Makalah Seleksi Jabatan [PDF]

Citation preview

PERAN ARSIP DIGITAL DAN PERPUSTAKAN DIGITAL DI ERA PANDEMI COVID-19 PADA DINAS KERASIPAN DAN PERPUSTAKAAN KOTA KOTAMOBAGU. Oleh : SUHARTIEN TEGELA,SE I. PENDAHULUAN I.1 LATAR BELAKANG Undang-undang Nomor 43 Tahun 2007 tentang Perpustakaan menekankan pentingnya pemberdayaan perpustakaan dalam rangka mencerdaskan masyarakat, Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan menekankan pentingnya Kearsipan sebagai bukti pertanggungjawaban kepada generasi penerus. Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Daerah Kota Kotamobagu dibentuk Setelah ada pemekaran dari Kabupaten Bolaang Mongondow, maka terbentuklah daerah baru yakni Kota Kotamobagu pada tanggal 23 Mei 2007. Seiring dengan itu pula semua struktur pemerintahan mulai dibenahi hingga sekarang termasuk di dalamnya pembentukan Kantor Perpustakaan,Arsipdan Dokumentasi Kota Kotamobagu berdasarkan Peraturan Daerah Kota Kotamobagu Nomor 24 tahun 2007.Pada tanggal 3 Januari 2017 terbentuklah Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Daerah Kota Kotamobagu Berdasarkan Peraturan Walikota Nomor 37 Tahun 2016 Tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas dan Fungsi serta Tata Kerja Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Daerah Kota Kotamobagu. Dinas Kearsipan dan Perpustakaan sebagai Organisasi Perangkat daerah yang melaksanakan tugas Pemerintahan urusan wajib non pelayanan dasar dibidang Kearsipan dan Perpustakaan merupakan bagian integral dari system pelayanan informasi, ilmu pengetahuan, teknologi dan kebudayaan yang mutlak ada dan tidak dapat di eliminir karena berperan penting melestarikan hasil budaya bangsa berupa karya cetak, rekam dan arsip yang dapat meningkatkan budaya baca dan dapat menyelamatkan, melestarikan arsip statis dan dinamis melalui alihmedia dengan melibatkan semua unsur masyarakat. Sejak terjadinya penyebaran Virus Covid-19 di Indonesia bahkan seluruh dunia, maka untuk memutus penyebaran Covid-19 Pemerintah melakukan pembatasan aktivitas masyarakat diantaranya menjaga jarak, menghindari kerumunan bahkan belajar dari rumah secara online, serta permintaan softcopy dokumen OPD. Dimasa pandemi Virus Covid-19, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan akan memanfaatkanTeknologi Informasi sebagai system Perpustakaan dan Kearsipan Digital yaitu melakukan pembenahan birokrasi dan administrasi dalam rangka mewujudkan tatanan Normal baru ( new normal). Salah kunci Menyelamatkan dan Melestarikan Arsip Daerah dan meningkatkan minat baca masyarakat diera pandemic covid-19 dengan menjalankan reformasi birokrasi yaitu menciptakan Inovasi yang akuntabel dan transparan berbasis IT sehingga akan menjadi mudah dalam memberikan pelayanan kepada masyarakat dan kinerja birokrasi menjadi efektif dan efisien.Hal ini tentunya sangat berdampak pada pencapaian kinerja dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Kotamobagu.



VISI dan MISI Kota Kotamobagu periode 2019-2023 adalah: Visi : “KOTA KOTAMOBAGU SEBAGAI KOTA JASA DAN PERDAGANGAN BERBASIS KEBUDAYAAN LOKAL MENUJU MASYARAKAT SEJAHTERA DAN BERDAYA SAING”. Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Kotamobagu menitikberatkan pada pencapaian MISI ke 3, yakni Misi 3 : Meningkatkan Pelayanan Publik yang berbasis kebutuhan masyarakat dengan pendekatan data rill, didukung teknologi informasi dan tata kelola yang baik. Tujuan yang ditetapkan dalam RPJMD Kota Kotamobagu 2019 – 2023 yang ingin dicapai dalam penyelenggaraan pemerintah daerah berdasarkan Misi tersebut yang dilaksanakan oleh dinas kearsipan dan perpustakaan Kota Kotamobagu adalah : “ Meningkatkan pelaksanaan reformasi birokrasi pemerintah daerah dalam menunjang kualitas pelayanan publik dan tata kelola pemerintahan “. Sedangkan sasaran yang sesuai dengan tujuan tersebut adalah : a. Meningkatnya kepuasan masyarakat atas pelayanan publik pada unit – unit pelayanan publik. b. Meningkatnya keterbukaan informasi publik dan penerapan teknologi informasi dalam penyelenggaraan pemerintahan. I.2



RUMUSAN MASALAH Dengan adanya Pandemi COVID-19 maka Tujuan sasaran pembangunan daerah yang telah di susun dalam Rencana Strategis 2019-2023 akan sulit tercapai, dimana salah satu penyebaran COVID-19 adalah terjadinya kontak fisik secara langsung atau melalui perpindahan dokumen dari tangan ke tangan, terjadinya kerumunan, serta tidak memakai masker. Berdasarkan Pemetaan Permasalahan untuk penentuan prioritas dan sasaran pembangunan daerah Rencana Strategis (RENSTRA) 2019-2023: 1) Sarana dan Prasarana Kearsipan tidak menunjang kegiatan Kearsipan yang Modern serta masih kurangnya SDM khusus Kearsipan; 2) Rendahnya Partisipasi OPD dalam hal pengarsipan dokumen serta kurangnya minat baca masyarakat khususnya di tingkat Desa dan Kelurahan. Berdasarkan permasalahan tersebut diatas maka perlu segera dilakukan penerapan Arsip Digital dan Perpustakaan Digital pada Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Kotamobagu.



I.3



MAKSUD Maksud penulisan Makalah ini untuk menggambarkan kondisi pelayanan yang ingin di capai Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Kotamabagu dan Kondisi yang di inginkan diakhir masa RPJMD, serta mendorong pencapaian



Visi dan Misi Pemerintah Daerah Kota Kotamobagu yang tertuang dalam RPJMD Kota Kotamobagu 2019 – 2023. I.4



TUJUAN Adapun Tujuan Penulisan Makalah ini adalah: a. Sebagai Persyaratan dalam Mengikuti Tahapan Seleksi jabatan Pimpinan Tinggi Pratama dilingkungan Pemerintah Kota Kotamobagu. b. Sebagai instrumen Inovasi bagi Penulis Jika lulus seleksi menjadi Kepala Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Kotamobagu.



II. PEMBAHASAN Dari berbagai identifikasi masalah dan hasil telaahan di atas, maka Peran Arsip Digital dan Perpustakaan Digital wajib segera diterapkan dilingkungan Pemerintah Kota Kotamobagu Melalu Dinas Kerasipan dan Perpustakaan . karena sejalan dengan isu strategis, Tujuan, sasaran, Strategi dan Arah Kebijakan dalam penyelenggaraan pembangunan Kearsipan dan Perpustakaan, Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Kotamobagu. II.1 ISU STRATEGIS II.1.1 Bidang kearsipan Isu Strategis 1



Program



Manajemen pengelolaan arsip dengan 1. Program Perbaikan baik administrasi kearsipan 2. Program peningkatan pelayanan informasi



system kualitas



2.1.2 Bidang Perpustakaan Isu Strategis 1



Program



Peningkatan minat baca masyarakat Program Pengembangan Budaya Baca akan budaya membaca dan Pembinaan Perpustakaan



2.2 TUJUAN Tujuan Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Kotamobagu merupakan penjabaran dari visi misi organisasi Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Kotamobagu sebagai berikut : 1) Penyelamatan dan Pelestarian Dokumen Arsip Daerah; 2) Pengembangan Budaya Baca Masyarakat.



2.3 SASARAN Sasaran yang akan dicapai untuk menjawab permasalahan yang tengah dihadapi oleh Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Kotamobagu adalah sebagai berikut : 1) Pemberlakuan sistem Kerarsipan dan Perpustakaan berbasis Digital; 2) Meningkatnya keamanan dokumen arsip daerah; 3) Meningkatnya minat baca masyarakat. 2.4 STRATEGI Strategi Pembangunan Dinas Kearsipan dan Perpustakaan adalah: 1) Penertiban, penyelamatan dan pelestarian arsip dengan penerapan Arsip berbasis TIK, 2) Peningkatan Kompetensi Sumber Daya Manusia dibidang Kearsipan dan Perpustakaan, 3) Penyelenggaraan dan pengelolaan perpustakaan sebagai sarana pembelajaran bagi masyarakat, 4) Peningkatan Kualitas dan kuantitas koleksi perpustakaan, 5) Peningkatan promosi gemar membaca dan pemanfaatan perpustakaan. 2.5 ARAH KEBIJAKAN Arah Kebijakan Dinas Kearsipan dan Perpustakaan dalam kegiatan pembangunan Kerasipan dan Perpustakaan : 1) Peningkatan kapasitas kelembagaan sebagai sumber belajar masyarakat yang demokratis, bebas biaya dan mudah dijangkau pada setiap strata kehidupan masyarakat. 2) Kemitraan antara masyarakat, pemerintah daerah dan pemerintah pusat. 3) Peningkatan efektifitas manajemen pembangunan perpustakaan. 4) Penarikan arsip – arsip inaktif milik pemerintah Kota Kotamobagu. 5) Pengumpulan dan penelusuran arsip – arsip bernilai sejarah. 6) Preservasi dan restorasi arsip. 2.6 PENUTUP 2.6.1 Kesimpulan : Untuk menunjang tercapainya Visi-Misi Pemerintah Kota Kotamobagu khususnya di bidang Kearsipan dan Perpustakaan ditengah Pandemi Covid-19 ini, maka Penulis akan berupaya untuk merealisasikan sistem penatausahaan Arsip dan Perpustakaan berbasis Digital secara transparan dan akuntabel. 2.6.2 Saran : Sistem penatausahaan Arsip dan Perpustakaan berbasis Digital merupakan kebutuhan yang urgensi di masa Pendemi Covid-19, oleh karena itu sangat dibutuhkan dukungan dari para Pengambil Kebijakan



untuk bersama-sama merealisasikan kegiatan ini, guna menjawab kompleksitas permasalahan yang ada di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan. Demikian penulisan makalah ini dibuat, dalam memenuhi persyaratan dalam Seleksi Jabatan Pimpinan Tinggi Pratama Kota Kotamobagu .