audiens lainnya, sehingga tata cara komunikasinya dinilai kurang etis bagi audiens lainnya selain audiens pertama. 2) Siapa Audiensnya Penulis surat atau komunikator pada awalnya hanya ingin menfokuskan audiens pada satu pihak saja, namun di akhir paragraph, penulis tiba-tiba saja menyebutkan audiensaudiens lain atau pihak-pihak lain, sehingga menjadi tidak fokus. Bias inilah yang mengurangi nilai keefektifan dari surat pembaca ini. 3) Reaksi Audiens Seperti analisa saya pada point-point sebelumnya, maka reaksi audiens akan berbeda dari audiens pertama dan audiens lainnya yang hanya disebutkan di paragraph akhir. Dari audiens pertama, mungkin saja akan mendapat reaksi positif karena system komunikasi seperti ini bisa dinilai sebagai complain dari pihak customer yang biasa terjadi saat ada pelayanan yang kurang memuaskan. Namun, berbeda dengan audiens lain yang pada surat ini disebut sebagai operator lain, mungkin saja akan menimbulkan reaksi negative dikarenakan operator lainnya merasa tidak ada hubungan dengan penulis surat.



4) Tingkat Pemahaman Audiens Dari penggunaan bahasa penulis surat, maka tingkat pemahaman audiens pun dapat dinilai. Dalam hal ini, asumsikan bahwa audiens yang dimaksud adalah pihak smartfren sebagai audiens utama. Maka pihak smartfren jelas dapat memahami isi surat customer ini sebagai complain dari customer. 5) Hubungan Komunikator dengan Audiens Hubungan komunikator dengan audiens jelas terlihat sebagai hubungan customer dengan penyedia jasa.



6) Apakah yang dimaksud dengan ide pokok Jawab: Ide pokok adalah pernyataan tentang suatu topik, yang menjelaskan isi dan tujuan dari topik tersebut sehingga dapat diterima oleh audience.



6.



Sebutkan



3



cara



yang



dapat



digunakan



untuk



menentukan



ide



pokok



Jawab: Cara yang dapat digunakan untuk menentukan ide pokok : 1) Brainstorming Brainstorming adalah suatu cara menentukan ide pokok dengan membiarkan pikiran secara leluasa untuk mencari berbagai kemungkinan ide pokok, mempertimbangkan tujuan, audience, dan fakta yang ada. Beberapa teknik brainstorming yang dapat digunakan: a. Storyteller’s Tour Hidupkan tape recorder, dan telaah pesan – pesan yang disampaikan. Fokuskan pada alasan berkomunikasi, poin utama nada, rasionalitas, dan imlikasi bagi penerima. Dengarkan dengan teliti, dan berlatihlah, sehingga ide pokok dari pesan dapat ditemukan dengan mudah. b. Random List Tulis segala sesuatu yang ada dalam pikiran di atas kertas kosong. Selanjutnya, pelajari hubungan antara ide – ide tersebut. Bagilah mereka ke dalam kelompok – kelompok, dan temukan poin yang penting dan yang tidak penting. c. Conclusions, Findings, Recommendations (CPR) Worksheet Jika subjek yang dibahas mencakup pemecahan maslah, gunakanlah suatu worksheet yang akan membantu menjelaskan hubungan antara temuan (findings), kesimpulan (conclusions) dan rekomendasi (recommendation) yang akan diberikan. d. Journalistic Approach Pendekatan jurnalistik memberikan poin yang baik sebagai langkah awal menentukan ide pokok. Jawaban terhadap siapa, apa, kapan, di mana, dan bagaimana uang biasanya diajukan dalam pendekatan jurnalistik, akan dapat menjelaskan ide pokok presentasi. e. Question and Answer Chain Pendekatan yang paling baik adalah melihat dari sisi perspektif audience.



2) Petunjuk atasan Penentuan ide pokok dapat dilakukan dengan meminta petunjuk dari atasan. Ini banyak terjadi pada perusahaan dengan sistem senioritas dan desentralisasi. Namun cara ini dapat menyita waktu manajer hanya untuk pekerjaan yang sebenarnya dapat didesentralisasikan. 3) Kebiasaan Cara yang ketiga dalam menentukan ide pokok adalah berdasar kebiasaan. Apabila perusahaan menghadapi situasi yang sama atau relatif sama, maka akan digunakan suatu ide pokok tertentu. Cara ini mempunyai keterbatasan, yaitu hanya untuk yang situasinya sama atau relatif sama saja. 7. Sebutkan tahapan penyusunan tahapan pesan Jawab: 1) Proses Penyusunan Pesan Menyusun pesan bisnis yang menarik perhatian, mudah dibaca, dan mudah dipahami memerlukan kreativitas. Agar pesan bisnis efektif, diperlukan pemahaman terhadap proses penyusunan pesan bisnis. Proses penyusunan pesan bisnis umumnya terdiri atas tiga tahap sederhana, yaitu : a. Perencanaan Pesan Dalam tahap ini, ditentukan hal – hal yang mendasar dari suatu pesan yang akan dikomunikasikan. Secara rinci, tahap perencanaan tersebut meliputi : 1. Penentuan tujuan 2. Analisis audiens 3. Penentuan ide pokok 4. Pemilihan saluran dan media



b. Penyusunan Pesan Setelah tahap perencanaan, selanjutnya ide/gagasan dituangkan ke dalam pesan tertulis. Tahap itu meliputi dua kegiatan, yaitu : 1. Mengorganisasikan pesan 2. Memformulasikan pesan



c. Revisi pesan Pesan yang telah disusun dikaji ulang untuk memastikan apakah ide/gagasan yang diungkapkan sudah memadai. Berbagai kegiatan pada tahap revisi pesan adalah : 1. Menyunting pesan 2. Menulis ulang 3. Memproduksi pesan 4. Mencetak pesan



8. Sebutkan 3 langkah cara mengorganisasi pesan yang baik Jawab: Langkah-langkah pengorganisasian pesan dengan baik : 1) Menetapkan ide atau gagasan pokok Ide pokok merupakan inti atau tema sentral pesan. Semua pesan bisnis memiliki tujuan umum dan spesifik. 2) Mengelompokkan ide atau gagasan Dalam menyiapkan pesan yang sangat kompleks, pembuatan diagram skematis atau kerangka akan membantu membayangkan hubungan antara bagian-bagian pesan. 3) Memutuskan pola atau pendekatan urutan gagasan Setelah menetapkan ide pokok dan mengelompokkannya, perlu diputuskan pola atau pendekatan yang digunakan dalam menentukan urutan penyajian gagasan. Pola pendekatan yang digunakan, yaitu: a) Pendekatan deduktif/langsung (direct approach) Merupakan pola urutan penyajian ide dimana ide pokok ditempatkan dibagian awal, kemudian diikuti ide pendukung. Pendekatan ini digunakan apabila penerima pesan akan bereaksi netral atau senang saat menerima pesan tersebut. b) Pendekatan induktif/tak langsung (indirect approach) Pendekatan ini digunakan untuk pesan yang dapat menimbulkan reaksi negatif atau untuk berita yang tidak mengenakkan. Pendekatan ini disajikan di bagian awal kemudian diikuti ide pokok.



9. Sebutkan 4 bentuk organisasi pesan bisnis Jawab: Empat Bentuk organisasi pesan bisnis: 1) Direct Request Jenis atau tipe bisnis yang paling umum digunakan adalah penyampaian yang langsung pada poin yang dituju (Direct Request) yang dapat berbentuk surat maupun memo. 2) Pesan-pesan rutin, Good News, atau Good Will Untuk menyampaikan pesan-pesan yang berisi berita baik( good news) atau berisi good will lebih cocok digunakan pendekatan langsung karena reaksi audiens yang positif. 3) Pesan-pesan bad news Jika materi yang dihubungkan berisi berita buruk audiens pada umumnya akan kecewa atau tidak senang mendengarnya. Oleh karena itu pendekatan yang dapat diterapkan adalah pendekatan tak langsung. Jika harus menyampaikan berita yang kurang menyenangkan cobalah untuk menempatkannya pada bagian pertengahan surat dan gunakanlah bahasa yang halus. 4) Pesan-pesan persuasif Bila audiens benar-benar sangat tidak tertarik terhaapa pesan-pesan yang disampaikan, maka pesan –pesan persuasif dengan pendekatan tak langsung dapat digunakan. Komunikator perlu membuka pikiran audiens dengan melakukan persuasi, sehingga mereka dapat memahami fakta yang ada. 10. Sebutkan 4 cara merevisi pesan bisnis Jawab: Pesan yang telah disusun dikaji ulang untuk memastikan apakah ide/gagasan yang diungkapkan sudah memadai. Berbagai kegiatan pada tahap revisi pesan adalah : 



Menyunting pesan







Menulis ulang







Memproduksi pesan







Mencetak pesan